ANALYSER ET REPRESENTER L ORGANISATION D UN SYSTEME D INFORMATION

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1 ANALYSER ET REPRESENTER L ORGANISATION D UN SYSTEME D INFORMATION A5. 3 Gestion de l information Processus 10 L échange d informations dans la PME Quand échange-t-on de l information? Tous les acteurs internes et externes, à l occasion des tâches à accomplir, sont amenés à échanger des informations. Ils génèrent ainsi de nombreux flux d informations. Exemple : Le conseil d administration d une PME a décidé la réunion de l assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société. L assistante de gestion est chargée de mettre en œuvre le processus qui assurera le déroulement normal de cette assemblée. 1

2 Démarche d Analyse (1) Elle comporte généralement 7 étapes : Le schéma directeur : l objectif de cette étape est d établir un lien entre la stratégie de l entreprise et ses besoins dans l informatisation d un SI. L étude préalable : Elle permet d élaborer différentes solutions et d en évaluer les conséquences. Cette étape consiste à préciser, pour chaque solution proposée : Le processus concerné, le degré et le type d automatisation, le coût des moyens à mettre en œuvre, les étapes et les délais, les avantages et les contraintes de la solution et la situation par rapport au schéma directeur. A la fin de cette étape, une solution est retenue Démarche d Analyse (2) L étude détaillée : Les différents modèles de l étude préalable sont validés et complétés. On établit une description détaillée de chaque tâche à automatiser, en terme de supports (formulaires, états, ), d algorithmes (règles de gestion, de calcul, de contrôle ), d actions sur les données (création, modification, ) L étude technique : création de la structure informatique de la base de données, accès aux données et architecture des programmes. Le développement L installation La maintenance 2

3 La méthode Merise (Méthode d Etude et de Réalisation Informatique pour les Systèmes d Entreprises) Méthode de Conception, de développement et de réalisation de projet informatique, la + utilisée aujourd hui en France. Elle s appuie sur 2 principes majeurs : la séparation des données et des traitements, et l approche par niveaux d abstraction. Chaque modèle respecte un formalisme et des concepts adaptés Méthode Merise (2) 3

4 Méthode Merise (3) Modèle de contexte / Diagramme de Flux Le modèle de contexte, il permet d analyser le SI de façon plus général (niveau 0). Il permet une approche globale des processus. Il met en évidence les échanges d informations entre le domaine étudié et le reste du monde (acteurs externes et domaines connexes ) L affinage du modèle de contexte à un niveau + détaillé, en décomposant en différentes activités donne un diagramme de Flux de niveau N. Le diagramme de Flux sert aussi bien à expliquer le fonctionnement d une activité qu à l améliorer. 4

5 Formalisme (commun) Libellé Définition et exemple Symbole Flux Flux Domaine ou domaine connexe Flux d information entre les acteurs Flux d information entre les acteurs externes Périmètre du processus Acteur externe / interne Un client, un fournisseur, une assistante Les activités ne sont pas représentées dans un modèle de contexte ainsi que les flux internes du domaine. Pratique : A partir de l énoncé de la diapo n 2, remplir le tableau suivant Processus Évènement déclencheur du processus Activités tâches Résultat attendu Définitions Ensemble organisé d activités orienté vers la production d un résultat clairement identifié Action qui lance la mise en œuvre du processus Ensemble de tâches présentant une certaine unité au sein d un processus Travail déterminé qui doit être exécuté L objectif visé se traduit par un résultat Exemples 5

6 Formalisme : modèle de contexte Exemple : Le conseil d administration d une PME a décidé la réunion de l assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société. L assistante de gestion est chargée de mettre en œuvre le processus qui assurera le déroulement normal de cette assemblée. 6

7 Construction du modèle de contexte Élaboration du modèle de contexte 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 7

8 Les caractéristiques des flux d informations Un flux d information peut être : Réflexif : cas où la cible répond directement à la source Successif : échelonné selon un ordre chronologique établi, ou, au contraire, simultané. Périodique Conditionnel : dépend de la réalisation d une condition propre à l activité ou au processus sous-adjacent. Diagramme de Flux Il s établit à partir du modèle de contexte. Il est complété par la décomposition du domaine en activités et par la représentation des flux internes entre les activités. 8

9 Exemple Le Diagramme de Flux Le diagramme de Flux est un outil de représentation pour effectuer un diagnostic fonctionnel des activités. Exemple : Pour fournir des devis à ses prospects, une PME du bâtiment a adopté l organisation suivante : 1- après contact avec le prospect, le commercial rédige le brouillon du devis et le chiffre au niveau de la main d œuvre 2- Puis il transmet ce brouillon à l assistante, qui chiffre le devis au niveau de la fourniture des matériaux 3- L assistante procède à la saisir informatique du document, et transmet un exemplaire papier au responsable 4- le responsable prend connaissance du document, demande éventuellement des précisions ou modifications, puis valide le devis qui retourne à l assistante. 5- Le devis validé, l assistante édite la version définitive qu elle transmet au commercial 6- Le commercial présente la proposition au prospect pour signature 9

10 Le diagramme de Flux Exercice Effectuer le diagramme de flux de l exemple précédent 10

11 Correction Utilité du diagramme de Flux : Proposer des améliorations Le repérage de dysfonctionnements L assistante remarque que la validation du responsable est susceptible de retarder la réalisation du devis, notamment dans le cas où il est indisponible. Proposer des améliorations L assistant propose à son responsable une délégation de validation à son profit, lui permettant de valider en son absence tout devis <= 5000 HT. Cas de 70% des devis émis par la PME. Proposer un diagramme de flux modifié : 11

12 Le diagramme événement-résultat Définition et concepts Alors que le diagramme de flux est centré sur l échange d informations entre les acteurs, le diagramme évènement-résultat constitue une approche mieux adaptée à la représentation des processus. Définitions Activité (Opération) Processus Domaine Événement déclencheur Ensemble ou séquence de tâches élèmentaires présentant une finalité commune Enchainement d activités allant vers l obtention d un résultat Un processus se déroule dans un domaine de référence les acteurs externes peuvent appartenir à des domaines connexes Déclenche le processus Événement externe Flux d informations entrant à destination du domaine Événement interne Flux d informations généré par le processus. Il peut être sortant. 12

13 Exemple Formalisme ET Règle de synchronisation : lorsqu une opération est initié par plusieurs évènements, ils peuvent se combiner logiquement grâce aux opérateurs booléens classiques «et», «ou». En stock Toujours Rupture Règle d émission : Elles précisent les différents cas qui peuvent se présenter. Lorsque le résultat d une opération est toujours le même, la règle d émission est «toujours» 13

14 Diagramme évènement-résultat d un processus complet 14