RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX COPORATION DE DÉVELOPPEMENT DU PARC INDUSTRIEL DE LANORAIE

Transcription

1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX COPORATION DE DÉVELOPPEMENT DU PARC INDUSTRIEL DE LANORAIE

2 TABLE DES MATIÈRES DISPOSITIONS GÉNÉRALES Dénomination sociale page 4 Nature page 4 Mission page 4 Objets page 4 Investissements page 5 Siège social page 5 LES MEMBRES Les membres de la corporation page 6 Éligibilité page 6 Démission page 6 Suspension ou exclusion page 7 L ASSEMBLÉE ANNUELLE Assemblée générale annuelle page 8 Avis de convocation de l assemblée générale annuelle page 8 Ordre du jour page 8 Pouvoir de l assemblée générale page 8 Assemblée spéciale des membres page 9 Quorum et votes page 9 CONSEIL D ADMINISTRATION Pouvoirs du conseil d administration page 10 Composition et nomination des administrateurs page 10 Assemblée régulière page 11 Assemblée spéciale page 11 Quorum et vote page 11 Confidentialité et huis clos page 11 Durée des mandats page 12 Vacance et démission page 12 2

3 Perte de qualité page 12 Bénévolat page 13 LE CONSEIL EXÉCUTIF Composition page 14 Pouvoirs page 14 Assemblées page 14 Procès-verbaux page 14 Élection au conseil exécutif page 15 Vacance au conseil exécutif page 15 Démission et destitution page 15 OFFICIERS DE LA CORPORATION Présidence page 16 Vice-présidence page 16 Secrétariat trésorerie page 16 DISPOSITIONS DIVERSES Affaires financières page 17 Exercice financier page 17 Dépenses page 17 Affaires bancaires page 17 Signatures page 17 Emprunt, hypothèque, émission d obligation page 18 Règles de conflit d intérêts page 18 Comptabilité page 18 Vérification page 19 Rémunération page 19 Indemnisation des directeurs et des officiers page 19 Modification de la charte des règlements page 19 Clause de dissolution page 19 3

4 CORPORATION DE DÉVELOPPEMENT DU PARC INDUSTRIEL DE LANORAIE RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX PARTIE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. DÉNOMINATION SOCIALE Le nom de la corporation est «Corporation de Développement du Parc Industriel de Lanoraie», ci après désignée «la Corporation». 2. NATURE La Corporation est une entreprise sans but lucratif régie par la partie III de la Lois sur les compagnies du Québec. Ses lettres patentes ont été émises le 31 mars MISSION La mission de la Corporation est la suivante : En partenariat avec les acteurs du développement économique, doter la municipalité de Lanoraie d infrastructures concurrentielles, tant au niveau local, national, qu international afin de supporter la réalisation de son plan de développement industriel. 4. OBJETS Les objets pour lesquels la Corporation est constituée sont les suivants : Favoriser la création d emploi. Favoriser le développement et l expansion industrielle de la municipalité de Lanoraie pour le développement de ses parcs industriels 4

5 Promouvoir les intérêts économiques de la municipalité de Lanoraie en mettant à la disposition des futures entreprises des terrains, bâtisses et locaux à caractères industriels. Solliciter, obtenir et recevoir de toute autorité publique, gouvernement et municipalité ou organisme, société ou compagnie publique ou privée, diverses subventions et donations à cette fin. Assurer l administration courante sans but lucratif d un ou plusieurs bâtiments industriels (condos industriels) à l intérieur des parcs industriels de la municipalité de Lanoraie. En général, faire tous les gestes pour acquérir par achat, location ou autrement posséder, exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires à la pratique des activités ci-dessus. Prendre toutes les mesures conduisant à la réalisation des objets précités La corporation poursuivra ses activités sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tout profit ou autre gain de semblable nature que pourrait faire la corporation seront utilisés pour la poursuite de ses objets. 5. INVESTISSEMENTS La corporation peut acquérir et détenir des actions de corporations, parts de sociétés, unités de patrimoines fiduciaires ou toutes autres formes de valeurs mobilières ou d investissement, les vendre ou autrement en disposer. 6. SIÈGE SOCIAL Le siège social de la Corporation est situé dans la municipalité de Lanoraie et est déterminé par le conseil d administration de la Corporation. 5

6 PARTIE II : LES MEMBRES 7. LES MEMBRES DE LA CORPORATION Est autorisé à être membre de la Corporation la personne résidant ou possédant une place d affaires ou occupant un poste cadre dans une entreprise implantée dans la municipalité de Lanoraie et qui démontre un intérêt certain pour le développement du territoire et plus particulièrement de ses parcs industriels. Pour devenir membre de la Corporation, la personne devra en faire la demande auprès du conseil d administration de la Corporation en remplissant le formulaire et en payant la cotisation annuelle s il y a lieu. 8. ÉLIGIBILITÉ Le membre doit satisfaire les obligations suivantes : Être majeur au sens de la loi; Faire une demande d adhésion à la Corporation; Avoir payé la cotisation déterminée s il y a lieu; Avoir sa résidence ou sa place d affaires ou occuper un poste cadre dans une entreprise implantée à Lanoraie; Démontrer un intérêt certain pour le développement du territoire et plus particulièrement de ses parcs industriels; Une personne morale doit être représentée à l assemblée générale par une personne physique dûment mandatée; Une personne ne peut avoir plus d un (1) vote. 9. DÉMISSION Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétariat de la Corporation. La démission est effective à la date du dépôt de la démission. Un rapport de la démission du membre doit être déposé à la séance suivante du conseil d administration. Tout membre qui n a pas renouvelé son adhésion annuelle dans les trois (3) mois du début de l année financière est réputé avoir démissionné. 6

7 10. SUSPENSION OU EXCLUSION Le conseil d administration peut, par résolution adoptée par les deux tiers des membres du conseil d administration présents, suspendre ou exclure pour la période qu il détermine, tout membre actif qui enfreint les règlements de la Corporation ou qui mène des activités portant préjudice à la Corporation. Tel membre a le droit de se faire entendre à l assemblée du conseil avant la prise de décision. La décision du conseil d administration est finale et sans appel. 7

8 PARTIE III : L ASSEMBLÉE ANNUELLE 11. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L assemblée générale annuelle des membres est tenue dans les cent vingt jours (120) qui suivent la date d expiration de l exercice financier. Le conseil d administration fixe la date, l heure et le lieu de l assemblée. 12. AVIS DE CONVOCATION DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Toute assemblée est convoquée au moyen d un avis écrit, envoyé à chaque membre. Cet avis indique la date, l heure et l endroit de l assemblée. Le délai de convocation de toute assemblée générale annuelle est d au moins dix (10) jours avant la date prévue pour la dite assemblée. 13. ORDRE DU JOUR L ordre du jour est préparé par le conseil d administration. Il comprend nécessairement, mais sans s y limiter, les éléments suivants : Acceptation des procès verbaux Adoption du rapport annuel d activités Adoption du plan d action annuel Adoption des états financiers et nomination des vérificateurs Élection des membres du conseil d administration 14. POUVOIRS DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Les pouvoirs de l assemblée générale sont les suivants : Adopter le plan d action annuel Recevoir et adopter le rapport annuel d activités Adopter les états financiers annuels 8

9 Nommer le ou les vérificateurs de la Corporation Procéder à l élection des membres du Conseil d administration Adopter et modifier les règlements généraux de la Corporation Se prononcer sur toutes autres propositions faites à l assemblée 15. ASSEMBÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE DES MEMBRES Le conseil d administration peut convoquer la tenue d une assemblée générale spéciale. Une telle assemblée peut également être exigée à la suite d un avis écrit adressé au secrétariat de la Corporation, tel avis devant être signé par au moins cinq (5) membres. Dans un tel cas, la dite assemblée doit être tenue dans les trente (30) jours suivant la réception de l avis écrit L assemblée générale spéciale est convoquée de la même manière et avec les mêmes délais que l assemblée générale régulière. Cependant, l avis de convocation doit indiquer le sujet à l ordre du jour L ordre du jour doit se limiter aux questions mentionnées dans l avis de convocation. 16. QUORUM ET VOTES 16.1 Le quorum est formé par les membres présents Les membres présents ont droit de vote, le vote par procuration est autorisé. Une procuration doit être dûment signée par le membre représenté Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres. La présidence a droit de vote prépondérant en cas d égalité Le vote se prend à main levée. À la demande de la majorité des membres présents, le vote se tient au scrutin secret. 9

10 PARTIE IV : CONSEIL D ADMINISTRATION 17. POUVOIRS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Les pouvoirs du conseil d administration sont les suivants : Voir à la réalisation des principaux mandats conférés à la corporation Adopter des états financiers Adopter les prévisions budgétaires et le plan des effectifs Élire les membres du conseil exécutif Déterminer les signataires des effets de la corporation Adopter toute politique de gestion interne dans la conduite des affaires de la corporation (politique de gestion du personnel, politique de dépenses, politique de frais de déplacement, etc.) Décider de la perte de la qualité d administrateur Procéder à l engagement de la directrice générale ou du directeur général Autoriser la signature des contrats liant la corporation Créer, au besoin, des comités, établir leur mandat, en nommer les membres et recevoir les rapports d activités Accepter ou refuser un membre Déterminer les cotisations annuelles Exercer, au besoin, tout autre pouvoir non prévu par les présents règlements mais reconnus par la Loi Suspendre ou exclure un membre de la corporation de développement du parc industriel de Lanoraie. 18. COMPOSITION ET NOMINATION DES ADMINISTRATEURS Les affaires de la corporation seront administrées par un conseil d administration composé de sept (7) administrateurs comprenant au minimum 10

11 2 élus désignés par la municipalité 5 résidents de Lanoraie ou ayant une place d affaires à Lanoraie, élus lors de l assemblée annuelle. La directrice générale ou le directeur général de la corporation assiste aux réunions du conseil d administration et agit comme secrétaire lors des dites réunions. La directrice générale ou le directeur général n a pas le droit de vote. 19. ASSEMBLÉES RÉGULIÈRES Le conseil d administration se réunit au moins six fois par année. Les réunions sont convoquées au moyen d un avis écrit comportant le lieu, la date, l heure et le projet d ordre du jour adressé par courrier ordinaire ou courrier électronique à chaque administrateur au moins sept (7) jours avant la tenue de cette réunion. 20. ASSEMBLÉES SPÉCIALES La présidence peut convoquer une assemblée spéciale du conseil d administration. La convocation d une telle assemblée peut également être exigée par trois (3) membres du conseil d administration. La procédure de convocation est la même que pour une assemblée régulière. Cependant, seules les questions à l ordre du jour peuvent être traitées. 21. QUORUM ET VOTE Le quorum du conseil d administration est de 4 membres. Sauf disposition contraire, les votes se prennent à majorité simple. La présidence a droit à un vote prépondérant en cas d égalité des voix. Le vote secret doit être accordé s il est demandé par au moins deux (2) membres du conseil. 22. CONFIDENTIALITÉ ET HUIS CLOS Les membres du conseil d administration sont tenus à un devoir de réserve concernant les affaires de la Corporation. Le conseil peut exiger la plus stricte confidentialité relative aux délibérations et aux décisions prises et concernant le ou les cas visés par de telles décisions. 11

12 Le conseil d administration peut décréter le huis clos en tout temps. 23. DURÉE DES MANDATS La durée du mandat de chaque membre du conseil d administration est de deux ans à l exception de l année de constitution où deux des cinq membres seront élus pour un an selon le choix du conseil d administration. L année suivante, ceux deux membres seront en élection. La deuxième année, les trois autres membres seront en élection et ainsi de suite. Un membre sortant est rééligible. Un membre demeure en fonction jusqu à l expiration de son mandat ou jusqu au moment du dépôt de son avis de démission au secrétariat de la Corporation. Un membre perdant la qualité lui permettant d être membre de la corporation de développement du parc industriel de Lanoraie perd automatiquement sa qualité d administrateur et il est inéligible à un autre mandat. 24. VACANCE ET DÉMISSION Si une vacance survient dans un poste occupé par un membre désigné, son remplacement doit être assumé par l organisation qui l a nommé. Lorsqu un autre siège du conseil d administration devient vacant plus de quatre-vingt-dix (90) jours avant la date prévue pour la fin de son mandat, le conseil d administration doit nommer un remplaçant jusqu à la fin du mandat du démissionnaire. Dans le cas où un siège resterait vacant suite à l assemblée générale, le conseil d administration peut recruter et nommer un membre pour pourvoir le poste inoccupé. Tout membre du conseil d administration peut démissionner en transmettant au secrétariat de la Corporation un avis écrit à cet effet. La démission est effective au moment du dépôt dudit avis. Cet avis doit être à l ordre du jour de la prochaine rencontre du conseil. 25. PERTE DE QUALITÉ Tout membre du conseil d administration perd sa qualité de membre du conseil d administration quand : 12

13 Il perd la qualité qui l autorisait à siéger sur le conseil d administration Il s absente de trois séances régulières consécutives sans motivation jugée valable par le conseil d administration Il s est servi de la Corporation aux fins de promouvoir des intérêts contraires à l intérêt général de la Corporation Il contrevient aux règles de conflits d intérêts et de confidentialité Il dépose un avis écrit de démission au secrétariat de la Corporation 26. BÉNÉVOLAT Tous les administrateurs de la Corporation sont bénévoles; ils ont droit cependant au remboursement des frais réels encourus dans le cadre de l exercice de leurs fonctions. 13

14 PARTIE V : LE CONSEIL EXÉCUTIF 27. COMPOSITION Le conseil d administration forme un conseil exécutif composé de trois (3) membres du conseil d administration. La directrice générale ou le directeur général de la Corporation assiste aux réunions du conseil exécutif et agit comme secrétaire lors des dites assemblées. La directrice générale ou le directeur général n a pas droit de vote. 28. POUVOIRS Le conseil exécutif exerce tout pouvoir délégué par le conseil d administration et voit notamment à : Exécuter les mandats décidés par le conseil d administration Préparer les assemblées du conseil d administration Dans le cadre de l exécution des mandats déjà approuvés par le conseil d administration, la directrice générale ou le directeur général est autorisé à signer les billets, les cautionnements, les subventions et les prêts. 29. ASSEMBLÉES 29.1 Le conseil exécutif se réunit à la fréquence qu il juge opportun. Les rencontres du conseil exécutif sont convoquées par le président de la Corporation Un délai de quarante-huit (48) heures est requis pour la convocation à moins que tous les membres soient présents et renoncent à l avis de convocation Le quorum du conseil exécutif est de trois (3) membres. 30. PROCÈS-VERBAUX Le conseil exécutif dépose à chaque assemblée du conseil d administration le procèsverbal de ses délibérations. Tous les documents, rapports et autres pièces utilisées pour le conseil exécutif sont accessibles aux membres du conseil d administration. 14

15 31. ÉLECTION AU CONSEIL EXÉCUTIF Le conseil d administration, à sa première séance, après l assemblée générale annuelle, choisit parmi les administrateurs un président, un vice-président et un secrétairetrésorier, lesquels sont les principaux officiers de la Corporation et constituent le comité exécutif. 32. VACANCES AU CONSEIL EXÉCUTIF Toute vacance parmi les postes d officiers doit être comblée par l élection d un autre membre dès la réunion suivante du conseil d administration. 33. DÉMISSION ET DESTITUTION Tout officier peut démissionner en remettant sa démission par écrit à la présidence ou à la personne au poste de secrétariat-trésorerie de la Corporation. Tout officier peut être destitué en tout temps par résolution du conseil d administration. 15

16 PARTIE VI : OFFICIERS DE LA CORPORATION 34. PRÉSIDENCE La personne élue à la présidence est le principal représentant de la Corporation. Elle préside toutes les assemblées du conseil exécutif, du conseil d administration et de l assemblée générale. Elle voit à l exécution des décisions des instances. Elle signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui pourront lui être attribués par la Corporation. Elle est membre d office de tous les comités de la Corporation. 35. VICE-PRÉSIDENCE La vice-présidence remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président. 36. SECRÉTARIAT-TRÉSORERIE La personne responsable du secrétariat-trésorerie est responsable de rédiger ou de voir à faire rédiger les procès-verbaux. Elle est autorisée à certifier les procès-verbaux et les extraits de procès-verbaux de la Corporation. De plus, elle est responsable de la gestion comptable de la Corporation ou de voir à ce que la gestion comptable soit faite. Elle est responsable de la conservation des archives légales et financières de la Corporation. 16

17 PARTIE VII : DISPOSITIONS DIVERSES 37. AFFAIRES FINANCIÈRES Le conseil d administration possède tous les pouvoirs financiers prévus aux présents règlements et à la Loi. 38. EXERCICE FINANCIER L exercice financier de la Corporation se termine le 31 décembre de chaque année. 39. DÉPENSES Le conseil d administration se réserve le droit de déléguer par règlement le pouvoir d engager certaines catégories de dépenses. 40. AFFAIRES BANCAIRES Le conseil d administration détermine la ou les institutions financières ou seront effectués les dépôts et les transactions financières de la Corporation. 41. SIGNATURES Tous les chèques et autres effets de commerce, contrat, documents, transferts, engagement, dons, obligations ou conventions, engageants la Corporation ou la favorisant peuvent être signés par le président, le vice-président ou par le secrétaire-trésorier, ou selon la méthode déterminée par une résolution des administrateurs. Au moins deux (2) des trois (3) signatures sont exigées à moins de dispositions contraires décrétées par résolution des membres du conseil d administration. Sauf en ce qui est dit ci-dessus ou ce qui est autrement prévu par les règlements de la Corporation, ou ce qui est normalement nécessaire dans le cours habituel des affaires de la Corporation, aucun administrateur, officier, agent ou employé n aura de pouvoir ou d autorité pour lier la Corporation par contrat ou pour autrement l obliger ou engager son crédit. 17

18 42. EMPRUNTS, HYPOTHÈQUE, ÉMISSION D OBLIGATIONS Les administrateurs peuvent, lorsqu ils le jugent opportun : Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Corporation Émettre des obligations ou autres valeurs de la Corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugées convenables. Nonobstant les dispositions du Code Civil, hypothéquer, nantir ou mettre en gage les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs de la Corporation, pour assurer le paiement de telles obligations ou autres valeurs, ou donner une partie seulement de ces garanties pour les mêmes fins; et ci-dessus mentionnés par acte de fidéicommis, conformément aux articles 27 et 28 de la Loi sur les pouvoirs spéciaux des corporations. Hypothéquer ou nantir les immeubles, ou donner en gage ou autrement frapper d une charge quelconque les biens meubles de la Corporation, ou donner ces diverses espèces de garanties, ainsi que le paiement ou l exécution des autres dettes, contrats et engagements de la Corporation. 43. RÈGLES DE CONFLITS D INTÉRÊTS Tout membre du conseil d administration et du conseil exécutif qui a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la Corporation doit, sous peine de déchéance de sa charge, dénoncer par écrit son intérêt et s abstenir d y siéger et de participer à toute délibération ou décision portant sur une question en rapport avec l entreprise dans laquelle il a intérêt. Tel avis est signifié par écrit au début du mandat sur un formulaire uniforme prévu à cet effet. 44. COMPTABILITÉ Les livres de comptabilité nécessaires devront être tenus relativement à toutes les sommes d argent reçues ou dépensées par la Corporation ainsi que des matières relativement auxquelles des dépenses et recettes ont lieu : ventes et achats par la Corporation, actifs et passifs de la Corporation et toutes transactions affectant la situation financière de la Corporation. Les livres de comptabilité de la Corporation seront conservés au siège social ou à tout autre endroit permis par la Loi, que les administrateurs jugeront opportun de désigner, et ils devront en tout temps être disponibles pour l inspection par les administrateurs. 18

19 45. VÉRIFICATION Les livres et les états financiers de la Corporation seront vérifiés chaque année, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de l expiration de chaque exercice par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle. Ces livres sont sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau, par tous les membres en règle qui en feront la demande. 46. RÉMUNÉRATION Aucun membre d une des instances ou comité ne peut recevoir de rémunération à ce titre. Cependant, tout membre peut être indemnisé pour les frais de déplacement ou de représentation engagés lors de l exécution d un mandat reçu. 47. INDEMNISATION DES DIRECTEURS ET DES OFFICIERS Tout administrateur de la Corporation, ses héritiers, exécuteurs et administrateurs, devront être indemnisés et remboursés à même les fonds de la Corporation, de tout frais, charge ou dépenses supportées par cet administrateur ou officier dans la poursuite de toute action, recours ou procédure dans laquelle il a été engagé relativement à un acte, une action ou une affaire exécutée par lui ou accomplie dans l exercice de ses fonctions pour lesquelles il détient mandat. 48. MODIFICATION DE LA CHARTE DES RÈGLEMENTS Toute proposition d amendement à la charte ou aux règlements généraux doit être communiquée par écrit à la présidence au moins quarante-cinq (45) jours avant le délai de convocation de l assemblée générale annuelle. Dans un tel cas, l avis de convocation à l assemblée générale doit inclure le texte de la proposition d amendement. Telle proposition, pour devenir effective, doit recevoir l appui de cinquante pour cent (50%) des membres présents à cette assemblée générale. 49. CLAUSE DE DISSOLUTION En cas de liquidation de la Corporation ou de distribution des biens de la Corporation, ses derniers seront dévolus à la municipalité de Lanoraie. 19