Séminaire en ligne : Diffuser un management transversal des projets dans une université

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1 Séminaire NQI du jeudi 14 février 2013 En partenariat avec : Séminaire en ligne : Diffuser un management transversal des projets dans une université NQI COMPTE RENDU DE SEMINAIRE EN LIGNE Présenté par David Savary Chargé de suivi des projets - Cellule de pilotage - Université de Tours Contexte, motifs et enjeux La diversité des métiers au sein de l établissement fait que chaque direction mène aujourd hui des projets de façon quasi-autonome. Les méthodes utilisées sont donc hétérogènes, et il n y a pas d échange entre les services ni de mutualisation des connaissances entre les différentes directions. Il parait, de ce fait, essentiel pour l Université de créer un environnement collaboratif et de mettre en place un dialogue entre la gouvernance de l université et les composantes. Fiche d identité : Chef de projet: David Savary 40 laboratoires de recherche 850 projets universitaires dont 640 dans le secteur Recherche et valorisation Budget : 60 million d euros De plus, l importance des chantiers à mener et les ressources limitées, ont conduit les responsables de projet de L Université de Tours à se pencher sur la construction d un nouveau mode d organisation. Aussi, l enjeu principal pour l établissement est de faire l acquisition d un outil de gestion de projet transverse qui permettrait de mettre en place un management de projet, de donner des informations clés sur les projets à chaque utilisateurs, et d apporter une vision globale à la direction afin d orienter plus facilement les grandes politiques et de faciliter la prise de décision. Après avoir fait l état des lieux des éléments à mettre en place, plusieurs besoins se détachent. Ils s organisent selon les secteurs suivants : Secteur recherche et valorisation : Il existe dans ce secteur un besoin de collaboration inter universités et un impératif majeur, celui de pouvoir justifier l utilisation des financements reçus pour monter les projets. Autres secteurs d activité : Il se détache ici la nécessité de mettre en place un outil simple d utilisation et adaptable à chacun des utilisateurs, pour gérer les délais et allouer des ressources budgétaires et humaines. Gouvernance : Après étude des besoins, il semble indispensable dans ce dernier secteur de coordonner les projets issus du dialogue de gestion, d acquérir un outil d aide à la décision, de suivre l avancement des projets et de savoir s ils répondent bien aux objectifs de la carte stratégique.

2 Diffuser une organisation en mode projet Le travail en mode projet un élément essentiel à prendre en compte dans la recherche d un logiciel de gestion de projet. En effet, l acquisition d un outil doit permettre à l ensemble des porteurs de projets de : Travailler suivant une méthodologie commune, Suivre l ensemble des projets (même transverses) sur une plateforme unique, Remonter des informations pour le suivi de la carte stratégique à la cellule de pilotage, Fédérer des groupes de travail en dépassant l organisation fonctionnelle habituelle. Pour répondre à ces différents enjeux, la solution NQI Orchestra a rapidement été mise en place au sein de l Université de Tours. Premièrement, la solution collaborative répond aux besoins de pilotage des projets interuniversités, et de modélisation des pratiques et des méthodologies de l établissement. De plus, elle facilite la coopération entre tous les acteurs des projets (Université numérique/ fusions ), et la mutualisation des connaissances grâce à une plateforme 100% web. Dans un second temps, la solution NQI a été choisie par l établissement car elle est simple d utilisation, flexible et modulable. Par exemple, dans une mesure d appropriation de l outil, l application Orchestra a été renommée «OPPUS» (Outil de Pilotage de Projet Universitaire Stratégique). De nombreux paramétrages ont également été réalisés sur l application et des déploiements ont été menés de manière différenciés selon les besoins des divers secteurs de l Université. Secteur recherche et valorisation : Dans ce secteur les paramétrages ont permis d intégrer la gestion budgétaire et d optimiser l élaboration des rapports financiers et scientifiques. Autres secteurs d activité : Dans ce cas, le déploiement de la solution permet aujourd hui de suivre l avancement technique des projets (gouvernance et revue de projet), de contrôler les délais, et favorise la collaboration inter-direction grâce aux fonctions collaboratives (commentaires, etc ). Gouvernance : Les paramétrages de secteur gouvernance permettent de faire le lien entre opérationnel et stratégique et de rendre l activité des projets de recherche plus lisible. Professionnaliser la gestion des projets de recherche Avec plus de 40 laboratoires de recherche, l Université François-Rabelais s affiche comme la première institution de recherche publique en région Centre. Aujourd hui, l établissement compte plus de 850 projets en base, dont 640 dans le secteur Recherche et valorisation, pour environ 60 millions d euros de budget par an. Aussi, il paraissait primordial pour la direction projet de faire l acquisition d un outil pour professionnaliser la gestion des projets de recherche et pour faire des consolidations afin d apporter une meilleure vision globale. La solution NQI Orchestra a été déployée dans cette optique et dans le but d uniformiser les processus de création et de gestion des projets (module de gestion de demandes, possibilité de définir des projets modèles, ). Elle permet, en outre, de définir les rôles et les accès des différents participants aux projets (responsables internes, partenaires externes ), d évaluer et de gérer les ressources humaines et matérielles affectées aux projets (allocation des ressources), de produire facilement des rapports et d exporter les données vers Excel.

3 Enfin, l application offre une vision pluriannuelle des budgets. Cependant, pour perfectionner l aspect budgétaire, des modifications ont été menés sur l application. Un connecteur (eotp) de déversement SIFAC vers l application Orchestra a notamment été créé. L eotp est présent dans les deux applications et permet de relier les opérations financières effectuées dans SIFAC et les budgets créés dans Orchestra. L objectif final était de donner une vision simplifiée du budget et de sa consommation auprès des équipes de recherche. Même si le logiciel SIFAC reste la référence des opérations comptables et financières de l Université, la solution NQI Orchestra permet de suivre les financements, les dépenses éligibles/inéligibles et les subventions de façon simple et efficace. De plus, la création d un onglet financement dans l application optimise aujourd hui la traçabilité des conventions, des financeurs et de leurs bénéficiaires. L onglet plan de charge, quant à lui, permet de manipuler les budgets de dépense, de recette et le budget prévisionnel, et octroie une vision annuelle des informations plus complètes que sur SIFAC. L export de ces données vers le tableur Excel est là aussi facilité. Impacts et résultats : Le risque dans la diversification des déploiements selon les secteurs de l université était de créer un manque de cohérence dans la gestion des activités transverses et dans le partage des informations. Les utilisateurs ont donc été accompagnés et formés sur les méthodologies mise en place dans l application. Une autre difficulté résidait dans le fait que la solution NQI Orchestra ne devait pas se supplanter au logiciel de gestion financière de l université SIFAC, mais devait offrir aux dirigeants une consultation plus simple des informations et faciliter l accès à ces informations aux non spécialistes. La simplicité d utilisation, ici, a contribué à améliorer les échanges et le partage de données, et à faire accepter l outil au sein de l établissement. Désormais les utilisateurs euxmêmes commencent à proposer des améliorations. L objectifs à moyen terme est d arriver à produire un rapport financier le plus complet possible et/ ou un état d aide à la justification des crédits pour gagner en temps et en efficacité et pour sécuriser les procédés. La prochaine étape au cours de l année et de bénéficier de la fonctionnalité de workflow de la version 3.2 pour que chaque acteurs projets puissent faire des demandes directement sur l application. A plus long terme, l acquisition du module de gestion des programmes devrait encore améliorer le pilotage des activités transverses et permettre de faire le lien entre les projets stratégiques et la réalisation de projets opérationnels. Le rattachement des projets par programmes devrait permettre de voir comment les objectifs fixés à par l établissement sont traduits dans la réalité. Questions/réponses Quelles ont été les étapes majeures dans la mise en place de la solution NQI Orchestra? David Savary : Avant de mettre en place la solution au sein de l Université de Tours il a fallu identifier les besoins. L enjeu ensuite était de créer une méthodologie efficace et transverse et de construire une cellule d aide au pilotage. Plus tard, il a fallu accompagner et former les utilisateurs à l outil. Ceux-ci ont d ailleurs été sensibilisé avant le déploiement de la solution orchestra, de manière à introduire cette méthode et à éviter les réfractaires. L objectif de cette était de susciter une synergie ente les financiers et les équipes projet pour favoriser l utilisation de l outil.

4 Quel est le nombre de personnes mobilisées dans les équipes projet et quel a été l investissement initial? David Savary : Le budget initial pout l achat de la solution s élève à environ euros, ce qui correspond à l acquisition d une licence complète et d une version illimitée. En ce qui concerne le nombre de personnes mobilisées, l équipe projet qui a travaillé sur l application et sur la méthodologie est constituée de 8 personnes. Quatre à cinq mois de travail ont été nécessaires à cette équipe projet pour développer l outil. Pouvez-vous repréciser les liens entre OPPUS et SIFAC? David Savary : Le lien entre les deux applications SIFAC et OPPUS (Orchestra) se fait de manière monodirectionnelle. Certaines informations inscrites dans SIFAC sont transférées et intégrées dans OPPUS (import depuis SIFAC des bons de commande et des factures). Par exemple les budgets primitifs sont inscrits dans la convention quand on la reçoit signé de toutes les parties et sont saisis directement dans OPPUS. Les coûts des ressources mobilisées par les projets de recherche sont également saisis dans OPPUS. Comment s organise la gestion des tâches d un projet? David Savary : La gestion des tâches est partielle, et le découpage se fait en fonction du financeur. L application nous permet de gérer les projets de manière classique notamment grâce au diagramme de Gantt. D autre outils graphiques semi dynamiques nous permettent de renseigner l état d avancement des différentes tâches et d avoir une vision sur les écarts entre le prévisionnel et les résultats. Comment se déroule le repporting sur la participation aux objectifs de la carte stratégique? David Savary : Il existe deux possibilités pour créer ces repporting dans l application : soit au travers des programmes, soit au travers des portefeuilles. Dans une optique de coordination, les objectifs stratégiques sont traduits par des programmes. Ces programmes sont reliés aux différents projets par des indicateurs de délais (go-nogo, grands jalons). Dans une idée de revue de projet, les rapports sont directement créés au travers des portefeuilles. L application BIRT permet également de réaliser des rapports complets (tableaux à plats) des données de l application. Est-ce que l application est accessible via un portail? Y a-t-il des liens avec MS Project SharePoint? Est-il possible de stocker des documents? Quelle intégration est utilisée à Tours? Grégory Sabathé : Premièrement, oui, l application est accessible via un portail intranet. Au niveau des liens avec MS Project, il existe un outil de synchronisation des plannings dans la version standard de NQI Orchestra, accessible via les tâches. Concernant SharePoint, il existe un connecteur CMIS qui permet de réaliser des liens entre le module de gestion documentaire de l application et SharePoint. Enfin il est possible d attacher et de télécharger des documents sur l outil NQI Orchestra. Le module de GED, plus complet, permet, quant à lui, de créer une base documentaire multi projet et de gérer les droits. David Savary : L intégration via un portail n a pas été développée à Tours, car cela complexifiait beaucoup la création de compte pour le personnel externe. En ce qui concerne la synchronisation avec MS Project, cela fonctionne très bien chez nous. C est d ailleurs un des éléments qui a décidé lé direction technique à utiliser l outil. La coordination des plannings dans OPPUS avec les plannings Project a été un des éléments déterminants dans le choix de l outil.

5 Concernant la possibilité de stocker des documents, l attachement de documents sur des projets se fait très bien. Dans notre cas, toute la documentation projet est stockée sur l application. De plus, la gestion des droits est relativement pointue. Elle permet de croiser des droits que l on a sur l application avec des droits que l on a sur des projets. Il est également possible d attacher des liens url. A propos des solutions NQI Orchestra : Depuis quelques années la loi renforce les missions et les prérogatives des Universités qui deviennent les véritables maîtres d œuvre de leur projet d établissement. Pour cela NQI propose des solutions adaptées au contexte universitaire afin de : Gérer les activités de service pour un meilleur suivi des coûts et des délais (recherche, projets informatiques..). Piloter les projets inter-universités et faciliter la coopération entre tous les acteurs des projets (Université numérique/ fusions ). Manager les opérations de patrimoine. Structurer le pilotage stratégique autour de références, d objectifs et d indicateurs communs. Les dispositifs mis en place ces dernières années (LOLF, loi LRU, mutualisation ) font émerger de nouveaux besoins en termes de pilotage, de gouvernance et de gestion des projets des universités. Aujourd hui, pour permettre aux universités et autres établissements de Recherche de tirer profit de cette autonomie renforcée, NQI, éditeur leader des solutions collaboratives de pilotage pour le secteur public vous offre une méthodologie de pilotage de l action et des structures publiques adaptée à vos différents projets. Besoin de plus d information? Contactez Grégory Sabathé par à gregory.sabathé@nqicorp.com ou par téléphone au ou David Savary par à david.savary@univ-tours.fr ou par téléphone au L Arche des Dolines 5, rue Soutrane VALBONNE Tél Fax : Découvrez nos solutions web collaboratives!