Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

Transcription

1 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition 2.0 Introduction Dans le module 1, le Tableau de bord Excel donnait une description des divers composants de l interface d Excel. Le module 2 explique les fonctions élémentaires de navigation dans l interface ; il est destiné à fournir une base de départ pour les débutants avant de poursuivre vers des modules plus complexes. 2.1 Se déplacer dans la feuille Le moyen le plus évident de déplacer une cellule sélectionnée dans une feuille est d utiliser le pointeur de la souris : un clic gauche dans une cellule sélectionne la cellule ; maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacer le pointeur sélectionne un rectangle de plusieurs cellules. Nous avons réduit la myriade d autres moyens de déplacer la sélection dans Excel en un condensé de fonctions de base faciles à apprendre et à retenir et permettant de naviguer rapidement. Touches fléchées. Pour déplacer la sélection cellule par cellule dans le sens de la flèche. Entrée. Même effet que la touche fléchée : déplace une cellule vers le bas (à moins que vous modifiez ce paramètre, voir le module 3 : Personnaliser Excel). Touches Page suivante/page précédente. Ceci fait défiler la page vers le haut ou vers le bas, à hauteur de la dimension de la feuille affichée à l écran. La cellule sélectionnée se déplace d une page également. Touche Ctrl + Flèche. Ceci déplace la cellule sélectionnée au bord du bloc de données de la sélection, ou vers le début du bloc suivant si aucun bloc de données n est présent dans la sélection, ou encore au bout de la feuille s il n y a plus de blocs de données. Le tableau ci-dessous illustre cette manipulation : Ctrl déplace la cellule sélectionnée sur le bord droit du premier bloc de texte ; en pressant Ctrl à nouveau, la cellule se déplace au début du bloc de texte suivant et ainsi de suite. Ceci est utile notamment si vous travaillez sur des bases de données comprenant des blocs de texte excédant l espace d un seul écran Excel with Business 1 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

2 Ctrl Ctrl Ctrl à nouveau 2.2 Se déplacer et sélectionner Une petite astuce toute simple mais très efficace : maintenir la touche Maj enfoncée lors de toute action de navigation évoquée dans la section précédente sélectionne toutes les cellules situées entre le début et la fin de la sélection. Par exemple, Maj+Ctrl+ actionné en D5 dans l exemple suivant sélectionne toutes les cellules dans la colonne situées en dessous de D5 jusqu en bas du bloc de données : Exercez-vous, cela en vaut la peine. 2.3 Rechercher et Sélectionner La fonction Rechercher et Sélectionner exécute une recherche dans la feuille pour un mot ou une chaîne de caractères. Si ces caractères sont présents dans une cellule, la recherche va sélectionner cette cellule. L icône Rechercher se trouve à droite de l onglet Accueil dans le Ruban. Cliquez dessus puis sélectionnez Recherchez... dans le menu qui apparaît Excel with Business 2 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

3 Une fenêtre s ouvre demandant le texte à rechercher : dans l exemple ci-dessous, le terme recherché est Jupiter. En cliquant sur Suivant plusieurs fois, la fonction détecte les autres caractères/mots/nombres identiques présents ailleurs dans la feuille. Le bouton Options >> comme montré sur la capture d écran ci-dessus permet de ne rechercher que le texte correspondant à tout le texte dans la cellule. Donc, si la cellule dans l exemple ci-dessus avait contenu le texte Jupiter planète, cette cellule n aurait pas été sélectionnée par la recherche : 2.4 Polices Type de police Excel 2007 permet d accéder aux quelque 200 types de polices disponibles dans PowerPoint et Word. Vous pouvez changer le type de Nous recommandons d utiliser au maximum deux tailles et types de police différents dans vos feuilles de calcul. Non seulement plusieurs tailles de polices peuvent distraire, mais cela peut créer de la confusion quant à leur signification. Il est également plus difficile de modifier leur format, alors qu avec une seule taille de police, vous pouvez sélectionner toute la feuille et modifier la taille ou le type de police d un seul coup Excel with Business 3 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

4 police en ouvrant le menu déroulant du groupe Police dans l onglet Accueil du Ruban. Votre texte devant figurer dans des cellules de petite dimension (en règle générale), nous estimons particulièrement important de choisir une police clear. Nous recommandons par conséquent des polices sans serif telles que : Calibri taille 11 (par défaut dans 2007) Arial taille 10 (par défaut dans 2003) Franklin Gothic Book taille 11 Taille de police La taille de police peut aussi être modifiée à l aide du menu déroulant dans l onglet Accueil du Ruban. Cela dépend bien sur du type de police que vous avez choisi et de l apparence que vous souhaitez pour votre feuille, mais en général les tailles 10, 11 ou 12 conviennent à la plupart des situations. Augmenter/ diminuer la taille EwB recommande: Ces deux boutons : permettent d augmenter ou de diminuer la taille de la police. Ceci n est selon nous pas très utile puisque le menu déroulant juste à côté comporte cette fonction! Gras, italique, souligné Les trois boutons contigus : Permettent de mettre le texte en gras, en italique et de le souligner (avec les raccourcis Ctrl-B, Ctrl-I et Ctrl-U). de mettre en gras les titres, les totaux et rien d autre d utiliser l italique pour indiquer une modification. Attention : les italiques ne ressortent pas toujours clairement dans une feuille de calcul, aussi utilisezles avec précaution de souligner le moins possible, voire jamais : les feuilles contiennent suffisamment de lignes horizontales! d utiliser ces mises en forme avec parcimonie afin d attirer l attention du visiteur sur ce que vous voulez montrer Couleur de police L icône de Couleur de police est la dernière des commandes du groupe Police d Excel Excel with Business 4 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

5 Utilisée de la même façon que les autres, elle permet de modifier la couleur du texte. Dans un but de simplicité et de clarté, nous recommandons d utiliser le noir, défini par défaut ( Automatique ), à moins que vous ayez une bonne raison de choisir une autre couleur. Une exception à cette règle est l utilisation d un texte en rouge pour les nombres négatifs (voir module 28 : Format de nombre). 2.5 Cellules Bordures La bordure d une cellule est constituée du haut, du bas et des côtés gauche et droit et peut être modifiée dans le Ruban par l icône : Celle-ci présente une longue liste d options pour contrôler le remplissage des bordures, certaines de ces options étant explicites et la plupart n étant pas vraiment nécessaires. Les options les plus utiles sont Aucune bordure, Toutes les bordures et (pour ceux qui travaillent sur des comptes et qui apprécient cette convention), Bordure double en bas. On trouve également (en bas de la liste) des options pour modifier la couleur et le style du trait de la bordure. Ces fonctions sont peu utilisées. Couleur de remplissage Vous pouvez colorer les cellules en n importe quelle couleur à l aide de l icône Couleur de remplissage : Cliquez simplement sur une cellule ou une plage de cellules puis sur l icône et sélectionnez votre couleur. Vous pouvez même sélectionner plusieurs cellules distinctes en cliquant dans celles-ci tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée puis en cliquant sur l icône de remplissage pour colorer les cellules sélectionnées. Cet outil peut se révéler très utile pour sélectionner certaines zones dans la feuille, mais n oubliez qu en abuser diminue l efficacité du résultat escompté! 2.6 Édition Supprimer. Sélectionnez les cellules avec les contenus que vous voulez supprimer et appuyez sur la touche Suppr. Comme évoqué plus haut, vous pouvez supprimer : o une colonne entière en cliquant sur la lettre-étiquette en haut de la colonne, ou o une ligne entière en cliquant sur le chiffre-étiquette situé à gauche de la ligne, ou 2010 Excel with Business 5 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition

6 o la feuille entière en cliquant sur le carré situé dans le coin gauche en haut de la feuille. Copiez le contenu et le format d une cellule vers une autre cellule avec Ctrl-C et collez avec Ctrl-V. Coupez le contenu des cellules avec le raccourci Ctrl-X. Collez-le ailleurs en cliquant sur la ou les cellule(s) de destination puis Ctrl-V. Opérations arithmétiques (étudiées plus en détail dans le module 20 : Fonctions mathématiques) : o Le signe + s utilise pour les additions. Par exemple, pour additionner 34 et 55, insérez =34+55 dans une cellule. Pour additionner des cellules, insérez =A4+C6, etc. o Le signe - s utilise pour les soustractions de la même façon que pour les additions. Utile pour indiquer des nombres négatifs. o Moins évident, la multiplication s opère par la touche * et fonctionne comme pour les autres opérations. o La division s opère par la touche / (notez qu il s agit de la barre oblique non inversée). Si vous divisez par 0 vous obtiendrez l erreur #DIV/0! 2010 Excel with Business 6 Module 2: Fonctions de base Navigation & Édition