Objet : Circulaire d organisation du BTS services et prestations des secteurs sanitaire et social (SP3S) - Session 2013

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1 Arcueil, le 23 novembre 2012 Le Directeur du service inter académique Des examens et concours à Mesdames et Messieurs les Recteurs d académies, Mesdames et Messieurs les chef de division des examens et concours Affaire suivie par: Gary ROUBEYRIE N de téléphone : N de télécopie : Affaire suivie par: Lucienne MANLIUS N de téléphone : N de télécopie : Référence : DES 2/VG/MC-S/GR/LM Objet : Circulaire d organisation du BTS services et prestations des secteurs sanitaire et social (SP3S) - Session 2013 Cette circulaire est strictement réservée aux services d examen gérant le BTS SP3S. Les annexes I, II ; III-1 et III-2, IV-1 et IV-2, VII ; VIII (matrice vierge) sont à transmettre à tous les candidats. Les annexes IX et X sont à transmettre UNIQUEMENT aux établissements habilités au CCF. Les annexes V et XI sont à transmettre à tous les établissements. Les annexes XII-1, XII-2, XII-3 et XII-4 sont à transmettre aux candidats de la formation continue en complément de la procédure d inscription (procédure d identification des candidats qui demandent la reconnaissance du statut «situation de perfectionnement»). J ai l honneur de vous faire connaître que les épreuves de la session 2013 du BTS SP3S débuteront le lundi 13 Mai Elles se dérouleront selon le calendrier joint en annexe I Epreuves écrites Les épreuves écrites auront lieu en centres académiques ou inter-académiques, dans le cadre des regroupements indiqués en annexe II. En vue d assurer l uniformisation des copies, seul le papier de composition «modèle national» sera utilisé, conformément aux dispositions de la lettre ministérielle DGESCO 13 n 1314 du 23 décembre 1998.

2 Procédure complémentaire d inscription: A chaque session depuis 2012, une procédure complémentaire est mise en place afin d identifier dès leur inscription les candidats relevant de la formation continue en «situation de perfectionnement», ce statut ayant des conséquences sur les obligations de stage (cf. annexe III- 1).Cette procédure s appuie sur la transmission d une fiche de poste (cf. annexe XII-2) ainsi que de certificats ou attestations de travail par les candidats désirant la reconnaissance de ce statut. Ces pièces sont examinées par une commission pédagogique, organisée par chaque académie d inscription et présidée par l inspecteur pédagogique régional en charge du BTS. La tenue de cette commission est réalisée dans un délai suffisant pour notifier aux candidats la décision concernant leur statut (cf annexe XII-3) et le cas échéant leur permettre de se mettre en conformité avec les exigences du référentiel, notamment en ce qui concerne l obligation liée aux périodes de stage. A l issue de cette commission, une fiche de reconnaissance du statut de situation de perfectionnement sera renseignée pour chaque candidat et transmise à ces derniers (annexe XII-3). Une copie sera transmise à la DEC pilote afin de l informer de la décision retenue. Cas des candidats inscrits au CNED : Conformément à la note de service de la DGESIP du 30 mars 2009, les stages, pour les candidats CNED inscrits sous le statut formation initiale et formation continue «1 ère formation ou reconversion», peuvent être effectués en dehors des périodes prévues dans le référentiel. En revanche, ils doivent être réalisés entre le 1 er février et le 31 août de la première année de BTS. Néanmoins, l obligation de stage en protection sociale est maintenue. Conformément à la note de service du 18 mars 1997, le directeur du CNED peut procéder à l aménagement de la formation d un étudiant selon le règlement général des BTS. Cependant, afin que la commission de validité puisse avoir connaissance de ces aménagements, il est demandé au responsable de la formation du CNED de signaler tout positionnement aux DEC pilotes par envoi d une photocopie de la décision de positionnement. En ce qui concerne la demande de situation de perfectionnement par les candidats inscrits au CNED sous le statut de la formation continue, aucune dérogation n est prévue. Le CNED centralisera les dossiers et les fera parvenir aux commissions, conformément aux modalités précisées par chaque regroupement. Techniques professionnelles : Les épreuves pratiques auront lieu dans les centres académiques ou inter-académiques suivant la répartition établie dans le regroupement. Les centres organisant l épreuve pratique ponctuelle mettront à disposition de chaque candidat un poste informatique, équipé d une suite bureautique et connecté à Internet ainsi qu à une imprimante (pas de nécessité d impression couleur) commune à la salle. Aucune clé USB, ni aucun autre moyen d enregistrement des données ne sera mis à disposition des candidats durant l épreuve.

3 Epreuves E-6 soutenance du projet tutoré : Les épreuves orales auront lieu dans les centres académiques ou inter-académiques suivant la répartition établie dans le regroupement. Les candidats se représentant à l épreuve E6 et scolarisés doivent réaliser un nouveau stage de 2 nde année. Les candidats individuels gardent le bénéfice du stage et de son évaluation durant trois ans. Il est rappelé que la note de synthèse ou le rapport d activités professionnelles, support de l épreuve de soutenance du projet tutoré (E6) se compose de 10 pages hors annexe. Des annexes peuvent être présentes, leur nombre étant apprécié selon leur pertinence mais dans une limite de 5 pages maximum. La page de garde sera conforme aux modèles présentés en annexes IV-1 et IV-2. Les établissements d origine des candidats se chargeront de transmettre au centre d épreuves orales de rattachement défini dans chaque regroupement inter-académique (annexe II) l ensemble des documents. Cet envoi devra être adressé ou déposé contre reçu, à une date fixée par chaque académie pilote. L envoi sera composé de 3 chemises : La première chemise regroupe l ensemble des dossiers supports de l épreuve E6. Pour chaque candidat, la note de synthèse ou le rapport d activités professionnelles (en double exemplaire) sera mise sous enveloppe sur laquelle figurera le nom du candidat, son numéro d inscription et le numéro de l épreuve ; l origine scolaire ne devra en aucun cas être indiquée. La deuxième chemise regroupe l ensemble des documents attestant l exécution des périodes en milieu professionnel, conformément au tableau présenté en annexe III-1. Les documents seront regroupés pour chaque candidat et classés par ordre alphabétique. Sur cette chemise, figureront le nom de l établissement, la mention «documents attestant l exécution des périodes en milieu professionnel» et la liste alphabétique des candidats de l établissement. L absence d un document devra être indiquée sur la chemise. La troisième chemise regroupe l ensemble des grilles d évaluation complétées par le maître de stage de la 2 nde période de stage, pour les candidats concernés (cf. annexe III-1), classées par ordre alphabétique. Sur cette chemise, figurera la liste des candidats, conformément au modèle présenté en annexe V. Les candidats individuels enverront : Leur note de synthèse (en double exemplaire) sous enveloppe sur laquelle figureront leur nom, leur numéro d inscription et le numéro de l épreuve ; l origine scolaire ne devra en aucun cas être indiquée. Pour les candidats en formation initiale et en formation continue «situation de 1 ère formation ou reconversion», leur grille d évaluation complétée par le maître de stage de la seconde période de stage, dans une enveloppe portant les mentions : nom du candidat, numéro d inscription et «Grille d évaluation du stage».

4 L ensemble des documents attestant l exécution des périodes en milieu professionnel, conformément au tableau présenté en annexe III-1, dans une enveloppe portant les mentions : nom du candidat, numéro d inscription et «documents attestant l exécution des périodes en milieu professionnel». Pour les candidats ayant déjà présenté l examen, les certificats de stage restent valables 3 ans. NB : Chaque candidat sera attentif à garder une copie de l ensemble des documents originaux transmis et qui pourront être demandés en cas de nouvelle présentation à l examen à une session ultérieure, dans la limite de trois ans. Les centres de formation et les candidats individuels devront s assurer de la validité des stages présentés en se référant à la réglementation de l examen (annexe II de l arrêté du 19/06/2007, portant création du BTS), notamment quant à la durée, à la période et aux types de structures des périodes en milieu professionnel. Attention (Arrêté du 22/07/2008) : La constatation de non conformité du dossier (note de synthèse) entraîne l attribution de la mention «non valide» à l épreuve correspondante. Le candidat, même présent à la date de l épreuve, ne peut être interrogé. En conséquence, le diplôme ne peut lui être délivré. La non-conformité du dossier peut-être prononcée dès lors qu une des situations suivantes est constatée : absence de dépôt du dossier, dépôt du dossier au-delà de la date fixée par la circulaire d organisation de l examen, durée de stage inférieure à celle requise par la réglementation de l examen. documents constituant le dossier non visés ou non signés par les personnes habilitées à cet effet. Chaque regroupement inter académique organisera une commission d étude de conformité des dossiers. En cas de non-conformité constatée, un courrier (annexe VI) sera adressé au candidat. Lors de la soutenance du projet tutoré, les candidats doivent apporter le matériel, support de communication, qu ils jugent nécessaire. A l issue de l épreuve de soutenance du projet tutoré, la grille d évaluation de la seconde période de stage (annexe VII) dûment renseignée, sera alors mise à disposition des examinateurs, qui complèteront pour chaque candidat, la fiche de notation en annexe VIII.

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6 BTS SP3S - Session 2013 ANNEXE I EPREUVES ECRITES EPREUVES DATES HORAIRES LIEU 14h00 à 18h00 en Métropole* Culture générale et expression Lundi 13 Mai 10h00 à 14h00 aux Antilles* 16h00 à 20h00 à la Réunion * Gestion Mardi 14 Mai 12h00 à 16h00 Polynésie 14h30 à 18h00 en Métropole** 08h30 à 12h00 aux Antilles** 16h30 à 20h00 à la Réunion** Selon le tableau de rattachement des académies 06h00 à 9h30 en Polynésie 14h00 à 18h00 en Métropole** Voir annexe II Publics et institutions Vendredi 17 Mai 8h00 à 12h00 aux Antilles ** 16h00 à 20h00 à la Réunion** 06h00 à 10h00 en Polynésie *Aucune sortie de la salle d examen n est autorisée avant la fin de la 2ème heure de composition ** Aucune sortie de la salle d examen n est autorisée avant la fin de l épreuve EPREUVES PRATIQUES ET ORALES EPREUVES DATES HORAIRES LIEU Techniques professionnelles Soutenance du projet tutoré Langue vivante obligatoire Langue facultative Du Mardi 28 mai au Vendredi 31 mai 13h00 à 18h00 en Métropole** 7h00 à 12h00 aux Antilles** 15h00 à 20h00 à la Réunion** 6h00 à 11h00 en Polynésie A définir par chaque regroupement interacadémique Selon le tableau de rattachement des académies Voir annexe III

7 BTS SP3S - Session 2013 ANNEXE II Rattachement académique des candidat Académie pilote Académies rattachées BORDEAUX CLERMONT-FERRAND MONTPELLIER RENNES NANCY-METZ SIEC Limoges Orléans-Tours Poitiers Toulouse Guyane Lyon Grenoble Aix-Marseille Corse Nice Martinique Guadeloupe Caen Rouen Nantes La Réunion Besançon Dijon Reims Strasbourg Amiens Lille La Nouvelle Calédonie Polynésie-Française

8 BTS SP3S - Session 2013 ANNEXE III-1 : PIECES A FOURNIR POUR L EPREUVE E6 Statut d inscription du candidat Voie scolaire Voie de l apprentissage Formation continue 1 ère formation ou reconversion Formation continue Situation de perfectionnement Au titre de l expérience professionnelle ou VAE Justificatifs de période en milieu professionnel Support écrit à l épreuve E6 Autres documents 2 certificats de stage dont un dans une structure de protection sociale - stage de 6 semaines entre le 15 mai et le 1 er juillet de la 1 ère année - stage de 7 semaines entre décembre et mars de la 2 ème année Photocopie du contrat de travail ou une attestation de l employeur Idem voie scolaire *Un ou plusieurs certificats ou contrats de travail attestant : - d un travail à temps plein pendant au moins 6 mois - dans l année précédant l entrée en formation ou la présentation au diplôme - sur des fonctions relevant du BTS SP3S *Copie du courrier de reconnaissance du statut de perfectionnement * Pour les candidats ayant déposé un dossier de positionnement réglementaire : copie de la décision Un ou plusieurs certificats de travail justifiant des fonctions occupées 2 exemplaires d une note de synthèse. La note de synthèse porte sur la 2 nde période de stage. 2 exemplaires d une note de synthèse. La note porte sur le lieu d apprentissage. 2 exemplaires d une note de synthèse. La note de synthèse porte sur la 2 nde période de stage. 2 exemplaires d un rapport d activités professionnelles. Ce rapport détaille une activité au choix. 2 exemplaires d un rapport d activités professionnelles. Ce rapport détaille une activité au choix. L original de l évaluation du maître de stage de 2 ème année Idem initiale Formation NB : Pour les candidats ayant changé de statut au cours de leur scolarité, seul le statut d inscription est à considérer.

9 BTS SP3S Session.. CERTIFICAT DE STAGE ANNEXE III-2 *cocher la case correspondante Nom patronymique du candidat : épouse : Prénom (s) : Date et lieu de naissance : Etablissement de formation : a suivi un stage conformément à la réglementation du BTS SP3S (Annexe 3 de l'arrêté du 19 juin 2007): 1 ère période de stage* (6 semaines) 2 nde période de stage* (7 semaines) Du : au : dans l'entreprise ou le service (nom, adresse, numéro de téléphone) : OBLIGATOIRE Activité de l'entreprise ou du service : OBLIGATOIRE Organisme de protection sociale* Établissement et service sanitaire* Établissement ou service social et socio-éducatif* Établissement et service médico-social* Structure développant des services à caractère sanitaire ou social*- Préciser : Nom et qualité du maître de stage (si différent du responsable) : Stage relevant de la Protection Sociale* Stage relevant des secteurs de la santé ou du social* Pour le stage relevant de la Protection Sociale uniquement: Prestation(s) ou aide(s) mise(s) en œuvre par l organisme :. Descriptif des activités du stagiaire permettant leur mise en œuvre : Tâche 1 : Vérification de la conformité des dossiers de demandes (prestations, aides) Tâche 2 : Contrôle des conditions d accès aux droits Tâche 3 : Application des procédures de calcul et de versement (prestations, aides) Tâche 4 : Etablissement de devis de prestations Tâche 5 : Traitement et suivi des réclamations OUI / NON OUI / NON OUI / NON OUI / NON OUI / NON Cachet de l organisme OBLIGATOIRE Nom, qualité et signature du responsable du stage : OBLIGATOIRE Fait le à

10 BTS SP3S Session 2013 ANNEXE IV-1 : Page de couverture de la note de synthèse Nom patronymique :... épouse :.. Prénom (s) :... Date et lieu de naissance: E6 : Projet Tutoré- NOTE DE SYNTHESE Titre de la note de synthèse : La constatation de non conformité de la note de synthèse entraîne l attribution de la mention «non valide» à l épreuve E6 correspondante. Le candidat, même présent à la date de l épreuve, ne peut être interrogé. En conséquence, le diplôme ne peut lui être délivré. La non-conformité du dossier peut-être prononcée dès lors qu une des situations suivantes est constatée : absence de dépôt de la note de synthèse, dépôt de la note de synthèse au-delà de la date fixée par la circulaire d organisation de l examen, durée de stage inférieure à celle requise par la réglementation de l examen documents constituant le dossier non visés ou non signés par les personnes habilitées à cet effet.

11 BTS SP3S Session 2013 ANNEXE IV-2 : Page de couverture du rapport d activités professionnelles Nom patronymique :... épouse :.. Prénom (s) :... Date et lieu de naissance: E6 : Projet Tutoré- RAPPORT D ACTIVITES PROFESSIONNELLES Titre du rapport : La constatation de non conformité de la note de synthèse entraîne l attribution de la mention «non valide» à l épreuve E6 correspondante. Le candidat, même présent à la date de l épreuve, ne peut être interrogé. En conséquence, le diplôme ne peut lui être délivré. La non-conformité du dossier peut-être prononcée dès lors qu une des situations suivantes est constatée : absence de dépôt de la note de synthèse, dépôt de la note de synthèse au-delà de la date fixée par la circulaire d organisation de l examen, durée de stage inférieure à celle requise par la réglementation de l examen documents constituant le dossier non visés ou non signés par les personnes habilitées à cet effet.

12 B.T.S. SP3S - Session 2013 ANNEXE VI Épreuve E6 Projet Tutoré Contrôle de conformité Nom/ Prénom : N inscription : Centre d épreuve orale : Lycée. Adresse : Division des Examens et Concours Dossier suivi par : xxx Tel : xxx Fax : xxx Suite à l examen de conformité des stages, la commission a constaté : MOTIF DE NON CONFORMITE PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR L absence de dépôt du dossier Un dépôt de dossier hors délai Justificatif de dépôt de dossier à la date indiquée sur la circulaire interacadémique l absence d un (ou des) document(s) attestant des périodes en milieu professionnel. Certificat de stage 1 ère année Certificat de stage 2 ème année Contrat de travail/ Certificat de travail Autres : Pièces indiquées et/ou Décision de positionnement réglementaire l absence de cachet de l entreprise grille d évaluation incomplète l absence de.. semaine(s) de stage Décision de positionnement réglementaire autre : Vous voudrez bien régulariser votre situation auprès de votre centre d examen avant le. en retournant le présent courrier ainsi que les pièces justificatives, à l adresse indiquée ci-dessus. En l absence de ces documents, conformément à la circulaire de l examen, votre dossier sera jugé non conforme. De ce fait, vous ne pourrez pas être interrogé pour cette épreuve et le diplôme ne pourra pas vous être attribué.

13 ANNEXE XII-I Inscription des candidats au BTS SP3S- Statut formation continue Candidats inscrits sous statut de formation continue et désirant la reconnaissance du statut de «situation de perfectionnement» Pièces complémentaires à transmettre. Il est rappelé que les trois conditions suivantes doivent être remplies par le candidat : - occuper un poste salarié sur des fonctions en relation avec la finalité du BTS SP3S (champs d activités, type de fonction, autonomie, etc ) ; - justifier d une activité salariée équivalente à un temps plein sur une durée de 6 mois minimum ; - justifier que cette activité a eu lieu durant l année précédant l entrée en formation et/ou la présentation à l examen. Afin d attester de l ensemble de ces éléments, chaque candidat devra faire parvenir : CAS N 1 : Candidats en cours d emploi o une fiche de poste, renseignée avec précision, complété et signée par la structure (cf. annexe XII-2 transmise sous format modifiable), mentionnant éventuellement le tuteur pour les candidats en contrat de professionnalisation ; o la copie d un ou plusieurs certificats de travail ou contrats de travail précisant bien l intitulé du poste ; o pour les candidats ayant eu un parcours mixte (formation initiale en 1ère année et continue en 2nde année), joindre une copie du certificat de stage de 1ère année. CAS N 2 : Candidats ayant occupé un emploi avant l entrée en formation o une fiche de poste, renseignée avec précision, complété et signée par la structure (cf. annexe XII-2 transmise sous format modifiable) ; o la copie d un ou plusieurs certificats de travail précisant bien l intitulé du poste. Pour les candidats scolarisés dans un établissement de formation, ces documents seront envoyés groupés et classés par ordre alphabétique. L établissement de formation complétera les colonnes «identification du candidat» et «établissement de formation» de l annexe B qui sera jointe à cet envoi. Un envoi papier sera réalisé par courrier recommandé avec AR au Rectorat d inscription. L ensemble de ces documents seront à transmettre au rectorat d inscription à une date qui sera fixée par celui-ci. Pour les autres candidats, l envoi sera fait de manière individuelle en précisant le statut de candidat individuel. L annexe XII-3 ne sera pas complétée. L envoi sera réalisé par lettre recommandée avec AR, également au rectorat d inscription.

14 Une commission pédagogique académique se réunira afin d évaluer si les fonctions occupées correspondent bien à la finalité du BTS SP3S. Une réponse sera apportée au candidat avant les vacances de noël, selon le modèle en annexe XII-4 de manière à permettre aux candidats dont la situation de perfectionnement n a pas été reconnue d effectuer les stages prévus par la réglementation. Il est rappelé que tout candidat relevant de la formation continue en «situation de perfectionnement» : fait valoir son expérience professionnelle au titre des stages obligatoires ne transmet aucune note de maître de stage, la notation de l épreuve orale suivant alors la procédure mentionnée dans la circulaire d organisation nationale. Un dossier regroupant l ensemble des documents attestant l exécution des périodes en milieu professionnel (cf. tableau en annexe III-1) devra être transmis au SIEC selon la procédure décrite dans la circulaire d organisation nationale. Les candidats inscrits sous statut de formation continue «situation de 1ère formation ou de reconversion», c est à dire tout candidat inscrit sous statut de la formation continue et : - n ayant établi aucun dossier de reconnaissance de «situation de perfectionnement» - ou ayant fait parvenir un dossier de reconnaissance de «situation de perfectionnement» incomplet et/ou en dehors du délai légal - ou pour qui il a été notifié une non reconnaissance de ce statut suite à l examen des pièces transmises sont de fait soumis aux obligations (cf. tableau en annexe III-1) du statut de formation continue «situation de 1ère formation ou reconversion» qui sont : o une obligation de 2 périodes de stage de 6 et 7 semaines dans deux secteurs d activité différents o dont un se déroule en fin d année scolaire de la 1ère année (du 15 mai au 1er juillet environ) et le second, entre janvier et février de la 2ème année La non transmission des certificats de stage entraînera la non-conformité du dossier et la mention «non valide» à l épreuve E6. Le candidat, même présent à l épreuve, ne peut être interrogé et en conséquence le diplôme ne peut lui être délivré, conformément à l arrêté du 22 juillet 2008.

15 ANNEXE XII-2 FICHE DE POSTE- CANDIDAT EN FORMATION CONTINUE- SITUATION DE PERFECTIONNEMENT- BTS SP3S ACADEMIE D INSCRIPTION* : ETABLISSEMENT DE FORMATION : CANDIDAT : Nom* : Prénom* : STRUCTURE D ACCUEIL : Raison sociale* : Service *: Adresse* : Fonction du candidat*: Descriptif du champ d activité de la structure d accueil*: NOM du tuteur* : FONCTION du tuteur* : Cachet et signature de l entreprise* : *Champs obligatoires

16 Fonctions Référentiel Activités du référentiel Accueil et information des usagers, des familles Activités menées par le candidat Relation et communication Collaboration avec d autres professionnels, travail avec les partenaires Participation à des réunions de service, à des réunions thématiques, à des réunions d information Traitement de la demande et du besoin en lien avec l offre de services Gestion de la demande et du besoin de l usager Gestion de dossiers de patients, des usagers, des familles Instruction de dossiers en vue de délivrer ou de percevoir des prestations, des aides, Organisation et promotion des activités de la structure Gestion des documents liés aux activités de la structure Participation à la gestion comptable des activités, de la structure Participation à la démarche qualité

17 Contribution à la démarche de projet Organisation et promotion des activités de la structure Préparation technique de réunions, d événements liés au fonctionnement de la structure Veille technique permanente Organisation, gestion et animation d équipe Participation à la définition des profils de postes et des compétences associées, au sein de l équipe Participation à la gestion d équipes Coordination d équipes

18 ANNEXE XII-3 BTS SP3S Session 2013 Liste des candidats ayant déposé un dossier de reconnaissance de la «situation de perfectionnement» BTS SP3S SESSION 2013 ACADEMIE D INSCRIPTION : N inscription Candidat Motif du refus Reconnaissance «situation de perfectionnement» Nom- Prénom Etablissement de formation Dossier hors date limite Dossier incomplet Fonctions ne correspondant pas à la finalité du BTS SP3S OUI NON MEMBRES DE LA COMMISSION PEDAGOGIQUE : A Le

19 ANNEXE XII-4 BTS SP3S Session 2013 RECONNAISSANCE DU STATUT D INSCRIPTION : FORMATION CONTINUE «SITUATION DE PERFECTIONNEMENT» Nom du candidat : Prénom du candidat : N inscription : Suite à la réunion de la commission pédagogique, j ai l honneur de vous informer que : votre statut d inscription formation continue relève bien de la situation de perfectionnement votre statut d inscription formation continue ne relève pas de la situation de perfectionnement pour le motif suivant : Dossier reçu au-delà de la date limite Dossier incomplet : o Absence de fiche de poste o Absence du cachet de l entreprise sur la fiche de poste pour les candidats en emploi o Absence de certificats et/ou de contrats de travail o Absence de cachet de l entreprise sur le certificat et/ou le contrat de travail Fonctions occupées ne correspondant pas à la finalité du BTS SP3S Autres : De ce fait, votre inscription correspond au statut de formation continue «situation de 1 ère formation ou reconversion» (obligation de deux stages de 6 et 7 semaines dont un en Protection Sociale) Fait à. Le

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