Créez et envoyez une invitation et le mini-site de votre événement

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1 Créez et envoyez une invitation et le mini-site de votre événement Grâce aux tutoriels «Bien commencer sur MissOrganisator» et «Gérez vos contacts et listes d invités» vous savez désormais comment créer un événement et des listes d invités. Dans ce tutoriel, vous allez découvrir comment créer et envoyer une invitation en ligne et créer un mini-site entièrement dédié à votre événement, sur lequel tous vos invités vont pouvoir échanger. ETAPE 1: L INVITATION La liste d invités de votre événement est prête? Il ne vous reste plus qu à personnaliser et envoyer votre invitation à tous vos invités. Pour cela, cliquez sur le petit crayon de la vignette «Créer et envoyer mon invitation» accessible depuis un événement déjà créé. 1 - Renseignez toutes les informations de votre invitation Le champ «Titre» indique automatiquement le nom de votre événement, mais vous pouvez le modifier en tapant directement le nouveau titre que vous souhaitez donner à votre invitation. Complétez ensuite la date/heure et le texte de votre invitation. * Dans ce tutoriel, nous vous expliquons comment créer une «Invitation/Save the date», vous retrouverez prochainement un tutoriel pour préparer et envoyer un «Pick your date». 1/6

2 2 - Option «Masquer la liste et les réponses des invités» Si vous souhaitez que vos invités ne voient pas la liste des invités et ne reçoivent pas leurs commentaires, activez cette option. 3 - Choix du modèle et sélection du visuel de votre invitation. Choisissez le modèle d invitation de votre choix parmi les modèles disponibles. Ajoutez-y l image* de votre choix en cliquant sur «Choisissez un fichier». * Les formats acceptés pour cette image sont jpg, jpeg, gif, png. Le poids de l image ne doit pas dépasser 2Mo et sa taille ne doit pas dépasser 1600px x 1600px. Cliquez sur «Suite» pour visualiser l aperçu de l d invitation que vos invités recevront. Si l aperçu vous convient, cliquez sur «Suite» sinon cliquez sur «Retour» pour modifier votre invitation. Vérifiez ensuite toutes les informations du récapitulatif. Si l une d elles est erronée, modifiez-la en cliquant sur son petit crayon. 2/6

3 4 - Envoi des invitations Une fois les informations vérifiées, cliquez sur «Valider». Vous obtenez alors un aperçu du mini-site de votre événement. Si cela vous convient, vous pouvez alors cliquez sur «Envoyer les invitations par ». Si vous souhaitez les envoyer plus tard, cliquez simplement sur «Enregistrer». Une fois vos invitations envoyées, vos invités reçoivent un grâce auquel ils vont pouvoir accéder au mini-site, répondre à l invitation et laisser leurs commentaires. 3/6

4 En cliquant sur «Je confirme ma présence», vos invité seront dirigés vers le mini-site de votre événement sur lequel ils pourront voir toutes les informations pratiques de votre événement, indiquer leur réponse et laisser des commentaires. Les commentaires seront adressés par à tous vos invités, sauf si vous avez coché l option Masquer la liste et les réponses des invités (cf. point 2. ci-dessus). en revanche, ils ne reçoivent pas de notification à chaque fois qu un invité a confirmé sa présence. 5 - Suivi des réactions de vos invités A tout moment, vous pouvez voir les commentaires de vos invités en cliquant sur l œil de la vignette «Créer et envoyer mon invitation» ou sur le lien reçu par si vous n avez pas coché l option 2 et si vous avez bien pensé à vous inviter! 4/6

5 6 - Gestion et suivi des réponses de vos invités Si vous avez également envoyé vos invitations par voie postale ou si certaines personnes n ont pas pu répondre directement en ligne, vous pouvez gérer les réponses de vos invités manuellement, au fur et à mesure de leur réception. Pour ce faire, allez dans l outil «Gérer mes contacts et invités» en cliquant sur le petit crayon de la vignette. Vous arrivez directement sur votre liste d invités, qui se trouve dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur la petite flèche à coté du nom de votre invité et renseignez sa réponse. Procédez de la même façon pour vos autres invités. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «Valider». L outil se referme et a enregistré toutes vos modifications. 5/6

6 ETAPE 2 : LES REMERCIEMENTS Après votre événement, vous avez la possibilité d envoyer vos remerciements à l ensemble de vos invités. Pour ce faire, cliquez sur le petit crayon de la vignette «Envoyez mes remerciements». Procédez alors de la même façon que pour de l envoi des invitations en renseignant cette fois votre texte de remerciement. Une fois vos remerciements envoyés, vos invités recoivent un qui les redirigent vers le mini-site de votre événement. N hésitez pas à leur demander de réagir sur celui-ci via les commentaires, cela vous permettra d avoir des retours de vos invités et leurs avis sur votre événement. Inscrivez-vous à notre newsletter en cliquant ici pour être informé de la sortie des prochains tutoriels et fiches conseils. 6/6