Plateformes de gestion de contenu: l'évolution de la Gestion de Contenu d'entreprise (ECM)

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1 Plateformes de gestion de contenu: l'évolution de la Gestion de Contenu d'entreprise (ECM) L ECM évolue : désormais orientée plateforme, flexible, structurée pour le «cloud» et conçue pour des spécialistes techniques

2 Résumé... 3 Définir le contenu d entreprise et l ECM... 4 Les tendances de l ECM... 8 Exigences et challenges pour une plateforme de gestion de contenu moderne15 Des standards oui, mais pas n importe comment! L interopérabilité La gestion des métadonnées Autres standards importants sans lien avec le contenu Faire le choix d une plateforme pour vos applications de gestion de contenu: un investissement porteur de valeur, au delà des considérations techniques La plateforme Nuxeo : une plateforme d ECM moderne Conclusion... 40

3 Résumé Portée et objectifs Ce document est destiné aux personnes leaders et influentes en matière de technologie qui sont impliquées dans le choix de solutions de gestion de contenu d entreprise. Il offre aux lecteurs une compréhension approfondie de la manière dont les besoins organisationnels en termes de gestion de contenu d entreprise sont en train d évoluer et pourquoi il est essentiel de mettre en œuvre des processus et outils suffisamment flexibles pour supporter ces changements rapides, et ce dès maintenant. A la lecture de ce livre blanc, vous devez comprendre : ce que signifient les termes «contenu d entreprise» et «gestion de contenu d entreprise» (ECM), comment le contenu d entreprise et les besoins organisationnels de gestion de contenu évoluent à l heure actuelle, pourquoi il est important de posséder des outils basés sur une plateforme technologique solide qui supporte des informations et processus de nature, complexité et volume de plus en plus variés, les technologies et standards de la gestion de contenu d entreprise (ECM) de façon centrée sur le processus, comment créer une proposition structurée en faveur de l adoption d une plateforme pour concevoir des solutions orientées contenu. Public cible Le lecteur idéal de ce document occupe un poste d architecture logiciel au sein d une entreprise utilisatrice ou fournisseur de services et de solutions. Il est amené à prendre des décisions en matière de choix de frameworks de développement, de systèmes de gestion de contenu d entreprise ou autres plateformes centrées contenu, ou influe sur ces choix. Le lecteur doit posséder une compréhension générale des concepts liés à la gestion de contenu d entreprise mais n est pas censé comprendre les processus, applications, frameworks ou plateformes de gestion de contenu d entreprise de manière approfondie.

4 Définir le contenu d entreprise et l ECM Qu est-ce que l ECM? Les entreprises commencent à mieux percevoir la valeur du contenu en leur possession et l importance de savoir l exploiter de manière efficace. C est précisément l objectif auquel répond la Gestion de Contenu d Entreprise (ECM). L ECM vise à gérer le cycle de vie des informations de leur création à leur archivage et destruction. Selon l organisme de normalisation Association for Information and Image Management (AIIM) : «L ECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies d ECM permettent de gérer les informations d une entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation». (AIIM, 2011) Bien que bon nombre de personnes supposent que l ECM se limite à une simple solution technologique, ce n est pas le cas. L ECM regroupe en effet tous les processus opérationnels ou stratégiques qui sont liés ou reposent sur le contenu de l entreprise, les outils et technologies utilisés pour prendre en charge ces processus n étant qu un complément. La première décennie du XXIe siècle a conduit les «processus organisationnels» à évoluer bien au-delà de ce que beaucoup jugeaient possible à l origine et le contenu supporte bon nombre de ces processus. Cette évolution a fait de l ECM un composant essentiel du système d information de l entreprise. Traditionnellement, les solutions technologiques prenant en charge l ECM offrent des fonctionnalités, telles que : la recherche, la collaboration, la gestion des règles métier, la gestion du worflow, l acquisition et la numérisation, la gestion des versions, l évolution des métadonnées,

5 qui rendent l accès, la publication et la gestion des informations plus contrôlés, plus efficaces et moins coûteux. Cependant, à mesure que l ECM évolue, cette liste de fonctionnalités se développe, ne cessant d ajouter de nouvelles exigences de plus en plus élevées, en insistant notamment sur l intégration et la flexibilité à long terme. A l instar des solutions de gestion intégrée (ERP) qui augmentent l efficacité opérationnelle et la compétitivité en normalisant certains processus comme la gestion financière, l ECM permet aux entreprises de mieux contrôler leurs données afin de réaliser les objectifs établis. Qu est-ce que le contenu d entreprise? La définition ci-dessus décrit ce que signifie la gestion de contenu, mais en quoi consiste le «contenu d entreprise» géré? Le contenu d entreprise a évolué. Il ne se limite plus simplement à des versions numérisées de documents ou à un ensemble restreint de dossiers. Le contenu d entreprise peut englober tout type de document qu une entreprise capture et utilise dans son fonctionnement quotidien. Cela peut aller du contenu structuré dans des bases de données relationnelles, des documents XML ou applications métier comme des outils de gestion de la relation client (GRC/CRM), de gestion de la chaîne logistique (GCL/SCM) ou de gestion intégrée (PGI/ERP), à du contenu non structuré comme du texte, des courriers électroniques, du traitement de texte et des tableurs. Cependant, le contenu d entreprise ne se limite pas uniquement à ces objets. Il peut également inclure du contenu multimédia comme des images, des documents vidéo, des contenus issus de messagerie vocale ou de média diffusant en flux continu (streaming) et des formes de données plus récentes comme les géodonnées qui n existaient pas auparavant ou ne se présentaient que rarement. L impact des média sociaux peut lui aussi s étendre au contenu d entreprise. Néanmoins, à ce stade, il est employé plus fréquemment pour communiquer, collaborer et gérer l Engagement Web que pour des besoins d ECM. En résumé, le contenu d entreprise peut être toute donnée, document, contenu d application métier ou actif multimédia en lien avec un processus métier organisationnel ou tout contenu qu une entreprise considère d assez grande valeur pour être stocké et géré. Le contenu d entreprise se trouve au cœur des systèmes d information, part importante des processus et modèles de l entreprise. Il ne s agit plus d une entité statique séparée de la logique métier ; le contenu coexiste avec celle-ci. Il est essentiel que les plateformes prennent en charge des types de contenu et des métadonnées capables de représenter précisément les relations et transactions complexes que l entreprise vit au quotidien afin de garantir des améliorations du processus organisationnel.

6 Les leviers en faveur de l adoption de l ECM A partir de la seconde moitié des années 80, les entreprises ont mis en place des solutions autonomes et tactiques de fournisseurs comme FileNet, ViewStar et Lotus afin de capturer des documents papier et réduire les efforts et le temps requis pour trouver des informations. Aujourd hui, les sociétés continuent à adopter la gestion de contenu pour bon nombre de raisons similaires à celles qui les motivaient il y a vingt ans et ce rythme semble s accélérer. Selon l étude sur l état de l art en matière d ECM réalisée par l AIIM en 2011, il existe un certain nombre de leviers en faveur d une adoption de l ECM : Illustration 1 : leviers en faveur de l adoption de l ECM (Miles, 2011) Cette étude présente également certains arguments en faveur d une adoption des nouveaux systèmes d ECM :

7 Illustration 2 : leviers en faveur de l adoption de l ECM (Miles, 2011) Bien que ce livre blanc ne détaille pas chaque argument en faveur d une telle adoption, simple est de constater que chaque problème présenté pourra être adressé avec la mise en place d une solution ECM basée sur une solide plateforme technologique.

8 Les tendances de l ECM L ECM : bien plus qu un simple partage de fichier En dehors des outils d ECM, un certain nombre de solutions ont vu le jour, permettant de partager des documents et autre contenu avec de nombreux utilisateurs, comme DropBox, Box.net, des systèmes de fichiers partagés, ainsi que Google Docs. Certes, ces solutions prennent en charge le partage, la collaboration et des fonctionnalités de sécurité restreints, mais c est une erreur de les considérer comme des solutions d ECM parallèles. Les plateformes d ECM modernes ne se résument pas à de simples partages de fichiers et sont très éloignées des premières solutions de gestion documentaire qui, dans la plupart des cas, n étaient guère plus que des interfaces utilisateur dédiées au partage de fichiers. Les plateformes d ECM offrent une variété de fonctionnalités, notamment : le suivi de versions, les relations entre les documents, la prise en charge des métadonnées du document et/ou de ses détails sémantiques, la gestion du workflow et cycle de vie du document, le verrouillage / déverrouillage des documents, la diffusion du contenu en flux continu, l audit et la traçabilité, les règles métier, qui sont souvent essentielles aux entreprises pour gérer efficacement leurs contenus et ne sont pas pris en charge par les outils de partage de fichiers populaires. De plus, une plateforme d ECM doit remplir les exigences communes à tout logiciel d entreprise, telles que : l intégration complexe avec des annuaires (par exemple LDAP) la capacité de convenir à un portefeuille technologique d entreprise prédéfini et de respecter les standards liés à l architecture, dans le cloud mais aussi sur site, une forte disponibilité, qui ne sont pas non plus prises en charge par les applications de partage de fichiers. De manière générale, ces dernières sont conçues pour un contenu indépendant, non contrôlé ni structuré et incluent peu d outils pour supporter une gestion structurée (par exemple les taxonomies) ou ajouter les métadonnées souhaitées. En outre, bien que ces outils favorisent le partage, ils ne prennent pas du tout en charge la réutilisation du contenu à travers l entreprise

9 et sont insuffisants en termes d application des règles métier essentielles, de gestion du cycle de vie ou de workflow pour gérer les processus métier centrés sur le contenu. Sans la possibilité de catégoriser le contenu ni de représenter ses relations par rapport à d autres contenus de manière homogène, ce dernier devient presque impossible à gérer lorsque son volume augmente. Les applications de partage de fichiers comportent une autre limite importante. Comme le contenu d entreprise se diversifie et inclut des actifs multimédia, notamment des documents audio et vidéo, il existe un besoin croissant de prendre en charge un contenu riche et des activités comme la diffusion en flux continu (streaming), une fonctionnalité que la majorité des outils de partage de fichiers ne supportent pas. De même, les plateformes de gestion documentaire plus anciennes ne supportent pas la plupart des nouveaux types de contenu. Enfin, les organisations faisant face à des contraintes légales et réglementaires doivent être particulièrement vigilantes en divulguant un contenu à l aide de solutions de partage de documents car ces dernières n offrent que de faibles niveaux de sécurité, traçabilité ou contrôle. Même sans obligations légales, révéler un contenu perçu comme privé peut ternir grandement la réputation d une entreprise. L évolution de l ECM A l image de tous les processus métier et de la technologie qui les supporte, l ECM évolue fréquemment pour introduire de nouveaux modèles, concepts et relever de nouveaux défis. Traditionnellement, les technologies d ECM se composent d un certain nombre de solutions indépendantes : Illustration 3 : les fonctions traditionnelles de l ECM

10 Cependant, de plus en plus, les entreprises souhaitent davantage d intégration. Elles veulent que leur contenu soit persuasif et disponible sur demande à tout moment, pas simplement au sein d une application autonome spécifique, ne supportant qu une utilisation à la fois. Les organisations souhaitent intégrer leur contenu au sein des outils avec lesquels elles travaillent, le consulter au moment où elles travaillent et gèrent leurs processus métier, sans devoir accéder à d autres outils et suivre de nombreux processus déconnectés les uns des autres. Ces demandes des entreprises conduisent à une nouvelle génération moderne de technologie d ECM. Cette dernière a évolué d une solution à finalité unique, cloisonnée, destinée à un seul service, vers une infrastructure à l échelle de l entreprise. Ces solutions d ECM modernes dépassent les applications commerciales pré-packagées (COTS) qui réalisent une fonction spécifique, comme la gestion documentaire, et vont même au-delà des suites intégrées qui combinent de multiples fonctions. La technologie d ECM moderne n est pas une application : il s agit d une plateforme de gestion de contenu flexible et interopérable, qui présente des composants et services que les entreprises peuvent facilement intégrer pour supporter un ensemble de processus métier orientés contenu au sein d applications conçues sur la plateforme. La nouvelle plateforme ECM idéale est transparente pour les utilisateurs : seules les fonctionnalités importent. Le diagramme ci-dessous illustre cette évolution. Illustration 4 : l évolution de la gestion de contenu (Miles, 2011) La diversité du contenu Les entreprises ont non seulement besoin de solutions de gestion de contenu assez flexibles pour supporter des processus métier plus nombreux, mais ces solutions doivent également prendre en charge un nombre croissant de types de contenu différents. De plus en plus, les organisations exploitent de nouveaux types d informations pour assurer leur fonctionnement. Face à des types de contenu d entreprise plus variés, elles se préoccupent souvent de l exactitude, la fiabilité et l accessibilité de ce contenu. Une étude sur l ECM, réalisée en 2011 par l AIIM, a présenté les différents types de contenu gérés par les organisations et la confiance que la direction de celles-ci a dans la qualité de

11 cette gestion. Ceci souligne clairement la diversité croissante du contenu géré par les applications, qui s étend du contenu lié au cœur de métier au contenu davantage lié à la collaboration sociale. Illustration 5 : qualité de la gestion de contenu (Miles, 2011) Un contenu plus intelligent En sus de sa diversité croissante, dans certains cas, le contenu devient plus intelligent. Que cela signifie-t-il? Traditionnellement, le contenu géré par les solutions d ECM se composait en grande partie de fichiers et d images scannées, probablement interprétés à l aide d une reconnaissance optique de caractères (OCR) simpliste et de métadonnées très limitées. Cependant, aujourd hui, les plateformes d ECM modernes doivent être plus sophistiquées, capables de prendre en charge l interprétation des contenus réels d un document et d attribuer une signification aux données qu il contient. Ce «contenu intelligent» permet aux organisations de dépasser le simple fait de stocker un fichier binaire aux métadonnées limitées pour consultation et d y privilégier l association de relations, métadonnées complexes et règles métier afin d automatiser les processus de l entreprise. Par exemple, une entreprise scanne une facture. La technologie d ECM est capable d extraire le numéro de facture et de l utiliser pour associer cette facture à des informations contenues dans d autres applications métier (par exemple un

12 système de service clientèle). Ainsi, les utilisateurs obtiennent une vue plus globale des informations permettant d appliquer les règles métier. Illustration 6 : l évolution du contenu Les solutions d ECM développent également un contenu comportant un volume croissant de métadonnées, tels le numéro de version et des descripteurs de sécurité, qui peuvent être utiles pour améliorer nettement l efficacité de la gestion. Les métadonnées ne jouent plus un simple rôle informatif auprès du lecteur, ce sont désormais des variables conduisant le processus métier. De gros volumes de données pour un contenu riche En plus de se diversifier et de devenir plus intelligent, le contenu croît à un rythme à peine concevable. Les entreprises capturent des volumes croissants de données sur les clients, fournisseurs et transactions générées par d autres activités. Les données des projets du McKinsey Global Institute vont ainsi croître à un rythme de 40 % par an (Manyika, et al., 2011) entraîné par une explosion de contenu, des médias sociaux, mobiles et vidéo et autres média riche, associée à des coûts de stockage réduits et des tendances comme l informatique sur le cloud (cloud computing) qui encouragent les entreprises à tout conserver. IDC a prévu des taux de croissance du contenu encore plus importants. L association prévoit que le volume d informations numériques produites à travers le monde en 2011 sera 10 fois plus élevé que le niveau de celles produites en 2006.

13 Illustration 7 : la croissance du contenu au sein d une organisation (Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting et Toncheva, 2008) Avant, la croissance du contenu ne semblait concerner que quelques niches. Désormais elle impacte chaque secteur et organisation et devient rapidement un moyen pour les entreprises leader de surpasser leurs pairs en obtenant de nouvelles perspectives issues des informations stockées. Par exemple, selon le McKinsey Global Institute, 30 % des ventes sur le site Internet Amazon.com sont guidées par des recommandations basées sur les achats précédents de l utilisateur (Manyika, et al., 2011). Si ces informations sont gérées en tant que contenu d entreprise, il est possible d en tirer profit dans d autres processus orientés contenu au-delà des recommandations commerciales. L aptitude à analyser et à gagner de la visibilité sur les volumes d informations plus importants grâce à une technologie d ECM plus sophistiquée comporte un certain nombre d avantages : Transparence : rendre le contenu plus facilement accessible aux parties prenantes, précisément quand et où elles en ont besoin. Ceci réduit le temps et les efforts requis pour localiser les informations et peut ainsi améliorer la performance. Prise de décision orientée par les données : les sociétés collectent un volume croissant d informations, issues de capteurs de données, qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions de manière plus quantitative et prévisible. Par exemple, capturer la durée d un workflow de gestion de dossiers peut renseigner une organisation sur quelle partie du processus est la plus longue ou la plus coûteuse. Lesdites données peuvent également être exploitées dans des expériences contrôlées afin de déterminer l impact de changements. Segmentation des clients : puisque la technologie progresse, les organisations sont mieux équipées pour développer des profils de clients uniques afin d avoir un discours commercial

14 plus ciblé. Par exemple, elles peuvent consolider des informations issues de systèmes de gestion clientèle grâce aux courriers électroniques non structurés et interactions par le biais des média sociaux afin de créer une compréhension plus approfondie des besoins du client à travers tous les canaux. Prise de décision automatisée : un accès au contenu peut fournir toutes les informations nécessaires pour automatiser des décisions, autrefois prises par des humains, réduisant ainsi les coûts d exploitation. Même si les entreprises n automatisent jamais complètement leurs prises de décisions, le contenu peut être utilisé pour les faciliter. Dans les processus de réclamation par exemple, au lieu de se connecter à de multiples systèmes, la gestion de contenu d entreprise pourrait permettre aux gestionnaires de consulter l ensemble des documents pertinents depuis une interface unique, améliorant l efficacité du processus. Identification de nouveaux modèles, produits et services métier : le contenu agrégé et son analyse offrent une multitude de nouvelles opportunités, qui s étendent des services de comparaison de prix en temps réel aux solutions de soins préventifs dans le secteur de la santé. Certes, ces données supplémentaires ont de la valeur, mais les organisations peinent encore à tenter de gérer, conserver et extraire la valeur issue de ce contenu. Dans de nombreux cas, puisque le volume du contenu augmente, la complexité et les coûts liés à la gestion de ce contenu augmentent en conséquence. Les technologies de gestion des informations en place ne suffisent plus face aux volumes croissants de contenu. Les utilisateurs ne peuvent plus se contenter de parcourir des catégories, voire dans certains cas, lancer une recherche à travers la quantité massive de contenu stocké au sein de l entreprise : c est trop éprouvant. Ces volumes croissants rendent l adoption de nouveaux processus et technologies du contenu essentielle. Du stockage en ligne via le cloud aux technologies sémantiques qui permettent aux machines de mieux aider les utilisateurs, la croissance du contenu est en train de transformer l ensemble du monde de l ECM.

15 Exigences et challenges pour une plateforme de gestion de contenu moderne Favoriser des processus et applications centrés sur le contenu Certaines organisations ont fait des progrès considérables en tirant avantage des outils d ECM. Cependant, dans la plupart des cas, l utilisation de cette technologie n est pas encore optimale. Pour quelle raison? Nombreux sont ceux qui considèrent encore l ECM comme un outil autonome, alors qu il s agit d un composant middleware qui offre des services capables de supporter un ensemble extrêmement varié de fonctions métier, de la facturation à la gestion de dossiers. Par exemple, un service de ressources humaines peut avoir besoin d une solution informatique pour faciliter l exécution du nouveau processus d embauche. Il s agit d un processus centré sur le contenu. Un Curriculum Vitae, un profil d employé potentiel et un retour d entretien constituent l ensemble des types de contenu possibles. Le scénario peut être bien plus complexe. Il est possible d envisager le besoin de prévoir automatiquement un candidat embauché dans l annuaire des utilisateurs ou celui de s intégrer avec le système de gestion de contenu web ou autres processus métier. Aucune application d ECM «prête à l emploi» n est susceptible de répondre parfaitement à ces besoins : il faut une application orientée contenu. Au lieu de développer une solution personnalisée à l aide d un framework bas niveau (Hibernate par exemple pour la pérennité), l entreprise pourrait bénéficier des possibilités qu offre une plateforme de gestion de contenu pour gérer ce processus. Bien que le choix d adopter une plateforme de gestion de contenu au lieu d une application d ECM traditionnelle comporte un certain nombre d avantages, quelques architectes peuvent s interroger sur la meilleure manière d intégrer les composants dans leur portefeuille technique. Le schéma ci-dessous illustre un modèle d architecture possible pour organiser les applications orientées contenu à l aide des composants proposés par la plateforme de gestion de contenu.

16 Illustration 8 : modèle d architecture pour les applications orientées contenu Dans ce modèle, la plateforme d ECM expose des services tels que le contrôle du workflow, de l authentification et de l accès ainsi que l audit par le biais d une ou plusieurs interfaces qui peuvent être utilisées pour concevoir des applications de gestion de contenu personnalisées ou s intégrer dans des progiciels et applications métier existants. De plus, la plateforme de gestion de contenu offre également un accès direct au contenu stocké via des interfaces fondées sur des standards (services de référentiel). Celle-ci peut être utilisée pour concevoir des applications centrées contenu qui tirent profit du contenu directement ou d un ensemble de services haut niveau fournis par la plateforme. Dans ce modèle, une couche graphique offre des frameworks afin de présenter ses services à différentes technologies d interfaces utilisateur. Ces derniers peuvent être exploités pour créer, depuis la plateforme, des interfaces personnalisées qui s adaptent au contexte de l entreprise, facilitant ainsi l adhésion des utilisateurs et diminuant la durée d apprentissage de ces derniers. Une plateforme doit être conçue de manière modulaire et flexible. Elle doit révéler un framework complet à disposition des développeurs et pas simplement un référentiel de contenu. De nombreux outils d ECM tendent à être conçus uniquement autour de ce référentiel, n offrant aucune couche supplémentaire. Il s agit d une approche plus traditionnelle, héritée de l ère client-serveur. Une plateforme doit également fournir une gamme complète de services : des services d annuaire bas niveau jusqu aux services d interface utilisateur haut niveau. C est ainsi qu une pla-

17 teforme doit être conçue pour supporter l intégration : elle doit être étendue et assemblée par des développeurs concevant des solutions à partir de celle-ci. Que ce soit ce modèle précis ou une stratégie de conception d ECM alternative qui est mis(e) en œuvre, une approche modulaire, centrée sur la plateforme, est la clé pour obtenir une gestion de contenu vraiment flexible. Les évaluations et discussions relatives à l adoption de l ECM doivent écarter l ensemble des applications spécifiques et mises en œuvre fonctionnelles présupposant les besoins, au profit d un framework de contenu, facilement personnalisable et extensible au niveau du référentiel, de la plateforme et de l interface utilisateur, afin de pouvoir travailler de la manière la plus adaptée aux besoins de l entreprise. Offrir modularité et extensibilité Aucun éditeur ne peut anticiper chaque cas d utilisation qui devrait être pris en charge dans le cadre de la gestion de contenu d entreprise. De nouveaux types de contenu, standards et modèles d organisation ne cessent d être développés. Par conséquent, il est important de choisir une plateforme d ECM dont l architecture lui permette d être interopérable, personnalisable et extensible, des arguments que tous les éditeurs ne sont pas capables de fournir. En effet, un manque d extensibilité peut directement nuire aux capacités commerciales. Plus de la moitié des entreprises indiquent que leur adhésion à l ECM est freinée par un manque de prise en charge de leurs besoins par l outil d ECM (Miles, 2011). Le graphique ci-dessous illustre quelques-unes des raisons évoquées : Illustration 9 : raisons de l incapacité à répondre favorablement à un projet d ECM Une plateforme d ECM bien conçue supportera une extensibilité et une personnalisation de manière prévisible, durable et abordable. Voyons maintenant ce que cela signifie.

18 A minima, une plateforme de gestion de contenu bien conçue doit être modulaire, orientée composants et offrir des fonctionnalités fournies sous la forme d un ensemble de fonctions (services) indépendantes et découplées avec peu de dépendance entre les composants ou vis-àvis de l environnement technique. Cette structure permet aux architectes de choisir précisément l ensemble de fonctionnalités et services nécessaires pour répondre aux besoins du projet. De plus, la plateforme doit exposer une interface de programmation (API) permettant d accéder à ses services sans «piratage», impliquant ainsi des ressources spécialisées du distributeur ou des achats de modules supplémentaires. D autres fonctionnalités d une plateforme permettant de supporter un modèle durable pour concevoir des applications d ECM incluent : La testabilité : la plateforme doit supporter la mise en place de tests des extensions/personnalisations sans subir trop d encombrements. Idéalement, elle doit facilement s intégrer dans une plateforme de test et permettre une intégration continue pour que les aspects fonctionnels ou non (la performance par exemple) liés à ces extensions/personnalisations puissent être vérifiés. Des solutions comme les serveurs d intégration continue Hudson/Jenkins ont gagné en popularité et, dans l idéal, une plateforme d ECM devrait permettre aux équipes de profiter de ces outils. De multiples stratégies en termes d APIs : une plateforme d ECM extensible doit présenter de multiples interfaces de programmation d applications (APIs) afin de permettre aux besoins du projet de dicter la stratégie d intégration. Idéalement, la plateforme doit fournir de multiples choix comme le langage natif (par exemple l API de Java), le style REST et le protocole SOAP, ou des interfaces fondées sur des standards afin d accéder aux fonctionnalités d ECM sous-jacentes. Le support de langages standards comme Java, PHP ou autres, en opposition aux langages propriétaires spécifiques à leurs éditeurs. Certains éditeurs choisissent d utiliser des langages à la mode afin de susciter de l intérêt pour leurs produits. Les architectes doivent évaluer attentivement la valeur des langages vis-à-vis de facteurs tels que l adoption du langage, la taille de la communauté de développeurs, les qualités intrinsèques du langage et l aptitude du personnel à adhérer à des applications codées dans celui-ci. Une API client et développeur cohérente en interne : un mécanisme cohérent et bénéficiant de support pour les personnalisations réalisées en interne (éditeur) et sous-traités à des développeurs externes, afin que les extensions du client ressemblent et fonctionnent exactement comme les fonctionnalités natives de l application. Les éditeurs doivent prendre en charge ce mécanisme au-delà d une seule version et proposer une procédure de mise à niveau qui permet de profiter de nouvelles versions sans perdre leur investissement en termes de développement personnalisé et d extensions. Le déploiement : la plateforme d ECM doit supporter de multiples stratégies de déploiement, de la publication simpliste basée sur un serveur unique à la haute disponibilité en mode Active/Active avec récupération des données en cas de catastrophe, de la stratégie de déploiement sur site à celle sur le cloud. Elle doit prendre en charge des configurations de déploiement complexes conçues pour valider les applications (par exemple, de la recette vers la pré-production, de la pré-production vers la production). De plus, elle doit permettre le

19 déploiement de composants personnalisés et d extensions de manière prévisible et contrôlée à travers tous les environnements sans impacter les fonctionnalités centrales de la plateforme. Les tests de performance : la plateforme doit offrir une publication régulière d indicateurs de benchmark et permettre aux équipes en charge de la mise en œuvre de définir leurs propres tests de performance basés sur leurs cas d utilisation et besoins applicatifs spécifiques. Voir au-delà du côté serveur Les développeurs, architectes et chefs de projet évaluant des applications métier se concentrent souvent sur les fonctionnalités de l architecture côté serveur. Ils étudient la façon dont la pérennité des données métier est mise en œuvre, la manière dont la logique métier est conçue et quelles APIs sont disponibles pour l intégration. Cependant, les fonctionnalités côté client sont tout autant importantes. Lors de l évaluation d une plateforme d ECM, il est essentiel de ne pas se limiter aux capacités bas niveau couvertes par les composants côté serveur. Les architectes doivent s assurer que la plateforme n impose aucune restriction excessive sur l interface graphique que l utilisateur final utilise pour accéder à l application et/ou au contenu luimême. Les plateformes d ECM doivent aisément supporter des publication et interaction du contenu multicanaux. Cette aptitude devient d autant plus essentielle que les entreprises adoptent de plus en plus d appareils, tablettes et autres outils mobiles en complément des applications webet client riche fonctionnant sur les PCs. Idéalement, la plateforme doit offrir et permettre l intégration avec un ou plusieurs framework(s) graphiques pour supporter un développement d applications rapide : une gamme de différents frameworks d interface utilisateur pour les applications web pour répondre à divers cas d utilisation interactive (par exemple JSF, GWT, templating web simple, etc.) afin de garantir que tous les types d applications web, y compris les interfaces utilisateur pour mobiles et tablettes, puissent être exploités au mieux, des frameworks RIA (applications Internet riches) supportant la technologie Flex et des modules middleware associés comme Adobe Life Cycle ou Granite DS, pour faciliter le développement de ces interfaces, des «applications silencieuses» visant à la conception de scripts et au traitement par lots, des applications de bureautique, des applications mobiles lourdes, supportant des systèmes d exploitation majeurs comme Android et ios et offrant des kits de développement (SDKs) dédiés pour envelopper les services et APIs de la plateforme.

20 Illustration 10 : publication de contenu multicanaux Déployer partout, y compris sur le Cloud Les logiciels d entreprise classiques étaient conçus pour fonctionner sur site et, de nos jours, une grande partie des solutions d ECM en font encore de même, étant gérées par une exploitation informatique en interne. Dans ce cas de figure, tirer profit des middleware standards est important. Par exemple, en termes de technologie Java, la solution complète doit pouvoir être installée sur des serveurs d applications Java, comme le conteneur de servlets léger Apache Tomcat, sur des serveurs d applications JBoss ou autre infrastructure standard, sans nécessiter d autres composants spécialisés pour répondre aux besoins de l ECM ou de ses composants. En ce qui concerne la base de données sous-jacente, cette réflexion comporte la même importance. La devise serait «Publiez comme vous voulez, à l endroit que vous voulez». Ceci garantit aux entreprises l obtention d un meilleur retour sur investissement (ROI) en leur permettant de partager et exploiter leurs investissements existants en un seul ensemble homogène. Les solutions et plateformes traditionnelles échouent souvent dans ce domaine. La plupart requiert des installations et systèmes spécifiques et, finalement, une maintenance et des processus opérationnels presque dédiés, engendrant des coûts supplémentaires. Au-delà des environnements sur site traditionnels, le cloud computing a apporté un large éventail d opportunités et de promesses. Il a rendu la technologie accessible à de nombreuses entreprises. Au lieu d embaucher du personnel spécialisé et de réaliser de considérables investissements en termes d infrastructures et de logiciels, les organisations peuvent obtenir les mêmes fonctionnalités pour un faible coût de lancement et contre le paiement d une cotisation mensuelle ou basée sur l utilisation. Les plateformes basées sur le cloud permettent aux architectes de concevoir des solutions de contenu d entreprise sophistiquées, fiables et hautement disponibles sans se préoccuper : des dépendances d installation, des capacités de stockage informatique,