CAHIER DES CHARGES Finales Régionales Crédit Mutuel [Edition 2015 Jeunes & Seniors]

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Finales Régionales Crédit Mutuel [Edition 2015 Jeunes & Seniors] Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball

2 ORGANISATION DES FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL Catégories U13 à U17 (Gr.B) Catégorie Seniors [Edition 2015] Ligue Régionale du Lyonnais de Basket-ball Atrium rue Colonel Chambonnet BRON Téléphone Fax secretariat@basketly.com basketly.com PARTENAIRE MAJEUR PARTENAIRES OFFICIELS

3 SOMMAIRE : PREAMBULE... 4 I- INFRASTRUCTURES:... 5 A- SALLE OU GYMNASE... 5 B- ORGANISATION... 5 C- PARKING :... 6 D- SECURITE ET ASSISTANCE MEDICALE... 6 E- VESTIAIRES ET LOCAL... 6 II- ORGANISATION SPORTIVE... 6 A- PROGRAMME SPORTIF... 6 B- MATERIEL... 6 C- ARBITRES ET OFFICIELS DE TABLE DE MARQUE... 7 D- ACCUEIL... 7 III- INTENDANCE... 8 A- BUVETTES ENTREES... 8 B- REPAS... 8 C- VIN D HONNEUR CLOTURE... 8 D- RECETTES... 8 E- PARTENARIAT EVENEMENTIEL... 9 F- COMMUNICATION... 9 G- RECOMPENSES... 9

4 PREAMBULE Les Finales Régionales Crédit Mutuel sont organisées alternativement tous les ans sur le territoire d un des Comités Départementaux de la Ligue Régionale du Lyonnais de Basket Ball. Elles regroupent des équipes U13, U15, U17, U20 et Seniors des Comités Départementaux de l AIN, la LOIRE et du RHONE. Les Finales Régionales Crédit Mutuel 2015 Jeunes (U13 à U17 Groupe B) et Seniors [RM2/RM3/RF3 + matchs de barrage] se dérouleront le vendredi 1 er mai, samedi 2 mai et dimanche 3 mai 2015 sur le territoire du Comité Départemental de l Ain (CD01). Son organisation matérielle est confiée à un club du Comité Départemental de l Ain pour cette édition 2015 (désigné par le Bureau Directeur de la Ligue du Lyonnais après appel de candidature par voie de Bulletin Officiel ou Procès-Verbal). Le club organisateur ou le comité d organisation, ci-après dénommé «L Organisateur», adhérera au présent cahier des charges qui aura valeur contractuelle et servira de référence pour le bon déroulement de la manifestation. La date limite pour candidater à l organisation des Finales Régionales Crédit Mutuel est fixée au samedi 22 novembre L Organisateur devra remettre à la Ligue du Lyonnais la fiche «CANDIDATURE FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL GROUPE B» par courrier à l adresse suivante : Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball ATRIUM 3 1/3 Rue Colonel Chambonnet BRON Ou par à l adresse suivante secretariat@basketly.com en précisant dans l objet du mail «CANDIDATURE FINALES REGIONALES CREDIT MUTUEL GROUPE B».

5 I- INFRASTRUCTURES: A- Salle ou gymnase L Organisateur devra présenter une salle ou gymnase homologuée aux normes en vigueur (dimensions état éclairage etc.) et présentant des capacités d accueil du public suffisantes (tribune de 300 places assises minimum). Au total 13 rencontres (au maximum) se dérouleront dans la salle (ou gymnase) durant les journées de compétition avec (au maximum) 3 rencontres le vendredi, 6 le samedi et 4 le dimanche. La salle (ou gymnase) sera visitée préalablement par des représentants de la Ligue du Lyonnais. La salle (ou gymnase) devra être équipée de : 1 chronomètre mural 1 appareil 24 secondes 1 chronographe 1 tableau d affichage des points La flèche pour la direction du jeu Les plaquettes pour les fautes de joueur 2 fanions pour les quatre/cinq fautes 2 bancs par équipes ou 12 chaises par équipes 4 chaises pour les remplacements de joueurs 5 chaises pour les officiels de table de marque 1 table et 1 chaise pour l animateur officielle (speaker) 1 table et 2 chaises pour les membres de la Commission Régionale des Officiels à proximité de la table de marque 2 chaises proches de la table de marque avec une table pour les responsables de la Ligue du Lyonnais et pour disposer les trophées/médailles 1 table et 3 chaises pour la presse locale 3 tables et 2 chaises à l entrée du gymnase, proche du terrain, pour disposer la boutique de la Ligue du Lyonnais 2 grands balais à franges pour essuyer le sol 2 enrouleurs multiprises permettant d alimenter les ordinateurs des OTM en charge de l e- Marque Connexion Internet en Wifi B- Organisation Un responsable de salle, nommé par l Organisateur, veillera au bon déroulement des rencontres connaissant le fonctionnement des appareils de la table de marque. Il devra rester près des responsables de la Commission Régionale des Officiels et de la Commission Sportive Régionale. Il devra porter un signe distinctif visible - style brassard ou chasuble. Un aide marqueur devra également être présent dans chacune des salles. Prévoir une personne par salle pour assurer le nettoyage du terrain pendant les rencontres. L entretien de la salle en amont et aval des Finales Régionales Crédit Mutuel sera assuré par l Organisateur.

6 C- Parking : L Organisateur doit prévoir une aire de stationnement spécifique, réservée pour les cadres, officiels et représentants des instances accompagnant les équipes, ainsi que pour les spectateurs (notamment cars/minibus). Il y aura lieu de prévoir le fléchage de la salle (ou gymnase) où figurera le logo de la Ligue du Lyonnais. D- Sécurité et assistance médicale L Organisateur devra assurer la police des salles par un service d ordre suffisant et portant un signe distinctif visible - style brassard ou chasuble. Dès que le lieu aura été retenu pour l organisation de la manifestation, l Organisateur effectuera les démarches nécessaires auprès de la Municipalité, Administrations et Organismes concernés (notamment Gendarmerie Pompiers Croix Rouge - etc..) pour assurer la sécurité des lieux et des participants et pour s assurer de toute l aide nécessaire. Un soutien médical (un kinésithérapeute ou médecin) devra être présent pendant la durée des rencontres, dans la salle, pour intervenir en cas de blessure. Les frais du soutien médical seront à la charge de l Organisateur. E- Vestiaires et local L Organisateur devra mettre à disposition : Un vestiaire (en bon état de propreté) par équipe pour chaque rencontre Deux vestiaires pour le corps arbitral avec table et chaises Un local ou un vestiaire sera mis à disposition des responsables de la Ligue du Lyonnais pour disposer le matériel informatique, récompenses et autres documents. La clé de ce local sera remise à un responsable de la Ligue du Lyonnais le matin de l événement. Les vestiaires devront obligatoirement être fermés à clé. Ils devront être clairement signalés et personnalisés. Chaque joueur ou joueuse et arbitre devra pouvoir librement accéder aux douches. II- ORGANISATION SPORTIVE A- Programme sportif La Commission Sportive Régionale procédera à l établissement des rencontres et programmation horaire au plus tard le 24 avril 2015 après la clôture des championnats Jeunes et Seniors. Les rencontres verront s affronter les équipes de catégories U13-U15-U17 masculines et féminines (Groupe B) ainsi que les catégories Seniors RM2/RM3/RF3 et des éventuels matchs de barrage. B- Matériel Le Comité Départemental concerné mettra à disposition de l Organisateur les feuilles de marque en quantité suffisante.

7 L Organisateur devra prévoir l alimentation électrique nécessaire au fonctionnement des appareils de table marque ainsi que la fourniture du matériel de table de marque suivant : - chronographe, - flèche d alternance, - plaquettes de fautes de joueur, - fanions de fautes d équipes, - stylos de différentes couleurs, - sifflets, La salle (ou gymnase) devra être sonorisée avec un matériel d excellente qualité. Un test sera effectué lors de la visite des représentants de la Ligue du Lyonnais. Les annonces sonores, résultats, animations musicales devront être gérées par une personne attitrée dans la salle (ou gymnase). Toute émission publicitaire, musicale ou de toute autre forme devra cesser durant le déroulement des rencontres. Les abords des aires de jeu devront être délimités par des systèmes agréés. Durant la journée de compétition, il est demandé à l Organisateur de restreindre catégoriquement l accès aux abords du terrain, vestiaires et table de marque à toute personne extérieure à l organisation. Les ballons d échauffement et de match (MOLTEN ou SPALDING) seront fournis par le club organisateur (taille 5, 6 ou 7 selon la catégorie). Prévoir 3 ballons pour l échauffement de chaque équipe plus un ballon de match soit sept ballons au total. C- Arbitres et Officiels de Table de marque Les désignations des arbitres seront effectuées par la Commission Régionale des Officiels. Les indemnités de rencontres des arbitres seront prises en charge par la Ligue Régionale du Lyonnais. La Ligue Régionale du Lyonnais sera responsable du versement des indemnités aux arbitres. La tenue des tables de marque se fera par e-marque et sera assurée par des officiels désignés par la Commission Départementale des Officiels du Comité Départemental où se déroulent les Finales Régionales Crédit Mutuel. Le Comité Départemental devra mettre à disposition le nombre d ordinateurs suffisants pour assurer l e-marque. Les Finales Régionales Crédit Mutuel devront servir, dans la mesure du possible, de support de formation. Le Comité d origine des officiels de table de marque assurera les frais de déplacement de ces derniers ainsi que des indemnités de rencontre éventuellement prévues par ce comité. D- Accueil L Organisateur veillera à accueillir et guider les équipes participantes ainsi que les officiels. Les lieux devront être suffisamment fléchés et indiqués dans la ville, à la sortie des principaux axes routiers et à proximité de la salle. Le logo de la Ligue du Lyonnais devra apparaître sur le fléchage. L Organisateur devra adresser à la Ligue du Lyonnais tous les documents nécessaires (plan d accès, tickets repas, invitations, etc.) au bon déroulé de l événement.

8 Au cours de chaque rencontre, l approvisionnement suffisant en eau pour chaque équipe, arbitre et officiel de table, devra être prévu par l Organisateur (une bouteille d eau bouchée par joueur, entraineur, arbitre et officiel de table). A chaque rencontre, des bons de boissons devront être remis aux équipes et aux officiels de la rencontre. Ces frais seront à la charge de l Organisateur. III- INTENDANCE A- Buvettes Entrées La manifestation devra être libre d accès. Il ne pourra être demandé de droit d entrée. L ouverture de buvettes pourra se faire conformément à la législation en vigueur. L Organisateur devra pouvoir justifier de ces autorisations à la première demande de la Ligue du Lyonnais. B- Repas L Organisateur devra prévoir l accueil et la restauration des Délégations et des Officiels pour le repas de midi. L Organisateur devra, deux semaines avant la manifestation, fournir le prix et la composition du menu à la Ligue du Lyonnais qui devra les valider (prix maximum : 12 ). Quinze repas seront pris en charge par l Organisateur. La Ligue du Lyonnais communiquera le nombre de repas à réserver sept jours avant la tenue de l événement. La Ligue du Lyonnais pourra faire appel à son partenaire traiteur pour la réalisation des repas. Dans ce cas, elle devra le communiquer à l Organisateur quatre semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel. C- Vin d Honneur Clôture L Organisateur pourra s assurer du concours d un partenaire de son choix (de préférence la Municipalité) non concurrent du Crédit Mutuel (Partenaire Majeur de la Ligue du Lyonnais) pour organiser, soit à la clôture des Finales Régionales Crédit Mutuel, soit avant le repas de midi, un vin d honneur regroupant les personnalités et officiels et ce, le plus près possible du site sportif. D- Recettes L ensemble des recettes perçues grâce aux Finales Régionales Crédit Mutuel reviendra à l Organisateur. Ces recettes concernent notamment la gestion des buvettes et les éventuels partenariats conclus par l organisateur. La Ligue du Lyonnais pourra installer une boutique de produits dérivés dans le gymnase d accueil. L intégralité des recettes de cette boutique reviendra à la Ligue du Lyonnais.

9 E- Partenariat Evénementiel L Organisateur pourra également promouvoir ses partenaires à condition que ces derniers ne soient pas concurrents à ceux de la Ligue du Lyonnais. La liste des partenaires de l Organisateur devra être validée par la Ligue du Lyonnais trois semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel. La signature d un partenariat avec une structure relevant du même secteur d activité qu un partenaire de la Ligue du Lyonnais sera considérée comme non valable pour l événement. Dans ce cas, aucune action de communication, événementielle ou commerciale ne pourra être mise en place par le partenaire de l organisateur. La salle (ou le gymnase) devra être en mesure d accueillir des banderoles autour du terrain grâce à des supports permettant de les accrocher de manière visible et soigneuse (barrières, supports panneautiques, etc.). Quatre semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel, l Organisateur devra remettre un plan de la salle (ou gymnase) à la Ligue du Lyonnais afin qu elle puisse se rendre compte de la configuration de celle-ci. Les banderoles devront être disposées dans la largeur du terrain, face à la tribune où se trouve le plus grand nombre de spectateurs. L Organisateur aura en charge la mise en place des banderoles fournies par la Ligue du Lyonnais selon le plan de disposition qui lui sera remis. Des kakémonos/roll up seront également remis à l Organisateur de la part de la Ligue du Lyonnais et devront être disposés selon le plan de disposition. Un espace devra être mis à la disposition des partenaires au cas où ceux-ci souhaiteraient exposer leurs produits, présenter leurs activités, mettre en place une campagne de tracting, etc. La Ligue du Lyonnais soumettra à l Organisateur cette demande au plus tard deux semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel en précisant l espace souhaitée et les supports dont aura besoin le partenaire (table, chaise, etc.). L Organisateur devra prévoir la prise de photos de qualité numérique de toutes les équipes présentes et les transmettre, au plus tard sous 48h, à la Ligue du Lyonnais, par secretariat@basketly.com, clef USB ou liens Internet permettant de télécharger l ensemble des photos. La mise en place de l espace photo se fera en collaboration avec le Pôle Marketing Communication de la Ligue. F- Communication L Organisateur devra assurer la communication de l événement en local dans la ville (les villes) où se dérouleront les Finales Régionales Crédit Mutuel par tous les moyens qui lui sont offerts (auprès de ses licenciés et de leur famille, affichage en ville, panneaux lumineux de la mairie, site Internet, etc.). La Ligue du Lyonnais se chargera de communiquer sur l événement via ses propres canaux (site Internet, Facebook, Twitter, Basketly Mag, etc.). L Organisateur et la Ligue du Lyonnais devront, en concertation, prendre contact avec la presse locale quatre semaines avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel afin de s assurer de la couverture de l événement en amont, en aval et avec une présence durant les journées de compétitions. G- Récompenses L ensemble des récompenses sera offert par la Ligue du Lyonnais. Sur demande de la part de l Organisateur une semaine avant la tenue des Finales Régionales Crédit Mutuel, un ou plusieurs membres (Président, Maire, adjoint aux sport, bénévole, etc.) pourront remettre les récompenses en compagnie des personnes choisies par la Ligue.

10 Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball Atrium rue Colonel Chambonnet BRON Fax secretariat@basketly.com basketly.com