Sommaire 18/01/ Qu entend-on par achats et approvisionnements?

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1 Sources (Hélène Guide pratique des Person, : achats de Editions et la des fonction approvisionnements, Maxima)s achats et approvisionnements Editions DunodPrésentation PME CGR ENSGSI 1 Sommaire 1. Qu entend-on par achats et approvisionnements? 2. Les achats, une fonction stratégique 1. Les enjeux financiers 2. L impact sur la performance 3. L organisation de la fonction achats 1. Les missions 2. La fonction achats dans l entreprise 4. Le processus achats 1. Description 2. Analyse des étapes Présentation CGR ENSGSI 2 1

2 Sommaire 5. Les outils et méthodes de la fonction achats 1. L évaluation du coût global 2. La négociation 3. La réduction du nombre d articles / de fournisseurs 4. L évaluation des fournisseurs 6. Approvisionnement et gestion des stocks 1. Le poids financier des stocks Présentation CGR ENSGSI 3 2. L orientation générale de l approvisionnement 3. L état du stock 4. La détermination des objectifs 5. Les méthodes d approvisionnement 1. QU'ENTEND-ON PAR ET APPROVISIONNEMENTS? L'achat désigne l'acte qui consiste à acquérir un service ou un produit, moyennant une contrepartie financière Objectif de la fonction achats : mettre à la disposition des utilisateurs internes de l entreprise des biens et services acquis à l extérieur dans les meilleures conditions de prix, délais, qualité et services requis pour l entreprise et ses clients. Présentation CGR ENSGSI 4 La fonction achats : rôle d'interface dans l'entreprise Elle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes (les autres services de l'entreprise), elle a un devoir d assistance et de conseil. 2

3 1. QU'ENTEND-ON PAR... ET APPROVISIONNEMENTS? L'approvisionnement désigne la fonction qui consiste à alimenter les sites de production industriels, elle recouvre les opérations suivantes : Le calcul de la quantité à commander et la date à laquelle cette quantité doit être livrée Le passage des commandes Présentation CGR ENSGSI 5 Le suivi des livraisons La gestion des stocks 2. LES, UNE FONCTION STRATÉGIQUE 2.1 Les enjeux financiers -Le montant des achats est généralement > 50% du CA -L'impact des gains d'achats sur le résultat est > à celui d'une augmentation du CA -Les achats constituent généralement Présentation le poste CGR le ENSGSI + 6 important du prix de revient - Toute réduction du stock constitue un gain financier sensible, si elle ne nuit pas à la réactivité de l'entreprise 3

4 EXEMPLE : IMPACT DES SUR LE RÉSULTAT DE L ENTREPRISE COMPTE D ORIGINE Compte de résultat K K % du CA Chiffre d affaires % Coût matière (achats-appro) % Coût main-d oeuvre % Autres frais variables % Total coûts variables % Marge sur coûts variables % Présentation CGR ENSGSI 7 Frais généraux 50 5 % Frais financiers % Frais fixes % Marge nette 20 2 % EXEMPLE : IMPACT DES SUR LE RÉSULTAT DE L ENTREPRISE COMPTE RÉVISÉ Compte de résultat K K % du CA Chiffre d affaires % Coût matière (achats-appro) % Coût main-d oeuvre % Autres frais variables % Total coûts variables % Marge sur coûts variables % 8 Frais généraux 50 5 % Frais financiers % Frais fixes % Marge nette % L acheteur a obtenu des baisses de prix conduisant à une réduction de 3% sur les coûts matières, soit un gain de 18 k, la marge sur coûts variables a progressé de 24%, gagner 1% sur les achats équivaut, en terme de marge, à +8% du CA. 4

5 2. LES, UNE FONCTION STRATÉGIQUE 2.2 L'impact sur la performance Apport d'avantages concurrentiels aux produits fabriqués Impact sur la qualité du produit final La façon de gérer les achats est un gage de performance de l'entreprise pour les clients Présentation CGR ENSGSI 9 Un rôle décisif dans le développement des services à la clientèle Les achats ont un rôle de véhicule de l'image de l'entreprise 3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.1 Les missions Satisfaire les besoins internes de l'entreprise Assister les utilisateurs dans la définition et la formulation de leurs besoins Consulter et sélectionner les fournisseurs Négocier tous les aspects de l'achat, formaliser les accords Présentation CGR ENSGSI 10 S'assurer de leur bonne exécution Régler les litiges éventuels Assurer la pérennité des sources d'approvisionnement Transmettre toutes les infos nécessaires aux appros pour l'alimentation du site de production 5

6 3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.1 Les missions Contribuer au profit de l'entreprise Rechercher le meilleur rapport qualité/service/prix Réfléchir aux meilleures quantités économiques de commande Prendre en compte le coût total de l'achat au-delà du prix affiché Optimiser la charge de travail administratif Présentation réduisant CGR ENSGSI le 11 nombre de fournisseurs et en standardisant les produits achetés 3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.1 Les missions Apporter de la valeur ajoutée aux produits fabriqués Prospecter en permanence de nouveaux fournisseurs potentiels Recueillir toutes les infos sur les marchés fournisseurs Assurer la gestion des échantillons reçus Visiter les salons professionnels Assurer une veille technologique sur les innovations Présentation CGR ENSGSI pouvant 12 s'appliquer à l'entreprise Participer à la conception des nouveaux produits en apportant la connaissance des marchés pour influencer le choix des composants 6

7 3. L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.1 Les missions Assurer la qualité de ce qui est consommé par l'entreprise Suivre la performance des fournisseurs Réaliser des audits fournisseurs Présentation CGR ENSGSI L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.2 La fonction achats dans l'entreprise La fonction achats est amenée à travailler avec beaucoup d'autres fonctions de l'entreprise du fait des missions qui lui incombent. Le schéma suivant représente les interfaces entre la fonction achats et les autres fonctions. Présentation CGR ENSGSI 14 7

8 Analyse Veille Coûts technologique de et délais valeur Délais Prévision Réception et suivi et gestion des et contrôle commandes stockspièces Mise Dépannage de en rechange service INTERFACES ENTRE LES ET LES AUTRES FONCTIONS Besoin Marketing Devis client Transports Incoterms Douane Paiements Evaluations fournisseurs financières Présentation Suivi Homologation Notation CGR fournisseurs ENSGSI L'ORGANISATION DE LA FONCTION 3.2 La fonction achats dans l'entreprise Un rôle fédérateur dans l analyse des besoins Chaque service de l entreprise a des besoins d achats (la production, les services administratifs et financiers, l informatique ). La fonction achats est transversale, cela lui permet d analyser les besoins de l ensemble des services de l entreprise. Elle contribue à la coordination, la planification et l anticipation des besoins. La globalisation et la redéfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des coûts. Un rôle de négociateur et de contrôle Le rôle des achats est de s assurer que la commande est conforme et de se prémunir contre toute dérive (qualité, prix, délai, paiement ). En cas de litige, l acheteur doit être là pour trouver une solution ou un compromis, il est l interlocuteur privilégié du fournisseur. Présentation CGR ENSGSI 16 Un rôle d optimisation des coûts L acheteur est en charge de réduire les coûts liés à la consultation, la passation de commande, au suivi (délais, contrôles, réception, paiement, SAV ) Un rôle de conseil La transversalité de la fonction achats l amène souvent à jouer un rôle de conseil auprès des autres fonctions de l entreprise qu elle doit considérer comme ses clients toujours dans un esprit de service. 8

9 4. LE PROCESSUS 4.1 Description Présentation CGR ENSGSI LE PROCESSUS 4.2 Analyse des étapes : La définition des besoins Elle est formalisée par le cahier des charges Par exemple : L entreprise souhaite renouveler son parc de téléphones portables. Le responsable téléphonie rédige son cahier des charges précisant : - La quantité à commandes - Le type de matériel et les caractéristiques techniques exigées - La qualité et les délais de livraison souhaités - L enveloppe budgétaire prévue Présentation CGR ENSGSI : Les appels d offres Le service achats lance des consultations auprès des fournisseurs potentiels. Les offres sont comparées dans un tableau de synthèse. 9

10 4. LE PROCESSUS 4.2 Analyse des étapes : Négociation Elle mène au choix du fournisseur qui propose le produit répondant au mieux aux besoins : Passation de la commande et suivi La commande rappelle le descriptif du produit et les conditions financières et commerciales négociées. Le suivi comprend le contrôle de l accusé de réception de commande, il permet de vérifier que le fournisseur répond au besoin défini et que les délais 19 de livraison sont respectés. La relance peut être nécessaire pour s assurer du respect du délai : Réception, contrôle et facturation A la livraison, on vérifie la conformité à la commande (quantité, qualité ). Un bon de réception est transmis à la comptabilité pour contrôle de la facture par rapport à la commande avant paiement. 5.1 L évaluation du coût global Le coût facturé Le prix d achat Le prix des outillages, pièces de rechange, accessoires Le coût de mise à disposition (conditionnement, emballage, transport, assurances ) Le coût d acquisition Présentation CGR ENSGSI 20 = coût de passation de commande Le coût du temps passé Le coût d utilisation des appareils Le coût des documents et fournitures 10

11 5.1 L évaluation du coût global Le coût de possession Les frais de stockage Les pertes sur stock Les frais financiers Le coût de non qualité Le coût de destruction Présentation CGR ENSGSI 21 Exemple de coût global Une entreprise consomme chaque année 1000 articles A, d un prix unitaire rendu HT de 300. Son coût d acquisition est de 100 par commande Son coût de possession représente 20% de la valeur d achat L entreprise passe 4 commandes par an Son fournisseur propose une remise de 5% si livraison en une fois. A-t-elle intérêt ou non à accepter la proposition? Cas 1 : 4 commandes par an Prix d achat rendu HT = 1000 x Coût d acquisition = 4 x Valeur moyenne du stock (1000/4)/2 = 125 pièces Coût de possession = (125 x 300 )x20% Coût total = Cas 2 : 1 commande par an Prix d achat rendu HT = 1000 x Coût d acquisition = 1 x Valeur moyenne du stock 1000/2 = 500 pièces Coût de possession = (500* x 285 )x20% Coût total =

12 5.2 La négociation L'état d'esprit L'acheteur doit instaurer un climat positif, coopératif et de confiance grâce à : La courtoisie de son accueil L'écoute et le respect du fournisseur La prise en compte de ses contraintes Présentation CGR ENSGSI 23 Son objectivité Son honnêteté Sa façon de ne pas imposer son point de vue Il doit aussi, avec finesse, faire sentir au fournisseur qu'il est mis en concurrence, que sa proposition ne donne pas entière satisfaction, que l'acheteur n'est pas dépendant de lui. 5.2 La négociation Le déroulement de la négociation Il comprend 3 phases : connaître, convaincre, conclure Connaître = savoir quel est le pouvoir de décision du vendeur et quelles sont ses motivations et celles de son entreprise Convaincre = commencer par les points positifs de l'offre du Présentation CGR ENSGSI 24 vendeur, les aspects les + délicats sont abordés par la suite, ne pas perdre dans la négociation de détails, ne pas révéler dès le départ ses points de désaccord au vendeur, argumenter solidement chaque requête, vendre son entreprise (potentiel achat, fidélisation, paiement rapide, évolution du CA, solvabilité...) et enfin faire des concessions sur les points secondaires afin d'obtenir un accord sur les points essentiels 12

13 5.2 La négociation Le déroulement de la négociation Conclure = L'acheteur doit conclure avant que le vendeur ne lui demande d'autres concessions, il résume à son interlocuteur tous les points convenus, il doit faire ressortir Présentation CGR ENSGSI 25 le fait que chacune des parties est gagnante, une confirmation écrite devra être rédigée et adressée au vendeur. 5.3 Réduction du nombre d'articles et de fournisseurs Action de l acheteur : pas uniquement sur les prix mais également sur les frais administratifs consacrés à la gestion des achats Réduction du nombre d'articles achetés Les avantages : - diminution du stock, l'immobilisation financière et les frais de gestion de stock sont réduits Présentation CGR ENSGSI 26 - le nombre de commandes passées diminue - simplification des réceptions et règlement des factures - négociation sur moins d'articles mais pour une quantité supérieure La méthode : vérifier avant toute création qu'un article similaire n'existe pas déjà, réfléchir à l'interchangeabilité des articles existants et proposer des substitutions 13

14 5.3 Réduction du nombre d'articles et de fournisseurs La réduction du nombre de fournisseurs Les avantages : - Suivi des fournisseurs renforcé - Implication + forte de certains fournisseurs dans l'entreprise - Baisse du nombre de commandes passées et de factures traitées - Gestion des dossiers et fichiers fournisseurs Présentation simplifiée CGR ENSGSI 27 La méthode : Cibler les fournisseurs B et C, identifier les secteurs où l'entreprise peut réduire le nombre de fournisseurs sans créer de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur unique, conserver les fournisseurs les + performants. 5.4 L'évaluation des fournisseurs Elle passe par la mesure des performances des fournisseurs, elle permet de vérifier que les fournisseurs respectent bien leurs engagements. Elle concerne en priorité les fournisseurs stratégiques (fournisseurs A) ou des fournisseurs avec lesquels l'entreprise rencontre des problèmes. Les critères d évaluation : factures...)présentation CGR ENSGSI 28 Qualité (niveau de la qualité, régularité de la qualité) Prix (niveau de prix // la concurrence, stabilité des prix, délais paiement) Délai (délai moyen, respect des délai) Service (SAV, réactivité en cas de dépannage, rigueur dans la gestion administrative : AR, BL, 14

15 5.4 L'évaluation des fournisseurs La méthode d'évaluation : Les critères déterminés sont évalués de 1 à 5, par exemple, ci-dessous, représentation graphique de la performance du fournisseur A par rapport au niveau exigé par l'entreprise : Rigueur administrative Réactivité dépannage Respect des délais Qualité Délai moyen Constance de la qualité Présentation CGR ENSGSI 29 Note Prix/concurrence Objectif Stabilité des prix 5.4 L'évaluation des fournisseurs Le diagramme : Rigueur administrative Réactivité dépannage Respect des délais Délai moyen Objectif Présentation CGR ENSGSI 30 Stabilité des prix Note Prix/concurrence Constance de la qualité Qualité

16 6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6.1 Le poids financier des stocks Le coût du stock comprend : - les frais financiers dus à l'immobilisation financière (env. 7 à 8% par an) - Les risques de perte (accidents de manutention, dégradations au cours du stockage, disparitions, obsolescences dues aux évolutions techniques ou modifications...) - Les frais d'assurance calculés en fonction du montant du stock - Les frais liés à l'existance du magasin (magasinier, matériel de manutention, surface de stockage...) Présentation CGR ENSGSI 31 On considère que le stock coûte chaque année 20% de sa valeur moyenne. Le taux de détention moyen en PMI est de 15 à 20%. Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ , son coût de stockage est chaque année de 20% soit APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6.1 Le poids financier des stocks Par ex. : Une entreprise dispose d'un stock permanent d'environ , son coût de stockage est chaque année de 20% soit Toute réduction du stock génère une économie d'environ 20% du montant de la réduction du stock. Par ex : Si l'entreprise parvient a réduire son stock à , il ne lui coûte plus que chaque année ( x 20%), elle Présentation CGR ENSGSI 32 réalise donc une économie de ( ). 16

17 6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6.2 Orientation générale de l approvisionnement Elle se définit selon deux critères : -Le taux de service : c est le nombre de produits livrés / le nombre de produits demandés. Il devra s approcher au maximum de 100% -Le niveau de stock : il doit être le plus bas. Présentation CGR ENSGSI 33 L idéal étant de mettre en place un système qui permette à la fois de réduire le stock et de maintenir un taux de service élevé. 6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6. 3 L état du stock Afin de pouvoir fixer des objectifs clairs, il faut connaître les caractéristiques du stock : -La valeur moyenne du stock : si cette valeur sur l année est relativement constante, on pourra prendre comme moyenne du stock sa valeur à l instant «t». Sinon on prendra comme référence le niveau de stock au dernier inventaire. -Le nombre de jours de stock : c est le rapport Présentation entre CGR ENSGSI la valeur 34 moyenne du stock et la consommation annuelle de matières : = (Valeur du stock / Conso d une année) x 360 jours -Le taux de rotation : c est l inverse du nombre de jours : = Conso d une année / Valeur du stock 17

18 6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6. 4 La détermination des objectifs Ces objectifs sont suivis au moyen d un tableau de bord, ils pourront concerner : la valeur du stock global, la valeur du stock pour certaines familles, la rotation ou le nombre de jours du stock, le taux de service. -Le taux de service: = nombre de produits livrés / le nombre de produits demandés A défaut il peut être exprimé en nombre maximum de ruptures, 35 par ex. Niv 1 autorisé, 2 pas plus de 10 fois/an 4 interdit : Niveau 1 : Rupture de stock sans conséquence pour la production Niveau 2 : Rupture de stock nécessitant un dépannage en urgence auprès d un fournisseur ou confrère Niveau 3 : Rupture de stock nécessitant une modification du planning de production Niveau 4 : Rupture de stock entraînant un arrêt de la production 6. APPROVISIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS 6. 5 Les méthodes d approvisionnement Le recomplètement périodique : on détermine une périodicité de passage des commandes et un niveau de recomplètement du stock. A chaque date d appro fixée, on commande la quantité correspondant entre le stock actuel et le niveau de recomplètement Le stock minimum : on commande lorsque le stock atteint un seuil, la quantité à commander est fixée à l avance Présentation CGR ENSGSI 36 Le MRP : Material Requirement Planning = planning des composants nécessaires. La méthode est basée non plus sur le niveau de stock actuel ou l historique des consommations. On approvisionne ce dont on a réellement besoin, il faut connaître ses besoins futurs de produits finis et la décomposition de chacun des produits finis en sous-ensembles et composants achetés. 18

19 Merci de votre attention! Avez-vous des questions?a Présentation CGR ENSGSI 37 19