LA COMPTABILITÉ ENGAGEMENT

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1 Finances LA COMPTABILITÉ ENGAGEMENT Objectif : établir un bon de commande par le logiciel Civil finances Personnel concerné : Personnes chargées de faire les bons de commande. I. Rappel des règles juridiques sur les engagements L'ordonnateur est chargé d'engager, de liquider et d'ordonnancer les dépenses. L article L du Code général des collectivités territoriales dispose : «Le maire tient la comptabilité de l'engagement des dépenses» Il se doit d'engager, de liquider et d'ordonnancer les dépenses. La liquidation de la dépense : Elle «a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le montant de la dépense» (décret du 29 décembre. 1962). Cette opération est réalisée par le service des finances suite au visa des factures par les services attestant du service fait. L'ordonnancement de la dépense : «L'ordonnancement est l'acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l'ordre de payer la dette de l'organisme public» (décret du 29 décembre 1962). Il s agit du mandat de dépenses émis par la direction des finances. Selon l article 29 du décret du 29 décembre 1962, L'engagement est l'acte par lequel l'organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. L'engagement doit rester dans la limite des autorisations budgétaires, c'est pourquoi à un engagement juridique doit correspondre un engagement comptable en principe préalable,consistant à réserver les crédits budgétaires correspondants,jusqu'au mandatement. Il permet de vérifier la disponibilité des crédits budgétaires. Il ne peut y avoir un engagement d'un montant supérieur au montant des crédits votés lors du budget primitif. La notion d'engagement provisionnel doit être pris en compte et permet d'engager des crédits pour le paiement de dépenses dont les montants sont difficilement prévisibles (dette, paie, fluides...) Aucune dépense de la collectivité ne peut être mandatée si elle n'a été préalablement engagée. II. Procédure création des bons de commande

2 Les étapes sont les suivantes : Connexion au logiciel CIVIL FINANCES avec vos codes utilisateurs et mot de passe, se positionner sur le menu Bons de commandes

3 cliquer sur «Commandes» 1/ saisir le libellé général de la commande (achat fournitures de bureau, projection de film, prestations d'animations, location machine à affranchir) : le libellé doit être saisi en majuscule

4 le libellé doit préciser la date de livraison ou de prestation 1/ saisir le libellé de la commande 1/saisir le libellé 2/ saisir le nom du fournisseur (tiers) et taper ENTRÉE ou cliquer sur la loupe et sélectionner le fournisseur souhaité. si il existe un marché ou un contrat pour ce tiers, une fenêtre apparaît vous avez alors le choix : soit la prestation demandée fait partie du marché ou est liée à un contrat, vous devez donc cliquer sur ou sur Voir les marchés Voir les contrats vert) et sélectionner le marché ou le contrat correspondant ( double clic ou clic sur le V - soit la prestation demandée est hors marché ou hors contrat, vous devez alors cliquer sur ok - si il n'existe pas de marché ou de contrat pour ce tiers, vous pouvez passer à l'étape suivante

5 Choisir le type de commande : contrat, marché, hors marché Sélectionner le marché Cliquer pour valider le marché On revient alors sur la première page, et la commande apparaît «avec marché»

6 3/ cliquer sur le menu déroulent de l'onglet «Imputation budgétaire / Nomenclature / DGP» et saisir l'imputation budgétaire concernée (fonction, nature, service), 4/ cliquer sur la loupe 2/ saisir le nom du fournisseur puis ENTREE Cliquer pour faire apparaître la ligne budgétaire 3/Saisir les fonctions, nature, service 3/ saisir la fonction, la nature et le service 4/ cliquer sur la loupe 4/ cliquer une nouvelle page apparaît

7 5/ sélectionner la ligne d'imputation souhaitée et vérifier le disponible de la ligne, on ne doit en aucun cas passer un bon avec un disponible insuffisant 6/ valider avec le V vert 5/ cliquer pour sélectionner la ligne et vérifier le disponible 6/ cliquer pour valider la ligne budgétaire on revient alors sur la première page 7/ cliquer sur la disquette pour enregistrer la première page 7/Cliquer pour enregistrer la saisie

8 8/ saisir de façon précise le libellé de la commande ( projection du film des voeux du maire le 4 janvier 2013, location de la machine à affranchir du 01/05/13 au 31/05/13 bureau du Secrétariat Général), en indiquant la date et le lieu de la livraison ou de la prestation ainsi que la date de la délibération (mention obligatoire) 9/ saisir le montant TTC de la commande 10/ sélectionner le taux de TVA requis (cliquer sur la flèche en dessous de TVA pour faire apparaître le menu déroulant du choix de TVA) 11/ vérifier l'imputation budgétaire et le disponible de la ligne (on ne peut pas passer de bon de commande avec un disponible insuffisant) 8/ libellé détaillé de la commande avec la date de livraison 10/cliquer pour obtenir le menu déroulant puis sélectionner le taux de TVA 9/ saisir le montant TTC 11/ vérifier l'imputation et le disponible 12/ cliquer sur la disquette pour enregistrer 13/ cliquer sur la flèche bleue qui va vers la gauche ( en haut sur la barre de tâche) pour passer de bon à l'état actif et valider la saisie

9 13/ cliquer pour passer le bon à l'état actif 12/ cliquer pour enregistrer une nouvelle fenêtre apparaît : «voulez-vous passer le bon à l'état actif afin qu'il puisse être visé?» 14/ cliquer sur oui 14/ cliquer pour activer le bon Nouvelle fenêtre

10 l'écran revient sur la première page du bon de commande, et le bon apparaît à l'état actif, vous trouverez également son numéro il vous convient maintenant d'attendre le retour de votre bon de commande visé de l'élu Numéro Numéro du bon du de bon commande de commande Bon à l'état actif