Annexe D. Etablir un plan, un agenda et un budget d évaluation 1

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1 Annexe D Etablir un plan, un agenda et un budget d évaluation 1 Résultat requis: un plan rédigé par écrit spécifiant: (i) ce qui sera fait pour préparer et entreprendre la collecte des données sur le terrain, ainsi que mener à bien le processus d évaluation, et (ii) comment, quand et par qui il sera réalisé, et (iii) les ressources requises et leur origine. Pourquoi? Quand? Par qui? Comment? Pour s assurer que toutes les mesures préparatoires nécessaires sont prises à temps, que les enquêtes sur le terrain se passent le mieux possible et que l évaluation produise les résultats requis dans les temps. La planification devrait démarrer dès que les objectifs de l évaluation sont définis. L agenda préparé à ce stade devra être réexaminé et peut requérir une révision, dès que les méthodes de collecte de données et d échantillonnage sont définies à l activité 6 (voir figure 10c). Un groupe de travail désigné et constitué d employés du PAM et des partenaires collaborant à l évaluation. A partir du scénario de travail revu, des objectifs et du calendrier arrêtés pour l évaluation, et des décisions concernant les méthodes et les procédures d échantillonnage, notamment le nombre de sites à visiter, dressez: un agenda représenté sous la forme d un graphique en tuyaux d orgue illustrant les moments où les différentes mesures sont entreprises, et leur délai d achèvement obligatoire; un plan d action précisant, brièvement (probablement sous la forme d une matrice), ce qui doit être fait à chaque étape, les ressources humaines et matérielles requises, et la personne chargée de mener à son terme l action dans les délais fixés par le calendrier; et un budget préliminaire. Etablir un agenda Le plan d évaluation doit clairement spécifier comment seront menées à leur terme les autres activités du processus et il doit également allouer la responsabilité de toutes les tâches nécessaires. Le plan doit être rédigé par écrit et mis à la disposition de toutes les parties concernées. La figure 10b fournit un exemple d agenda possible pour la planification et la mise en œuvre d une évaluation rapide en l espace de trois semaines. Pour être exhaustif, il comprend les activités 1 à 4 précédentes. En cas de crise dans une zone géographique réduite, le processus complet peut se faire en une semaine seulement. Pour une crise s étendant sur une vaste zone, il peut atteindre six semaines. Dans la pratique, il peut arriver que l évaluation ne puisse être réalisée comme proposé, selon le calendrier spécifié, avec les ressources humaines et matérielles disponibles. Dans ce cas, le problème doit être débattu par toutes les parties collaborant et soit de plus amples ressources doivent être 1 Tiré de: Manuel d évaluation de la sécurité alimentaire en situation d urgence - Première édition. Programme alimentaire mondial, juin 2005.

2 mobilisées, soit une décision doit être prise pour repousser les échéances ou faire des coupes sombres sur certains points, tout en étant bien conscient des conséquences possibles en termes de qualité et de fiabilité des données et des conclusions qui pourront être tirées. L agenda nécessitera une mise à jour en conséquence. En fait, l agenda doit être considéré comme un document de travail revu en temps réel et plus particulièrement lors des tout premiers jours de la planification. Néanmoins, une fois que les méthodes ont été décidées, tous les efforts doivent être mis en œuvre pour observer l agenda convenu à ce moment-là.

3 La durée de la conception et de la planification jusqu à l activité 10 incluse dépend du degré de préparation. Elle devraient être bouclées en 1 ou 2 jours s il y a eu un bon travail de planification en préparation à l urgence pour ce type de situation (et que des employés ont été formés à l avance pour intégrer les équipes d évaluation). Si ce n est pas le cas, une bonne gestion sera nécessaire pour achever cette phase en 5 à 7 jours. La durée de la formation des équipes d évaluation de terrain dépend des méthodes et des techniques à utiliser et de l expérience des personnes disponibles dans l emploi de ces méthodes et techniques. Consacrez suffisamment de temps à la formation pour vous assurer que la collecte des données sera réalisée correctement et d une façon assez standardisée par toutes les équipes, voir la section La durée de collecte des données sur le terrain dépend: du nombre de sites à visiter et du temps à passer dans chaque site lesquels dépendent: (i) de la conception de l échantillonnage qui, à son tour, dépend de l hétérogénéité de la région et de la population concernées, et (ii) des méthodes/techniques de collecte de données à utiliser. Des compromis peuvent se révéler nécessaires, voir ci-après; de la durée des déplacements entre sites elle dépend de la localisation des sites qui, à son tour, dépend de la conception de l échantillonnage, ainsi que du relief et des moyens de transport disponibles. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire, et du nombre des équipes d évaluation il dépend de la disponibilité du: (i) personnel ayant les compétences requises; et (ii) des moyens de transport et des ressources logistiques associées. Le tableau 10-A suggère le temps habituellement requis pour les entretiens. Consultez la section 10.4 pour connaître le nombre de sites qui devront être visités et le nombre d entretiens requis sur chaque site. Concrètement, vous devrez généralement décider si les équipes visiteront et conduiront leurs entretiens sur 1 ou 2 sites par jour. Tableau 10-A Indications sommaires du temps requis pour les entretiens Une demi-journée dans chaque siège provincial ou de district (une journée entière en cas de crise au déclenchement différé). 1 à 11 2 heure par entretien de groupe (2 heures pour un entretien de sous-groupe pour collecter des données pour une analyse économique des ménages). Au maximum, 3 à 4 entretiens de groupe par jour par paire d enquêteurs (2 à 3 pour collecter des données économiques sur les ménages). Au maximum 45 minutes par ménage pour une enquête sur des ménages à l aide d un questionnaire. Au minimum 3 à 4 heures dans chaque village, localité urbaine ou campement sélectionné pour une équipe de 4 enquêteurs (davantage si la communauté est hétérogène ou s il faut réaliser une enquête sur les ménages). La durée de traitement et d analyse des données dépend du nombre d entretiens, du volume des données à recueillir et des ressources mobilisées pour le traitement des données, surtout s il faut conduire une enquête sur les ménages et s il faut traiter un grand nombre de questionnaires. Il arrive souvent que le traitement prenne beaucoup plus de temps et qu il requière davantage de ressources que prévu. Vous devez planifier en détail la façon dont les données seront traitées, la nature des compétences et des informations requises, l identité des personnes en charge et le lieu du traitement. Estimez le nombre de personnes et d heures nécessaire au traitement. Pour vous donner une idée approximative, allouez le même nombre de personnes-heures au traitement et à l analyse des données qu à la collecte des données. Voir 11.6 pour toutes les précisions relatives au type d organisation requise. Comptez 3 ou 4 jours de plus pour la rédaction et la finalisation du rapport une fois que l analyse est faite. Planification de la collecte, du traitement et de l analyse des données

4 Les étapes essentielles de la définition des conditions et méthodes de collecte des données, des procédures d échantillonnage et de l organisation de l analyse des données (activité 6) sont illustrées à la figure 10c. La section 10.2 fournit des conseils pour définir les conditions de collecte des données. Les sections 10.3 et 10.4 traitent de l établissement des méthodes de collecte de données et de la stratégie d échantillonnage les plus adaptées, tout en tenant compte du temps et des ressources disponibles. Une fois que vous avez défini les méthodes à employer, vous devez préciser les procédures qui serviront au traitement et à l analyse des données recueillies par les équipes d évaluation sur le terrain, ainsi que les moyens et le temps qui seront nécessaires: La section 11.6 fournit des conseils pour le traitement des données (à la fois quantitatives et qualitatives). Pour les données recueillies à l aide de techniques d examen préalable rapide, vous devez développer spécifier les matrices récapitulatives initiales que chaque équipe est tenue de produire. Pour les données des enquêtes sur les ménages, la planification se concentrera sur l endroit du traitement des questionnaires réalisés et sur l identité des individus chargés du traitement, et sur la façon dont les questionnaires seront soumis par chaque équipe de terrain. Le chapitre 12 fournit des recommandations générales sur l analyse, tandis que les chapitres 4 à 7 offrent des conseils par rapport à chaque thème. Au stade de la planification, il vous faut dresser un plan d analyse. Pour l analyse des données recueillies à l aide de techniques d évaluation rapide, vous devez spécifier: (i) les analyses de base (tableaux à double entrée) à faire au premier stade de l analyse équipe par équipe; (ii) si vous serez en mesure de faire travailler un analyste indépendant avec chaque équipe d évaluation sur le terrain sans trop retarder le processus d analyse; et (iii) comment et par qui sera effectuée l analyse globale finale. Pour l analyse des données des enquêtes sur les ménages, vous devez aussi envisager l établissement de tableaux initiaux à double entrée et préciser qui entreprendra l analyse et l interprétation détaillées des données, puis combiner les données des enquêtes sur les ménages avec les données issues des entretiens auprès des groupes communautaires et des informateurs clés.

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6 Valeur d un œil indépendant pour l analyse des données d examen préalable rapide Un analyste n ayant pas participé à la collecte des données apporte du sang nouveau et un angle impartial à l analyse des données enregistrées. Cela peut permettre de mieux identifier les rapports suggérés par les données ainsi que les questions qui peuvent bénéficier d une discussion au sein de l équipe, tout en évitant que l analyse soit biaisée par des impressions des membres de l équipe, qui ne seraient pas clairement fondées. L équipe et l analyste peuvent alors discuter et se mettre d accord sur les résultats - l histoire racontée par les données. Budgétiser l évaluation Assurez-vous que votre budget est réaliste avant de démarrer le travail sur le terrain. Le coût d une évaluation rapide peut atteindre dollars E.-U. en fonction de l étendue géographique et de la topographie de la région, ainsi que de la diversité des zones de subsistance et des groupes socioéconomiques touchés. Pour commencer, envisagez les postes suivants: coûts de per diem/dsa pour les gouvernements et autres participants (si leur propre organisme est incapable de les assumer); coût des transports (tarifs des transports, coûts de location et/ou de carburant et d entretien des véhicules, bateaux, hélicoptères, avions, en fonction des nécessités, DSA pour les chauffeurs); coûts en matière de sécurité (s il s avère nécessaire de louer les services de gardes ou d escortes); coûts de formation (location de locaux/logements; transport; matériel; honoraires des formateurs; DSA pour le personnel en formation, etc.); frais de télécommunications (factures de téléphone, y compris de téléphone satellite, si besoin est; acquisition de radios, etc.) faux frais des équipes sur le terrain; équipement, y compris le matériel de camping, si nécessaire, voir tableau 10-A (achat ou location lorsque les emprunts sont impossibles); et coûts de reproduction des matériels de briefing, des outils de collecte des données, du rapport final, etc. Encouragez toutes les agences coopérant à participer aux frais, en assumant au moins les dépenses (y compris les per diem) de leur propre personnel.