FICHE TECHNIQUE : NOTION DE CONSERVATION

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1 LE SERVICE D INFORMATION ET DE DOCUMENTATION SID, Mars 2009 DE LA FONDATION ALLIANCE FRANÇAISE FICHE TECHNIQUE : NOTION DE CONSERVATION D UN FONDS D ARCHIVES D UNE ALLIANCE FRANÇAISE. SOMMAIRE Les objectifs... p1 Facteurs de détérioration internes p2 Facteurs de détérioration externes p3 Les conditions climatiques... p3 L humidité... p4 La lumière... p4 La pollution atmosphérique... p4 Les micro-organismes... p5 Les animaux... p6 Dégradation par l homme... p7 Savoir ranger et conditionner... p8 La conservation d un fonds d Archives est l ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents. Il s agit d actions pour maintenir hors de toute altération les documents d archives. OBJECTIF DE LA CONSERVATION D ARCHIVES : TRANSMISSION D UN PATRIMOINE AUX GENERATIONS FUTURES Sensible aux enjeux de la connaissance, de la conservation et de la mise en valeur du patrimoine, les institutions ont développé ces dernières années la notion de patrimoine. L'une des missions essentielle des services d'archives est de rendre accessible et de communiquer les documents dont ils ont la garde, afin que le patrimoine reste vivant et puisse faire l'objet de recherches et d'enrichissement. Une autre mission toute aussi importante est de conserver les documents confiés au service, afin que le patrimoine puisse être transmis intact aux générations futures. L'avenir d une Alliance française ne saurait s'envisager sans la connaissance de son passé et la préservation de sa mémoire. La conservation préventive est, dans ses applications les plus simples, à la portée de toutes les Alliances françaises.

2 CONSERVATION D UN FONDS D ARCHIVES COMPRENDRE LE BUT ET LA MANIERE Définition Archives Au sein d'une institution, il s agit du service chargé du contrôle des archives définitives, de leur conservation, du tri, du classement, de l'inventaire et de leur communication. Exemple de détérioration de documents papiers archivés. Copyright UNESCO, 2000 C O N S E I L Créez un tableau de conservation : Ce document institutionnel décrit les dossiers d'une administration et indique pour chacun, leur délai d'utilité administrative ou juridique, leur délai de versement, et fixe leur destination finale ainsi que les modalités de tri à leur appliquer. DEUX GRANDS OBJECTIFS : Retarder le phénomène de vieillissement des documents d archives des Alliances françaises et empêcher les détériorations, en créant et maintenant des conditions optimales pour la conservation des documents. Des choix, des contraintes et des contradictions pour la protection du patrimoine des Alliances françaises. Faire des choix : étudier les priorités (traitement de tel objet, de tel fonds), analyser les mesures à prendre en cas de catastrophe... Imposer des contraintes : normes climatiques, partis pris architecturaux, règles de restauration. La préservation : une stratégie Pour une bonne conservation d un fonds d Archives, il faut mener une véritable politique de préservation prenant en compte de manière globale tous les paramètres naturels, matériels et humains. Il faut intégrer la conservation préventive à la vie de l institution et au traitement matériel des documents. Ainsi, le SID de la Fondation de l Alliance française déploie ce système de gestion du document pour ses archives, car dans un tel organisme, la richesse du fonds d archives participe à la richesse de la mémoire de l institution. On pourrait également prévoir, dans quelques années, de monnayer la consultation de ces précieuses archives. SID Page 2 sur 8

3 SID Page 3 sur 8 Les facteurs de détérioration des Archives Les facteurs internes Ils sont : Spécifiques à chaque matériau : modifications physico-chimiques Objets composites : interaction des matériaux entre eux (Ex : l agrafe rouille les documents ). Ces facteurs sont aggravés par l interaction de facteurs externes comme l influence de l environnement. Les facteurs externes Les conditions climatiques La température Attention au chauffage Conditionnement La température joue un rôle important dans le déclenchement et la rapidité des réactions chimiques : plus elle est élevée, plus les réactions sont rapides. Les chocs thermiques sont très nocifs pour les documents. De plus la température élevée influx sur l humidité de l air. - Par radiateurs : Risque d assèchement pendant la période de chauffage. - A air pulsé : Risque d assèchement, mais dans un temps très court. - Par rampes à gaz : Peut provoquer une hausse de l humidité (vapeur d eau des gaz). - Ne pas provoquer de températures inutilement élevées. - Ne pas provoquer de variations brutales d humidité. - Ne pas provoquer d amplitudes de variations trop importantes selon les périodes. - Prévoir humidification et hygrostat.

4 SID Page 3 sur 8 L humidité L humidité relative est le facteur le plus important pour la conservation de documents. Il faut maitriser quelques concepts tels que : humidité absolue, humidité saturante, humidité relative L humidité absolue : l air ambiant n est généralement pas totalement sec, il absorbe une certaine quantité de vapeur d eau qui varie fortement en fonction de sa température. L humidité saturante : l'eau s'évapore dans l'atmosphère jusqu'à ce qu une proportion maximale de vapeur d'eau soit atteinte dans l'air. L humidité saturante c est la capacité maximale d'absorption de la vapeur d'eau dans l'air à une température donnée. Plus l'air est chaud, plus sa capacité à retenir la vapeur d'eau est grande. A l'inverse, plus l air ne se refroidit, plus sa capacité à retenir l'eau diminue. L'humidité relative c est le rapport entre ces deux données. Plus le taux d hygrométrie est grand, plus l air est humide, et plus les documents encourent un danger de détérioration. La lumière La lumière est nuisible dans les archives. Il s agit du dégât le plus insidieux et le plus irréparable. L'exposition à la lumière déclenche une série complexe de réactions photochimiques : modification des molécules, effacement des pigments, jaunissement du papier... La pollution atmosphérique La composition de l air Les sources de pollution sont nombreuses, tant naturelles que liées aux activités humaines. Dans l air il y a : - De la vapeur d eau - De l azote, de l oxygène et quelques autres gaz - Des poussières sous forme de particules plus ou moins fines, en plus ou moins grande concentration - Des composants inorganiques (sable, sel, ciment, etc.) des composants organiques (charbon, spores, graines, pollens, etc.) - Des polluants atmosphériques : dioxyde de soufre, oxyde d'azote, ozone.

5 SID Page 5 sur 8 Les méfaits de la pollution atmosphérique Tous les polluants cités sont des réactifs chimiques très puissants qui peuvent provoquer des réactions d'altération des documents ou intervenir, en les accélérant, dans des réactions déjà en cours. D'ailleurs on pourra observer des phénomènes d acidification et d oxydation des documents. Les micro-organismes Les micro-organismes Dans l air que nous respirons se trouve une microfaune invisible : bactéries, champignons microscopiques, spores. Ils peuvent se développer lorsque les conditions sont favorables (humidité et chaleur élevées), il faut alors éviter la germination des spores. Ce qu'il faut faire en cas de contamination 1 ère étape - Isoler le plus vite possible les objets contaminés. - Abaisser le taux d'hygrométrie en dessous de 60% - Dépoussiérer à l'aspirateur et désinfecter les locaux (avec des gants jetables) - Dépoussiérer les objets avec un aspirateur à filtre absolu - Désinfection en autoclave à l'oxyde d'éthylène (en dernier recours) 2 ème étape - Etablir un diagnostic complet - Evaluer l ampleur des dégâts - Comprendre les raisons de l infection - Evaluer les risques d extension Ces mesures permettent de réduire une fragilisation importante pouvant aller de l apparition de taches colorées indélébiles à la disparition totale du document. Contamination par champignon 2006 ABC BOIS Contamination par bactérie 2006 Bibliothèque et Archives Canada

6 SID Page 6 sur 8 Les animaux et les insectes Papier, cuir, parchemin, bois et colles d'origine animale ou végétale sont autant d'aliments pour au moins soixante-dix espèces d'insectes appartenant à plusieurs ordres et familles. Les facteurs favorables à la prolifération d insectes et d animaux : chaleur, humidité, obscurité, tranquillité, présence d éléments nourriciers. Les dégradations provoquées par l homme Deux facteurs humains - La restauration inconsidérée - La manipulation et l'utilisation Ces deux causes peuvent provoquer des dommages pourtant faciles à éviter par des mesures simples et peu coûteuses. La restauration inconsidérée Toutes les réparations de fortune et toutes restaurations non conservatives peuvent engendrer des dommages qui n'apparaissent qu'à moyen ou à long terme, très difficiles, parfois même impossibles à corriger. Ces réparations doivent être effectuées par un spécialiste compétent, après un diagnostic précis et selon un protocole décrit dans une fiche détaillée d'intervention. Il est important d éviter la colle et le scotch. Les pièces collées sur les objets peuvent occasionner des dommages locaux, créés par l'action néfaste de la colle et du papier utilisés. Dans une même logique, il ne faut pas utiliser d'autocollant pour réparer des documents. Les dommages dus à la colle peuvent être rapides. En effet une colle chimiquement instable réagit avec le matériau sur lequel elle est appliquée et entraîne une altération locale mais aussi indirecte lorsqu il est nécessaire de décoller les éléments collés. Cette opération peut s'avérer très difficile et endommager l'objet. Pour finir les documents partant en Archives doivent être dégrafés, et les trombones doivent être ôtés. Ces précautions éviteront d abimer, plier, colorer, et déchirer les documents.

7 SID Page 7 sur 8 Les dommages causés par les manipulations/utilisations L action de toucher, tenir, transporter avec les mains des documents d archives, sans précaution, peuvent altérer la qualité de l ouvrage. Il faut savoir manipuler un document, avec une certaine méthode, afin de mieux le maintenir en état. Quelques remarques - Le geste d'extraire un document ou un objet d'une étagère, d'une vitrine, ou celui de le ranger peuvent être source de dommages, s'ils sont exécutés avec maladresse et sans précaution. - La plupart des objets et certains types de documents sont particulièrement sensibles aux pressions (pile de documents) et aux chocs. - Tout transport à l'intérieur et à l'extérieur du service doit être entouré de toutes les précautions nécessaires. Les dégradations dues à l'homme peuvent être minimisées. Toute politique de conservation préventive doit être axée sur la diminution des interventions sur l objet. Afin d'assurer une bonne condition physique du document, il est impératif d accorder une attention particulière aux méthodes de manipulation de chaque ouvrage. Il est nécessaire de ne pas négliger la saisie du document, son transport, son utilisation, pour préserver l état physique irréprochable du document. - Les manipulations dues aux photocopies, endommagent et fragilisent les documents. A ceci s ajoute des dégâts chimiques dus à la décharge lumineuse, à la chaleur, au dégagement d'ozone

8 Savoir ranger et conditionner SID Page 8 sur 8 S'il faut d'abord avoir une connaissance approfondie des facteurs de dégradation des documents, il est tout aussi nécessaire de savoir mettre en œuvre un programme de conditionnement cohérent, afin d'exclure ou de minimiser les risques de dégradation. Le rangement et le conditionnement des documents d archives de votre alliance, lorsqu'ils sont faits correctement, participent pour une large part à la conservation préventive. Le rangement et le conditionnement doivent se faire dans du mobilier et des contenants adaptés aux caractéristiques des objets (matières, dimensions ), ainsi qu à leurs fragilités. Ces contenants doivent protéger le document, dans son format à plat, à l abri de la lumière, de la poussière et de toute autre condition pouvant l altérer. Les risques sont les suivants : Risques de migration des produits de l'altération chimique de ces matériaux vers les objets avec lesquels ils sont en contact Exemple de contenant neutre sans coloration Risques d'accélération des processus de dégradation et de vieillissement naturel. Pour conclure L'environnement idéal pour les collections de bibliothèque est un environnement où la température et l'humidité relative sont contrôlées, où des polluants sont absents, où une bonne ventilation de l'air est assurée, où la lumière est contrôlée, où les moisissures, insectes, rongeurs sont absents, où des bonnes pratiques de maintenance et de sécurité (feu, eau, vol) existent SERVICE D INFORMATION ET DE DOCUMENTATION SID Hélène Simonnet 101 bd Raspail Paris Cedex 06 Tél: +33 (0) / Fax: +33 (0) Courriel: hsimonnet@fondation-alliancefr.org / Skype : h.simonnet_fondationaf Site: fondation-alliancefr.org