Nbre de membres en exercice : 53 Quorum : 27 Date de la convocation : 03/12/2013 Affichée le : 18/12/2013

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1 En vertu de l'article L du CGCT, le Maire de Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le.. et/ou notifié le.. et qu'il est donc exécutoire. Pour le Maire, Par délégation EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL SEANCE DU 16/12/2013 A l Hôtel de Ville de Poitiers Secrétaires de séance : M. AIME et Mme GERARD Nbre de membres en exercice : 53 Quorum : 27 Date de la convocation : 03/12/2013 Affichée le : 18/12/2013 Président de séance : Alain CLAEYS, Maire Présents : Mme SARRAZIN-BAUDOUX, MM. CHALARD, CORNU, GUERIN, TRICOT, Mmes VALLOIS-ROUET, FRAYSSE, M. COMPTE, Mmes RIMBAULT-RAITIERE, GERARD, ROUSSEAU, M. BERTHIER, Mme FAGET-LAPRIE, Adjoints Mme VERGNAUD, MM. MONANGE, MACAIRE, AIME, STUPAR, Mme THIBAULT, MM. JEAN, BELGSIR, Mme JOULAIN, MM. BLUSSEAU, BONNEFON, CORONAS, HALLOUMI, BOUCHAREB, DUPERRON, Mmes FAURY-CHARTIER, MORCEAU, NOCQUET, DEBENEST, BORD, BAILLERGEAU, PIQUET, CHEDANEAU, M. ROUQUETTE, Mme APERCE, M. AYRAULT, Mme JAMMET, M. AMIR, Mme DESBOURDES, Conseillers Municipaux Absents excusés : M. ROCHAUD, Mme BARC, Adjoints Mmes GABOREAU, GIRAULT, MAGNAN, MM. RAMAT, BRACONNIER, Mme GREMIAUX- LAPORTE, M. HUILLE, Mme COLLEAU, Conseillers Municipaux A l'ouverture de la Séance, M. le Président a déposé sur le Bureau de l'assemblée les pouvoirs écrits de voter en leur nom, donnés par les Conseillers Municipaux empêchés d'assister à la séance, à l'un de leurs collègues, en exécution de l'article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Nom du Mandant Nom du Mandataire Mme BARC Mme VALLOIS-ROUET, M. HALLOUMI jusqu'à la délibération 22 Mme FAGET-LAPRIE, M. BONNEFON jusqu'à la délibération 36 M. BERTHIER, Mme GIRAULT M. JEAN, Mme MAGNAN Mme MORCEAU, M. RAMAT M. STUPAR, M. BRACONNIER Mme APERCE, Mme COLLEAU Mme JAMMET, Mme VERGNAUD à compter de la délibération 59 M. MONANGE, Observations : Approbation du procès verbal de la séance du 3 juin Monsieur le Maire préside la séance sauf pour les délibérations n 30, 32 et 33 assurée par M. CHALARD, Adjoint. Arrivées à la délibération n 15 de Mme BAILLERGEAU, MM. MACAIRE et BLUSSEAU. Arrivée à la délibération n 19 de M. COMPTE. Arrivée à la délibération n 22 de Mme DEBENEST. Arrivée à la délibération n 37 de M. TRICOT. Arrivée à la délibération n 38 de Mme NOCQUET. Départ de Mme BAILLERGEAU à compter de la délibération n 63 et départ de Mme JAMMET à la délibération n 66.

2 N : 2 Date réception Préfecture : Conseil du 16/12/2013 Identifiant : POLE PILOTAGE SERVICE CABINET DU MAIRE 20/12/2013 Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : 70 - Produits des services du domaine et ventes diverses - participation de Grand Poitiers et du CCAS aux frais d'affranchissement courrier - P.J. : Convention courrier entre la Ville de Poitiers, Grand Poitiers et le CCAS - répartition des frais d'affranchissements entre les trois entités Etudiée par : Le Bureau municipal du 25/11/2013 La commission des Finances du 09/12/2013 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 6. Contributions budgetaires Rapportée par : ALAIN CLAEYS La Ville de Poitiers assure la gestion du courrier pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. En 2011, une convention d un an reconduite deux fois, entre la Ville de Poitiers, le Centre communal d action sociale de Poitiers et Grand Poitiers a précisé les modalités de répartition des dépenses inhérentes à cette activité, notamment le principe de reversement une fois par an, par Grand Poitiers et le CCAS, de leur part respective des dépenses de l année N-1, au titre de l année N, à la Ville de Poitiers comme suit : Le montant total dû par Grand Poitiers ou le CCAS à l année N est la somme : - du montant constaté des dépenses individualisables pour chaque entité (année N-1) ; - du montant calculé à partir de la clé de répartition des dépenses individualisables (année N-1) appliquée au montant total des dépenses non individualisables (année N-1). En 2012, le montant des dépenses individualisables s élevait à ,97 euros réparties comme suit : - Ville de Poitiers : ,89 euros (74,02%) - Grand Poitiers : ,77 euros (18,77%) - CCAS : ,31 euros (7,21%) En 2012, le montant des dépenses non individualisables s élevait à ,08 euros. Par application de la clé de répartition au montant total des dépenses non individualisables (N-1), la charge de chaque entité à l année N est la suivante : - Ville de Poitiers : ,03 euros - Grand Poitiers : ,35 euros - CCAS : ,67 euros Ainsi, au titre de 2013, la Ville de Poitiers a encaissé via des certificats administratifs, sur la base des chiffres constatés en 2012 : - une participation de de Grand Poitiers - une participation de du CCAS Cette convention arrive à terme au 1 er janvier 2014, aussi une nouvelle convention est nécessaire. Il vous est proposé d autoriser le Maire ou son représentant à signer la même convention pour une durée d un an à compter du 1 er janvier 2014 et renouvelable cinq fois par tacite reconduction.

3 Le même principe s appliquera au titre des années 2014 (sur la base des chiffres 2013), 2015 (sur la base des chiffres 2014), Les recettes seront imputées à la sous-fonction 1100 / 020 / pour le CCAS et 1100 / 020 / pour Grand Poitiers, à l aide de certificats administratifs. AFFICHEE LE : 18/12/2013 Adoptée Vote pour : Vote contre : Pour extrait conforme, Pour le Maire, l'adjoint(e) Délégué(e) : Abstention : Ne prend pas part au vote : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

4 PROJET DE CONVENTION N ENTRE La Ville de Poitiers, représentée par Monsieur Alain CLAEYS, son Maire, autorisé par délibération n du Conseil municipal en date du 16 décembre 2013 ; d une part, ET La Communauté d Agglomération Grand Poitiers, représenté par Monsieur Francis CHALARD, Vice Président chargé des Finances et du Personnel, autorisé par délibération n du Conseil communautaire en date du 13 décembre 2013 ; Le Centre communal d action sociale (CCAS) de Poitiers, représenté par Madame Régine FAGET-LAPRIE, Vice Présidente, agissant en vertu de la délibération N du Conseil d administration en date du 20 décembre 2013 pour cette convention, désigné ciaprès le CCAS, d autre part, Il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1 L objet de la convention Le service du Cabinet assure la gestion du courrier pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. Plus précisément, il a en charge : la réception, l ouverture, le tri, l enregistrement, l orientation et la distribution du courrier entrant pour le compte de la Ville et de Grand Poitiers ; la réception, le tri et l affranchissement du courrier sortant pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. La présente convention a pour objet de préciser les modalités de répartition des dépenses inhérentes à cette activité, entre les trois entités signataires. 1/2

5 ARTICLE 2 Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire Par courrier ordinaire, on entend tout courrier sortant autre que les colis, les «Chronopost» et les Courriers libre réponse (CLR). Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire dépendent des tarifs postaux en vigueur. Ces dépenses sont individualisées par entité. Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire sont imputées sur le budget principal de la Ville. ARTICLE 3 Les dépenses d affranchissement du courrier spécifique Par courrier spécifique, on entend les colis et les «Chronopost». Les courriers libre-réponse ne figurent pas dans cet article car ils ne concernent que les affaires scolaires. De même, les timbres syndicaux ne figurent pas dans cet article car ils ne concernent que 4 syndicats en Ces dépenses ne sont pas individualisées par entité. Les dépenses d affranchissement du courrier spécifique sont imputées sur le budget principal de la Ville. ARTICLE 4 Les autres dépenses liées à la gestion du courrier Par ailleurs, pour assurer la gestion du courrier de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS, le service du Cabinet du Maire fait appel à différents prestataires et achète des consommables. Prestation de service / Fournitures Dépôt du courrier entrant et collecte du courrier sortant à l Hôtel de Ville Location et maintenance d une machine à affranchir équipée d une tête d affranchissement. Location et maintenance d un logiciel de gestion des affranchissements Location et maintenance d une machine pour ouvrir les enveloppes et d une balance Achat de «consommables» (cartouches d encre et étiquettes) pour le fonctionnement de la machine à affranchir et les besoins de l affranchissement TOTAL Ces dépenses ne sont pas individualisées par entité. Ces dépenses sont imputées sur le budget principal de la Ville. ARTICLE 5 La répartition des dépenses 2/2

6 L ensemble des dépenses présentées aux articles 2, 3 et 4 de la présente convention est à répartir, chaque année, entre les trois entités signataires. Le montant total dû par Grand Poitiers ou le CCAS à l année N est la somme : - pour les dépenses individualisables, du montant constaté des dépenses d affranchissement en courrier ordinaire (année N-1) de Grand Poitiers ou du CCAS ; - pour les dépenses non individualisables, du montant calculé à partir de la clé de répartition constatée pour les dépenses individualisables (dépenses d affranchissement en courrier ordinaire) de l année N-1 appliquée au montant total des dépenses non individualisables (dépenses de courrier spécifique et de gestion du courrier) de l année N-1. Une fois par an, Grand Poitiers et le CCAS reversent ainsi à la Ville, au titre de l année N, leur part respective des dépenses de l année N - 1. Ainsi, au titre de 2014, Grand Poitiers et le CCAS reversent sur la base des dépenses de 2013, leur part respective, à l aide des certificats administratifs pris en début d année ARTICLE 6 : Durée de la convention, résiliation La présente convention est conclue pour une durée d un an à compter du 1 er janvier 2014 et renouvelable cinq fois par reconduction tacite. La convention peut être dénoncée par l une ou l autre des parties six mois au moins avant la date anniversaire, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette convention sera complétée chaque année par des certificats administratifs. Fait à Poitiers, le Pour la Ville Le Maire, Pour la Ville Pour Grand Poitiers Le Vice Président, Pour le CCAS, La Vice Présidente, Alain CLAEYS Francis CHALARD Régine FAGET-LAPRIE 3/2