Guide de référence rapide

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1 Guide de référence rapide Web GlobalMeet Barre d'outilsglobalmeet Application de bureau GlobalMeet

2 GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE Ce que le Web GlobalMeet peut faire Il vous est possible de partager votre bureau avec 125 participants au maximum, ainsi que télécharger et partager des documents, enregistrer vos réunions, avoir accès à des réunions par l'intermédiaire des dispositifs portables, communiquer grâce à une webcam et bien plus encore! Programmer et gérer vos réunions grâce à la barre d'outils GlobalMeet pour Outlook 1. Programmer Servez-vous de la barre d'outils GlobalMeet Outlook pour programmer votre réunion ou lancer instantanément une réunion. REMARQUE : Si vous utilisez la barre d'outils GlobalMeet Outlook, il vous suffit de copier-coller l'url de la salle de réunion dans votre invitation envoyée aux participants. Vous trouverez ci-après un exemple de la barre d'outils Outlook AVANT VOTRE RÉUNION 1. Confirmez votre URL de salle de réunion. Dans votre courriel de bienvenue envoyé par PGi, vous trouverez votre lien de salle de réunion GlobalMeet dédiée, tel que https://acme.globalmeet/john. 2. Téléchargez les Outils d'accès GlobalMeet pour Outlook et votre Bureau. Il vous faudra votre ID de client et votre mot de passe internet qui se trouvent dans votre courriel de bienvenue envoyé par PGi. Visitez https://www.globalmeet.com/tools pour les téléchargements. 3. Téléchargez GlobalMeet sur votre dispositif portable pour faciliter l'accès à vos réunions. Visitez https://www.globalmeet.com/tools. Vous trouverez ci-après un exemple de la barre d'outils Outlook 2010 et Accéder à votre réunion Pour démarrer une réunion à l'aide de votre compte GlobalMeet, cliquez sur Démarrer ma réunion (Start My Meeting) à partir de la barre d'outils Outlook et choisissez soit Réunion Internet (Web Meeting) soit seulement l'audio (Audio Only). 3. Connecter l'audio Une fois que vous êtes dans votre salle Web GlobalMeet, la fenêtre de la fonctionnalité Me connecter (Connect Me) apparaît sur votre écran. Il vous suffit d'entrer votre numéro de téléphone pour que GlobalMeet vous rappelle instantanément, ou de choisir Appeler mon ordinateur (Call My Computer) pour vous connecter via l'ip. Les personnes participant à votre réunion peuvent vous rejoindre de la même manière. GlobalMeet se souviendra de votre numéro d'une réunion à l'autre.

3 Programmer et gérer vos réunions avec l'application de bureau GlobalMeet 1. Programmer Vous pouvez programmer une réunion et faire envoyer un courriel d'invitation par GlobalMeet. Il vous suffit d'entrer la date et l'heure de votre réunion et les adresses de messagerie de vos invités. GlobalMeet envoie à tout le monde une invitation à la réunion qui comporte l'url de la réunion et les informations d'accès à votre réunion. Étape 1. Sur votre application de bureau, sélectionnez Programmer la réunion (Schedule Meeting). Étape 2. Entrez les adresses de messagerie de vos invités et un objet de réunion, puis utilisez le calendrier pour sélectionner la date de la réunion et les heures de début et de fin de votre réunion. Étape 3. Cliquez sur Créer une invitation (Create Invite). Cette action s'affiche sous votre barre d'outils Outlook 3. Connecter l'audio Une fois que vous êtes dans votre salle Web GlobalMeet, la fenêtre de la fonctionnalité Me connecter (Connect Me) apparaît sur votre écran. Il vous suffit d'entrer votre numéro de téléphone pour que GlobalMeet vous rappelle instantanément, ou afin de choisir l'option Appeler mon ordinateur (Call My Computer) pour vous connecter via l'ip. Les personnes participant à votre réunion peuvent vous rejoindre de la même manière. GlobalMeet se souviendra de votre numéro d'une réunion à l'autre. Interagissez avec vos participants Utilisez l'interface web GlobalMeet pour partager les documents, partager votre écran ou utiliser votre webcam. Essayez d'utiliser les fonctionnalités Q&A ou de sondage pour maintenir l'intérêt de vos participants. Ajouter la réunion à votre calendrier L'invitation à la réunion comporte un fichier joint icalendar. Pour ajouter la réunion à votre calendrier, ouvrez l'invitation puis cliquez ou appuyez sur la pièce jointe (cela dépend de vos programmes de messagerie et de calendrier). 2. Accéder à votre réunion Pour démarrer une réunion à l'aide de votre propre compte GlobalMeet, cliquez sur Démarrer ma réunion (Start My Meeting) à partir de l'application de bureau. Si quelqu'un attend dans votre réunion, ce lien dit ACCÉDER À MA RÉUNION (ENTER MY MEETING). Partager un fichier Permet à l'invité d'envoyer et de partager des fichiers PowerPoint ou PDF, Word, Excel,.jpg ou.png et MP4, MOV, FLV, M4V, F4V et des vidéos. 1. Cliquez sur Partage de fichiers (File Share) ou Partager une présentation (Share a Presentation). 2. Cliquez sur Envoyer un fichier (Upload a file) puis cliquez sur Naviguer (Browse) pour ouvrir vos fichiers d'ordinateur afin de choisir le fichier désiré pour l'envoi. 3. Ou, cliquez pour ouvrir un fichier à partir de la liste des documents précédemment téléchargés s'ils ont été partagés auparavant.

4 Partager mon écran Permet à l'hôte ou au présentateur de partager son application de bureau ou son application particulière. 1. Dans le cas d'un partage de plusieurs documents, de votre bureau ou d'une application, cliquez sur Partager mon écran (Share My Screen) à partir de l'écran d'accueil de l'hôte ou du partage d'écran se trouvant dans la barre de menu GlobalMeet. Promouvoir un participant 1. Cliquez sur le bouton de l'icône > situé près du nom du participant que vous voulez promouvoir. 2. Cliquez sur Promouvoir (Promote). Cette action placera désormais le participant dans le haut de la liste des participants pour indiquer qu'il se trouve maintenant au niveau de présentateur. 2. Vous cliquerez ensuite sur Partager mon écran - Écran 1 (Share My Screen- Monitor 1) pour partager votre bureau, ou une autre application en cliquant sur la liste des applications déjà ouvertes sur votre ordinateur. 3. Lors du partage de votre bureau, vous remarquerez une barre en haut de votre écran. Ceci indique que les participants peuvent voir votre bureau. Enregistrement Les hébergeurs peuvent enregistrer à la fois l'audio et le web par un simple clic de bouton. 1. Cliquez sur le bouton d'enregistrement dans le Panneau de la réunion. 2. Entrez un nom pour l'enregistrement et cliquez sur enregistrement (record). Tous les participants entendront «Cette réunion est maintenant enregistrée». L'hôte et les participants remarqueront que le bouton d'enregistrement rougeoie pour indiquer que l'enregistrement est en marche. Webcam Jusqu'à 125 webcams peuvent être activées par réunion. 1. Cliquez sur l'icône de la caméra dans le panneau de la WebCam. Cliquez sur «permettre» (allow) si votre sécurité demande l'accès. La caméra de la réunion montre la vidéo de l'intervenant actif. Permettre la fonction Picture-In-Picture pour voir votre vidéo ainsi que l'intervenant actif. 3. Pour télécharger ou partager votre enregistrement, démarrez votre salle Web GlobalMeet et vérifiez votre Bibliothèque de fichiers (File Library). REMARQUE : En fonction de la taille de votre enregistrement, cela peut prendre jusqu'à 24 heures pour que le fichier apparaisse. Téléchargements Allez sur pour télécharger les applications de mobilité pour iphone, ipad, Blackberry, barre d'outils Outlook, Desktop App (application de bureau) (pour les non utilisateurs Outlook) afin d'héberger ou de vous joindre à votre session web GlobalMeet lorsque vous êtes en déplacement.

5 Rejoignez la communauté GlobalMeet sur https://community.globalmeet.com ASSISTANCE MONDIALE Formation Rejoignez-nous pour un tutoriel ou une formation dispensée par un instructeur via : Bénéficier d'une Assistance clientèle Visitez https://community.globalmeet.com pour chercher les réponses à vos questions et visionner les tutoriels. Appuyez sur *0 sur votre clavier de téléphone pour avoir accès à l'assistance clientèle en direct à tout moment pendant votre réunion. Au sujet de nous Le monde collabore avec PGi. Nos solutions avancées de réunion, de conférence et de collaboration dynamisent les personnes et les organisations pour qu'elles se connectent de manière plus concrète et travaillent ensemble d'une façon plus productive. Le siège social de PGi est situé à Atlanta, en Géorgie et la société est présente dans 24 pays dans le monde entier. Appuyez sur *0 à partir de la réunion pour obtenir une assistance instantanée de la part d'un opérateur de PGi Cliquez sur l'icône? en haut à droite de la réunion pour un chat en direct avec l'assistance technique Vous avez besoin d'une assistance? Envoyez un courriel à Appelez l'assistance clients au numéro PGi, 3280 Peachtree Road, NE, Suite 1000, Atlanta, GA 30305, USA, Premiere Global services Ltd. PGi Tous droits réservés. PGi.com

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