Net Conference avec Cisco WebEx Meeting Center

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1 GUIDE DE L'UTILISATEUR Net Conferencing T h l i M ti C t Net Conference avec Cisco WebEx Meeting Center Ce Guide de l'utilisateur Cisco WebEx Meeting Center explique comment accéder au service Cisco WebEx Meeting Center directement depuis le site WebEx et décrit l'intégration au service d'audioconférence Instant Meeting et l'interaction correspondante avec WebEx Hosted Net Replay. Il est conçu en complément des guides de l'utilisateur Cisco WebEx. Veuillez consulter le document WebEx Meeting Center User Guide for Hosts, Presenters and Participants (Guide de l'utilisateur de WebEx Meeting Center pour les hôtes, les présentateurs et les participants), disponible via votre site WebEx, pour plus de détails sur les fonctionnalités de Cisco WebEx Meeting Center. Comment accéder à la conférence Web Pour accéder à la conférence Web, accédez directement à l'url à partir de vos Favoris et connectez-vous. https://<nom_société>.webex.com Configuration de votre profil My WebEx (Mon WebEx) Utilisez l'onglet My WebEx (Mon WebEx) pour configurer ou modifier votre profil, les informations de votre compte audio, vos contacts et d'autres fonctions. Il vous permet également de démarrer vos réunions, d'accéder à vos rapports, de participer à des formations ou même de demander une assistance. My WebEx (Mon WebEx) contient les catégories suivantes dans la marge gauche : My Profile (Mon profil) My Profile (Mon profil) contient vos informations de compte personnel. Vous pouvez sélectionner la fonction de rappel et indiquer quel téléphone vous utiliserez pour rejoindre la partie téléconférence de votre réunion. 1

2 My Audio (Mon audio) My Audio (Mon audio) vous permet de configurer votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting avec WebEx Meeting Center : Cliquez sur Add teleconferencing account (Ajouter un compte de téléconférence). Saisissez les informations relatives à votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting. Saisissez ce qui suit : Toll-free call-in number (Numéro d'appel gratuit), Toll call-in number (Numéro d'appel payant), Host access code (Code d'accès de l'hôte) et Attendee access code (Code d'accès du participant). My Audio (Mon audio) vous permet de saisir 3 numéros Instant Meeting différents qui seront enregistrés en tant que comptes distincts. Remarque : si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Ne laissez pas le champ Toll Call-in number (Numéro d'appel payant) vide. Sélectionnez le type de numéro d'appel à utiliser pour le numéro de rappel de l'enregistrement. (REMARQUE : l'enregistrement basé sur WebEx Hosted Net utilise uniquement des ponts audio américains, quel que soit votre emplacement.) Cliquez sur OK. 2

3 Configuration du compte de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay pour les comptes Instant Meeting américains Dans My Audio (Mon audio), configurez au moins un compte de téléconférence avec un numéro Instant Meeting américain gratuit à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Si vous avez déjà effectué cette opération dans le cadre de la configuration normale de votre compte de téléconférence, vous n'avez rien d'autre à faire. Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro gratuit américain dans Call-in toll-free number (Numéro d'appel gratuit). Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro payant local dans Call-in number (Numéro d'appel).» Si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Renseignez l'un de ces champs, sinon un message d'erreur s'affichera. Saisissez le code secret de l'abonné et celui du participant. Sélectionnez le numéro d'appel gratuit pour le numéro de rappel de l'enregistrement. Cliquez sur OK si vous ajoutez un nouveau compte ou sur Update (Mettre à jour) pour modifier un compte existant. Numéro gratuit américain Ajoutez des numéros sans tiret ni signe plus Configuration du compte de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay en dehors des États- Unis Dans My Audio (Mon audio), configurez un compte de téléconférence à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Vous pourrez sélectionner ce compte de téléconférence durant le processus de planification. Configurez au moins un compte de téléconférence avec un numéro Instant Meeting américain gratuit à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro gratuit américain dans Call-in toll-free number (Numéro d'appel gratuit). Sélectionnez le pays/la région et saisissez le numéro payant local dans Call-in number (Numéro d'appel).» Si vous ne disposez pas d'un numéro payant, saisissez votre numéro gratuit. Renseignez l'un de ces champs, sinon un message d'erreur s'affichera. Saisissez le code secret de l'abonné et celui du participant. Sélectionnez le numéro d'appel gratuit pour le numéro de rappel de l'enregistrement. Cliquez sur OK si vous ajoutez un nouveau compte ou sur Update (Mettre à jour) pour modifier un compte existant. Numéro gratuit américain Ajoutez des numéros sans tiret ni signe plus Le compte 1 est un exemple de compte Instant Meeting britannique normal configuré avec des numéros payants et gratuits britanniques. Le compte 2 est un exemple de compte Instant Meeting britannique configuré avec un numéro gratuit américain à utiliser avec l'enregistreur WebEx. 3

4 Numéro gratuit américain My Reports (Mes rapports) Des rapports d'utilisation remontant jusqu'à trois mois sont disponibles pour vos réunions. Formation Vous trouverez les didacticiels Cisco WebEx à l'adresse suivante : https://www.mymeetings.com/custom/res/content/crc/guides.php Vous trouverez les didacticiels Cisco WebEx How Do I à l'adresse suivante : https://support.webex.com/myaccountweb/howdoi.do?root=tools&parent=how%20do%20i Des formations supplémentaires sont également disponibles auprès de WebEx University à l'adresse suivante : Saisissez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et votre URL du site WebEx pour accéder à WebEx University Assistance L'aide sur les produits Cisco WebEx est disponible à l'adresse suivante : https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resnumbers.php 4

5 Page d'accueil de WebEx Meeting Center Dans la page d'accueil de Meeting Center, vous pouvez configurer des préférences de réunion, obtenir une assistance et héberger une réunion. Chaque section propose des options supplémentaires pour personnaliser davantage vos paramètres. Le reste de ce guide de l'utilisateur fournit une présentation générale des fonctionnalités de Meeting Center et des détails relatifs à l'intégration de votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting avec Meeting Center. Veuillez consulter le document WebEx Meeting Center User Guide for Hosts, Presenters and Participants (Guide de l'utilisateur de WebEx Meeting Center pour les hôtes, les présentateurs et les participants), disponible via votre site WebEx, pour plus de détails sur les fonctionnalités de Cisco WebEx Meeting Center. Set Up (Configuration) Configurez les options de personnalisation et de consultation de rapports à l'aide de fonctionnalités telles que : Meeting Manager/Meeting Center - Pour participer à une réunion, vous devez configurer le logiciel WebEx Meeting Manager sur votre ordinateur. Une fois que vous avez planifié, démarré ou rejoint une réunion pour la première fois, votre site Web de service de réunion lance le processus de configuration. Toutefois, pour gagner du temps, vous pouvez configurer Meeting Manager à tout moment avant de planifier, démarrer ou rejoindre une réunion. Preferences (Préférences) - Vous permet de personnaliser vos préférences pour votre page d'accueil et votre fuseau horaire. My Profile (Mon profil) - Vous permet de personnaliser vos informations personnelles, votre texte de bienvenue et vos informations d'audioconférence. Host a Meeting (Hébergement d'une réunion) Cette fonctionnalité propose trois options pour simplifier la planification de vos réunions : Schedule a Meeting (Planifier une réunion) Comprend un planificateur rapide et un planificateur avancé pour planifier et démarrer des réunions. My Meetings (Mes réunions) - Fournit la liste complète de vos réunions. One-Click Meeting (Réunion en un seul clic) - Vous permet de configurer un raccourci vers votre réunion à utiliser depuis cette page, votre Bureau ou Microsoft Office. My Recorded Meetings (Mes réunions enregistrées) vous permet d'accéder à votre réunion enregistrée. Cette rubrique est traitée plus en détail dans la suite de ce guide. Schedule a Meeting (Planifier une réunion) Schedule a Meeting (Planifier une réunion) comprend un planificateur rapide et un planificateur avancé pour planifier et démarrer des réunions. 5

6 Cliquez sur Schedule a Meeting (Planifier une réunion) sous la section Host a Meeting (Héberger une réunion). Quick Scheduler (Planificateur rapide) : Saisissez : Sujet de la réunion Mot de passe (doit comprendre au moins 6 caractères) Date et heure avec le fuseau horaire Noms des participants invités Sélectionnez vos informations audio. Cliquez sur Change audio option (Modifier l'option audio) pour configurer les paramètres audio. Cliquez sur START NOW (DÉMARRER MAINTENANT). Change audio option (Modifier l'option audio) Vous pouvez modifier la façon dont les participants rejoignent la partie audio de la réunion et changer les informations relatives à votre compte audio. Sinon, les paramètres par défaut de My Audio (Mon audio) s'appliqueront. 6

7 Courrier électronique du participant Une fois que l'organisateur a planifié la réunion, les participants reçoivent un courrier électronique contenant les détails appropriés. Advanced Scheduler (Planificateur avancé) : Cette fonctionnalité propose des options de réunion supplémentaires, notamment : champ d'informations obligatoire ; paramètres de date et heure ; options de téléconférence ; invitation de participants ; inscription ; options d'ordre du jour et d'accueil ; options de réunion ; privilèges des participants ; révision. Dans l'onglet Schedule a Meeting (Planifier une réunion), cliquez sur Advanced Scheduler (Planificateur avancé). 7

8 Informations obligatoires Vous devez indiquer un sujet et un mot de passe de réunion pour pouvoir accéder à la page Date & Time (Date et heure). Vous pouvez également saisir votre code de suivi interne. Tant que vous ne modifiez pas la date et l'heure, le bouton du bas affiche toujours Start Now (Démarrer maintenant). Si vous choisissez de cliquer sur le bouton Start Now (Démarrer maintenant), votre réunion démarre immédiatement. Pour planifier une réunion à une date ultérieure, cliquez sur le bouton Date & Time (Date et heure). Date & Time (Date et heure) Cette fonction vous permet de saisir la date et l'heure de votre réunion et une durée estimée. Les fonctions de configuration sont les suivantes : Meeting Time (Heure de la réunion) Sélectionnez l'heure de la réunion et AM ou PM. Le fuseau horaire de l'organisateur est le paramètre par défaut. Sélectionnez Plan meeting time zones (Planifier les fuseaux horaires des réunions). Sélectionnez les fuseaux horaires des participants et cliquez sur Select Time (Sélectionner l'heure). Estimated Duration (Durée estimée) - Sélectionnez la durée de la conférence en heures et en minutes. Recurrence (Récurrence) - Cette option permet de planifier une réunion tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans. La valeur par défaut est None (Aucune) pour une réunion ponctuelle. Attendee join time (Moment auquel rejoindre la réunion) - Sélectionnez à quel moment les participants peuvent rejoindre la session. La valeur par défaut est cinq minutes. reminder (Rappel par courrier électronique) - Demandez l'envoi d'un rappel par courrier électronique à tous les participants. Une fois tous les paramètres sélectionnés, cliquez sur Next (Suivant). 8

9 Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence) Sélectionnez la case d'option Teleconferencing Service (Service de téléconférence) pour utiliser votre numéro d'audioconférence Instant Meeting pour la réunion. Si vous n'avez pas encore ajouté votre numéro d'audioconférence Instant Meeting, via My Audio (Mon audio) ou un appel précédent, un bouton intitulé Add teleconference account (Ajouter un compte de téléconférence) s'affiche. Cliquez dessus. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, vous pouvez saisir vos informations audio. Add Teleconferencing Account (Ajouter un compte de téléconférence) Saisissez votre numéro d'abonnement d'audioconférence Instant Meeting. Vous devez saisir votre numéro d'appel payant et votre numéro gratuit. Le code d'accès de l'hôte est le code secret de l'organisateur et le code d'accès du participant est son code secret. Cliquez sur OK pour enregistrer. La fenêtre se ferme et votre numéro de compte s'affiche dans l'onglet Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence). Ajoutez vos numéros d'abonnement d'audioconférence Instant Meeting Dans les paramètres de téléconférence, vous pouvez sélectionner : Attendees call in (Les participants appellent) Les participants composent le numéro d'audioconférence publié. Attendees receive a call back (Les participants reçoivent un rappel) Le pont audio appelle les participants et synchronise les sessions audio et Web dans la console de réunion. 9

10 Allow access to teleconference via global numbers (Autoriser l'accès à la téléconférence via des numéros mondiaux) Les participants ont accès à la liste des numéros d'accès mondiaux qu'ils peuvent composer pour une session d'audioconférence. Une fois que vous avez saisi votre numéro d'audioconférence Instant Meeting dans cette page Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence) ou dans My Audio (Mon Audio), il s'affiche dans l'onglet Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence). Si vous avez saisi plusieurs comptes, vous pouvez les sélectionner dans Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence) en cliquant sur la case d'option en regard des comptes appropriés. Si les informations sont incorrectes ou doivent être mises à jour, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Edit (Modifier) en dessous des informations audio. Une fois que vous avez sélectionné les paramètres de téléconférence, cliquez sur Next (Suivant). WebEx Hosted Net Replay - Planification de comptes de téléconférence pour les États-Unis WebEx Hosted Net Replay utilise uniquement des ponts audio américains, quel que soit votre emplacement. À moins d'avoir une configuration de compte 1 liée à un numéro différent du numéro gratuit américain, utilisez uniquement le compte 1 lorsque vous planifiez des appels pour lesquels vous comptez utiliser l'enregistreur WebEx. Sélectionnez ce compte de téléconférence pour l'utiliser lorsque vous planifiez votre réunion dans le planificateur rapide ou le planificateur avancé. Ainsi, l'enregistreur WebEx utilisera le compte de téléconférence Verizon approprié. Numéro gratuit américain Invitation par courrier électronique 10

11 Vous pouvez modifier le courrier électronique envoyé aux participants pour y inclure d'autres instructions permettant de rejoindre la partie audio de la conférence. Envoyez l'invitation à la réunion d'abord à vous-même et modifiez-la avant de l'envoyer aux participants. Les participants peuvent utiliser les numéros locaux ou gratuits, le numéro mondial ou la fonctionnalité de rappel. Sinon, les informations de compte sélectionnées figureront dans le courrier électronique, avec notamment le numéro d'appel gratuit américain. Numéro gratuit américain utilisé pour l'enregistreur WebEx Configuration des comptes de téléconférence à utiliser avec WebEx Hosted Net Replay en dehors des États- Unis Le compte 1 est un exemple de compte Instant Meeting britannique normal configuré avec des numéros payants et gratuits britanniques. Le compte 2 est un exemple de compte Instant Meeting britannique configuré avec un numéro gratuit américain à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Numéro gratuit américain Planification de réunions avec WebEx Hosted Net Replay pour l'extérieur des États-Unis WebEx Hosted Net Replay utilise uniquement des ponts audio américains, quel que soit votre emplacement. Le compte 2 dans la capture d'écran ci-dessous est un exemple de compte Instant Meeting britannique configuré avec un numéro gratuit américain à utiliser avec l'enregistreur WebEx. Sélectionnez le compte de téléconférence qui inclut le numéro gratuit américain lorsque vous planifiez votre réunion dans le planificateur rapide ou le planificateur avancé. Cela garantit que l'enregistreur WebEx a un moyen valide de se connecter au compte de téléconférence Verizon Instant Meeting approprié. 11

12 Numéro gratuit américain Invitation par courrier électronique Vous pouvez modifier le courrier électronique envoyé aux participants pour y inclure d'autres instructions permettant de rejoindre la partie audio de la conférence. Envoyez l'invitation à la réunion d'abord à vous-même et modifiez-la avant de l'envoyer aux participants. Les participants peuvent utiliser les numéros locaux ou gratuits, les numéros mondiaux ou la fonctionnalité de rappel. Sinon, les informations de compte sélectionnées figureront dans le courrier électronique, avec notamment le numéro d'appel gratuit américain. Numéro gratuit américain utilisé pour l'enregistreur WebEx Invite Attendees (Inviter des participants) Saisissez les adresses électroniques des participants dans la fenêtre Attendee (Participant) en les séparant par une virgule ou un point-virgule. Pour faire un choix dans une liste pré-renseignée, sélectionnez l'option Select Attendees (Sélectionner des participants). Le transfert du lien de confirmation par courrier électronique ou la planification de la réunion via Outlook sont d'autres moyens d'inviter les participants. Il existe d'autres possibilités : demander à chaque participant de vérifier préalablement son lecteur multimédia afin de bénéficier d'une qualité optimale avant de rejoindre la réunion, exclure le mot de passe de réunion de l'invitation par courrier électronique et demander aux participants d'avoir un compte sur ce site Web afin de rejoindre la réunion. Une fois que vous avez sélectionné le lien Select Attendees (Sélectionner des participants), une nouvelle fenêtre s'affiche. 12

13 Le lien Select Attendees (Sélectionner des participants) vous permet de sélectionner des noms et des adresses électroniques prédéfinis, d'ajouter de nouvelles adresses, de rechercher des noms spécifiques et d'inviter une personne en tant que participant normal ou hôte de substitution. Pour ajouter un nouveau contact, sélectionnez New Contact (Nouveau contact). New Contact (Nouveau contact) Une fois la fenêtre New Contact (Nouveau Contact) affichée, vous pouvez créer votre propre liste de contacts en saisissant le nom et l'adresse électronique de ces derniers. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone. Cliquez sur le bouton Add (Ajouter) pour terminer le processus. Une fois la sélection des participants terminée, ceux-ci reçoivent un courrier électronique contenant les informations concernant la réunion et un lien direct vers le site. Après avoir renseigné la section Invite Attendees (Inviter des participants), vous pouvez passer à l'inscription ou cliquer sur Next (Suivant). Registration (Inscription) La section Registration (Inscription) vous permet de personnaliser les informations demandées aux participants. Si None (Aucun) est sélectionné, les participants doivent uniquement indiquer leur prénom, leur nom et leur adresse électronique. Si vous sélectionnez Require attendee registration (Demander l'inscription du participant), vous pouvez demander des informations complémentaires répertoriées dans le tableau ci-dessous : Si vous cochez la case Automatically accept all registration requests (Accepter automatiquement toutes les demandes d'inscription), tous les participants sont directement dirigés vers la réunion une fois les champs obligatoires renseignés. Si cette option n'est pas sélectionnée, les participants sont dirigés vers la page d'inscription depuis le lien par courrier électronique. 13

14 Une fois la page Registration (Inscription) renseignée, continuez en cliquant sur Next (Suivant) au bas de la page ou sur le bouton Agenda & Welcome (Ordre du jour et accueil). Inscription Acceptation de participants Une fois un participant inscrit, il reçoit un courrier électronique de confirmation et doit attendre un second courrier émanant de l'organisateur qui lui indique le mot de passe de la réunion. Cela permet à l'organisateur de sélectionner les personnes autorisées à rejoindre la réunion. Pour approuver les inscriptions, les organisateurs doivent accéder à leur compte My Meetings (Mes réunions) après avoir cliqué sur la page My WebEx (Mon WebEx). Dans la page My Meetings (Mes réunions), la colonne comportant l'en-tête «?» permet le suivi des inscriptions en attente. La colonne comportant l'en-tête permet le suivi du nombre de participants acceptés. La colonne comportant l'en-tête X permet le suivi du nombre de participants refusés. Si l'inscription n'est pas configurée pour cette réunion, la mention N/A est indiquée. Lorsque l'organisateur clique sur le nombre indiqué dans une colonne, il accède à la liste des participants correspondant à la catégorie concernée. Pour approuver la présence d'un participant, l'organisateur doit cocher la case en regard du nom de ce participant dans la liste en attente. Le participant reçoit alors un lien lui permettant de rejoindre la réunion. Message du participant My Meetings Page (Page Mes réunions) Liste des Agenda inscriptions & Welcome ( Ordre du jour et accueil) La page Agenda & Customizable Welcome (Ordre du jour et accueil personnalisable) permet aux organisateurs de personnaliser un message destiné aux participants à la réunion. Cliquez sur Agenda (Ordre du jour) et ajoutez votre message. Cette fonction peut servir à communiquer aux participants l'ordre du jour de la réunion, un message d'accueil ou plusieurs options qu'ils doivent connaître avant le début de la réunion. Le nombre maximal de caractères est Info Tab templates (Modèles d'onglet d'informations) - Fournit des informations propres à la réunion, notamment son numéro, des informations téléphoniques et la clé hôte qui s'affiche uniquement pour l'hôte. Ces informations étant extraites de la planification, les organisateurs n'ont pas besoin d'en saisir d'autres. Automatically share presentation (Partager automatiquement la présentation) - Permet aux organisateurs de télécharger une présentation qui s'affichera pour les participants rejoignant la réunion. Cela permet à l'organisateur de présenter des informations préliminaires qui suscitent l'intérêt des personnes se joignant à la réunion. Remarque : il convient de télécharger et d'enregistrer les présentations au format de fichier UCF durant une réunion WebEx antérieure. Pour pouvoir enregistrer des fichiers au format UCF, l'organisateur doit télécharger 14

15 WebEx Universal Communications Format Toolkit (Kit d'outils de format de communication universel WebEx). Le lien de téléchargement du kit d'outils se trouve sur la page Support de ce site. Le kit d'outils permet également à l'organisateur de créer des diapositives multimédia à partager durant la réunion. L'organisateur peut choisir de démarrer automatiquement la présentation lorsqu'un participant se connecte ou de permettre aux participants de la contrôler. L'organisateur peut choisir de lire en continu la présentation ou de l'arrêter lorsqu'elle est terminée. L'organisateur peut également choisir la vitesse des diapositives, même si celles-ci ne semblent pas avancer lorsqu'il rejoint la réunion. (Pour l'organisateur, une fenêtre permettant d'arrêter les diapositives s'affiche lorsque la réunion doit démarrer.) Quick Start (Démarrage rapide) - Diapositive d'information avec des raccourcis pour partager les présentations, les applications ou le Bureau. Les participants ne voient pas cette diapositive. Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur Next (Suivant) ou sélectionnez Meeting Options (Options de réunion). Meeting Options (Options de réunion) Ces options permettent à l'organisateur de sélectionner des options à activer lorsque la réunion commence. Une fois la réunion commencée, l'organisateur garde la possibilité d'apporter des modifications. Les options de réunion sont les suivantes : Chat - Permet au participant de taper des messages à destination de l'organisateur (hôte), du présentateur (la personne qui contrôle la présentation) et d'autres participants. Video (Vidéo) - Permet d'intégrer la webcam à la réunion. L'organisateur a la possibilité de sélectionner/désélectionner la vidéo haute qualité et haute définition. o Activation de la vidéo haute qualité Activation de la vidéo haute définition o Affichage de vignettes vidéo Notes - Ouvre un volet permettant au participant de prendre des notes et de les enregistrer sur son PC ou de les consigner pour le groupe. Enable closed captioning (Autoriser le sous-titrage) - Option similaire aux notes. Permet de taper les paroles prononcées à l'intention d'une personne malentendante. Ces notes sont publiées sur le PC du participant chaque fois que la personne qui les prend appuie sur Entrée. File Transfer (Transfert de fichiers) - Permet aux participants de télécharger des documents depuis le PC du présentateur. Recording (Enregistrement) - Permet aux participants de démarrer et d'arrêter l'enregistrement de la réunion sur leur PC. Enable UCF rich media for attendees (Autoriser le contenu multimédia UCF pour les participants) - Permet aux participants de partager des fichiers UCF durant une réunion. S'il est le présentateur, l'organisateur peut partager des fichiers UCF même si cette option n'est pas sélectionnée. 15

16 Attendee Privileges (Privilèges des participants) Cette option est similaire à Meeting Options (Options de réunion). Dans la page Attendee Privileges (Privilèges des participants), les organisateurs peuvent sélectionner les fonctionnalités à activer au début de la réunion. Une fois la réunion commencée, l'organisateur peut modifier les fonctionnalités. Un présentateur peut affecter des privilèges à des participants durant une réunion ou en supprimer. Les privilèges des participants sont les suivants : Save (Enregistrer) - Les participants peuvent enregistrer les documents, les présentations ou les tableaux blancs partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu. Print (Imprimer) - Les participants peuvent imprimer les documents, les présentations ou les tableaux blancs partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu. Annotate (Annoter) - Les participants peuvent créer des annotations sur tous les documents apparaissant sur leur visionneuse de contenu au moyen de la barre d'outils affichée au-dessus de la visionneuse. Les annotations d'un participant sont visibles par tous les participants. View participant list (Afficher la liste des participants) - Les participants peuvent consulter les noms des autres participants. View thumbnails (Afficher les vignettes) - Les participants peuvent voir une version réduite des diapositives. Control applications (Contrôler les applications) - Les participants peuvent demander au présentateur de leur passer le contrôle de l'application. View any document (Afficher tous les documents). Participant in private chat with (Participant en conversation privée avec) - Host (leader) (Hôte (organisateur)), Presenter (Présentateur) ou All attendees (Tous les participants). 16

17 Review (Révision) La page Review (Révision) fournit un aperçu de tous les éléments sélectionnés pour cette réunion. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez l'onglet concerné. Pour enregistrer ces paramètres pour des réunions ultérieures, cliquez sur le bouton Save as template (Enregistrer comme modèle) au bas de l'écran. Le modèle apparaît sur la première page et vous évite de recommencer ce processus pour la plupart de vos réunions ultérieures. La configuration est terminée. Cliquez sur le bouton Schedule Meeting (Planifier la réunion). Confirmation de la réunion Une fois la réunion planifiée au moyen du planificateur avancé, la fenêtre de confirmation s'affiche. Confirmez les détails de la réunion et sélectionnez OK ou Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier). La fonction Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier) enregistre les informations relatives à la réunion et les envoie automatiquement par courrier électronique. Une fois le courrier électronique ouvert, les détails de la réunion s'affichent automatiquement dans votre calendrier Microsoft Outlook. Si, à la réception du message, vous constatez une erreur dans les informations relatives à la réunion, vous pouvez les modifier en revenant à l'outil de planification. Cliquez sur Edit (Modifier) pour lancer le planificateur avancé et modifier les informations sélectionnées. Une fois les modifications enregistrées, vous revenez à cette fenêtre et votre réunion s'affiche dans la page My WebEx (Mon WebEx). 17

18 Console de l'organisateur WebEx Meeting Center La console est une interface simple qui rend extrêmement conviviale la gestion d'une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n'afficher que les fenêtres les plus importantes au cours d'une réunion (liste des participants, chat, notes ou vidéo, par exemple). Le passage d'une présentation à une autre se fait aisément au moyen d'onglets. Barre d'outils Chat Enregistreur Liste des participants Volets Vidéo Bouton Vidéo Quick Start (Démarrage rapide) La page de démarrage rapide s'affiche lorsque les organisateurs rejoignent une conférence Web et leur fournit un accès rapide aux fonctions dont ils se servent le plus. Cette page simplifie davantage encore le partage de documents, d'applications ou de votre Bureau avec les participants. Vous pouvez également envoyer une invitation de dernière minute. La page de démarrage rapide propose une interface utilisateur graphique simple d'emploi permettant de partager immédiatement des contenus avec les participants. Vous pouvez également accéder à ces fonctionnalités dans le menu déroulant Share (Partager). Invitez les participants ou envoyez-leur un rappel par courrier électronique, messagerie instantanée ou téléphone. Invite and Remind (Invitation et rappel) Une fois la réunion démarrée, vous constatez que vous avez oublié d'inviter une partie prenante ou une autre personne qui devrait y participer. Sélectionnez Invite & Remind (Invitation et rappel) dans la page Quick Start (Démarrage rapide). La boîte de dialogue Invite and Remind (Invitation et rappel) s'affiche. Vous pouvez inviter quelqu'un à la réunion par : o Courrier électronique : invitation via WebEx ou votre messagerie électronique. o Téléphone : saisissez le nom et le numéro de téléphone du participant, puis sélectionnez Call (Appeler). o Message texte (SMS) : saisissez le numéro de téléphone portable du participant et sélectionnez Call (Appeler). o Messagerie instantanée : invitation via WebEx ou votre propre messagerie instantanée. 18

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