Questions posées dans le cadre du concours pour la création d une identité graphique pour la Ville de Charleroi

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1 Questions posées dans le cadre du concours pour la création d une identité graphique pour la Ville de Charleroi Ce document reprend les questions posées dans le cadre de la participation au concours. Afin de permettre à tous les participants potentiels de disposer du même degré d information, nous transmettons les questions reçues et les réponses formulées par le secrétariat du concours (julie.denis@charleroi.be). Disponibilité des documents Le lien mentionné dans le PDF de l appel d offre pour des demandes de participation par voie électronique (eten.publicprocurement.be) ne marche pas. Existe-t-il un autre moyen pour participer? Tous les documents sont disponibles sur le site Droits d accès au concours et dossier administratif La société dans laquelle je travaille est française mais elle a ses bureaux en Belgique et la plupart de ses employés sont belges. Pouvons-nous tout de même participer? Le concours est ouvert à toute personne physique ou morale établie en Belgique ou dans un autre pays de l UE, vous pouvez donc participer sans problème. Je suis graphiste sous CDI depuis deux ans maintenant et j'aimerais participer à ce concours, j'ai donc pris soin de lire tous les documents. J'ai une question concernant un point de ce dernier. Ce paragraphe a attiré mon attention: "Une liste reprenant au moins trois services effectués au cours des trois dernières années d'un montant minimum de 5000 euros HTVA, ayant pour objet la création de projets de communication visuelle en indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé du service." Est ce que cela signifie qu étant donné que je suis sous CDI, et n'ayant pas établi de prestations freelance ces trois dernières années, je ne peux pas participer au concours? Vous pouvez participer au concours en votre nom personnel dans le cadre de l exercice d une activité d indépendante en tant que personne physique, que cette activité soit principale ou complémentaire

2 En Belgique, certaines conditions doivent être remplies si vous désirez exercer une activité indépendante : ouvrir un compte à vue s inscrire au guichet d'entreprises et vérifier les capacités entrepreneuriales et les connaissances en gestion s inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises et obtenir un numéro d'entreprise et un numéro d'établissement adhérer à une caisse d'assurances sociales et payer des cotisations si les services délivrés sont assujettis à la TVA, vous devez en plus faire une déclaration d activité à la TVA ; Si vous êtes établie dans un autre pays de l UE, vérifiez les conditions précises prévues dans ce pays. Vous pouvez participer au concours si au moment de la remise de votre dossier de candidature, vous exercez officiellement une activité indépendante en tant que personne physique conformément à la législation du pays où vous êtes établie. Pour votre question relative à la liste des services effectués au cours des trois dernières années, étant donné que dans le cadre de ce concours, l article 74 de l AR du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ne s applique pas, vous pouvez utiliser comme références, des services qui n ont pas été réalisés en votre nom personnel mais au nom et pour le compte de la société dont vous êtes salariée même si vous ne vous engagez pas dans votre dossier de participation, à participer au concours et à réaliser le marché consécutif au concours en association ou en soustraitance avec l entité tierce qui a presté ces services, en l occurrence, la société qui vous emploie. Pour conclure, vous pouvez utiliser comme références les services réalisés au nom et pour le compte de votre employeur en apportant la preuve que vous les avez techniquement réalisées vous-même, autrement dit que vous en étiez le technicien gestionnaire mais je me dois d attirer votre attention sur le fait qu en principe, vous avez du céder vos droits d auteur à votre employeur dans le cadre de votre contrat de travail et que l utilisation de ces références sans l accord de votre employeur engagerait votre responsabilité contractuelle vis-à-vis de votre employeur et pourrait conduire à une rupture du contrat pour faute grave et à l engagement de la responsabilité extracontractuelle de la Ville de Charleroi pour tierce-complicité de la violation de vos engagements vis-à-vis de votre employeur. Pour nous prémunir de ce risque, je vous invite à obtenir une autorisation de votre employeur pour l utilisation des services comme références pour votre participation au concours et en profiter également pour obtenir de sa part, une attestation prouvant que vous avez sur le plan technique réalisé les références données. Ayant pris connaissance du concours portant sur la création d une identité graphique pour la Ville de Charleroi, j ai une question relative au règlement. Je souhaiterais participer au projet en tant que personne physique. Cependant, dans le descriptif du dossier administratif à compléter, vous demandez «Une liste reprenant au moins trois services effectués au cours des trois dernières années d'un montant minimum de 5000 euros HTVA, ayant pour objet la création de projets de communication visuelle en indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé du service.». Je ne réponds pas à cette condition, n ayant jamais été à mon propre compte et travaillant dans une ASBL.

3 Cependant, depuis presque 5ans je suis chargée de communication dans une ASBL, à ce titre je réalise quotidiennement des vidéos, affiches, logos, flyers, cartes de visite, newsletters, roll up, beach flag, mises en page pour dossiers et autres mais également pour différentes associations. Mon parcours artistique comprend un diplôme en dessin et un graduat en Illustration et un baccalauréat en communication. Mon parcours et mon expérience professionnelle sont-ils suffisants pour me permettre de prendre part à ce concours? Au regard des conditions prévues dans le règlement, vous pouvez participer au concours en votre nom personnel dans le cadre de l exercice d une activité d indépendante en tant que personne physique, que cette activité soit principale ou complémentaire. En Belgique, certaines conditions doivent être remplies si vous désirez exercer une activité indépendante : ouvrir un compte à vue s inscrire au guichet d'entreprises et vérifier les capacités entrepreneuriales et les connaissances en gestion s inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises et obtenir un numéro d'entreprise et un numéro d'établissement adhérer à une caisse d'assurances sociales et payer des cotisations si les services délivrés sont assujettis à la TVA, vous devez en plus faire une déclaration d activité à la TVA ; Vous pouvez participer au concours si au moment de la remise de votre dossier de candidature, vous exercez officiellement une activité indépendante en tant que personne physique conformément à la législation du pays où vous êtes établie. Pour votre question relative à la liste des services effectués au cours des trois dernières années, étant donné que dans le cadre de ce concours, l article 74 de l AR du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ne s applique pas, vous pouvez utiliser comme références, des services qui n ont pas été réalisés en votre nom personnel mais au nom et pour le compte de la société dont vous êtes salariée même si vous ne vous engagez pas dans votre dossier de participation, à participer au concours et à réaliser le marché consécutif au concours en association ou en soustraitance avec l entité tierce qui a presté ces services, en l occurrence, l ASBL qui vous emploie. Pour conclure, vous pouvez utiliser comme références les services réalisés au nom et pour le compte de votre employeur en apportant la preuve que vous les avez techniquement réalisés vous-même, autrement dit que vous en étiez le technicien gestionnaire mais je me dois d attirer votre attention sur le fait qu en principe, vous avez du céder vos droits d auteur à votre employeur dans le cadre de votre contrat de travail et que l utilisation de ces références sans l accord de votre employeur engagerait votre responsabilité contractuelle vis-à-vis de votre employeur et pourrait conduire à une rupture du contrat pour faute grave et à l engagement de la responsabilité extracontractuelle de la Ville de Charleroi pour tierce-complicité de la violation de vos engagements vis-à-vis de votre employeur. Pour nous prémunir de ce risque, je vous invite à obtenir une autorisation de votre employeur pour l utilisation des services comme références pour votre participation au concours et en profiter également pour obtenir de sa part, une attestation prouvant que vous avez sur le plan technique réalisé les références données.

4 Administrativement, je crains ne pouvoir répondre concrètement à la demande de 2 projets d'une valeur de 5000 chacun, comme exigé. Mais je défends le professionnalisme et la qualité graphique de l'ensemble de mes réalisations. Ma question est de savoir si toutefois en association momentanée, je ne pourrais pas y participer avec une autre entreprise? Si elle peut répondre à cette demande. Vous pouvez remettre une participation en association momentanée, la capacité technique à exécuter le concours et le marché consécutif sera dès lors examinée en tenant compte des références de votre associé, cela signifiera que vous réaliserez le marché avec l entreprise associée X et que cette association devra être effective dans la participation au cours et dans l exécution du marché consécutif, cela signifie que vous bénéficierez en tant qu associé de tous les moyens techniques, matériels et des compétences de l autre associé car la société momentanée implique une mise en commun de moyens et de compétences pour exécuter le marché. L association momentanée ne nécessite aucune formalité particulière mais en termes de preuve de l association, qui pourrait toujours être exigée par la Ville de Charleroi, je vous invite à conclure un contrat très simple entre vous et l autre entreprise ayant pour objet la participation du concours en question et l exécution du marché consécutif. La Ville pourra toujours exiger de disposer du contrat d association. Vous trouverez des modèles de contrat sur le net. Si l entreprise associée X et vous-même constituez une association momentanée, le dossier de participation sera remis au nom de l association momentanée : La fiche d inscription émanant d une telle association doit être signée par chacune des composantes de celle-ci ; les associés doivent indiquer, dans le dossier de participation, celui d entre eux qui sera chargé de représenter l association vis-à-vis du pouvoir adjudicateur ; Donc, si vous vous associez à l entreprise X pour participer au concours, vous serez deux membres à devoir signer la fiche d inscription commune et serez solidairement responsables de la bonne exécution du marché consécutif au concours. Au niveau de la sélection qualitative, vos forces sont aussi mises en commun (chiffres d affaires, références, ) mais au niveau du droit d accès qui sera vérifié si vous êtes pressenti pour accéder à la phase 2, soyez attentif au fait que chaque associé devra répondre pour sa part à l ensemble des conditions prévues pour le droit d accès visé à l article 5 du Règlement du concours. Dès lors, si l un des membres de l association n a pas satisfait à certaines de ses obligations (ONSS, TVA., ISOC, ), c est toute l association qui risque d être exclue! Soyez attentif à ce que la personne qui signe la fiche d inscription pour chaque associé, soit bien la personne compétente pour l engager. Je pense à l entreprise associée X dont les statuts désignent certainement une personne habilitée à représenter la société et à

5 signer les actes en son nom et pour son compte (souvent signature conjointe de deux administrateurs, voy. statuts). Nous répondons à ce concours dans le cadre d une association momentanée (groupement d intérêt économique). Dans ce cas, les deux parties prenantes doiventelles compléter la fiche d inscription ET remettre une déclaration bancaire distincte ou seule une des deux organisations peut le faire au nom de l association? Si le groupement d intérêt économique ne possède pas de personnalité juridique propre, alors, vous remettrez un dossier de participation en association momentanée. Le dossier de participation sera remis au nom de l association momentanée : La fiche d inscription émanant d une telle association doit être signée par chacune des composantes de celle-ci ; les associés (personne physique ou morale) doivent indiquer, dans le dossier de participation, celui d entre eux qui sera chargé de représenter l association vis-àvis du pouvoir adjudicateur ; Donc, si vous vous associez pour participer au concours, vous serez deux membres à devoir signer la fiche d inscription commune et serez solidairement responsables de la bonne exécution du marché consécutif au concours. Au niveau de la sélection qualitative, vos forces sont aussi mises en commun (chiffres d affaires, références, ) mais au niveau du droit d accès qui sera vérifié si vous êtes pressenti pour accéder à la phase 2, soyez attentif au fait que chaque associé devra répondre pour sa part à l ensemble des conditions prévues pour le droit d accès visé à l article 5 du Règlement du concours. Dès lors, si l un des membres de l association n a pas satisfait à certaines de ses obligations (fiscales, sécurité sociale, ), c est toute l association qui risque d être exclue! Soyez attentif à ce que la personne qui signe la fiche d inscription pour chaque associé, soit bien la personne compétente pour l engager. En principe, les statuts désignent une personne habilitée à représenter la personne morale. Permettez-moi de vous poser à nouveau une question. Qu entendez-vous par «code d identification du participant»? Est-ce vous qui nous remettez ce code? Vous devez vous choisir un code d identification composé de trois chiffres et de trois lettres. Ce code sera repris en annexe 1 du règlement ainsi que sur les deux enveloppes du dossier de participation et sur chaque feuille A 4 du dossier graphique.

6 Dossier graphique La note d accompagnement décrivant la méthodologie est limitée à une page A4 ou plus? Oui. Elle est limitée à une page A4 recto imprimé. Il est demandé de mettre le logo en noir et blanc sans arrière plan. Qu entendez-vous par «sans arrière plan»? Le logo étant sur une feuille blanche, il n y a par définition pas d arrière plan. En sollicitant une version sans arrière plan, notre but est d avoir une vision du symbole détaché du fond qui est accessoire si le logo proposé contient un fond. Ex : imaginons en négatif le coq de Charleroi en blanc dans un carré noir, cela reviendrait à mettre le coq sans carré noir en fond. Pourriez-vous nous donner une explication sur ce que vous attendez comme délivrable graphique, repris dans le règlement page 3 au point 2 «déclinaison du logo pour une structure partenariale de la ville, celle de l asbl Maison du Tourisme.» La Maison du tourisme a-t-elle un logo propre? Devons-nous l associer au logo proposé? Nous laissons libre champ à votre imagination pour développer une déclinaison du logo pour une structure associée à la Ville en l occurrence l ASBL Maison du tourisme. Vous ne devez pas nécessairement tenir compte d un éventuel logo existant. Nous n avons émis aucune exigence graphique à ce sujet. Quand vous parlez de «déclinaison» du logo pour l asbl Maison du Tourisme : s agit-il de faire cohabiter les deux logos ou de proposer un nouveau logo qui remplacerait à terme l actuel? Il s agit de proposer une déclinaison du logo que vous proposerez pour la Ville adaptée à une ASBL comme la Maison du Tourisme sans devoir cohabiter avec leur logo actuel et qui deviendrait à terme leur logo. Nous travaillons actuellement sur l appel à projet pour la création d une nouvelle identité pour Charleroi. Afin de bien répondre à briefing précis, je me permet de vous poser une question par rapport au point 3 du dossier graphique à rendre : il est mentionné qu il faut créer une maquette d affiche A4 : - intégration du logo en format maximal de 54mm x 76mm - une version avec une photo de «Carnaval de Charleroi» - une version sur le thème de la sensibilisation à la propreté.

7 Vous attendez donc de nous un travail graphique, mais également un concept créatif / idée de campagne pour le Carnaval / idée de campagne de sensibilisation à la propreté? Ou est-ce que vous jugez uniquement le graphisme et pas de concept/message/headline? Pouvons-nous nous entendre à ce propos? Pour l intégration du logo sur une maquette d affiche sur le thème du carnaval, vous pouvez vous fonder sur une affiche existante du carnaval ou proposer votre propre maquette, vous avez le choix en sachant que l élément qui sera évalué, portera sur l agencement de tous les éléments graphiques. L évaluation ne portera donc pas uniquement sur l intégration du logo mais sur l agencement de l ensemble. Il s agit donc d une réflexion sur l identité visuelle qui va bien au-delà du logo. Pour l intégration du logo sur une maquette d affiche sur le thème du carnaval : Vous attendez bien la création de la maquette dans son ensemble? L évaluation du jury portera-t-elle sur l ensemble de la maquette ou juste sur la manière dont le logo y est intégré / utilisé? la différence entre les deux est fortement significative, la création d une maquette suppose une réflexion sur l identité visuelle qui traditionnellement va bien au-delà d un logo? Vous pouvez vous fonder sur une affiche existante du carnaval ou en créer une si vous le souhaitez, vous avez le choix. L évaluation portera sur l agencement des éléments graphiques Au niveau de la création graphique des 3 pistes de logo pour la phase 1, pourriez-vous nous donner de plus amples informations sur ce que vous attendez? Avez-vous des exemples de logos représentatifs de vos souhaits? Nous avons consulté le site web de la ville, et nous constatons que différentes notions ressortent. Pourriez-vous mettre en avant celles qui vous semblent essentielles? En fonction de votre réponse, nous pourrons axer notre argumentaire et notre réflexion graphique. La Ville ne donnera aucune information sur d éventuelles attentes par rapport à un logo afin de laisser la plus grande liberté possible à chaque participant et ainsi, ne pas influencer la créativité.