OBRE 2013 OCT COMPLÉTÉ PAR LA CIRCULAIRE DU 25 SEPTEMBRE

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1 OCTOBRE 2013 Décret n du 9 janvier 2012 COMPLÉTÉ PAR LA CIRCULAIRE DU 25 SEPTEMBRE 2013

2 Avant-propos Afin d encourager la mise en place des régimes collectifs de protection sociale complémentaire au sein des entreprises, le législateur a prévu un régime juridique et social incitatif permettant d exclure pour partie le financement patronal de ces garanties de l assiette des cotisations de Sécurité sociale. Ces exonérations de cotisations sociales s appliquent sur le montant du financement patronal accordé par an et par salarié, dans la limite de 6% du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 1 PASS= euros en 2013) + 1.5% de la rémunération soumise à cotisations, sans pouvoir excéder 12% du PASS, soit pour ,84 euros par an et par salarié ou 370 euros par mois et par salarié. Au-delà, il y a lieu de réintégrer dans l assiette des cotisations la fraction de la contribution patronale qui dépasse ces limites d exonération.* Précisons qu afin de bénéficier des exonérations de cotisations sociales afférentes au financement du/ des régimes de protection sociale complémentaire, les régimes de Santé et/ou Prévoyance en vigueur au sein de votre établissement doivent remplir les prérequis suivants : Le régime doit être mis en place soit par accord ou convention collective, soit par projet d accord de l employeur soumis au référendum de l ensemble des salariés de l entreprise, soit par décision unilatérale de l employeur (article. L du Code de la Sécurité sociale (CSS)). Les garanties de Prévoyance ou Santé ne doivent pas se substituer à un autre élément de rémunération soumis à cotisations (un délai de 12 mois doit être observé entre le dernier versement de l élément de rémunération supprimé et le premier versement des contributions au régime). Les garanties Santé doivent être mises en place dans le cadre des dispositions relatives aux «contrats responsables» (articles L et R et 2 du CSS). Soulignons également que l article L du CSS subordonne le bénéfice des exonérations de cotisations sociales du financement patronal des régimes collectifs de protection sociale complémentaire à l obligation que ces régimes soient institués au sein de l établissement concerné à titre collectif et obligatoire à l ensemble des salariés de l entreprise ou à une ou plusieurs catégories objectives de personnel. * NB : Les contributions patronales exonérées de cotisations restent soumises à la CSG/CRDS et au forfait social de 8% si l entreprise est concernée.

3 Sommaire GUIDE PRATIQUE 1 LES CRITÈRES À RETENIR POUR 5 RESPECTER LE CARACTÈRE COLLECTIF D UN RÉGIME DE PRÉVOYANCE OU DE SANTÉ 2 2 LES CONDITIONS POUR RESPECTER 9 LE CARACTÈRE OBLIGATOIRE POUR LES RÉGIMES DE PRÉVOYANCE OU DE SANTÉ 3 L ESSENTIEL 11

4 Le décret n du 9 janvier 2012 est venu préciser d une part, les critères d appréciation des caractères collectif et obligatoire, et d autre part, les cas de dispenses d affiliation des salariés envisageables sans remettre en cause le bénéfice des exonérations de charges sociales. Ce guide pratique a pour objet de vous présenter les mesures issues du décret, ainsi que l interprétation de ce texte par la Direction des Affaires de la Sécurité sociale dans la circulaire n DSS/SD5B/2013/344 du 25 septembre Ce décret est applicable aux régimes mis en place à compter du 12 janvier Pour les régimes déjà en place à cette date, la circulaire prolonge de 6 mois la période transitoire prévue par le décret pour la mise en conformité de ces régimes aux nouvelles dispositions réglementaires fixées par le décret. En tout état de cause, au 30 juin 2014, l ensemble des régimes de Prévoyance et Santé en place devront être en conformité avec ce texte. Nous vous invitons par conséquent à vérifier que le ou les régimes mis en place dans votre établissement sont conformes à ce texte et à défaut qu ils seront mis en conformité pour le 30 juin Vos interlocuteurs commerciaux habituels se tiennent à votre disposition pour vous assister dans la mise en œuvre de ces adaptations et vous donner tous les éclaircissements nécessaires.

5 1 Les critères à retenir pour respecter le caractère collectif d un régime de Prévoyance ou de Santé Le caractère collectif d un régime de Prévoyance et/ou Santé suppose par principe que les garanties couvrent l ensemble du personnel de l entreprise. Toutefois, il est admis que ces garanties peuvent ne couvrir qu une ou plusieurs catégories de salariés sous réserve que cette catégorie permette de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des garanties concernées (référence au principe d égalité de traitement). Au-delà, précisons que : - l ensemble du personnel ou l ensemble des salariés appartenant à une même catégorie objective doivent bénéficier des mêmes garanties, - le financement patronal doit être uniforme. Les critères admis pour définir une catégorie objective de salariés Le décret du 9 janvier 2012 prévoit 5 types de critères limitatifs pouvant être combinés et permettant de constituer une catégorie objective de salariés et dont l utilisation dépend du type de garanties mises en place. L appartenance à une catégorie cadres ou non cadres résultant des définitions issues de la CCN du 14/03/1947 (art.4, art 4bis et art. 36 de l annexe 1) Les tranches de rémunération pour le calcul des cotisations AGIRC/ ARRCO (tranches A, B et C des cotisations AGIRC et aux tranches 1 et 2 des cotisations ARRCO) L appartenance aux catégories et classifications professionnelles définies par les conventions de branches et accords professionnels et interprofessionnels. La circulaire précise qu est visé le premier niveau de classification des salariés défini par la convention de branche dont relève l employeur, indépendamment du sens donné par ces textes aux termes «classification», «catégorie», «niveau», etc. Les catégories et classifications issues des accords d entreprises ne peuvent pas être prises en compte. Le niveau de responsabilité, le type de fonction, le degré d autonomie dans le travail correspondant aux sous-catégories des conventions ou accords visés au critère précédent L appartenance aux catégories définies clairement et sans restriction issues des usages constants généraux et fixes en vigueur dans la profession 5

6 En fonction de la nature des garanties, les critères visés ci-dessus bénéficient d une présomption de conformité : vsd Critère 1 Catégories cadres/non cadres Critère 2 Tranches de rémunération Critère 3 Catégories des conventions collectives Critère 4 Sous-catégories des conventions collectives Critère 5 Catégories issues des usages Prévoyance des cadres 1,5% (art.7 CCN du 14/03/1947) Admis Sans objet Garanties - Invalidité - Incapacité - Inaptitude - Décès - Maternité Admis si la garantie décès est associée à au moins un des risques : incapacité, invalidité, inaptitude. Admis sous réserve que l ensemble des salariés soit couvert et que la garantie décès soit associée à au moins un des risques : incapacité, invalidité, inaptitude. Justification obligatoire 6 Frais de santé Admis sous réserve que l ensemble des salariés soit couvert. Justification obligatoire Notre préconisation Pour ne pas perdre le bénéfice des exonérations de charges sociales, nous vous conseillons de bâtir vos catégories objectives de personnels en fonction des critères admis.

7 Exemple A : Un employeur souhaite mettre en place des garanties de Prévoyance (invalidité, incapacité, inaptitude et décès) à destination de deux catégories objectives de salariés : les salariés cadres et les salariés non-cadres (critère 1). Dans ce cas, le régime de prévoyance bénéficie d une présomption de conformité, quant au respect du caractère collectif. Exemple B : Un employeur souhaite mettre en place des garanties de Prévoyance (invalidité, incapacité, inaptitude et décès) en fonction des usages en vigueur dans la profession (critère 5). Cette pratique est risquée car le régime mis en place ne dispose pas d une présomption de conformité et pourrait faire l objet d une remise en cause du régime social avantageux, si l employeur n était pas en mesure de justifier du caractère objectif de la catégorie constituée, c est-à-dire de justifier que la ou les catégorie(s) établie(s) permettent de «couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des garanties concernées». 7

8 Les critères interdits Les catégories objectives de bénéficiaires ne peuvent pas être définies en fonction : - du temps de travail - de la nature du contrat de travail - de l âge - de l ancienneté Le décret prévoit cependant la possibilité pour l employeur de conditionner le bénéfice des garanties à un délai d ancienneté maximum de 12 mois en matière de Prévoyance et de 6 mois en matière de Santé sans remettre en cause le caractère collectif du régime. L uniformité des garanties L ensemble du personnel ou l ensemble des salariés appartenant à une catégorie objective de salariés doivent bénéficier des mêmes garanties. Toutefois, il est envisageable que des salariés souscrivent pour eux-mêmes ou leurs ayants droit des garanties supplémentaires sans remettre en cause le caractère collectif du régime (dans ce cas, si l employeur participe au financement des garanties supplémentaires, la part de cette contribution supplémentaire n est pas exonérée de charges sociales et doit être réintégrée dans l assiette des cotisations). L uniformité de la contribution patronale au financement des garanties Les contributions patronales doivent être fixées à un taux ou à un montant uniforme pour l ensemble du personnel ou ceux appartenant à une même catégorie. Ce principe connaît quelques exceptions dans les cas suivants : Prise en charge de la contribution salariale pour les salariés à temps partiel ou les apprentis dès lors que la contribution mise à leur charge les conduirait à acquitter une cotisation au moins égale à 10% de leur rémunération brute ; En matière d incapacité de travail, d invalidité ou d inaptitude, application des taux croissants en fonction de la rémunération, à condition que la quote-part salariale progresse dans les mêmes proportions ; Modulation de la contribution patronale relative à la couverture Prévoyance ou Santé en fonction de la composition familiale ; Il est donc possible que la participation de l employeur soit fixée à un montant différent, à l intérieur d une même catégorie objective de personnel entre les bénéficiaires cotisants «isolé» (salarié seul) et «famille» (salarié et ayants droit). 8

9 2 Les conditions pour respecter le caractère obligatoire pour les régimes de Prévoyance ou de Santé Cette condition suppose de rendre obligatoire l adhésion au régime : - soit pour l ensemble des salariés, dès lors que le régime a pour vocation de couvrir l ensemble du personnel - soit pour l ensemble des salariés appartenant aux catégories objectives définies dans le respect du caractère collectif. Des cas de dispenses sont néanmoins limitativement admis et devront être expressément prévus dans l acte juridique de mise en place du régime : Dispense d affiliation Convention ou Accord collectif ou Référendum Décision unilatérale Justificatif 9 Refus d entrer dans le régime car déjà présent dans l entreprise (art. 11 loi Evin) CDD et apprentis de + de 12 mois CDD et apprentis de - de 12 mois Salariés à temps partiel et apprentis si cotisation salariale supérieure ou égale à + de 10% du salaire brut Impossible Possible / Possible Impossible Document attestant de la souscription d un contrat individuel et la date d échéance du contrat Possible Impossible / Possible Impossible /

10 Dispense d affiliation Bénéficiaires de la CMU-C ou de l ACS ou salariés bénéficiant d une couverture individuelle frais de santé lors de la mise en place d un régime ou de leur embauche Salariés qui bénéficient en propre (employeurs multiples) ou en tant qu ayants droit d une couverture collective obligatoire Salariés qui bénéficient en tant qu ayants droit d un contrat «Madelin» ou d un régime de protection sociale des fonctionnaires Salariés relevant du régime local d assurance maladie du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle Salariés relevant du régime local d assurance maladie du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle Convention ou Accord collectif ou Référendum Décision unilatérale Justificatif Possible Possible Selon le cas : - Document certifiant que le salarié bénéficie de la CMU-C ou de l ACS NB : la dispense est valable jusqu à la date à laquelle les salariés cessent de bénéficier de cette couverture - Document attestant de la souscription d un contrat individuel et de la date d échéance du contrat. NB : la dispense ne peut jouer que jusqu à échéance du contrat individuel Possible Possible Attestation annuelle certifiant que le salarié est couvert à titre obligatoire auprès d un autre assureur pour les mêmes risques Possible Possible Attestation annuelle certifiant que le salarié est couvert en tant qu ayant droit Possible Possible Justificatif attestant de l affiliation à ce régime à recueillir chaque année Possible Possible Justificatif attestant de l affiliation à ce régime à recueillir chaque année 10 En cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter les documents suivants : L acte juridique de mise en place de votre régime de Prévoyance et/ou de Santé accompagné du récépissé de dépôt à la DIRECCTE (accord d entreprise), ou du procès verbal de ratification (référendum), ou la Décision Unilatérale de l Employeur (DUE) ainsi que le document remis aux salariés. L écrit daté et signé attestant du souhait de dispense du salarié concerné. Le(s) justificatif(s) fourni(s) par le salarié.

11 3 L essentiel Afin de bénéficier d exonérations de charges sociales et fiscales, les régimes de Prévoyance et Santé doivent être institués à titre collectif et obligatoire ; Pour être collectif et obligatoire, le régime doit couvrir soit l ensemble des salariés, soit une ou plusieurs catégories objectives de salariés définies à partir de cinq critères autorisés, sous réserve que ces catégories couvrent tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des garanties concernées ; Les contributions patronales doivent être fixées à un taux ou à un montant uniforme pour l ensemble du personnel ou ceux appartenant à une même catégorie ; Les salariés peuvent, dans certains cas, ne pas adhérer aux régimes de Prévoyance et Santé sans remettre en cause les caractères collectif et obligatoire, si l employeur a prévu les facultés de dispense dans l acte de mise en place des garanties ; 11 Quelle que soit leur date de mise en place, tous les régimes de Prévoyance et Santé devront être conformes au 30 juin 2014 au plus tard. Sources : Articles L et suivants du Code de la Sécurité sociale Décret n du 9 janvier 2012 relatif au caractère collectif et obligatoire des garanties de protection sociale complémentaire Arrêté du 26 mars 2012 relatif aux facultés de dispense d adhésion à des systèmes de prévoyance collectifs et obligatoires mis en place dans les entreprises Circulaire N DSS/SD5B/2013/344 du 25 septembre 2013 relative aux modalités d assujettissement aux cotisations et contributions de sécurité sociale des contributions des employeurs destinées au financement de prestations de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire

12 Sham, l assureur spécialiste du secteur et des acteurs de la santé, du social et du médico-social. Sham accompagne les acteurs de la santé, du social et du médico-social depuis plus de 85 ans. Par son approche globale, Sham offre à ses sociétaires des solutions d assurance et de management des risques adaptées à leurs besoins et spécificités. Sham 18 rue Édouard Rochet LYON Cedex 08 Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Sham est certifiée ISO 9001 pour ses prestations (assurance, formation, gestion des risques) délivrées aux acteurs de la santé, du social et du médicosocial. Société d assurance mutuelle. Entreprise régie par le Code de Assurances.