Guide utilisateur Partie Préparation de la paie

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1 MISE EN ŒUVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministère de l Éducation Nationale de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Guide utilisateur Partie Préparation de la paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 0 -

2 Historique Date Version Parties modifiées Motif 18/06/2007 V1.0 Création du document 10/09/2007 V1.1 Ajout du tableau des versions 12/2007 V1.3 Modifications Capti La validité des informations fournies dans ce document se limite à l état d avancement du projet pour la version VA 1.9 de l application GOSPEL (Septembre 2007). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 1 -

3 Table des matières Préparation de la paie...4 Description du processus - Informations...4 Objectifs...5 Description du processus - Éléments de paie...8 Éléments de paie courants : Éléments variables...9 Éléments de paie courants : Éléments fixes...13 Retenues sur salaire...17 Transports / Av. Nature...19 Mutuelles...21 Montants de référence...23 Autres éléments de paie...25 Informations bancaires...27 Modalités de calcul de paie...29 Cumuls...31 Visite guidée - Eléments de paie...34 Description du processus - Frais de déplacement...58 Frais de déplacement...59 Données présentes dans le dossier...61 Visite guidée - Frais de déplacement...64 Description du processus - Gestion collective...70 Mise à jour collective...71 Saisie de masse...73 Visite guidée - Gestion collective...76 Description du processus - Validation des saisies...82 Validation des saisies...83 Description du processus - Sélection paie à la demande / paie de correction...86 Procédures...87 Visite guidée - Sélection paie à la demande / paie de correction...90 Description du processus - Consultation des données...96 Consultations des données...97 Consultation des résultats de paie...99 Base de résultats de paie (1) Base des résultats de paie (2) : Visite guidée - Consultation des données Exercices - Préparation de la paie _men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 2 -

4 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 3 -

5 Description du processus - Informations 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 4 -

6 Description du processus Informations Objectifs La préparation de la paie consiste à effectuer les tâches suivantes : Saisir les données relatives aux éléments de paie et aux frais de déplacements Valider les informations saisies Ces deux tâches sont indispensables pour pouvoir ensuite lancer les calculs de paie. Une fois le calcul de paie terminé, il est possible de consulter les résultats de paie en cours et d accéder à la base des résultats de paie. Il est de plus prévu de pouvoir lancer des calculs de paie en cours de mois. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 5 -

7 Description du processus Informations Rappel : Les rubriques de paie dans «gestion des structures > Définition d un établissement» doivent être renseignées. Ces rubriques de paie se trouvent sur les liens : «options», «options de paie» et «éléments fixes collectifs». 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 6 -

8 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 7 -

9 Description du processus - Éléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 8 -

10 Description du processus Eléments de paie Éléments de paie courants : Éléments variables Lors de la Préparation de la paie, les éléments variables du dossier de paie de l agent doivent être renseignés. Les éléments variables sont des primes ou des indemnités ponctuelles qui seront supprimées en fin de mois, après la clôture de paie. Pour chaque élément variable il est nécessaire de saisir les informations suivantes : La rubrique. Le format : les 3 principaux formats que les utilisateurs auront à saisir sont des Montants, des Taux et des Quantités. La période d origine (mois au titre duquel l action donnant lieu au versement de l élément variable a été effectuée). Dans le cadre de régularisation de saisies, cette information est importante. Le format est du type AAMM. La période de paie (mois où l élément variable sera pris en compte en paie, par défaut c est le mois courant), cette information est capitale pour que l élément variable soit pris en compte dans le calcul de paie. Le format est du type AAMM. La date de valeur (la date de valeur correspond à la date au titre de laquelle l élément variable est payé : la date de valeur doit donc être comprise dans la période de paie, elle doit être impérativement renseignée en cas de Changement de Situation en Cours de Période [CSCP]). Le format est du type JJMMAA. Le numéro du contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Les montants/taux : nombre ou base ; salarial ; patronal. D autres informations peuvent être renseignées mais ne sont pas indispensables pour la création de l élément variable : Le libellé (le libellé saisi remplacera alors le libellé standard de l élément variable). Le code de gestion associé. Exemple : Saisie d indemnités de vacances pour un contrat Maître au pair Les indemnités de vacances pour un contrat maître au pair correspondent à la rubrique IL6. Les champs à compléter au minimum sont : - Rubrique = «IL6» - Format = «Montant» - Les périodes et date de valeur - Le n du contrat maître au pair - Le montant 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 9 -

11 Description du processus Eléments de paie Les différentes rubriques d éléments variables ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature de contrat et le type d EV saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera à respecter cette cohérence. Tableau récapitulatif des EV saisissables en fonction du contrat Natures de contrat Contractuel payé à l heure (NT) Titulaire fonction publique (FP) Maître au pair (MP) Autres paiements (VA) Chômage (CH) Rubriques EV associées J01 à J24 J50 à J64 L70 à L72 J01 à J24 J50 à J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un «poste gagé») IL6 (Indemnités vacances) J66 à J69 L27 à L30 L70 à L72 L32 (si la case «Médecin» est cochée sur le contrat) J40 à J42 L40 et L41 DC0 (Taux réduit CSG) Formats EV Quantité Quantité Quantité Quantité Quantité Montant Montant Montant Montant Montant Quantité Montant Quantité Taux Taux Certains types d éléments variables peuvent cependant être saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul d indemnités, le versement d acompte ou les montants de saisie. Ces EV sont répertoriés dans le tableau suivant : 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

12 Description du processus Eléments de paie Tableau récapitulatif des EV saisissables non associés à une nature de contrat Rubriques EV Format EV Commentaires particulières L07 Montant Indemnités pour suivi des apprentis PTM Montant Réservé à la saisie des indemnités transport en province SNI Montant Permet de forcer le montant maximum d une saisie VB4 Montant Montant d un acompte (Après une paie d acompte, la rubrique VB5 sera alimentée automatiquement) ILA Montant Indemnité de congé liée à une démission ILB Montant Indemnité de licenciement soumise ILC Montant Indemnité de licenciement non soumise Enfin, certains éléments variables sont alimentés automatiquement par l application et ne doivent donc être ni saisis, ni modifiés, ni supprimés par le gestionnaire. Tableau récapitulatif des EV alimentés automatiquement (Ces EV ne doivent en aucun cas être saisis, modifiés ou supprimés par le gestionnaire) Rubriques EV Format EV Commentaires alimentées automatiquement VB5 Montant Cette rubrique est alimentée après une paie d acompte. Elle sert à reprendre lors de la prochaine paie l acompte versé. USD et USE Montant Ces rubriques servent à régulariser des taxes sur salaires. MG1 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG1 MG2 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG2 MG3 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG3 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

13 Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

14 Description du processus Eléments de paie Éléments de paie courants : Éléments fixes Les éléments fixes sont les éléments individuels du dossier de l agent, ils sont déclenchés tous les mois. Chaque élément fixe du dossier de paie de l agent doit contenir les informations suivantes : La date de début (format JJMMAA) La rubrique. Le format. Le numéro du contrat. Les montants : nombre ou base ; salarial : patronal. Tout comme pour les éléments variables, il est possible de saisir des informations supplémentaires qui ne sont pas indispensables à la création de l élément : La date de fin (format JJMMAA) Le code de gestion. Exemple : Saisie d un élément fixe «GRETA HP 4» pour un titulaire fonction publique (FP) L élément fixe «GRETA HP 4» pour un contrat titulaire fonction publique correspond à la rubrique J55. Les champs à compléter au minimum sont : - Les dates de début et de fin - Rubrique = «J55» - Format = «Quantité» - Le contrat concerné si l agent est en multi contrat - La quantité 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

15 Description du processus Eléments de paie - Les différentes rubriques d éléments fixes ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature de contrat et le type d EF saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera à respecter cette cohérence. Tableau récapitulatif des EF saisissables en fonction du contrat Natures de contrat Contractuel payé à l heure (NT) Titulaire fonction publique (FP) Maître au pair (MP) Autres paiements (VA) Chômage (CH) Rubriques EF associées J01 à J24 J50 à J64 L70 à L72 J01 à J24 J50 à J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un «poste gagé») IL6 (Indemnités vacances) J66 à J69 L27 à L30 L70 à L72 L32 (si la case «Médecin» est cochée sur le contrat) J40 à J42 L40 et L41 DC0 (Taux réduit CSG) Formats EF Quantité Quantité Quantité Quantité Quantité Montant Montant Montant Montant Montant Quantité Montant Quantité Taux Taux Certains types d éléments variables peuvent cependant être saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul d indemnités, le versement d acompte ou les montants de saisie. Ces EF sont répertoriés dans le tableau suivant : 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

16 Description du processus Eléments de paie Tableau récapitulatif des EF saisissables non associés à une nature de contrat Rubriques EF Format EF Commentaires particulières L07 Montant Indemnités pour suivi des apprentis PTM Montant Réservé à la saisie des indemnités transport en province SNI Montant Permet de forcer le montant maximum d une saisie VB4 Montant Montant d un acompte (Après une paie d acompte, la rubrique VB5 sera alimentée automatiquement) ILA Montant Indemnité de congé liée à une démission ILB Montant Indemnité de licenciement soumise ILC Montant Indemnité de licenciement non soumise Enfin, certains éléments variables sont alimentés automatiquement par l application et ne doivent donc être ni saisis, ni modifiés, ni supprimés par le gestionnaire. Tableau récapitulatif des EF alimentés automatiquement (Ces EF ne doivent en aucun cas être saisis, modifiés ou supprimés par le gestionnaire) Rubriques EF Format EF Commentaires alimentées automatiquement VB5 Montant Cette rubrique est alimentée après une paie d acompte. Elle sert à reprendre lors de la prochaine paie l acompte versé. USD et USE Montant Ces rubriques servent à régulariser des taxes sur salaires. MG1 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG1 MG2 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG2 MG3 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG3 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

18 Description du processus Eléments de paie Retenues sur salaire La création de retenues sur salaire nécessite la saisie des informations suivantes : Le numéro de contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). La rubrique de paie (type de la retenue) : o Saisie arrêt trésor public. o Saisie arrêt jugement. o Saisie arrêt divorce. o Saisie arrêt exécutoire. o Saisie arrêt trop perçu. La référence de la retenue. La priorité (ne doit être saisie que si l agent a en même temps deux retenues, afin de déterminer laquelle des deux sera prélevée en priorité). La date de début (la date de fin de prélèvement n est pas nécessaire). Le montant de la retenue. Le solde de la retenue s il est différent du montant initial. Une fois la création effectuée, la gestion de la retenue sur le salaire de l employé se fait automatiquement. Exemple 1 : gestion des priorités dans le cas où l agent a deux retenues L agent en question a deux saisies en cours: - Une saisie "Saisie arrêt jugement" avec une priorité «1» - Une saisie "Trésor public" avec une priorité «2» Lors du lancement de la paie, la "Saisie arrêt jugement" sera prioritaire sur la saisie "Trésor public". Exemple 2 : cas d un agent avec une personne à charge L agent en question a une "Saisie arrêt jugement" en cours. Ce même agent a une personne à charge (Ascendant avec des ressources inférieure au RMI). Ceci signifie que, pour la personne à charge, la case «En cas de saisie/arrêt» est cochée. (Cf. menu GA/Informations sur le personnel/informations personnelles). Lors du lancement de la paie, les seuils de calcul de la retenue seront augmentés du montant correspondant à 1 personne à charge. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

20 Description du processus Eléments de paie Transports / Av. Nature La saisie d un type de transport dans le dossier d un agent, nécessite de connaître les informations suivantes : La date de début d utilisation de ce transport (la date de fin n est pas nécessaire). Le type de transport : remboursement de la carte orange (abonnement Carte Orange annuelle ou mensuelle, zones de validités de la carte orange) et équivalent pour la province. Remarque : les remboursements «transport» pour la province se font dans les éléments fixes avec la rubrique PTM. Le numéro de contrat auquel est lié le transport (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Les avantages en nature concernent uniquement les maîtres au pair. Pour saisir un avantage en nature dans le dossier d un agent il faut connaître : La date de début (la date de fin n est pas obligatoire). Le type d avantage : lié au logement ou à la nourriture. Le montant. Le numéro du contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Exemple de transport : remboursement de la carte orange Cas d un agent possédant une carte orange annuelle zones 1-3 (rubrique A13). Sur son bulletin mensuel, l agent aura une indemnité correspondant à 1/12 du coût annuel de la carte. Exemple d avantage en nature : l avantage logement Cas d un agent maître au pair ayant un avantage logement de 200 euros mensuel depuis le 1 er Janvier Lors de la saisie de l avantage, le type d avantage sera «LOG», le montant «200» et la date de début sera «010107». La date de fin n est pas obligatoire. Dans le cas d un agent en multi contrat, il sera important de vérifier que le numéro de contrat associé à l avantage est bien celui d un contrat maître au pair (MP). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

22 Description du processus Eléments de paie Mutuelles Pour ajouter une mutuelle dans le dossier de l agent il faut saisir : La date de début (la date de fin du contrat n est pas obligatoire). Le type de contrat de mutuelle (MAGE ou MGEN). Le numéro d adhérent à la mutuelle (facultatif). Le numéro du contrat auquel est lié le contrat de mutuelle (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Si le conjoint de l agent est affilié à la même mutuelle il faudra saisir les informations le concernant. Les différentes mutuelles sont : - MG1 : MGEN couverture complète avec une affectation en métropole - MG2 : MGEN couverture partielle avec une affectation en métropole ou dans les DOM - MG3 : MGEN couverture complète avec une affectation dans les DOM - MA1 : MAGE option économique - MA2 : MAGE option optimale - MA3 : MAGE avec seulement la prévoyance Exemple : Agent inscrit en 2007 à la MGEN 1 ayant un conjoint et un enfant adhérents à la mutuelle. Lors de la saisie de la mutuelle pour l agent : - Date de début = «010107» - Date de fin = «311207» - Mutuelle = «MG1» - N d adhérent si celui-ci est connu - N du contrat auquel la mutuelle est rattachée Pour le conjoint, il faut cliquer sur le lien hypertexte «Conjoint», compléter ses informations personnelles, cocher la case «Adhésion à la MGEN» et indiquer du «010107» au «311207». Pour l enfant, aller dans Gestion Administrative/Informations sur le personnel/informations personnelles. Dans la partie «Enfants-parents», ajouter les informations personnelles de l enfant, cocher la case «Adhésion à la MGEN» et indiquer du «010107» au «311207». Lors du lancement de la paie, les cotisations de l agent, du conjoint et de l enfant apparaitront sur le bulletin. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

24 Description du processus Eléments de paie Montants de référence Cette page permet de visualiser et de mettre à jour les montants de référence de l agent. Il s agit des salaires de référence utilisés dans le calcul des IJSS. Remarque : Le montant de référence utilisé dans le calcul des IJSS (maladie, congé d'adoption, maternité, paternité) est la moyenne des 3 derniers mois, pour les accidents de travail et les maladies professionnelles il s'agit du dernier mois. Dans le cas des agents qui ont des absences IJSS lors des 3 premiers mois de démarrage de l application il faut leur saisir les 3 derniers mois de salaires (exemple si démarrage au 01/01/2008, saisir les salaires de référence des mois d octobre, novembre et décembre 2007) Les montants de référence sont mis à jour automatiquement en fin de mois après la clôture de paie. En cas de reprise et/ou ajustement, les éléments à saisir sont les suivants : Le code la rubrique de paie contenant le salaire de référence : o WIG : Salaire de référence Maladie o WIH : Salaire de référence Maternité / Paternité o WII : Salaire de référence Accident du travail / Maladie professionnelle La période de paiement du salaire de référence (format MTAAAAMM) Le montant du salaire de référence. Le numéro du contrat. Remarque : La saisie des montants de référence par le gestionnaire est une opération rare puisque les montants de références sont automatiquement alimentés à la clôture de chaque paie. Elle peut cependant être nécessaire si par exemple un agent avec un nouveau contrat est absent et qu il n est jamais passé en paie : le calcul des IJSS dues à l absence ne pourra être effectué qu après saisie du montant de référence correspondant. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

26 Description du processus Eléments de paie Autres éléments de paie Utilisez cette page pour saisir des éléments variables sur régularisations et enregistrer des commentaires à afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Saisir des commentaires Utilisez cet onglet pour saisir des commentaires à afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Vous pouvez saisir au maximum 4 lignes. Précisez l'identifiant du contrat de l'agent. Le commentaire que vous saisissez sera supprimé à la clôture de paie, lors de la mise à jour des dossiers après paie. Modifier les éléments variables sur régulation de cotisations Utilisez cet onglet pour saisir des éléments variables permettant de modifier manuellement le contenu des cumuls de régularisation. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

28 Description du processus Eléments de paie Informations bancaires Les informations bancaires (RIB, ) sont saisies au niveau du dossier de l agent, en Gestion Administrative. Ces informations sont nécessaires pour payer un agent. Dans le cas où les informations bancaires n auraient pas été remplies en Gestion Administrative, il est possible de les saisir lors de la préparation de la paie, ce qui évite de revenir dans les menus de Gestion Administrative. Mais, il est également possible de revenir en Gestion Administrative. Les 2 méthodes sont équivalentes et le résultat est identique : les informations bancaires ne figurent qu une fois et une seule, pour un agent, dans GOSPEL. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

30 Description du processus Eléments de paie Modalités de calcul de paie Cette page du logiciel permet de : Bloquer le calcul de paie ; de bloquer le rappel ; de bloquer la paie avec possibilité de calcul en cas de présence d un élément variable. Dans le cas d un blocage de rappel, la date de rappel est modifiée automatiquement lorsque que l on fait une modification sur le dossier de l agent devant impacter la paie. Remarque : Il s agit d une procédure exceptionnelle, utilisée dans le cas où le rappel automatique est erroné (ou que l on ne souhaite pas voir apparaitre de rappel) sur le dossier. Les dossiers repris sont tous initialisés avec un blocage pour les périodes antérieures à la date de démarrage de GOSPEL : ceci permet d éviter d avoir des calculs de paie sur des mois qui ont déjà été payés dans d autres applications. Il faut saisir ce blocage sur les dossiers repris manuellement. Consulter les dates de rappel automatique. Les dates de rappel sont alimentées automatiquement par les mises à jour faites sur les informations historiques ayant une incidence en paie. A chaque mise à jour du dossier, la date de rétroactivité la plus ancienne s inscrit en tant que date du mouvement. Consulter la dernière paie. Visualiser les différentes périodes de paie de l agent. Le CSCP découpe automatiquement les périodes de paie en périodes dite «périodes calcul» pour intégrer des changements importants dans la situation de l agent. Exemple : CSCP : dans le cas de la création d un avenant en cours de mois, le mois concerné sera considéré par l application comme 2 périodes de paies différentes pour calculer la paie. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

32 Description du processus Eléments de paie Cumuls Les cumuls de paie servent à faire la somme des résultats de calcul sur plusieurs périodes. Issus du calcul des antérieures, ils sont utilisés dans le calcul de la prochaine paie. Ils sont mis à jour lors de la clôture de paie, au moment de la remise à jour des dossiers après paie. Pour créer un cumul de paie il faut connaître : L identifiant du contrat. Le numéro du cumul utilisateur. L état des cumuls de régularisation nécessaires à la gestion des régularisations des cotisations met en jeu le mécanisme de la régularisation. Ces cumuls sont mis à jour à l issue de chaque paie au moment de la clôture de paie et réinitialisés en début d année. Pour créer un nouveau cumul de régularisation il faut connaître : Le code du cumul de régularisation. L identifiant du contrat. En cas de multi contrat, l utilisateur devra saisir un cumul par contrat. Remarque : cette information n est normalement pas à modifier ni à créer. Mais, dans le cas où la mise à jour du dossier d un agent n a pas été faite suite à la clôture de paie il faudra modifier manuellement la valeur des cumuls (les compte-rendus sur la phase CLO permettent de connaitre la valeur de ces cumuls). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

34 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

35 Visite guidée - Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

36 Visite guidée Eléments de paie Saisie des Éléments Variables 1. Cliquez sur le lien Éléments de paie courants (EV-EF). 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier d un agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

37 Visite guidée Eléments de paie 3. Cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence pour saisir un nouvel élément variable. 4. Cliquez sur le bouton Eléments Variables détaillés. 5. Saisissez les informations dans la pop-up et validez. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

38 Visite guidée Eléments de paie 6. Validez les informations saisies 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

39 Visite guidée Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

40 Visite guidée Eléments de paie Saisie des Éléments fixes 1. Cliquez sur le lien Éléments de paie courants (EV-EF). 2. Cliquez sur l onglet Éléments fixes. 3. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier d un agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

41 Visite guidée Eléments de paie 4. Cliquez sur Éléments fixes détaillés puis saisissez les informations dans la popup puis validez. 5. Cliquez sur Envoi des données au serveur pour enregistrer les données. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

43 Visite guidée Eléments de paie Retenues salaires 1. Cliquez sur le lien Retenues sur salaire. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent. 3. Cliquez sur Ajout d une occurrence et renseignez les champs. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

44 Visite guidée Eléments de paie 4. Validez la saisie des données. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

45 Visite guidée Eléments de paie Transports 1. Cliquez sur le lien Transport Av. Nature 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent 3. Cliquez sur Ajout d une occurrence et renseignez les champs 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

46 Visite guidée Eléments de paie 4. Validez la saisie des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

47 Visite guidée Eléments de paie Av. Nature 1. Cliquez sur le lien Transport Av. Nature. 2. Cliquez sur l onglet Avantages en nature. 3. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

48 Visite guidée Eléments de paie 4. Cliquez sur Ajout d une occurrence et renseignez les champs 5. Validez la saisie des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

49 Visite guidée Eléments de paie Mutuelles 1. Cliquez sur le lien Mutuelles. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent. 3. Cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence et renseignez les champs. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

50 Visite guidée Eléments de paie 4. Si le conjoint de l agent est affilié à la même mutuelle cliquez sur le lien Conjoint, renseignez les champs de la pop-up et validez la saisie. 5. Cliquez sur le bouton Envoi des données au serveur pour valider les saisies. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

52 Visite guidée Eléments de paie Montants de référence 1. Cliquez sur le lien Montant de référence. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent. 3. Cliquez sur Ajout d une occurrence et renseignez les champs. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

53 Visite guidée Eléments de paie 4. Validez les données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

54 Visite guidée Eléments de paie Modalités de calcul de paie 1. Cliquez sur le lien Modalités de calcul de paie puis utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent. 2. Pour bloquer le calcul de paie et le rappel, cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence de la ligne Blocage de paie puis renseignez les dates de début et de fin, le code du contrat, ainsi que le code blocage. Les codes blocages sont les suivants : 10 pour le blocage du rappel. 20 pour le blocage de la paie. 30 pour le blocage de la paie avec possibilité de calcul en cas de présence d un élément variable. Remarque : Il s agit d une procédure exceptionnelle, utilisée dans le cas où le rappel automatique est erroné (ou que l on ne souhaite pas voir apparaitre de rappel) sur le dossier. Les dossiers repris sont tous initialisés avec un blocage pour les périodes antérieures à la date de démarrage de GOSPEL : ceci permet d éviter d avoir des calculs de paie sur des mois qui ont déjà été payés dans d autres applications. Il faut saisir ce blocage sur les dossiers repris manuellement. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

55 Visite guidée Eléments de paie 3. Pour saisir une nouvelle date de rappel, cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence de la ligne Dates de rappel puis renseignez la date de dernière mise à jour ainsi que la date d effet du rappel. Pour supprimer une date de rappel sélectionnez la date grâce au navigateur sur occurrence puis cliquez sur le bouton suppression de l occurrence. 4. Pour saisir une nouvelle période de paie, cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence de la ligne Dernière Paie puis renseignez la période et le numéro du contrat. Pour supprimer une période de paie, sélectionnez la date grâce au navigateur sur occurrence puis cliquez sur le bouton Suppression de l occurrence. 5. Cliquez sur le bouton Envoi des données au serveur pour valider les saisies. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

56 Visite guidée Eléments de paie 6. Pour visualiser les périodes de paie, cliquez sur l onglet Consultation Périodes de paie (CSCP). Utilisez le navigateur sur occurrence pour naviguer parmi les périodes de paie. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

59 Description du processus - Frais de déplacement 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

60 Description du processus Frais de déplacements Frais de déplacement La fonction Véhicules et autorisations permet de gérer pour chaque contrat le ou les véhicules que l agent est autorisé à utiliser. Les véhicules peuvent être des véhicules de société ou des véhicules personnels. La gestion des frais de déplacement peut s effectuer de deux façons différentes : Une première procédure consiste à créer un nouveau déplacement dans le dossier de l agent. A la création du nouveau déplacement les informations concernant les indemnités forfaitaires, les frais réels, les indemnités kilométriques seront renseignées automatiquement. Une deuxième procédure consiste à accéder au dossier de l agent, directement dans un des onglets indemnités forfaitaires ou frais de déplacement ou indemnités kilométriques et de saisir une nouvelle occurrence. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

61 Description du processus Frais de déplacements 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

62 Description du processus Frais de déplacements Données présentes dans le dossier Saisie des Véhicules et autorisations Cette étape est indispensable pour le remboursement des frais kilométriques. Les véhicules peuvent être de deux types : - personnel (P) - de société (S) Une catégorie est attribuée à chaque véhicule en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Cette catégorie entre en compte dans les barèmes de calcul de l indemnité. Saisie des Indemnités forfaitaires : Les forfaits sont définis au niveau national. Ils servent à couvrir les frais de repas et d hébergement lors des déplacements. Coche de validité des pièces justificatives communiquées : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de l indemnité. Saisie des Frais réels : Saisie du type de frais parmi une liste pré-paramétrée. Saisie du montant associé. Coche de validité des pièces justificatives communiquées : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de l indemnité. Saisie des Indemnités kilométriques : Il nécessaire tout d abord de saisir un véhicule. Pour cela, aller dans le menu Véhicules et autorisations. Les indemnités kilométriques sont calculées sur la base des barèmes préparamétrés disponibles dans la liste : o Véhicule o Train o Hors barème, qui propose de renseigner manuellement un taux kilométrique. Coche de validité des pièces justificatives communiquées : cette coche est obligatoire pour le passage en paie de l indemnité. Remarque : même si on applique le barème «Train», il est nécessaire de saisir un véhicule c est-à-dire une voiture. En effet, l indemnité kilométrique «Train» permet de dédommager un déplacement en voiture au tarif d un déplacement en train. Pour un véritable déplacement en train, il faut aller dans les frais réels pour saisir le montant du/des billets. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

63 Description du processus Frais de déplacements 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

65 Visite guidée - Frais de déplacement 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

66 Visite guidée Frais de déplacement Véhicules et autorisations 1. Cliquez sur le lien Véhicules et autorisations. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier d un agent. 3. Cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence et renseignez les champs. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

67 Visite guidée Frais de déplacement 4. Validez les données saisies. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

68 Visite guidée Frais de déplacement Saisie des frais de déplacements 1. Cliquez sur le lien Saisie des frais de déplacements. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier d un agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

69 Visite guidée Frais de déplacement 3. Renseignez les champs. 4. Cliquez sur le bouton Envoi des données au serveur pour validez les données saisies. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

71 Description du processus - Gestion collective 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

72 Description du processus Gestion collective Mise à jour collective Ce nœud permet de saisir un même élément (ou un même groupe d éléments) à répercuter sur un groupe d agents ayant des critères communs (établissement, contrat, etc.). La première étape consiste en la sélection de la population de travail ayant un ou plusieurs critères communs. Cette action se fait en cliquant sur l icône «Jumelles» dans la bannière. La saisie d un seul critère (établissement employeur, établissement ordonnateur, type de contrat, ) suffit à sélectionner une population. La population alors sélectionnée apparait dans les pages Éléments fixes, Éléments variables, E.V. sur régularisations et Éléments commentaires. La deuxième étape consiste en la saisie du ou des éléments dans les dossiers des agents. Pour saisir les informations il y a 2 possibilités : Saisie des informations une à une dans chaque dossier de la population, en indiquant pour chaque agent la ou les rubriques à modifier. Saisie en une seule fois d une ou de plusieurs informations sur l ensemble des dossiers d agents de la population, en utilisant les liens de saisie se trouvant dans la bannière des pages Éléments fixes, Éléments variables, E.V. sur régularisations et Éléments commentaires. Tous les agents de la population seront alors affectés par les données saisies. Remarque : les informations relatives à la saisie des éléments fixes et des éléments variables (Rubriques, formats) se trouvent dans la partie Éléments de paie de ce document (Cf. p10). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

73 Description du processus Gestion collective 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

74 Description du processus Gestion collective Saisie de masse Cette fonction du logiciel permet de saisir des Éléments fixes ou des Éléments variables dans les dossiers des agents directement à partir du code de réglementation et du matricule de l agent. Il n est pas nécessaire avec cette méthode de saisie de sélectionner le dossier de l agent ou de le chercher au préalable dans une population. L association des informations au dossier de l agent est faite au moment de l envoi des données au serveur grâce au code réglementation et au matricule saisie pour chaque élément durant la saisie. Pour chaque dossier traité, le nombre d Éléments fixes / variables que l on peut saisir est illimité. Remarque : les informations relatives à la saisie des éléments fixes et des éléments variables (Rubriques, formats) se trouvent dans la partie Éléments de paie de ce document (Cf. p10). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

75 Description du processus Gestion collective 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

77 Visite guidée - Gestion collective 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

78 Visite guidée Gestion collective Mise à jour collective 1. Cliquez sur le nœud Mise à jour collective. 2. Utilisez le bouton Sélection des agents pour choisir une population. 3. Choisissez la page correspondant à l information que vous souhaitez mettre à jour. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

79 Visite guidée Gestion collective 4. Vous pouvez : o Modifier l information pour chaque dossier de la population Cliquez sur le bouton Saisie élément pour modifier l information sur l ensemble de la population. Saisissez alors les modifications dans la pop-up. Ajoutez si besoin d autres occurrences. Validez en cliquant sur le bouton 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

80 Visite guidée Gestion collective Saisie de masse 1. Cliquez sur le nœud Saisie de masse. 2. Choisissez la page Eléments fixes ou Eléments variables selon que vous vouliez savoir des éléments fixes ou variables. 3. Saisissez le code réglementation et le matricule du dossier de l agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

81 Visite guidée Gestion collective 4. Saisissez les informations relatives aux Eléments fixes / variables. 5. Pour ajouter une occurrence dans un même dossier d agent, cliquez sur le bouton Ajout d une occurrence. 6. Pour saisir des Eléments fixes / variables dans un nouveau dossier d agent saisissez le code de réglementation et le matricule de l agent dans une nouvelle ligne. 7. Utilisez la navigation sur dossier dans la bannière pour naviguer parmi les matricules sur lesquels vous travaillez. 8. Cliquez sur Valider pour envoyer les données au serveur. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

83 Description du processus - Validation des saisies 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

84 Description du processus Validation des saisies Validation des saisies Cette partie du processus de la préparation de la paie sera décrite en même temps que la définition des cycles de paie. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

85 Description du processus Validation des saisies 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

87 Description du processus - Sélection paie à la demande / paie de correction 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

88 Description du processus Sélection paie à la demande / paie de correction Procédures En cours de mois il peut être nécessaire de lancer un calcul de paie soit pour obtenir un bulletin avant la fin du mois soit pour corriger une erreur dans un dossier. Si après passage en paie normale certains contrats doivent être corrigés ils vont être passés en paie de correction. A l issue de cette correction, le contrat reprend le cycle de paie normale. Si l on souhaite obtenir des bulletins de paie en cours de mois il faut faire passer le bulletin en paie à la demande. Une fois le calcul terminé le bulletin peut-être validé il sera alors conservé, soit invalidé. Le dossier reprend alors le cycle normal. Attention: Un contrat coché en paie de correction ne peut pas être calculé en même temps en paie à la demande. Paie de correction : Pour effectuer une paie de correction, sélectionner l agent dans la bannière et ajouter une occurrence pour le contrat à corriger. Cocher la case «Passage en paie de correction» et valider. La paie de correction peut alors être lancée via le menu Cycle de paie/lancement de la paie/paie de correction [COR]. Paie à la demande: Pour effectuer une paie à la demande, sélectionner l agent dans la bannière. A l état initial, les contrats sont tous au statut «Non renseigné». Cocher le contrat à faire passer en paie à la demande et passer son statut à «En attente de traitement, dossier bloqué» Lancer la paie à la demande via le menu Cycle de paie/paie à la demande/paie à la demande [DEM] et vérifier que les bulletins obtenus sont satisfaisants. Pour annuler la paie à la demande, faire passer le statut du contrat à «Non valide, dossier débloqué» puis valider : le statut du contrat reviendra à «Non renseigné». Si les bulletins sont satisfaisants, passer le statut à «Valide». Si les bulletins ne sont finalement pas satisfaisants ou si la paie n était qu une simulation, il est possible d annuler la validation en passant le statut du contrat à «Invalidation d une paie déjà validée». Lancer le virement via le menu Cycle de paie/virement paie à la demande [VIR]. Une fois le virement effectué, passer le statut du contrat à «Virement effectué». Cette étape est importante : si elle n est pas effectuée, l agent risque d être payé une seconde fois lors du lancement d une paie normale. Remarque : La paie à la demande peut être utilisée pour lancer : - une paie de simulation, - le solde de tout compte. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

89 Description du processus Sélection paie à la demande / paie de correction 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

91 Visite guidée - Sélection paie à la demande / paie de correction 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

92 Visite guidée Sélection paie à la demande / paie de correction Passage d un dossier en Paie de correction 1. Cliquez sur la page Paie de correction. 2. Utilisez la bannière pour choisir le dossier de l agent. 3. Utilisez la barre de navigation sur occurrence pour ajouter une occurrence. 4. Saisissez le numéro du contrat à passer en paie de correction. 5. Cochez la case Passage en paie de correction _men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

93 Visite guidée Sélection paie à la demande / paie de correction 6. Cliquez sur Ajout d une occurrence pour ajouter un nouveau dossier à passer en paie de correction. 7. Validez les informations saisies. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

94 Visite guidée Sélection paie à la demande / paie de correction Passage en Paie à la demande 1. Cliquez sur la page Paie à la demande. 2. Utilisez la bannière pour sélectionner le dossier de l agent à passer en paie à la demande 3. Utilisez le navigateur sur occurrence pour sélectionner le contrat 4. Cochez le contrat 5. Choisissez un statut _men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

95 Visite guidée Sélection paie à la demande / paie de correction 6. Validez les informations saisies 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

97 Description du processus - Consultation des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

98 Description du processus Consultation des données Consultations des données Les informations contenues dans les dossiers des agents sont accessibles. La visualisation des informations se fait grâce à deux nœuds : Consultation des résultats de paie Base des résultats de paie Ces nœuds permettent seulement de consulter les informations, il n est pas possible de modifier le contenu d un dossier à partir des pages Web de ces deux nœuds. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

99 Description du processus Consultation des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

100 Description du processus Consultation des données Consultation des résultats de paie Consultation des résultats de paie permet de consulter pour la dernière paie d un agent, des informations telles que : Les rubriques calculées. Les bulletins et les paiements. La répartition des montants à payer pour chaque bulletin. Les cumuls : cumuls utilisateurs après paie ; cumuls de régularisation après paie. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

102 Description du processus Consultation des données Base de résultats de paie (1) Ce nœud permet de consulter l ensemble des informations liées aux paies calculées et archivées. Les informations sont affichées telles qu elles étaient saisies au moment du calcul de paie. Ces informations concernent : La signalétique élémentaire : l état civil, l adresse des agents Les conditions d emploi Les informations sur les bulletins de paie Les absences qui ont été prises en compte sur le bulletin affiché Les différentes retenues sur le salaire de l agent prises en compte sur le bulletin affiché. Les résultats de paie : a. Cumuls de paie. b. Éléments de rémunération. c. Bulletin de paie courant. L Imputation budgétaire publique Pour consulter ces informations, il suffit de sélectionner l agent dans la bannière. Remarque : Ces résultats ne seront consultables que si la paie de l agent est clôturée. Sinon, l agent ne pourra être sélectionné. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

104 Description du processus Consultation des données Base des résultats de paie (2) : Bulletin de paie : Le bulletin de paie tel qu il sort lors d une impression papier permet de visualiser les informations suivantes : Les établissements employeur et d affectation du contrat de l agent, Le matricule de l agent, Le numéro de sécurité sociale de l agent, Le détail des différentes rubriques (avantages en nature, allocations familiales, taxes sur salaires ), Les congés acquis et les congés pris, Les soldes congés, Le net à payer à l agent, Les compteurs PRDB Les compteurs permettent de consulter par agent et par période de paie les valeurs des différents montants enregistrés après chaque clôture de paie. Pour consulter ces montants, sélectionner l agent et la période de paie dans la bannière puis indiquer le compteur concerné. Remarque : Ces montants ne seront consultables que si la paie de l agent est clôturée. Sinon, l agent ne pourra être sélectionné. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

107 Visite guidée - Consultation des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

108 Visite guidée Consultation des données Consultation des résultats de paie 1. Cliquez sur le nœud Consultation des résultats de paie. 2. Utilisez la bannière pour accéder au dossier de l agent. 3. Utilisez les pages du nœud pour accéder aux informations que vous souhaitez consulter. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

109 Visite guidée Consultation des données 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

110 Visite guidée Consultation des données Base des résultats de paie 1. Cliquez sur le nœud Base des résultats de paie. 2. Utilisez la bannière pour rechercher le dossier d un agent. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

111 Visite guidée Consultation des données 3. Utilisez les pages du nœud pour accéder aux informations que vous souhaitez consulter. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

112 Visite guidée Consultation des données 4. Utilisez l onglet Exclusion bulletin de la page Bulletins et paiements afin d exclure un bulletin. Cliquez sur Ajout d une occurrence pour exclure d autres bulletins. Remarque : cet onglet est utilisé pour exclure les bulletins des agents de la DUCS et de la DADS-U 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

115 Visite guidée Consultation des données Préparation de la paie Exercices - Préparation de la paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc

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