V É R I F I C A T I O N D E S R É F É R E N C E S - G U I D E D U G E S T I O N N A I R E -

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1 V É R I F I C A T I O N D E S R É F É R E N C E S - G U I D E D U G E S T I O N N A I R E - + P O U R Q U O I V É R I F I E R L E S R É F É R E N C E S + A S P E C T S J U R I D I Q U E S + P R O C E S S U S D E V É R I F I C A T I O N D E S R É F É R E N C E S + P R O B L È M E S P O S S I B L E S E T S O L U T I O N S + Q U E S T I O N S R E L I É E S A U X Q U A L I T É S E S S E N T I E L L E S

2 VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES - GUIDE DU GESTIONNAIRE - Embaucher un nouvel employé est la décision la plus importante que prend le gestionnaire. La vérification des références, dernière étape du processus d embauche, est une activité cruciale. Ce guide explique sa raison d être et propose des lignes directrices afin de vous guider dans cette étape déterminante. Votre équipe de ressources humaines est dédiée au succès de votre processus d embauche. S il y a des questions qui ne sont pas traitées dans ce guide, n hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. Réduire les risques liés à l embauche Présélection des candidats Test Entrevue Vérification des références Meilleure qualité des décisions d embaucher POURQUOI VÉRIFIER LES RÉFÉRENCES Pour vérifier si l information fournie par le candidat dans son curriculum vitae et en entrevue est juste, vous pouvez demander aux références de la valider. Souvenez-vous que les réalisations passées d une personne sont le meilleur indicateur de ses réalisations futures. Par exemple, si un candidat indique avoir géré un projet complexe sur une période de six mois et que sa référence vous dit que le candidat participait au projet mais ne le gérait pas, vous aurez intérêt à obtenir des éclaircissements. Si vous embauchez un candidat sans faire une solide vérification de ses références, vous courez le risque de vous retrouver avec un employé qui n aura pas les compétences requises pour le poste, qui présentera des comportements indésirables au travail et qui ne performera pas au niveau requis. Cela vous obligera à gérer un processus d amélioration du rendement qui demandera beaucoup de votre temps et qui pourrait même aboutir à la fin de la période de probation de l employé. Vous devrez alors recommencer tout le processus d embauche. En embauchant un employé dont vous n avez pas vérifié correctement les références, vous pourriez pénaliser votre secteur et l Université aussi, sans compter que vous pourriez laisser filer la chance d embaucher d autres candidats qui étaient peut-être bien mieux qualifiés pour le poste. Une décision d embaucher peut coûter cher si elle se révèle être un mauvais choix! 1 *Le masculin est utilisé pour désigner les hommes et les femmes sans discrimination, afin d alléger le texte.

3 ASPECTS JURIDIQUES Il est important d obtenir le consentement du candidat avant de vérifier ses références. Si le candidat a indiqué ses références dans son curriculum vitae ou vous les a fournies autrement (p.ex. par écrit à l entrevue ou par courriel après celle-ci), son consentement est alors implicite. Sinon, vous devez obtenir son consentement par écrit (document signé, courriel, etc.). Toute l information recueillie lors de la vérification des références est strictement confidentielle et ne doit être communiquée qu aux Ressources humaines. Le Code des droits de la personne de l Ontario interdit de poser certaines questions lors de la vérification des références. Vous ne pouvez en aucun cas poser des questions personnelles à propos du candidat qui concernent : son âge son état matrimonial sa situation familiale (s il a des enfants ou s il prévoit en avoir) son origine ethnique sa race ou sa couleur sa religion sa taille ou son poids ses handicaps son état de santé ou des questions d ordre médicales son orientation sexuelle PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES La vérification des références est plus fiable lorsque : le supérieur immédiat ou le plus récent du candidat donne les références; le superviseur a eu amplement l occasion d observer le rendement du candidat; les emplois précédents et l emploi postulé présentent des fonctions similaires. 2

4 VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES - GUIDE DU GESTIONNAIRE - Embaucher un nouvel employé est la décision la plus importante que prend le gestionnaire. La vérification des références, dernière étape du processus d embauche, est une activité cruciale. Ce guide explique sa raison d être et propose des lignes directrices afin de vous guider dans cette étape déterminante. Votre équipe de ressources humaines est dédiée au succès de votre processus d embauche. S il y a des questions qui ne sont pas traitées dans ce guide, n hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. 1. La collecte des noms de référence Demander au candidat de vous fournir par écrit le nom de trois références, dont son superviseur actuel, mais pas un superviseur faisant partie de sa famille. Dans le cas des postes de gestion, vous pouvez lui demander de donner comme référence un collègue et un subalterne, ce qui vous permettra d avoir divers points de vue au sujet du candidat. Si vous n êtes pas satisfait des personnes données comme références, vous pouvez demander au candidat de vous en fournir d autres, par exemple un superviseur passé. Si le candidat hésite à fournir ces autres références, vous devrez en découvrir la raison et en tenir compte dans votre décision d embaucher. Si le candidat n a pas avisé son superviseur qu il cherchait un nouvel emploi, il pourrait être réticent à le donner comme référence. Dans ce cas, vous pouvez commencer par vérifier les autres références, et dire au candidat que vous ne discuterez avec son superviseur que lorsque vous serez prêt à faire une offre d emploi conditionnelle à ce que cette référence soit favorable. Vous devez vous assurer que le candidat accepte cette façon de procéder. Vous devez toujours vérifier trois références dans la mesure du possible. De multiples références sont souhaitables car elles vous permettent de voir les éléments qui reviennent constamment et de montrer que vous avez agi avec soin avant d embaucher. 2. La vérification des références Lorsque vous vérifiez les références, vous devez poser des questions liées à l emploi. Nous vous encourageons à utiliser le formulaire de vérification des références élaboré par les ressources humaines. 3

5 Ce formulaire se divise en deux sections : - Section A Questions générales - Section B Questions reliées aux exigences spécifiques du poste Les questions générales s appliquent à tous les candidats. Dans la section B, vous pouvez ajouter des questions en rapport avec les exigences et les qualités essentielles du poste. Vous trouverez des exemples de questions à la fin de ce document-ci. Il est important de bien préparer les questions à l avance, afin de respecter la durée prévue (une vingtaine de minutes). Rappelez-vous que la personne à qui vous parlez vous fait une faveur! Assurez-vous d approfondir les réponses données par les références, surtout si vous sentez une hésitation de la part de la référence ou si la réponse est incomplète. Assurez-vous de prendre des notes détaillées lorsque vous vérifiez les références. Le candidat pourrait avoir le droit de les consulter s il le demande à moins qu il n ait signé le document «Autorisation de vérifier les références et avis de collecte de renseignements personnels». Une fois ce document signé, il permet d amasser et de garder le contenu des références en stricte confidence. 3. Le partage de l information Lorsque vous avez terminé la vérification des références, vous devez remettre les questionnaires dûment remplis ainsi que vos notes au secteur de la dotation des ressources humaines. Ces questionnaires seront conservés dans les dossiers de dotation. Si vous avez des questions au sujet du processus de vérification des références, n hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. 4

6 VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES - GUIDE DU GESTIONNAIRE - Embaucher un nouvel employé est la décision la plus importante que prend le gestionnaire. La vérification des références, dernière étape du processus d embauche, est une activité cruciale. Ce guide explique sa raison d être et propose des lignes directrices afin de vous guider dans cette étape déterminante. Votre équipe de ressources humaines est dédiée au succès de votre processus d embauche. S il y a des questions qui ne sont pas traitées dans ce guide, n hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. PROBLÈMES POSSIBLES ET SOLUTIONS LA PERSONNE QUE VOUS APPELEZ HÉSITE À VOUS DONNER UNE RÉFÉRENCE Les gens hésitent parfois à donner une référence par crainte de poursuites judiciaires. Vous pouvez les rassurer en leur expliquant que vous désirez être équitable envers le candidat. Si vous l embauchez sans avoir la certitude qu il a les compétences voulues pour le poste et que vous devez ensuite mettre fin à son emploi, vous risquez de ternir un dossier jusque-là très beau. C est pourquoi vous apprécieriez grandement la coopération de la référence à répondre à vos questions. VOUS OBTENEZ UNE RÉPONSE ÉVASIVE Souvent, lorsque les gens veulent éviter de répondre à une question ou sont mal à l aise, ils donnent une réponse évasive ou hors sujet qui détourne la conversation. Par exemple, à la question «Comment décririezvous les aptitudes du candidat pour la gestion?», la référence vous répondrait «Cet employé n hésitait jamais à aider les autres et à faire du temps supplémentaire». Dans un tel cas, il est important de revenir sur la question posée et de creuser davantage, jusqu à ce que vous soyez satisfait que la référence ait réellement répondu à votre question. VOUS RECEVEZ UNE RÉFÉRENCE DÉFAVORABLE 5 Une référence défavorable peut être un indicateur que l employé n a pas les compétences requises pour le poste. Toutefois, il peut aussi arriver qu un superviseur ne voulant pas perdre un bon employé croie qu en donnant une référence défavorable il pourra retenir son employé. Lorsque vous recevez une référence défavorable, tentez de valider l information reçue en posant les mêmes questions aux autres références. Si tout le monde s entend pour dire que le candidat n est pas compétent, vous saurez alors que ce serait une erreur de l embaucher. Si les autres références sont favorables, vous pouvez demander au candidat de vous fournir une référence supplémentaire, afin de corroborer les renseignements fournis par les autres. Vous pouvez aussi en discuter avec le candidat pour tenter de mieux comprendre la situation. Il se peut qu en bout de ligne vous vous retrouviez avec un employé très compétent dont le superviseur tentait délibérément de bloquer les chances d avancement de carrière.

7 LA RÉFÉRENCE NE RETOURNE PAS VOS APPELS La personne que vous tentez de contacter n a peut-être pas envie de donner une référence ou cherche à éviter le sujet en ne retournant pas vos appels. Il se peut aussi qu elle soit simplement très occupée. Vous pouvez tenter de prendre contact avec elle par courriel pour fixer un rendez-vous selon ses disponibilités. Insistez sur l importance d obtenir des références avant de décider d embaucher le candidat. Vous pouvez aussi demander au candidat de parler à cette référence de la nécessité de prendre contact avec vous. Si vous ne réussissez toujours pas à joindre la référence, tentez alors d en contacter d autres dans la même entreprise, afin de vérifier s il y a un problème quelconque. LA PREMIÈRE RÉFÉRENCE VÉRIFIÉE EST EXTRAORDINAIRE ET VOUS DÉCIDEZ DE NE PAS CONTACTER LES AUTRES RÉFÉRENCES Attention : vous pourriez être tombé sur une référence qui, pour se débarasser d un employé incompétent, donne une référence extraordinaire. Il se peut aussi que la référence ne veuille pas pénaliser un employé aimé de ses collègues (quoique plutôt incompétent) et pense pouvoir l aider en lui donnant une bonne référence. Dans ces deux cas, c est vous qui vous retrouverez avec un employé incompétent et qui devrez gérer la situation. Vous devez toujours vérifier trois références. Si toutes les références sont bonnes, vous venez d augmenter vos chances d avoir un excellent employé. COMME VOUS DEVEZ ABSOLUMENT COMBLER LE POSTE RAPIDEMENT, VOUS POSEZ INCONSCIEMMENT DES QUESTIONS QUI ENCOURAGENT UNE RÉPONSE POSITIVE DE LA PART DES RÉFÉRENCES Par exemple, vous demandez «Est-ce que vous pensez que cette personne pourrait faire ce travail?». Cette question, plutôt générale, encourage une réponse positive, surtout parce qu on peut y répondre simplement par «oui» ou «non», ce qui laisse peu de place pour obtenir des renseignements détaillés. Évitez donc ces questions de type fermé. Parce que vous êtes pressé de combler le poste, il se peut aussi qu inconsciemment vous interprétiez certaines réponses générales comme étant positives au lieu de pousser la recherche plus loin. Même si vous avez un besoin urgent de combler un poste, il faut prendre au sérieux la vérification des références, car c est vous qui aurez de sérieux problèmes si vous embauchez une personne incompétente dont vous devrez gérer le rendement déficient. 6

8 VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES - GUIDE DU GESTIONNAIRE - Embaucher un nouvel employé est la décision la plus importante que prend le gestionnaire. La vérification des références, dernière étape du processus d embauche, est une activité cruciale. Ce guide explique sa raison d être et propose des lignes directrices afin de vous guider dans cette étape déterminante. Votre équipe de ressources humaines est dédiée au succès de votre processus d embauche. S il y a des questions qui ne sont pas traitées dans ce guide, n hésitez pas à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. EXEMPLES DE QUESTIONS RELIÉES AUX QUALITÉS ESSENTIELLES (À INSÉRER DANS LA SECTION B DU FORMULAIRE DE VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES) Demandez toujours un exemple : Il est utile de poser des questions précises fondées sur le comportement, comme celles utilisées dans les procédures d entrevue. Décrivez les responsabilités financières du candidat. Décrivez les aptitudes en rédaction du candidat. Comment le candidat fonctionne-t-il sous pression? Pouvez-vous donner un exemple de la façon dont le candidat a fait preuve d initiative? Décririez-vous le candidat comme un leader ayant une vision, et pourquoi? Considérez-vous le candidat comme un bon communicateur, et pourquoi? Le candidat peut-il influencer les autres de manière efficace, et plus particulièrement ceux sur lesquels il n exerce aucun contrôle? Donnez un exemple d une situation où le candidat a démontré cette compétence. Donnez-nous un exemple d un projet de changement géré par le candidat. Parlez-nous de la façon dont il a bâti une vision, géré les communications et mobilisé l équipe. Décrivez l aptitude du candidat à effectuer son travail en situation de crise ou d urgence. Décrivez la capacité du candidat à s adapter au changement. Le candidat a-t-il eu l occasion de former les autres et de promouvoir l engagement et la productivité? Décrivez comment. Décrivez la façon dont le candidat a su négocier avec des partenaires et en arriver à une entente. Je vais vous lire un extrait du curriculum vitae du candidat où il décrit le travail qu il a effectué chez vous et et je voudrais que vous me donniez vos commentaires? Si vous avez des questions au sujet du processus de vérification des références, veuillez communiquer avec votre conseiller en ressources humaines. 7

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10 V É R I F I C A T I O N D E S R É F É R E N C E S - G U I D E D U G E S T I O N N A I R E R e s s o u r c e s h u m a i n e s 5 5 0, r u e C u m b e r l a n d P i è c e O t t a w a ( O n t a r i o ) K 1 N 6 N 5 T é l. : T é l é c. : C o u r r i e l : i n f o r u o t t a w a. c a