Mois Candidat Etablissement d origine Etablissement d accueil

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1 ADMISSION POST-BAC 2013 NOTE TECHNIQUE ANNEXE 3 SAIO - Novembre 2012 Réf : c LE SITE «ADMISSION POSTBAC» EST ACCESSIBLE : Aux élèves à l adresse (site candidats) pour consulter l information sur les formations et se porter candidat ; Aux établissements d origine et d accueil à l adresse (site établissements), avec un identifiant (n UAI de l établissement) et un mot de passe. Si le mot de passe n a pas été conservé, contacter le SAIO. L administrateur du site établissement gère les opérations à réaliser dans APB et crée les comptes des utilisateurs. Les professeurs et les chefs d établissement disposent d un accès en tant qu utilisateurs avec un identifiant et un mot de passe spécifiques communiqués par l établissement. Ils assurent le suivi des classes et la saisie des notes et des appréciations en ligne. GUIDES ET INFORMATIONS Pour chacune des opérations à réaliser au cours de la procédure, des guides d utilisation de l application sont accessibles : - aux élèves, sur la page d accueil du site candidats ; - aux établissements d origine et d accueil, sur le site de gestion des établissements, rubrique «informations», onglets «guide» et «informations générales». Des informations importantes sont diffusées régulièrement sur le site de gestion des établissements sous l onglet «Fil info». L administrateur peut cocher les utilisateurs destinataires de ces informations dans la rubrique «comptes» et «gestion des utilisateurs». Les guides académiques du candidat et du professeur principal sont transmis par le SAIO. Ils sont également consultables sur le site de l académie: rubrique orientation / les grandes étapes de l orientation. SIGNALE : Les dossiers des élèves de Terminale seront initialisés par une remontée SIECLE de l établissement entre le 1 er décembre 2012 et le 15 janvier Les élèves ne pourront pas s inscrire sur APB si la remontée n a pas été effectuée. Ils n auront ainsi plus à saisir leur scolarité. S ils constatent une erreur, l établissement aura la possibilité de corriger. NOUVEAUTE : Un accès au site de test d APB est mis à disposition des établissements d origine afin de familiariser les élèves de Première à l application : REMONTEE DES NOTES DE PREMIERE ET TERMINALE L expérimentation de la remontée automatique des notes pour les bacs généraux et les bacs technologiques est reconduite en 2013 sur la base du volontariat des établissements d origine. NOUVEAUTE : Cette année, la remontée automatique des notes pour les bacs professionnels est également possible. Les établissements sont fortement incités à utiliser cette procédure afin d anticiper la dématérialisation ultérieure des dossiers. Un document est mis à disposition des établissements d origine, afin de les aider à préparer la remontée de notes en amont, notamment au moment de la configuration de leur logiciel de gestion de notes. Ce document est disponible en ligne dans «informations générales». IMPORTANT : La charte signée par les établissements d accueil précise que ceux-ci s engagent à ne pas procéder à des admissions parallèles dans les formations qui recrutent par la procédure APB. CONTACTS UTILES : La messagerie accessible par la rubrique «nous contacter» permet un lien télématique direct avec le SAIO. 1/6

2 DETAIL DES OPERATIONS Mois Candidat Etablissement d origine Etablissement d accueil Octobre Novembre Décembre Information - conseil sur les formations après le baccalauréat auprès du conseiller d orientation-psychologue, du professeur principal, du CIO. A partir du 3 décembre : Accès à l information sur le site admission post-bac : - information sur la procédure : consultation du «guide du candidat» en ligne - recherche dynamique de formations (selon des critères géographiques, types de formation ou spécialités) - information sur les formations et les établissements Consultation du «guide du candidat» du SAIO en ligne sur le site de l académie (rubrique orientation). Organisation de séances d Information sur les formations, les parcours possibles dans les voies de l enseignement supérieur, l insertion professionnelle Début décembre et obligatoirement avant le 15 janvier : - Remontée des données SIECLE par les établissements d origine. Attention : Les élèves ne pourront pas s inscrire sur APB si la remontée n a pas été effectuée. Dans les jours qui suivent les conseils de classe du 1 er trimestre de terminale et avant le 1 er février : Remontée des notes et appréciations du premier trimestre de terminale par les établissements volontaires. Courant décembre : - Organisation de réunions d information pour les élèves (premières, terminales) et les enseignants - Sensibilisation des élèves à la démarche, aide à la réflexion par les membres de l équipe éducative (professeur principal, COP, CPE ) - Distribution à chaque élève de terminale du guide après- bac 2013 de l ONISEP Grenoble - Mise en ligne des guides APB 2013 du candidat et du professeur principal élaborés par le SAIO - Mise à disposition d ordinateurs avec connexion Internet pour les élèves de terminale. Du 2 novembre au 30 novembre : Paramétrage des formations - Mise à jour et vérification sur le site admissionpostbac des données concernant le descriptif de l établissement et de ses formations - Validation du récapitulatif de paramétrage, sachant qu une formation ne pourra apparaître aux candidats sur le module de recherche que lorsque la validation du paramétrage aura été effectuée. - Actualisation du site de l établissement et saisie de l adresse Internet de ce site afin qu un lien puisse être établi sur APB 2/6

3 Janvier Février Mars Du 20 janvier au 20 mars : Saisie, validation et classement des vœux Le candidat constitue son dossier : Il vérifie (ou renseigne) les rubriques sur son identité, ses coordonnées, sa scolarité actuelle. Il sélectionne ses candidatures (L1, BTS, DUT, CPGE.) à partir des menus déroulants. Il classe ses candidatures selon sa préférence (il pourra modifier l ordre de ses vœux jusqu au 31 mai). Il peut déjà commencer à valider ses candidatures (il pourra le faire jusqu au 2 avril). Rappel : Un vœu validé ne peut plus être retiré de la liste. Il peut ne pas être classé mais il continue à compter dans le nombre de vœux autorisés. La validation n interdit pas la modification de certains éléments du dossier (CV, lettre de motivation ) jusqu à la date limite (le 2 avril). 20 janvier : Début de la phase d orientation active pour les vœux L1. 20 mars : Fin de l enregistrement des candidatures. Jusqu au 2 avril : Le candidat complète son dossier : Il termine la validation de ses candidatures Il imprime ses fiches de candidatures et éventuellement ses fiches internat Il saisit les informations relatives aux dossiers dématérialisés (saisie de notes, lettres de motivation, ) Il rassemble les pièces constitutives de ses dossiers-papier de candidature (lettres de motivation, bulletins scolaires, fiches de candidature, ). Remarque : la fiche pédagogique est facultative pour les candidats déjà bacheliers. Il envoie lui-même ses dossiers-papier Jusqu au 20 janvier : - Saisie des intitulés des classes de terminale et du nom des élèves (pour les établissements ne figurant pas dans la BEA) - Vérification de la saisie du numéro OCEAN des élèves. - Saisie des noms des professeurs par matière et par classe de terminale. Du 20 janvier au 20 mars : Suivi et accompagnement des élèves de Terminale dans leurs démarches d inscription par le professeur principal et le conseiller d orientationpsychologue. Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs démarches. Il peut ainsi vérifier si les élèves : - ont constitué un dossier Internet d inscription, - ont sélectionné des candidatures, - ont imprimé leurs fiches de candidature. Il n a pas connaissance des demandes exactes (seulement les types de formations demandées) ni de l ordre des vœux retenu par l élève. L établissement d origine accède aux mêmes fonctionnalités que le professeur principal mais pour l ensemble des classes de terminale de son établissement. 20 janvier : Début de la phase d orientation active pour les vœux L1 Du 20 janvier au 20 mars : Suivi statistique des inscriptions L établissement peut suivre la progression du nombre d inscriptions pour ses formations. Il dispose également de données l informant sur la progression des inscriptions sur l ensemble des établissements qui proposent la même formation. Du 1 er mars au 2 avril : Saisie en ligne des notes et appréciations par les professeurs et de l avis par le chef d établissement sur la fiche pédagogique. - Il est recommandé de commencer cette saisie à partir du 21 mars car les élèves peuvent ajouter des candidatures jusqu au 20 mars. - Les appréciations sont modulables en fonction du type de formation. - Le professeur principal peut suivre sur le site l avancement de la saisie des notes et appréciations par les enseignants de la classe dont il a la charge. Au plus tard le 28 mars : Remontée des notes du 2 ème trimestre et mise à disposition des bulletins aux élèves. 3/6

4 2 avril : Date limite d envoi des dossierspapier. Suivi et accompagnement des élèves dans leurs démarches par le professeur principal et le conseiller d orientation-psychologue Du 2 avril au 30 avril : Saisie des capacités - la capacité d accueil officielle pour chaque formation (pour les STS, ce chiffre est transmis par le SAIO). - le nombre de candidats à appeler (sur-affectation généralement limitée à 20%) 4 avril : Récupération des listes des candidats inscrits pour les commissions d admission. Avril Mai Du 7 mai au 9 mai : En se connectant à son dossier électronique, le candidat peut vérifier si tous ses dossiers sont bien parvenus dans les établissements destinataires et s ils sont complets. 31 mai : Fin de la possibilité d ordonner les vœux. Les établissements ont accès aux fichiers Excel candidats (un par formation). Pour chaque candidat, le fichier mentionne des renseignements sur la scolarité actuelle, la fiche pédagogique comportant les notes et avis saisis par les professeurs (pour les élèves de terminale), le bac d origine et la mention (pour les candidats déjà bacheliers),. Ces fichiers permettent aux établissements de faire des tris informatiques pour préparer le travail des commissions d admission. Remarque : L ordre des vœux n est pas communiqué. De la mi-avril au 6 mai : Pointage des dossiers reçus Ce pointage se substitue à l envoi d un accusé de réception. Pour les dossiers incomplets, l établissement doit impérativement cocher en ligne les pièces manquantes. A partir du 16 mai : Saisie du nombre de places à pourvoir (= capacité d accueil moins nombre de redoublants). Du 7 mai au 30 mai : - Organisation des commissions d admission - Classement des dossiers - Saisie des classements arrêtés par les commissions d admission : un numéro d ordre ou la mention NC (non classé) doit être attribué à chaque candidature Le 30 mai (délai impératif) : Date limite de retour des classements pour toutes les formations sélectives. 4/6

5 Juin Juillet Du 13 juin au 14 juillet : Propositions d admission Il y a trois phases successives. A chaque phase, au mieux, une seule proposition est faite au candidat, la meilleure possible par rapport à sa liste de vœux, sachant que les vœux moins bien classés s annulent automatiquement. Exception : S il obtient la mention «en attente de contrat» pour une formation par apprentissage, il conserve la possibilité de recevoir une proposition d admission sur un vœu moins bien classé. Le candidat se connecte à son dossier électronique pour savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, il doit y répondre dans un délai de 120 heures (5 jours). Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. 1 ère phase : du 13 juin 14h au 18 juin 14h 2 ème phase : du 27 juin 14h au 2 juillet 14h 3 ème phase : du 14 juillet 14h au 19 juillet 14h Quatre réponses sont possibles : OUI définitif : le candidat accepte la proposition et aucune autre proposition ne lui sera faite. Suivi et accompagnement des élèves : - Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs réponses aux propositions d admission qu ils reçoivent. - Certains candidats omettent de se connecter pour répondre. Dans ce cas apparaît la mention «en attente de réponse». Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. A partir du4 juin : Phases de simulation (avant chaque phase de proposition) : L établissement prend connaissance des données disponibles sur le site afin de réajuster si nécessaire le nombre de candidats souhaité (effectif avec suraffectation) Du 13 juin au 19 juillet : Phases de proposition d admission : Suivi statistique des admissions (rubrique : suivi admission mode réel) 1 ère phase : - Simulation : du 4 juin au 11 juin midi - Admission : le 13 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 18 juin 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 20 juin 14h 2 ème phase : - Simulation : du 21 juin au 25 juin midi - Admission : le 27 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 2 juillet 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 4 juillet 14h OUI MAIS : le candidat accepte pour l instant mais il maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il doit alors participer à la phase suivante. Si, lors de la phase suivante, il souhaite rester en OUI MAIS, il doit impérativement confirmer cette réponse sous peine d être considéré comme démissionnaire. Si une formation mieux placée lui est proposée ultérieurement, il perdra automatiquement ses droits sur la proposition actuelle. 3 ème phase : - Simulation : du 9 juillet au 12 juillet midi - Admission : le 14 juillet 14h - Réponse des candidats avant le : 19 juillet 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 22 juillet 14h 5/6

6 Juin Juillet NON MAIS : le candidat refuse la proposition mais maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il n est pas sûr d avoir une autre proposition et il ne pourra plus être admis dans la formation qu il refuse ni dans les formations moins bien classées. DEMISSION Générale : l élève ne se porte plus candidat pour les formations gérées dans l application. Il convient de s assurer qu il a bien d autres projets. Rappel : Lors de la troisième phase, seules deux réponses sont possibles pour les formations à temps plein : «OUI définitif» ou «DEMISSION». Exception : La réponse «OUI MAIS» reste possible jusqu à début septembre uniquement si le candidat a obtenu la mention «en attente de contrat» pour une formation par apprentissage dans sa liste de vœux. Inscription dans l établissement : après avoir répondu «oui définitif» à une proposition d admission, le candidat se conforme aux instructions qui lui sont données sur le site par l établissement pour l inscription administrative. Saisie des inscriptions administratives lors de l inscription administrative des élèves. Fin Juin Juillet Août Septembre 28 juin : Début de la procédure d admission complémentaire Elle s adresse aux candidats qui n ont pas eu de proposition d admission ou qui n avaient pas fait acte de candidature dans les délais. Cette procédure est entièrement informatisée. Le candidat constitue un dossier Internet s il ne l avait pas fait et saisit en ligne ses bulletins. Puis il se porte candidat sur les formations ayant déclaré disposer de places vacantes. Le candidat consulte régulièrement son dossier électronique afin de savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, jusqu au 31 août, il a une semaine pour y répondre sur le site, faute de quoi la place pourra être proposée à un autre candidat. A partir du 1 er septembre, le délai de réponse passe à 24 heures. 15 septembre : Fin de la procédure d admission complémentaire. Suivi et accompagnement des élèves sans solution pour la procédure d admission complémentaire A partir du 28 juin : Procédure d admission complémentaire : Les établissements qui disposent de places vacantes après avoir épuisé leurs listes de candidats classés s inscrivent à la procédure complémentaire. Dès qu un candidat postule pour l une de ces formations, l établissement examine le dossier électronique et décide ou non de faire une proposition d admission. Si la proposition est faite avant le 31 août, le candidat a une semaine pour répondre. A partir du 1 er septembre le délai de réponse passe à 24 heures. 15 septembre : Fin de la procédure d admission complémentaire. Dans la semaine suivant la rentrée : Saisie des présents à la rentrée. 6/6