Association Régionale pour le Fleurissement et l Embellissement du Cadre de Vie

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1 Association Régionale pour le Fleurissement et l Embellissement du Cadre de Vie Provence Alpes Côte d Azur «Notre Provence est une terre qui se mérite et qui s'entretient chaque jour avec la passion et l'humilité du jardinier» JM/mf 06/11/2013 PREPARATION DE L ASSEMBLEE GENERALE DE L ASSOCIATION DU 06/12/2013 AIX EN PROVENCE Objet : Je suis candidat au Conseil d Administration Qu est-ce que l ARF attend de moi? Qu est-ce que je peux apporter à l ARF? En avant-propos, précisons un terme de vocabulaire : ADMINISTRATEUR Qu est-ce que cela veut dire? gérer, prendre en charge une responsabilité confiée. Une Association régie par la Loi de 1901 comme la nôtre, n ayant pas de personnel salarié, ni de vocation lucrative, ne sollicitant aucune subvention publique, n a évidemment pas le même fonctionnement qu une Multinationale et les membres de son Conseil d Administration ont un rôle différent. Cela ne veut pas sous-entendre que leur rôle est négligeable. Certes, les Administrateurs ne bénéficient pas de jetons de présence et ne profitent d aucune faveur, par rapport à tous les Membres de l Association, mais leur engagement, en acceptant cette responsabilité, est FORT. L équipe qui assurera la gestion de notre ARF à partir de 2014, et ce pour trois ans, a besoin de compétences et de soutien réel. Du fait des occupations des uns et des autres et des éloignements kilométriques, les réunions du Conseil seront peu fréquentes. Cela ne veut pas dire que les contacts doivent être rares ; - au contraire - tous les moyens de liaison sont à notre disposition, y compris le Site Internet. Mon expérience personnelle me montre que la plus grande difficulté à laquelle un gestionnaire est confrontée, est l isolement. On peut accepter d être seul au moment de prendre une décision importante ; par contre, il est difficilement supportable de ne pas avoir de réponse quand on sollicite un avis, avant de choisir! C est dans cet état d esprit que je souhaiterais, pour cette année 2014, œuvrer au milieu d amis qui sont à même d affirmer leurs personnalités et leurs points de vue. Page 1 sur 5 Port : Tel/Fax : [email protected] Site Internet :

2 L expérience, souvent négative, acquise lors de ces dernières années, fait ressortir les postes où nous allons avoir besoin d une aide concrète et constante et d autres postes, dont l importance n est pas négligeable, mais dont les interventions sont ponctuelles. COMMUNICATION Voici quelques exemples : COURRIER Nous disposons actuellement de l aide rémunérée de : Catherine Lefevre : majeure partie du courrier courant Virginie Jocelyn : courrier en dépannage Toutes deux travaillent sous le statut de «Secrétaire indépendante» et établissent des facturations mensuelles. Patricia Payou, qui a repris sa liberté de secrétaire cet été vis-à-vis de l ARF, reste en contact avec nous. Elle pourra intervenir dans le cas de manifestations demandant une mise en page particulière de certains dossiers. Nous la solliciterons sur devis et facture. Martine Falcone : son cas est particulier puisqu elle est la seule qui ait une double casquette : elle est à la fois Administratrice de l ARF (Secrétaire Générale adjointe) et à ce titre, traite bénévolement un grand nombre de charges administratives et en même temps s occupe de travaux rémunérés par l ARF (de part ses fonctions professionnelles d assistante juridique auprès de Cabinet d avocat et d expertise comptable). Voici la situation. Ce système, actuellement, fonctionne correctement, dans des conditions économiques que les circonstances nous ont amené à réduire. Depuis le mois de Juillet 2013, nous avons réduit les dépenses courrier de 30 %. Actuellement, Jacques Masquelier assure la presque totalité de la rédaction du courrier. Ce ne doit pas être une règle définitive. On peut envisager une possibilité de messages ARF issus du Trésorier, du Secrétaire Général et d autres Responsables de l ARF. En même temps, il faut ABSOLUMENT rappeler que nous sommes une Association Régionale, donc pas de «chauvinisme local», et s assurer que le Président soit toujours au courant des démarches engagées. RAPPORTS AVEC LES MEDIAS On peut envisager que parmi les candidats au Conseil d Administration, nous puissions bénéficier des connaissances d une ou plusieurs personnes qui prendraient en charge ces responsabilités, sous la coordination du Secrétaire Général. Page 2 sur 5

3 LE SITE INTERNET En liaison avec Martine Falcone, tout le mérite de la création du site revient à Jérôme Bucher. C est lui qui a relevé le challenge que nous avions lancé sans succès depuis plusieurs années. Sans tresser des couronnes de lauriers à Jérôme, je crois qu il figure parfaitement le type d équipier qu un Responsable d Association espère avoir à ses côtés. Il met sans éclat, sans recherche de profit personnel, au service de l ARF, ses aptitudes dans le domaine Internet. Non seulement bénévolement il en a assuré la création, mais dans les mêmes conditions, il en assurera l existence. Il faudra, bien entendu, que tous, nous lui apportions assistance. Il semblerait logique que dans la prochaine équipe, Jérôme Bucher ait sa place et que ceux et celles qui sont disposés à le soutenir se fasse connaître. Autre point difficile : LA GESTION DES ADHESIONS Le travail du Trésorier en lui-même, s il se limite à signer quelques chèques pour régler les fournitures de papeterie, les achats de timbres ou les factures de secrétariat ou de conférenciers, n est pas absorbant. Comme par ailleurs, nous ne sommes pas une Association reconnue d utilité publique, que nous n avons pas de personnel fixe salarié et que nous ne bénéficions pas de subventions des Pouvoirs Publics, nos contraintes comptables sont très limitées. Le bilan financier annuel qui sera présenté à l Assemblée Générale 2013, avec un rappel succinct des bilans précédents, est une image fidèle des activités de notre Association. Sa rédaction ne demande pas l assistance d un Expert Comptable, car elle est à 95 % la traduction des relevés bancaires. La difficulté, car il y en a une, est la gestion des adhésions : depuis l appel de cotisation jusqu à l envoi de la carte de membre après règlement. Ces diverses opérations, dans certains cas, demandent par adhésion (que le montant soit de 45 ou de 1000 ) quelquefois 3 ou 4 courriers, 2 fax, 3 appels téléphoniques, une copie des statuts et des recherches auprès du Trésorier Payeur. Depuis deux ans, à cause de diverses raisons (entre autres réductions budgétaires), c est Jacques Masquelier qui assure ce travail. C est donc un appel aux candidats. Il faut trouver des aides bénévoles qui soulageraient ainsi l emploi du temps du Président. Dans un texte qui sera annexé au bilan financier, nous détaillerons le processus d appel des cotisations avec en question annexe : la tarification Page 3 sur 5

4 Autre point noir : NOTRE PRESENCE DANS LES TERRITOIRES La disparition de relais humains qui étaient nos porte-paroles sur le terrain, coïncide avec le recul de ces témoins de l ARF dans certaines zones. C est particulièrement vrai dans le 04 et cette régression se dessine en 84. Par contre, notre recrutement en 05 et en 06 est croissant parce que nous y sommes très présents par l intermédiaire de personnalités ou de manifestations. Parmi les candidats au Conseil d Administration, il est important que nous trouvions des hommes et des femmes qui selon leurs fonctions et selon leurs compétences représentent l ARF. Il faudrait pouvoir délimiter ainsi des zones géographiques d influence et en même temps des ouvertures d influences. Il est évident que nous avons autant besoin d un Elu qui ait ses entrées dans un Conseil Général, que d un Technicien dont les conseils sont recherchés par ses collègues des communes avoisinantes. N oublions pas les deux services offerts par notre Association et qui sont en quelque sorte LA SPECIFITE de celle-ci : les JOURNEES D INFORMATIONS et les VISITES CONSEILS. Pour être à même de satisfaire les demandes de nos adhérents, il faut un ANCRAGE humain, sur place, solide. J ai la tentation d écrire : on peut se passer d un Président mais on ne peut pas se priver d un socle, composé d acteurs disponibles, compétents, ouverts aux situations des demandeurs. Donc, appel aux Candidats! LA LOGISTIQUE DES MANIFESTATIONS Si on place ce poste en dernier lieu, c est parce que nous voulions le garder comme le bouquet placé sur le toit de la maison, nouvellement édifiée. En réalité, ce poste est beaucoup plus essentiel qu un simple bouquet symbolique. Par chance, nous disposons actuellement de quelques individualités inutile de les citer elles sont reconnues par leur sens du bénévolat, leur dévouement et leur savoir-faire qui répondent aux besoins. Nous les retrouvons dans tous les coins de la Région. Mais ce qui existe aujourd hui, doit être préservé pour demain. Il faut préparer l avenir. Il serait peut être judicieux, par exemple, de confier à Serge Marie, dont l expérience et les talents sont avérés, un poste de responsabilités en ce domaine. En charge pour lui de rassembler les bonnes volontés déjà connues et de nouvelles, sur l ensemble du territoire régional. Page 4 sur 5

5 administrateurs. Voilà un exposé non exhaustif de la situation présentée aux futurs Faut-il leur rappeler les règles de base de l Association : Je donne mon temps et mon savoir au service de l ARF Je ne tire aucun bénéfice personnel de ma responsabilité au sein du Conseil d Administration J adopte une neutralité totale en politique, croyances philosophiques ou religieuses Je m engage à consacrer à mes activités d Administrateur, le temps correspondant à la mission que j ai acceptée. A bientôt le grand plaisir de vous réunir pour une nouvelle aventure! Jaques Masquelier Page 5 sur 5