Conditions de prêt pour l exposition d objets archéologiques

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1 >> Agathe MULOT Gaëlle HAROUARD Régisseurs des collections Conditions de prêt pour l exposition d objets archéologiques 1/ Conditions générales Le Pôle d Archéologie Interdépartemental Rhénan (PAIR) en tant que dépositaire agréé de mobilier archéologique peut prêter des objets archéologiques dans le cadre d exposition temporaire ouverte au public et pour une durée définie entre le PAIR et l emprunteur, pour autant que l état de conservation des pièces le permette, et avec l accord du propriétaire des biens ou du Service Régional de l Archéologie d Alsace. Le PAIR s accorde le droit de vérifier si les conditions d exposition sont respectées et se réserve le droit de retirer au cours de l exposition un ou plusieurs objets menacés par ses conditions de présentation (sécurité compromise, mauvaises conditions de présentation, exploitation inadaptée). Chaque prêt n est accordé que pour une seule exposition. L emprunteur n est pas autorisé à transférer les objets prêtés en un autre lieu que celui défini dans l autorisation de prêt ni à confier les objets à un tiers. Toute demande de prolongation du prêt, doit être faite par écrit, 3 semaines avant l expiration de la demande initiale. Le bénéficiaire du prêt s engage à fournir au PAIR les effectifs de fréquentation de l exposition : nombre de visiteurs (groupes, individuels, scolaires). Deux cartons d invitation, une affiche et un exemplaire du catalogue d exposition mentionnant les objets prêtés seront adressés gratuitement au PAIR. Il est possible de se rapprocher des services du PAIR afin d obtenir des informations complémentaires sur les objets prêtés. Les spécialistes du PAIR peuvent aussi aider aux recherches menées au sujet des objets à exposer et la rédaction de notices. 1/6

2 2/ Procédure à suivre Demande de prêt Elle doit être adressée au Président du Pôle d Archéologie Interdépartemental Rhénan au minimum 3 mois avant la date de l exposition. Pour les manifestations culturelles à l'étranger, ce délai est de 4 mois minimum. Elle doit comporter une présentation du projet et fournir les garanties de bonnes conditions de présentation des objets (cf. Formulaire «Demande de prêt d objets pour exposition» en ANNEXE). Les demandes seront analysées en fonction de : Validité scientifique du projet Le PAIR se réserve de juger de la validité scientifique du projet et de la pertinence de l exploitation des objets prêtés dans le cadre de l exposition. Conditions d exposition Les prêts sont accordés aux Musées et organismes culturels garantissant des conditions de présentation et de sécurité conformes aux exigences de conservation, et disposant d un personnel formé à la conservation préventive ou encadré par un professionnel de la conservation du patrimoine. Dans les autres cas (collectivité territoriale, site patrimonial, association, événement culturel, etc.) : la présence de la Chargée de valorisation des sites et collections archéologiques ou du Régisseur des collections du PAIR pourra être exigée pour assurer le suivi de l installation des objets (vérification des équipements, recommandations en conservation préventive et conseils pour la présentation des objets). 3/ Autorisation de prêt Liste des objets sollicités Après acceptation de la demande de prêt, la liste des objets sollicités doit être établie au moins 2 mois avant l ouverture de l exposition. Pour des expositions à l'étranger, ce délai est de 3 mois minimum. La liste est établie avec le Régisseur des collections archéologiques du PAIR et comporte des informations systématiques (numéro d inventaire, nom du propriétaire s il est identifié, lieu de découverte commune et lieu dit-, année de découverte, désignation, datation, matériaux et état de conservation). Seuls les objets en bon état sont prêtés. Si une restauration ou la confection d un socle de présentation est nécessaire, elle sera effectuée aux frais de l emprunteur, sur devis et avec son accord, par le restaurateur choisi par le PAIR. Il faudra alors tenir compte des délais de réalisation. Le prêt peut être refusé pour les objets en cours d étude. Contrat de prêt signé des deux parties Après acceptation des conditions de prêt (l emprunteur doit signer le présent document) et validation de la liste définitive, un contrat de prêt est signé en double exemplaire par le PAIR et l emprunteur. Il précise les modalités d exposition, la valeur d assurance des objets, les conditions de transport et formalise l engagement de l emprunteur. Il comporte en annexe la liste des objets prêtés avec, pour chacun d eux, un constat d état de conservation succinct. Une copie du contrat est adressée au Service Régional de l Archéologie. Les objets particuliers sont accompagnés d une fiche de prêt comportant un constat d état détaillé, réalisé par le Régisseur des collections et énonçant les conditions de manipulation ou d exposition spéciales. Cette fiche de prêt doit être signée par le commissaire de l exposition à l arrivée de l objet sur le lieu d exposition. Au retour des œuvres, le Régisseur des collections réalise à nouveau un constat et indique si les objets ont subi des altérations. 2/6

3 4/ Sécurité et conditions d exposition Aménagement des espaces de présentation L exposition doit être organisée dans un lieu clos et sécurisé. Le niveau de sécurité exigé sera défini en fonction de la valeur des collections et précisé dans le contrat de prêt. Les espaces d exposition doivent être dotés des systèmes de sécurité habituels de lutte contre les risques de vol, d incendie, d explosion et de dégâts des eaux requis pour les établissements de type patrimoniaux. Les objets prêtés doivent être présentés dans une atmosphère saine et stable. L entrée de l air extérieur chargé d humidité et véhiculant des agents polluants (poussières et agents biologiques) doit être maîtrisée. Il est strictement interdit de mener toute activité susceptible d altérer les objets prêtés. Conditions de conservation dans l exposition Le bénéficiaire garantit pendant la période de prêt les conditions climatiques et d éclairage demandées par le PAIR : CLIMAT La plupart des objets archéologiques nécessitent un environnement climatique stable. Eviter toute variation brutale du climat (modification importante de la température ou entrée brusque d air sec ou saturé en humidité : attention au réglage du chauffage et aux ouvertures sur l extérieur). - La température doit être comprise entre 18 et 23 C et ne pas subir de variation journalière supérieure à ± 2 C. - L humidité relative (niveau de saturation de l air en humidité) doit être comprise entre 50 et 55 % et ne pas subir de variation journalière supérieure à ± 5 %. - Les métaux requièrent une ambiance plus sèche avec une humidité relative inférieure à 40 %. LUMIERE - L emprunteur prendra garde à ne pas utiliser de lumière naturelle directe ou toute source de lumière artificielle de nature à provoquer une hausse de la température. - Les objets délicats (le verre, les peintures sur pierre, sur enduit, ou sur céramique) ou composés de matières organiques (le cuir, l os, l ivoire, la corne, les textiles et la vannerie) nécessitent un éclairage inférieur à 150 lux. Leur durée d éclairage doit être limitée. Les exigences particulières pour la présentation d objets spécifiques sont précisées dans l attestation de prise en charge ou dans la fiche de prêt. Si les conditions de présentation ne peuvent être appliquées à tout l espace d exposition, il sera nécessaire de créer des microclimats stables dans chaque vitrine (cf. 5. Vitrines). Le bénéficiaire du prêt s engage à avertir le PAIR de toute modification intervenue dans les conditions de sécurité et de conservation des espaces d exposition. 3/6

4 5/ Vitrines Les objets prêtés doivent être exposés dans une vitrine stable et fermée. Le système d ouverture des vitrines doit être contrôlé pour empêcher leur ouverture par toute personne étrangère à l équipe chargée de l installation de l exposition (serrure à clé ou système d ouverture nécessitant un outillage spécifique). Les objets trop volumineux pour intégrer une vitrine sont présentés hors d atteinte du public. Les conditions de conservation requises (cf. 4. Sécurité et conditions d exposition) peuvent être assurées directement dans chaque vitrine, à conditions que celles-ci soient bien étanches et pourvues de contrôleurs de température et d humidité (boîtier thermo-hygrométrique, carte indicatrice d humidité, etc.) et de régulateurs d humidité (gel de silice, boîtier déshumidificateur, etc.). L éclairage dédites vitrines ne doit pas dégager de chaleur ni d UV. Les matériaux composant la vitrine ne doivent pas présenter d incompatibilité physico-chimique avec les objets exposés. 6/ Assurance L emprunteur est tenu de souscrire une assurance tous risques, du type «clou à clou» : - pour toute la durée de l exposition comprenant le transport aller-retour et le montagedémontage. - préciser le lieu d exposition - donner la liste détaillée et la valeur des objets prêtées. Les objets ne sortent du PAIR qu à réception du certificat d assurance. 7/ Emballage Le PAIR organise l emballage des objets prêtés. Tout matériel de conservation et de conditionnement utilisé dans le cadre du prêt doit être rendu ou remplacé par l emprunteur. Si dans un cas très particulier, la confection d un conditionnement spécial est justifiée pour le transport d un objet particulièrement encombrant ou fragile, il pourra être réalisé à la charge de l emprunteur, sur devis et avec son accord. 8/ Transport, enlèvement et retour des pièces prêtées La date d enlèvement des objets prêtés est déterminée entre le PAIR et l emprunteur. Les frais de transport et de convoiement sont à charge de l emprunteur selon les recommandations formulées par le PAIR. Le PAIR peut refuser le moyen de transport choisi par l emprunteur si les conditions présentées ne sont pas sécurisantes pour les objets. Si pour une raison quelconque un objet prêté n est pas exposé, il doit être restitué dans les meilleurs délais. Les objets prêtés doivent être retournés au prêteur au plus tard 10 jours ouvrables après la fermeture de l exposition, en tenant compte des modalités d emballage et de transport. La date de retour des objets prêtés est déterminée entre le PAIR et l emprunteur. L exportation temporaire hors du territoire douanier et la réimportation est soumise à l obtention d un certificat délivré par l autorité administrative. Ce certificat atteste à titre permanent que le bien qui présente un intérêt historique, artistique ou archéologique n a pas le caractère de trésor national. L exportation des biens reconnus comme trésors nationaux n est possible qu après la délivrance d une autorisation de sortie temporaire délivrée par la Direction du Ministère de la Culture compétente. Le certificat ou l autorisation de sortie temporaire doit être présenté aux agents de la douane. 4/6

5 9/ Manipulation et installation des objets Les objets sont exposés dans l état où ils se trouvaient lors de leur réception et ne subiront aucune modification physique. Ils ne doivent pas être nettoyés, restaurés ou démontés par l emprunteur, si ce n est en vertu d un accord écrit préalable. De même, il est interdit d utiliser des adhésifs ou tout autre mode de fixation risquant de marquer les objets ou d apposer quelque indication directement sur l objet. L installation des objets prêtés est réalisée par un professionnel de la conservation ou par une personne formée à la conservation préventive. Lorsque celui-ci fait défaut, un membre de la «conservation et régie des collections» du PAIR participe à la mise en place des objets au sein des vitrines. L emprunteur s engage à avertir le PAIR dans les plus brefs délais de toute détérioration subie par un objet prêté et n effectue aucune intervention sans son accord préalable. Le bénéficiaire du prêt assumera le coût des travaux effectués par le restaurateur (choisi par le PAIR) sur l objet endommagé dans le cadre du prêt. 10/ Supports et socles Les supports (ou socles) utilisés pour présenter les pièces doivent être adaptés au poids, au volume, à la stabilité, à la fragilité et aux matériaux qui constituent l objet. Le PAIR peut organiser la réalisation de socles spéciaux. Ces socles seront facturés à l emprunteur si celui-ci souhaite les conserver au-delà du prêt. 12/ Mention et crédits Le bénéficiaire du prêt s engage à faire figurer sur les cartels accompagnant les objets prêtés la mention : «Nom du propriétaire (si celui-ci est mentionné dans la liste des objets prêtés) Dépositaire : Pôle d Archéologie Interdépartemental Rhénan, Sélestat.» L'emprunteur peut adresser ses demandes de reproduction de clichés ou de documents graphiques fournis par le PAIR. Il est tenu de mentionner les crédits photographiques indiqués dans l autorisation de reproduction. Si l emprunteur souhaite réaliser des prises de vue des objets prêtés dans le cadre de la manifestation pour la réalisation de panneaux d exposition, de cartons d invitation, d affiches ou de publications imprimées ou numériques, il doit en faire la demande préalable auprès du PAIR. Le PAIR dispose d un studio photographique pour réaliser les prises de vues. 14/ Dispositions relatives à la médiation L emprunteur s engage à ne conduire aucune activité de médiation culturelle susceptible d abîmer les objets prêtés. Le PAIR dispose d un service «Médiation culturelle» qu il encourage à contacter pour collaborer à la mise en place de supports et d activités favorisant la valorisation des objets prêtés. 5/6

6 Demande de prêt d objets pour exposition 1. Titre de l'exposition : 2. Lieu de l'exposition :. Adresse :.. Tél. : Courriel :. 3. Dates de l'exposition : 4. Dates de l'emprunt : Nom du responsable de l exposition :... Fonction :... Adresse : Tél. : Courriel :. 6. Nature et description des locaux d exposition : Nature et description des installations de sécurité et de surveillance : Nature et description des vitrines : Demande de reproduction(s) de document(s) du PAIR Demande de prise de vue(s) par le PAIR Demande d intervention d un médiateur du patrimoine (action pédagogique, communication, etc.) 7. Descriptif général de l exposition : 8. Exploitation des objets sollicités dans l exposition : Date Signature : Pôle d Archéologie Interdépartemental Rhénan 2 allée Thomas Edison ZA Sud CIRSUD SELESTAT / Tél. : Fax : contact@pair-archeologie.fr