Service de Messagerie Evoluée. Option Mail to Fax. Guide Utilisateur

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1 Service de Messagerie Evoluée Option Mail to Fax Guide Utilisateur Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 1

2 SOMMAIRE 1. ENVOI DE FAX DEPUIS VOTRE BOITE AUX LETTRES EVOLUEE CREATION/PREPARATION DU MESSAGE SAISIE DU NUMERO DE FAX DU CORRESPONDANT COMPOSITION DU CONTENU DU FAX CONFIRMATION DE L ENVOI ACCUSE DE RECEPTION GESTION DE VOTRE FORFAIT MAIL TO FAX RESUME DES ETAPES D UN ENVOI DE MAIL TO FAX ANNEXE : DETAIL PAR DESTINATION DES POINTS DECOMPTES POUR L ENVOI DE 1 PAGE DE FAX... 8 Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 2

3 1. Envoi de fax depuis votre boite aux lettres évoluée Avec le service de Mail to Fax, vous pouvez envoyer des fax directement depuis votre boite Création/Préparation du message Vous devez composer un nouveau message ( ) depuis votre boite aux lettres de Messagerie Evoluée. Ce nouveau message qui va constituer votre Fax est toujours à adresser au destinataire suivant : fax-out@fax.completel.net IMPORTANT : Bien utiliser comme adresse d «expéditeur» votre propre adresse de votre boite aux lettres évoluée. C est votre adresse qui servira en effet à effectuer votre authentification auprès de la plate-forme d envoi de Fax. Si vous utilisez une autre adresse d expéditeur, la plate-forme pourra vous refuser la possibilité d utiliser ce service (voir plus bas) 1.2. Saisie du numéro de Fax du correspondant Vous précisez ensuite dans le sujet de votre le numéro de Fax de votre correspondant : Ce numéro est au format numérique uniquement. Vous ne pouvez saisir qu un seul numéro à la fois par envoi de Mail to Fax. Exemples de formats de numéro acceptés : (pour l étranger par exemple) Pour l international, précisez en préfixe le code pays précédé du «+» Composition du contenu du Fax Dans le corps de votre e-ail, vous pouvez maintenant insérer directement votre texte qui apparaîtra sur la (ou les ) premières pages du fax. Vous pouvez aussi joindre des fichiers attachés qui seront faxés les uns à la suite des autres, après le texte que vous avez saisi dans le corps de votre . Type de fichiers acceptés : Fichier au format TXT (Texte simple) Fichier au format RTF Fichier au format PDF (Acrobat) Fichier au format DOC (Word) Fichier au format XLS (Excel, Attention à la zone d impression) Fichier au format PPT (PowerPoint) Quelques autres (Jpeg ) Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 3

4 Vous pouvez maintenant envoyer votre Confirmation de l envoi Suite à l envoi de votre «mail to fax», un message de confirmation d envoi va vous être adressé quasi immédiatement (retourné à l adresse de l expéditeur précisée dans le message du Mail to Fax c est à dire votre adresse personnelle par défaut). Ce message a simplement pour but de s assurer qu il s agit bien de la bonne personne qui envoie une demande d émission de Fax. Exemple de Mail de demande de confirmation d envoi de Fax Lorsque vous avez reçu ce mail, vous avez simplement à y répondre directement sans aucune modification pour confirmer votre envoi. Si vous n y répondez pas, votre fax de sera pas envoyé. NOTA : Dans ce message un nombre de pages de FAX nécessaires pour l envoi est précisé. Attention il s agit simplement d une estimation basée sur le type de fichiers attachés, qui peut être revue à la baisse comme à la hausse selon le nombre exact de pages réellement envoyées. Vous devez posséder ce minimum de page sur votre forfait pour pouvoir effectuer votre envoi Accusé de réception Suite à votre confirmation d envoi, votre fax va être envoyé, et vous allez recevoir un accusé de réception dès que votre fax aura été réceptionné entièrement par votre correspondant. Exemple de message d accusé de réception de Fax : Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 4

5 Dans ce message vous aurez la confirmation du nombre exact de pages décomptées de votre forfait. Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 5

6 2. Gestion de votre forfait Mail to Fax Votre administrateur de Messagerie vous a affecté un forfait Mail to Fax de X points, qui vous permet d envoyer Y pages de fax par mois calendaire. Pour chaque Mail to Fax envoyé, votre forfait sera décompté d un certain nombre de points. Ce nombre de points dépend du nombre de pages de fax envoyées et de la destination du fax. Pour un fax envoyé en France métropolitaine, 1 page de fax = 1 point décompté du forfait Pour un fax envoyé hors France métropolitaine, 1 page de fax = 2 à 20 point décomptés du forfait, selon la destination. Le détail par destination est disponible en Annexe. Il n y a pas de report de points possible d un mois sur l autre. Chaque début de mois, le forfait est réinitialisé. Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 6

7 3. Résumé des étapes d un envoi de Mail to Fax Utilisateur 6 Etapes Plate-forme 5 Quota Fax Etape 1: [Utilisateur-> Plate-forme] Envoi du Mail to Fax Etape 2: [Plate-forme-> Utilisateur] Retour par un mail de confirmation d'envoi (Authentification) Etape 3: [Utilisateur-> Plate-forme] Réponse au mail de confirmation d'envoi Etape 4: [Plate-forme->Fax de destination] Emmission du Fax avec vérification du bon envoi Etape 5: [Plate-forme-> Gestionnnaire des Quota] Prise en compte du nombre de pages emisent dans le forfait de l'utilisateur et selon la zone géographique adressée. Etape 4: [Plate-forme-> Utilisateur] Envoi de l'accusé de reception finale Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 7

8 4. Annexe : Détail par destination des points décomptés pour l envoi de 1 page de fax Pays Nb points ACORES 10 ALBANIE 10 ALGERIE 10 ALLEMAGNE 2 ANGOLA 20 ANTILLES-NEERLANDAISES 20 ARABIE-SAOUDITE 20 ARGENTINE 20 ARMENIE 20 ARUBA 20 AUSTRALIE 10 AUTRICHE 3 AZERBAIDJAN 20 BAHREIN 20 BELARUS 20 BELGIQUE 2 BENIN 20 BOSNIE-HERZEGOVINE 10 BOTSWANA 20 BRESIL 20 BRIT. VIRGIN ISL. 10 BRUNEI 20 BULGARIE 10 BURKINA-FASO 20 BURUNDI 20 CANADA 3 CAYMAN ISLANDS 10 CHILI 20 CHINA-BEIJING 20 CHYPRE 10 CITE-DU-VATICAN 5 COLOMBIE 20 COREE-DU-NORD 20 COREE-DU-SUD 20 COSTA-RICA 20 COTE-D-IVOIRE 20 CROATIE 10 CUBA 20 DANEMARK 3 DIEGO-GARCIA 20 DJIBOUTI 20 DOMINICAN REPUBLIC 10 EGYPTE 20 EL-SALVADOR 20 EMIRATS-ARABES-UNIS 20 EQUATEUR 20 ERYTHREE 20 ESPAGNE 2 ESTONIE 20 ETATS-UNIS 3 FINLANDE 5 GAMBIE 20 GEORGIA 10 Pays Nb points GEORGIE 20 GHANA 20 GIBRALTAR 10 GRECE 3 GROENLAND 10 GUADELOUPE 3 GUAM 20 GUATEMALA 20 GUINEE 20 GUYANE 20 GUYANE-FRANCAISE 20 HONDURAS 20 HONG-KONG 10 HONGRIE 10 ILES-FALKLAND 20 ILES-FEROE 10 ILES-SALOMON 20 INDE 20 IRLANDE 3 ISLANDE 10 ISRAEL 20 ITALIE 2 JAMAICA 10 JAPON 10 JORDANIE 20 KAZAKHSTAN 20 KENYA 20 KIRGHIZISTAN 20 KOWEIT 20 LETTONIE 20 LIBAN 20 LIBERIA 20 LIBYE 20 LIECHTENSTEIN 5 LITUANIE 20 LUXEMBOURG 2 MACAU 20 MACEDOINE 10 MADAGASCAR 20 MALAISIE 20 MALAWI 20 MALI 20 MALTE 10 MAROC 10 MARTINIQUE 3 MAURICE 20 MAURITANIE 20 MEXIQUE 20 MICRONESIE 20 MOLDOVA 20 MONACO 2 MONSERRAT 10 NEVIA ANGUILLA 10 Pays Nb points NIGER 20 NORVEGE 3 NOUVELLE-CALEDONIE 20 NOUVELLE-ZELANDE 10 OUZBEKISTAN 20 PALAU 20 PALESTINE 20 PANAMA 20 PARAGUAY 20 PAYS-BAS 2 PEROU 20 PHILIPPINES 20 POLAND-WARSAW 10 POLYNESIE-FRANCAISE 20 PORTUGAL 2 PUERTO RICO 5 REPUBLIQUE-GABONAISE 20 REPUBLIQUE-SUDAFRICAINE 20 REPUBLIQUE-TCHEQUE 10 REPUBLIQUE-TOGOLAISE 20 REUNION 3 ROUMANIE 10 ROYAUME-UNI 2 RUSSIE 3 SAINT-MARIN 10 SERBIE-ET-MONTENEGRO 10 SINGAPOUR 20 SLOVAKIE 10 SLOVENIE 10 ST. KITS 10 ST. LUCIA 10 ST. VINCENT 10 SUEDE 3 SUISSE 2 SYRIE 10 TADJIKISTAN 20 TAIWAN 20 TANZANIE 20 THAILANDE 20 TRINIDAD AND TOBAGO 10 TUNISIE 3 TURKS & CAICOS 10 TURQUIE 10 TUVALU 20 UKRAINE 20 URUGUAY 20 VATICAN 5 VENEZUELA 20 ZIMBABWE 20 Mars 2004 Mail to Fax Guide utilisateur 8