Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur

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1 Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur Copyright , Nuxeo SAS. Vous pouvez copier, diffuser et/ou modifier ce document selon les termes de la GNU Free Documentation License, Version 1.2; avec comme section invariante Support commercial, sans texte de couverture ni texte de 4ème de couverture. Une copie de la license est disponible à l'url suivante :

2 Table of Contents 1. Introduction... 1 Premiers pas avec Nuxeo EP Se connecter à Nuxeo EP S'authentifier Se déconnecter... 4 Se déplacer L'arbre de navigation... 5 Chemin de navigation... 5 Tableau de bord Onglets... 5 Les concepts Domaines... 7 Espaces de travail... 7 Espaces de publication Modèles Droits d'accès Lecture Ecriture Suppression Gestion Gérer les documents Créer un document Créer un dossier Créer une note Créer un fichier Consulter un document Modifier les documents Modifier un document Modifier le contenu d'un fichier en ligne Modifier les méta-données d'un document Modifier plusieurs documents Gérer les fichiers joints d'un document Ajouter un fichier joint Consulter les fichiers joints d'un document Modifier un fichier joint Supprimer un fichier joint Copier un document Gérer votre presse-papier et votre lot de documents Gérer votre presse-papier Gérer votre lot de documents Consulter l'historique d'un document Consulter les versions archivées d'un document Restaurer une version archivée d'un document Supprimer un document Déplacer un document dans la corbeille Supprimer définitivement un document Gérer les relations Ajouter une relation Consulter les relations d'un document Supprimer une relation Gérer les workflows Consulter votre tableau de bord Gérer un workflow en série Gérer un workflow en parallèle Gérer un workflow d'approbation Abandonner un workflow Gérer les listes de participants ii

3 Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur 5. Publier des documents Soumettre un document à publication Publier un document Rejeter un document Consulter les documents publiés Dépublier un document publié Outils collaboratifs Rechercher des utilisateurs Trouver un utilisateur Trouver un groupe Commenter un document Consulter les commentaires d'un document Ajouter des commentaires sur un document Répondre à un commentaire Supprimer des commentaires sur un document Gérer un forum Créer un forum Modifier un forum Gérer les fils de discussions Participer à un fil de discussion Modérer un fil de discussion Se tenir informé s Notifications Flux RSS et Atom Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Gérer les domaines Accéder à un domaine Créer un domaine Modifier un domaine Modifier les méta-données d'un domaine Supprimer un domaine Gérer les espaces de travail et de publication Accéder à un espace de travail Créer un espace de travail Modifier un espace de travail Modifier les méta-données d'un espace de travail Supprimer un espace de travail Gérer les utilisateurs et les groupes Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Gérer les droits d'accès Accorder des droits d'accès Refuser des droits d'accès Retirer un utilisateur des droits locaux Bloquer l'héritage des droits locaux Gérer les vocabulaires Consulter les vocabulaires Modifier un vocabulaire Vider un vocabulaire Gérer les thèmes Rechercher des documents Recherche rapide Recherche avancée Exporter les résultats de la recherche Personnaliser l'affichage des résultats Ajouter de nouvelles colonnes de résultat Supprimer des colonnes de résultat Déplacer des colonnes de résultat Changer le critère de tri des résultats A. Support commercial A.1. A propos de Nuxeo SAS iii

4 Nuxeo Enterprise Platform: Guide utilisateur A. Contact A.1. General A. France A. Royaume-Uni iv

5 Chapter 1. Introduction Nuxeo EP est la solution d'ecm open source Java de Nuxeo, basée sur la plateforme d'ecm Nuxeo. Comme CPS (la précédente plateforme d'ecm de Nuxeo, basée sur le serveur d'application Zope), Nuxeo EP propose des fonctions de gestion de contenu comme par exemple la création de documents, la gestion des versions et de l'historique. Nuxeo EP intègre en plus de nouvelles fonctionnalités, comme : les domaines, un niveau supplémentaire d'arborescence situé au-dessus des espaces de travail et de publication, afin d'obtenir une organisation la plus précise possible ; les relations entre les documents ; le cycle de vie des documents et les workflows. Les documents sont créés dans les espaces de travail, dans lesquels les utilisateurs peuvent les modifier et les faire évoluer grâce au travail collaboratif. Lorsque les documents sont prêts à être diffusés, ils sont publiés dans les espaces de publication. Les espaces de travail et de publication sont groupés dans des domaines, que vous pouvez créer selon vos besoins. Les droits d'accès accordés aux utilisateurs déterminent les permissions et les actions disponibles sur ces documents. Certains utilisateurs peuvent modifier les documents et les soumettre à publication, tandis que d'autres ne peuvent que lire le contenu de l'application. Au fur et à mesure des modifications, les documents évoluent. Les workflows de gestion de contenu sont utilisés pour valider cette évolution. Toutes les modifications et les workflows constituent le cycle de vie du document. Le tableau de bord des utilisateurs leur permet de voir tous les workflows auxquels ils participent. Par ailleurs, les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents pour copier ou réserver des documents. Ce guide présente les fonctionnalités par défaut de Nuxeo EP et leur utilisation. 1

6 Chapter Premiers pas avec Nuxeo EP Nuxeo EP est une plateforme de gestion de contenu qui vous permet de créer et diffuser des documents. L'accès à l'application est sécurisé par mot de passe et la navigation s'effectue au moyen d'onglets. 1. Se connecter à Nuxeo EP Seuls les utilisateurs authentifiés, c'est-à-dire ayant un nom d'utilisateur et un mot de passe, peuvent accéder à Nuxeo EP S'authentifier Vous devez vous authentifier pour accéder à l'application et à son contenu. L'authentification s'effectue au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Lorsque vous tapez l'adresse du site Nuxeo EP dans votre navigateur, vous êtes automatiquement dirigé vers la page d'authentification. 1. Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les champs User Name et Password. Cliquez sur le bouton Log in. L'authentification réussit. La page Domaines du serveur default s'affiche. 2

7 Premiers pas avec Nuxeo EP S'il n'existe qu'un domaine sur l'application, vous arrivez directement à la racine de ce domaine. L'authentification échoue. Un message d'erreur s'affiche. Essayez à nouveau de vous authentifier. Si l'authentification échoue à nouveau, contactez l'administrateur de votre site. 3

8 Premiers pas avec Nuxeo EP 1. Se déconnecter Lorsque vous avez fini de travailler sur l'application, vous devez vous déconnecter avant de fermer votre navigateur. Pour vous déconnecter, cliquez sur le lien Me déconnecter situé dans le coin supérieur droit de la page. Vous êtes immédiatement déconnecté et devez vous authentifier pour travailler à nouveau dans Nuxeo EP. Se déplacer Pour passer d'un espace de travail à l'autre, vous pouvez utiliser : l'arbre de navigation, le chemin de navigation. Vous disposez également d'un tableau de bord, depuis lequel vous pouvez facilement accéder aux derniers documents modifiés et à vos espaces de travail. Sur un document, utilisez les onglets pour accéder aux différentes actions disponibles. 4

9 Premiers pas avec Nuxeo EP 1. L'arbre de navigation L'arbre de navigation est affiché sur la gauche de la page. Il affiche les espaces de travail et de publication d'un domaine, ainsi que les dossiers et les forums. Les documents n'y sont pas affichés. Vous pouvez utiliser l'arbre de navigation pour aller d'un espace de travail à l'autre sans avoir à repasser par la racine du domaine. Chemin de navigation Le chemin de navigation est la liste de liens située au-dessus du nom du document. Il indique l'emplacement du document depuis la racine de l'application. Vous pouvez l'utiliser pour remonter le chemin parcouru jusqu'à la racine du domaine. Tableau de bord Vous pouvez également utiliser votre tableau de bord pour accéder aux documents. Le tableau de bord affiche par défaut : les derniers documents modifiés, les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder, les documents que vous avez créés, les derniers documents publiés, les workflows sur lesquels vous devez intervenir, les workflows dont vous êtes l'initiateur. Votre tableau de bord est accessible depuis toutes les pages de l'application en cliquant sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page. 4. Onglets Chaque espace et chaque document dispose de plusieurs onglets. Ces onglets vous donnent accès aux actions disponibles sur le domaine, l'espace de travail ou le document consulté. Seuls les onglets correspondant à vos 5

10 Premiers pas avec Nuxeo EP droits d'accès sont affichés. 6

11 Chapter Les concepts Nuxeo EP est organisé autour de domaines, qui contiennent des espaces de travail, des modèles et des espaces de publication. Les documents sont créés et diffusés dans ces espaces de travail et de publication. Les actions disponibles pour les utilisateurs dans les espaces sont déterminés par les droits d'accès. 1. Domaines Un domaine est un espace thématique créé par l'administrateur à la racine de l'application. Les domaines sont composés d'espaces de travail, de modèles et d'espaces de publication. Vous pouvez utiliser les domaines pour organiser la structure de l'application de façon plus précise et adaptée à vos besoins. Lorsque vous vous identifiez sur l'application, vous êtes dirigé sur une page où s'affiche la liste des domaines disponibles. Seul l'administrateur de l'application peut créer de nouveaux domaines. Les utilisateurs de l'application ont automatiquement des droits de lecture sur les nouveaux domaines. Lorsque l'administrateur de l'application créé un domaine, trois espaces sont automatiquement créés dans le domaine : Workspaces, racine des espaces de travail, Sections, racine des espaces de publication, Templates, racine des modèles. C'est dans ces espaces-racines que vous devez créer vos espaces de travail et de publication. Espaces de travail Les espaces de travail sont dédiés à la création et à la modification du contenu, c'est-à-dire des documents. Le contenu d'un espace de travail est destiné à être partagé et à être modifié par plusieurs utilisateurs. Une fois que les documents sont prêts à être diffusés, vous devez les publier dans un espace de publication. Vous devez créer vos espaces de travail dans l'espace-racine Workspaces. Vous pouvez y créer autant d'espaces et de sous-espaces que vous le souhaitez et êtes totalement libre de leur organisation. 7

12 Les concepts Espaces de publication Les espaces de publication sont des espaces dans lesquels vous publiez les documents, c'est-à-dire dans lesquels vous placez les documents, créés dans un espace de travail, lorsqu'ils sont prêts à être diffusés auprès du public. Les documents publiés dans les espaces de publication peuvent uniquement être consultés. Il n'est pas possible de créer ou de modifier des documents dans les espaces de publication. Vous devez créer des espaces de publication dans l'espace-racine Sections. Vous pouvez ajouter autant de sous-espaces de publication que vous le souhaitez et êtes libre de leur organisation. Les espaces de travail et de publication sont indépendants les uns des autres et leurs structures peuvent donc être totalement différentes. 4. Modèles Les modèles sont des espaces qui peuvent être utilisés comme gabarit pour créer des espaces de travail. Vous pouvez créer des documents dans les modèles et gérer les droits d'accès des espaces de travail modèles comme dans un espace de travail normal. Lorsque vous utilisez un modèle pour créer un nouvel espace de travail, le nouvel espace de travail est créé avec la structure, les droits d'accès et le contenu du modèle utilisé. 8

13 Les concepts 5. Droits d'accès Les droits d'accès sont des permissions données aux utilisateurs dans les différents espaces de l'application. Ces droits d'accès déterminent les actions dont disposent les utilisateurs dans les espaces. Pour faciliter la gestion des droits d'accès, Nuxeo EP permet de constituer des groupes d'utilisateurs. Vous pouvez ainsi donner un droit d'accès à un ensemble d'utilisateurs en une seule manipulation. Les droits d'accès peuvent être définis pour l'ensemble d'un domaine, mais également au niveau d'un espace de travail ou de publication. Les droits accordés ou refusés dans un espace sont appliqués à tout son contenu, y compris les sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des droits d'accès. L'héritage des droits vous permet de ne pas déclarer des droits d'accès dans chacun des espaces de l'application. Il existe quatre droits d'accès : lecture, écriture, suppression, gestion Lecture Un utilisateur disposant de droits de lecture sur un espace peut lire le contenu des documents de l'espace. Il peut également en consulter les méta-données et l'historique, et ajouter des commentaires sur ces documents. Tip Par défaut, tous les utilisateurs disposent de droit de lecture sur le contenu de l'application. 9

14 Les concepts 5. Ecriture Les droits d'écriture permettent aux utilisateurs de consulter, créer et modifier du contenu dans un espace de travail, mais il ne permettent pas de modifier l'espace lui-même. Par exemple, un utilisateur ayant des droits d'écriture peut ajouter des relations sur un document ou démarrer un workflow. Dans un espace de publication, les utilisateurs ayant des droits d'écriture peuvent valider les documents en attente de publication. 5. Suppression Le droit de suppression permet de supprimer du contenu d'un espace de travail ou de publication, qu'il s'agisse de documents ou de sous-espaces Gestion Les utilisateurs disposant de droits de gestion peuvent consulter, créer et modifier des documents, mais ils peuvent également modifier l'espace de travail ou de publication et en gérer les droits d'accès. 10

15 Les concepts 11

16 Chapter 4. Gérer les documents Nuxeo EP est une plateforme d'ecm. Vous pouvez donc y créer, modifier et partager des documents. Les types de documents disponibles par défaut dans Nuxeo EP sont : la note: un texte saisi dans un éditeur riche intégré à Nuxeo EP, le fichier: un fichier attaché, le dossier: un répertoire contenant plusieurs documents, le forum: un espace de discussion. Au fur et à mesure que les utilisateurs modifient le document, celui-ci évolue. Cette évolution constitue son cycle de vie. Le cycle de vie des documents est constitué des états suivants : en projet: le document a été créé et est encore destiné à être modifié ; valide: le document a été validé. Modifier un document valide le fait repasser à l'état "en projet" ; supprimé: le document est supprimé. Il n'est plus disponible dans l'onglet Contenu de l'espace de travail ; obsolète: le document n'est plus pertinent et, par exemple, a été remplacé par une nouvelle version. Pour modifier l'état d'un document, vous devez le soumettre à un workflow d'approbation Créer un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent créer des documents. Les documents doivent être créés dans des espaces de travail ou des modèles. On ne peut pas créer de document dans un espace de publication. Il existe deux façons de créer un document : en utilisant les boutons affichés dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, en utilisant le glisser-déposer: glissez un fichier depuis votre disque dur et déposez-le dans l'espace de travail. Le document est automatiquement créé dans l'espace de travail et prend comme titre le nom du fichier. Pour créer un document en utilisant le glisser-déposer, vous devez installer sur votre ordinateur l'extension correspondant à votre navigateur. Les extensions sont disponibles sur la page d'authentification Créer un dossier Un dossier est un répertoire dans lequel vous pouvez regrouper plusieurs documents, soit en les créant directement dans le dossier, soit en les collant dans le dossier. Dans un dossier, vous ne pouvez créer que des sous-dossiers et des documents. Pour créer un dossier : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document. 12

17 Gérer les documents Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Dossier. Remplissez le formulaire de création. Champ Description Titre Tapez le nom du dossier. Description Tapez un texte espliquant l'objectif du dossier. 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Contenu du dossier s'affiche Créer une note La note est un document constitué d'un texte affiché dans l'onglet Résumé du document. La note est créée à l'aide de l'éditeur riche intégré à Nuxeo EP, qui s'affiche dans le formulaire de création de la note. Cet éditeur permet de mettre en forme le texte de la note. Pour créer une note : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Note. Remplissez le formulaire de création. Champ Description Titre Tapez le nom de la note. Description Tapez un texte expliquant le sujet de la note. Contenu Tapez le texte de la note dans l'éditeur. 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Résumé de la note s'affiche. 13

18 Gérer les documents Tip Vous pouvez également créer une note en important un fichier.txt par glisser-déposer Créer un fichier Un fichier est un document composé d'un fichier joint. Vous pouvez télécharger tout type de fichier sur Nuxeo EP. Vous pouvez créer un fichier de deux façons : en utilisant le bouton Nouveau document, en utilisant le bouton Importer un fichier. Pour créer un fichier en utilisant le bouton Nouveau document : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Fichier. Remplissez le formulaire de création. Champ Description Titre Tapez le nom du document. Description Tapez un texte expliquant le sujet du document. Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier à télécharger dans l'application. 14

19 Gérer les documents 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Résumé du document s'affiche. Pour créer un fichier en utilisant le bouton Importer un fichier : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cliquez sur le bouton Importer un fichier. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier à télécharger dans l'application. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Résumé du document s'affiche. Le document prend automatiquement comme titre le nom du fichier joint. Le champ Description est vide. Vous devez modifier le document pour le renseigner. 15

20 Gérer les documents Tip Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer dans l'onglet Contenu de l'espace de travail pour créer un fichier. Le fichier est alors automatiquement téléchargé dans l'application. 4. Consulter un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans un espace pour consulter les documents. Vous pouvez accéder aux documents depuis les espaces de travail et de publication, ainsi que depuis votre tableau de bord. Pour consulter un document, cliquez sur son titre. L'onglet Résumé s'affiche. Vous pouvez consulter un aperçu PDF des documents de type Fichier. Ceci vous permet de consulter le fichier joint du document directement depuis l'application. Vous n'avez donc pas besoin d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur pour le lire. Lors de la consultation du fichier en PDF, une copie au format.pdf est automatiquement créée et s'affiche dans votre navigateur. Pour consulter un fichier en PDF, cliquez sur le lien Consulter en PDF affiché dans l'onglet Résumé du document. 4. Modifier les documents Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture et de gestion peuvent modifier les documents. Vous ne pouvez modifier les documents que dans les espaces de travail. Il y a plusieurs façons de modifier un document : en modifiant le contenu du document, en modifiant les méta-données du document, en modifiant plusieurs documents simultanément Modifier un document Modifier un document consiste à modifier le titre, la description du document ou son contenu (fichier joint ou texte de la note). Lorsque vous modifiez un document, vous devez indiquer comment le numéro de version du document doit 16

21 Gérer les documents être incrémenté. En effet, chaque document possède un numéro de version, qui constitue une indication sur l'évolution du document. Le numéro de version (VV.vv) est composé d'un numéro de version majeure (VV) et d'un numéro de version mineure (vv). Lorsqu'un document est créé, il prend automatiquement comme numéro de version L'incrémentation de la version majeure est réservé aux modifications importantes. L'incrémentation de la version mineure est utilisée pour les modifications secondaires. Pour modifier un document : 1. Cliquez sur l'onglet Modifier du document. Dans le formulaire de modification, tapez vos modifications. Les champs du formulaire de modification sont les mêmes que ceux du formulaire de création du document. Indiquez si vous souhaitez modifier le numéro de version du document. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Résumé du document s'affiche. 4. Modifier le contenu d'un fichier en ligne Vous pouvez modifier le fichier joint d'un document de type Fichier directement depuis Nuxeo EP. En effet, le composant Nuxeo LiveEdit vous permet de modifier le fichier et sauvegarder vos modifications sans avoir à l'enregistrer sur votre ordinateur. Pour modifier un fichier en ligne, vous devez installer Nuxeo LiveEdit sur votre ordinateur. Vous pouvez télécharger Nuxeo LiveEdit depuis la page d'identification de Nuxeo EP. Pour modifier un fichier en ligne : 1. Dans l'onglet Résumé du document, cliquez sur le lien Modifier en ligne. 17

22 Gérer les documents Une fenêtre pop-up s'affiche. Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez le programme Nuxeo LiveEdit et cliquez sur Ouvrir. Le fichier s'ouvre dans le programme approprié, par exemple MS Word pour un fichier.doc. 18

23 Gérer les documents 4. Modifiez le fichier. 5. Une fois le document modifié, fermez-le. Une fenêtre s'affiche. 6. Indiquez si vous souhaitez sauvegarder les modifications et mettre à jour la version du document sur Nuxeo EP. Le fichier modifié est automatiquement téléchargé sur Nuxeo EP. Une fenêtre pop-up indique que les modifications ont été sauvegardées. Le numéro de version du document est incrémenté selon vos indications. 19

24 Gérer les documents 4. Modifier les méta-données d'un document Les méta-données sont des informations sur le document et certaines de ses propriétés. Ces informations permettent de mieux référencer le document, et donc de le trouver plus facilement par la recherche. Certaines méta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignées par les utilisateurs. Lorsque vous créez un document, ses méta-données sont vides. Modifier les méta-données d'un document n'a aucune incidence sur le numéro de version du document. Pour modifier les méta-données d'un document : 1. Cliquez sur l'onglet Méta-données du document. Dans le formulaire de modification des méta-données, tapez vos modifications. Champ Description Mots-clés Sujet du document. Tip Gardez la touche CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs mots-clés. Droits Informations sur la reproduction du document. Les informations sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le copyright et divers droits de propriété. Source La ressource dont le document est dérivé (en tout ou partie). 20

25 Gérer les documents Champ Description Couverture Informations sur la portée du document. Il peut s'agir d'un emplacement géographique, d'une période ou d'une juridiction. Créé le Date renseignée automatiquement par le système lors de la création du document. Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lors de la modification du document. Format Format du fichier joint. Langue Langue utilisée dans le document. Expire le Date à laquelle le document n'est plus valide. Cliquez sur le bouton pour afficher un calendrier et sélectionner une date. Cette date n'est pas indexée par le système et n'entraîne aucun traitement automatique du document. Propriétaire Utilisateur qui a créé le document. Ce champ est automatiquement renseigné par le système. Contributeurs Utilisateurs qui modifient le document. Ce champ est automatiquement mis à jour par le système au fur et à mesure des interventions sur le document. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Résumé du document s'affiche Modifier plusieurs documents Si vous avez besoin de modifier plusieurs documents ayant des propriétés en commun, vous pouvez les ajouter à votre lot de documents pour les modifier en une seule manipulation, au lieu de les modifier les uns après les autres. La modification en masse est disponible lorsque les documents sélectionnés sont des documents de même type, par exemple des notes. Pour modifier plusieurs documents en même temps : 1. Cochez les cases correspondant aux documents à modifier. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents. Les documents s'affichent dans votre lot de documents. Dans le lot de documents, cliquez sur le lien Editer des documents. 21

26 Gérer les documents 4. Dans le formulaire de modification sélectionnez les champs que vous souhaitez modifier en cochant les cases correspondantes. 5. Pour chaque champ sélectionné, sélectionnez le contenu à modifier et tapez le nouveau contenu du champ. Libellé Description Vide Le contenu du champ sélectionné ne sera modifié que s'il est vide. Tous Le contenu du champ sera modifié sur tous les documents de la sélection. 6. Cliquez sur le bouton Suivant. La page suivante résume les documents et champs modifiés. 22

27 Gérer les documents 7. Décochez la case Supprimer les documents de la sélection si vous souhaitez que les documents restent sélectionnés dans les espaces de travail ou dossiers. 8. Cliquez sur le bouton Valider. Les documents sont modifiés et le message Documents modifiés s'affiche quelques secondes Gérer les fichiers joints d'un document Vous pouvez joindre des fichiers à tous vos documents. Ces fichiers joints sont destinés à apporter des informations supplémentaires sur le contenu du document Ajouter un fichier joint Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent ajouter un fichier joint à un document. 1. Cliquez sur l'onglet Fichiers du document. Cliquez sur le lien Ajouter un nouveau fichier. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger dans l'application. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Résumé du document s'affiche Consulter les fichiers joints d'un document 23

28 Gérer les documents Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter les fichiers joints d'un document. Pour consulter les fichiers joints d'un document : 1. Cliquez sur l'onglet Fichiers du document. Les fichiers attachés sont affichés sous forme de liens. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez consulter. Une fenêtre pop-up s'affiche. Sélectionnez si vous souhaitez ouvrir le fichier ou l'enregistrer sur votre ordinateur Modifier un fichier joint Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent modifier les fichiers joints d'un document. Pour modifier un fichier joint, vous devez l'enregistrer sur votre ordinateur. Une fois le fichier modifié sur votre ordinateur, vous pouvez remplacer le fichier joint du document par votre version. Seul le principal fichier joint d'un document de type fichier peut être modifié en ligne. Pour remplacer un fichier joint par un autre : 1. Cliquez sur l'onglet Fichiers du document. Cochez l'option Charger. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger sur l'application. 4. Cliquez sur bouton Enregistrer. Le nouveau fichier est téléchargé sur Nuxeo EP et remplace le fichier joint précédent. L'onglet Résumé du document s'affiche. 24

29 Gérer les documents Supprimer un fichier joint Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer un fichier joint. Important Lorsque vous supprimez un fichier joint, celui-ci est définitivement effacé. Vous ne pouvez pas annuler sa suppression. Pour supprimer un fichier joint : 1. Cliquez sur l'onglet Fichiers du document. Cliquez sur l'icône correspondant au fichier à supprimer. Le fichier est supprimé Copier un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent copier des documents. Lorsque vous copiez un document, celui-ci est placé dans le presse-papier. Le document collé prend le même état dans le cycle de vie que le document d'origine. En revanche, son historique et son numéro de version sont réinitialisés. Vous pouvez copier un document se trouvant dans un domaine et le coller dans un autre. Pour copier un document : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case correspondant au document à copier. Cliquez sur le bouton Copier. Le nom du document s'affiche dans le presse-papier dans la colonne gauche de la page, et le bouton Coller dans l'onglet Contenu de l'espace de travail devient actif. Allez dans l'espace de travail dans lequel vous souhaitez coller le document. 25

30 Gérer les documents Vous ne pouvez coller un document que dans un espace de travail dans lequel vous avez des droits d'écriture ou de gestion. 4. Il y a deux façons de coller le document : Cliquez sur le bouton Coller situé dans l'onglet Résumé de l'espace de travail de destination. Le document s'affiche dans l'onglet Résumé de l'espace de travail. Cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du presse-papier. Le document s'affiche dans l'onglet Résumé de l'espace de travail. Lorsque vous collez un document, celui-ci reste disponible dans le presse-papier Gérer votre presse-papier et votre lot de documents Tous les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents. Le presse-papier et le lot de documents sont deux fonctionnalités qui vous permettent de voir les documents que vous avez sélectionnés et mis de côté pour les coller dans un autre espace de travail ou les modifier ultérieurement. Le presse-papier est destiné à stocker des documents copiés pour les coller dans un autre espace de travail. Si vous copiez un premier document, puis un second avant d'avoir collé le premier, le second document remplacera le premier dans le presse-papier. Tip Le presse-papier peut contenir plusieurs documents s'ils sont copiés en même temps. Le lot de documents vous permet de mettre de côté plusieurs documents venant de différents espaces de travail 26

31 Gérer les documents afin de les exporter ou les modifier ultérieurement. Le contenu du lot de documents est conservé d'une session à l'autre Gérer votre presse-papier Pour ajouter des documents dans votre presse-papier, vous devez copier des documents. Lorsque le document copié a été collé dans un espace de travail, vous devez le supprimer de votre presse-papier. Pour supprimer un document du presse-papier, cliquez sur le lien Vider la sélection du presse-papier. Si vous avez copié plusieurs documents, vous pouvez les supprimer les uns après les autres en cliquant sur l'icône située devant le nom du document dans le presse-papier ou cliquer sur le lien Vider la sélection pour supprimer tous les documents d'un coup Gérer votre lot de documents Le lot de documents vous permet de sélectionner et mettre de côté plusieurs documents. Vous pouvez ensuite : coller les documents dans un espace de travail ou un dossier, exporter les documents sur votre ordinateur sous la forme d'un dossier.zip, modifier tous les documents réservés en même temps Ajouter des documents au lot de documents Pour ajouter un document à votre lot de documents : 1. Cochez la case correspondant au document. Tip Vous pouvez sélectionner plusieurs documents pour tous les ajouter au lot de documents en même temps. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents. Le nom du document s'affiche dans le lot de documents dans la colonne gauche de la page. 27

32 Gérer les documents 4.6. Coller des documents depuis le lot de documents Pour coller des documents de votre lot de documents dans un espace de travail ou un dossier, allez dans l'espace dans lequel vous souhaitez coller les documents et cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du lot de documents Exporter les documents du lot de documents Vous pouvez exporter les documents de votre lot de documents sous la forme d'un dossier compressé au format.zip pour consulter ou modifier les documents sur votre ordinateur. Pour exporter les documents de votre lot de documents, cliquez sur le lien Export zip du lot de documents Supprimer des documents du lot de documents Vous pouvez supprimer tous les documents de votre lot de documents d'un seul clic. Vous pouvez également supprimer les documents les uns après les autres. Pour supprimer tous les documents, cliquez sur le lien Vider la sélection de votre lot de documents. Pour supprimer un document de votre lot de documents, cliquez sur l'icône affichée devant le nom du document dans le lot de documents Consulter l'historique d'un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter l'historique des documents. Toutes les actions qui sont effectuées sur un document sont enregistrées dans l'historique du document. On y retrouve l'auteur de l'action, la date et l'heure à laquelle elle a été faite, le commentaire que l'utilisateur a éventuellement saisi, etc. Lorsque vous modifiez un document et incrémentez son numéro de version, la version précédente du document est archivée par le système. Vous pouvez consulter les versions précédentes du document depuis son historique. 28

33 Gérer les documents Pour consulter l'historique d'un document, cliquez sur l'onglet Historique du document Consulter les versions archivées d'un document Tous les utilisateurs peuvent consulter les versions précédentes d'un document. Lorsque vous modifiez un document et incrémentez le numéro de version du document, la version précédente est automatiquement archivée par le système. Ainsi, les modifications effectuées n'écrasent pas la version originale du document. Les versions archivées sont listées dans l'onglet Historique du document, sous le journal des événements. Pour consulter une version précédente du document, cliquez sur le bouton Consulter la version archivée correspondant à la version choisie. La version archivée s'affiche. Les actions disponibles sur les versions archivées sont limitées : vous pouvez uniquement créer des relations depuis la version du document vers un autre document et vous abonner à des notifications Restaurer une version archivée d'un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent restaurer une version précédente d'un document. Restaurer une version d'un document signifie la faire redevenir la version courante du document. Les modifications effectuées depuis cette version archivée sur le document ne sont donc plus prises en compte. Pour restaurer une version archivée, cliquez sur le bouton Restaurer correspondant à la version choisie. Le document s'affiche dans cette version, avec tous les onglets correspondant à cette version du document. 29

34 Gérer les documents 4.8. Supprimer un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer des documents. Lorsque vous supprimez un document, celui-ci est déplacé dans l'onglet Corbeille de l'espace ou du dossier. Ainsi, la suppression n'est pas irréversible et le responsable de l'espace peut restaurer le document si sa suppression était prématurée. L'onglet Corbeille n'est affiché qu'aux utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'espace ou le dossier. La suppression d'un document s'effectue en deux étapes : 1. Un utilisateur déplace le document dans la corbeille. Le responsable de l'espace supprime définitivement le document depuis la corbeille de l'espace Déplacer un document dans la corbeille Il y a deux façons de déplacer un document dans la corbeille de l'espace : 1. en le supprimant depuis l'onglet Contenu de l'espace, en le soumettant à un workflow d'approbation et en définissant l'état dans le cycle de vie "Supprimé" comme état de destination. Si vous êtes sûr que le document doit être supprimé, vous pouvez le supprimer depuis l'onglet Contenu de l'espace ou du dossier. En revanche, si vous souhaitez faire valider la suppression du document, vous devez le soumettre à un workflow d'approbation et indiquer l'état de sortie supprimé. Lorsque le workflow s'achèvera, le document sera automatiquement déplacé dans la corbeille de l'espace. Pour supprimer un document depuis l'onglet Contenu de l'espace de travail ou du dossier : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case corespondant au document à supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer. 30

35 Gérer les documents Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression du document. Le document est déplacé dans l'onglet Corbeille de l'espace de travail et n'est plus affiché dans l'onglet Contenu. L'onglet Corbeille n'est affiché qu'aux utilisateur ayant des droits de gestion sur l'espace de travail ou le dossier Supprimer définitivement un document Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent supprimer définitivement un document. Lorsqu'ils sont supprimés par les utilisateurs ayant des droits d'écriture, les documents sont déplacés dans l'onglet Corbeille de l'espace de travail ou du dossier. Ils ne sont pas effacés de l'application et peuvent être restaurés. En revanche, lorsque vous supprimez un document de la corbeille, celui-ci est définitivement effacé. Pour supprimer un document définitivement, vous devez le supprimer de la corbeille : 1. Cliquez sur l'onglet Corbeille de l'espace de travail. Cochez la case correspondant au document à supprimer définitivement. Cliquez sur le bouton Supprimer définitivement. 4. Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK. Le document est définitivement effacé de l'application. Il ne peut pas être restauré. Les relations vers le document sont mises à jour et s'affichent sous la forme de relations vers une URI Gérer les relations Les relations sont des informations qui permettent de relier les documents de l'application entre eux ou avec des ressources externes. Les documents font ainsi partie d'un ensemble structuré et cohérent. Les relations disponibles sont : 31

36 Gérer les documents la relation de référence (référence, est référencé par), la relation de fondation (est basé sur, sert de base à), la relation de remplacement (remplace, est remplacé par), la relation de requête (requiert, est requis par), la relation de conformité (est conforme à, a pour conformité). Vous pouvez créer des relations entre des documents situés dans différents espaces ou différents domaines Ajouter une relation Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent ajouter des relations sur un document. Vous pouvez créer une relation entre un document et : un autre document de l'application, un document externe à l'application, un texte. Pour créer une relation : 1. Cliquez sur l'onglet Relations du document. Cliquez sur le lien Ajouter une relation. Le formulaire de création de relation s'affiche sous le lien. Remplissez le formulaire de création. Champ Prédicat Description Sélectionnez le type de relation. Objet Sélectionnez la cible de la relation : 32

37 Gérer les documents Champ Description Texte : tapez le texte auquel le document est lié ; Uri (Uniform Resource Identifier) de la ressource : tapez la référence ou l'adresse de la ressource externe ; Document : cliquez sur le bouton Recherche pour trouver le document de l'application vers lequel créer la relation. Commentaire 4. Tapez un commentaire pour ajouter des informations sur la relation. Cliquez sur le bouton Ajouter. La relation est affichée sous le formulaire de création, comme relation sortante. Une relation entrante est automatiquement créée dans l'onglet Relations du document cible de la relation Consulter les relations d'un document Tous les utilisateurs peuvent consulter les relations d'un document. Lorsque vous consultez les relations d'un document, celles-ci sont triées en relations sortantes et relations entrantes. Les relations sortantes sont les relations qui ont été créées depuis le document consulté. Les relations entrantes sont les relations qui ont été créées depuis un autre document et ont pour cible le document consulté. Pour consulter les relations d'un document, cliquez sur l'onglet Relations du document. Les relations sortantes et entrantes sont affichées sous le lien Ajouter une relation. 33

38 Gérer les documents Les objets de la relation sont des liens hypertexte. Cliquez sur le nom de l'objet pour le consulter Supprimer une relation Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer les relations d'un document. Vous ne pouvez supprimer que les relations sortantes d'un document. Pour supprimer une relation : 1. Cliquez sur l'onglet Relations du document. Cliquez sur le lien Supprimer correspondant à la relation. La relation est supprimée et ne s'affiche plus dans le tableau des relations. La relation entrante du document cible de la relation est également supprimée Gérer les workflows Tous les documents évoluent selon un cycle de vie déterminé. Ce cycle de vie est composé des états suivants : en projet, valide, supprimé et obsolète. Pour modifier l'état dans le cycle de vie d'un document, vous devez le soumettre à un workflow d'approbation. Un workflow est une chaine de traitement ou de validation du document au cours de laquelle les utilisateurs doivent passer le document en revue et le valider ou le rejeter. La liste des intervenants du workflow constitue la feuille de route du workflow. Lorsqu'un document est soumis à un workflow, l'initiateur du workflow choisit une directive pour chaque participant, ce qui permet aux intervenants du workflow de savoir dans quel objectif ils interviennent sur le document. Pour mettre fin au workflow, tous les intervenants du workflow doivent valider le document. Le workflow est alors automatiquement terminé et le document passe dans l'état dans le cycle de vie déterminé lors du lancement du workflow. Nuxeo EP comprend par défaut trois types de workflows : le workflow en série, le workflow en parallèle, le workflow d'approbation. 34

39 Gérer les documents Pour voir les tâches qu'ils doivent effectuer dans le cadre de workflows, les utilisateurs disposent d'un tableau de bord dans lequel sont listés tous les documents sur lesquels ils doivent intervenir ainsi que tous les workflows qu'ils ont démarrés Consulter votre tableau de bord Tous les utilisateurs de l'application disposent d'un tableau de bord qui affichent les documents sur lesquels vous devez intervenir. Il affiche également la liste des document que vous avez créés, et la liste des derniers documents modifiés ou publiés du domaine, les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder et la liste des workflows dont vous êtes l'initiateur. Vous pouvez accéder à votre tableau de bord depuis n'importe quelle page de l'application en cliquant sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page. Dans votre tabeau de bord, cliquez sur le nom d'un document pour l'ouvrir et le consulter. Tip Vous pouvez cliquer sur le titre des tableaux pour les replier ou les déplier Gérer un workflow en série Un workflow en série est une chaîne de traitement hiérarchisée qui ne modifie pas l'état dans le cycle de vie du document. Les participants du workflow doivent valider ou rejeter le document les uns après les autres selon l'ordre défini par l'initiateur du workflow Démarrer un workflow en série Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow en série. Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres. Pour démarrer un workflow en série : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Remplissez le formulaire des propriétés du workflow. 35

40 Gérer les documents Champ Description Type de workflow Sélectionnez Workflow en série. Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants du workflow puissent modifier le document pendant le workflow ou non. Cliquez sur le bouton Démarrer. Vous êtes automatiquement ajouté sur la liste des participants du workflow comme premier intervenant. 4. Ajoutez des utilisateurs sur le workflow. 5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de pouvoir valider le document et permettre aux autres intervenants de consulter le document. Le lien Accepter s'affiche pour que vous puissiez passer le document à l'intervenant suivant Gérer les participants à un workflow en série Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow en série, il ne compte qu'un seul participant : l'initiateur. Celui-ci doit alors ajouter des utilisateurs sur le workflow Ajouter un intervenant Seuls l'initiateur du workflow et l'intervenant courant peuvent ajouter des participants au workflow. Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow lorsqu'ils sont 36

41 Gérer les documents l'intervenant courant. Ils peuvent choisir d'insérer le nouvel intervenant juste après eux sur le workflow, ou de se faire remplacer par ce nouvel intervenant. L'ordre des intervenants peut être modifié à tout moment. Pour ajouter un utilisateur sur le workflow : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Le workflow est affiché avec un formulaire permettant d'ajouter des intervenants. Dans le formulaire Choisissez des intervenants, tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe et cliquez sur le bouton Recherche. Les noms d'utilisateurs ou de groupes correspondant à votre recherche s'affichent. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à ajouter sur le workflow. Les utilisateurs sélectionnés sont affichés dans la colonne Utilisateurs et groupes sélectionnés. 4. Remplissez les autres champs du formulaire. Champ Description Directive Sélectionnez une directive dans la liste. Echéance Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'utilisateur doit avoir validé ou rejeté le document. Commentaire Tapez un commentaire décrivant à l'intervenant ce que vous attendez de son intervention. 37

42 Gérer les documents 5. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouvel intervenant est affiché sur la feuille de route du workflow Supprimer un intervenant Seuls l'intervenant courant et l'initiateur du workflow peuvent supprimer des utilisateurs de la feuille de route du workflow. Pour supprimer des utilisateurs de la feuille de route d'un workflow en série, cliquez sur le lien Supprimer correspondant à l'intervenant à surpprimer. L'utilisateur ne peut plus intervenir sur le workflow et peut uniquement consulter le document Modifier l'ordre des intervenants du workflow Les nouveaux intervenants sont ajoutés sous ou à la place de l'intervenant courant. Vous pouvez toutefois modifier la position de tout intervenant sur la feuille de route. Cliquez sur les flèches et pour faire remonter ou descendre les intervenants sur la feuille de route du workflow Accepter un document Les documents soumis à un workflow auquel vous participez s'affichent dans votre tableau de bord. Ils n'apparaissent dans le tableau Mes tâches que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow. Pour accepter un document : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route. Le lien Accepter ne s'affiche que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow. L'icône indique que vous avez accepté le document. Vous ne pouvez plus ajouter ou supprimer d'intervenants sur le workflow, sauf si vous êtes l'initiateur du workflow. L'icône indique que l'intervenant suivant devient l'intervenant courant Refuser un document Pour refuser un document : 38

43 Gérer les documents 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Le commentaire est obligatoire pour refuser un document. Cliquez sur le lien Refuser dans le tableau de la feuille de route. L'icône s'affiche en face de votre nom sur la feuille de route pour indiquer que vous avez refusé le document. L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant. Il doit modifier le document et le valider à nouveau pour que vous puissiez ensuite le passer en revue à nouveau et l'accepter Terminer un workflow en série Le workflow en série se termine automatiquement lorsque le dernier intervenant du workflow valide le document Gérer un workflow en parallèle Un workflow en parallèle est une chaîne de traitement non-hiérarchisée qui ne modifie pas l'état dans le cycle de vie du document. Les participants du workflow peuvent valider ou rejeter le document dès qu'ils sont déclarés sur la feuille de route du workflow, sans attendre que les autres intervenants aient validé le document Démarrer un workflow en parallèle Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow en parallèle. Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres. Pour démarrer un workflow en parallèle : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. 39

44 Gérer les documents Remplissez le formulaire des propriétés du workflow. Champ Description Type de workflow Sélectionnez Workflow en parallèle. Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants du workflow puissent modifier le document pendant le workflow ou non. Cliquez sur le bouton Démarrer. Vous n'êtes pas déclaré comme intervenant du workflow. Si vous souhaitez participer au workflow, vous devez vous ajouter sur la feuille de route du workflow. 4. Ajoutez des utilisateurs sur le workflow. 5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de permettre aux autres intervenants de valider ou rejeter le document Gérer les intervenants d'un workflow en parallèle Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow en parallèle, il ne compte aucun participant Ajouter un intervenant L'initiateur et tous les intervenants du workflow peuvent ajouter des utilisateurs sur la feuille de route du workflow. Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow dès que le workflow est démarré et tant qu'ils n'ont pas validé le document. Dès lors qu'ils valident le document, ils ne peuvent plus 40

45 Gérer les documents gérer les participants. Pour ajouter un intervenant sur la feuille de route du workflow : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Le workflow est affiché avec un formulaire permettant d'ajouter des intervenants. Dans le formulaire Choisissez des intervenants, tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe et cliquez sur le bouton Recherche. Les noms d'utilisateurs ou de groupes correspondant à votre recherche s'affichent. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à ajouter sur le workflow. Les utilisateurs sélectionnés sont affichés dans la colonne Utilisateurs et groupes sélectionnés. 4. Remplissez les autres champs du formulaire. Champ Description Directive Sélectionnez une directive dans la liste. Echéance Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'utilisateur doit avoir validé ou rejeté le document. Commentaire Tapez un commentaire décrivant à l'intervenant ce que vous attendez de son intervention. 41

46 Gérer les documents 5. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouvel intervenant est affiché sur la feuille de route du workflow Supprimer un intervenant L'initiateur et tous les intervenants du workflow peuvent supprimer des utilisateurs sur la feuille de route du workflow. Les intervenants du workflow peuvent supprimer des intervenants du workflow tant qu'ils n'ont pas validé le document. Dès lors qu'ils valident le document, ils ne peuvent plus gérer les intervenants du workflow. L'initiateur du workflow peut gérer la liste des intervenants sans être lui-même sur la feuille de route. Pour supprimer un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route, tapez un commentaire. Cliquez sur le lien Supprimer correspondant à l'utilisateur que vous souhaitez supprimer de la feuille de route. L'intervenant est supprimé. Il ne peut plus participer au workflow et peut uniquement consulter le document Accepter un document Les intervenant d'un workflow en parallèle peuvent accepter le document à tout moment, sans ordre défini. Pour valider un document soumis à un workflow en parallèle : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route. L'icône indique que vous avez accepté le document. Vous ne pouvez plus ajouter ou supprimer d'intervenants sur le workflow, sauf si vous êtes l'initiateur du workflow Refuser un document Les intervenant d'un workflow en parallèle peuvent refuser le document à tout moment, sans ordre défini. Pour refuser un document : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Le commentaire est obligatoire pour refuser un document. 42

47 Gérer les documents Cliquez sur le lien Refuser dans le tableau de la feuille de route. L'icône s'affiche en face de votre nom sur la feuille de route pour indiquer que vous avez refusé le document. Vous devez ensuite modifier ou faire modifier le document jusqu'à être satisfait du document et le valider Terminer un workflow en parallèle Le workflow en parallèle se termine automatiquement lorsque tous les intervenants du workflow ont validé le document Gérer un workflow d'approbation Un workflow d'approbation est une chaîne de traitement hiérarchisée qui permet de modifier l'état dans le cycle de vie du document. Les participants du workflow doivent valider ou rejeter le document les uns après les autres selon l'ordre défini par l'initiateur du workflow. Lorsque le document est modifié pendant le workflow d'approbation, il retourne automatiquement à l'initiateur du workflow pour que celui-ci valide ces modifications Démarrer un workflow d'approbation Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent démarrer un workflow d'approbation. Lorsque vous démarrez un workflow, vous devez définir plusieurs paramètres, comme l'état dans le cycle de vie de destination. Pour démarrer un workflow d'approbation : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Remplissez le formulaire des propriétés du workflow. Champ Description Type de workflow Sélectionnez Workflow en série. Etat de sortie souhaité Cochez l'état dans le cycle de vie que doit prendre le document à l'issue du workflow. Modification Sélectionnez si vous souhaitez que les participants du workflow puissent modifier le document pendant le 43

48 Gérer les documents Champ Description workflow ou non. Cliquez sur le bouton Démarrer. Vous êtes automatiquement ajouté sur la liste des participants du workflow comme premier intervenant. 4. Ajoutez des utilisateurs sur le workflow. 5. Cliquez sur le bouton Démarrer le workflow afin de pouvoir valider le document et permettre aux autres intervenants de consulter le document. Le lien Accepter s'affiche pour que vous puissiez passer le document à l'intervenant suivant Gérer les intervenants du workflow d'approbation Lorsqu'un utilisateur démarre un workflow d'approbation, il ne compte qu'un seul participant : l'initiateur. Celui-ci doit alors ajouter des utilisateurs sur le workflow. L'initiateur du workflow peut gérer les intervenants à tout moment Ajouter un intervenant Seuls l'initiateur du workflow et l'intervenant courant peuvent ajouter des participants au workflow. Les intervenants du workflow peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs sur le workflow lorsqu'ils sont l'intervenant courant. Ils peuvent choisir d'insérer le nouvel intervenant juste après eux sur le workflow, ou de se faire remplacer par ce nouvel intervenant. L'ordre des intervenants peut être modifié à tout moment. 44

49 Gérer les documents Pour ajouter un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Le workflow est affiché avec un formulaire permettant d'ajouter des intervenants. Dans le formulaire Choisissez des intervenants, tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe et cliquez sur le bouton Recherche. Les noms d'utilisateurs et de groupes correspondant à votre recherche s'affichent. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à ajouter sur le workflow. Les utilisateurs sélectionnés sont affichés dans la colonne Utilisateurs et groupes sélectionnés. 4. Remplissez les autres champs du formulaire. Champ Description Directive Sélectionnez une directive dans la liste. Echéance Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'utilisateur doit avoir validé ou rejeté le document. Commentaire Tapez un commentaire décrivant à l'intervenant ce que vous attendez de son intervention. 45

50 Gérer les documents 5. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouvel intervenant est affiché sur la feuille de route du workflow Supprimer un intervenant Seuls l'intervenant courant et l'initiateur du workflow peuvent supprimer des utilisateurs de la feuille de route du workflow. Pour supprimer des utilisateurs de la feuille de route d'un workflow en série, cliquez sur le lien Supprimer correspondant à l'intervenant à supprimer. L'utilisateur ne peut plus intervenir sur le workflow et peut uniquement consulter le document Modifier l'ordre des intervenants du workflow Les nouveaux intervenants sont ajoutés sous ou à la place de l'intervenant courant. Vous pouvez toutefois modifier la position de tout intervenant sur la feuille de route. Cliquez sur les flèches et pour faire remonter ou descendre les intervenants sur la feuille de route Accepter un document Les documents soumis à un workflow auquel vous participez s'affichent dans votre tableau de bord. Ils n'apparaissent dans le tableau Mes tâches que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow. Pour accepter un document : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Cliquez sur le lien Accepter dans le tableau de la feuille de route. Le lien Accepter ne s'affiche que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow. L'icône indique que vous avez accepté le document. Vous ne pouvez plus ajouter ou supprimer d'intervenants sur le workflow, sauf si vous êtes l'initiateur du workflow. L'icône indique que l'intervenant suivant devient l'intervenant courant Refuser un document Vous ne pouvez refuser un document que lorsque vous êtes l'intervenant courant du workflow. Pour refuser un document : 46

51 Gérer les documents 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. Dans la partie Feuille de route de la page, tapez un commentaire. Le commentaire est obligatoire pour refuser un document. Cliquez sur le lien Refuser dans le tableau de la feuille de route. L'icône s'affiche en face de votre nom sur la feuille de route pour indiquer que vous avez refusé le document. L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant. Il doit modifier le document et le valider à nouveau pour que vous puissiez ensuite le passer en revue à nouveau et l'accepter Terminer un workflow d'approbation. Le workflow en série se termine automatiquement lorsque le dernier intervenant du workflow valide le document. Le document change alors automatiquement d'état dans le cycle de vie et prend l'état déterminé par l'initiateur lors du démarrage du workflow Abandonner un workflow Seul l'initiateur du workflow peut abandonner un workflow. Abandonner un workflow revient à l'annuler. Lorsque vous abandonnez un workflow, l'état dans le cycle de vie du document ne change pas. Les modifications effectuées sur le document pendant le workflow sont conservées. La marche à suivre pour abandonner un workflow est la même pour les trois types de workflows. Pour abandonner un workflow : 1. Cliquez sur l'onglet Workflow du document. 47

52 Gérer les documents Dans la partie Abandonner le workflow? de la page, tapez un commentaire. Le commentaire est obligatoire pour abandonner un workflow. Cliquez sur le bouton Abandonner le workflow. Le workflow est annulé. L'état du document ne change pas et les modifications effectuées pendant le workflow sont conservées Gérer les listes de participants Lorsque vous êtes susceptible de soumettre plusieurs documents à un même groupe d'intervenants, vous pouvez enregistrer cette liste d'intervenants en tant que liste de participants afin de la réutiliser ultérieurement. Lorsque vous souhaitez soumettre un document à cette liste de participants, vous devez simplement charger cette liste dans le workflow et n'avez pas besoin de déclarer les intervenants les uns après les autres Enregistrer une liste de participants Seul l'initiateur du workflow peut enregistrer la feuille de route du workflow pour en faire une liste de participants. Lorsque vous enregistrez une liste de participants, celle-ci comprend toutes les informations de la feuille de route : échéances, directives et commentaires. Lorsque vous utilisez cette liste de participants, elle est chargée avec toutes ses propriétés. Pour enregistrer une liste de participants : 1. Ajoutez des intervenants sur le workflow. Dans la partie Gestion des participants au workflow, tapez le nom de la nouvelle liste de participants. Cliquez sur le bouton Sauver le workflow ci-dessus comme nouvelle liste de participants. La liste est disponible dans le menu déroulant Vos listes de participants pour ce type de workflow. 48

53 Gérer les documents Utiliser une liste de participants Les listes de participants ne sont disponibles que pour les utilisateurs qui les ont enregistrées. Seul l'initiateur du workflow peut enregistrer la feuille de route du workflow comme liste de participants. Les listes de participants sont disponibles pour un seul type de workflow, celui de la feuille de route d'origine. Ainsi, si vous enregistrez une liste de participants depuis un workflow en parallèle, cette liste ne sera disponible que pour les workflows en parallèle. Seules les listes correspondant au type de workflow en cours sont disponibles dans le menu déroulant Vos listes de participants pour ce type de workflow. Pour utiliser une liste de participants : 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez charger pour le workflow. Cliquez sur le bouton Charger pour ce workflow. La liste de participants est affichée sur la feuille de route. Elle comporte les directives, échéances et commentaires définis dans la feuille de route d'origine Supprimer une liste de participants Seul l'utilisateur ayant enregistré la liste de participant peut la supprimer. Lorsque vous supprimez une liste de participants, celle-ci est définitivement effacée. Pour supprimer une liste de participants : 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant Vos listes de participants pour ce type de workflow. Cliquez sur le bouton Effacer de vos listes. La liste est définitivement supprimée. 49

54 Chapter 5. Publier des documents Lorsqu'un document est terminé et prêt à être diffusé, vous devez le publier dans un espace de publication. Les espaces de publication sont destinés à la diffusion des documents auprès d'un public plus large que celui des espaces de travail. Publier un document signifie publier la version du document au moment de la demande de publication. Si vous modifiez le document dans l'espace de travail, il n'est pas modifié dans l'espace de publication. En effet, les documents publiés peuvent uniquement être consultés. Vous ne pouvez pas les modifier. Si vous souhaitez apporter des modifications à un document publié, vous devez modifier le document dans l'espace de travail, puis publier cette version modifiée du document. La publication d'un document doit être validée par les utilisateurs qui gèrent l'espace de publication. Lorsque vous soumettez un document à la publication, les responsables de l'espace de publication peuvent valider votre demande de publication, c'est-à-dire publier le document, ou la rejeter. Dans ce cas, le document n'est pas affiché dans l'espace de publication. Il reste toutefois accessible et modifiable dans l'espace de travail. Vous pouvez donc le modifier et le soummettre à nouveau à publication. Les seules actions disponibles sur un document dans les espaces de publication sont : la création de relations, l'abonnement à des notifications Soumettre un document à publication Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent soumettre un document à la publication. La demande de publication s'effectue depuis le document de travail, dans l'espace de travail. Vous pouvez soumettre un document dans plusieurs espaces de publication différents. La validation ou le rejet dans les différents espaces de publication sont indépendants. Le document peut ainsi être validé et publié dans un espace de publication tout en étant rejeté d'un autre. La liste des espaces de publications dans lesquels vous pouvez soumettre le document est déterminée par vos droits d'accès. Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans l'espace de publication pour pouvoir y soumettre un document. Pour soumettre un document à la publication : 1. Dans l'espace de travail, cliquez sur le document que vous souhaitez publier. Cliquez sur l'onglet Publication. Les espaces de publication dans lesquels vous pouvez soumettre le document s'affichent. Si le document est déjà publié dans un espace de publication, la case correspondant à cet espace est cochée. 50

55 Publier des documents Sélectionnez le(s) espace(s) de publication dans lesquels vous souhaitez soumettre le document en cochant la (les) case(s) corresponsante(s). 4. Cliquez sur le bouton Publier. Le numéro de version du document soumis s'affiche dans la colonne Version actuelle. Le document est visible dans l'espace de publication pour les utilisateurs ayant des droits de gestion. Il s'affiche également dans leur tableau de bord comme document en attente de publication. Le document doit être validé pour être visible par les utilisateurs ayant des droits de lecture dans l'espace de publication. Tip Si vous avez des droits de gestion dans l'espace de publication, le document est automatiquement publié, sans validation. 5. Publier un document Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture peuvent valider les documents en attente de publication. Lorsqu'un utilisateur soumet un document à la publication dans un espace de publication sur lequel vous avez des droits de gestion ou d'écriture, la demande de publication s'affiche dans votre tableau de bord. Vous devez alors valider ou rejeter cette demande. Pour publier un document : 1. Cliquez sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page. Les documents en attente de publication s'affichent dans le tableau Mes tâches. Cliquez sur le document en attente que vous souhaitez examiner. Le document s'ouvre dans l'espace de publication sur l'onglet Résumé. Une partie Publication comporte des boutons Publier et Rejeter. 51

56 Publier des documents Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture dans l'espace de publication et l'utilisateur ayant soumis le document peuvent consulter le document dans l'espace de publication. Cliquez sur le bouton Publier. Le document est maintenant disponible pour tous les utilisateurs qui ont accès à l'espace de publication. Le document publié est également affiché dans le tableau Derniers documents publiés du tableau de bord. 5. Rejeter un document Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture peuvent rejeter les documents en attente de publication. Lorsqu'un utilisateur soumet un document à la publication dans un espace de publication sur lequel vous avez des droits de gestion ou d'écriture, vous devez décider si le document peut être publié dans cet espace ou non. Si vous estimez que le document n'est pas prêt à être diffusé ou qu'il ne devrait pas être publié dans cet espace de publication, vous devez le rejeter. Pour rejeter un document: 1. Cliquez sur le lien Tableau de bord situé dans le coin supérieur droit de la page. Les documents en attente de publication s'affichent dans le tableau Mes tâches. 52

57 Publier des documents Cliquez sur le document en attente que vous souhaitez examiner. Le document s'ouvre dans l'espace de publication sur l'onglet Résumé. Une partie Publication comporte des bouton Publier et Rejeter. Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion ou d'écriture dans l'espace de publication et l'utilisateur ayant soumis le document peuvent consulter le document dans l'espace de publication. Cliquez sur le bouton Rejeter. Le document n'est pas publié et est supprimé de l'espace de publication. Vous êtes redirigé sur l'onglet Contenu de l'espace de publication Consulter les documents publiés Vous devez avoir au moins des droits de lecture dans l'espace de publication pour consulter les documents publiés. Pour consulter un document dans un espace de publication, cliquez sur son titre. Vous pouvez consulter le contenu des documents publiés, leurs fichiers attachés, leur méta-données et leurs relations. Les documents publiés et les documents de travail n'ont pas les mêmes relations. En effet, les documents ne sont pas publiés avec les relations créées dans les espaces de travail. Vous devez donc créer de nouvelles relations sur le document publié Dépublier un document publié Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent dépublier un document. Lorsqu'un document est obsolète, il ne doit plus être disponible dans les espaces de publication. Vous devez donc le dépublier, de telle sorte que les lecteurs de l'espace ne puissent plus y accéder. Dépublier un document le supprime de l'espace de publication. Le document de l'espace de travail n'est pas affecté par la dépublication. Pour dépublier un document : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de publication, cochez la case correspondant au document à dépublier. Cliquez sur le bouton Dépublier. Le document est dépublié et ne s'affiche plus dans l'espace de publication. Le document d'origine est toujours disponible dans l'espace de travail. 53

58 Publier des documents 54

59 Chapter 6. Outils collaboratifs En plus de ses fonctionnalités de création et de gestion de documents, Nuxeo EP intègre des outils collaboratifs qui facilitent le travail en équipe et la communication entre contributeurs Rechercher des utilisateurs Nuxeo EP crée automatiquement des annuaires dans lesquels tous les utilisateurs sont enregistrés. Tous les utilisateurs de l'application peuvent effectuer une recherche dans ces annuaires pour trouver des informations sur un utilisateur. Nuxeo EP comporte deux annuaires : l'annuaire des membres qui contient tous les utilisateurs de l'application, l'annuaire des groupes qui contient tous les groupes de l'application et leurs membres Trouver un utilisateur Pour trouver un utilisateur et consulter sa fiche d'annuaire : 1. Cliquez sur le lien Gestions des utilisateurs situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Tapez le prénom de l'utilisateur, son nom ou son identifiant dans la boîte de recherche de l'annuaire des membres. Cliquez sur le bouton Recherche. Les résultats s'affichent dans un tableau sous le formulaire de recherche. 4. Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur pour consulter sa fiche. 55

60 Outils collaboratifs 6.1. Trouver un groupe Pour faciliter la gestion des droits d'accès, l'administrateur de l'application peut créer des groupes d'utilisateurs. Vous pouvez ainsi donner des droits à un groupe au lieu de les donner individuellement à chaque membre du groupe. Vous pouvez consulter les fiches des groupes afin de savoir quels en sont les membres. Pour consulter la fiche d'un groupe : 1. Cliquez sur le lien Gestions des utilisateurs situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Cliquez sur l'onglet Groupes. Le formulaire de recherche de l'annuaire des groupes s'affiche. Tapez le nom du groupe que vous recherchez et cliquez sur le bouton Recherche. Tip Pour obtenir tous les groupes, saisissez "*" dans la recherche. Les résultats s'affichent dans un tableau sous le formulaire de recherche. 56

61 Outils collaboratifs 4. Cliquez sur le nom du groupe pour consulter sa fiche. La liste des membres du groupe et de ses sous-groupes s'affiche. 6. Commenter un document Vous pouvez ajouter des commentaires sur les documents. Les commentaires permettent aux utilisateurs de discuter du document et de son évolution. Les commentaires sont attachés au document dans l'espace de travail. Lorsque le document est publié, les commentaires ne sont publiés avec lui Consulter les commentaires d'un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter les commentaires d'un document. Pour consulter les commentaires d'un document, cliquez sur l'onglet Commentaires du document. Les commentaires s'affichent dans cet onglet. 6. Ajouter des commentaires sur un document Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour ajouter des commentaires sur les documents. Pour ajouter un commentaire sur un document : 1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document. Cliquez sur le lien Ajouter un commentaire. Un formulaire s'affiche pour taper le commentaire. Dans la zone de texte, tapez votre commentaire. 57

62 Outils collaboratifs 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le commentaire s'affiche dans l'onglet Commentaires. Les utilisateurs peuvent maintenant répondre à votre commentaire. 6. Répondre à un commentaire Vous devez avoir des droits de lecture pour répondre aux commentaires d'un document. Lorsque vous souhaitez réagir à un commentaire, vous pouvez y répondre. Pour répondre à un commentaire : 1. Cliquez sur le lien Répondre du commentaire. Un formulaire s'affiche sous le commentaire. Tapez votre réponse dans la zone de texte. Cliquez sur le bouton Ajouter. La réponse est insérée sous le commentaire auquel vous avez répondu. 58

63 Outils collaboratifs 6.4. Supprimer des commentaires sur un document Seul l'auteur du commentaire et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent supprimer les commentaires. Important La suppression d'un commentaire est irréversible. Pour supprimer un commentaire : 1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document. Cliquez sur le lien Supprimer affiché dans le coin supérieur droit du commentaire à supprimer. Le commentaire est immédiatement effacé. 6. Gérer un forum Un forum est un espace de discussion dans lequel les utilisateurs peuvent discuter. Un forum contient plusieurs fils de discussions, dans lesquels les utilisateurs ajoutent des commentaires. Comme pour les espaces de travail et de publication, l'accès à un forum est déterminé par des droits d'accès. Les droits d'accès à un forum sont les mêmes que pour un espace de travail. Dans le cas d'un fil de discussion modéré, certains utilisateurs disposent toutefois de droits de "modération" et sont ainsi responsables de valider le contenu de la discussion Créer un forum Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent créer un forum. Vous pouvez créer un forum uniquement dans un espace de travail. Pour créer un forum : 1. Dans un espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Forum. Remplissez le formulaire de création. 59

64 Outils collaboratifs Champ Description Titre Tapez le nom du forum. Description Tapez un texte décrivant l'objectif du forum. 4. Cliquez sur le bouton Créer. Le forum est créé. Vous pouvez maintenant y créer des fils de discussion. 6. Modifier un forum Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent modifier un forum. Lorsque vous modifiez un forum, vous modifiez son titre et sa description. Pour modifier un forum : 1. Sur un forum, cliquez sur l'onglet Modifier. Modifiez le titre ou la description du forum. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Les modifications sont enregistrées et l'onglet Forum s'affiche. 6. Gérer les fils de discussions Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion sur le forum peuvent gérer les fils de discussion du forum. Un fil de dicussion est un espace dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires, qui forment la discussion. L'accès à un fil de discussion est déterminé par les mêmes droits d'accès qu'un espace de travail Ajouter un fil de discussion Pour ajouter un fil de discussion dans un forum : 1. Dans l'onglet Forum du forum, cliquez sur le bouton Nouveau fil de discussion. Remplissez le formulaire de création du fil. Champ Description Titre de la discussion Tapez le titre du fil de discussion. 60

65 Outils collaboratifs Champ Description de la discussion Description Tapez un texte expliquant le sujet du fil de discussion. Modération Un fil de discussion peut être modéré, c'est-à-dire que son contenu doit être validé pour être visible par les lecteurs du forum. Si vous souhaitez que le contenu de la discussion soit disponible immédiatelement, sans validation, cochez Non. Si vous souhaitez que le contenu soit validé, cochez Oui. Puis, dans la partie Liste des modérateurs du formulaire, tapez un nom d'utilisateur dans le champ de recherche. Dans les résultats qui s'affiche, cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur dont vous souhaitez faire un modérateur. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Discussion du fil de discussion s'affiche. La liste des fils de discussion d'un forum s'affiche dans l'onglet Forum. 6. Modifier un fil de discussion Il n'est pas possible de modifier un fil de discussion. 6. Supprimer un fil de discussion 61

66 Outils collaboratifs Lorsque vous supprimez un fil de discussion, vous supprimez également son contenu. Important La suppression d'un fil de discussion est irréversible. Pour supprimer un fil de discussion : 1. Dans l'onglet Forum du forum, cochez la case correspondant au fil de discussion à supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer. Une fenêtre pop-up de confirmation s'affiche. Cliquez sur le bouton OK. Le fil de discussion et son contenu sont effacés Participer à un fil de discussion Pour participer à un fil de discussion, ajoutez-y des commentaires. Les autres utilisateurs pourront alors y répondre Ajouter un commentaire à un fil de discussion Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour ajouter des commentaires sur un fil de discussion. Vous pouvez joindre à votre commentaire un fichier que les autres utilisateurs pourront consulter. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer le fichier joint après l'ajout du commentaire. Pour ajouter un commentaire : 1. Cliquez sur l'onglet Discussion du fil de discussion. Cliquez sur le bouton Ajouter pour afficher le formulaire d'ajout d'un commentaire. Si le fil de discussion est vide, le formulaire s'affiche automatiquement dans l'onglet Discussion. Remplissez le formulaire de création d'un commentaire. 62

67 Outils collaboratifs Champ Description Titre Tapez le sujet de votre commentaire. Description Tapez le texte de votre commentaire. Joindre un fichier Cochez Charger et cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier à joindre au commentaire. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le commentaire s'affiche dans l'onglet Discussion. Si le fil de discussion n'est pas modéré, le commentaire a le statut "Publié" et tous les utilisateurs ayant des droits d'accès sur le forum peuvent le lire. Si le fil de discussion est modéré, le commentaire a le statut "En attente de publication" et n'est pas disponible sur le fil de discussion. Un modérateur du fil de discussion doit valider le commentaire pour que les autres utilisateurs puissent le lire. Tip Si vous êtes modérateur du fil de discussion, votre commentaire est automatiquement publié Répondre à un commentaire Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour répondre aux commentaires sur un fil de discussion. Lorsqu'un commentaire est ajouté, vous pouvez y répondre. Votre réponse est alors insérée après le commentaire auquel elle répond. Pour répondre à un commentaire : 63

68 Outils collaboratifs 1. Dans l'onglet Discussion, cliquez sur le lien Répondre affiché dans le coin supérieur droit du commentaire auquel vous souhaitez répondre. Le formulaire de réponse s'affiche. Remplissez le formulaire de réponse. Champ Description Titre Le champ Titre est automatiquement rempli sous la forme suivante : "Re : Titre du commentaire". Description Tapez le contenu de votre réponse. Joindre un fichier Cochez Charger et cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier à joindre à votre réponse. Cliquez sur le bouton Ajouter. La réponse est insérée après le commentaire auquel elle répond. Si le fil de discussion n'est pas modéré, la réponse a le statut "Publié" et tous les utilisateurs ayant des droits d'accès sur le forum peuvent la lire. Si le fil de discussion est modéré, la réponse a le statut "En attente de publication" et n'est pas disponible sur le fil de discussion. Un modérateur du fil de discussion doit valider la réponse pour que les autres utilisateurs puissent la lire. Tip Si vous êtes modérateur du fil de discussion, votre réponse est automatiquement publiée Supprimer un commentaire Seul l'auteur du commentaire et les modérateurs du fil de discussion peuvent supprimer un commentaire. Pour supprimer un commentaire : 1. Cliquez sur l'onglet Discussion du fil de discussion. Cliquez sur le lien Supprimer situé dans le coin supérieur droit du commentaire à supprimer. Le commentaire est immédiatement effacé. 64

69 Outils collaboratifs 6.5. Modérer un fil de discussion Lorsque vous créez un fil de discussion, vous devez décider si le fil est modéré ou non. La modération est un processus qui permet de ne rendre les commentaires visibles par les utilisateurs qu'après validation par les modérateurs. Lorsqu'un utilisateur crée un fil de discussion modéré, il désigne des utilisateurs responsables de gérer les commentaires du fil. Ce sont les modérateurs. Seuls les modérateurs peuvent valider ou rejeter les commentaires en attente. Les commentaires en attente sont affichés dans le tableau de bord des modérateurs. Les modérateurs peuvent également voir sur l'onglet Forum si des commentaires sont en attente. En effet, le nombre de commentaires en attente est indiqué pour chaque fil de discussion du forum Valider un commentaire Valider un commentaire signifie le publier sur le fil de discussion et le rendre accessible à tous les lecteurs du forum. Pour valider un commentaire : 1. Cliquez sur le fil de discussion ayant des commentaires en attente. Les commentaires en attente ont le statut "En attente de publication". 65

70 Outils collaboratifs Cliquez sur le lien Publier situé dans le coin supérieur droit du commentaire en attente. Le commentaire a le statut "Publié" et les lecteurs du forum peuvent maintenant le consulter Rejeter un commentaire Rejeter un commentaire signifie que vous refusez définitivement de rendre le commentaire accessible par les lecteurs du forum. Pour rejeter un document : 1. Ouvrez le fil de discusion ayant des commentaires en attente. Les commentaires en attente ont le statut "En attente de publication". CLiquez sur le lien Rejeter situé dans le coin supérieur droit du commentaire. Le commentaire a maintenant le statut "Rejeté" et n'est définitivement pas disponible Se tenir informé Nuxeo EP intègre plusieurs moyens d'être informé de l'évolution du contenu dans l'application : les notifications, les flux RSS et Atom. Vous pouvez également envoyer des s ponctuels à des utilisateurs pour les informer d'une action sur un document s Vous pouvez envoyer des s ponctuels à des utilisateur directement depuis les documents. L'envoi d' n'est disponible que depuis les documents. Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour envoyer des s. Pour envoyer un à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs : 66

71 Outils collaboratifs 1. Sur le document, cliquez sur l'icône situées à droite du chemin de navigation. Le formulaire de rédaction d' s'affiche. Tapez le nom de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs auquel vous souhaitez envoyer l' dans le champ de recherche du formulaire. Tip La recherche s'effectue automatiquement au fur et à mesure de la frappe. Ciquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant aux utilisateurs ou aux groupes à informer. Ils s'affichent dans votre sélection. 4. Tapez le sujet et le contenu de votre . 67

72 Outils collaboratifs 5. Cliquez sur le bouton Envoyer. L' est envoyé aux utilisateurs ou groupes sélectionnés. L'onglet Résumé du document s'affiche Notifications Les notifications sont des s qui sont automatiquement envoyés aux utilisateurs lorsqu'un événement se produit dans un espace ou sur un document. Les notifications sont disponibles à tous les niveaux de Nuxeo EP (domaine, espace, documents). Les utilisateurs peuvent s'abonner eux-mêmes aux notifications, mais les responsables des espaces peuvent également décider d'abonner les utilisateurs. Il y a trois notifications disponibles : modification : l'utilisateur est averti par à chaque fois que l'espace ou son contenu est modifié. Cette notification n'est disponible que dans les espaces de travail ou leur contenu ; changemet d'état de la revue : l'utilisateur reçoit un dès lors qu'un événement se produit au cours d'un workflow (démarrage, abandon, validation, refus). Cette notification n'est disponible que dans les espaces de travail ou leur contenu ; publication de contenu : l'utilisateur reçoit un lorsqu'un document est publié dans l'espace de publication. Cette notification n'est disponible que dans les espaces de publication S'abonner à une notification Vous devez avoir au moins des droit de lecture pour vous abonner à une notification. Pour vous abonner à une notification : 1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Mes notifications. 68

73 Outils collaboratifs Cliquez sur le bouton S'abonner correspondant à la notification qui vous intéresse. Une coche verte s'affiche devant la notification à laquelle vous venez de vous abonner et un bouton Se désabonner s'affiche à la place du bouton S'abonner. Tip Si vous êtes déjà abonné à la notification, par exemple par le responsable de l'espace, la notification est déjà cochée. Si vous êtes abonné à une notification de par votre appartenance à un groupe, celle-ci est indiquée dans la partie des notifications héritées Se désabonner d'une notification Vous devez avoir au moins des droit de lecture pour vous désabonner d'une notification. Vous ne pouvez pas vous désabonner des notifications définies pour les groupes. Pour vous désabonner d'une notification : 1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Mes notifications. Cliquez sur le bouton Se désabonner correspondant à la notification pour laquelle vous ne souhaitez plus recevoir d' . Un bouton S'abonner s'affiche à la place du bouton Se désabonner. 69

74 Outils collaboratifs 6.4. Gérer les notifications Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les notifications. Les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent voir les notifications auxquelles les autres utilisateurs sont abonnés. Ils peuvent également abonner ou désabonner les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs aux notifications. Pour gérer les notifications : 1. Dans l'espace, cliquez sur l'onglet Gérer les notifications. La liste d'utilisateurs abonnés aux notifications de l'espace s'affiche au-dessus du formulaire d'abonnement. Tapez le nom d'un utilisateur ou d'un groupe dans le champ de recherche du formulaire et cliquez sur le bouton Recherche. Les résultats de la recherche s'affichent dans le premier cadre bleu. 70

75 Outils collaboratifs Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur ou au groupe dont vous souhaitez gérer les notifications. Il s'affiche dans votre sélection. 4. Sélectionnez l'action que vous souhaitez effectuer (Abonner ou Désabonner) et la notification concernée. 5. Cliquez sur le boutin Enregister. Les modifications a'affichent dans la liste des abonnements Flux RSS et Atom Tous les utilisateurs peuvent s'abonner aux flux RSS et Atom. 71

76 Outils collaboratifs Les flux RSS et Atom sont des formats de syndication web qui permettent aux utilisateurs de consulter la liste des derniers documents modifiés d'un espace sans se rendre sur le site, grâce à des lecteur RSS et Atom. Les flux RSS et Atom sont disponibles dans : les domaines, les espaces de travail, les espace de publication, les dossiers, les forums. Tip FireFox 0.3 intègre un lecteur RSS et Atom. Vous pouvez donc utiliser les flux RSS et Atom pour vous créer une liste de marque-pages dynamiques. Pour vous abonner aux flux RSS ou Atom : 1. Dans votre navigateur, cliquez sur l'icône. Une page contenant du code XML code s'affiche. Copiez l'adresse de la page. Dans votre lecteur RSS et Atom, créer un nouveau flux RSS. 4. Collez l'adresse du flux RSS et Atom Nuxeo EP dans le champ correspondant et validez la création du flux. Une fenêtre s'affiche afin que vous tapiez vos identifiant et mot de passe. En effet, l'accès à Nuxeo EP est limité aux utilisateurs authentifiés. 5. Tapez votre identifiant et votre mot de passe et validez la création du flux. Le contenu de l'espace s'affiche maintenant dans votre lecteur RSS et est automatiquement mis à jour. 72

77 Chapter 7. Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Les administrateurs et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent créer la structure de l'application. Ils peuvent également superviser l'accès au contenu de Nuxeo EP et en modifier l'apparence Gérer les domaines Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les domaines, mais tous les utilisateurs ayant au moins des droits de lecture peuvent y accéder Accéder à un domaine Vous devez avoir au moins des droits de lecture pour accéder à un domaine. Par défaut, les membres de l'application ont des droits de lecture dans l'ensemble de l'application. Pour accéder à un domaine : 1. Cliquez sur l'icône du serveur default., située au début du chemin de navigation, jusqu'à arriver sur la page Domaines Tip Cliquer sur l'icône ne fait remonter que d'un niveau à la fois sur le chemin de navigation. Elle ne permet pas d'accéder directement à la page Domaines du serveur default. Cliquez sur le nom d'un domaine pour entrer dedans. La racine du domaine s'affiche Créer un domaine 73

78 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Seul l'administrateur du site peut créer un nouveau domaine. Pour créer un domaine : 1. Ciquez sur l'icône jusqu'à acccéder à la page Domaines du serveur default. Cliquez sur le bouton Créer un domaine. Remplissez le formulaire de création du domaine. Champ Description Titre Tapez le nom du domaine. Description Tapez le texte expliquant l'objectif du domaine. 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Contenu du nouveau domaine s'affiche. Par défaut, tous les utilisateurs ont des droits de lecture sur le nouveau domaine Modifier un domaine Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur le domaine peuvent le modifier. Lorsque vous modifiez un domaine, vous ne pouvez modifier que son titre et sa description. Pour modifier un domaine : 1. Cliquez sur l'onglet Modifier du domaine. Modifiez le contenu du formulaire de modification. Champ Description Titre Modifiez le nom du domaine. Description Modifiez le texte présentant le contenu ou l'objectif du domaine. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Contenu du domaine s'affiche avec les modifications que vous venez d'effectuer Modifier les méta-données d'un domaine Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur le domaine peuvent en modifier les méta-données. 74

79 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Les méta-données sont des informations sur le domaine et certaines de ses propriétés. Ces informations permettent de mieux référencer le domaine, et donc de le trouver plus facilement par la recherche. Certaines méta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignées par les utilisateurs. Lorsque vous créez un domaine, ses méta-données sont vides. Pour modifier les méta-données d'un domaine : 1. Cliquez sur l'onglet Méta-données du domaine. Dans le formulaire de modification des méta-données, tapez vos modifications. Champ Description Mots-clés Sujet du domaine. Tip Gardez la touche CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs mots-clés. Droits Informations sur la reproduction du contenu du domaine. Les informations sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le copyright et divers droits de propriété. Source La ressource dont le contenu du domaine est dérivé (en tout ou partie). Couverture Informations sur la portée du domaine. Il peut s'agir d'un emplacement géographique, une période ou une juridiction. Créé le Date renseignée automatiquement par le système lors de la création du domaine. Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lors de la modification du domaine. Format Format du contenu du domaine. Langue Langue utilisée dans le domaine. Expire le Date à laquelle le contenu du domaine n'est plus valide. Cliquez sur le bouton pour afficher un calendrier et sélectionner une date. Cette date n'est pas indexée par le système et n'entraîne aucun traitement automatique du contenu du domaine. Propriétaire Utilisateur qui a créé le domaine. Ce champ est automatiquement renseigné par le système. Contributeurs Utilisateurs qui modifient le domaine. Ce champ est automatiquement mis à jour par le système au fur et à mesure des interventions sur le domaine. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Contenu du domaine s'affiche. 75

80 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Supprimer un domaine Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'ensemble de Nuxeo EP peuvent supprimer un domaine. Lorsque vous supprimez un domaine, vous supprimez également son contenu. La suppression est définitive. Pour supprimer un domaine : 1. Sur la page Domaines du serveur default, cochez la case correspondant au domaine à supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer. Dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK. La page Domaines du serveur default s'affiche. 7. Gérer les espaces de travail et de publication La gestion des espace de travail, des modèles et des espaces de publication se déroule de la même façon. Cette section prend en exemple la gestion des espaces de travail, mais le fonctionnement est le même pour les espaces de publication et les modèles. Lorsqu'un type d'espace a un comportement particulier, celui-ci est décrit en plus du fonctionnement générique Accéder à un espace de travail Vous devez avoir au moins des droits de lecture sur un espace de travail pour y accéder. Vous ne pouvez voir que les espaces auxquels vous pouvez accéder. Pour accéder à un espace de travail : 1. Cliquez sur le l'espace-racine Workspaces (Templates pour les modèle ou Sections pour les espaces de publication). La liste des espaces de travail disponibles s'affichent dans l'onglet Contenu de Workspaces. Cliquez sur le nom de l'espace de travail auquel vous souhaitez accéder. 7. Créer un espace de travail Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent créer des espaces de travail. Les espaces de travail sont créés dans Workspaces, les espaces de publication dans Sections et les modèles dans Templates. Vous pouvez également créer des sous-espaces de travail ou de publication respectivement dans des espaces de travail ou de publication. La marche à suivre pour créer un epace de travail ou de publication à la racine des espaces de travail ou de publication est la même. De même, la création d'un sous-espace se déroule de manière identique pour tous les types d'espaces. La création d'un modèle d'espace de travail est en revanche différente. Pour créer un espace de travail à la racine des espaces de travail : 1. Dans Workspaces, cliquez sur le bouton Créer un espace de travail. Remplissez le formulaire de création de l'espace de travail. 76

81 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Champ Description Titre Tapez le nom de l'espace de travail. Description Tapez un texte expliquant l'objectif de l'espace de travail. Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier à utiliser comme logo de l'espace de travail à la place du logo de l'application. La taille du logo doit être 194*99 pixels. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Contenu de l'espace de travail créé s'affiche. Pour créer un sous-espace de travail : 1. Dans un espace de travail, cliquez sur le bouton Nouveau document. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Espace de travail. Remplissez le formulaire de création de l'espace de travail. Champ Description Titre Tapez le nom de l'espace de travail. Description Tapez un texte expliquant l'objectif de l'espace de travail. Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier à utiliser comme logo de l'espace de travail à la place du logo de l'application. La taille du logo doit être 194*99 pixels. 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Contenu de l'espace de travail créé s'affiche. 77

82 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Pour créer un modèle : 1. Dans l'espace Templates, cliquez sur le bouton Nouveau document. Sur la page Types de documents disponibles, cliquez sur Espace de travail. Remplissez le formulaire de création du modèle d'espace de travail. Champ Description Titre Tapez le nom du modèle. Description Tapez un texte expliquant l'objectif du modèle. Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier à utiliser comme logo du modèle à la place du logo de l'application. La taille du logo doit être 194*99 pixels. 4. Cliquez sur le bouton Créer. L'onglet Contenu du modèle créé s'affiche. 7. Modifier un espace de travail Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent modifier un espace de travail. Modifier un espace de travail signifie modifier ses propriétés. Pour modifier un espace de travail : 1. Cliquez sur l'onglet Modifier de l'espace de travail. Tapez vos modifications dans le formulaire de modification. Champ Description Titre Modifiez le nom de l'espace de travail. Description Modifiez le texte présentant l'objectif de l'espace de travail. Contenu Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le nouveau fichier à utiliser comme logo. La taille du logo est 194*99 pixels. 78

83 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Contenu de l'espace de travail s'affiche Modifier les méta-données d'un espace de travail Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion sur l'espace de travail peuvent en modifier les méta-données. Les méta-données sont des informations sur l'espace de travail et certaines de ses propriétés. Ces informations permettent de mieux référencer l'espace de travail, et donc de le trouver plus facilement par la recherche. Certaines méta-données sont automatiquement remplies par le système, mais la plupart doivent être renseignées par les utilisateurs. Lorsque vous créez un espace de travail, ses méta-données sont vides. Pour modifier les méta-données d'un espace de travail : 1. Cliquez sur l'onglet Méta-données de l'espace de travail. Dans le formulaire de modification des méta-données, tapez vos modifications. Champ Description Mots-clés Sujet de l'espace de travail. Tip Gardez la touche CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs mots-clés. Droits Informations sur la reproduction du contenu de l'espace de travail. Les informations sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le copyright et divers droits de propriété. Source La ressource dont le contenu de l'espace de travail est dérivé (en tout ou partie). Couverture Informations sur la portée de l'espace de travail. Il peut s'agir d'un emplacement géographique, une période ou une juridiction. Créé le Date renseignée automatiquement par le système lors de la création de l'espace de travail. 79

84 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Champ Description Dernière modification Date renseignée automatiquement par le système lors de la modification de l'espace de travail. Format Format du contenu de l'espace de travail. Langue Langue utilisée dans l'espace de travail. Expire le Date à laquelle le contenu de l'espace de travail n'est plus valide. Cliquez sur le bouton pour afficher un calendrier et sélectionner une date. Cette date n'est pas indexée par le système et n'entraîne aucun traitement automatique du contenu de l'espace de travail. Propriétaire Utilisateur qui a créé l'espace de travail. Ce champ est automatiquement renseigné par le système. Contributeurs Utilisateurs qui modifient l'espace de travail. Ce champ est automatiquement mis à jour par le système au fur et à mesure des interventions sur le domaine. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Contenu de l'espace de travail s'affiche Supprimer un espace de travail Seul l'administrateur et les utilisateurs ayant des droits d'écriture dans l'espace parent peuvent supprimer un espace de travail. Lorsque vous supprimez un espace de travail, vous supprimez également son contenu. La suppression est définitive. Pour supprimer un espace de travail : 1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail parent, cochez la case correspondant à l'espace à supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer. Dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK. 80

85 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP L'onglet Contenu de l'espace de travail parent s'affiche. 7. Gérer les utilisateurs et les groupes Seuls les administrateurs fonctionnels de Nuxeo EP peuvent gérer les utilisateurs et les groupes. Ils peuvent créer de nouveaux utilisateurs et groupes, modifier leurs propriétés et les supprimer. Nuxeo EP peut également être connecté à un annuaire LDAP. Le fonctionnement de cette configuration est expliqué dans le Reference Guide (rédigé en anglais). Les utilisateurs peuvent consulter les annuaires des utilisateurs et des groupes Gérer les utilisateurs Vous pouvez créer et modifier les comptes des utilisateurs directement dans Nuxeo EP Créer des utilisateurs Seuls les administrateurs peuvent créer de nouveaux utilisateurs. Par défaut, Nuxeo EP n'a qu'un seul utilisateur, appelé Administrator. Cet utilistateur est l'administrateur du site. C'est cet utilisateur qu'il faut utiliser pour créer les premiers utilisateurs de l'application, à qui vous pourrez donner des droits d'administration et de gestion. Pour créer un utilisateur : 1. Cliquez sur le lien Gestion des utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'interface de gestion des utilisateurs s'affiche sur le formulaire de recherche de l'annuaire des membres. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur. Remplissez le formulaire de création d'un utilisateur. Tip Les champs obligatoires sont signalés par un astérique rouge. Champ Identifiant Description Tapez le nom qui va identifier l'utilisateur sur l'application. 81

86 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Champ Description Prénom Tapez le prénom de l'utilisateur. Nom Tapez le nom de l'utilisateur. Société Tapez le nom de la société pour laquelle travaille l'utilisateur. Tapez l'adresse de l'utilisateur. C'est cette adresse qui sera utilisée pour l'envoi de notifications. Mot de passe Tapez le mot de passe de l'utilisateur. Mot de passe (vérification) Tapez à nouveau le mot de passe de l'utilisateur pour le confirmer. Groupes de cet utilisateur Sélectionnez un ou plusieurs groupe(s). Le nouvel utilisateur doit au moins faire partie du groupe "members" ou d'un de ses sous-groupes pour pouvoir accéder au contenu de l'application. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer. La fiche de l'utilisateur s'affiche sur l'onglet Voir. Vous pouvez modifier les informations de l'utilisateur et son mot de passe. L'utilisateur peut immédiatement se connecter à l'application Nuxeo EP en utilisant son identifiant et son mot de passe Faire une recherche dans l'annuaire des membres Tous les utilisateurs peuvent consulter l'annuaire des membres et y effectuer des recherches. Pour consulter la fiche d'un utilisateur : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'interface de gestion des utilisateurs s'affiche sur le formulaire de recherche de l'annuaire des membres. Tapez un critère de recherche dans le champ de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche sur les critères suivants : identifiant, prénom, 82

87 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP nom. Cliquez sur le bouton Recherche. Les résultats s'affichent dans un tableau sous le formulaire de recherche. 4. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez consulter la fiche. La fiche de l'utilisateur s'affiche. Vous pouvez lire ses informations Modifier la fiche d'un utilisateur Seul l'administrateur peut modifier les informations des autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut toutefois modifier ses propres informations. Pour modifier la fiche d'un utilisateur : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'interface de gestion des utilisateurs s'affiche sur le formulaire de recherche de l'annuaire des membres. 83

88 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Recherchez un utilisateur et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche. L'onglet Voir de la fiche de l'utilisateur s'affiche. Cliquez sur l'onglet Modifier. 4. Modifiez les informations dans le formulaire de modification. 5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Voir s'affiche avec vos modifications Modifier le mot de passe d'un utilisateur Seul l'administrateur peut modifier le mot de passe des autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut toutefois modifier son propre mot de passe. Pour modifier le mot de passe d'un utilisateur : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'interface de gestion des utilisateurs s'affiche sur le formulaire de recherche de l'annuaire des membres. Recherchez un utilisateur et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche. L'onglet Voir de la fiche de l'utilisateur s'affiche. Cliquez sur l'onglet Changer le mot de passe. 4. Tapez le nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Voir s'affiche. L'utilisateur doit utiliser son nouveau mot de passe dès sa prochaine connexion à Nuxeo EP Supprimer des utilisateurs Seuls les administrateurs peuvent supprimer des utilisateurs. La suppression d'un utilisateur est irréversible. Pour supprimer un utilisateur : 1. Recherchez l'utilisateur à supprimer et cliquez sur son nom pour afficher sa fiche. 84

89 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Cliquez sur le bouton Supprimer. Une fenêtre pop-up de confirmation s'affiche. Cliquez sur le bouton OK. L'utilisateur est supprimé. Il ne peut plus se connecter à l'application Nuxeo EP. 7. Gérer les groupes Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs et modifier leurs propriétés directement dans l'application Nuxeo EP. Les groupes d'utilisateurs permettent de gérer les droits d'accès plus simplement et rapidement. Il existe deux groupes par défaut dans Nuxeo EP : le groupe administrators : les membres de ce groupe sont les administrateurs de l'application. Ils peuvent gérer les utilisateurs, les vocabulaires et les documents. le groupe members : les membres de ce groupe ont automatiquement des droits de lecture sur l'ensemble de l'application. Les groupes sont composés d'utilisateurs et/ou de sous-groupes. Les membres d'un sous-groupe deviennent automatiquement membres du groupe. Ils ont ainsi tous les droits d'accès déterminés pour le groupe Créer un groupe Seul l'administrateur peut créer des groupes d'utilisateurs. Pour créer un groupe d'utilisateur : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Cliquez sur l'onglet Groupes. Un formulaire de recherche s'affiche. Cliquez sur le bouton Ajouter un groupe. 4. Remplissez le formulaire de création du groupe. Champ Description Nom du groupe Tapez le nom du groupe. Membres du groupe Recherchez les utilisateurs à ajouter au groupe. Sous-groupes Sélectionnez un ou plusieurs groupes. 5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Voir du groupe s'affiche. 7. Consulter la fiche d'un groupe 85

90 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Tous les utilisateurs peuvent consulter l'annuaire des groupes. Pour consulter la fiche d'un groupe : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Cliquez sur l'onglet Groupes. Un formulaire de recherche s'affiche. Tapez le nom du groupe dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton Recherche. Tip Pour voir tous les groupes existants, tapez "*". Les résultats de la recherche s'affichent. 4. Cliquez sur le nom du groupe pour consulter sa fiche. L'onglet Voir du groupe s'affiche. 7. Modifier un groupe Seul l'administrateur peut modifier les groupes. Modifier un groupe consiste à ajouter ou enlever des membres du groupe. Le nom du groupe ne peut pas être modifié. 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Cliquez sur l'onglet Groupes. Un formulaire de recherche s'affiche. 86

91 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Cherchez un groupe et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche. La liste des membres et des sous-groupes du groupe s'affichent dans l'onglet Voir. 4. Cliquez sur l'onglet Modifier. Le formulaire de modification s'affiche. 5. Modifier la liste des membres du groupe et cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Voir du groupe s'affiche. Les nouveaux membres du groupe obtiennent automatiquement les droits d'accès du groupe. Les utilisateurs qui ne sont plus membres du groupe n'ont plus les droits d'accès du groupe. Ils conservent toutefois leurs droits d'accès individuels Supprimer un groupe Seul l'administrateur peut supprimer des groupes. Pour supprimer un groupe : 1. Cliquez sur le lien Gérer les utilisateurs, situé dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des membres s'affiche sur le formulaire de recherche. Cliquez sur l'onglet Groupes. Un formulaire de recherche s'affiche. Cherchez un groupe et cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche. La liste des membres et des sous-groupes du groupe s'affichent dans l'onglet Voir. 4. Cliquez sur l'onglet Supprimer. Une fenêtre pop-up de confirmation s'affiche. 5. Cliquez sur le bouton OK. Le formulaire de recherche de l'annuaire des groupes s'affiche Gérer les droits d'accès Seuls les utilisateurs ayant des droits de gestion peuvent gérer les droits d'accès d'un espace. Gérer les droits d'accès signifie accorder ou refuser l'accès aux espaces de travail, de publication ou aux modèles. Les droits d'accès sont définis au niveau des espaces. Il n'est pas possible d'accorder des droits d'accès sur un document directement. L'interface de gestion des droits d'accès est composée de trois parties : la partie Droits hérités affiche les droits qui ont été accordés ou refusés dans l'espace-parent ; 87

92 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP la partie Droits locaux affiche les droits qui ont été définis dans l'espace courant ; le formulaire d'accord ou de refus de droits d'accès dans l'espace courant Accorder des droits d'accès Pour accorder des droits d'accès : 1. Cliquez sur l'onglet Droits d'accès. Dans le formulaire, tapez l'identifiant de l'utilisateur à qui accorder des droits d'accès et cliquez sur le bouton Recherche. Tip Pour accorder des droits d'accès à un groupe, tapez le nom du groupe. Les utilisateurs correspondant à la recherche s'affichent. 88

93 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à qui vous souhaitez accorder des droits d'accès. 4. Sélectionnez la permission. 5. Cliquez sur le bouton Ajouter. L'utilisateur et ses droits d'accès s'affichent dans la partie Droits locaux de la page Refuser des droits d'accès Si vous souhaitez qu'un utilisateur ne dispose pas dans l'espace courant des droits d'accès dont il a hérité, vous pouvez lui refuser ces droits. Si vous souhaitez refuser l'accès à l'espace à plusieurs utilisateurs, vous pouvez bloquer l'héritage des droits et accorder de nouveaux droits d'accès sur l'espace. 89

94 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Pour refuser des droits d'accès : 1. Cliquez sur l'onglet Droits d'accès. Dans le formulaire, tapez l'identifiant de l'utilisateur à qui refuser des droits d'accès et cliquez sur le bouton Recherche. Tip Pour refuser des droits d'accès à un groupe, tapez le nom du groupe. Les utilisateurs correspondant à la recherche s'affichent. Cliquez sur le lien Ajouter à la sélection correspondant à l'utilisateur à qui vous souhaitez refuser des droits d'accès. 4. Sélectionnez l'action Refuser. 5. Sélectionnez la permission à refuser. 6. Cliquez sur l'onglet Ajouter. L'utilisateur s'affiche dans la partie Droits locaux de la page. Les droits que vous lui avez refusés sont affichés dans la colonne Permissions interdites Retirer un utilisateur des droits locaux Si vous souhaitez refuser à un utilisateur des droits d'accès qui lui ont été accordé dans l'espace en cours, vous devez le supprimer des droits locaux. Pour supprimer un utilisateur des droits locaux : 1. Cliquez sur l'onglet Droits d'accès. 90

95 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Dans la partie Droits locaux, cochez la case correspodant à l'utilisateur à qui vous souhaitez refuser des droits locaux. Cliquez sur le bouton Supprimer. L'utilisateur est supprimé du tableau Droits locaux et n'a plus que les droits d'accès défini dans l'espace parent Bloquer l'héritage des droits locaux Les droits définis dans un espace sont appliqués à tout son contenu, y compris ses sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des droits. Vous pouvez bloquer cet héritage. Bloquez l'héritage vous permet de bloquer l'accès à l'espace en cours pour tous les utilisateurs et groupes ayant des droits hérités ou pour modifier profondément les droits d'accès à l'espace par rapport aux droits définis dans les espaces-parents. Pour bloquer l'héritage des droits : 1. Cliquez sur l'onglet Droits d'accès. Cochez la case Bloquer l'héritage des droits, située sous le tableau Droits hérités. Le tableau Droits hérités ne s'affiche plus. Vous êtes ajouté dans la liste des droits locaux, ainsi que le groupe administrators. Dans l'onglet Droits d'accès des éventuels sous-espaces, un groupe Everyone auquel tous les droits sont refusés est affiché dans les droits hérités. 91

96 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Vous pouvez maintenant accorder des droits d'accès aux utilisateurs Gérer les vocabulaires Seul l'administrateur peut gérer les vocabulaires. Les vocabulaires sont les listes de termes affichés dans l'application, par exemple dans les menus déroulants. Un vocabulaire est composé de plusieurs entrées, qui sont les options des menus déroulants, par exemple. L'adminstrateur fonctionnel peut modifier ou supprimer les vocabulaires, mais il ne peut pas créer de nouveau vocabulaire Consulter les vocabulaires Vous pouvez consulter les vocabulaires de l'application depuis n'importe quelle page Consulter un vocabulaire Pour consulter un vocabulaire : 1. Cliquez sur le lien Gestion des vocabulaires, situé dans le coin supérieur droit de la page. La liste des vocabulaires de l'application s'affiche. Cliquez sur le bouton Modifier correspondant au vocabulaire que vous souhaitez consulter. Les entrées du vocabulaire s'affichent. 92

97 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Consulter une entrée de vocabulaire Pour consulter une entrée de vocabulaire : 1. Consultez un vocabulaire. Cliquez sur le bouton Voir de l'entrée que vous souhaitez consulter Modifier un vocabulaire Lorsque vous modifiez un vocabulaire, vous pouvez ajouter de nouvelles entrées, les modifier ou les supprimer Ajouter une nouvelle entrée de vocabulaire Pour ajouter une entrée à un vocabulaire : 1. Consultez le vocabulaire auquel ajouter une entrée. Cliquez sur le lien Ajouter une nouvelle entrée de vocabulaire. Le formulaire de création s'affiche sous le lien. Remplissez le formulaire de création. 93

98 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Champ Description Code Tapez un identifiant unique pour l'entrée de vocabulaire. Le code n'est pas affiché aux utilisateurs. Libellé Tapez la valeur de l'entrée, qui sera affichée aux utilisateurs. Obsolescence Sélectionnez Oui si l'entrée ne doit pas être affichée. Sélectionnez Non si l'entrée doit s'afficher. Ordre Tapez un numéro indiquant la position de l'entrée dans le vocabulaire. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle entrée s'affiche dans le vocabulaire Modifier une entrée de vocabulaire Pour modifier une entrée de vocabulaire : 1. Consultez le vocabulaire dont vous souhaitez modifier une entrée. Cliquez sur le bouton Modifier de l'entrée à modifier. Le formulaire de modification s'affiche. Les champs du formulaire de modification sont les mêmes que ceux du formulaire de création. Modifiez l'entrée. 4. Cliquez sur le bouton Modifier. La liste des entrées du vocabulaire s'affiche Supprimer une entrée de vocabulaire La suppression d'une entrée de vocabulaire est irréversible. Pour supprimer une entrée de vocabulaire : 1. Consultez le vocabulaire dont vous souhaitez supprimer une entrée. Cliquez sur le bouton Supprimer de l'entrée à supprimer. 94

99 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP L'entrée est aussitôt effacée. La liste des entrées du vocabulaire s'affiche Vider un vocabulaire Pour vider un vocabulaire : 1. Cliquez sur le lien Gestion des vocabulaires, situé dans le coin supérieur droit de la page. Cliquez sur le bouton Vider du vocabulaire à supprimer. Sur la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton OK. Toutes les entrées du vocabulaire sont supprimées Gérer les thèmes Il est possible de modifier l'apparence de l'application Nuxeo EP. L'apparence est définie par les thèmes appliqués aux différentes pages de l'application. Un thème est une apparence graphique du site prédéfinie. Un thème peut avoir plusieurs types de pages. Par exemple, le thème par défaut comporte quatre types de pages : la page default : la page utilisée pour l'affichage du contenu ; la page popup : la page utilisée pour l'affichage des fenêtre pop-up, comme la page de recherche de documents pour la création de relations ; la page user_dashboard : page utilisée pour l'affichage du tableau de bord ; la page print : page utilisée pour l'impression du contenu. 95

100 Administration fonctionnelle de Nuxeo EP Seuls les administrateurs peuvent profondément modifier l'apparence de l'application en modifiant les thèmes. Les utilisateurs ayant des droits de gestions peuvent toutefois choisir d'appliquer un autre thème que le thème par défaut. La gestion des thèmes est décrite dans le Reference Guide (rédigé en anglais). Vous ne pouvez appliquer les thèmes qu'aux espaces. Par exemple, vous pouvez choisir un thème différent pour les espaces publication, de façon à les différencier des espaces de travail. Le thème n'est appliqué qu'au niveau de l'espace, et n'est pas hérité dans les sous-espaces. Lorsque vous choisissez d'appliquer un thème à un espace de travail, par exemple, vous pouvez affiner ce qui doit être affiché sur la page en appliquant une perspective au thème. Une perspective est un masque de visualisation qui détermine que certaines parties de la page, comme le presse-papier et le lot de documents, ne sont pas affichées à l'utilisateurs si certaines conditions sont satisfaites. L'application par défaut ne comporte qu'une perspective. Pour modifier le thème appliqué à un espace : 1. Cliquez sur l'onglet Habillage de l'espace. Sélectionnez le thème, la page et la perspective à appliquer. Cliquez sur le bouton Enregistrer. La page s'affiche avec le nouveau thème. 96

101 Chapter 8. Rechercher des documents Nuxeo EP intègre son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètres particuliers de l'application. Par défaut, les documents sont indexés selon leur titre, leur description, leur contenu (champ note, fichier joint), et leurs méta-données Recherche rapide La recherche rapide est accessible depuis toutes les pages de l'application. A tout moment vous pouvez rechercher un document ou un espace en tapant des mots-clés dans la boîte de recherche située dans le coin supérieur droit de la page et en cliquant sur le bouton Recherche. Les résultats de la recherche s'affichent dans un tableau. Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir. Le moteur de recherche de Nuxeo EP utilise des opérateurs booléens qui vous permettent d'associer des mots-clés. Les opérateurs booléens utilisés par le moteur de recherche sont : AND : tous les mots-clés doivent se trouver dans les documents trouvés. Exemple : vous cherchez tous les documents qui concernent une réunion sur Nuxeo. Tapez [réunion AND Nuxeo]. Tip Vous pouvez également utiliser les symboles && à la place de AND. + : le mot qui suit le symbole + doit se trouver dans les documents trouvés. Exemple : Vous cherchez des documents qui doivent contenir les mots "Nuxeo" et peuvent contenir le mot "sortie". Tapez [sortie +Nuxeo]. - : Le mot qui suit ce symbole ne doit pas se trouver dans les documents trouvés. Exemple : vous recherchez tous les documents se référant à Nuxeo mais qui ne concernent pas les réunions. Tapez [Nuxeo -réunion]. : Vous recherchez une expression exacte. Tapez l'expression entre guillemets. Exemple : Tapez [ Sortie de Nuxeo EP 5.1 ] pour ne rechercher que les documents comportant exactement cette phrase. Les documents contenant, par exemple, l'expression "Sortie prévue de Nuxeo EP 5.1" seront ignorés. 8. Recherche avancée 97

102 Rechercher des documents La recherche avancée vous permet de rechercher un document en utilisant plus de critères. Vous pouvez par exemple prendre comme critère de recherche des méta-données du document ou la date d'une action précise comme la publication du document, sa création. Pour recherche une document selon des critères détaillés : 1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche. Tapez vos critères de recherche dans le fomulaire de recherche qui s'affiche. Eventuellement, choisissez des critères de tri des résultats. 4. Cliquez sur le bouton Recherche. Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de tableau. Cliquez sur le nom d'un document pour l'ouvrir. 8. Exporter les résultats de la recherche Vous pouvez exporter les résultats d'une recherche sous forme de fichier MS Excel. L'export vous permet de sauvegarder les résultats d'une recherche pour les consulter ultérieurement. Lorsque vous exportez les résultats d'une recherche dans un fichier MS Excel, le document exporté affiche les mêmes informations que le tableau de résultats de recherche. Les informations par défaut sont le titre du document, sa date de création et sa date de modification. Pour exporter les résultats d'une recherche, cliquez sur le lien Export Excel, situé au-dessus du tableau contenant les résultats de la recherche Personnaliser l'affichage des résultats Vous pouvez choisir les informations à afficher sur la page de résultats. Les informations par défaut sont le le titre du document, sa date de création et sa date de modification. Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs de l'affichage des résultats. Tous les utilisateurs peuvent personnaliser les colonnes disponibles dans le tableau des résultats Ajouter de nouvelles colonnes de résultat Pour ajouter une nouvelle colonne au tableau des résultats : 1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche rapide. Le formulaire Sélection des colonnes de résultat s'affiche sous le formulaire Critères de recherche. 98

103 Rechercher des documents Sélectionnez un schéma. le schéma Uid comprend les information de gestion des versions. Le schéma Dublincore comporte les informations portant sur les méta-données. Les champs correspondant au schéma sélectionné s'affichent dans la liste Champs. Sélectionnez le champ à afficher et cliquez sur le bouton Ajouter le champ. Le nouveau champ est ajouté à la fin des colonnes de résultat, qui s'affichent sous les listes Schéma et Champs Supprimer des colonnes de résultat Pour supprimer une colonne de résultat : 1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche rapide. Le formulaire Sélection des colonnes de résultat s'affiche sous le formulaire Critères de recherche. Cliquez sur l'icône située après le nom de la colonne. 99