Cahier des charges pour la réalisation d un audit externe du programme GUS / OFS

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1 Département fédéral de l intérieur (DFI) Office Fédéral de la Statistique OFS Etat-major Cahier des charges pour la réalisation d un audit externe du programme GUS / OFS

2 Table des matières 1 Généralités 3 2 But du document 3 3 Présentation du programme GUS Vision et mission de l Office fédéral de la Statistique Portrait du programme GUS Objectifs du programme GUS Bref historique du programme GUS Etat actuel 4 5 Objectifs 4 6 Dimensions et critères de l audit 6 7 Planification de l audit 6 8 Réalisation de l audit 6 9 Cahier des charges Critères nécessaires Construction de l offre Modalités administratives Renseignements sur le cahier des charges Adresse du donneur d ordre Evaluation des offres Dispositions générales 9 Annexe 1 : liste des critères d audit 10 2/11

3 1 Généralités Le programme général de la statistique des entreprises (GUS) vise la mise en place d un système intégré de la statistique des entreprises, à l Office Fédérale de la Statistique (OFS). Ce programme se terminant fin 2012, le service Qualité&Processus de l Etat-major de direction de l OFS a reçu le mandat de définir et coordonner la réalisation d un audit par une entreprise externe à ce sujet. Les chapitres suivants expliquent dans ses grandes lignes le programme GUS ainsi que les objectifs, les critères d évaluation et la planification de cet audit. Le présent document règle également la procédure et la forme de l appel d offre et a pour base les conditions contractuelles générales de la confédération (CGC) pour les mandats de prestations de service, comme définit au chapitre But du document Le présent document sert aux entreprises intéressées à répondre à ce cahier des charges pour l'établissement d'une offre. Il décrit les objectifs, les exigences et les attentes de l OFS et informe sur la procédure à suivre et sur la forme de l offre. 3 Présentation du programme GUS 3.1 Vision et mission de l Office fédéral de la Statistique La vision de l OFS est de fournir des informations servant à la formation de l'opinion publique, à la prise de décisions politiques et à l'évaluation de l'action de l'etat, notamment en vue de mettre en évidence les problématiques futures. 1 La mission de l OFS est de diriger et coordonner le système de la statistique publique suisse. Elle produit principalement des informations statistiques importantes sur l'état et l'évolution de la population, de l'économie, de la société, du territoire et de l'environnement. Ces informations sont complétées par des analyses transversales et des systèmes d'indicateurs permettant d'appréhender les phénomènes complexes. 2 Dans le but d améliorer continuellement la qualité de ses prestations, elle est régulièrement amenée à optimiser ses processus de production, donnant lieu à la mise en place de projets ou de programme de révision ou de création de nouvelles productions statistiques. Le programme GUS s inscrit dans cette démarche et vise la mise en place d un système cohérent et intégré de la statistique des entreprises, une des principales thématiques de l OFS. 3.2 Portrait du programme GUS Aujourd hui, la statistique des entreprises doit faire face à de nouveaux défis. D une part, les clients attendent plus d informations économiques (en plus grande quantité et dans des délais de plus en plus courts). D autre part, elle doit tenir compte des exigences actuelles qui consistent à décharger les entités interrogées (établissements et entreprises) et à rationaliser les coûts. La statistique des entreprises doit également répondre aux normes européennes. Pour pouvoir remplir toutes ces conditions, la statistique des entreprises a donc été fondamentalement révisée et, dans sa nouvelle conception, a été construite dans le cadre d un système global. 1 extrait de la la page internet de l OFS : 2 Idem, note de base de page no1. 3/11

4 3.3 Objectifs du programme GUS Ce programme vise à réformer la statistique des entreprises et à développer un système cohérent et intégré d enquêtes auprès des entreprises, notamment : en s assurant que les informations statistiques produites répondent bien à la demande des clients (tant nationaux qu internationaux) et aux normes légales en vigueur, et qu elles remplissent les conditions-cadre de la statistique des entreprises ; en renforçant l utilisation des données secondaires (administratives ou de registres) pour la récolte de données et en mettant à disposition de nouvelles techniques, afin de diminuer la charge administrative des fournisseurs de données et de réduire les coûts de production des statistiques ; en mettant en place un système harmonisé de production entre toutes les activités statistiques permettant d optimiser les processus de production ; en produisant des informations, résultats et analyses adaptés aux demandes spécifiques des différents groupes de clients. 3.4 Bref historique du programme GUS 2004 : premières réflexions concernant le programme GUS et acceptation de la proposition de projet ; 2006 : rédaction et acceptation de la conception générale ; 2007 : rédaction et acceptation du rapport intermédiaire GUS ; 2008 : rédaction et acceptation de la conception détaillée et mise en place des premiers travaux de réalisation ; : mise en place et réalisation des projets du programme GUS ; La fin du programme GUS est planifiée pour fin Pour plus d informations sur le programme GUS, veuillez vous référer à sa page Internet : 4 Etat actuel Le programme GUS contient une trentaine de projets, de différents types. Une vingtaine d entre eux ont trait à des relevés de données et des productions statistiques, d autres sont de nature IT ou concernent le support et le pilotage du futur système. On comprend qu au vu de l ampleur du programme et des ressources humaines engagées, il est important de s assurer de l adéquation entre les attentes initiales et la concrétisation du programme. Cette concrétisation est d autant plus réelle que la réalisation de bon nombre de projets est en train de se faire ou se fera en L équipe de programme GUS rédige un bilan concernant le déroulement du programme et il devrait être disponible aux alentours de fin juin Ce rapport évaluera d une part l état des lieux de chacun des projets et d autre part apportera une vision d ensemble sur le programme. Ce bilan doit être pris en compte comme source d information lors de l audit. 5 Objectifs Comme nous l avons déjà mentionné, l objectif principal de cet audit est l évaluation de l atteinte des objectifs du programme GUS. Les résultats de l audit devront être consolidés dans un rapport d audit intégrant les observations de l auditeur mais également les points d amélioration et les leçons apprises qu il aura identifiés. 4/11

5 Plus concrètement, cet audit doit pouvoir satisfaire les objectifs suivants : 1. Priorités de la Direction La Direction de l OFS désire disposer d un regard extérieur et neutre sur le programme GUS et pouvoir ainsi tirer un bilan objectif sur le développement de ce dernier. 2. Atteinte des objectifs Il faut s assurer de manière pragmatique que le programme GUS réponde aux objectifs fixés, mentionnés au point Evaluation des risques possibles du programme GUS pour l OFS Les risques possibles identifiés par le service QP sont les suivants : l utilisation des données secondaires ne permet pas de décharger les fournisseurs de données ni de réduire les coûts de productions des statistiques ; les informations statistiques ne répondent pas aux exigences des clients et des normes légales ; l harmonisation du système de production n a pas généré une optimisation des processus ; 4. Identification de leçons apprises au cours du programme Il faut également s assurer que l expérience vécue par les collaborateurs lors de la réalisation du programme permette l identification des principales leçons apprises à ce sujet, de sorte à faciliter et optimiser le déroulement de futurs projets ou programmes à l OFS. Afin d atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus, l audit doit mettre un accent particulier sur les thématiques suivantes : 1. gestion du programme GUS ; 2. satisfaction des clients ; 3. optimisation des processus ; 4. améliorations à mettre en place pour optimiser le système et leçons apprises ; 5/11

6 6 Dimensions et critères de l audit Afin de mesurer les objectifs cités au chapitre 5, les dimensions proposées pour l audit sont les suivantes : Thématique 1 : gestion du programme GUS Gestion du programme ; Utilisation des ressources ; Thématique 2 : satisfaction des clients Déchargement des entreprises ; Utilisation de données secondaires ; Offre en information ; Satisfaction des utilisateurs des informations statistiques ; Adéquation avec les normes européennes ; Thématique 3 : optimisation des processus Diminution des coûts et optimisation des processus de production ; Qualité des données ; Thématique 4 : améliorations à mettre en place pour optimiser le système et leçons apprises Propositions d amélioration et développements futurs ; Leçons apprises pour de futurs projets à l OFS ; Les critères d évaluation des dimensions de l audit sont définis en annexe 1. 7 Planification de l audit La planification souhaitée par l OFS prévoit que le déroulement de l audit se passe essentiellement entre les mois de juillet à novembre (phase de clôture y compris). Rapport final du chef de projet GUS Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Appel d offre pour le choix d un partenaire externe Evaluation des offres et choix du partenaire externe Mise en place de l audit en discussion avec le partenaire externe Réalisation de l audit Clôture de l audit 8 Réalisation de l audit Après le choix et l acceptation par l OFS du mandataire, ce dernier s occupera dès ce moment des différents aspects de l audit : 1. Déclenchement de l audit (juillet 2012) Nomination de l équipe d audit Détermination de la faisabilité de l audit Constitution de l équipe d audit 6/11

7 Établissement du premier contact avec l audité 2. Réalisation de la revue des documents (juillet 2012) Revue des documents pertinents y compris le bilan rédigé par l équipe du programme GUS Evaluation de leur adéquation par rapport aux critères d audit définis 3. Préparation des activités d audit (juillet 2012) Préparation du plan d audit en fonction du cahier des charges Attribution des tâches au sein de l équipe d audit Préparation des documents de travail 4. Réalisation des activités d audit (août-octobre 2012) Réunion d ouverture Communication pendant l audit Rôle & responsabilité des guides et des observateurs Recueil et vérification des informations Constats d audit Préparation des conclusions d audit Réunion de clôture 5. Préparation, approbation et diffusion du rapport d audit (novembre 2012) Préparation du rapport d audit Présentation à la direction du rapport d audit Approbation et diffusion du rapport Définition de la suite des travaux 6. Clôture de l audit GUS (novembre 2012) Proposition pour la priorisation des actions d amélioration Proposition d une planification 9 Cahier des charges 9.1 Critères nécessaires Expérience dans la réalisation d audits de programmes (ou de grands projets) : - organisationnels ; - informatiques ; - relatifs à l optimisation de processus et de système de gestion de la qualité ; Connaissance en gestion de grands projets transversaux ; Connaissances générales de l OFS et de ses principales activités ainsi que de l administration fédérale ; Excellentes connaissances en allemand et en français de chaque personne de l équipe d audit ; Connaissances des lignes directrices pour l audit des systèmes de management de la norme ISO : 2002 ; 9.2 Construction de l offre En vue d examiner de manière comparable les offres des soumissionnaires, l offre doit contenir des informations au moins sur les éléments suivants : indications concernant l entreprise (nom, adresse, activité, prospectus détaillé, intervenants et responsables) ; preuve d expérience dans le secteur des audits pour les domaines énoncés, liste de réalisations dans ces domaines ; 7/11

8 présentation de l'équipe de projet (qualifications, expérience professionnelle dans le domaine de l audit) ; proposition d approche pour le chapitre 6 et l annexe 1 ; planification des travaux (jalons et livrables intermédiaires) ; établissement du budget détaillé. Le budget a été évalué lors d une première estimation à CHF 80' Les montants sont en francs suisses (y compris la TVA). L offre doit contenir un récapitulatif des coûts et prendra en compte également les frais et autres dépenses éventuellement liées. Par ailleurs, l offre doit être soumise en allemand ou en français. 10 Modalités administratives 10.1 Renseignements sur le cahier des charges Nous demandons aux soumissionnaires de soumettre leurs questions au donneur d'ordre par jusqu au Les réponses seront données au plus tard le , avec copie à tous les autres soumissionnaires. Il ne sera répondu à aucun appel téléphonique Adresse du donneur d ordre L'offre doit être soumise par écrit (signée par des personnes autorisées) jusqu'au (cachet de la poste faisant foi) à : Office Fédéral de la Statistique Milos Schaer Etat-major, service Qualité et Processus Espace de l Europe 10 CH-2010 Neuchâtel milos.schaer@bfs.admin.ch En même temps, l'offre sous forme électronique doit être envoyée au donneur d'ordre Evaluation des offres Les critères d évaluation sont : La qualité de l offre, soit la compréhension et le respect du cahier des charges, l approche, les procédures et la planification proposées (40%) ; L'organisation et la qualification de l'équipe de projet (30%) ; Le rapport entre coûts et prestation offerte (20%) ; L impression globale de l offre (10%) ; L attribution de l offre se fera au plus tard le et le soumissionnaire retenu sera informé par écrit. Si nécessaire et en vue de compléter son opinion sur le soumissionnaire et sa capacité à mener à bien cet audit, l OFS se réserve la possibilité de le rencontrer et ce, avant toute acceptation de l offre. 8/11

9 11 Dispositions générales Le mandat est soumis aux conditions contractuelles générales de la confédération (CGC) pour des contrats de prestation de service. Celles-ci peuvent être téléchargées à l adresse : en allemand et en français. Les conditions générales de l entreprise qui répond à l appel d offre ne sont pas applicables. Nous vous prions donc de ne pas joindre vos conditions générales à votre réponse. Aucune indemnisation ne sera accordée pour l établissement des offres. Le donneur d ordre effectue les paiements dus dans un délai de trente jours après réception de la facture. Le paiement a lieu en francs suisses. Tous les soumissionnaires seront informés par le demandeur d offre s ils ont été retenus ou non. Il n y a pas de recours possible contre la décision d adjudication (procédure de soumission). 9/11

10 Annexe 1 : liste des critères d audit Les critères d évaluation des dimensions de l audit sont les suivants : No Critères 1 Gestion du programme 1.1 Respect des délais : -quelle était la planification initiale du programme? -quels sont les grands jalons du programme? -est-ce que cette planification a pu être respectée? si non, quelles ont été les causes des déviations? 1.2 Priorisation des tâches : -quels étaient les développements prioritaires initialement prévus? -pourquoi l accent a-t-il été mis sur ces priorités? -comment a été gérée la priorisation des tâches? -est-ce que les développements prévus on pu être mis en place? 1.3 Gestion du savoir-faire : est-ce que les processus de production et de management du futur système, l expérience acquise (lessons learned) et les connaissances des collaborateurs sont documentés proprement et facilement accessibles par tous? 1.4 Communication interne et externe -par quel canal, à quelle fréquence et sur quelles thématiques s est fait la communication vers les équipes de projet? -par quel canal, à quelle fréquence et sur quelles thématiques s est fait la communication vers la direction de l OFS? -par quel canal, à quelle fréquence et sur quelles thématiques s est fait la communication externe, en particulier vers les médias, les livreurs de données et les instances politiques potentiellement concernées? 1.5 Passage vers les activités courantes : comment est-ce que les collaborateurs ont été préparés pour le passage de programme à activité courante? 2 Utilisation des ressources 2.1 Ressources humaines : -quelles étaient les ressources humaines initialement planifiées (internes et externes)? -combien de ressources ont été finalement utilisées? Comment expliquer cette différence? -comment (sur quelles activités) ont été allouées les ressources humaines? 2.2 Ressources budgétaires : -quelles étaient les ressources budgétaires initialement planifiées? -combien de ressources ont été finalement utilisées? Comment expliquer cette différence? -comment (sur quelles activités) ont été allouées les ressources budgétaires? 3 Déchargement des entreprises 3.1 Quelle était la situation avant le programme? Peut-on quantifier cette situation? 3.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme (ex. réduction de 10% du nombre d entreprises interrogées)? 3.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 3.4 Que disent les entreprises à ce sujet? Sont-elles satisfaites? 4 Utilisation de données secondaires 4.1 Quelle était la situation avant le programme? Peut-on quantifier cette situation? 4.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme? 4.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 5 Offre en information 5.1 Quelle était la situation en termes d offres de services et de produits avant le programme? Peut-on quantifier cette situation? 5.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme (ex. publication de variables supplémentaires, nouveaux services à la demande, publication plus rapide)? 5.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 10/11

11 6 Satisfaction des utilisateurs des informations statistiques 6.1 Quel était le niveau de satisfaction des clients (en interne et en externe) avant le programme? 6.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme (ex. augmentation de 10% du taux de satisfaction des clients)? 6.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 7 Adéquation avec les normes européennes 7.1 Quelle était la situation avant le programme concernant les exigences d Eurostat? Quel était l écart entre l output produit par l OFS à l époque et ce qui était demandé par Eurostat? 7.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme (ex. intégration de certaines nouvelles variables, fréquence des publications plus rapide, etc.)? 7.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 8 Diminution des coûts et optimisation des processus de production 8.1 Quels étaient les moyens financiers et les ressources utilisés avant le programme GUS? Quels étaient les processus les plus coûteux ou demandant le plus de ressources? 8.2 Quel était l objectif mesurable visé par le programme (ex. diminution de 10% des ressources à disposition)? Quels étaient les processus et les productions statistiques principalement visés? 8.3 Quelle est la situation actuellement? Est-ce que cet objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 9 Qualité des données 9.1 Quelle était la qualité des données avant le programme GUS? Quels étaient les principaux problèmes de qualité en termes d input (fiabilité des données, problèmes de plausibilisation, de correction ou d imputation des données, etc.) et d output (cohérence, fiabilité, représentativité de l objet d étude, etc.)? 9.2 Quel était l objectif mesurable du programme GUS à ce sujet? 9.3 Quelle est la situation actuelle? Est-ce que l objectif est atteint? Peut-on le mesurer? 10 Propositions d amélioration et développements futurs 10.1 En fonction du niveau d atteinte des objectifs, quels sont les aspects du programme qui doivent être encore améliorés ou développés, particulièrement en termes de processus et de productions statistiques? Comment ces derniers seront-ils gérés? 11 Leçons apprises 11.1 Quelles sont les principales leçons apprises durant la réalisation du programme? Quels sont les points et les conditions-cadres auxquels il faudra être particulièrement attentif lors de prochains projets / programmes relatifs aux statistiques des entreprises ou pour d autres statistiques? 11/11