EndNote : outil de gestion bibliographique

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1 EndNote : outil de gestion bibliographique EndNote est un outil de gestion de bibliographie, c'est à-dire qu'il permet de sauvegarder et d'organiser des références bibliographiques et des documents sous format PDF. Il permet également l'insertion de références dans un logiciel de traitement de texte (microsoft word, freeoffice,...) en créant automatiquement d'une bibliographie en fin de document. A l'ucl vous avez accès à la version "online" appelée "EndNote" et à la version "bureau" appelée "EndNote X7" (disponible gratuitement pour la communauté universitaire. Voir Toutes deux vous permettent de sauvegarder un nombre illimité de références bibliographiques. Endnote permet un partage de références avec d'autres utilisateurs et convient très bien pour des travaux universitaires. Il est disponible sur le Web et nécessite de se créer un compte lors de la première visite. Remarque: pour l'inscription, en passant par le site des bibliothèques, via les ressources électroniques, vous aurez l'accès à la version de Endnote qui permet une sauvegarde d'un nombre illimité de références et un espace de stockage de 5 GB (contrairement à la version gratuite "Endnote Basic" qui ne permet qu'un nombre limité de références sauvegardées et 2 GB d'espace de stockage) EndNote X7 est plus performant et adapté aux travaux de recherche doctorale. Il est possible de synchroniser Endnote X7 et Endnote pour un partage de références entre plusieurs ordinateurs ou avec votre tablette (application IPad). Lors de vos recherches bibliographiques, les références trouvées peuvent être exportées vers Endnote soit directement à partir d'une base de données bibliographique, soit capturées à partir d'une page Web ou soit encodées manuellement. Dans votre bibliothèque Endnote, vous pouvez vous constituer un ou plusieurs répertoires. Chaque répertoire peut-être partagé avec d'autres utilisateurs (en lecture seule ou en lecture + écriture). Accès EndNote on the web se trouve sur la plateforme ISI Web of Knowledge. UCL-BIUL [email protected] 1

2 Lors de la première utilisation, il faut avant tout s enregistrer comme utilisateur. Le mot de passe nécessite au moins 8 caractères parmi lesquels au moins un chiffre de 0 à 9, au moins une lettre (les majuscules sont prises en compte), au moins un symbole. Pour aller dans votre bibliothèque Endnote, il faut se connecter à Endnote ( en insérant son login et mot de passe à ne pas cocher si vous êtes sur un ordinateur d une salle didactique A l'ouverture, la bibliothèque Endnote se présente sous forme de deux colonnes: - celle de gauche reprend tous les répertoires que vous avez créé (voir plus bas). Si aucun dossier n'est créé, les références se mettent par défaut dans le répertoire "unfiled". - Celle de droite affiche les références du répertoire sélectionné. Chaque référence est éditable en cliquant sur le titre. Les références envoyées se mettent dans le dossier "unfiled" saucun UCL-BIUL [email protected] 2

3 Gestion de votre bibliothèque Endnote Vous pouvez vous créer plusieurs répertoires dans votre bibiothèque. Pour cela, cliquez sur "new group" dans le menu déroulant "add to group". Cochez les références et rangez-les dans le répertoire (groupe) de votre choix Partager un répertoire avec d'autres utilisateurs Ce symbole signifie que le répertoire est partagé avec d'autres utilisateurs Pour partager un répertoire: - cliquer sur l'onglet "organize" - cocher la petite case "share" du répertoire à partager (l'icône apparaît alors) - manage sharing: après avoir cliqué sur "start sharing this group", encoder les adresses s des personnes qui auront l'accès au répertoire (ou copier-coller à partir d'une liste d'adresse préétablie dans un logiciel de courrier électronique) UCL-BIUL [email protected] 3

4 Les adresses encodées correspondent aux adresses utilisées par ces utilisateurs lors de leurs connexions à Endnote. à cocher pour que chacun puisse y déposer ses références Les personnes qui auront accès à votre répertoire verront "groups shared by others"sur leur écran UCL-BIUL [email protected] 4

5 Mise en forme des références: Endnote a paramétré 3300 styles bibliographiques à attribuer aux références en vue de les sauvegarder dans un fichier, de les imprimer, de les envoyer par ou de les insérer dans un document word ou openoffice. Un même style peut être appliqué à toutes les références, mais on peut également appliquer un style différent à chaque répertoire. Dans l'onglet "format": - sélectionner dans "references" le répertoire auquel vous souhaitez attribuer un style - choisissez un style. Vous pouvez au préalable vous constituer une liste de styles favoris en cliquant sur "customize this list". Cette liste apparaîtra également dans Word ou openoffice lorsque vous insérerez vos références dans votre texte. Ces styles répondent à des normes internationales ainsi qu'aux styles utilisés dans des revues propres à différentes disciplines (pour plus d'infos, consulter l'aide en ligne de Endnote). - choisissez un format de fichier - sauvegardez ou envoyez par mail ou imprimez Comment exporter une référence à partir d'une base de données vers Endnote? Filtres d'importation EndNote Pour importer des références d'une base de données vers EndNote, il est nécessaire d'utiliser un filtre qui va permettre à Endnote de bien comprendre les informations en provenance de cette base de données. Le principe est le suivant: dans la base de données bibliographique, vous sélectionnez les références que vous souhaitez sauvegarder et envoyer dans Endnote. Vous allez créer un petit fichier temporaire avec les données de ces références que vous sauvegardez sur votre ordinateur. Ensuite, avec Endnote, vous allez rechercher ce fichier pour y importer les données des références. UCL-BIUL [email protected] 5

6 Pour exporter des références à partir de: (et Scopus): 2 Exporter les notices 1 cocher Il faut choisir le format "RIS". En cliquant sur "export", cela génère un fichier intitulé "science" Le fichier "Science" contient les références à importer dans Endnote. Il faut l'enregistrer temporairement sur l'ordinateur en notant bien son emplacement. UCL-BIUL [email protected] 6

7 Dans Endnote,, onglet Collect Import references. Dans file, vous allez placer votre fichier temporaire "science". Comme option d'import (filtre), vous choisissez le filtre "sciencedirect" et dans To, vous choisissez le groupe dans lequel vous voulez placer les nouvelles références ainsi importées. SPRINGERLINK cliquer sur le titre pour ouvrir la notice UCL-BIUL

8 choisir le format d'exportation pour EndNote UCL-BIUL

9 Enregistrer le fichier "export.enw" et bien noter son emplacement WILEY INTERSCIENCE Cocher la référence puis cliquer sur "export citation" ou cliquer sur le titre pour ouvrir la notice UCL-BIUL

10 Enregistrer le fichier et bien noter son emplacement. Dans EndNote, choisir le filtre "Refman RIS" car il n'existe pas de filtre propre à Wiley Interscience JSTOR Cocher la référence puis cliquer sur "export" ou cliquer sur le titre pour ouvrir la notice Choisir le format RIS. Dans EndNote, sélectionner le filtre "JSTOR" UCL-BIUL

11 CAB Abstracts, Georef et Academic Search Premier (interface EBSCO) cliquer sur le titre pour ouvrir la notice Exporter la notice UCL-BIUL

12 Enregistrer le fichier "delivery" et bien noter son emplacement Dans EndNote, lors de l'importation, sélectionner le filtre "Refman RIS". PUBMED Cocher ou cliquer sur le titre pour ouvrir la notice et ensuite, dans le menu Send to, choisir "Citation Manager" Vous crééez ainsi le fichier "citations nbib" et notez bien son emplacement. Dans Endnote, sélectionnez le filtre "Pubmed". UCL-BIUL

13 CAIRN Cliquer sur "ajouter à ma bibliographie" Aller ensuite dans "mon cairn info" et choisir "ma bibliographie dans le menu déroulant. Dans "exporter vers", choisir "Endnote" Vous créez ainsi le fichier "cairn-biblio.enw" et notez bien son emplacement. Dans Endnote, vous sélectionnez le filtre "Refman RIS". UCL-BIUL

14 PSYCHINFO (et les bases avec l'interface Proquest) Dans exporter choisir "EndNote" Enregistrez le fichier.ris et notez bien son emplacement. Dans Endnote, vous sélectionnez le filtre "Refman RIS". UCL-BIUL

15 Web Capture L'outil "Capture" permet de collecter les données bibliographiques d'une page web. Il faut préalablement avoir installé cet outil: dans le menu "options", cliquez sur "download installers" et faites glisser le bouton "capture" dans votre barre de signets. En étant sur une page web, vous pouvez importer les références bibliographiques de cette page en cliquant sur ce bouton capture. ATTENTION, il faut souvent revoir et corriger la fiche (notice) bibliographique de ce document. Cet outil permet également de capturer les références bibliographiques d'un article ou d'un livre en ligne (format html) et facilite donc la procédure. Mais il ne permet que la capture d'une référence à la fois. Fichiers attachés Endnote permet d'attacher des fichiers à une référence bibliographique. En cliquant sur l'icône "trombone", vous ouvrez le browser de votre ordinateur et sélectionnez le fichier à joindre à votre référence. UCL-BIUL

16 Utilisation de Endnote dans la rédaction d'un document dans Microsoft Word Lorsque vous rédigez dans Word, vous pouvez directement insérer vos citations dans le texte et la bibliographie de votre manuscrit se créera automatiquement en fin de document. Pour cela, il faut auparavant avoir téléchargé le plugin "Cite while you write" Dans l'onglet "format", cliquez sur le lien "cite while you write" Suivez les instructions à l'écran pour l'installation du plugin et répondez "OK" ou "ignore" aux différents messages. Une fois l'installation effectuée, une nouvelle barre d'outil apparaît dans Word. Une fois le plugin installé, une nouvelle barre d'outil apparaît dans Word: Vous permet de rechercher des références dans vos répertoires d'endnote en encodant des mots-clés Vous permet d'ouvrir Endnote (si ce n'est pas déjà fait). Vous devez avoir en tête votre login et mot de passe UCL-BIUL

17 Vous permet de formater vos références suivant un style bien défini qui réponde aux normes de votre discipline ou de la revue dans laquelle vous souhaiteriez publier un article Vous permet d'éditer des références insérées dans votre texte en les sélectionnant au préalable Dans "Tools": Convert to unformatted citations Les codes champs des références que vous aurez sélectionnées seront retirés si vous cliquez sur cette icône. Votre référence apparaîtra alors comme du texte "normal" et votre document ne contiendra désormais plus de codes champs. Veuillez à faire ceci en fin de rédaction et à bien préserver le document original avec les codes champs. Export Traveling library En cliquant sur ce bouton, vous allez exporter vers le répertoire "unfiled" de votre Endnote toutes les références qui se trouvent dans votre document Word. Cela peut être utile si vous souhaitez imprimer, sauvegarder ou envoyer par mail la liste des références utilisées dans votre document. Cite while you write preferences Vous permet de créer des touches "raccourcis" avec votre clavier. Vous permet également de passer de Endnote à EndNoteX7 (logiciel à installer sur votre ordinateur et distribué par la cellule EIBR de l'ucl Remarques: 1. EndNote X7 est la version "bureau" du logiciel, càd que vos bibliothèques sont stockées sur l'ordinateur, ce qui ne vous permet pas de les consulter à partir d'un autre poste. Cette version permet de stocker un nombre illimité de références dans un nombre illimité de bibliothèques. Elle offre d'autres fonctionnalités plus adaptées peut-être à un travail de recherche doctorale. Il est très aisé de synchroniser une bibliothèque de la version X7 vers la version Online. UCL-BIUL