Dr Aser J. BODJRENOU / Dernière mise à jour : Juillet 2008 Ce document s adresse à tous les apprenants ayant un prérequis en MS Word Objectifs

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1 SUPPORT DE COURS SUR LE MODULE EXCEL Dr Aser J. BODJRENOU / Dernière mise à jour : Juillet 2008 Ce document s adresse à tous les apprenants ayant un prérequis en MS Word Objectifs spécifiques : Démarrer l application Excel. Créer un document Excel. Enregistrer un document Excel. Fermer un document Excel. Quitter un document Excel. Ouvrir un document Excel existant. Saisir un texte. Sélectionner des cellules. Effacer des cellules Supprimer des cellules, lignes et colonne. Elargir une colonne, ligne. Insérer ligne, colonne. Modifier un texte. Faire une mise en forme des cellules. Créer une formule de calcul. Utiliser une fonction de calcul. Recopier une formule. Trier des données. Mettre un document en page. Créer un en-tête et pied de page. Imprimer un document. Insérer une feuille. Renommer une feuille. Déplacer une feuille. Supprimer une feuille. Faire un graphique. Utiliser les positions relatives et absolues. Plan 1. Lancer l application Excel L environnement d Excel, les barres d outils et notions élémentaires Saisie du texte, nombres dans une cellule Se déplacer dans une feuille Sélectionner des cellules Saisie du texte et des nombres Modifier et supprimer des cellules, lignes et colonnes Modifier le contenu d'une cellule Effacer des cellules Supprimer des cellules Elargir une colonne ou une ligne Insérer et supprimer une ligne ou une colonne Mise en forme des cellules Police Alignement, Renvoie à la ligne et fusionner les cellules Mettre un encadrement Motif ou arrière plan Formule, fonction de calcul et tri des données Créer une formule de calcul Utiliser une fonction de calcul Exemples de fonctions Recopier une formule Position absolue et relative Trier des données Mise en page, aperçu et impression Orientation Marges En-tête et pied de page Aperçu avant impression Impression Manipuler les feuilles de calcul Insérer une feuille Supprimer une feuille Renommer une feuille Déplacer une feuille Graphique... 11

2 Le logiciel Excel a été conçu par la société Microsoft Windows. C est un logiciel de type tableur. Un tableur est un programme informatique capable de manipuler des feuilles de calcul. Il permet d effectuer entre autre un grand nombre de tâches différentes : gestion de bases de données, création de graphiques, analyses statistiques. 1. Lancer l application Excel - La 1 ère possibilité consiste à double cliquer sur l icône Excel situé sur le Bureau. - La 2 ème possibilité consiste à cliquer sur le menu Démarrer puis Programmes et enfin Microsoft Excel (dans certains cas vous cliquez sur MS office avant MS Excel). 2. L environnement d Excel, les barres d outils et notions élémentaires a- L interface de Excel La barre de titre 2. La barre de menu 3. La barre d outils 4. La zone de nom. 5. La barre de formules 6. Les en-têtes de ligne et de colonne Les barres de défilement horizontal et vertical 8. La cellule active 9. Les onglets de feuilles de calculs 10. La barre de défilement des onglets 11. La barre d état 12. Le pointeur 13. La poignée de recopie 7 b- Cellule, feuille de calcul et classeur L'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle une cellule. Elle est l'unité de travail des tableurs et peut contenir du texte, des nombres ou des formules de calculs. Une feuille de calcul est une grille de lignes et 256 colonnes. L'adressage des colonnes est soit numérique, soit alphabétique. (Exemple: C8 => C = colonne et 8 = ligne). Un classeur est un ensemble de feuilles de calculs. c- Barres d outils prédéfinies Il existe une dizaine de barres d outils prédéfinies selon le type d utilisation : Standard Mise en forme Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 2 sur 11

3 Graphique Dessin Pour afficher une barre d outils prédéfinie, dans le menu «Affichage», cliquez sur «Barres d outils». Sélectionnez une ou plusieurs barres d outils prédéfinies. Les barres d outils «Standard» et «Mise en forme» regroupent les commandes suivantes : Barre d outils Standard 1. Ouvre un classeur vierge 2. Ouvre un classeur préenregistré 3. Enregistre votre classeur 4. Envoie votre classeur par 5. Permet d effectuer une recherche 6. Imprime 7. Aperçu avant impression 8. Correcteur d orthographe 9. Coupe 10. Copie 11. Colle 12. Reproduit la mise en forme d une cellule 13. Annule une opération 14. Répète 15. Insère un lien hypertexte 16. Calcule la somme 17. Convertit en euros 18. Effectue un tri croissant 19. Effectue un tri décroissant 20. Permet de créer un graphique 21. Affiche ou masque la barre «Dessin» 22. Affiche le zoom actuel 23. Aide sur Excel Barre d outils de Mise en forme a. Change le type de police utilisée b. Change la taille de la police c. Met en gras d. Met en italique e. Souligne f. Aligne le contenu de la cellule à gauche g. Centre le contenu de la cellule h. Aligne le contenu de la cellule à droite i. Fusionne plusieurs cellules j. Affiche un symbole monétaire k. Affiche le symbole l. Affiche en pourcentage m. Ajoute un séparateur de milliers n. Ajoute une décimale o. Réduit les décimales p. Diminue le retrait q. Augmente le retrait r. Ajoute une bordure s. Changer la couleur du fond de la cellule t. Change la couleur de la police d- Quelques notions à se rappeler Pour Créer un document : cliquez sur Fichier >>> Nouveau >> Document vide (ou Nouveau classeur Excel). Pour Enregistrer un document : cliquez sur Fichier puis Enregistrer sous. Ensuite choisissez l emplacement et mettez un nom de fichier avant de cliquer sur la rubrique «Enregistrer» de la boite de dialogue. Pour confirmer un enregistrement, cliquez sur Fichier puis Enregistrer. Pour Ouvrir un document : cliquez sur Fichier puis Ouvrir. Ensuite cherchez le Dossier qui héberge le fichier à partir de «Regarder dans». Une fois le Dossier trouvé, cliquez sur le fichier en question avant de cliquer sur la rubrique «Ouvrir» de la boite de dialogue. Pour Fermer un document : cliquez sur Fichier >>> Fermer. Pour Quitter un document : cliquez sur Fichier >>> Quitter. 3. Saisie du texte, nombres dans une cellule 3-1. Se déplacer dans une feuille Pour passer d'une cellule à l'autre, utilisez les flèches de direction ( ) ou la souris Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 3 sur 11

4 3-2. Sélectionner des cellules a- Sélection d une cellule Pour sélectionner une cellule, il faut que le pointeur ait la forme d une grande croix blanche. Après, il suffit de faire un clic gauche sur la cellule. Une cellule sélectionnée apparaît avec une bordure noire épaisse, et le nom de la cellule apparaît dans la «Zone de nom». Lorsque le pointeur à la forme d une flèche, on ne peut pas sélectionner une cellule mais simplement appuyer sur un bouton ou déplacer un bloc de cellule (lorsque le pointeur est sur la bordure d une cellule). Lorsque le pointeur est situé sur la poignée de recopie, il prend la forme d une croix noire ( ) qui permet de recopier le contenu de la cellule ou du bloc dans les cellules adjacentes. b- Sélection de plusieurs cellules contiguës A l aide de la souris : faire glisser la souris sur les cellules en maintenant le bouton gauche appuyé (voir illustration C). A B C c. Sélection de cellules discontinues A l aide de la souris : sélectionner le 1 er bloc, puis pour les suivants, maintenir enfoncer la touche Ctrl et sélectionner les autres blocs appuyés (voir illustration A et B) Saisie du texte et des nombres Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez saisir du texte et des chiffres puis commencer à saisir. Ainsi vos données s'affichent dans la cellule et dans la barre de formule. Pour valider une saisie, déplacez-vous avec les flèches de direction, la touche tabulation ou cliquer sur la touche Entrer. Remarques : - Si le texte est plus large que la colonne, il s'affichera entièrement si les cellules sur lesquelles il déborde sont vides. - Si elles sont déjà remplies, le texte apparaîtra tronqué, mais il sera conservé en entier, ce qui permettra de l'afficher complètement quand la largeur de la colonne sera agrandie. - Les données alphanumériques sont alignées sur la gauche des cellules. Les données numériques sont alignées sur la droite des cellules. 4. Modifier et supprimer des cellules, lignes et colonnes 4-1. Modifier le contenu d'une cellule Une fois des données saisies dans une cellule, il faut éditer cette cellule pour pouvoir modifier le contenu sans avoir à le réécrire entièrement : sélectionner la cellule dont vous voulez modifier le contenu ; double cliquer sur cette cellule ou cliquer dans la barre de formule ; enfin faire des modifications dans la cellule en question. Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 4 sur 11

5 4-2. Effacer des cellules Sélectionner les cellules à effacer. Ensuite cliquer sur Edition >>> Effacer >> Contenu suppr ou appuyez sur la touche du clavier Supprimer des cellules Sélectionner les cellules à supprimer. Ensuite cliquer sur Edition >>> Supprimer. Dans le menu Supprimer ci-contre : Choisir décaler les cellules vers la gauche ou vers le haut Elargir une colonne ou une ligne Afin que le contenu d une cellule soit affiché de manière convenable, il est souvent nécessaire d adapter la largeur de la colonne ou la hauteur de la ligne. Si le texte est plus large que la colonne, il s'affichera entièrement si les cellules sur lesquelles il déborde sont vides. Si elles sont déjà remplies, le texte apparaîtra tronqué, mais il sera conservé en entier, ce qui permettra de l'afficher complètement quand la largeur de la colonne sera agrandie. Aussi lorsque la largeur d une colonne n est pas suffisante pour afficher son contenu, les chiffres sont remplacés par des «#». Exemple ci-contre. Il est alors nécessaire de modifier la largeur de la colonne. Dans la barre des coordonnées horizontales, placez-vous sur le bord droit de la colonne à agrandir. Le curseur change de forme et devient une double flèche noire ( ). Vous avez alors deux possibilités : - cliquer sans relâcher et déplacer le curseur jusqu'à obtention de la largeur souhaitée (au dessus du curseur est indiquée la largeur de la cellule). - double clique pour que la colonne s'adapte à la largeur de la plus grande entrée Insérer et supprimer une ligne ou une colonne a- Insérer une ligne ou une colonne Sélectionner la ligne qui se trouvera en dessous de celle que vous souhaitez insérer. Cliquer sur Insertion puis «Lignes». L insertion se fait toujours au dessus, et à gauche de la sélection si c est la colonne. Pour insérer plusieurs lignes ou colonnes en une seule fois, il suffit d'en sélectionner plusieurs à la suite. L'insertion se fera en fonction du nombre de lignes ou de colonnes sélectionnées et le format sera identique à celui de la sélection. b- Supprimer une ligne ou une colonne Sélectionner la ligne ou colonne à supprimer. Ensuite cliquer sur Edition puis «Supprimer». Dans le menu Supprimer, choisir supprimer toutes les lignes ou colonnes de la sélection. Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 5 sur 11

6 5. Mise en forme des cellules 5-1. Police Sélectionnez la ou les cellules concernées. Cliquez sur Format >>> Cellule >> Police. Choisissez la «Police» (Arial, Times New Roman, ) ; le «Style» (Normal, gras, italique, gras et italique) ; la «Taille» ; le «Soulignement» (définir le style de soulignement) ; la «Couleur» Alignement, Renvoie à la ligne et fusionner les cellules a- Alignement Sélectionnez la ou les cellules concernées. Cliquez sur Format >>> Cellule >> Alignement. Choisissez Alignement horizontal (gauche, centré, ) et vertical (haut, centré, ). Il est également possible de modifier l orientation du texte. b- Renvoie à la ligne et fusionner les cellules Dans l onglet Alignement ci-contre vous accédez aux contrôles du texte : «Renvoyer à la ligne automatiquement» : permet d afficher automatiquement le contenu sur plusieurs lignes, en conservant la largeur de la colonne et la taille du texte. «Fusionner les cellules» : cette commande permet de fusionner des cellules après avoir coché l option «Fusionner les cellules». Remarque Pour annuler la fusion des cellules : Sélectionnez la cellule fusionnée. Cliquez sur «Format» >>> «Cellule» >> «Alignement» puis décochez l option «Fusionner les cellules» avant de cliquer sur ok Mettre un encadrement Sélectionnez la ou les cellules concernées. Cliquer sur Format >>> Cellule >> Bordure. Ensuite sélectionnez d abord le style, la couleur à besoin avant de choisir le cadre de «contour» et celui de l «Intérieur». Enfin validez l action (Ok) 5-4. Motif ou arrière plan Sélectionnez la ou les cellules concernées. Cliquez sur Format >>> Cellule >> Motif. Choisissez la couleur convenable avant de valider (Ok). Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 6 sur 11

7 6. Formule, fonction de calcul et tri des données 6-1. Créer une formule de calcul - Sélectionnez la cellule devant recevoir le résultat ; - Appuyez le signe égal «=» ; - Cliquez dans la cellule contenant le 1 er nombre du calcul ; Choisissez votre opérateur : + (Addition), - (Soustraction), / (Division), * (Multiplication) ; - Cliquez dans la cellule contenant le 2 ème nombre ; - Enfin validez la formule en cliquant sur Entrée. Le résultat s'affiche dans la cellule et c'est uniquement dans la barre de formule que la formule de calcul est visible et modifiable Utiliser une fonction de calcul L assistant «Insérer une fonction» - Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez insérer une fonction ; - Cliquez sur le menu Insertion >>> «Fonctions» ( ) ; - Choisissez votre catégorie de fonctions dans la liste de gauche. - Dans la liste de droite, cherchez la fonction désirée (ex : Produit) et validez en cliquant sur le bouton Ok. - Ensuite, la fenêtre permettant d argumenter la fonction apparaît. Entrez les différents paramètres nécessaires à la fonction (par ex. les nombres à multiplier). Vous pouvez les lui donner soit en sélectionnant les cellules directement qui sont sur la feuille de calcul, soit en les entrant au clavier. Puis validez (Ok). 1. La partie supérieure permet de saisir les différents paramètres (ou arguments) de la fonction choisie Les champs en gras sont obligatoires pour utiliser la fonction. Les champs qui n apparaissent pas en gras sont des paramètres facultatifs de la fonction. Si vous ne remplissez pas ce champ, des paramètres par défaut seront utilisés. Les boutons et permettent de sélectionner un bloc de cellule ou une cellule auxquel vous voulez faire référence. 2. La partie centrale donne la description du paramètre sélectionné 3. La partie inférieure permet de valider la formule en cliquant sur le bouton «OK". La fenêtre «Résultat =» permet de visualiser le résultat que renvoie la fonction telle que vous l avez paramétré. Cette fonction permet de vérifier rapidement. Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 7 sur 11

8 6-3. Exemples de fonctions Vous avez quelques exemples de fonctions importantes. Seul un utilisateur professionnel connaît toutes les fonctions et ses particularités. Exemples de fonctions logiques ET : Cette fonction renvoie la valeur VRAI si tous ses arguments ont la valeur VRAI, et FAUX sinon. Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30. La syntaxe est ET(valeurlogique1;valeurlogique2;...). Par exemple, ET(A1<6;A1>0) vaut VRAI si A1 contient la valeur numérique 3, vaut FAUX si A1 contient 0 ou 8. OU : Cette fonction renvoie la valeur VRAI si l'un au moins des arguments à la valeur VRAI, et FAUX sinon (c'est-à-dire si tous les arguments ont la valeur FAUX). Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30. La syntaxe est OU(valeurlogique1;valeurlogique2;...). Par exemple, OU(A1<6;A1>9) vaut VRAI si A1 contient la valeur numérique 1 ou 9, vaut FAUX si A1 contient 7. NON : Cette fonction renvoie la valeur logique contraire de la valeur logique passée en argument. La syntaxe est : NON(valeurlogique). SI : Cette fonction renvoie une valeur ou une autre selon la valeur de vérité d'une expression logique. La syntaxe est : SI(testlogique;valeursiVRAI;valeursiFAUX). Le premier argument testlogique doit être une expression logique de résultat VRAI ou FAUX, le deuxième argument est la valeur retournée par la fonction si l'expression logique à la valeur VRAI, le troisième argument est la valeur retournée par la fonction si l'expression logique à la valeur FAUX. Exemple de fonctions mathématiques SOMME : Cette fonction renvoie la somme de toutes les valeurs numériques passées en argument. La syntaxe est : SOMME(argument1;argument2;...). Les arguments peuvent être des valeurs numériques, mais le plus souvent les arguments seront des références à des plages de cellules. Dans ce cas, seules les valeurs numériques sont prises en compte dans le calcul de la somme. Exemples de fonctions statistiques MAX : Cette fonction renvoie la plus grande valeur numérique de la liste des arguments. La syntaxe est : MAX(argument1;argument2;...). MIN : Cette fonction renvoie la plus petite valeur numérique de la liste des arguments. La syntaxe est : MIN(argument1;argument2;...). MOYENNE : Cette fonction renvoie la moyenne arithmétique des valeurs numériques de la liste sans prendre en compte les autres valeurs. La syntaxe est : MOYENNE(argument1;argument2;...). NB : Cette fonction renvoie le nombre de valeurs numériques dans la liste des arguments. La syntaxe est : NB(argument1;argument2;...) Recopier une formule - Cliquez sur la cellule qui contient la formule à recopier et étendre la sélection sur toutes les cellules qui contiendront la formule. - Ensuite cliquez sur Edition >>> Recopier puis choisissez la direction (par ex. En bas). Autrement vous pouvez directement le fait sur la feuille : - cliquez sur la cellule qui contient la formule à recopier. En positionnant le curseur de la souris sur le petit carré en bas à droite de la sélection, le pointeur se change en croix noire. - cliquez, et faites glisser le curseur dans la direction voulue puis relâcher. Poignée de recopie Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 8 sur 11

9 6-5 Position absolue et relative Vous pouvez utiliser le signe "$" pour "figer" une colonne ou une ligne dans une formule. Quand la formule sera recopiée, les parties figées ne changeront pas. Voici les différentes façons de figer : A1 : Ni la colonne, ni la ligne sont figées. Elles changeront avec la position de la formule ; $A1 : La colonne est figée mais pas la ligne ; A$1 : La ligne est figée mais pas la colonne ; $A$1 : La ligne et la colonne sont figées. La meilleure façon d éviter des erreurs et de gagner du temps est d'écrire une variable dans une seule cellule et de la figée. Car si la variable est écrite dans plusieurs cellules, il y a de fortes chances d'oublier de changer l'une de ces cellules. 6-6 Trier des données - Sélectionnez la zone à trier (sauf les totaux). - Pour effectuer le tri, cliquez sur le menu Données >>> Trier - Si la première ligne sélectionnée correspond aux titres des colonnes, cochez la case «Oui» dans la partie Ligne de titres afin d'éviter que cette ligne soit intégrée au tri et qu'elle se retrouve au milieu de votre tableau. - Dans cette boîte de dialogue vous devez indiquer les différentes clés de tri : pour cela, sélectionnez dans chaque liste la colonne sur laquelle vous voulez effectuer le tri. Remarque : Vous pouvez trier par ordres numérique, alphabétique et chronologique (croissant, décroissant). Si une fausse manipulation faite que la présentation du tableau est bouleversée, il faut cliquer sur Edition puis Annuler qui a pour effet d'annuler la dernière modification du document. 7. Mise en page, aperçu et impression 7-1. Orientation - Cliquez sur Fichier >> Mise en page > Page ; - Choisissez l orientation de votre document, Portrait ou Paysage ; Enfin validez (Ok) ; Autrement, utilisez menu Fichier >>> Aperçu avant impression >> Page puis l orientation Marges - Cliquez sur Fichier >>> Mise en page >> Marges. Par défaut vous avez 2,5 cm comme les largeurs des marges. - Validez (Ok) après avoir choisir vos largeurs de marges. Autrement, utiliser Fichier >>> Aperçu avant impression >> Marges puis choisir les marges En-tête et pied de page - Cliquez sur Fichier >>> Mise en page >> En-tête et pied de page ; - Cliquez sur En-tête personnalisé puis après sur Pied de page personnalisé ; - Dans l «En-tête» mettre le contenu de l en-tête et dans le «Pied de page» mettre son contenu. (Validez à chaque fois après avoir mis le contenu) ; Enfin validez la mise en page (Ok) Aperçu avant impression Cliquez sur Fichier puis Aperçu avant impression. Cette fonction permet de voir à l'écran ce qui va être imprimé. Vous pouvez agrandir le document en cliquant sur le Zoom, modifier les marges en cliquant sur Marges de même que la Page. L onglet Imprimer permet de lancer directement l impression. Fermer permet de fermer "l'aperçu avant impression"et de revenir à la fenêtre de votre document. Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 9 sur 11

10 7-5. Impression a- Imprimer un document Cliquez sur le menu Fichier puis Imprimer ; Choisissez l imprimante, le nombre de copies, la ou les pages à imprimer ; N oubliez pas de préciser si c est la «feuille sélectionnée» ou c est le «classeur entier» à imprimer ; Enfin valider (Ok). b- Imprimer un tableau Sélectionnez d abord le tableau ; Ensuite cliquez sur Fichier puis Imprimer ; Choisissez l imprimante, le nombre de copies, la ou les pages à imprimer ; Choisissez la rubrique «Sélection» ; Et validez (Ok). 8. Manipuler les feuilles de calcul Par défaut, un classeur Excel comporte trois feuilles nommées "Feuil1", "Feuil2", "Feuil3". Vous pouvez facilement passer de l'une à l'autre en cliquant sur l'onglet de la feuille désirée Insérer une feuille Avant tout, il faut sélectionner la feuille qui sera à droite de celle qui va être ajoutée. Par exemple si vous voulez faire une insertion à droite de "Feuil1", sélectionner "Feuil1". Puis cliquez sur Insertion >>> Feuille. Autrement : Clic droit sur l onglet d'une des feuilles de calcul ; Choisissez «Insérer» 8-2. Supprimer une feuille Sélectionnez la feuille à supprimer. Dans le menu Edition cliquez sur «Supprimer une feuille». Autrement : Clic droit sur l onglet de la feuille de calcul à supprimer; Choisissez «Supprimer» Renommer une feuille Sélectionnez la feuille à renommer. Cliquez sur Format >>> Feuille >>> Renommer. Le nom de l'onglet de la feuille se noirci. Il ne vous reste plus qu'à entrer le nouveau nom puis validez par Entrée du clavier. Autrement : Clic droit sur l onglet d'une de la feuille de calcul à renommer ; Choisissez «Renommer» ; Mettre le nouveau nom et validez Déplacer une feuille Cliquez sur l'onglet de la feuille sans relâcher le bouton de la souris. Remarquez qu'un icône apparaît au bout du pointeur ainsi qu'un petit triangle noir indiquant la future position. Déplacez l icône jusqu'à l'endroit désiré puis relâchez. Petit triangle noir Icône Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 10 sur 11

11 9. Graphique a- Sélectionnez les cellules concernées par le graphique b- Cliquez sur Insertion puis Graphique c- Dans l «Assistant Graphique», cliquez sur «Type standard». Choisissez le type de graphique et le sous-type graphique. d- Maintenez appuyer le bouton gauche de la souris pour visionner. e- Cliquez chaque fois sur «Suivant» et remplir les informations demandées dans les cellules réservées à cet effet. Ici Ici f- Choisissez l emplacement de votre graphique et renommer la feuille à partir de l Assistant avant de cliquer sur «Terminer». g- Vous pouvez agrandir, diminuer, déplacer l image et même la copier. Renommer ici Choix de l emplacement NB : - Pour supprimer l image, cliquez sur celle-ci et allez dans Edition >>> Effacer >> Tout. - Visionnez le document dans l «Aperçu avant impression» avant d imprimer. - Clic droit sur l image pour d éventuelles modifications. Bonne lecture et bonne application. Aser J. BODJRENOU ; aser4@caramail.com Page 11 sur 11