Guide de l utilisateur. Demande d accréditation en ligne

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1 Guide de l utilisateur Demande d accréditation en ligne

2 Table des matières Introduction... 3 Inscription à la liste des organisateurs... 4 Création de votre compte... 5 Ouvrir une session... 6 Visuel... 7 Onglet : Mes activités... 8 Onglet : Mon profil... 9 Compléter une demande d'accréditation Sauvegarder ma demande d'accréditation Information générales Date Adresse de facturation Documents à joindre Vérifier les documents à envoyer Formulaires de l'ordre Critères d'accréditation Commentaire à joindre à votre demande Validation de votre demande Frais et mode de paiement Suivi et statut de votre demande Consulter votre dossier Téléverser des documents Révision de votre activié Renouveler l'activité / 29

3 Introduction L'Ordre a créé un portail dédié à la formation continue à l'attention des organisateurs d'activités de FC. Au même endroit, vous pourrez, entre autres : * Compléter vos demandes d'accréditation en ligne; * Vérifier l'évolution de vos demandes; * Gérer vos accréditations (ajouter des documents, accéder à vos formulaires, vos factures, renouveler vos activités, etc.). Ce guide a pour but de vous aider à naviguer dans ce nouvel environnement. Il est cependant important de lire ou de relire notre Programme d'accréditation pour les activités de formation continue en pharmacie, disponible en ligne en cliquant ici. Ce document représente un outil de référence pour connaître les critères à respecter afin que votre activité de formation soit accréditée par l'ordre des pharmaciens du Québec. Avant même de commencer, attardez-vous aux renseignements contenus dans les différentes fenêtres; naviguez dans les différents onglets pour vous familiariser avec ce nouvel environnement; osez simuler votre première demande d'accréditation sans jamais passer à la caisse. Ainsi vous constaterez la facilité et la rapidité de ce nouveau système. Rendez-vous sur le site de l'ordre au onglet Grand public, Accréditation des activités de formation continue. Bonne navigation! 3 / 29

4 Inscription à la liste des organisateurs Visuel de la porte d'entrée de votre portail. Étape 1 o S'inscrire à la liste des organisateurs. 4 / 29

5 Création de votre compte Étape 2 o Compléter l'information demandée et cliquer sur le bouton : «S'inscrire». Un courriel confirmant votre inscription à la liste des organisateurs de l'ordre vous a été envoyé. Conservez-le pour référence future. 5 / 29

6 Ouvrir une session Étape 3 o Inscrire votre courriel, votre mot de passe et cliquer sur le bouton : «Ouvrir une session». 6 / 29

7 Visuel Votre portail de formation continue Onglets : Mes activités Onglets : Mon profil 7 / 29

8 Onglet : Mes activités o o o o Retrouver vos demandes en préparation; Vérifier l'évolution de vos demandes soumises à l'ordre; Accéder à toutes vos accréditations; Procéder au renouvellement. Les demandes en cours de préparation et qui n'ont pas encore été transmises à l'ordre se retrouveront dans le premier tableau. Le deuxième tableau regroupera l'ensemble de vos accréditations dès leur transmission à l'ordre. 8 / 29

9 Onglet : Mon profil o o Modifier votre mot de passe, votre compte ou votre adresse; Créer ou ajouter une adresse de facturation. Vous ne pourrez jamais modifier votre adresse courriel car elle est liée à votre compte. S'il advenait que cette adresse ne soit plus valide, vous devrez vous créer un nouveau compte ou nous appeler pour que nous puissions la modifier. ASTUCE Vous êtes consultant et travaillez pour plusieurs organisations, vous pouvez créer plusieurs adresses de facturation. Ainsi vous n'aurez qu'à sélectionner l'organisation qui payera l'accréditation en cours de préparation. 9 / 29

10 Compléter une demande d'accréditation Étape 4 o Cliquer sur le bouton : «Compléter une demande». Visuel du formulaire de demande d'accréditation en ligne 10 / 29

11 Sauvegarder ma demande d'accréditation Il est important de sauvegarder dès cette étape afin de ne pas perdre ou encore de reprendre votre demande d'accréditation là ou vous l'aviez laissée lors d'une interruption volontaire ou non. Étape 5 o Inscrire le titre de l'activité et sauvegarder. 11 / 29

12 Vous êtes redirigé dans votre portail d'accréditation sous l'onglet : Mes activités. Pour revenir au formulaire d'accréditation à compléter Étape 6 o Déplacer votre curseur et cliquer sur le titre de l'activité pour revenir au formulaire de demande d'accréditation au moment qui vous conviendra. ASTUCE Finalement votre activité n'aura pas lieu et vous ne l'aviez pas encore transmise à l'ordre, c'est à cet endroit que vous pouvez la supprimer définitivement. 12 / 29

13 Information générales Quelques définitions Activité ponctuelle : offerte une seule fois Activité récurrente : offerte plusieurs fois au cours de l'année d'accréditation Auto apprentissage : apprentissage individuel, accrédité pour un an Auto apprentissage mensuel : l'organisateur s'engage à publier ou à mettre en ligne une activité par mois pour une période de 12 mois FC en ligne synchrone : l'activité se déroule pour tous au même moment mais les participants ne sont pas tous au même endroit (ex. : certains en salle et d'autres à la maison par le biais de la webdiffusion) FC en ligne asynchrone : Auto apprentissage sur une plateforme web. Le membre la suit au moment qui lui convient o Format de l'activité Exemple A : 1 seul format. Compléter l'information demandée 13 / 29

14 Exemple B : deux formats. Par ex., une formation en salle et une formation en webdiffusion asynchrone Attention, le prix est calculé selon un délai inférieur ou supérieur à 10 jours, entre la date de la demande et la date de la première activité. Réf. : Site web - Grille tarifaire. 14 / 29

15 Date Pour votre planification, notez qu'un délai normal d'environ 10 jours est prévu pour l'évaluation de votre dossier. Cette évaluation débute dès que la preuve de paiement est reçue à l'ordre. Attention, le prix sera calculé selon le respect d'un délai inférieur ou supérieur à 10 jours ouvrables calculé à partir de la date de votre premier événement planifié. Toute demande dont le délai de 10 jours ouvrables et plus n'est pas respecté, le prix est majoré de 30 à 60 $ de plus, selon le type d'activité avant les taxes. Réf. : Site web - Grille tarifaire. Étape 7 o Sélectionnez la date de votre formation en cliquant sur le calendrier. o Entrez la date de la première journée de formation si votre activité se déroule sur plusieurs jours. 15 / 29

16 Adresse de facturation Étape 8 o Cliquer sur le menu déroulant pour entrer une adresse de facturation Cette adresse sera enregistrée dans votre profil et apparaîtra par défaut dans votre formulaire. ASTUCE En tout temps, vous pouvez accéder à votre profil et ajouter une nouvelle adresse de facturation ou modifier vos informations ex. : pour effectuer un changement d'adresse ou encore pour enregistrer plusieurs adresses de facturation si vous êtes consultant. Attention de sélectionner la bonne organisation à facturer lors de vos prochaines demandes. 16 / 29

17 Documents à joindre Téléverser les documents nécessaires à l'étude de votre demande Étape 9 o Cliquer sur le bouton : «Ajouter» et accéder à vos dossiers; Sélectionner le fichier voulu et cliquer sur «Ouvrir». * Plan détaillé et/ou contenu de l'activité : vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs fichiers en répétant l'étape 8. Pour tous les autres, nous vous demandons de les regrouper et de créer un fichier unique puis de l'ajouter. 17 / 29

18 Vérifier les documents à envoyer Étape 10 o Pour vérifier si vous avez joint le(s) bon(s) document(s), sauvegardez en répétant l'étape 5. Un nouveau pictogramme s'ajoute et vous permet d'un simple clic, de vérifier l'insertion du ou des fichier(s) voulu(s). ASTUCE : Erreur de fichier téléversé, écrasez-le en insérant un nouveau document (étape 8). 18 / 29

19 Formulaires de l'ordre Étape 11 o Cliquer sur le pictogramme pour télécharger le formulaire vierge à compléter et à signer par le réviseur ou/et le traducteur. Étape 12 o Téléverser le formulaire une fois rempli et sauvegardé dans votre ordinateur en répétant l'étape 8. Critères d'accréditation Tous les critères devront être cochés pour passer à l'étape suivante. IL est important de les lire et de sélectionner votre réponse. 19 / 29

20 Commentaire à joindre à votre demande Exprimez-vous! Étape 13 o Vous pouvez laisser un commentaire ou une information importante à l'évaluateur. Étape 14 o Sauvegarder en tout temps et revenir à votre demande plus tard. Vous êtes redirigé dans votre portail d'accréditation Voir Étape 6 Étape 15 o Votre demande est complétée. Passer à la caisse. ASTUCE Imprimer votre demande seulement si vous en avez besoin. Elle est accessible en tout temps dans votre portail. 20 / 29

21 Validation de votre demande *Attention, champs vide(s) ou erroné(s) Oups! À cette étape, notre système valide votre formulaire et vous avise des champs vides ou erronés à l'aide de l'étoile * qui se retrouvera à côté du champ concerné. Compléter l'information demandée pour pouvoir poursuivre. Pour soumettre votre demande, il est impératif d'avoir joint l'invitation et d'avoir défini les objectifs d'apprentissage. Les autres documents demandés peuvent être ajoutés après l'envoi de votre demande initiale. ASTUCE : Pour éviter tout délai supplémentaire, assurez-vous de soumettre un dossier le plus complet possible. 21 / 29

22 Frais et mode de paiement Passer à la caisse Voici un modèle de bon de commande. Il est de votre responsabilité de valider toutes les informations avant d'effectuer votre paiement. En cas d'erreur, revenir en arrière et effectuer les corrections voulues. Étape 16 o Deux choix de paiement possibles. Il est important de sélectionner le bon mode de paiement selon la date de votre activité. Aucun changement ne sera possible une fois votre choix effectué. 1. Option PayPal par carte de crédit : Délai de traitement : Dès réception de votre paiement (compter 10 jours ouvrables ou selon la date de la 1 ère activité) 2. Option Payer par chèque : Délai de traitement : Dès réception de votre paiement (compter le délai de réception du chèque + 10 jours ouvrables) ASTUCE Privilégier le paiement PayPal si votre délai est très court sans utilisez votre compte car un délai de 5 jours est à ajouter pour recevoir la confirmation de votre paiement à l'ordre. Aucune évaluation ne débutera avant la réception du paiement et aucune accréditation a posteriori n'est possible (voir guide d'accréditation page 17). 22 / 29

23 Après cette étape, ce visuel s'affichera à l'écran et une confirmation de l'envoi de votre demande vous parviendra par courriel également. Votre demande est terminée. Cliquer sur l'onglet «Mes activités» pour revenir au portail. 23 / 29

24 Suivi et statut de votre demande Votre demande se retrouve maintenant inscrite dans le deuxième tableau. Par contre, à ce stade, vous ne pouvez plus la modifier. La seule action possible sera l'ajout de documents qui n'auraient pas été soumis lors de l'envoi de votre demande ou rejetés par l'ordre lors de l'étude de votre dossier. L'Ordre vous avisera par courriel de tout changement au statut de votre demande. Vous pouvez accéder à votre portail en tout temps et vérifier l'évolution de votre dossier également. Les statuts de suivi : Demande en traitement : o Votre dossier est à l'étude; Compléments demandés : o Des documents manquants sont exigés; o Des documents doivent être corrigés ou modifiés; Accrédité : o Votre dossier répond aux critères d'accréditation de l'ordre; Accréditation refusé : aucun crédit ne sera accordé à l'activité. 24 / 29

25 Consulter votre dossier Étape 17 o Pour accéder à votre dossier d'accréditation, cliquer sur le titre. 25 / 29

26 Visuel de votre dossier d'accréditation en ligne Tous les documents nécessaires à la tenue de votre activité ont été ajoutés à cet endroit. Ainsi en cliquant sur le pictogramme, vous accédez : o À la facture; o Au formulaire d'inscription des pharmaciens; o Au formulaire d'évaluation de la qualité. Téléverser des documents Après la tenue de votre activité, c'est également de votre portail et dans l'activité concernée que vous téléverser les formulaires d'inscription signés par les participants et une compilation des évaluations de la qualité. Étape 18 o Procéder comme à l'étape 8 pour téléverser les documents post activité. ASTUCE Nommez vos documents post activité en utilisant le numéro d'accréditation et la date de l'activité Ex. ; Présences 0113/ et Évaluations 0113/ Les documents s'ajoutent dans le dossier et ne s'écrasent pas. 26 / 29

27 Révision de votre activié De votre portail de formation, cliquez sur le titre de l'activité que vous souhaitez modifier. 27 / 29

28 Étape 19 o Cliquer sur le bouton : «Faire une demande de révision»; o Sélectionner le menu déroulant pour choisir le changement désiré; o Indiquer les raisons justifiant cette demande de changement et passer à la caisse. ASTUCE Deux mois avant la date d'échéance, un avis automatisé vous sera envoyé pour vous inviter à procéder au renouvellement. Étape 20 o Déplacer votre curseur et cliquer sur «Renouveler». Étape 21 o Compléter l'information demandée en suivant la même démarche que lors de votre demande d'accréditation. 28 / 29

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