Protection sociale complémentaire : les dispenses d'affiliation de vos salariés (retraite, prévoyance, mutuelle)

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1 Protection sociale complémentaire : les dispenses d'affiliation de vos salariés (retraite, prévoyance, mutuelle) Un régime de retraite supplémentaire ou de prévoyance peut être considéré comme obligatoire. Certains salariés peuvent toutefois être dispensés d'y être affiliés. Deux rappels Adhésion obligatoire Les contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire sont exclues de l'assiette des cotisations de sécurité sociale dans certaines limites, sous condition notamment que l'adhésion y soit obligatoire pour tous les salariés. Dispenser certains salariés Des dispenses peuvent être accordées aux salariés sans remettre pour autant en cause le caractère obligatoire du régime. En toute hypothèse, la dispense s'entend d'une possibilité laissée au salarié de refuser d'adhérer au régime. En revanche, il ne s'agit pas d'exclure d'office certaines catégories. Les cas de dispenses prévus par la loi Évin Dispense possible lors de la mise en place Lorsque les garanties sont mises en place par la décision unilatérale de l'employeur, la loi Évin permet aux salariés déjà employés avant la mise en place du régime de refuser d'y adhérer à partir du moment où il comporte une contribution salariale. Dispense de la modification d un contrat par décision unilatérale Il peut arriver qu'un régime mis en place soit ensuite modifié, par une nouvelle décision unilatérale. Le cas de dispense lié à la loi Évin ne peut jouer que lorsque la nouvelle décision unilatérale met à la charge du salarié une fraction de la cotisation d'un régime qui, initialement, était entièrement à la charge de l'employeur.

2 CDD, apprentis et intérimaires Contrat d'au moins 12 mois Les CDD, intérimaires titulaires d'un contrat de travail ou d'une mission d'au moins 12 mois ainsi que les apprentis peuvent être dispensés d'affiliation sur justificatif d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties, c'est-à-dire le même type de risque peu important, en revanche, la nature exacte ou le niveau de prestations offertes. Contrat de moins de 12 mois Les CDD, intérimaires et apprentis titulaires d'un contrat d'une durée inférieure à 12 mois, peuvent aussi être dispensés sur leur simple demande même s'ils ne disposent pas d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs. Apprécier la durée du CDD La durée d'un CDD s'apprécie contrat par contrat. Il ne faut donc pas tenir compte d'un nouveau CDD conclu après l'expiration d'un premier. Si un CDD d'une durée initiale inférieure à 12 mois est renouvelé de façon à porter la durée totale à plus de 12 mois, le salarié peut continuer à être dispensé d'adhérer à condition de justifier d'une couverture individuelle à l'issue de la période de 12 mois. CMU ou ACS En matière de prévoyance complémentaire, le régime peut prévoir une possibilité de dispense d'affiliation au profit des salariés bénéficiaires d'une CMU complémentaire (CMU-C) ou d'une aide à l'acquisition d'une complémentaire santé (ACS). La dispense ne peut jouer que jusqu'à la date à laquelle le salarié concerné cesse de bénéficier de cette couverture ou de cette aide.

3 Temps partiel, apprentis 10 % de la rémunération brute Les salariés à temps partiel et les apprentis dont l'adhésion au régime les conduirait à régler une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute peuvent également être dispensés. Apprécier les 10 % Le seuil de 10 % de la rémunération est apprécié non pas garantie par garantie mais en tenant compte de toutes les garanties de protection sociale complémentaire instituée à titre obligatoire dans l'entreprise. Salarié bénéficiaire de garanties, hors de l entreprise Garanties individuelles Le salarié qui bénéficie déjà lors de son embauche ou lors de la mise en place du régime obligatoire d'une assurance individuelle frais de santé peut aussi être dispensé. La dispense ne peut jouer que jusqu'à l'échéance de sa couverture individuelle. Si le contrat individuel prévoit une clause de renouvellement tacite, la dispense prend fin à la date de la reconduction tacite. Garanties collectives Le salarié bénéficiaire, par ailleurs, d'une autre couverture collective de prévoyance complémentaire figurant sur une liste fixée par arrêté. Exemple : autre dispositif de protection sociale complémentaire collectif et obligatoire (arrêté du 26 mars 2012), peut aussi être dispensé jusqu'à ce qu'il cesse de bénéficier de la couverture en cause. L'administration a précisé que si ces conditions sont remplies, la dispense d'adhésion demandée par le salarié peut intervenir, non seulement au moment de la mise en place de la couverture santé dans son entreprise mais aussi lorsqu'il se trouve couvert ultérieurement par le régime de prévoyance de son conjoint.

4 Justificatifs à produire Demande du salarié Dans tous les cas, une dispense d'affiliation ne peut jouer que si le salarié l'a demandée. Sa volonté doit être libre et éclairée. En pratique, une demande individuelle écrite s'impose. L'employeur doit d'ailleurs être en mesure de le prouver, notamment lors d'un contrôle URSSAF. Informer le salarié La demande de dispense du salarié doit spécifiquement comporter la mention selon laquelle il a été préalablement informé par l'employeur des conséquences de son choix. L'employeur doit donc veiller à informer les salariés des conséquences de son refus d'affiliation. Nous vous prions de trouver en pièce jointe : - 1 modèle de Décision Unilatérale à remplir et à mettre à disposition des salariés - 1 modèle d Accusé de Réception à faire signer lors de chaque embauche Ayants droit des salariés : repères Dispenses pouvant être prévus par le régime Lorsqu'un régime prévoit la couverture à titre obligatoire des ayants droit, le régime peut permettre aux salariés de refuser leur affiliation dès lors qu'ils bénéficient d'une autre couverture par ailleurs, selon des critères correspondant à tout ou partie de ceux définis en faveur des salariés. Dispense de droit propre aux garanties «Frais de santé» Pour l'ensemble des couvertures collectives «Frais de santé» prévoyant la couverture obligatoire des ayants droit, une faculté de dispense d'adhésion est ouverte depuis le 11 septembre 2014, au choix du salarié, sous réserve que les ayants droit soient déjà couverts par ailleurs par un régime collectif obligatoire conforme à l'un de ceux fixés par l'arrêté du 26 mars 2012, et à condition d'en justifier chaque année. Il s'agit ici de permettre à un salarié, dont les ayants droit sont par ailleurs déjà couverts à titre obligatoire, de refuser leur affiliation obligatoire prévue par son propre régime, même si l'acte juridique instituant ce régime ne prévoit pas expressément de dispense au profit des ayants droit. À l'inverse, il doit, en principe, rester lui-même affilié au régime de son entreprise en tant que salarié.

5 À prévoir dans l'acte du régime : Si l'on met à part le cas prévu par la loi Évin (voir ci-dessus), les possibilités de dispense d'affiliation doit être prévue par l'acte qui régit le régime (décision unilatérale, référendum ou accord ou convention collective). En toute hypothèse, il peut s'agir soit de l'acte initial, soit d'un avenant à l'acte initial. Attention : La dispense d'adhésion ne peut jouer pour un salarié ayant droit au titre de la couverture dont bénéficie son conjoint salarié dans une autre entreprise que si ce dispositif prévoit la couverture des ayants droit à titre obligatoire. Caroline SOUBILS Expert Comptable Veille Sociale du mois de Février 2015