Guide d'installation GUIDE D'INSTALLATION. PrépaSécure

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1 GUIDE D'INSTALLATION La Poste S.A. au Capital de d'euros - RCS Paris Siège social : 44 boulevard de Vaugirard Paris Cedex 15 Rév. 15/01/2016

2 I PRE-REQUIS 1 I.1 Pré-requis contractuels 1 I.2 Pré-requis techniques 2 II INSTALLATION DE L'APPLICATION 4 II.1 Téléchargement du fichier Prepasecure.zip 4 II.2 Installation 7 II.3 Activation 11 II.4 Vérification des contrats 12 II.5 Configuration Réseau : Pare-feux et Serveur Proxy (RECOMMANDATIONS) 13 III DESINSTALLATION 14 IV INFORMATIONS IMPORTANTES 15 IV.1 Avertissement et engagement de nos clients 15 IV.2 Perte de vos données 15 IV.3 Echantillon de vos impressions 15 IV.4 Support Client 16 Rév. 15/01/2016

3 I PRE-REQUIS I.1 Pré-requis contractuels LA POSTE met à disposition de ses clients le logiciel PrépaSécure pour les aider à préparer et suivre leurs courriers tracés. Ce logiciel assure l'impression des plis et de leur(s) document(s) d'accompagnement dans le respect des règles de prise en charge de La Poste. C'est pourquoi, l utilisateur doit disposer d'un contrat d'affranchissement avec LA POSTE adapté aux produits utilisés. Le tableau ci-dessous donne un aperçu des configurations autorisées : CONTRAT D'AFFRANCHISSEMENT Lettre Recommandée Valeur Déclarée Lettre Suivie Lettre Expert Machine à Affranchir (MA) Machine à Affranchir Intelligente (MAI) Affranchigo Affranchissement Courrier Entreprise (ACE) Port Payé (PP) Dans tous les cas, veuillez consulter les Conditions Générales de Ventes (CGV) ou contacter votre interlocuteur commercial de La Poste. Pour installer et utiliser le logiciel PrépaSécure, son utilisateur doit : - être client LA POSTE et disposer d'un numéro Client Coclico : référence à 8 chiffres. - avoir souscrit à un contrat d'affranchissement : Ce contrat définit les conditions de dépôt et le centre de prise en charge du courrier préparé. Page : 1

4 I.2 Pré-requis techniques Pour pouvoir installer et utiliser PrépaSécure, votre ordinateur doit disposer d'un accès Internet. La configuration physique et logicielle de votre PC doit répondre aux éléments de compatibilité indiqués ci-dessous : Systèmes d'exploitation Microsoft Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 Imprimante bureautique Navigateurs Internet Type de connexion Internet Espace Disque Imprimante A4 de type Laser ou Jet d'encre Internet Explorer version 9,10 et 11 (**) ou Mozilla Firefox version 17 à 32 (**) Haut débit (fortement recommandé) Supérieur à 5 Go Adobe PDF Reader Version 10.0 à 11.0 (**) Fichier ZIP Logiciel de décompression de fichiers ZIP (**) La Poste ne garantit pas les compatibilités avec des versions antérieures et postérieures. Contacter votre administrateur réseau ou votre Prestataire Informatique en cas de doute ou pour plus de renseignements. P D F : P O R T A B L E D O C U M E N T F O R M A T Pour la gestion des impressions (aperçu, sélection de votre imprimante, ), l'application PrépaSécure s'appuie sur les fonctionnalités d'acrobat Reader. Vous devez donc disposer d'une version gratuite de ce logiciel. Dans le cas contraire, un fichier PDF sera généré. Il vous reviendra ensuite le soin d'assurer son impression. Pour télécharger une version gratuite de ce logiciel, La Poste vous propose de vous rendre sur le site Internet de son éditeur : NB: Acrobat Reader peut être installé après l'installation de PrépaSécure. Page : 2

5 CONTRAINTES TECHNIQUES A RESPECTER : Il est recommandé d'installer l'application PrépaSécure avec le profil utilisateur Windows qui va l'utiliser (et non un profil "Administrateur"). Dans tous les cas, il faut allouer définitivement des droits suffisants à cet utilisateur pour permettre les mises à jour logicielles à venir. De manière permanente, il est indispensable que l'utilisateur possède aussi les droits "contrôle total" sur le chemin d'installation de l'application, par défaut : C:\ProgramData\La Poste\PrepaSecure. Si cela est trop contraignant (en termes de sécurité), vous pouvez personnaliser ce chemin (par exemple C:\LaPoste\PrepaSecure). Page : 3

6 II INSTALLATION DE L'APPLICATION II.1 Téléchargement du fichier Prepasecure.zip Veuillez vous rendre sur le site de la poste à l'adresse : ou Cliquer sur le bouton «Télécharger gratuitement PrépaSécure» présent dans la partie «Installation». Renseigner le formulaire en portant une attention particulière à votre adresse électronique. En effet cette adresse électronique vous permet de recevoir le courriel contenant le lien de téléchargement et votre numéro d'instance (référence vous permettant d'activer l'application en fin d'installation). Votre demande a bien été prise en compte si le message ci-contre apparait après avoir validé le formulaire. Page : 4

7 Quelques minutes après avoir validé votre formulaire, vous recevrez un courriel similaire à celui représenté ci-contre : Si vous ne recevez pas ce courriel, vérifiez votre dossier «Spam» ou contactez votre administrateur Réseau ou votre Prestataire Informatique. Votre numéro d'instance figure dans ce courriel : il sera utile pour activer l'installation. Cliquer sur le lien ci-contre pour afficher la page de téléchargement. (vous pouvez aussi copier l'adresse Internet dans votre navigateur Internet). Blocage fenêtre Pop-up : Si besoin, autorisez temporairement les fenêtres pop-up dans votre navigateur Internet. Il se peut que certaines fenêtres soient bloquées. Contactez votre administrateur réseau ou votre prestataire informatique si besoin. Cliquer sur le lien de la page affichée pour lancer le téléchargement de PrépaSécure. Page : 5

8 Cliquer sur le bouton «Enregistrer» après l ouverture de la fenêtre "Téléchargement de fichiers". Puis définir le répertoire de téléchargement. Le fichier contient les trois fichiers suivants : Ce document décrit les 1ères actions à réaliser dans PrépaSécure pour paramétrer et imprimer vos envois. Ce document décrit les étapes d'installation. Le fichier d'installation de PrépaSecure exécutable. Page : 6

9 II.2 Installation Déroulement des étapes d installation : Double cliquer sur le fichier téléchargé (extension.zip). Cliquer sur «Extraire tout». Double-cliquer sur le fichier "install_prepasecure.exe" dans le dossier décompressé. Cliquer sur «Exécuter» pour lancer l installation. Patienter durant l'extraction. Page : 7

10 PrépaSécure affiche un 1 er précisant le numéro de version. écran d installation Cliquer sur le bouton "Suivant" pour commencer le déroulement de l'installation. Définir le chemin où sera installée l'application. Vous pouvez conserver le répertoire proposé par défaut ou bien le modifier via le bouton «Parcourir». (Exemple: C:\LaPoste\Prepasecure) Cliquer sur "Suivant". Attention! Vérifiez que vous n'êtes pas sur le point d installer un PrépaSécure dans un ancien répertoire PrépaSécure ou d'écraser d autres données si le répertoire où vous souhaitez installer l'application existe déjà (message ci-contre). Cliquer sur le bouton "Annuler" et saisir un autre nom de répertoire en cas de doute. La boîte de dialogue ci-contre s'ouvre si le répertoire n'existe pas. Cliquer sur "Oui" pour confirmer votre choix et créer ce nouveau répertoire. Page : 8

11 Patienter pendant la copie des fichiers (bouton "Suivant" inactif). Cliquer sur le bouton "Suivant" lorsque tous les fichiers sont copiés et que le bouton "Suivant" est redevenu actif pour passer à la prochaine étape. Paramétrage du proxy et fin d'installation : Cocher l'option "Actif" si votre réseau utilise un serveur Proxy pour les connexions Internet. Renseigner les paramètres nécessaires : Adresse (IP ou DNS) Port Identifiant Mot de passe Cliquer sur le bouton "Suivant". Contacter votre administrateur réseau ou votre prestataire informatique en cas de difficultés. Vérifier vos paramètres proxy en cliquant sur "Oui" si ce message s'affiche pour corriger vos paramètres. Contacter votre administrateur réseau ou votre prestataire informatique si le problème persiste. Page : 9

12 Par défaut, PrépaSécure vous propose de créer un raccourci dans vos «programmes». Cocher la case intitulée "Créer un raccourci sur le bureau" si vous souhaitez accéder à PrépaSécure depuis votre bureau. Cliquer sur le bouton "Suivant". Cliquer sur le bouton "Terminer" pour fermer le programme d installation. Vous pouvez ensuite lancer l'application en l'exécutant à partir d'un raccourci sur le bureau ou dans vos programmes Windows (ex : menu Windows : "Démarrer / Programmes / La Poste / PrépaSécure / ). Page : 10

13 II.3 Activation Vous êtes automatiquement dirigés vers un formulaire d activation à renseigner lors du 1 er lancement de l'application. Attention! Les informations portées sur cet écran vous permettront de bénéficier des plages d identifiants, des retours d'informations de suivi et des mises à jour PrépaSécure depuis le système d'information de La Poste. Veillez donc à les renseigner soigneusement. RECOMMANDATIONS 1 Numéro d'instance : Séquence à 13 chiffres transmis dans votre courriel de confirmation d'inscription avec le lien de téléchargement (Voir page 5) 2 Numéro COCLICO : Référence client au sein du Groupe La Poste (référence se trouvant en haut à droite des factures émanant de La Poste). 3 Données d'adresse : Vos données d'adresse doivent respecter les règles postales, les lettres accentuées et caractères spéciaux sont automatiquement remplacés. Cliquer sur le bouton "Valider" lorsque les champs sont renseignés. Une synchronisation de vos contrats s'exécute jusqu'à l'affichage du message suivant: Page : 11

14 II.4 Vérification des contrats Cliquer sur l'onglet "Informations" et le sous onglet "Informations Contrats" et vérifier vos contrats d'affranchissement. Si aucun contrat d'affranchissement ne s'affiche, contactez votre commercial pour le signaler et le cas échéant pour en créer un nouveau. Les contrats d'affranchissement utilisables avec Prepasecure sont les suivants: Affranchigo Machine à affranchir (MA ou MAI) Affranchissement Courrier Entreprise (ACE) Affranchissement Port Payé (PP) "Nouveau" Page : 12

15 II.5 Configuration Réseau : Pare-feux et Serveur Proxy (RECOMMANDATIONS) PrépaSécure nécessite une connexion Internet afin : - d'être activé (par l'intermédiaire de son numéro d'instance) ; - d'être mis à jour régulièrement afin de vous apporter un meilleur service ; - d'intégrer automatiquement les plages d'identifiants - de collecter les états de distribution des plis suivis. L'application doit être autorisée à se connecter au serveur de La Poste via les adresses HTTP (port 80) suivantes : p o u r a c c é d e r a u x a d r e s s e s : Contacter votre administrateur réseau ou votre prestataire informatique pour vous guider et valider les paramétrages de votre pare-feu (matériel ou logiciel type antivirus) et proxy. Page : 13

16 III DESINSTALLATION Double cliquer sur l'option " Désinstaller PrépaSécure" dans le menu Windows. Cocher l'option "Forcer la suppression de tous les fichiers dans le répertoire». Cliquer sur le bouton "Désinstaller" pour lancer la désinstallation. Cliquer sur le bouton "Quitter" pour fermer la fenêtre. Vérifier la suppression complète des répertoires (supprimer les fichiers restants le cas échéant). Page : 14

17 IV INFORMATIONS IMPORTANTES IV.1 Avertissement et engagement de nos clients Les mentions légales et conditions d utilisation de l application PrépaSécure sont incluses dans les conditions d utilisation du site Il est rappelé que le client titulaire d une plage de numéros d identifiants de suivi s'engage à respecter l'utilisation unique de chaque identifiant de suivi et à ne pas utiliser d'identifiant de suivi en dehors des plages affectées. Les plages attribuées avec l'utilisation de PrépaSécure ne peuvent pas être détournées pour un autre usage / utilisées avec une autre solution. Si ces exigences ne sont pas respectées, La Poste ne pourra être tenue pour responsable de la détérioration de la qualité de service sur le retour d'informations de suivi de distribution et le client serait passible de sanctions de LA POSTE. IV.2 Perte de vos données La Poste ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas de perte partielle ou totale de vos données stockées dans l'application (liste des plis déposés, destinataires, plages d'identifiants, ). Une procédure de sauvegarde de l'application et de ses données est recommandée afin de restaurer l'environnement en cas de problème technique. IV.3 Echantillon de vos impressions Vous êtes tenus d'adresser un échantillon de votre première impression et cela pour chaque produit, à la Direction Technique. Ils permettront de s'assurer de la qualité des impressions réalisées à l'aide de PrépaSécure pour une bonne prise en charge et un bon suivi de vos Courriers. LA POSTE DT SUPPORT SOLUTIONS CLIENTS 10 RUE ILE MABON BP NANTES CEDEX 02 Page : 15

18 Merci d'indiquer de manière lisible sur chaque impression, vos coordonnées précises : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone et votre numéro client (Coclico) afin de pouvoir vous contacter si besoin. En cas de changement de vos moyens d'impression (utilisation d'une nouvelle imprimante), vous devez renvoyer un nouvel échantillon d'impression de chaque produit utilisé à la Direction Technique. IV.4 Support Client Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, consulter notre page web : PrépaSécure Contacter nos techniciens aux coordonnées ci-dessous si votre question persiste : support.solutionsclients@laposte.fr N Indigo : (0,099 HT/min) Page : 16