Le Ministre de l Intérieur. Mesdames et Messieurs les Préfets ---- * ----

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1 Direction Générale des Collectivités locales Sous-Direction des Compétences et des Institutions locales Bureau des Structures territoriales CIL/2 - SU/MKC Affaire suivie par Susy UNGER n Juin 1999 NOR INT B C Le Ministre de l Intérieur à Mesdames et Messieurs les Préfets ---- * ---- Objet : Avis de la commission nationale de l informatique et des libertés du 8 avril 1999 sur l utilisation par les élus locaux des registres de l état civil à des fins de communication personnalisée. P.J. : 1 Les actions de communication que les élus locaux, et notamment les maires, souhaitent entreprendre à l adresse de leurs administrés reposent sur des moyens dont l utilisation peut, pour certains d entre eux, être contestée. Ainsi en est-il des informations contenues dans les registres d état civil qui ne doivent pas être utilisées par les maires et leurs adjoints dans le but d adresser des courriers personnalisés à leurs administrés à l occasion de naissances, de mariages et de décès. Saisie à ce sujet d une demande d avis, la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés a rendu, par délibération du 8 avril 1999, un avis défavorable à une telle utilisation. La position de la CNIL est fondée sur le principe de finalité des fichiers, qui constitue une garantie essentielle au respect de la vie privée et de la tranquilité des personnes.

2 /... Dans le communiqué diffusé par la CNIL à l occasion de la publication de cet avis, la commission précise que ce principe s oppose, de manière générale, à ce que des informations enregistrées dans un fichier soient utilisées à des fins étrangères à celles qui ont justifié leur collecte et leur traitement. La Commission a en outre relevé que la tenue des registres d état civil était confiée au maire ou à ses adjoints en leur qualité d officier d état civil et que les personnes concernées ne disposaient pas de la faculté de s opposer à y figurer. La Commission a dès lors estimé que les données recueillies à l occasion de l exercice de cette mission de service public ne sauraient être utilisées à d autres fins par quiconque. Cet avis défavorable confirme la doctrine constante de la CNIL qui avait notamment été rappelée, dans sa recommandation du 3 décembre 1996 sur l utilisation de fichiers à des fins politiques : «chaque fichier public a une finalité particulière qui ne comporte pas celle de faire de la prospection politique» ; «les fichiers de gestion des collectivités territoriales qui sont susceptibles d être utilisés pour la communication d informations sur les activités et les réalisations de ces collectivités ne peuvent pas être utilisés à des fins de communication politique personnelle par les élus membres de cette collectivité». C est ainsi que la CNIL avait également rendu un avis défavorable, le 7 octobre 1997, au projet d un maire souhaitant utiliser le rôle des impôts locaux de la commune pour adresser un courrier à ses administrés, au motif notamment que ce courrier, qui mettait en cause les décisions d une autre collectivité territoriale, était susceptible d être interprété comme ayant une finalité politique. Il doit être rappelé que, par dérogation à ces principes et depuis la loi n du 11 mars 1988 relative à la transparence financière de la vie politique, la liste électorale peut être utilisée afin de s adresser aux électeurs, sous réserve qu il n en soit pas fait un usage purement commercial. La Commission a toutefois précisé, dans sa recommandation du 3 décembre 1996, que le principe d égalité de traitement devait conduire le maire à accorder les mêmes facilités à tous et que nul, y compris lui-même en de telles circonstances, ne devait être dispensé du paiement de cette prestation à la commune. Vous voudrez bien appeler l attention des élus communaux sur les conditions d utilisation des fichiers concernant les administrés et porter à leur connaissance la teneur de l avis de la CNIL dont vous trouverez ci-joint copie.

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4 DELIBERATION DE LA COMMISSION NATIONALE DE L INFORMATIQUE ET DES LIBERTES N DU 8 AVRIL 1999 PORTANT AVIS SUR UN PROJET D ARRETE DU MAIRE DE... CONCERNANT L ENVOI DE COURRIERS PERSONNALISES AUX ADMINISTRES LORS D EVENEMENTS TELS QUE LES DECES, NAISSANCES ET MARIAGES La Commission nationale de l informatique et des libertés, Vu la convention n 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l Europe pour la protection des personnes à l égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, notamment son article 5 ; Vu la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, pris ensemble le décret n du 17 juillet 1978 ; Vu les articles 34 et suivants du code civil ; Vu l article du code général des collectivités territoriales ; Vu l instruction générale du 21 septembre 1955 relative à l état civil, modifiée ; Vu le projet d arrêté municipal présenté par la mairie de... ; Après avoir entendu Monsieur Maurice BENASSAYAG en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ; Considérant que le maire de... a saisi la Commission nationale de l informatique et des libertés d une demande d avis relative à la mise en oeuvre d un traitement automatisé dont l objet est de permettre au maire et à son premier adjoint d adresser à l ensemble des administrés de la commune des courriers personnalisés à l occasion d une naissance, d un décès ou d un mariage ; que ces envois seraient réalisés à partir des informations portées sur les registres d état civil par l officier d état civil à l occasion des naissances, décès et mariages ; Considérant que le code général des collectivités territoriales prévoit que le maire et les adjoints sont officiers d état civil ; qu à ce titre, le maire ou ses adjoints sont tenus de dresser acte, afin de leur conférer un caractère authentique, des naissances, mariages et décès ; Considérant que le respect du principe de finalité des traitements s oppose, de manière générale, à ce que des informations enregistrées dans un fichier soient utilisées à des fins étrangères à

5 2 celles qui ont justifié leur collecte et leur traitement ; que la Commission estime, de doctrine constante, que ce principe de finalité constitue une garantie essentielle au respect de la vie privée et de la tranquillité des personnes tout particulièrement lorsque des fichiers publics sont en cause ; Considérant de surcroît que la tenue des registres d état civil constitue une mission de service public confiée par la loi à l officier d état civil et que les personnes concernées ne disposent pas de la faculté de s opposer à y figurer ; que, dès lors, les données recueillies à l occasion de cette mission ne sauraient être utilisées à d autres fins par quiconque ; EMET un avis défavorable au projet d arrêté municipal présenté par le maire de... LE PRESIDENT Michel GENTOT