Formation continue et perfectionnement

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1 Département des finances et des affaires sociales Service des ressources humaines Office de la Formation continue Directive du 5 décembre 2004 Formation continue et perfectionnement Directive du 5 décembre 2004 Depuis de nombreuses années, l'office de la Formation continue (OFC) offre des formations et des prestations de développement individuel et collectif. Leur ampleur et la diversité de leur nature suscitent régulièrement des questions de la part des personnes concernées ou de leur service. La présente directive a pour but de les aider à fixer des objectifs équitables et réalistes sur la base de critères communs à l'ensemble de l'administration cantonale. Le cadre légal servant de base à ces directives est défini dans les art. 7 à 9 de la Loi sur le statut de la fonction publique, ainsi que dans les art. 8 à 20 du Règlement des fonctionnaires. L'office de la Formation continue du service des ressources humaines se tient à disposition pour tout complément d'information au sujet de cette directive.. Droit à la formation continue. Obligation de se former La loi prévoit que chaque titulaire de fonction publique est responsable de sa formation professionnelle. Les chef-fe-s de service ont la responsabilité d'informer sur les offres existantes et d'encourager les personnes intéressées à en profiter..2. Droit à deux jours par an Un droit à deux jours de formation annuels est inscrit dans la loi. Au-delà, les responsables des services doivent impérativement donner leur accord. Pour des raisons évidentes d'organisation interne aux services, l'ofc préconise systématiquement une mise au courant des responsables en cas d'inscription à des cours. Les deux jours réglementaires existent à titre indicatif. Lorsque les besoins de la fonction l'exigent ou que le suivi d'une formation s'avère grandement utile au développement professionnel, d un commun accord entre la personne concernée et sa direction, ce délai cadre peut être étendu. Au-delà des deux jours, et suivant le degré de nécessité de la formation pour le service, il peut être exigé que tout ou partie des jours de cours demandés par le ou la titulaire soient pris hors des heures de travail. Les présentes règles s appliquent tant aux personnes engagées sous contrat de droit privé que celles soumises au droit public. Version mise à jour le 7 mars 2007 Page sur 5

2 .3. Engagement à temps partiel Il est généralement admis que les deux jours réglementaires de formation correspondent à deux journées de huit heures de travail. En dessous d'un taux d'activité de 50%, le titulaire peut être appelé à prendre une partie des heures à sa charge: taux d'activité heures offertes par an 50% et plus 6 heures 35-49% 2 heures moins de 34% 8 heures.4. Formation volontaire ou obligatoire Dans la majorité des cas, la formation est un acte volontaire et qui doit être encouragé par les services. La fixation d'objectifs personnels et professionnels précis, déterminés en accord avec la hiérarchie, est souvent le meilleur moyen pour baliser un parcours profitable à moyen et long terme. Toutefois, la loi prévoit que certaines formations peuvent être rendues obligatoires, soit qu'elles découlent d'une exigence fixée à l'engagement soit d'un besoin du service..5. Formation des cadres Lors d'un engagement ou d'une promotion dans une fonction d encadrement, le Conseil d'etat a prévu de rendre obligatoire le suivi des cinq modules du «Certificat de Manager en fonction publique» organisé par l'ofc. Des dérogations peuvent être obtenues en fonction d équivalences définies par l OFC et/ou le CBVA. Suite à leur engagement, les chef-fe-s de service et autres cadres assimilé-e-s sont invité-e-s à un entretien individuel avec le responsable de la formation afin de déterminer leurs besoins spécifiques en la matière. Lorsque la sélection est opérée par le CBVA, cet organisme identifie les besoins en matière de formation lors d un entretien de restitution et les transmet directement à l OFC avec l accord de l intéressé-e. De nombreuses professions fixent un nombre de jours annuels de formation continue dans le domaine d'expertise. De même, l'etat de Neuchâtel attend de ses cadres qu'ils consacrent à leur perfectionnement deux jours par an au minimum dans le domaine du management (gestion administrative, gestion des ressources humaines, communication, promotion de la santé, etc.). Centre de bilans et de validation des acquis Page 2 sur 5

3 2. Coûts, indemnités et conventions 2.. Gratuité des cours de l'ofc Pour les collaborateurs et collaboratrices de l'etat de Neuchâtel, les cours organisés par l'ofc sont pris en charge financièrement par l'etat, qu'ils soient comptabilisés sur le temps de travail ou sur le temps libre. Hormis les cas d'urgence reconnus et imprévisibles, l'ofc facture des frais de désistement pour des annulations de dernière minute. Ce montant est facturé au service, lorsque le désistement intervient moins d'une semaine avant le début du cours. Des formations qualifiantes peuvent être soumises à la signature d'une convention obligeant le titulaire à participer aux frais s'il quitte l'etat avant le délai fixé Prise en charge des heures Les heures sont décomptées sur la base d'un forfait d une durée de 4 heures pour une demi-journée et 8 heures pour une journée complète. Le temps consacré, le cas échéant, aux repas, déplacements et nuitées ne peut pas être comptabilisé. Les formations de plus longue durée, proposées par des instituts de formation spécialisés, donnant souvent droit à un certificat reconnu, sont généralement suivies hors du temps de travail. Pour des formations s étalant sur plusieurs années et/ou nécessitant de nombreuses absences en journée, une diminution du taux d'activité est privilégiée Indemnités de déplacement, de repas et d'hébergement Les indemnités ordinaires de déplacement sont octroyées selon les dispositions réglementaires en vigueur et les directives du SRH y relatives. Dans tous les cas, les transports publics sont privilégiés. Pour autant qu'une formation dépasse la demi-journée, que l'intéressé-e partage le repas avec l'équipe du cours, l'indemnité de repas est octroyée. En effet, le bénéfice du repas pris en commun avec l'équipe prime sur la distance à parcourir jusqu'au lieu de domicile. Toutefois, lorsque les repas sont fournis ou pris en charge directement par l Etat ou une autre structure, l indemnité de repas n est pas due. Hormis les cas où la convocation au cours le précise différemment, les indemnités de déplacement, de repas et d'hébergement sont à la charge des services. = inférieur à une semaine avant le début d un cours : Fr par jour de cours en Voir également le point 2.4 Page 3 sur 5

4 2.4. Convention pour formations non obligatoires En principe, toute formation non obligatoire, dépassant soit cinq jours de cours pris sur le temps de travail soit un montant de Fr , est soumise à la signature d'une convention établie entre l'ofc et le ou la titulaire. La convention spécifie : - le titre à obtenir à la fin de la formation ; - la partie des frais pris en charge par l une et/ou l autre des parties (frais d'inscription, de formation, de matériel, d'examen, de déplacement et de repas) ; - si le temps de formation est compté comme temps de travail ou pas ; - le délai pendant lequel l employé-e doit rembourser tout ou partie des frais s il met fin à la relation de travail avec l Etat de Neuchâtel (entre un et trois ans, dépendant de la durée de la formation et/ou du prix) ; - en cas de rupture prématurée du contrat de travail, quelle partie des frais l apprenant-e doit rembourser à l Etat : a) avant la date de fin de formation, l'ensemble des frais couverts par l'employeur doit être remboursé ; b) après cette échéance (date du certificat faisant foi), le montant à rembourser est fixé proportionnellement aux mois d'activité restant encore à accomplir. La participation de l'employeur dépend du degré de nécessité de la formation pour la fonction. Le service concerné est systématiquement sollicité avant que la convention ne soit conclue. Une fois la convention établie, le département et le service en reçoivent une copie. Si l OFC participe pour tout ou partie aux frais d inscription et d examen, les frais de déplacement, de repas et de logement incombent à l apprenant-e ou à son service. Lorsque plus de quatre jours de congés payés sont octroyés, la convention inclut, en cas de rupture du contrat de travail, une clause de remboursement du quart du salaire versé pendant les jours de formation. 3. Relations entre l'ofc et les services 3.. Budget formation Les frais de formation continue des titulaires de fonctions publiques soumis au Règlement des fonctionnaires émargent au budget de l'ofc. Les services peuvent également prévoir dans leur budget propre un montant pour les formations prévisibles et se renouvelant d'année en année (associations professionnelles, perfectionnement obligatoire, etc.). Dans le cadre de la gestion des prestations et du calcul de leur coût, l'ofc établit une facturation analytique par service sur la base d'un décompte trimestriel. Les services disposant de recettes propres pour l'ensemble de leurs charges de fonctionnement (subventions de la Confédération, primes, etc.) sont soumis à une facturation réelle. Le département en ce qui concerne les chef-fe-s de service : Loi sur le statut, art. 80. Page 4 sur 5

5 3.2. Formations collectives "sur mesure" (Formation-Action) Sur demande des services ou d un groupe clairement identifié, l OFC organise, en collaboration avec les demandeurs, des programmes de formation «sur mesure». On les appelle communément des Formations-Action. L OFC établit la procédure détaillée et la publie sur son site Intranet. Parmi les principales étapes figurent l identification du cadre d intervention, la fixation d objectifs précis sur la base d indications fournies par l encadrement et les personnes concernées, le choix du ou des intervenant-e-s et les modalités de suivi du projet. En cas de désaccord, l OFC peut refuser de financer la démarche Obligation d'informer Lorsqu un titulaire s inscrit à un cours, l'ofc transmet pour information une copie des convocations au service. En cas d absence au cours d un collaborateur inscrit, le ou la chef-fe de service en est informé-e par l OFC. A l'inverse, et à des fins statistiques, les services offrant à leur personnel des formations hors contrôle de l'ofc, sont tenus de l'en informer au moins une fois l'an sur la base du formulaire ad hoc. Les copies de conventions et d'arrangements spéciaux intervenant entre les services et leurs titulaires en matière de formation sont remises en copie à l OFC dès leur ratification Apprentissage Les services sont encouragés à participer à la formation de la relève par l engagement d'apprenti-e-s. L'OFC appuie les services dans leurs démarches et les conseille individuellement. Des séances d'information et des cours peuvent leur être proposés. Les services désirant engager un-e apprenti-e pour la rentrée scolaire, le signalent à l OFC avant le 30 mars Clients "externes" Les communes, autres cantons, fondations publiques et organismes parapublics sont considérés comme des clients externes. Ils ont accès aux prestations, qui leur sont facturées. Moyennant une majoration du prix, des personnes travaillant dans l'économie privée peuvent également être admises à des formations proposées par l OFC. Règlement des fonctionnaires, art. 20, al 2 Page 5 sur 5