Mini-guide utilisateur RefWorks 2.0

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1 Un outil d aide à la recherche de ProQuest. Mini-guide utilisateur RefWorks 2.0 Ouverture de session Accédez à l adresse Entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe (les utilisateurs qui se connectent pour la première fois doivent s inscrire pour créer un compte à l aide des messages qui s affichent à l écran). REMARQUE : les utilisateurs qui accèdent à RefWorks à distance, hors site ou à l aide d une adresse IP non enregistrée, doivent indiquer un code collectif avant de saisir leur nom d utilisateur et leur mot de passe, se connecter via le serveur proxy de l entreprise ou encore se connecter avec d autres informations d identification d entreprise (Athens, Shibboleth, etc.). Besoin d une aide supplémentaire? Didacticiel en ligne Un didacticiel proposant des explications sur diverses fonctions de RefWorks est disponible dans chaque compte RefWorks. Pour accéder aux didacticiels, utilisez le menu déroulant Aide. Assistance En ligne Utilisez le menu déroulant Aide pour obtenir des instructions détaillées, les réponses aux questions fréquemment posées et bien plus encore. Courrier électronique Envoyez vos questions ou signalez les problèmes en écrivant à l adresse support@refworks.com. Webinaires RefWorks-COS propose désormais une variété de formations gratuites via le Web, dont vous trouverez une liste complète à l adresse De nouvelles dates et plages horaires sont proposées chaque mois. Téléphone Contactez les services techniques de RefWorks au

2 Création de votre base de données RefWorks RefWorks propose un certain nombre d options permettant d ajouter des données à la base. Importation directe de données Importation de données à partir de fichiers texte sauvegardés 1. Dans la fonction d enregistrement ou d exportation du service en ligne, cliquez sur l option d enregistrement dans RefWorks (ou sélectionnez-la selon le cas). (A1) 2. Si votre compte RefWorks est déjà ouvert, l importation doit commencer automatiquement. Sinon, vous êtes invité à vous connecter à RefWorks. Dès que vous vous êtes identifié, l importation commence automatiquement. 3. Cliquez sur Afficher le dernier dossier importé pour examiner les enregistrements importés. Informations utiles : chaque référence ajoutée à RefWorks (qu elle soit importée ou entrée manuellement) est dotée d une indication Type de source (électronique ou papier). De cette manière, vous êtes sûr de posséder toutes les données pertinentes NÉCESSAIRES dans votre bibliographie. Il se peut que votre administrateur local ait défini un Type de source par défaut. Vous pouvez définir un autre type de source dans la zone Personnaliser. (A2) Conversion de références à partir d autres produits de gestion bibliographique RefWorks est compatible avec un certain nombre d autres produits de gestion bibliographique. Il est facile de convertir une base de données de gestion bibliographique existante, par exemple EndNote, pour l utiliser dans RefWorks. Pour obtenir des informations détaillées sur l importation de données à partir de produits de gestion bibliographique particuliers, consultez la section Aide en ligne de RefWorks. Les références peuvent être importées dans RefWorks à partir d un fichier texte (.txt) créé via un large panel de services en ligne ou d autres programmes de gestion bibliographique. 1. Enregistrez dans un fichier texte les résultats que vous souhaitez exporter à partir du service en ligne ou du gestionnaire bibliographique. Si le fournisseur de bases de données propose plusieurs formats d enregistrement des références, reportez-vous à l aide de RefWorks pour obtenir des informations sur le format à choisir. 2. Accédez à votre compte RefWorks et cliquez sur le menu déroulant Références, puis sélectionnez Importer. 3. Sélectionnez ensuite la source des données dans la liste déroulante Filtre d importation/source de données. (B) 4. Dans la liste déroulante Base de données, sélectionnez la base de données d origine. 5. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier texte à importer. 6. Dans le menu déroulant Importer dans un dossier, indiquez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer les références importées. Par défaut, les références sont enregistrées automatiquement dans le dossier Dernières importations même si vous indiquez un autre dossier. 7. Cliquez sur Importer. Lorsque l importation est terminée, cliquez sur le bouton Afficher le dernier dossier importé pour examiner et modifier les références importées. Informations utiles : vous trouverez la liste à jour de tous les services en ligne et de toutes les bases de données compatibles avec RefWorks sur le site Web RefWorks-COS à l adresse suivante : Importation des fils RSS RefWorks intègre désormais un lecteur de fils RSS qui vous permet d ajouter facilement vos fils RSS favoris issus d éditeurs et de sites Web, de visualiser des informations et d importer des données dans votre base de données RefWorks. 1. Recherchez le fil RSS que vous souhaitez ajouter. 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l icône ou le lien Fil RSS et sélectionnez Copier le raccourci. 3. Dans RefWorks, sélectionnez Fil RSS dans le menu Rechercher. 4. Collez le raccourci dans la barre de texte et cliquez sur le bouton Ajouter un fil RSS. 5. Confirmez l ajout du fil RSS en cliquant sur OK. Les résultats sont affichés dans une autre fenêtre. Sélectionnez les références à importer dans le compte RefWorks et cliquez sur Importer.

3 Création de votre base de données RefWorks (suite) RefWorks propose un certain nombre d options permettant d ajouter des données à la base. Saisie manuelle des références Importation à partir de catalogues ou de bases de données en ligne 1. Cliquez sur le bouton Nouvelle référence. 2. Sélectionnez un style de présentation bibliographique (par exemple, APA, Chicago, MLA) dans la liste Afficher les champs utilisés par pour activer la fonction AccuCite. (C) 3. Indiquez le type de référence saisie (par exemple, journal, livre ou dissertation) dans la liste déroulante Type de réf. Les noms de champs associés au style de présentation et au type de référence choisis apparaissent avec les informations de recommandation nécessaires à la création d une bibliographie précise. Il n est pas obligatoire de renseigner ces champs pour pouvoir enregistrer la référence dans RefWorks. Pour afficher des champs supplémentaires, sélectionnez Champs supplémentaires dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. 4. Entrez les informations dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur le bouton Enregistrer quand vous avez terminé. Vous pouvez utiliser RefWorks comme interface de recherche dans un certain nombre de ressources en ligne. (E) RefWorks permet d accéder à de nombreux services disponibles à tous, tels que PubMed de NLM et un grand nombre de catalogues en ligne d universités. Par ailleurs, les abonnés institutionnels peuvent également proposer l accès à des services en ligne par abonnement (par exemple, Ovid ou ProQuest). Fichiers joints à une référence Vous pouvez joindre des fichiers lorsque vous ajoutez une référence manuellement ou en modifiez une existante. Une pièce jointe peut être tout type de fichier informatique (PDF, TIF, JPG, GIF, etc.) que vous souhaitez associer aux informations bibliographiques enregistrées dans votre base de données RefWorks. Pour obtenir plus d instructions sur l ajout de fichiers à vos références, reportezvous à l aide. 1. Sélectionnez une référence dans la base de données, cliquez sur le bouton Modifier ( ). 2. Cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le fichier à joindre. Cliquez sur Ouvrir. 3. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe. (D) Informations utiles : le nombre de fichiers que vous pouvez joindre à une référence est déterminé par votre administrateur RefWorks local. La taille maximale d une pièce jointe ne doit pas excéder 20 Mo. (Le paramètre par défaut pour les pièces jointes d un compte est de 100 Mo. L administrateur RefWorks peut augmenter cette valeur en la définissant sur 5 Go maximum par compte.) Remarque : la fonctionnalité d ajout de pièces jointes n est pas disponible dans le cadre de licences individuelles. 1. Dans le menu déroulant Rechercher, sélectionnez Catalogue ou base de données en ligne. 2. Sélectionnez une base de données dans le menu déroulant Rechercher. 3. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Nombre maximal de références à télécharger. 4. Indiquez les termes à rechercher dans la zone Recherche rapide, ou lancez une recherche avancée en cliquant sur le triangle situé dans la zone Recherche avancée pour entrer les termes de la recherche. 5. Cliquez sur Rechercher pour lancer la recherche. 6. Les résultats s affichent. Sélectionnez les références à importer dans le compte RefWorks et cliquez sur Importer. (F)

4 Gestion et partage de vos références RefWorks propose un certain nombre d outils permettant d organiser, de modifier, de trouver et d afficher les références de la base de données. Création de dossiers et de sous-dossiers Tri des références 1. Dans le menu déroulant Afficher ou dans l onglet Organiser et partager les dossiers, sélectionnez un dossier ou un groupe de références. 2. Dans le menu déroulant Trier par, situé dans la barre d outils au-dessus des références, sélectionnez les critères de tri des références de la base de données. Modification globale des références 1. Cliquez sur le bouton Nouveau dossier. 2. Entrez un nom dans la zone de texte, puis cliquez sur Créer. (G) Le nombre de dossiers ou de sous-dossiers qui peuvent être créés dans le compte RefWorks n est pas limité. 3. Pour créer un sous-dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier. 4. Cliquez sur le lien Créer un sous-dossier. 5. Sélectionnez un dossier parent pour le sous-dossier et entrez un nom dans la zone de texte Nouveau nom du dossier. 6. Cliquez sur le bouton Créer pour enregistrer le sous-dossier. Informations utiles : le dossier Dernières importations ne contient que les références des importations de données les plus récentes. Les références provenant d importations antérieures et qui n ont pas été affectées à des dossiers spécifiques restent disponibles dans la base de données principale, mais ne sont pas archivées. Les références non archivées sont appelées Références non stockées dans un dossier. Vous pouvez les consulter en cliquant sur l onglet Organiser et partager les dossiers. Insertion de références dans des dossiers 1. Dans la zone de navigation principale, cliquez sur le bouton Modification globale ( ). 2. Sélectionnez l option de votre choix dans Références à utiliser. 3. Le bouton Ajouter s affiche par défaut. 4. Choisissez le champ à modifier dans la liste déroulante. (I) 5. Saisissez les données à ajouter au champ dans la zone de texte correspondante. 6. Choisissez l option appropriée si le champ contient déjà des données : Ajouter aux données existantes, Ecraser les données existantes (les données présentes dans le champ sont supprimées), Ne pas le modifier (cette option ne modifie pas les données existantes dans le champ). 7. Cliquez sur Ajouter des données. Informations utiles : RefWorks permet également de déplacer, supprimer ou remplacer les informations enregistrées. Pour obtenir plus d informations sur ces autres fonctions de modification globale, reportez-vous à l aide. 1. Cochez les références désirées dans la page des résultats de recherche, puis sélectionnez le bouton radio Sélectionnée(s). La sélection des références fonctionne page par page. Autrement dit, vous devez ajouter les références sélectionnées manuellement au dossier souhaité avant de passer à la page suivante. Vous pouvez également sélectionner Tout ou Page. 2. Cliquez sur l icône Ajouter au dossier ( ) et sélectionnez le dossier approprié dans le menu déroulant. (H) 3. Les références sont automatiquement ajoutées au dossier indiqué. Informations utiles : les références peuvent être affectées à plusieurs dossiers.

5 Gestion et partage de vos références (suite) RefWorks propose un certain nombre d outils permettant d organiser, de modifier, de trouver et d afficher les références de la base de données. Recherche rapide Partage de vos références Cette fonction permet d effectuer une recherche sur tous les champs. Pour obtenir le maximum de résultats, tous les critères de recherche saisis sont reliés par l opérateur booléen OU. Par ailleurs, les résultats de la recherche contiennent tous les termes composés du terme recherché. Une recherche portant sur le terme «art» renvoie toutes les références contenant les termes «écart», «part», etc. Les résultats d une recherche rapide sont toujours classés par ordre de pertinence. 1. Entrez les termes à rechercher dans la zone Rechercher dans votre base de données. 2. Cliquez sur Valider. 3. Dans les résultats affichés, les termes recherchés sont affichés en surbrillance. Informations utiles : vous ne pouvez effectuer une recherche que sur les fichiers joints enregistrés au format.txt ou les fichiers PDF enregistrés au format.txt. Pour faire une recherche dans des fichiers joints, veillez à ce que la fonction appropriée soit activée en cliquant sur l icône représentant un trombone ( ) à côté de la zone de recherche. Recherche avancée La recherche avancée permet d effectuer des recherches selon des données spécifiques (par exemple, auteur, titre, mot-clé), de créer des requêtes booléennes (par exemple, ET, OU, NON) et de limiter la recherche à un ou plusieurs dossiers. Les résultats d une recherche avancée sont affichés par auteur et classés par ordre alphabétique avec les termes de la recherche mis en surbrillance, sauf si un paramétrage de tri personnalisé a été appliqué. 1. Dans le menu déroulant Rechercher, sélectionnez Recherche avancée. 2. Entrez les critères de recherche et les valeurs correspondantes dans la fenêtre Recherche avancée. Cliquez sur ( ) pour ajouter d autres champs. (J) 3. Reliez les termes à l aide d opérateurs booléens. 4. Sélectionnez Toutes les références ou les dossiers dans lesquels procéder à la recherche. 5. Cliquez sur Rechercher. Remarque : RefShare doit être activé par votre administrateur RefWorks local pour être disponible. Il n existe pas de licence individuelle pour RefShare. Vous pouvez partager un dossier de références ou l intégralité de votre base de données. 1. Cliquez sur l onglet Organiser et partager les dossiers dans la zone de navigation principale. (K) 2. Sélectionnez le dossier à partager en cliquant sur son icône Partager ( ). Pour partager l intégralité de la base de données, cliquez sur l icône Partager. Cliquez sur Partager. Remarque : les dossiers déjà partagés apparaissent avec une autre icône ( ). 3. La boîte de dialogue des Options de partage s affiche. Vous pouvez l utiliser pour restreindre l utilisation que feront les destinataires RefShare de vos références. Cliquez sur Enregistrer. 4. Pour partager, cliquez sur l icône Dossier partagé et sélectionnez Envoyer par courrier électronique ce partage ( ). Une fenêtre s ouvre, affichant un message électronique type et une URL unique créée pour votre dossier RefShare. Insérez l adresse électronique des personnes avec qui vous souhaitez partager vos références. Cliquez sur Envoyer un message électronique. Remarque : si cela est autorisé, les utilisateurs de RefWorks peuvent exporter directement leurs références à partir d un dossier partagé vers leur propre compte. En tant que propriétaire du dossier ou de la base de données, vous définissez les options d utilisation de vos références partagées à appliquer au(x) destinataire(s) RefShare. Informations utiles : vous avez désormais la possibilité d enregistrer des stratégies de recherche. Celles-ci peuvent être nommées et enregistrées pour une extraction simple et continue.

6 Création de votre document et d une bibliographie RefWorks crée des bibliographies à partir de plus de styles de présentation en quelques secondes. Mise en forme d une bibliographie à partir d une liste de références Write-N-Cite RefWorks Write-N-Cite est un module d extension en option qui vous permet de mettre en forme un document en insérant des citations dans le corps du texte et des notes de bas de page. Write-N-Cite vous offre désormais la possibilité de travailler sur un document et de formater une bibliographie en ligne mais AUSSI hors connexion. Pour utiliser Write-N-Cite, téléchargez-le d abord depuis le menu déroulant Outils. Afin d utiliser les fonctions hors connexion, vous devez d abord vous connecter pour télécharger votre base de données. Pour plus d informations, reportez-vous à l aide. 1. Cliquez sur le bouton Créer une bibliographie. 2. Sélectionnez un format de présentation (APA, MLA, Chicago, par exemple). 3. Cliquez sur Formater une bibliographie à l aide d une liste de références. 4. Sélectionnez le type de fichier à créer. 5. Optez pour le format de toutes les références ou de celles provenant de Ma liste ou encore de celles provenant d un dossier particulier. 6. Cliquez sur Créer une bibliographie. 7. Une nouvelle fenêtre contenant la bibliographie s ouvre. (L) 8. Enregistrez la bibliographie sur votre ordinateur ou sur un disque amovible. Document avec vue par ligne/citation Modification ou création d un style de présentation RefWorks propose un choix de plusieurs milliers de styles de présentation. Si aucun de ces styles ne vous convient, l éditeur de styles de présentation vous permet de créer des styles personnalisés, soit en créant un nouveau style, soit en adaptant à vos besoins un style existant. 1. Dans le menu déroulant Bibliographie de la barre d outils, sélectionnez Editeur des styles de présentation. 2. Choisissez le style à modifier dans le menu déroulant ou cliquez sur le bouton Nouveau. (M) Cliquez sur le menu Aide si vous avez besoin d informations supplémentaires sur la création ou la modification de styles de présentation bibliographiques. 1. Cliquez sur l icône Citer ( ) à droite de la référence de votre choix. La fenêtre Visualiseur de citations s ouvre. Elle contient la citation en format abrégé. 2. Pour citer une deuxième référence au même endroit, il suffit de cliquer sur l icône Citer de cette référence. Si vous travaillez sur Macintosh, vous devez cliquer deux fois : une première fois pour activer le programme RefWorks et une deuxième fois pour lancer la fonction Citer. 3. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les références nécessaires pour une citation dans le texte, cliquez sur le bouton Sélectionner. (P) 4. Il suffit de faire glisser la citation dans le document de traitement de texte. Vous pouvez également ouvrir votre programme de traitement de texte, cliquer dans le document à l endroit où la citation doit être insérée et la coller. 5. Veillez à cliquer sur le bouton Effacer de la fenêtre Visualiseur de citations avant de créer la citation suivante. 6. Cliquez sur l icône Afficher ( ) pour afficher toute la référence et accéder à l option Modifier pour éventuellement y apporter des changements.

7 Création de votre document et d une bibliographie RefWorks crée des bibliographies à partir de plus de styles de présentation en quelques secondes. Bibliographie avec vue par ligne/citation Exportations directes disponibles à partir des sources suivantes : 1. Enregistrez le document que vous venez de créer avant de mettre en forme le document et la bibliographie. 2. Cliquez sur le bouton Créer une bibliographie dans le programme RefWorks. 3. Dans la zone Style de présentation, choisissez ce qui vous convient, puis sélectionnez l option Formater l article et la bibliographie pour rechercher le document. 4. Cliquez sur le bouton Créer une bibliographie pour mettre en forme votre document. Une nouvelle version de ce dernier s affiche. 5. Enregistrez cette version sous un autre nom. Pour apporter des modifications à votre document, vous devez utiliser la version brouillon et mettre cette dernière en forme, car vous ne pouvez pas appliquer une nouvelle mise en forme à un document déjà mis en forme. ABC-CLIO ACS Publications bibliotek.dk BIBSYS BioMed Central BioOne Blackwell Synergy CABI CAIRN Chadwyck-Healey Compludoc CQ Press CSA Illumina CSIC DanBib - Danish Bibliographic Centre Dawson Books DBPIA Deep Web Technologies Dialnet ebrary EBSCOhost Engineering Village 2 FIS Bildung Google Scholar GoPubMed HighWire HubMed IEEE Informit Japana Centra Revuo Medicina (Web) JSTOR LexisNexis Academic MetaLib Microsoft Live Search Academic Newsbank NISC OCLC OCLC PICA - ZPORTAL Ovid Project Muse ProQuest QUOSA RISS4U RLG s Eureka Sabine ScienceDirect Scitopia.org Scopus Serials Solutions SFX SilverPlatter Stat!Ref The R2 Digital Library (Rittenhouse Book Dist.) TDNet TicToc Thomson Gale via Open URL Link Ulrich s Resource Link University of California Press Wanfang Data Corp. WebFeat Web of Knowledge WilsonWeb via WilsonLink P7576/1.2/pdf/LB-KN/12-11