Les accès à Admission-Postbac

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1 Guide B Les accès à Admission-Postbac Pour se connecter au site de gestion ( qui est le site des établissements d origine des élèves et des établissements d accueil, de même que pour le site SAIO ( il faut posséder un identifiant, un mot de passe et une adresse électronique. Chaque entité gestionnaire possède un administrateur qui a initialement les droits les plus étendus au sein du site de gestion pour son entité ou celles qui lui sont rattachées. Chaque SAIO reçoit les identifiants du compte administrateur par le service central (INP Toulouse) qui les transmettra à son tour à chaque entité. C est l administrateur qui a également les droits de création/gestion des comptes utilisateurs au sein de son entité. Concernant la politique de mots de passe, elle est conforme aux demandes de la CNIL : les mots de passe doivent contenir entre 8 et 20 caractères, dont au moins deux alphabétiques et deux non alphabétiques, ne pas commencer ou terminer par un espace, réutilisation impossible des trois derniers mots de passe, ne pas être identique au login, temporisation de 10 minutes entre deux changements de mot de passe, blocage du compte après 10 tentatives infructueuses de connexion, être confidentiel, possibilité de déblocage de compte et de réinitialisation de mot de passe avec envoi d un nouveau mot de passe provisoire à l adresse électronique du titulaire du compte : - par l'administrateur APB de l établissement pour les utilisateurs de l'établissement, - par le SAIO de l'académie, pour un compte administrateur sur le site de gestion, - par l'administrateur du compte SAIO pour un utilisateur du site SAIO, - par le service central pour le compte de l'administrateur du site SAIO d'une académie, - par l'administrateur de la base de données pour les utilisateurs du service central. On trouvera dans les pages suivantes : B-1 LE COMPTE ADMINISTRATEUR... 2 B-2 CREATION DES COMPTES UTILISATEURS (Administrateur seulement)... 4 B-3 COMPTE D UN UTILISATEUR /11/2012

2 2 B-1 LE COMPTE ADMINISTRATEUR Objectif : Personnalisation du Compte Administrateur qui a accès à l ensemble des fonctionnalités du site en lecture et écriture et définit les profils des Comptes Utilisateurs de l établissement. Le login de l administrateur correspond au numéro UAI de l établissement (ancien code RNE), c est celui de l entité gestionnaire, si un regroupement a été demandé. En cas de perte de votre mot de passe, contactez votre SAIO qui vous communiquera un mot de passe provisoire. S il s agit d une première connexion, l administrateur devra renseigner ses informations personnelles, activer l adresse mail et personnaliser le mot de passe provisoire. La connexion sera alors établie. Ecran 1 / Choix du profil Lorsque l entité est à la fois établissement d Origine et établissement d Accueil la page d accueil permet de sélectionner le profil auquel vous souhaitez vous connecter. Vous pourrez basculer d un profil à l autre en cliquant sur Changer de profil. Ecran 2 / Le site de gestion : les différents onglets pour les établissements d origine Ecran 3 / Onglet : Comptes / Rubrique : Informations personnelles A partir de l onglet Comptes vous pouvez visualiser et modifier : vos Informations personnelles. Il est vivement recommander d indiquer votre fonction au sein de l établissement ainsi que votre ligne téléphonique «directe» (ce n de téléphone est rarement utilisé, il permet cependant au service central et au SAIO de prendre rapidement contact avec les personnels de l établissement en cas de besoin urgent) et de maintenir à jour ces informations. La modification de l adresse mail entrainera l envoi d un nouveau code d activation.

3 3 Cliquez ici pour modifier les données Par défaut, l administrateur est destinataire du fil info. Cliquez sur [Valider] pour enregistrer les modifications Ecran 4 / Onglet : Comptes / Rubrique : Mot de passe Comment modifier mon mot de passe? Saisir le nouveau mot de passe et cliquer sur [Valider] Le mot de passe doit respecter les contraintes imposées par la CNIL, consulter la liste page 1. Lorsque le nouveau mot de passe est enregistré, l écran suivant apparaît. Cliquer sur [Continuer]

4 4 B-2 CREATION DES COMPTES UTILISATEURS (Administrateur seulement) Objectif : 1/Création d un Compte Utilisateur et définition des droits 2/Gestion courante d un compte utilisateur : modifier, supprimer un compte, réinitialiser un mot de passe Depuis novembre 2011, on considère comme «Utilisateur», toute personne (hormis l administrateur) ayant besoin de se connecter au site de gestion. Par exemple l entité «Chef d établissement» a disparu au profit d un «Utilisateur» à qui l administrateur attribue des droits spécifiques. Pour les «Utilisateurs "Enseignants"» n ayant pas d autres droits que l accès à la saisie des appréciations en ligne consultez la fiche D-4. 1/ CREATION D UN COMPTE UTILISATEUR ET DEFINITION DES DROITS Chaque année, il convient d épurer la liste des comptes utilisateurs en supprimant les comptes inutilisés, pour cela consulter la page 7. Rubrique Gestion des utilisateurs : Ajouter un utilisateur En fonction des tâches qu il aura à effectuer sur le site, chaque membre du personnel de l établissement doit posséder un compte. Seul l administrateur peut créer ces comptes et y affecter des droits, pour cela cliquez sur [Ajouter un utilisateur]. Renseignez les champs en libre saisie (civilité, nom..). Pour le login, une des suggestions automatisées est d utiliser la forme : prénom.nom de la personne. Le login devant être unique, cliquez sur [Vérifier la disponibilité]. S il n est pas libre une proposition vous sera faite. Puis cliquez sur [Valider]. Cliquez sur le lien «Vérifier la disponibilité» pour vous assurer que le login est libre. Si tel est le cas la mention Login disponible apparaît Puis cliquez sur [Valider] Une fois le compte créé un mot de passe temporaire est attribué, ce mot de passe devra être modifié à la première connexion par l utilisateur. Les identifiants (login et mot de passe) de l utilisateur s affichent. Ils devront lui être communiqués, car ils lui seront nécessaires pour sa première connexion.

5 5 Cliquez sur [Continuer] Une fois le compte de l utilisateur créé, l application renvoie automatiquement à la page permettant de définir les droits à attribuer à cet utilisateur. Rubrique Gestion des utilisateurs : Définir les droits d un utilisateur Lors de la création d un compte utilisateur, ce dernier n a, par défaut, aucun droit. Si aucun droit n est attribué, cet utilisateur n aura pas accès aux divers onglets. Pour donner des droits ou les modifier, cliquez sur Modifier Cochez/décochez les autorisations en Lecture (pouvoir consulter) ou en Lecture/Ecriture (pouvoir saisir ou modifier) pour chaque fonctionnalité. Le lien Afficher les détails affiche la signification du droit. Cliquez sur [Valider] une fois que la sélection des droits est terminée Lorsqu il s agit d affecter des droits à un utilisateur intervenant dans un établissement d accueil, une liste de droits est à paramétrer pour chaque formation où cela s avère nécessaire.

6 6 Notion de droit exclusif : Certains droits seront attribués de manière exclusive (un seul utilisateur sera autorisé à posséder le droit en écriture). Cela se traduit de la manière suivante : - En début de session, l établissement (administrateur) possède ce droit. - Si ce droit est attribué à un utilisateur (écriture), seul cet utilisateur sera autorisé à effectuer des modifications pour la formation concernée, sur l onglet concerné. L administrateur ne sera plus autorisé à intervenir. Il devient impossible d attribuer ce droit à un autre utilisateur. - Si le droit exclusif attribué à l utilisateur est supprimé, c est l administrateur qui le récupère (il devient alors possible pour l administrateur de faire lui-même des modifications ou d attribuer ce droit à un autre utilisateur). - NB : La gestion de la rubrique Mise à jour du nombre de places et du nombre de candidats à appeler (établissement d accueil), fait l objet d une attribution de droit exclusif. C est, actuellement, le seul droit exclusif. Pour une saisie plus rapide des droits vous pouvez choisir d appliquer un profil prédéfini à cet utilisateur. Un menu déroulant vous propose de choisir le profil à appliquer, puis vous devez cocher les formations sur lesquelles vous souhaitez appliquer ce profil.

7 7 2/ GESTION COURANTE D UN COMPTE UTILISATEUR VISUALISER, MODIFIER, REINITIALISER UN MOT DE PASSE, SUPPRIMER La rubrique «Gestion des utilisateurs» affiche la liste des comptes utilisateurs existants. NB : - Chaque année, il convient de supprimer les comptes inutilisés. - Les droits et les mots de passe de l année n-1 sont maintenus pour l année n. Lorsqu un mot de passe est lisible, il s agit d un mot de passe provisoire, lorsque ce n est pas le cas, le mot de passe a été personnalisé par le titulaire du compte. - Il n est pas possible d effectuer une réinitialisation de l ensemble des comptes utilisateurs. Pour chaque compte, trois opérations sont disponibles à partir de cet écran : - Le bouton [Visualiser] : permet d accéder aux informations relatives au compte, de les modifier, de réinitialiser le mot de passe en cas de perte ou d oubli. - Le bouton [Droits] : permet de visualiser et de modifier les droits de l utilisateur. - Le bouton [Supprimer] : permet d effacer un compte utilisateur. Les liens, [Visualiser] et [Droits] permettent la visualisation/modification des données d un compte ainsi que des droits d un utilisateur, ce sont des raccourcis vers les écrans précédemment évoqués pour la création d un compte et la définition des droits, se reporter aux pages 4-5 et 6. L opération la plus fréquente est la réinitialisation du mot de passe d un utilisateur. Pour effectuer cette action, vous assurer que vous intervenez sur un mot de passe personnalisé par l utilisateur, cela se traduit par des ****** dans la colonne mot de passe. Si c est bien le cas vous pouvez alors, cliquer sur [Visualiser]. Cliquez sur [Réinitialiser], un message vous confirme la réinitialisation et affiche le mot de passe provisoire à communiquer à l utilisateur pour sa prochaine connexion. Il devra à nouveau définir son mot de passe personnel, qu il utilisera lors de ses connexions ultérieures.

8 8 B-3 COMPTE D UN UTILISATEUR Objectif : Se connecter, modifier son mot de passe, valider son adresse et visualiser ses droits. Authentification et accès à vos données personnelles Se connecter sur le site à l aide des identifiants que votre Administrateur, vous a communiqués : login et mot de passe provisoire. Saisissez comme identifiants votre login, puis votre mot de passe. Le mot de passe doit respecter les contraintes imposées par la CNIL, consultez la liste page 1. Il doit être différent du login. Vous devez définir le mot de passe, que vous utiliserez pour les connexions ultérieures. Cliquez sur [Continuer] En cas de perte de votre mot de passe, vous devez demander à votre Administrateur sa réinitialisation. Dans le cas d une réinitialisation, lors de votre prochaine connexion, il vous sera à nouveau demandé de le modifier. Cliquez sur [Continuer]

9 9 Complétez/ vérifiez les données, puis cliquez sur [Valider] Le mail est la façon la plus efficace de vous joindre en particulier en cas de perte de votre mot de passe. Pour confirmer la validité de l adresse mail mentionnée, un code d activation vous est envoyé à cette adresse. Vous devez le saisir pour valider cette adresse mail dans le champ prévu à cet effet. Entrez le code d activation, composé de lettres majuscules, reçu par mail, puis [Valider] Cliquez sur [Continuer] Si vous intervenez sur un établissement qui est à la fois établissement d Origine et établissement d Accueil, la page d accueil vous permet de sélectionner le profil sous lequel vous souhaitez vous connecter. A tout moment vous pourrez basculer d un profil à l autre en cliquant sur [Changer de profil]. Onglet Comptes / Informations personnelles

10 10 L onglet Comptes, donne accès à vos informations personnelles, il est possible de les modifier en cliquant sur le bouton Modifier Toute modification d adresse mail, entraînera l envoi d un nouveau code d activation. Onglet Comptes / Mot de passe Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, remplir les champs correspondants. NB : être vigilant sur la saisie en majuscule/minuscule. Onglet Comptes / Visualisation des droits Cette rubrique permet de visualiser la liste des droits que votre Administrateur vous a attribués. Ces derniers ne peuvent être modifiés que par votre Administrateur. [Afficher les détails] donne une définition du droit correspondant. NB : Le bouton Recharger les droits permet une mise à jour en temps réel de vos droits, lorsque votre administrateur a effectué une modification, alors que vous êtes connecté. Cette opération n est pas obligatoire, car elle se fera automatiquement lors de votre prochaine connexion. Onglet Comptes / Regrouper mes Comptes Si vous intervenez au sein de plusieurs entités, vous pouvez si vous le souhaitez, regrouper vos comptes pour n utiliser qu un seul identifiant. Le couple «login + mot de passe» sur lequel le regroupement des comptes est effectué sera celui qui sera conservé. Pour faire le regroupement des comptes, l utilisateur doit se connecter sur le compte qu il souhaite conserver.

11 11 Saisissez le login et le mot de passe du compte à regrouper avec le compte à conserver auquel vous êtes actuellement connecté, puis cliquez sur [Regrouper les comptes] Renouvelez l opération autant de fois que de comptes à regrouper. Une fois la fusion effectuée il vous sera demandé, à chaque connexion, sur quelle entité vous souhaitez travailler (les login et mots de passe des autres comptes auront été supprimés).