Contact. Extensis, Inc. Celartem Technology. Service clientèle. Extensis Europe. Assistance technique. Corporate Sales (Vente aux professionnels)

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4 Contact Extensis, Inc SW First Avenue, Suite 500 Portland, OR États-Unis Numéro local gratuit : (800) Tél. : +1 (503) Fax : +1 (503) Extensis Europe First Floor, Century House The Lakes Northampton NN4 7SJ Royaume-Uni Tél. : +44 (0) Fax : +44 (0) [email protected] 2004 Extensis, Inc., une société Celartem. Le présent document et le logiciel qu il décrit font l objet d un copyright, tous droits réservés. Le présent document ou le logiciel décrit ne peut en aucun cas être copié, entièrement ou partiellement, sans l autorisation écrite d Extensis, Inc., excepté dans le cadre des conditions normales d utilisation du logiciel ou dans le but d effectuer une copie de sauvegarde du logiciel. Cette exception n inclut pas toute copie réalisée pour une personne autre que le détenteur du logiciel. Extensis est une marque déposée d Extensis Inc. Le logo Extensis, Extensis Library, Font Reserve, Font Reserve Server, Font Vault et Font Sense, Portfolio, Portfolio Server, Portfolio NetPublish, NetPublish, Suitcase et Suitcase Server sont des marques commerciales d Extensis, Inc. Celartem, Celartem, Inc., le logo Celartem, PixelLive et PixelSafe sont des marques commerciales de Celartem, Inc. Adobe, Acrobat, Illustrator, Photoshop et PostScript sont des marques commerciales d Adobe Systems, Incorporated. Apple, AppleScript, FontSync, Macintosh, Mac OS 9, Mac OS X, PowerPC et QuickDraw sont des marques déposées d Apple Computer, Inc. Microsoft, Internet Explorer, Windows, Windows XP, Windows 2000, Windows NT, Windows ME et Windows 98 sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs propriétaires respectifs. Celartem Technology Tél. : Adresse électronique : [email protected] Service clientèle Adresse Web/électronique : Tél. : +44(0) Assistance technique Adresse Web/électronique : Corporate Sales (Vente aux professionnels) Web: Tél. : +44(0) Certaines parties du produit utilisent des composants logiciels développés par le biais de divers projets d exploitation libre. Les licences et la disponibilité du code source pour lesdits composants sont spécifiées dans le fichier relatif au copyright, LICENSES.TXT, fourni avec ce produit. Veuillez vous reporter à ces licences pour de plus amples informations sur l utilisation desdits composants logiciels. Extensis, Inc. garantit les disques sur lesquels est enregistré le logiciel contre tout défaut matériel et malfaçon, dans des conditions normales d utilisation, pour une période de trente (30) jours à compter de la date initiale d achat. Si vous avez acheté ce produit directement auprès d Extensis, Inc, et si un problème survient au cours de ce délai de trente jours, vous pouvez renvoyer les disques à Extensis, Inc., qui vous les remplacera gratuitement. Tous les produits envoyés pour remplacement doivent être préalablement enregistrés auprès d Extensis, Inc. avant le remplacement. Les produits Extensis achetés auprès d un revendeur sont garantis par celui-ci et sont couverts par le système de retour des articles du revendeur. Cette garantie est limitée au remplacement et ne prend en compte aucun autre dommage subi par le produit, notamment, mais sans s y limiter, les pertes de bénéfice, ainsi que toute autre réclamation spéciale, secondaire ou similaire. Le présent logiciel est fourni «en l état». À l exception de la garantie expresse stipulée ci-dessus, Extensis, Inc. n offre aucune garantie, explicite ou implicite, concernant la qualité, les performances, la qualité marchande ou l adéquation du logiciel fourni à un objectif spécifique.

5 Portfolio 7 iii Sommaire Présentation de Portfolio La fin du chaos...1 Pourquoi utiliser Portfolio?...1 Configuration système et logicielle requise...2 Installation...2 Enregistrement et personnalisation...2 Assistance technique...3 À propos du...3 Les nouveautés de Portfolio Démarrage...7 L environnement Portfolio...7 Étape n 1 : Cataloguer vos fichiers...8 Étape n 2 : Personnaliser Portfolio...10 Étape n 3 : Accéder à vos fichiers...13 Étape n 4 : Organiser vos fichiers...16 Étape n 5 :FolderSync...18 Étape n 6 :Trouver vos fichiers...21 Étape n 7 : Distribuer vos fichiers Palette de Portfolio Express Sécurité et niveaux d accès Index...31

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7 Portfolio 7 Présentation de Portfolio 7 1 La fin du chaos... Bienvenue dans Portfolio : un programme qui prend en charge les tâches fastidieuses liées à l organisation de vos fichiers numériques et qui met un terme au chaos qui s instaure quand il s agit de les nommer, d assurer leur suivi ou d y accéder. Portfolio est conçu pour aider les particuliers et les groupes de travail à maintenir leurs fichiers en ordre, à les trouver rapidement en cas de besoin, puis à les distribuer à d autres personnes par courrier électronique, CD, disque ou sur le Web, avec un minimum d efforts. Ce programme est conçu pour fonctionner avec des milliers, voire des centaines de milliers, de fichiers simultanément, permettant aux particuliers comme aux grands groupes de travail de rester organisés. Pourquoi utiliser Portfolio? À l heure du support numérique, il suffit de peu de choses pour que l organisation de vos fichiers électroniques sombre dans le chaos. Sans solution pour y mettre de l ordre, vous risquez de vous retrouver en face d importants problèmes : des images ont disparu ; des polices se retrouvent séparées de leurs documents d origine ; des versions d images inappropriées sont utilisées ; vous perdez du temps à essayer de retrouver les documents et à les copier d un poste à l autre. Portfolio est conçu pour que vous ne soyez plus confronté à ce genre de problème. Voici une liste de quelques-unes des tâches que Portfolio peut vous aider à effectuer : Copier et renommer les images prises avec votre appareil photo numérique. Afficher l aperçu de la totalité d un CD contenant une galerie de photos, sans avoir à insérer le CD. Créer un diaporama de vos images favorites. Élaborer facilement et rapidement un site Web contenant une collection d images. Imprimer des bandes-témoins des images. Rassembler un ensemble de fichiers et les graver directement sur CD ou DVD. Graver des disques qui contiennent des aperçus d images en taille écran. Accéder à vos fichiers par un simple double-clic, sans avoir à parcourir plusieurs dossiers pour les trouver. Extraire et intégrer d importantes métadonnées EXIF, XMP et TIFF. Automatiser le catalogage des images avec les options de catalogage enregistrées et FolderSync. Trouver des photos numériques et d autres fichiers quel que soit leur emplacement sur le système, en tapant uniquement un mot ou une phrase.

8 2 Présentation de Portfolio 7 Configuration système et logicielle requise Pour installer et utiliser Portfolio, vous devez posséder les éléments logiciels et matériels suivants : Portfolio 7 Macintosh : Mac OS X (10.2 ou version supérieure) Apple Macintosh G3, G4, G5 ou version supérieure 256 Mo de mémoire vive 175 Mo d espace libre sur le disque dur QuickTime 6.4 ou version supérieure Portfolio 7 Windows : Windows 2000, Windows XP Édition Familiale ou Professionnelle Pentium (400 MHz ou plus rapide recommandé) 256 Mo de mémoire vive 75 Mo d espace libre sur le disque dur QuickTime 6.4 ou version supérieure Pour mettre à niveau Portfolio, assurez-vous d avoir le numéro de série de votre Portfolio 4, 5 ou 6 sous la main lors de l installation de Portfolio 7. Installation Pour une installation facile et rapide, reportez-vous aux instructions du CD-ROM accompagnant votre produit. Si vous avez téléchargé un programme d installation pour un produit Extensis depuis notre site Web, l exécution de ce programme provoquera l installation d un fichier Read Me (Lisez-moi) contenant des informations sur votre disque dur. Enregistrement et personnalisation Il est important d enregistrer votre exemplaire du logiciel Portfolio afin que nous soyons en mesure de vous fournir les meilleurs services possibles. Les utilisateurs enregistrés du logiciel Portfolio ont droit à une assistance technique et reçoivent des informations concernant les nouvelles versions et les produits, ainsi que des remises et des offres spéciales pour les nouveaux produits. Vous pouvez trouver votre numéro de série à trois endroits : sur la pochette du CD Portfolio, sur l emballage du produit ou dans le courrier électronique qui vous a été envoyé si vous avez acheté Portfolio sur notre site Web. Entrez ce numéro pour personnaliser votre exemplaire de Portfolio. Si vous choisissez de ne pas personnaliser votre exemplaire, Portfolio s exécute en mode démonstration. Ce mode vous permet d utiliser le produit pendant 30 jours. Vous pouvez acheter des numéros de série supplémentaires auprès d Extensis. Reportez-vous au début de ce guide pour obtenir nos coordonnées.

9 Portfolio 7 3 Assistance technique Une assistance technique est disponible directement sur le site Web d Extensis. Veuillez compléter le formulaire d assistance en ligne à l adresseq pour obtenir de l aide. Les opérateurs de notre service d assistance technique vous répondront par téléphone ou par courrier électronique, généralement dans les 24 heures qui suivent votre demande (en semaine). Lorsque vous contactez l assistance technique, fournissez les informations suivantes : Le numéro de série de votre logiciel Portfolio La configuration de votre ordinateur Votre question ou une description du problème rencontré : que se passe-t-il exactement et quand? Votre numéro de téléphone si vous souhaitez qu un opérateur vous rappelle. Veuillez noter tout message d erreur rencontré, ainsi que son numéro, ou toute autre information que vous jugez pertinente. Pour accéder à la foire aux questions et aux conseils de dépannage, vous pouvez également visiter la page Portfolio du site Web d Extensis : À propos du Ce présente la version Windows et Macintosh de Portfolio 7. Lors de la description des raccourcis clavier, le terme «Commande» correspond à la touche 3 sur Macintosh. Les références aux sélections de menu sont présentées sous la forme Menu > Commande. Pour obtenir des informations plus récentes sur des fonctionnalités Portfolio spécifiques, consultez les sources suivantes : Le fichier Read Me (Lisez-moi), situé dans votre dossier Portfolio. Ce fichier texte contient les informations les plus récentes concernant votre produit. La page Portfolio, sur le site Web d Extensis :

10 4 Nouveautés Les nouveautés de Portfolio 7 Portfolio est la solution leader sur le marché. Elle permet d organiser vos photos numériques, illustrations, mises en page et présentations au sein d étonnants catalogues visuels. Les fichiers représentent des atouts uniquement lorsque vous pouvez situer leur emplacement au moment opportun. Les nouvelles fonctions puissantes de Portfolio 7 permettent d afficher, d organiser et de réaffecter vos fichiers, transformant ces derniers en atouts. Nouvelle interface utilisateur Cette nouvelle interface vous permet d organiser facilement vos fichiers en collections logiques, appelées présentations. En un seul clic vous pouvez afficher la totalité de votre catalogue ou un sous-ensemble prédéfini de fichiers. La nouvelle fenêtre de présentations vous permet de définir une collection spécifique de fichiers et d accéder instantanément à ces collections. Collecter et graver sur un CD Portfolio 7 est un puissant outil d archivage et de publication. Vous pouvez facilement sélectionner un groupe d éléments dans votre catalogue, puis les publier ou les archiver sur un CD ou sur un DVD. Les disques sont gravés directement depuis Portfolio sans qu aucun logiciel supplémentaire soit requis! Un navigateur d images peut être inclus sur chaque disque pour simplifier l accès aux images. Dans le cadre de ce processus, Portfolio peut également créer un aperçu faible résolution ou des épreuves de vos fichiers pour que vous puissiez les partager avec les réviseurs et les clients. Lorsque vous archivez des fichiers sur un disque, Portfolio garde automatiquement en mémoire le nouvel emplacement des fichiers archivés. Par conséquent, il est facile de retrouver l emplacement des fichiers sur les archives disques distantes. Conversion des images Portfolio peut convertir les images cataloguées en fichiers JPEG ou TIFF et modifier, lors de ce processus, la taille de l image, le mode de résolution et le mode de couleur. Portfolio peut également convertir par lots de nombreuses images à la fois, y compris les fichiers Photoshop multicouches, les fichiers EPS et les images brutes prises avec un appareil photo. Contrôle performant des métadonnées Les appareils photo numériques, ainsi que de nombreux programmes logiciels, peuvent intégrer d importantes métadonnées dans des fichiers image. Portfolio peut lire et écrire des balises de métadonnées IPTC et XMP et également lire des balises EXIF. Les informations spécifiques concernant le Portfolio, telles que des mots-clés, peuvent être directement intégrées dans vos fichiers originaux sous la forme de données IPTC. Toutes les autres applications prenant en charge les métadonnées peuvent accéder aux métadonnées intégrées. En intégrant directement les informations importantes du Portfolio dans les fichiers originaux, vous ne courrez jamais le risque de perdre d importants travaux réalisés dans celui-ci. Automatisation des flux de travail Vous pouvez configurer Portfolio pour qu il surveille des dossiers d un ou plusieurs systèmes ou des dossiers réseaux. Les fichiers se trouvant dans ces dossiers peuvent être automatiquement catalogués, des mots-clés peuvent être ajoutés et dirigés vers un emplacement de stockage. En utilisant cette méthode de catalogage en arrière-plan, vous n aurez probablement plus jamais besoin de cataloguer manuellement les images!

11 Portfolio 7 5 Aperçus d écran améliorés Portfolio peut générer automatiquement des aperçus en résolution écran lorsque vous cataloguez des fichiers. Il s agit d un moyen très efficace pour afficher rapidement un aperçu des fichiers sans avoir besoin d accéder aux fichiers originaux. Les aperçus peuvent contenir pixels au maximum, soit deux fois la taille des aperçus dans les versions précédentes de Portfolio. Affichages améliorés Avec Portfolio 7, vous pouvez personnaliser et enregistrer presque chaque détail de l affichage dans la fenêtre de présentation. Vous pouvez définir de façon créative l aspect de votre présentation, jusqu à la police et la couleur de chaque champ. Ces présentations peuvent être imprimées exactement telles que vous les voyez à l écran. Grâce à Portfolio, vous pouvez obtenir un catalogue étonnant sur le plan visuel, à la fois à l écran et sur une page imprimée. Impression des bandes-témoins Une fois que vous avez choisi le nombre d images s affichant par page, Portfolio redimensionne automatiquement les images et les dispose sur une grille, puis les imprime sur une bande-témoin. Assistant de création de page Web Plutôt que de simplement exporter des fichiers HTML à l aide d un ensemble de modèles prédéfinis, Portfolio vous permet d élaborer un ensemble de pages Web bénéficiant d une conception professionnelle. Portfolio est à la fois suffisamment simple pour les novices, mais suffisamment performant pour satisfaire les besoins des concepteurs professionnels de pages Web. Choisissez parmi un large éventail d options conçues par des professionnels ou personnalisez HTML afin de satisfaire vos besoins à l aide de l éditeur HTML de Portfolio. Aperçus de courrier électronique faible résolution Lorsque vous avez besoin de partager un fichier avec d autres personnes et que vous leur envoyez un imposant fichier original par courrier électronique, elles risquent de ne pas vous remercier. Avec Portfolio, il vous suffit de cliquer sur un bouton pour que celui-ci redimensionne le fichier et le joigne à un nouveau courrier électronique. Barre d outils personnalisable Plus besoin d essayer de trouver les commandes adéquates à utiliser dans les menus et les boîtes de dialogue. Vous pouvez personnaliser la barre d outils Portfolio en y incluant des boutons pour vos tâches les plus courantes. Par un simple clic, vous pouvez démarrer un diaporama, graver un disque et tellement plus encore. Navigation dans la fenêtre d aperçu Lorsque vous affichez l aperçu d une image, vous pouvez désormais lui appliquer un zoom, la supprimer, revenir à l image originale et accéder à d autres images du catalogue. Prise en charge de l ID utilisateur Lorsque vous travaillez dans un groupe, il est souvent important de savoir qui a utilisé un fichier en dernier. Portfolio consigne l identité de chaque utilisateur et donne automatiquement l ID d un utilisateur qui catalogue ou modifie chaque enregistrement. De cette façon, vous ne perdez jamais le fil de votre flux de travail.

12 6 Démarrage L environnement Portfolio Boutons Affichage (View) Menu Affichage enregistré (Saved view) Boîte Recherche rapide (QuickFind) Tiroir Affichage de dossiers (Macintosh) Barre d outils Fenêtre Présentations (Galleries) Fenêtre Affichage de dossiers (Folder View) Menu de Tri (Sort menu) Dossier FolderSync Vues miniatures Palettes flottantes

13 Démarrage Portfolio 7 7 Portfolio vous permet d organiser vos fichiers numériques en stockant les informations les concernant dans des catalogues visuels simples d utilisation. Au lieu de devoir rechercher des fichiers dans des dossiers imbriqués ou d ouvrir document après document afin de trouver l image dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir rapidement les aperçus en vue miniature de votre catalogue Portfolio ou utiliser le puissant moteur de recherche de Portfolio afin de trouver l élément recherché. ACCÉDER : Affichez un aperçu des fichiers directement dans Portfolio, copiez-les sur un autre disque, faites-les glisser dans des applications telles que Photoshop ou QuarkXPress ou modifiez-les en les ouvrant dans leur application d origine. La configuration et l utilisation de Portfolio impliquent la réalisation des étapes élémentaires suivantes. Chacune de ces étapes est abordée dans le. CATALOGUER : Vous devez «cataloguer» vos fichiers, c est-à-dire les ajouter à un catalogue Portfolio, afin que Portfolio puisse les trouver, en afficher un aperçu et assurer leur suivi. ORGANISER : À l aide des outils de Portfolio, vous pouvez regrouper, organiser et classer vos fichiers en diverses catégories en leur affectant des mots-clés, des descriptions et d autres données personnalisées. TROUVER : Entrez un mot ou une phrase pour trouver l emplacement de n importe quel fichier catalogué et y accéder instantanément. Effectuez une recherche en utilisant un vaste ensemble de critères stockés automatiquement dans Portfolio. PERSONNALISER : Donnez à vos catalogues l aspect et le style que vous désirez afin que les informations soient faciles à trouver et à afficher. DISTRIBUER : Envoyez automatiquement les fichiers redimensionnés par courrier électronique, gravez-les directement sur un CD ou un DVD, publiez-les comme pages Web. Portfolio automatise la plupart des tâches en relation avec la distribution.

14 8 Cataloguer vos fichiers Étape n 1 : Cataloguer vos fichiers Avant de pouvoir utiliser Portfolio pour la gestion et l organisation de votre collection d images numériques, vous devez «cataloguer» vos fichiers afin que Portfolio puisse les trouver, en afficher un aperçu et assurer leur suivi à votre place. Créer un nouveau catalogue Portfolio La première fois que vous lancez Portfolio, un écran de Bienvenue s affiche, vous permettant de choisir entre deux options : créer un nouveau catalogue vide ou ouvrir un catalogue existant. Déposer les fichiers, les dossiers ou disques sélectionnés dans le catalogue. Vous pouvez cataloguer des fichiers individuels (tels qu une image JPEG ou un graphique EPS), des dossiers ou des volumes entiers (comme votre disque dur, un CD ou un DVD, ou un volume réseau). La méthode la plus simple pour ce faire consiste à faire glisser leur icône dans la fenêtre du catalogue ouverte. Sélectionnez le bouton «Créer un nouveau catalogue Portfolio» («Create a new Portfolio catalog»), puis cliquez sur OK. Un catalogue vierge ne contenant aucun enregistrement est créé et s affiche à l écran. Vous êtes désormais prêt pour ajouter des éléments à ce catalogue. Si vous possédez déjà un catalogue créé par une autre personne ou si vous avez utilisé des versions précédentes de Portfolio, vous pouvez sélectionner la commande Ouvrir (Open) du menu Fichier (file) pour ouvrir un catalogue existant dans Portfolio. Portfolio peut automatiquement convertir des catalogues créés avec de précédentes versions de Portfolio. Pour de plus amples informations, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Portfolio peut cataloguer pratiquement chaque type de fichier numérique et générer un aperçu en miniature des documents créés sous n importe lequel des formats graphiques et vidéo les plus courants.

15 Portfolio 7 9 Vous pouvez également ajouter des éléments à votre catalogue en utilisant la fonctionnalité Catalogage instantané (Instant Cataloging). Définir les options de catalogage Lorsque vous ajoutez des éléments à Portfolio, de nombreuses options sont disponibles et vous permettent de déterminer avec précision la façon dont Portfolio stocke les informations concernant vos fichiers. Vous pouvez définir ces différentes options dans la boîte de dialogue Options de catalogage (Cataloging Options) qui s ouvre à chaque fois que vous cataloguez des fichiers, à moins que vous n ayez coché la case «Ne pas afficher lors d un catalogage» («Don t Show when cataloging»). Ajoutez automatiquement des descriptions, des mots-clés et des métadonnées. Déplacez ou copiez des fichiers depuis leur l emplacement d origine. Renommez des lots de fichiers lors de leur catalogage. Pour afficher une liste des catalogues récemment utilisés, effectuez un Control + clic (Mac) ou un clic droit (Windows) sur l icône d un fichier, d un dossier ou d un disque n importe où dans le Finder Macintosh ou Explorateur Windows, puis sélectionnez le sous-menu Ajouter à Portfolio (Add to Portfolio). Sélectionnez le catalogue auquel vous souhaitez ajouter les éléments sélectionnés. Si le catalogue dont vous avez besoin n est pas répertorié, sélectionnez Autre catalogue (Other Catalog) pour l ouvrir. Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Options de catalogage (Cataloging Options) pour renommer, copier ou déplacer automatiquement vos fichiers lors de leur catalogage, ou encore pour ajouter des motsclés, des descriptions ou d autres informations à vos images. Pour obtenir des informations détaillées sur l utilisation de toutes ces options de catalogage, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Pour simplement ajouter vos fichiers au catalogue sans les renommer ou les déplacer, il vous suffit de cliquer sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options de catalogage (Cataloging Options) afin de poursuivre le processus de catalogage. Portfolio examine chaque élément, puis l ajoute à votre catalogue.

16 10 Personnaliser vos affichages Étape n 2 : Personnaliser Portfolio Après avoir catalogué vos fichiers, vous pouvez utiliser les différents outils de Portfolio pour les afficher de nombreuses façons différentes. Créer des présentations pour vos images Une présentation peut afficher tous les éléments de votre catalogue ou un sous-ensemble de ces éléments. Vous pouvez en un seul clic ouvrir des présentations depuis la fenêtre Présentation (Galleries). 3. Intégrez à la présentation les éléments souhaités en effectuant l une des opérations suivantes : Faire glisser les vues miniatures d une autre présentation vers la nouvelle présentation. Lancer une recherche sur un ensemble sélectionné d éléments, par exemple sur des éléments contenant un mot-clé particulier. Faire glisser les vues miniatures de la présentation Résultats de la recherche (Find results) vers votre nouvelle présentation (pour obtenir des informations détaillées sur la manière d effectuer des recherches spécifiques, reportez-vous à la section «Recherche de fichiers»). Par défaut, un catalogue Portfolio contient deux présentations : une qui affiche tous les éléments catalogués et une autre qui affiche les derniers éléments catalogués. Vous pouvez créer des présentations et ajouter n importe quels éléments du catalogue à ces présentations. Pour ouvrir une nouvelle présentation : 1. Sélectionnez Présentation (Galleries) > Nouvelle (New). 2. Saisissez un nom pour la présentation. Sur un Macintosh, saisissez le nouveau nom dans la boîte de dialogue et cliquez sur OK Chaque présentation peut être personnalisée afin d avoir toujours l apparence souhaitée et d afficher constamment les informations désirées. Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction Personnaliser l affichage (Customize View) : Affichage (View) > Personnaliser (Customize). Ensuite, il vous faut enregistrer l affichage et l appliquer à la Présentation (Gallery) > Paramètres (Settings). Pour obtenir des informations détaillées, consultez les pages suivantes.

17 Portfolio 7 11 Sélectionner un type d affichage Portfolio offre trois types d affichage différents : Vue miniature (Thumbnail), Liste (List) et Élément (Item). Chacune de ces vues peut être intégralement personnalisée afin d avoir l aspect souhaité et d afficher les informations spécifiques désirées sur les fichiers. Basculez entre ces trois types d affichage à l aide des boutons Affichage (View) de la barre d outils principale. Affichage Liste L affichage Liste affiche les éléments et les informations cataloguées dans un format de liste de style tableur. Par défaut, des champs tels que la taille et le type du fichier, les modifications apportées et le volume sont répertoriés. Cet ensemble de champs peut être modifié en utilisant la commande Affichage (View) > Personnaliser (Customize), qui vous permet de définir avec précision les informations de champ qui s afficheront dans les colonnes de la liste. Vue miniature La vue miniature (affichage par défaut dans Portfolio) affiche vos éléments sur une grille ajustable contenant de petits aperçus de la taille d une miniature. Les informations relatives à chaque élément catalogué s affichent sous chaque vue miniature. Affichage Élément Cette fonctionnalité vous permet d afficher les éléments ainsi que toutes les données stockées qui leur sont associées. Par exemple, vous pouvez afficher la liste de tous les mots-clés associés à un fichier ou encore une description dans sa totalité, ainsi que toutes les autres données de champs personnalisés que vous avez saisies. Sélectionnez cet affichage lorsque vous souhaitez accéder à de nombreuses informations détaillées concernant un ensemble d éléments sans avoir à ouvrir ou à afficher les propriétés de chaque élément les unes après les autres.

18 12 Personnaliser vos affichages Personnaliser l affichage Après avoir choisi le type d affichage, vous pouvez donner à chaque présentation de Portfolio un aspect unique en personnalisant les vues miniatures, les polices, les couleurs d arrière-plan, les cadres et l espacement. Cette tâche effectuée, vous pouvez imprimer cette présentation avec vos nouveaux paramètres. Pour personnaliser l affichage : 1. Sélectionnez Affichage (View) > Personnaliser (Customize) (3 + D sur Mac ; Ctrl + D sur Windows). 2. Dans la boîte de dialogue Personnaliser l affichage (Customize View), sélectionnez l onglet correspondant à l affichage que vous avez sélectionné : Vue miniature (Thumbnail), Liste (List) ou Élément (Item). 3. Dans la liste d affichage de champs, vérifiez les champs que vous souhaitez voir s afficher en même temps que votre vue miniature. En mettant en surbrillance chaque champ, vous pouvez personnaliser leur police, leur taille et leur apparence. En fonction du type d affichage sélectionné, vous pouvez également personnaliser le cadre de la vue miniature, la couleur de l arrière-plan et d autres éléments. Pour obtenir des informations détaillées sur chacune des options disponibles dans cette boîte de dialogue, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. 4. Lorsque vous personnalisez l affichage, utilisez le bouton Appliquer (Apply) pour visualiser la façon dont chaque paramètre affecte votre présentation. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Pour enregistrer vos paramètres d affichage : Après avoir personnalisé votre affichage, vous souhaiterez probablement enregistrer les paramètres d affichage afin de pouvoir les utiliser ultérieurement. 1. Sélectionnez Enregistrer sous (Save As) à partir du menu déroulant Affichage enregistré (Saved View). 2. Attribuez un nom à votre affichage, puis cliquez sur OK. Votre nouvel affichage est ajouté à la liste et peut être utilisé avec n importe quelle présentation. Application d un affichage enregistré à une présentation Vous pouvez définir des paramètres de façon à ce que la présentation utilise toujours un affichage spécifique. Ainsi, votre présentation d éléments s affiche toujours avec l affichage indiqué. 1. Créez, puis enregistrez un Affichage enregistré. 2. Sélectionnez Présentation (Galleries) > Paramètres (Settings). 3. Cochez la case Appliquer un affichage enregistré (Apply a saved View). 4. Sélectionnez le nom de l affichage enregistré dans la boîte déroulante, puis cliquez sur OK. Lorsque vous ouvrez la présentation, l affichage enregistré est automatiquement appliqué.

19 Portfolio 7 13 Étape n 3 : Accéder à vos fichiers Une fois vos fichiers soigneusement catalogués dans Portfolio, il est nettement plus facile d y accéder et de les utiliser. Voici quelques-unes des tâches relatives à vos fichiers qu il vous est possible d effectuer avec Portfolio : Afficher un aperçu des images, des clips audio et vidéo Portfolio peut ouvrir directement la plupart des fichiers images, vidéo et audio, vous permettant ainsi d afficher rapidement un aperçu des éléments catalogués. Cela vous évite d avoir à lancer les programmes utilisés pour créer ces éléments en vue de les afficher. Double-cliquez sur une vue miniature dans n importe quelle fenêtre de présentation pour en afficher un aperçu. Obtenir des informations détaillées concernant vos fichiers Portfolio stocke des informations très détaillées sur chaque fichier que vous cataloguez. Ces informations contiennent des données collectées par Portfolio lors du processus de catalogage, telles que la date de création de chaque fichier, leur taille, leur type, les dimensions des images, etc. Elles contiennent également les données que vous avez ajoutées, le cas échéant, à un enregistrement Portfolio, comme une description ou des motsclés. Toutes ces informations sont disponibles dans la boîte de dialogue Propriétés (Properties). Pour ouvrir les Propriétés de l élément (Item Properties) : 1. Sélectionnez un ou plusieurs élément(s) dans une présentation. 2. Cliquez sur le bouton Propriétés (Properties) de la barre d outils. 3. Basculez entre les onglets Général (General), Motsclés (Keywords) et Champs (Fields) pour afficher les détails de chaque fichier. Dans la fenêtre Aperçu (Preview), des boutons vous permettent d effectuer un zoom avant ou un zoom arrière sur l image, ou encore de l ajuster aux dimensions de cette fenêtre. Si vous affichez des aperçus de plusieurs éléments à la fois, des boutons de navigation standard vous permettent de vous déplacer d un élément à l autre. Utilisez les quatre boutons de navigation suivants, situés en bas de la fenêtre Propriétés de l élément (Item Properties) : Premier (First), Suivant (Next), Précédent (Previous) et Dernier (Last) pour passer d un élément à l autre de votre catalogue et obtenir ainsi successivement les informations les concernant.

20 14 Accéder à vos fichiers Modifier vos fichiers Vous pouvez passer directement de Portfolio à n importe quel autre programme afin de modifier vos fichiers catalogués. Dans l une des présentations Portfolio, choisissez l élément à modifier, puis sélectionnez Élément (Item) > Original > Modifier (Edit) ou appuyez sur 3 + E (Mac) ou Ctrl + E (Windows). Portfolio lance le programme nécessaire à la modification du fichier d origine et ouvre ce dernier dans le programme. Pour faire pivoter une image JPEG : 1. Sélectionnez l élément que vous souhaitez faire pivoter. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs vues miniatures (pour sélectionner plusieurs vues miniatures, maintenez enfoncée la touche? (Mac) ou la touche Ctrl (Windows) lors de la sélection de chaque élément). 2. Cliquez avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquez en appuyant sur la touche Ctrl (Mac) sur l élément désiré puis, à partir du menu, pointez pour faire pivoter l image JPEG d origine. Sélectionnez l une des trois options du sous-menu : 90 degrés vers la droite (90 degrees clockwise), 90 degrés vers la gauche (90 degrees counterclockwise) ou 180 degrés (180 degrees). Portfolio garde généralement en mémoire le nom et l emplacement du dernier programme utilisé pour modifier n importe quel type particulier de fichier. Si nécessaire (par exemple la première fois que vous essayez de modifier un fichier d un type particulier), vous serez invité à choisir une application. Portfolio gardera en mémoire ce choix pour une modification ultérieure. Pivoter des images Portfolio peut faire pivoter des images JPEG, vous permettant de modifier facilement l orientation de vos photos numériques (portrait ou paysage) sans que vous ayez besoin pour cela d ouvrir et de modifier vos fichiers séparément. Renommer les fichiers Vous n avez pas besoin de quitter le programme en cours et de passer par le Finder ou l Explorateur Windows pour renommer les fichiers. À cette fin, Portfolio met à votre disposition plusieurs méthodes : Renommer un seul fichier en sélectionnant une vue miniature, puis en choisissant Élément (Item) > Original > Renommer (Rename) et en saisissant un nouveau nom dans la boîte de dialogue Renommer le fichier (Rename File). Sélectionner une vue miniature, cliquer sur le bouton Propriétés (Properties) de la barre d outils, puis saisir un nouveau nom dans le champ Nom (Name) de la boîte de dialogue Propriétés de l élément (Item Properties). Pour prendre connaissance des autres façons de renommer les fichiers, reportez-vous au chapitre Gestion des fichiers avec Portfolio du Guide de l utilisateur.

21 Portfolio 7 15 Utiliser vos fichiers dans d autres programmes Bien que Portfolio soit un outil parfait en ce qui concerne la gestion et l organisation de vos fichiers, vos créations ne se feront probablement pas à l aide de Portfolio, mais dans d autres programmes que vous utilisez pour modifier des images, élaborer des documents, créer des présentations, faire de la mise en page pour des publications imprimées, développer des contenus Web, etc. Passer de Portfolio à ces applications n est généralement qu une simple question de glisser-déposer. Voici quelques méthodes vous permettant d utiliser facilement Portfolio pour travailler sur des images dans d autres programmes : Faire glisser une vue miniature dans un document glisserdéposer intelligent afin d y placer une copie du fichier. Faire glisser une vue miniature sur l alias (ou le raccourci) d un programme d édition tel que Adobe Photoshop ou Illustrator, ou encore Macromedia FreeHand, afin d ouvrir le fichier avec ce programme. Faire glisser une vue miniature sur le bureau ou la fenêtre d un dossier pour copier le fichier original dans cet emplacement. Faire glisser une vue miniature dans un message électronique pour envoyer une copie de l image comme pièce jointe. La palette d outils Portfolio Express vous permet d utiliser encore plus facilement vos fichiers catalogués dans d autres programmes. Comme Portfolio, elle vous permet de glisser-déposer des vues miniatures dans d autres documents, mais sa barre d outils compacte, à laquelle il est facile d accéder depuis n importe quel programme en appuyant simplement sur une touche, flotte au-dessus d autres fenêtres de documents. Pour de plus amples informations, reportez-vous au chapitre Portfolio Express de ce guide.

22 16 Organiser vos fichiers Étape n 4 : Organiser vos fichiers L un des principaux objectifs de Portfolio est de vous aider à trier, arranger, classer en catégories et organiser vos fichiers. Plusieurs outils sont à votre disposition pour vous aider à effectuer ces différentes tâches. Utiliser les mots-clés Les mots-clés sont des mots et des phrases descriptives que vous pouvez affecter à vos fichiers catalogués afin de classer ces derniers en catégories. Si vous disposez, par exemple, d une image représentant une plage des tropiques au soleil couchant, vous pouvez lui affecter des mots-clés tels que Sable, Plage, Océan, Tropique, Vacances, Loisirs, Plein air, etc. Chacun de ces termes permettrait d associer plus facilement cette image avec d autres images en relation en vue de les regrouper et de simplifier, ainsi, sa recherche. Dans Portfolio, vous pouvez affecter à un élément autant de mots-clés différents que vous le souhaitez. Pour affecter des mots-clés : 1. Sélectionnez, dans une fenêtre de présentation, l élément auquel vous souhaitez affecter des mots-clés. 2. Sélectionnez Élément (Item) > Modifier les motsclés (Edit Keywords) pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier les mots-clés (Edit Keywords). Vous pouvez également ajouter des mots-clés à vos fichiers catalogués à l aide de la boîte de dialogue Propriétés de l élément (Item Properties) de la commande Modifier les valeurs de champ (Edit Field Values) et de l option Modifier l affichage (Edit View). Vous pouvez également ajouter des mots-clés sans avoir à les saisir! Vous pouvez faire en sorte que Portfolio ajoute automatiquement des motsclés lors du processus de catalogage en extrayant les mots-clés intégrés dans certains types de fichiers ou en créant des mots-clés basés sur le nom et sur le chemin d accès du fichier de chaque élément. Pour de plus amples informations, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Utiliser les descriptions Vous pouvez facilement ajouter une description textuelle à chaque élément que vous cataloguez. Une fois celle-ci ajoutée, vous pourrez l utiliser dans la recherche de fichiers. Vous pouvez saisir cette description dans la boîte de dialogue Propriétés (Properties). Pour ajouter une description : 1. Sélectionnez un élément dans une fenêtre de présentation, puis cliquez sur le bouton Propriétés (Properties) de la barre d outils. 2. Sélectionnez l onglet Général (General) de la boîte de dialogue Propriétés (Properties). 3. Entrez une nouvelle description, puis cliquez sur OK. 3. Entrez un mot-clé dans la zone de texte, puis cliquez sur Ajouter (Add). 4. Une fois que vous avez ajouté tous les mots-clés désirés, cliquez sur OK.

23 Portfolio 7 17 Tri des éléments Vous pouvez trier le contenu d un catalogue Portfolio en fonction de la plupart des champs, y compris tous les champs personnalisés que vous avez créés. Le tri des éléments par nom ou type de fichier, taille, mode de couleur ou en fonction d autres critères peut faciliter la navigation dans une collection de fichiers, ainsi que l organisation de cette dernière. Vous pouvez également trier les éléments de votre catalogue en faisant simplement glisser les vues miniatures vers n importe quelle position souhaitée. Cette méthode s avère très peu pratique si vous essayez d arranger un grand nombre de fichiers selon un ordre strict, mais elle peut être utile si vous souhaitez simplement réarranger un petit nombre de fichiers exactement selon l ordre qui vous convient. Pour trier les fichiers, utilisez le menu Trier (Sort) disponible dans le coin supérieur droit de la barre d état figurant en haut de chaque fenêtre de présentation (juste en dessous de la barre d outils principale). Par défaut, ce menu porte simplement la mention «Non trié y» («Unsorted»). Sélectionnez l un des champs (n importe lequel) du menu pour trier la présentation affichée à l écran en fonction de ce dernier. Après avoir trié une présentation à l aide du menu Trier (Sort), le champ de tri actuel reste affiché dans le menu. Ainsi, en un coup d œil, vous pouvez voir l ordre de tri correspondant à n importe quelle présentation. Utiliser les champs personnalisés Les champs personnalisés vous permettent de stocker pratiquement tous les types d informations que vous désirez (une date, un nombre, un bloc de texte ou une adresse URL). De cette façon, davantage d options s offrent à vous lorsqu il s agit d organiser vos fichiers, de les classer en catégories et de lancer des recherches sur l un (ou plusieurs) d entre eux. Portfolio vous permet de créer un nombre illimité de champs personnalisés dans vos catalogues. Dans Portfolio, la création de champs personnalisés est une tâche administrative, ce qui signifie que vous devez ouvrir le catalogue en mode Administrateur (Administrator) pour pouvoir y ajouter ce type de champ. Afin de vérifier que vous êtes bien en mode Administrateur (Administrator), faites dérouler le menu Catalogue (Catalog). Si la commande Champs personnalisés (Custom Fields) est désactivée, cela signifie que vous n êtes pas en mode Administrateur (Administrator). Sélectionnez Catalogue (Catalog) > Accéder (Access), modifiez le niveau d accès du catalogue en Administrateur (Administrator), saisissez le mot de passe le cas échéant, puis cliquez sur OK. Pour créer un champ personnalisé : 1. Sélectionnez Catalogue (Catalog) > Champs personnalisés (Custom Fields). 2. Cliquez sur Nouveau (New), donnez un nom au nouveau champ puis affectez-lui un type (Chaîne, Date, Bloc de texte, etc.). Vous trouverez une description complète des différents types de champs et d options dans le Guide de l utilisateur Portfolio. 3. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Champs personnalisés (Custom Fields), puis cliquez sur Terminé (Done). Portfolio assure le suivi automatique de nombreux types de métadonnées. Avant d ajouter un champ personnalisé, vérifiez soigneusement la liste des champs personnalisés pour le type de métadonnée en question.

24 18 FolderSync Étape n 5 :FolderSync FolderSync est l outil organisationnel le plus puissant de Portfolio. Il s agit d une fonctionnalité essentielle qui vous permet de synchroniser les contenus de n importe quel dossier de votre ordinateur ou de votre réseau avec vos catalogues Portfolio, ou inversement. Plus qu un outil vous permettant simplement d organiser vos fichiers logiquement dans Portfolio, FolderSync vous permet également de les organiser physiquement sur un disque. Afficher le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View) Les dossiers FolderSync sont affichés dans le panneau Affichage de dossiers (Folder View) sous Windows et dans le tiroir Affichage de dossiers sur Macintosh. Si le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View) n est pas visible dans la fenêtre principale, sélectionnez Affichage (View) > Dossiers (Folders) pour qu il s affiche. Ajouter des dossiers surveillés FolderSync crée un lien entre des dossiers particuliers de votre système informatique et les éléments d un catalogue Portfolio. Avant d utiliser FolderSync, vous devez indiquer à Portfolio le ou les dossier(s) de votre système devant être «surveillé(s)». Si vous souhaitez que Portfolio surveille une hiérarchie de dossiers imbriqués, vous devez lui indiquer le sommet de la hiérarchie. Pour ajouter un dossier surveillé : 1. Cliquez sur le bouton Ajouter un dossier surveillé (Add Watch Folder) situé en haut du panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). 2. Accédez au dossier de votre système que vous souhaitez maintenir synchronisé avec Portfolio, puis cliquez sur OK. Le dossier sélectionné s affiche désormais selon un ordre hiérarchique dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Afficher le contenu d un dossier à l aide de l Affichage de dossiers (Folder View) Double-cliquez sur un dossier dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Les fichiers du dossier sélectionné s affichent alors dans la présentation Portfolio en cours. Déplacer les fichiers sur un disque en utilisant l Affichage de dossiers (Folder View) Vous pouvez utiliser Portfolio afin de copier et déplacer facilement des fichiers catalogués dans (ou en dehors de) n importe quel dossier apparaissant dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). En d autres termes, vous n avez pas besoin pour ce faire de basculer vers le Finder Macintosh ou l Explorateur Windows lorsque vous êtes en train d organiser vos fichiers : Portfolio s en charge. Il vous suffit de faire glisser la vue miniature de n importe quel élément catalogué vers un dossier apparaissant dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Portfolio déplace automatiquement le fichier dans le dossier souhaité de votre système informatique et met à jour le catalogue Portfolio afin que le nouvel emplacement du fichier soit pris en compte.

25 Portfolio 7 19 Synchroniser les dossiers avec Portfolio À chaque fois que vous ajoutez un nouveau dossier surveillé (contenant des fichiers) au panneau/ tiroir Affichage de dossiers (Folder View), son nom s affiche initialement en gras avec une icône «alerte» signalant qu il contient des fichiers qui n ont pas encore été synchronisés avec Portfolio. 3. La boîte de dialogue FolderSync s affiche, répertoriant toutes les modifications apportées au dossier depuis sa dernière synchronisation avec Portfolio. Les fichiers supprimés s affichent avec une croix «X» rouge tandis que les fichiers ajoutés au dossier s affichent avec le signe «+» en vert. Les fichiers qui ont été modifiés ou renommés s affichent avec une encoche jaune en regard de leur nom. Lorsque le nom d un dossier dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View) s affiche en gras, cela signifie que les fichiers qu il contient ont été modifiés d une manière ou d une autre depuis sa dernière synchronisation avec Portfolio. Il se peut qu un fichier catalogué ait été modifié ou renommé, ou qu un fichier ait été déplacé du dossier ou ajouté à celui-ci à l aide du Finder (Mac) ou de l Explorateur (Windows). Pour synchroniser un dossier FolderSync : 1. Dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View), cliquez sur le dossier surveillé pour le sélectionner. 2. Cliquez sur le bouton Synchroniser (Synchronize) afin que Portfolio examine le contenu des dossiers sélectionnés et catalogue tous les éléments figurant dans ce dernier qui ne le sont pas. Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas que Portfolio soit mis à jour et prenne en compte ces modifications (par exemple, parce que les fichiers qui ont été mis dans le dossier ne sont pas les bons), cliquez sur Annuler (Cancel). Aucune modification ne sera alors apportée au catalogue Portfolio. 4. Cliquez sur le bouton Sync pour poursuivre le processus de catalogage. Lorsque vous cliquez sur le bouton Sync de la boîte de dialogue FolderSync, Portfolio catalogue tous les nouveaux fichiers du dossier et met à jour tous les fichiers déjà catalogués qui ont été modifiés. Les fichiers qui ont été déplacés ou qui sont manquants sont supprimés uniquement si vous activez la case d option Supprimer les éléments pour les fichiers sources manquants (Delete Items for Missing Source Files) située en bas de la boîte de dialogue. Une fois que vous avez «synchronisé» les dossiers dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View), leur nom ne doit plus s afficher en gras, leur contenu étant désormais à jour avec le catalogue Portfolio.

26 20 FolderSync Si des fichiers ont été supprimés d un dossier et que vous ne cochez pas la case d option Supprimer les éléments pour les fichiers sources manquants (Delete Items for Missing Source Files) de la boîte de dialogue FolderSync lorsque vous utilisez la commande Sync, votre dossier ne sera pas synchronisé et son nom restera en gras. La raison en est que Portfolio contient encore un enregistrement correspondant à un fichier ne se trouvant plus dans ce dossier. Pour synchroniser intégralement le dossier, cochez la case d option Supprimer les éléments pour les fichiers sources manquants (Delete Items for Missing Source Files), puis synchronisez à nouveau le dossier. Créer et supprimer des dossiers Avec FolderSync, vous pouvez créer directement dans Portfolio de nouveaux dossiers (ou de nouveaux sousdossiers dans des dossiers existants) et les utiliser pour regrouper vos images et les classer par catégories sur un disque. Vous n avez pas besoin de quitter le programme en cours et de passer par le Finder de Macintosh ou l Explorateur Windows pour définir ces dossiers. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des dossiers sur votre disque dur ou votre réseau en utilisant simplement le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Pour créer un nouveau dossier surveillé : 1. Assurez-vous qu aucun des dossiers existants n est sélectionné dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). 2. Cliquez sur le bouton Nouveau dossier surveillé (New Watch Folder) situé en haut du panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). 3. Dans la boîte de dialogue de sélection des dossiers, choisissez un emplacement pour le nouveau dossier puis, sur Mac, cliquez sur le bouton Nouveau dossier (New Folder) ou, sous Windows, sur le bouton Créer un nouveau dossier (Make New Folder). 4. Cliquez sur OK pour confirmer la sélection. Le dossier que vous avez créé s affiche désormais en tant que nouveau dossier surveillé dans l Affichage de dossiers (Folder View). Pour créer un nouveau sous-dossier : 1. Sélectionnez l un des dossiers déjà affichés dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). 2. Cliquez sur le bouton Nouveau sous-dossier (New Subfolder) situé en haut du panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Un nouveau dossier est créé en tant que sous-dossier du dossier sélectionné. 3. Saisissez un nouveau nom pour le nouveau dossier, puis appuyez sur Entrée (Enter). Pour supprimer un dossier surveillé de l Affichage de dossiers (Folder View) : 1. Assurez-vous d avoir sélectionné le dossier surveillé et non un sous-dossier. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer un dossier (Remove Folder) situé en haut du panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). La suppression d un dossier surveillé n entraîne pas sa suppression de votre disque dur ou de votre réseau, ni la suppression des fichiers qu il contient. Cette opération «déconnecte» simplement le dossier de Portfolio. Pour supprimer un dossier du disque : Vous pouvez supprimer des sous-dossiers de votre disque dur en utilisant le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). 1. Dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View), cliquez sur un sous-dossier pour le sélectionner. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer un dossier du disque (Remove Folder on Disk) du panneau/ tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Portfolio supprime le dossier sur votre disque et tout ce qu il contient, mais ne cesse pas de le surveiller pour autant, comme l avertissement l indique. Vous ne pouvez pas supprimer le dossier surveillé qui se trouve au sommet de la hiérarchie dans le panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View). Vous pouvez supprimer des sous-dossiers uniquement. Vous devez supprimer le dossier surveillé qui se trouve au sommet de la hiérarchie à partir du Finder Macintosh ou de l Explorateur Windows.

27 L une des fonctionnalités principales de Portfolio est de vous aider à chercher et à récupérer vos fichiers numériques lorsque vous en avez besoin. Plusieurs outils sont à votre disposition pour vous permettre d effectuer des recherches approfondies dans vos données cataloguées. Effectuer une recherche à l aide de la Recherche rapide (QuickFind) L outil le plus facile à utiliser et le plus accessible dans Portfolio est la Recherche rapide (QuickFind), située dans la barre d outils. La Recherche rapide (QuickFind) vous permet d effectuer des recherches de fichiers en fonction du contenu de plusieurs champs à la fois, sans avoir à cliquer sur un bouton, faire dérouler un menu ou ouvrir la boîte de dialogue Rechercher (Find). C est la méthode la plus rapide et la plus simple pour effectuer une recherche de fichiers. Pour utiliser la Recherche rapide (QuickFind) : 1. Cliquez dans la boîte de dialogue Recherche rapide (QuickFind). 2. Saisissez un mot ou une expression dans cette boîte, puis appuyez sur Entrée (Enter). Les éléments correspondants s affichent dans la présentation Résultats de la recherche (Find Results). Par défaut, la recherche rapide procède par nom de fichier et description à l aide d une recherche de type «contient» («contains» ) et utilise une recherche de type «commence par» («starts with») pour les champs à valeur multiple tels que les mots-clés. Pour affiner les résultats, vous pouvez effectuer une nouvelle Recherche rapide dans la présentation Résultats de la recherche (Find Results). Portfolio 7 Étape n 6 :Trouver vos fichiers Pour modifier les champs sur lesquels doit porter la Recherche rapide (QuickFind), reportez-vous au chapitre Recherche des fichiers avec Portfolio du Guide de l utilisateur Portfolio. Effectuer une recherche à l aide de la commande Rechercher (Find) La commande Rechercher (Find) vous permet d effectuer une recherche dans n importe quel champ de n importe quelle combinaison, à l aide de paramètres de recherche spécifiques. Pour effectuer une recherche à l aide de la commande Rechercher (Find) : 1. Cliquez sur le bouton Rechercher (Find) dans la barre d outils ou choisissez Catalogue (Catalog) > Rechercher (Find) ou Modifier (Edit) > Rechercher (Find) > Rechercher (Find) (Mac). 2. Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour la recherche en choisissant un champ de recherche à partir du menu Champ (Field), une correspondance et la valeur que vous désirez rechercher. 3. Cliquez sur le bouton Plus de critères (More Choices) pour agrandir la fenêtre et y inclure des critères supplémentaires. Cinq lignes différentes de critères de recherche au maximum peuvent être incluses. Pour de plus amples informations sur les fonctionnalités de recherche avancée, telles que la fonctionnalité Résultats enregistrés (Saved Finds), reportezvous au Guide de l utilisateur Portfolio. 21

28 22 Distribuer vos fichiers Étape n 7 : Distribuer vos fichiers La capacité à distribuer facilement et rapidement vos fichiers numériques à d autres utilisateurs constitue un aspect important de leur gestion. Portfolio est doté de plusieurs fonctionnalités vous permettant de rationaliser considérablement la collecte et l envoi de vos fichiers à d autres personnes, sur disque ou par Internet. Envoyer des fichiers par courrier électronique depuis Portfolio Vous pouvez envoyer un fichier ou un aperçu réduit de celui-ci en tant que pièce jointe vers votre application de messagerie, directement depuis Portfolio. Pour envoyer un fichier par courrier électronique : 1. Sélectionnez, dans la fenêtre de présentation actuelle, les éléments que vous souhaitez envoyer. 2. Choisissez Élément (Item) > Courrier électronique ( ) ou cliquez sur le bouton Courrier électronique ( ) de la barre d outils. Portfolio vous invite alors à choisir de quelle façon vous souhaitez transmettre le fichier : en envoyant l original, un aperçu faible résolution ou un aperçu d une largeur de pixels spécifique. 4. Un nouveau courrier électronique est automatiquement créé dans votre programme de messagerie. Indiquez le destinataire, ainsi que l objet et le corps de texte, comme d habitude. Publication des fichiers originaux ou des aperçus sur disque Vous pouvez utiliser Portfolio pour graver directement des CD ou des DVD, lesquels peuvent être facilement partagés avec d autres personnes. Ces disques peuvent contenir les fichiers dans leur taille d origine ou des aperçus réduits automatiquement. La fonction Graver sur un disque (Burn to disc) peut également être utilisée pour créer un disque d archives, où le catalogue Portfolio est mis à jour pour indiquer le disque d archives. Pour obtenir des instructions spécifiques concernant la création de ce type de disque, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Pour publier des fichiers sur un disque : 1. Si nécessaire, confirmez que tous les graveurs externes de CD ou de DVD sont bien connectés à votre ordinateur. 2. Insérez un disque vierge dans le lecteur. 3. Dans le panneau Présentations (Galleries), ouvrez la présentation des éléments à graver sur le disque. Tous les éléments de la présentation seront gravés sur votre disque. 3. Sélectionnez une option puis cliquez sur OK. Portfolio lance l application de messagerie par défaut de votre système, crée un nouveau message électronique, génère des aperçus si l option correspondante est sélectionnée et ajoute le fichier sélectionné en tant que pièce jointe. Portfolio permet de graver des fichiers se trouvant dans un seul catalogue uniquement. Cette option n est pas disponible pour une présentation contenant des éléments appartenant à plus d un catalogue. 4. Choisissez Présentation (Galleries) > Graver sur un disque (Burn to Disc) ou Cliquez sur le bouton Graver sur un disque (Burn to Disc) de la barre d outils.

29 Portfolio Dans la boîte de dialogue Graver sur un disque (Burn to Disc), entrez un nom de volume pour votre disque. Il s agit du nom qui s affiche dans l Explorateur Windows et dans le Finder Macintosh lorsque vous insérez un disque dans un lecteur. Si vous choisissez les options JPEG faible résolution et que Portfolio n est pas en mesure de créer un aperçu pour un fichier spécifié, Portfolio vous permet alors d inclure l original ou d ignorer ce fichier. 7. Entrez le nom du dossier dans lequel les fichiers doivent être insérés. 8. Si vous souhaitez organiser les fichiers selon une hiérarchie de dossiers correspondants, cochez l option qui s y rapporte. Celle-ci vous permet de créer sur votre disque une hiérarchie de sous-dossiers correspondant aux sous-dossiers des fichiers originaux. Si plusieurs de vos fichiers sont susceptibles d avoir le même nom, nous vous conseillons d activer cette option afin d éviter que des conflits ne surviennent. 6. Sélectionnez l une des trois options suivantes pour graver les fichiers : Fichiers originaux non modifiés (Original files, unmodified) : les fichiers sont gravés en conservant leur taille d origine JPEG faible résolution, de la même taille que les originaux (Low Res JPEG s the same size as original) JPEG faible résolution s adaptant à X (Low Res JPEG s the that fit within X) : choisissez cette option pour redimensionner les fichiers afin qu ils s adaptent à une largeur de pixels donnée. Ne choisissez pas l option Associer les chemins d accès du catalogue aux fichiers gravés sur le disque (Link Paths in Catalog to Files Burned to Disc). Celle-ci doit être utilisée uniquement pour créer un disque d archives. Portfolio peut créer un catalogue des fichiers gravés sur un disque. Les éléments du nouveau catalogue sont associés aux nouveaux exemplaires de vos fichiers. Le catalogue nouvellement créé est un clone de votre catalogue original. Il conserve l intégralité de vos champs personnalisés, de vos données et de vos affichages enregistrés. Vous pouvez également intégrer le Navigateur Portfolio, une version simple de Portfolio en lecture seule. Le nouveau catalogue comporte des images miniatures, des affichages enregistrés et, dans l ensemble, tout ce dont un utilisateur a besoin pour afficher les fichiers qu il contient. 9. Si vous souhaitez inclure un catalogue, cochez l option correspondante, puis entrez un nom pour le désigner. 10. Pour inclure le Navigateur Portfolio sur votre disque, cochez l option appropriée. Sur Mac, vous pouvez ajouter indifféremment le Navigateur Macintosh ou le Navigateur Windows. 11. Notez la taille globale de votre collection (en mégaoctets) affichée dans le champ Taille estimée (Estimated Size) figurant en bas de la boîte de dialogue, afin de vous assurer que vous disposez de suffisamment d espace sur le disque pour graver votre collection. 12. Cliquez sur Graver (Burn) pour graver votre disque.

30 24 Distribuer vos fichiers Si votre disque ne dispose pas de suffisamment d espace libre, le processus ne peut arriver à son terme. Pour diminuer l espace requis, supprimez des fichiers de votre présentation, incluez uniquement des JPEG redimensionnés plutôt que les fichiers originaux ou choisissez ne pas inclure sur le disque le Navigateur Portfolio et les catalogues qui lui sont associés. Créer des pages Web La fonction Créer des pages Web (Create Webpages) vous permet de transformer vos catalogues en pages Web impeccables en quelques clics seulement. L assistant intuitif Créer des pages Web (Create Webpages) vous guide à travers toutes les étapes et vous permet de créer des pages Web de qualité professionnelle. En fonction du modèle de site que vous avez choisi, jusqu à cinq étapes peuvent être requises pour créer votre site. L Assistant vous guide à travers chacune des étapes suivantes afin de configurer chaque page de votre site. Pour créer des pages Web avec des images sélectionnées dans une présentation Portfolio : 1. Sélectionnez les vues miniatures des images à inclure dans vos pages Web. La commande Créer des pages Web (Create Webpages) prend en compte uniquement les éléments sélectionnés. Si vous souhaitez inclure toutes les images affichées dans votre fenêtre de présentation, sélectionnez Modifier (Edit) > Sélectionner tout (Select All). 2. Sélectionnez Élément (Item) > Créer des pages Web (Create Webpages) ou appuyez sur 3 + H (Macintosh) ou Ctrl + H (Windows). L Assistant Créer des pages Web (Create Webpages) s affiche. Il vous guide à travers chaque étape du processus. Pour de plus amples informations sur chaque étape, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Les étapes de la création des pages Web Bienvenue (Welcome) : répertorie le nom du catalogue et le nombre d images sélectionnées pour l exportation. Site : permet de définir les paramètres généraux pour toutes les pages Web du site. Vous pouvez également ajouter une «page de Bienvenue» à votre site. Présentation (Galleries) : permet de configurer la manière dont vos images s affichent sur la page Web. Détails (Detail) : permet de configurer la page de détails, où s affichent généralement une seule image haute résolution et d autres informations détaillées. Exportation (Export) : permet de définir l emplacement d exportation et d enregistrer toutes les modifications apportées au modèle pour une utilisation ultérieure. Comme pour tout code HTML, les résultats varient en fonction du navigateur utilisé (éditeur et version). Il est recommandé de tester les résultats générés avec tous les navigateurs susceptibles d être utilisés par vos visiteurs.

31 Portfolio 7 25 Créer un diaporama La fonctionnalité Diaporama de Portfolio (Portfolio Slideshow) vous permet de faire défiler automatiquement dans un diaporama vos images cataloguées. Vous pouvez également enregistrer des diaporamas sous la forme de séquences autonomes QuickTime de façon à pouvoir les distribuer à d autres utilisateurs. Définissez un diaporama en sélectionnant Affichage (View) > Options de diaporama (Slideshow Options). Définissez les options pour créer un diaporama manuel (vous passez d une diapositive à l autre en cliquant avec la souris ou en appuyant sur une touche du clavier) ou un diaporama programmé qui passe automatiquement d une diapositive à l autre. Pour de plus amples informations sur les autres options du diaporama, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio. Exécuter un diaporama Pour lancer un diaporama de votre présentation actuelle, sélectionnez Affichage (View) > Diaporama (Slideshow) ou appuyez sur 3 + Maj + S (Mac) ou sur Ctrl + ; (Windows). Pour des diaporamas opérés manuellement, utilisez les flèches du contrôleur afin d atteindre l élément suivant ou précédent. Sinon, vous pouvez utiliser les flèches gauche et droite de votre clavier afin d avancer ou de revenir en arrière dans le diaporama. Appuyez sur les touches Début et Fin pour atteindre le début ou la fin du diaporama. Les diaporamas programmés démarrent automatiquement, mais vous pouvez arrêter, démarrer et redémarrer la présentation à l aide du bouton pause du minicontrôleur. Supprimer du catalogue Si le diaporama ne fonctionne pas en «Boucle après la dernière image» («Continuous Loop»), il se terminera après l affichage du dernier élément. Pour arrêter le diaporama et revenir à la fenêtre de présentation, appuyez sur le bouton Arrêter (Stop) du contrôleur ou simplement sur la touche Échap de votre clavier. Créer une séquence QuickTime L option Exporter un film QuickTime (Export QuickTime Movie) exporte des diaporamas depuis le catalogue et les enregistre au format vidéo QuickTime. Lors de l exportation du diaporama, vous pouvez définir des transitions pour la séquence. Pour créer une séquence QuickTime : 1. Ouvrez une présentation, puis sélectionnez les éléments à exporter sous la forme d un diaporama QuickTime. 2. Sélectionnez Élément (Item) > Créer une séquence QuickTime (Create QuickTime Movie). 3. Définissez les options pour la séquence, y compris sa taille et le type de transition. Pour de plus amples informations, reportezvous au Guide de l utilisateur Portfolio. Supprimer le fichier original Copier l original Déplacer l original Renommer l original

32 26 Palette de Portfolio Express Palette de Portfolio Express La palette Portfolio Express est une palette flottante qui met instantanément à votre disposition le contenu de vos catalogues Portfolio dans n importe quelle application, à tout moment, grâce à un raccourci clavier global. Elle vous permet de trouver, copier, ouvrir et utiliser n importe quel fichier catalogué, sans que vous ayez à lancer et à ouvrir Portfolio. Elle affiche de petites vues miniatures de chaque élément de votre catalogue, ainsi que son nom. La palette d outils Portfolio Express est une application distincte et indépendante de Portfolio. Par défaut, elle est installée dans le même dossier que l application Portfolio principale. Lancer Portfolio Sélectionner Catalogues (Catalogs) Recherche rapide Double-cliquer pour modifier une image originale Pour lancer Portfolio Express pour la première fois : Macintosh : Pour lancer Portfolio Express, doublecliquez sur l icône Portfolio Express. Sur Macintosh, Portfolio Express n est pas installé comme une application démarrant automatiquement par défaut. Windows : La palette Portfolio Express est installée comme une application démarrant automatiquement et doit être exécutée en arrière-plan. Appuyez sur la touche directe par défaut (Ctrl + Maj + P) afin d afficher la palette ou double-cliquez sur l icône Portfolio Express dans la barre d état du système. Si Portfolio Express n est pas exécuté en arrière-plan, sélectionnez Démarrer > Programmes > Extensis > Portfolio > Portfolio Express. Ouvrir un catalogue depuis Portfolio Express Pour ouvrir un catalogue : Sélectionnez Ouvrir le catalogue (Open Catalog) dans le menu instantané situé à droite, sur la palette. Glisser-déposer dans des documents Copier des fichiers en faisant glisser des vues miniatures vers n importe quel disque ou dossier.

33 Portfolio 7 27 Pour ouvrir un catalogue récemment utilisé : Sélectionnez un catalogue récemment utilisé dans le menu Catalogue (Catalog) de la palette. La palette Portfolio Express garde en mémoire les derniers catalogues que vous avez utilisés. Sur Macintosh, appuyez sur la combinaison de touches souhaitée lorsque la boîte de dialogue s ouvre. 3. Cliquez sur OK pour accepter les nouveaux paramètres. Si le catalogue que vous souhaitez ouvrir ne se trouve pas dans le menu des catalogues récemment utilisés, sélectionnez Autre catalogue (Other Catalog) dans le menu, puis sélectionnez n importe quel autre catalogue Portfolio afin d y accéder à l aide de la palette. Définir et utiliser la touche directe Portfolio Express Tant que la palette Portfolio Express est exécutée en arrière-plan, vous pouvez accéder aux images cataloguées simplement en appuyant sur la touche directe Portfolio Express. La touche directe par défaut est Control + Commande + P sur Macintosh et Ctrl + Maj + P sous Windows. Pour masquer la palette de Portfolio Express : Pour ce faire (sans quitter l application Portfolio Express), vous pouvez utiliser l une des méthodes suivantes : Cliquer sur la zone Fermer (Close) de la barre de titre de la palette. Appuyer sur la touche directe Afficher/Masquer (hide/show). Sélectionner Masquer Portfolio Express (Hide Portfolio Express) dans le menu instantané de la palette. Pour définir la touche directe : 1. Sélectionnez la commande Définir la touche directe (Set Hot Key) dans le menu instantané situé à droite, sur la palette. 2. Sous Windows, assurez-vous que la case «Touche directe activée» (Hot key enabled) est cochée. Cliquez dans le champ Touche directe (Hot Key), puis appuyez sur la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser.

34 28 Palette de Portfolio Express Rechercher des fichiers Pour effectuer une Recherche rapide (QuickFind) à l aide de la palette Express, cliquez dans la boîte Recherche rapide (QuickFind), tapez un mot ou une expression dans cette zone, puis appuyez sur Retour (Return). Les éléments correspondants s affichent dans la palette. Vous pouvez également sélectionner une Recherche rapide (QuickFind) récente à partir du menu déroulant. Accéder à vos fichiers à partir de la palette Vous pouvez utiliser la palette Portfolio Express pour accéder directement aux éléments catalogués en procédant de l une des façons suivantes : Double-cliquer sur une vue miniature pour modifier le fichier original. Pour ce faire, vous pouvez également sélectionner une vue miniature, puis choisir la commande Modifier l original (Edit Original) dans le menu instantané. Faire glisser une vue miniature sur l alias (ou le raccourci) d un programme d édition tel que Adobe Photoshop ou Illustrator ou encore Macromedia FreeHand, afin d ouvrir l image avec ce programme. Sélectionner une vue miniature, puis choisir dans le menu instantané Rechercher dans l explorateur (Find in Explorer) sous Windows ou, sur Mac, Affichage dans Finder (Reveal in Finder). Faire glisser une vue miniature dans un document glisserdéposer intelligent (tel que Microsoft Word ou Adobe InDesign) afin d y placer une copie de l image. Cliquer avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquer en appuyant sur la touche Ctrl (Mac) sur une vue miniature, puis choisir l option Afficher l original (Reveal Original) dans le menu. Cliquer sur le bouton Portfolio dans le coin supérieur droit de la palette ou sélectionner la commande Basculer vers Portfolio (Switch to Portfolio) dans le menu instantané pour ouvrir le catalogue actuellement ouvert dans Portfolio. Faire glisser une vue miniature de la palette vers un message électronique pour envoyer une copie du fichier original comme pièce jointe. Sur Macintosh, faire glisser une vue miniature vers un document QuarkXPress pour que l image soit placée dans une mise en page Xpress. Si vous déposez une vue miniature dans une zone d image, l image sélectionnée sera placée dans cette dernière. Dans le cas contraire, Portfolio Express crée sa propre zone d image afin qu elle y soit placée. Sur Macintosh uniquement, l opération consistant à faire glisser des vues miniatures depuis la palette Portfolio Express (ou depuis Portfolio) vers QuarkXPress nécessite que la fonction Glisser-déposer QX (QX-Drag & Drop) soit disponible. Cette extension doit être copiée dans le dossier XTension de Quark à partir du CD de Portfolio. Pour de plus amples informations sur l utilisation de la palette Portfolio, reportez-vous au Guide de l utilisateur Portfolio.

35 Portfolio 7 29 Sécurité et niveaux d accès Pour des raisons de sécurité, les catalogues Portfolio peuvent être protégés par mot de passe. En outre, en tant qu Administrateur de votre catalogue, vous pouvez attribuer des niveaux d accès variables à différents utilisateurs. Les quatre niveaux d accès existants sont les suivants : Administrateur : Ce mode permet d avoir un accès illimité à toutes les fonctionnalités. Un administrateur peut attribuer des mots de passe à d autres utilisateurs, créer des champs personnalisés et contrôler des options de catalogage et de démarrage qui ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs. Lorsqu un catalogue est ouvert en mode Administrateur (Administrator), il ne peut être utilisé par aucune autre personne. Rédacteur : Les rédacteurs peuvent ajouter, supprimer, exporter et modifier les éléments d un catalogue, mais ne peuvent pas accéder aux fonctions administratives telles que la création d un nouveau champ personnalisé ou la modification de mots de passe. Correcteur : En mode Correcteur (Editor), vous pouvez rechercher, prévisualiser, modifier des informations relatives à des éléments catalogués et y accéder, mais vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux éléments à un catalogue, renommer des fichiers ou exporter des catalogues sous la forme de pages Web ou de séquences QuickTime. Lecteur : En mode Lecteur (Reader), vous pouvez afficher, rechercher, prévisualiser et copier des éléments, mais vous ne pouvez pas apporter de modifications au catalogue. Il s agit d un mode en lecture seule. Dans Portfolio, chacun de ces niveaux peut posséder son propre mot de passe (accès en fonction du niveau). Vous pouvez également affecter un niveau d accès et un mot de passe à des utilisateurs particuliers (accès en fonction de l utilisateur) afin de contrôler attentivement quelle personne a accès au catalogue et quel est son niveau d accès. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à un catalogue servi sur Portfolio Server lorsque ce dernier est utilisé par l Administrateur. Une seule personne à la fois peut accéder à un catalogue lorsque le mode Administrateur (Administrator) est activé. Si vous ne pouvez pas ouvrir de session en mode Administrateur (Administrator), la raison en est probablement qu un même catalogue est déjà ouvert dans un autre exemplaire de Portfolio (ou dans la palette Portfolio Express). Ouvrir un catalogue en mode Administrateur (Administrator mode) : Vous devez ouvrir un catalogue dans ce mode si vous souhaitez créer des champs personnalisés ou une liste principale de mots-clés. Pour modifier le niveau d accès au mode Administrateur (Administrator) : 1. Sélectionnez Catalogue (Catalog) > Niveau d accès (Access Level) ou appuyez sur 3 + J (Mac) ou Ctrl + J (Windows). 2. Dans la boîte déroulante Mode, sélectionnez Administrateur (Administrator). 3. Entrez le mot de passe adéquat (si un mot de passe a été défini), puis cliquez sur OK. Définir les mots de passe de votre catalogue Vous pouvez définir des mots de passe pour les différents niveaux d accès ou pour les différents utilisateurs. Pour définir les mots de passe : 1. En ayant un catalogue ouvert en mode Administrateur (Administrator) (voir ci-dessus), sélectionnez Catalogue (Catalog) > Administration. Allez sur l onglet Mots de passe (Passwords).

36 30 Sécurité et niveaux d accès 2. Choisissez l option Accès en fonction du niveau (Level-based Access) ou l option Accès en fonction de l utilisateur (User-Based Access). Si vous sélectionnez la première option, vous devez simplement affecter quatre mots de passe, soit un pour chaque niveau : Administrateur, Rédacteur, Correcteur, Lecteur. Le même mot de passe s applique à tous les utilisateurs se connectant à un catalogue à n importe quel niveau donné. Si vous choisissez la deuxième option, attribuez un mot de passe et un niveau d accès à chaque utilisateur. Accès en fonction du niveau : Cliquez sur le bouton Définir (Set) pour définir le mot de passe de chacun des quatre niveaux. Accès en fonction de l utilisateur : 1. Activez la case d option Accès en fonction de l utilisateur (User-based Access). 2. Cliquez sur le bouton Modifier l utilisateur (Edit User). 3. Dans la boîte de dialogue Utilisateur (User), cliquez sur le bouton Nouveau (New). 4. Attribuez un nom d utilisateur, un mot de passe et un niveau d accès au nouvel utilisateur, puis cliquez sur OK. 5. Répétez ces étapes pour chaque utilisateur qui accédera au catalogue. Une fois cette opération terminée, cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Administration du catalogue (Catalog Administration). Le catalogue doit être fermé puis ouvert à nouveau pour que les modifications apportées au mot de passe soient effectives. Définir un mode d ouverture par défaut. Vous pouvez configurer votre exemplaire de Portfolio afin qu il ouvre par défaut les catalogues en fonction de l un des quatre niveaux d accès décrits à la page précédente. Pour définir un mode d ouverture par défaut : 1. Sélectionnez Modifier (Edit) > Préférences (Preferences) (Win) ou Portfolio > Préférences (Preferences) (Mac). 2. Dans l onglet Général (General), sélectionnez un niveau d accès à partir du menu Mode d ouverture de catalogue par défaut (Default Catalog Open Mode). Il s agit du niveau à partir duquel Portfolio essaiera d ouvrir chaque catalogue. Bien entendu, quel que soit le niveau défini, vous devrez connaître le mot de passe (le cas échéant) pour pouvoir ouvrir le catalogue. Vous pouvez également modifier le niveau à partir duquel vous accédez à un catalogue à tout moment en sélectionnant Catalogue (Catalog) > Niveau d accès (Access Level) et en basculant vers un niveau différent dans la boîte de dialogue Accès au catalogue (Catalog Access).

37 Index Portfolio 7 31 A affichage enregistré 12 personnalisation 12 affichage enregistré (saved view) 12 aperçus de fichiers 13 assistance technique 3 assistant créer des pages Web 24 C catalogue ajouter des fichiers 8 créer un nouveau 8 champs personnalisés 12 configuration logicielle requise 2 configuration requise système et logicielle 2 configuration système requise 2 D démarrage 7 descriptions 16 diaporamas 25 dossier surveillé ajout 18 E enregistrement et personnalisation 2 environnement Portfolio 6 envoyer des fichiers par courrier électronique 22 F faire pivoter des images 14 FolderSync synchronisation 19 G graver sur un disque 22 I installation de Portfolio 2 M métadonnées 17 mode administrateur (administrator) 29 mode correcteur (editor) 29 mode d ouverture par défaut 30 mode lecteur (reader) 29 mode rédacteur (publisher) 29 modifier des fichiers 14 mots-clés 16 mots de passe 29 mots de passe en fonction de l utilisateur 30 mots de passe en fonction du niveau 30 N nouveautés 4 nouvelles fonctionnalités 4

38 32 Index P pages Web création 24 palette Express 26 panneau/tiroir Affichage de dossiers (Folder View) 18 déplacer les fichiers sur un disque 18 personnalisation 2 personnaliser l affichage 17 petits caractères ii propriétés de l élément 13 publier sur un disque 22 R rechercher avec Portfolio Express 28 commande Rechercher (Find) 21 recherche rapide (QuickFind) 21 recherche rapide (QuickFind) 21 renommer des fichiers 14 S sécurité 29 séquences QuickTime 25 synchronisation avec FolderSync 19 T touche directe pour Portfolio Express 27 tri des éléments 17

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