Microsoft Excel Novembre 2009

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1 Microsoft Excel Novembre 2009

2 TABLE DES MATIÈRES CONCEPTS IMPORTANTS DANS MICROSOFT EXCEL... 4 Le classeur... 4 La feuille de calcul... 4 La cellule... 4 La cellule active... 5 La plage de cellules... 5 La barre de formule... 6 La confirmation d'une saisie dans une cellule... 6 La valeur de la cellule et de la valeur affichée... 6 La sélection... 7 SÉLECTIONNER DES CELLULES... 8 Travail sur une sélection... 8 Sélection d'une cellule... 8 À l'aide de la souris... 8 À l'aide du clavier... 8 À l aide de la liste des noms des cellules... 8 À l aide de la case des références... 8 Sélection de plusieurs cellules à l'aide de la souris... 9 Glissée... 9 Clic - Majuscule - Clic... 9 Clic - Contrôle - Clic... 9 À l aide de la liste des noms des cellules... 9 Sélection de cellules aux dimensions définies Une ligne Une colonne Plusieurs lignes Plusieurs colonnes Le chiffrier au complet... 10

3 TABLE DES MATIÈRES Désélection de cellule MANIPULATION DES FEUILLES DE CALCUL (ONGLETS) Sélection d une feuille de calcul Sélection d un groupe de feuilles de calcul Sélection continue Sélection discontinue Désélection d un groupe de feuilles de calcul Déplacer une feuille de calcul dans le même classeur Copier une feuille de calcul dans le même classeur Modifier la dimension de la zone d affichage des onglets d un classeur Ajouter une nouvelle feuille dans un classeur Avec le menu contextuel Supprimer une feuille dans un classeur Avec le menu contextuel QUELQUES RÈGLES PRATIQUES Une règle d utilisation de certaines commandes d Excel Les points sensibles de la cellule Pour sélection Pour remplissage Pour déplacer Pour copier et déplacer

4 CONCEPTS IMPORTANTS DANS MICROSOFT EXCEL Les concepts sont les fondements sur lesquels la compagnie s est appuyée pour développer son logiciel. La bonne compréhension de ces concepts facilite le travail avec le logiciel puisqu elle permet souvent de deviner les actions à poser ou de comprendre les modifications qui surviennent dans un document. LE CLASSEUR En ouvrant Excel (pas un document existant), on ouvre aussi un classeur nommé Classeur1 qui représente un document normal ou un fichier dans le logiciel. Le classeur est l équivalent électronique d un cartable à anneaux qui pourra contenir une ou plusieurs feuilles. Par défaut, un nouveau classeur contient trois feuilles. On retrouvera normalement dans un classeur des feuilles traitant d un même sujet. On pourra avoir plusieurs classeurs. LA FEUILLE DE CALCUL La feuille de calcul est un des éléments du classeur d Excel. Une feuille est constituée de lignes ( ) et de colonnes (16 384) comme une tablette quadrillée. Chaque ligne est numérotée de 1 à alors que les colonnes sont numérotées par des lettres (par défaut) de A à XFD. Chaque feuille porte un nom qui apparaît dans un onglet au bas de l écran. LA CELLULE La feuille de calcul d Excel est divisée en cellules (jonction de lignes et de colonnes). Chaque cellule peut être traitée individuellement pour son contenu et son format. Elles sont dans ce sens indépendantes les unes des autres. Chaque cellule a une adresse qui est la coordonnée de la colonne et de la ligne. Une cellule peut contenir jusqu à caractères pour du texte, et dans une formule.

5 CONCEPTS IMPORTANTS DANS MICROSOFT EXCEL LA CELLULE ACTIVE La cellule active est celle où l'on peut entrer des données ou appliquer un format quelconque. Il y a toujours une cellule active ET il n y a qu une cellule active. Elle est présentée avec une bordure spéciale (B3 dans l'exemple de gauche). Lorsque la cellule porte un nom, celui-ci apparaît à l endroit où apparaissait la référence de la cellule. Dans l exemple de droite, la cellule porte le nom de TPS. LA PLAGE DE CELLULES Une plage de cellules est une zone regroupant un ensemble de cellules (A1 jusqu'à B3 dans l'exemple). Ce bloc de cellules est noir ou de couleur selon le type de moniteur sauf une qui est blanche avec une bordure spéciale qui est la cellule active (A1 dans l exemple) On peut demander à Excel d'exécuter certaines tâches sur une plage de cellules. Lorsque la plage de cellules porte un nom, celui-ci apparaît à l endroit où apparaissait la référence de la cellule active lorsque toute la plage portant ce nom est sélectionnée. Dans l exemple de droite, la plage porte le nom de Dépenses. 5

6 CONCEPTS IMPORTANTS DANS MICROSOFT EXCEL LA BARRE DE FORMULE La barre de formule est située sous la barre des menus et les barres d outils lorsqu elles sont ancrées au haut de l écran. Elle est constituée de trois zones distinctes: À gauche, la zone de référence qui indique l adresse ou le nom de la cellule active. À droite, la barre d'expression où l'on entre les données (texte, nombres, formules de calcul). La barre de clignotement (point d insertion) marque la position du caractère qui sera tapé, comme dans un traitement de texte. Au centre, le bouton Annulation le bouton Entrée et le bouton Assistance fonctions. Ils apparaissent dès que le premier caractère tapé dans la barre d'expression. Le bouton d Annulation permet de revenir au contenu initial de la cellule. Le bouton Entrée confirme l'information et l'introduit dans la cellule. Le bouton Assistance fonctions permet d introduire une fonction dans une formule. LA CONFIRMATION D'UNE SAISIE DANS UNE CELLULE Lorsque l'on entre des données dans une cellule, il faut confirmer la saisie de la cellule. Le programme ne peut exécuter d'autres tâches tant que la confirmation n'est pas effectuée (la plupart des commandes des menus sont grisées et non accessibles). Il y a plusieurs méthodes pour confirmer une saisie: En cliquant sur la case Entrée. Avec la touche Entrée. Avec les touches qui servent à déplacer la cellule active. La cellule active devient celle de la nouvelle sélection. À l'aide de la souris. Cette méthode ne fonctionne pas lorsqu'on est à écrire une formule. LA VALEUR DE LA CELLULE ET DE LA VALEUR AFFICHÉE Chaque cellule peut contenir deux types d'information: son contenu et la valeur affichée. Si l'on tape "Oui" dans une cellule, son contenu et la valeur affichée seront le même. Par contre, si l'on tape une formule telle "=22*5", son contenu, c'est la formule alors que la valeur affichée sera de "110". 6

7 CONCEPTS IMPORTANTS DANS MICROSOFT EXCEL LA SÉLECTION D une certaine façon, on peut dire que le programme (et l ordinateur) fonctionne en deux temps: on doit d abord dire sur quel objet (caractère, mot, cellule, colonne, partie de chiffrier, etc ) l instruction que l on donne (mettre en gras, centrer, etc ) doit être appliquée. La plupart des problèmes rencontrés lors de l utilisation du logiciel ont comme origine une mauvaise sélection ou l absence de sélection. Dans certains cas, si la personne qui utilise le logiciel ne précise pas la sélection, le programme déterminera lui-même une sélection par défaut, ce qui ne représente peut-être pas le désir de la personne. Le chapitre qui suit explique différentes méthodes de sélection de cellules. 7

8 SÉLECTIONNER DES CELLULES TRAVAIL SUR UNE SÉLECTION Avant de donner une commande au logiciel (peu importe laquelle), il faut d abord lui indiquer sur quel objet travailler. SÉLECTION D'UNE CELLULE À l'aide de la souris Cliquer dans la cellule désirée. Attention, cette méthode ne fonctionne pas lorsqu on est à écrire une formule. On a alors un comportement totalement différent. À l'aide du clavier Certaines touches du clavier permettent de déplacer la cellule active. Les quatre flèches du clavier déplacent la cellule active dans la direction de la flèche à partir de l'endroit où elle se trouve. Le Tab déplace la cellule active vers la droite, le Retour vers le bas. Avec la touche Majuscule enfoncée; le Tab déplace la cellule active vers la gauche, le Retour vers le haut. À l aide de la liste des noms des cellules Lorsqu on a donné des noms à des cellules, ceux-ci apparaissent dans la liste des noms dans la barre de formule. Choisir un nom dans la liste amène le logiciel à sélectionner la cellule portant ce nom. Dans l exemple de droite, la liste des noms ces cellules en contient six. À l aide de la case des références La référence de la cellule active est affichée dans la barre de formule ou son nom si elle en porte un. En cliquant dans cette zone, en tapant la référence de la cellule à atteindre dans la zone (par exemple, Z38) et en tapant Retour ou Entrée, la cellule active devient celle-là.

9 SÉLECTIONNER DES CELLULES SÉLECTION DE PLUSIEURS CELLULES À L'AIDE DE LA SOURIS Glissée 1. Cliquer à une extrémité de la zone à sélectionner. 2. glisser jusqu'à l'autre extrémité de la zone. 3. relâcher le bouton de la souris. Clic - Majuscule - Clic Cette méthode permet de créer une sélection continue, c est-à-dire que toutes les cellules de la plage se touchent. La sélection de l exemple de droite contient sept cellules et A2 est celle qui est active. 1. Clic à une extrémité de la zone à sélectionner. 2. Maintenir enfoncé la touche majuscule. 3. Cliquer à l'autre extrémité de la zone. Clic - Contrôle - Clic Cette méthode permet de créer une sélection discontinue, c est-à-dire que toutes les cellules de la plage ne se touchent pas nécessairement. La sélection de l exemple de droite contient quatre cellules et B6 est celle qui est active. 1. Sélectionner une cellule ou d'une plage de cellules. 2. Maintenir enfoncé la touche Ctrl. 3. Effectuer d'autres sélections de cellules en cliquant ou en glissant. À l aide de la liste des noms des cellules Lorsqu on a donné des noms à des cellules, ceux-ci apparaissent dans le liste des noms dans la barre de formule. Choisir un nom dans la liste amène le logiciel à sélectionner la plage de cellules portant ce nom. Dans l exemple de droite, la liste des noms ces cellules en contient six. 9

10 SÉLECTIONNER DES CELLULES SÉLECTION DE CELLULES AUX DIMENSIONS DÉFINIES Une ligne Cliquer dans le numéro (tête) de la ligne. Taper la barre d espacement tout en tenant enfoncée la touche Majuscule pour sélectionner la ligne de la cellule active. Une colonne Cliquer dans l'en-tête (lettre ou numéro) de la colonne. Taper la barre d espacement tout en tenant enfoncée la touche Ctrl pour sélectionner la colonne de la cellule active. Plusieurs lignes Dans les numéros (tête) de ligne, méthode de sélection Glissée. Dans les numéros (tête) de ligne, méthode Clic - Majuscule - Clic. Dans les numéros (tête) de ligne, méthode Clic - Contrôle - Clic Plusieurs colonnes Dans l'en-tête (lettre ou numéro) de la colonne, méthode de sélection Glissée. Dans l'en-tête (lettre ou numéro) de la colonne, méthode Clic - Majuscule - Clic. Dans l'en-tête (lettre ou numéro) de la colonne, méthode Clic - Contrôle - Clic pour Windows. Le chiffrier au complet Clic dans le carré blanc qui est à l'intersection des numéros (tête) de lignes et de l'en-tête (lettre ou numéro) des colonnes, c'est à dire en haut du chiffre 1 et à gauche de la lettre A. DÉSÉLECTION DE CELLULE Cliquer n'importe où dans le chiffrier. Ceci implique que l on peut cliquer dans la sélection ellemême. 10

11 MANIPULATION DES FEUILLES DE CALCUL (ONGLETS) SÉLECTION D UNE FEUILLE DE CALCUL On sélectionne une feuille en cliquant sur son onglet au bas de la fenêtre. Si l onglet n est pas visible, on pourra utiliser les boutons de défilement pour le faire apparaître. SÉLECTION D UN GROUPE DE FEUILLES DE CALCUL Lorsqu on crée une telle sélection, le mot [Groupe de travail] s ajoute au titre de la fenêtre active. Quand on crée un groupe, toutes les commandes appliquées à une feuille du groupe et toute modification au contenu d une cellule se produit aussi dans les autres feuilles du groupe. Sélection continue Utiliser la méthode Clic - Majuscule - Clic décrite précédemment sur les onglets à sélectionner. Dans l exemple qui suit, les feuilles Ex 1, Ex 2 et Ex 3 sont sélectionnées. La feuille active est Ex 1. Sélection discontinue Utiliser la méthode Clic - Ctrl - Clic décrite précédemment sur les onglets à sélectionner. Dans l exemple qui suit, les feuilles Ex 1 et Ex 3 sont sélectionnées. La feuille active est Ex 1. DÉSÉLECTION D UN GROUPE DE FEUILLES DE CALCUL On clique dans un onglet d une feuille qui ne fait pas partie du groupe. DÉPLACER UNE FEUILLE DE CALCUL DANS LE MÊME CLASSEUR On peut réorganiser l ordre des feuilles en déplaçant celles-ci à l aide de la souris: 1. Cliquer sur l onglet de la feuille à déplacer et maintenir enfoncé le clic de la souris. Le pointeur de la souris change de forme et présente une flèche blanche pointant sur une feuille. 2. Glisser vers la gauche ou vers la droite. En déplaçant le pointeur, un petit triangle noir indique l endroit où serait insérée la feuille si on relâche le clic de la souris. 3. Relâcher le clic de la souris.

12 MANIPULATION DES FEUILLES DE CALCUL (ONGLETS) COPIER UNE FEUILLE DE CALCUL DANS LE MÊME CLASSEUR Dans certaines circonstances, on peut souhaiter doubler une feuille de calcul dans un même classeur. On peut le faire en la copiant. 1. Cliquer sur l onglet de la feuille à doubler et maintenir enfoncé le clic de la souris. Maintenir enfoncée la touche Ctrl pour le reste de la manœuvre. Le pointeur de la souris change de forme et présente une flèche blanche pointant sur une feuille. Le signe + est inscrit dans cette feuille pour indiquer qu on double la feuille de calcul. 2. Glisser vers la gauche ou vers la droite. En déplaçant le pointeur, un petit triangle noir indique l endroit où serait insérée la feuille si on relâche le clic de la souris. 3. Relâcher le clic de la souris toujours en maintenant la touche Ctrl. La nouvelle feuille insérée est une copie identique à la première. Son nom est le même suivi d un numéro pour la différencier cette nouvelle feuille de la première. MODIFIER LA DIMENSION DE LA ZONE D AFFICHAGE DES ONGLETS D UN CLASSEUR La dimension de la zone d affichage des onglets (noms des feuilles) peut être modifiée en tout temps à l aide de la souris. 1. Placer le pointeur de la souris au dessus de la petite case de modification de la dimension comme dans l exemple qui suit. 2. Cliquer et déplacer la petite case de modification de la dimension vers la gauche ou vers la droite au besoin comme dans l exemple qui suit.; 12

13 MANIPULATION DES FEUILLES DE CALCUL (ONGLETS) AJOUTER UNE NOUVELLE FEUILLE DANS UN CLASSEUR Par défaut, un nouveau classeur contient trois feuilles. Cette option par défaut peut être modifiée par la commande Options du bouton Office. On peut ajouter une ou des feuilles dans un classeur au besoin jusqu à un maximum qui est limité par la quantité de mémoire disponible. Avec le menu contextuel 1. Afficher le menu contextuel des onglets en maintenant enfoncée le bouton de droite de la souris et cliquer sur l onglet de la feuille à déplacer vers la droite pour l insertion. 2. Choisir la commande Insérer dans ce menu puis l option Feuille. SUPPRIMER UNE FEUILLE DANS UN CLASSEUR Avec le menu contextuel 1. Afficher le menu contextuel des onglets en maintenant enfoncée le bouton de droite de la souris et cliquer sur l onglet de la feuille à supprimer. 2. Choisir la commande Supprimer dans ce menu. 13

14 Annexe 1 QUELQUES RÈGLES PRATIQUES UNE RÈGLE D UTILISATION DE CERTAINES COMMANDES D EXCEL Pour les commandes d édition et de formatage, suivre la règle suivante: 1- Avant d appliquer une de ces commandes, se demander si on a la bonne sélection. 2- Si OUI, donner les instructions (la commande). Sinon, refaire la sélection. 3- Se demander si le résultat est ce que l on voulait obtenir. 4- Si OUI, poursuivre le travail. Sinon, annuler les instructions avec la première commande du menu Edition ou avec le bouton d annulation dans la barre d outils. Reprendre à l étape 2. LES POINTS SENSIBLES DE LA CELLULE Le pointeur de la souris permet d exécuter certaines tâches dans une feuille de calcul. Le résultat peut dépendre de l endroit où est placé le pointeur lors du clic de la souris. Pour sélection En plaçant le pointeur au-dessus d une cellule, il prend la forme d une croix blanche. En cliquant et en glissant, on exécute une sélection.

15 QUELQUES RÈGLES PRATIQUES Pour remplissage En plaçant le pointeur au-dessus du petit carré au coin gauche inférieur d une cellule, il prend la forme d une croix noir. En cliquant et en glissant, on reproduit le contenu de la cellule de départ dans la sélection. Si la cellule recopiée contient un élément d une liste prédéfinie, les autres éléments de la liste sont recopiés. Dans l exemple de droite, la copie a inséré les jours de la semaine à partir de lundi. Pour déplacer En plaçant le pointeur au-dessus de la bordure d une cellule ou d une sélection, il prend la forme d une flèche blanche. En cliquant et en glissant, on déplace le contenu de la cellule ou de la sélection. Pour copier et déplacer En plaçant le pointeur au-dessus de la bordure d une cellule ou d une sélection tout en maintenant enfoncé la touche Ctrl, il prend la forme d une flèche blanche avec le signe +. En cliquant et en glissant, on déplace le double du contenu de la cellule ou de la sélection. 15