Planning pour exposition photo

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1 Planning pour exposition photo Titre Artiste Date/Durée Lieu Nombre de travaux d exposition Seulement pour les photographes professionels 1

2 Planning pour votre exposition photo L organisation d une exposition photo peut parfois être un challenge, nécessitant l accomplissement de plusieurs tâches simultanées afin de mener à bien et dans les temps votre projet. La complexité réside dans la dépendance qu ont ces activités l une à l autre. Si votre flyer a déjà été conçu, il doit être distribué 2 semaines avant l ouverture, et imprimé un mois avant. Les personnes ayant déjà organisé plusieurs expositions photo sauront grâce à leur expérience comment effectuer ces tâches dans les meilleurs temps. Pour ceux ayant peu ou pas d expérience dans ce domaine, ce planning vous permettera d organiser et de planifier votre évènement sans stress (bien entendu tous les professionnels ont eux-mêmes recours à des rétro-planning). Ce planning pour votre projet vous montrera les démarches nécessaires pour les différentes étapes ainsi que les arrangements fondamentaux qui devront être faits dans les temps. Certains points seront très généraux, quant à d autres, ils seront particulièrement détaillés. Cela est dû aux différentes possibilités de préparation et d exécution d une bonne exposition photo. Emploi du temps d une exposition en 7 phases L emploi du temps structure vos tâches dans une période de 6 mois, jusqu au jour J, le vernissage. Bonne chance pour l exposition! XXLPIX Berlin Seulement pour les photographes professionels 2

3 6 mois 6 mois avant votre exposition photo Que s est-il passé jusqu à maintenant : Vos photos sont prises Vous avez votre concept (titre, concept général de votre expo) Que reste-t-il en suspens? : Tâches Remarques 1. Demandes de subventions 2. Recherches de sponsors 2.1. Préparation d exposé pour sponsors 2.2. Établir la liste de potentiels sponsors 2.3. Prendre rendez-vous avec les sponsors 2.4. Rédaction de contrat pour les sponsors 3. Recherche d emplacements 4. Facultatif : recherche de partenaires pour votre exposition Remarques Seulement pour les photographes professionels 3

4 3 mois 3 mois avant votre exposition Ce qui est fait: Décision prise par les sponsors Choix des images finalisées Réponse positive donnée pour l emplacement Garantie de financement Que reste-t-il? : Tâches Remarques 1. Organiser la présence d un orateur 2. Organiser le choix musical 3. Conception de supports promotionnels 3.1 Flyers 3.2 Plaquettes 3.3 Bannière(s) 4 Conception du catalogue 5 Mise en place de mailing-list pour la presse 6 Création du dossier de presse 7 Conception du site web Remarques Seulement pour les photographes professionels 4

5 1 mois 1 mois avant votre exposition Ce qui est fait : Concept promotionnel prêt Concept de presse prêt Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Lancer le site web 2. Organiser l assurance 3. Lancer la production des images 4. Organiser le traiteur 5. Organisation du personnel 5.1. Service 5.2. Réception / Vestiaire 5.3. Vendeurs 5.4. Photographe d évènements 6. Impression des supports promotionnels (plaquettes, flyers) 7. Établir des contacts directs avec les journalistes 8. Conception et impression des invitations 9. Agence de location d équipement (si nécessaire) 9.1. Luminaires 9.2. Vaisselle 9.3. Partitions additionnelles 9.4. Audio /Équipement sonore 10. Plan d exposition 11. Organisation des systèmes de montage 12. Établir la liste de prix Remarques Seulement pour les photographes professionels 5

6 Production de votre exposition photos La production de votre exposition photos est une partie élémentaire de l ensemble de votre projet. Car votre photo sur le matériel support choisi est le protagoniste de votre exposition. Les photos ont été prises avec un engagement incroyable et vous avez choisi les motifs avec grand soin. La décision du choix du type de production se fera maintenant en fonction de comment vos visiteurs ou vos clients verront ces photos. Le grand nombre de possibilités différentes de produire vos images fait que cette décision n est pas facile à prendre. Si vous êtes toujours à la recherche du support d'image adéquat pour votre exposition, ou si vous avez encore besoin d'une recommandation concernant quelques points, vous pouvez contacter nos experts. Dans ce guide de production les produits les plus courants pour les expositions photos y sont présentés. Si vous optez pour l'un des types de production présenté, vous êtes sur la bonne voie : car 99% des expositions photos sont réalisées sur ces matériaux. Image : la précision de l'impression rend enfin un résultat optimal. Pour la réussite de votre exposition photos la présentation de vos motifs sur un support d'image parfaitement traité est particulièrement importante. Car aujourd'hui le motif d'image et le support d'image sont compris en tant qu objet unique - en tant qu œuvre d'art complète. Si vous réalisez votre exposition avec la qualité du marché de la production actuelle, vos visiteurs et clients percevront votre travail en conséquence. Seulement pour les photographes professionels 6 Alexanderstraße 7 - XXLPIX GmbH Berlin

7 Le support d'image Le support d'image de l'exposition photos classique a changé. Il y a encore quelques années il n était question que d un seul processus de production pour le support d'image : le tirage photo argentique. Même aujourd'hui, celui-ci représente la plus haute qualité pour reproduire des photos. Cependant, les méthodes modernes d'impression directe se sont constamment améliorées dans les 10 dernières années et aujourd'hui elles sont pratiquement impossibles à distinguer de la reproduction par le visiteur de l'exposition. Une autre évolution exige en outre une décision d impression directe. La photo en tant qu art est désormais perçue par la fusion de l'image et du support d'image. Une reproduction laminée parait moins intégrée que l impression directe et fait donc moins d effet en tant qu œuvre d art. Raison pour laquelle aujourd'hui plus de 75% des expositions photos sont réalisées en impression directe. L évolution la plus récente de la reproduction photo de haute qualité dans le marché de l'art est le produit Premium Composite. La combinaison du support Alu- Dibond, de la reproduction sur Plexiglas est maintenant la forme la plus attrayante pour reproduire de manière imposante des chefs-d'œuvre photo. Et les résultats sont vraiment impressionnants. Tirage photo Le tirage photo est probablement le plus ancien et donc le matériel de support le plus classique sur lequel vous pouvez réaliser une exposition photos. Il a seulement un inconvénient majeur : il n est plus du tout tendance. C est un matériel de support représentatif d'une époque où la photo était difficile à vendre. Le tirage, développé dans un laboratoire SW est le prototype de matiériel d'exposition photo du passé (infructueux). Le fait que la qualité de reproduction de tous les autres procédés n est pas atteinte, n'aide malheureusement pas ici. Si vous avez opté pour des raisons individuelles pour la reproduction en tant que support d'image, une gamme de types de papier et surfaces est à votre disposition. Aussi bien les différents papiers photo dont la finition dépend bien sûr des cycles de tendances. Parfois le développement se fait sur du papier mat, parfois c est T I R A G E P H O T O Propriétés du produit Fidélité des couleurs exceptionnelle Perception technique du matériel de haute qualité Reproduction précise des motifs Stabilité des images excellente Clarté et précision parfaite Technologie Pilotage des couleurs : Fujifilm Image Intelligence Système de couleur : RGB Résolution maximale : 600dpi Données techniques Materiel : Papier Fujicolor Crystal Archive Supreme HD brillant ou mat Papier Fujicolor Crystal Archive Digital Type DP II trame (silk) Papier Fujicolor Crystal Archive Digital Pearl (métallique) Format standard maximal : 3000 mm x 1800 mm Format standard minimal : 82 mm x 102 mm Seulement pour les photographes professionels 7

8 sur du semi-mat ou du papier glacé. Nous nous rapprochons justement de la fin d'une phase de la surface glacée. En outre, il y a des papiers photo, qui peuvent renforcer l'expression artistique de la photo grâce à une structure de surface spéciale. Ils peuvent être utilisés comme un élément stylistique de la composition de l image. Voici des exemples de papiers perlé ou métallique qui produisent une apparence de surface d'image tout à fait unique. Le travail de développement sur les types de papier spéciaux peut parfois atteindre trois fois le prix du papier photo ordinaire. Avantages Qualité d'image jamais égalée Papiers exclusifs disponible Procédé classiqu Rétro-design Inconvénients Nécessite un support d'image séparé Haute résolution requise Durabilité relativement médiocre Intégration de l'objet manquante Actuellement moins à la mode Forex Le forex est une plaque en mousse dure qui offre une excellente stabilité. Comparé à d'autres matériels de support, il est plutôt bon marché. Il se compose essentiellement de chlorure de polyvinyle ou de polystyrène et il est très léger. Par conséquent, ce matériel est également utilisé dans la conception de décoration d immeubles et la construction de stands d'exposition. Il y a seulement 10 ans, l'exposition photos sur forex était souvent un choix de support d image. À l'époque, la photo avec le matériel de support n'avait pas encore été mise en relation avec une œuvre d'art et le matériel de support était insignifiant. Aujourd'hui, l'engagement dans le marché de l'art est peu courant voire aberrant. Car le plastique moins cher et plus léger n'est pas un matériel sur lequel on peut transporter de la haute qualité. Petit conseil : si vous voulez transporter un message écologique avec votre exposition photos, ce ne devrait peut-être pas être justement avec le forex Avantages Support d'image stable Matériel très lége Relativement bon marché Inconvénients Sensible Écologiquement douteux Impression de qualité inférieure Seulement pour les photographes professionels 8

9 Toile L impression sur toile est l'une des possibilités les plus appréciées pour reproduire des photos de haute qualité. Car grâce à la structure noble de la surface du tissu toilé et à l'effet tridimensionnel du châssis entoilé, l'impression s associe beaucoup plus facilement sur la toile comme une oeuvre d'art classique. Enfin l'impression sur toile devient de l'art moderne, lorsque le motif est imprimé autour de la bordure du cadre et devient ainsi une oeuvre d'art en trois dimensions. L impression sur toile est maintenant réalisée avec des imprimantes spéciales sur toile spécialement préparée. Le châssis a en général une épaisseur standard de 2 cm. La variante de 4 cm est désignée comme une conception pour galerie ou musée et fait l effet d une bien meilleure qualité. Lorsque le motif et la taille de l'image permettent une variante de 4 cm, celle-ci est toujours préférable pour les expositions. Car précisément lorsque l'image est produite avec le bord imprimé, la tridimensionnalité est encore augmentée par la profondeur du cadre. Toutefois, ce bord doit déjà être pris en compte lors de la création du motif de l'image. L impression sur toile est disponible dans de nombreux modèles différents. Du segment à bas prix de la toile T O I L E Propriétés du produit Haute qualité et particularité de la surface Brillance des couleurs Variable de format utilisable Produit naturel écologique conciliant Fort degré de reconnaissance haptique Extensible et flexible Données techniques Tissu en coton 360 gr/m2 Cadre en bois garanti sans déformation Épaisseur du profil en bois : 42 mm Épaisseur du cadre : 20 mm, 40 mm Stabilité des couleurs à la lumière : 200 ans Indice de protection du feu : B2 sans support aux produits de haute qualité pour une haute qualité d'exposition, le prix varie considérablement. Néanmoins, l'impression sur toile est l'une des meilleures possibilités de réaliser une exposition photos. Surtout si le motif s adapte au matériel naturel, l'impression sur toile offre le meilleur rapport qualité-prix. Avantages Emission de haute qualité Association avec l'oeuvre d art classique Objet intégré tridimensionnel Excellent rapport qualité-prix Inconvénients Faible profondeur de détail dans l'impression Material sensible Ne convient pas à n'importe quel motif Seulement pour les photographes professionels 9

10 Alu Dibond L Alu-Dibond a longtemps été un matériel tendance pour reproduire des photos artistiques en grand format et il est encore considéré aujourd hui comme un support d'image de haute qualité et est très stable. La surface plane et fermée permet l'impression de la matière avec les plus hautes résolutions. Grâce à la construction en sandwich, l Alu-Dibond est aussi extrêmement stable et durable. Alu-Dibond est un matériel composite constitué de polyéthylène qui est revêtu des deux côtés d'aluminium dont l épaisseur est de 0,3 mm. L'épaisseur du matériel entier pour l'impression photo est généralement de 3 mm. L Alu-Dibond plaît surtout en raison de son aspect élégant et du matériel de haute qualité de la surface en aluminium. Car l'aluminium est considéré comme matériel exclusif et de haute qualité. L expression d origine technique et minimaliste a ouvert la voie au matériel d architecture de l'art moderne. Ainsi, ce matériel est encore et toujours considéré comme un design cool et attirant et ainsi diamétralement opposé à l impression sur toile, qui a plutôt un aspect rustique et naturel. A L U D I B O N D Propriétés du produit Résistant aux intempéries Impression optimale Excellente reproduction des couleurs Indéformable, grande résistance à la flexion Stabilité des dimensions testées Grande résistance à la corrosion Données techniques Épaisseur des plaques : 0,3 mm Noyau de Polyéthylène Épaisseur globale du matériel : 3 mm Poids : 3,8 kg/m² Format maximal : 2500 x 1250 mm Comportement au feu DIN : B2 Finition : blanc pur semi-mat, métallique-mat brossé Avantages Stable Imprimable en haute résolution Matériel de haute qualité Inconvénients Nécessite une haute résolution Ne convient pas à tous les motifs Seulement pour les photographes professionels 10

11 Plexiglas L impression sur Plexiglas est justement très tendance. Car le Plexiglas plaît avec sa surface brillante. Et les surfaces brillantes réfléchissantes sont justement très en vogue. Les smartphones, les tablettes et même les ordinateurs portables d'aujourd'hui ont des surfaces brillantes. L'impression sur Plexiglas offre exactement le résultat que vous attendez aujourd'hui des images à forte expression : couleur brillante, vive et renforcée par le verre acrylique avec un rayonnement fascinant. La photo imprimée derrière du verre acrylique attire littéralement le regard. Si vous voulez impressionner vos clients, le verre acrylique est le matériel de votre choix. L'impression sur verre acrylique est maintenant proposée dans différentes épaisseurs de matériel. Meilleure est la conception, plus stable, mais aussi plus beau sera l'objet fini. Pour des expositions photos l'épaisseur du matériel ne doit pas être inférieure à 5 mm. Assurez-vous que votre conception est livrée avec des bords biseautés. Ainsi, l'impression crée de laprofondeur à l'image. Pour du verre de mince épaisseur inférieure à 4 mm, le bord est à peine visible. Ici vous pouvez économiser des coûts supplémentaires P L E X I G L A S Propriétés du produit Résistant aux intempéries Absolument incolore Très résistant Très transparent Multiples utilisations Adapté pour le rétroéclairage Données techniques Densité 1,18 kg/dm3 Diaphanéité 92 % Format maximum : 2500 mm x 1250 mm Épaisseur du matériel : 3 mm, 8 mm Comportement au feu DIN B Format standard maximum : 2100 mm x 1400 mm Format standard minimum : 200 mm x 200 mm sans les bords polis. Le verre acrylique anti-reflet est beaucoup plus cher à fabriquer. prévoyez dans ce cas un supplément allant jusqu'à 40 %. Avantages Haute qualité d impression Couleurs lumineuses Impression tridimensionnelle Produit tout à fait tendance Inconvénients Sensible Poids élevé Hautes résolutions requises Seulement pour les photographes professionels 11

12 Premium Composite Les produits composites représentent lors d expositions photos, mais encore plus dans la vente d'art, le couronnement de l élaboration du produit. Une super photo est de préférence reproduite aujourd'hui sur Premium Composite. La photo la plus chère au monde "RheinII" d Andreas Gursky est une reproduction montée derrière du verre acrylique. Le Premium Composite est constitué d une reproduction laminée sur Alu-Dibond, scellée par une plaque de Plexiglas. Le produit suit la tendance du matériel de haute qualité qui entre dans une interaction valorisante avec la photo artistique. Et il faut bien reconnaître : le résultat est exceptionnel. Les produits composites sont aujourd'hui disponibles dans de nombreuses combinaisons. L'assemblage de matériaux certes quelconque étant seuls mais leur combinaison est assurément pleine de sens. Par exemple, il est intelligent de combiner le support Forex de qualité moyenne avec un Plexiglas de 8 mm en Premium. Ainsi l'utilisation du Plexiglas 8 mm dans un Premuim Composite redonne une valeur plutôt supérieure, une valeur ajoutée. L'épais Plexiglas est particulièrement lourd en grans format, ce qui lui permet de tenir totalement son rôle de support solide accroché au mur de l'exposition. La combinaison la plus fréquente est un assemblage des meilleurs matériaux : P R E M I U M C O M P O S I T E Propriétés du matériel Surface moderne très brillante Propriétés brillantes des couleurs Très résistant et longue durée de vie Aluminium comme matériel porteur de haute qualité Forme très stabile Données techniques Surface : Plexiglas 3 mm Matériel de support : Alu-Dibond assemblé 3 mm Support d image : Lambda-Print (tirage) sur papier Suprème Épaisseur générale du matériel : ca. 7 mm Poids : ca. 7,4 kg/m2 Format maximum : 3000 x 1800 mm Comportement au feu DIN : B2 Materiaux : Plexiglas, Alu-Dibond, papier photo Alu-Dibond pour le matériel support + le tirage photo pour le support image + le verre acrylique 3 mm pour la protection de l image. Matériel support Support image Protection image Forex Papier Plastique Plaque MDF Poster Plexiglas 3 mm Alu-Dibond Tirage photo Plexiglas 8 mm Comme l'assemblage des composants influe sur le prix et le temps de production de votre exposition, dans 90 % des cas le Premium Composite est fabriqué en finition Alu Dibond + tirage photo + Plexiglas 3 mm. Seulement pour les photographes professionels 12

13 Avantages Haute qualité d'impression Couleurs vives Une oeuvre d'ensemble intégrée Produit Premium Inconvénients Poids important Production plus longue Haute résolution nécessaire Exemple production d'une exposition Exposition photo 30 Motifs 120 x 90 cm Produit Tirage photo Toile Alu-Dibond Plexiglas 8 mm Premium Composite Résolution en dpi Durée de production en jour Prix en environ Prix XXLPIX GmbH 02/2014 Exposition photo 20 Motifs 90 x 60 cm Produit Tirage photo Toile Alu-Dibond Plexiglas 8 mm Premium Composite Résolution en dpi Durée de production en jour Prix en environ Prix XXLPIX GmbH 02/201 Seulement pour les photographes professionels 13

14 Seulement pour les photographes professionels 14

15 2 semaines 2 semaines avant votre exposition Ce qui est fait : Les préparatifs pour votre communication sont finalisés Le personnel est opérationnel Les pièces exposées sont en production Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Impression bannière pour emplacement 2. Choix de votre ensemble vestimentaire 3. Début de distribution des supports promotionnels (plaquettes / flyers) 4. Envoi des invitations 5. Envoi des dossiers de presse 6. Production des étiquettes pour les photos Remarques Seulement pour les photographes professionels 15

16 1 semaine 1 semaine avant votre exposition Qu est-ce qui est déjà fait : Communication lancée Relations presse commencent à fonctionner Accords fermement établis Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Installation des bannières sur place 2. Relance des inviations personnelles des VIP 3. Contrats d achat vierges 4. Caisse + fond de caisse 5. Bloc de reçus 6. Stylos 7. Livre d or 8. Serviettes en papier 9. Gommettes pour articles vendus 10. Cendriers 11. Commande de fleurs Remarques Seulement pour les photographes professionels 16

17 3 jours 3 jours avant votre exposition Qu est-ce qui est fait : Tout le processus est en marche Photos imprimées et livrées Place à l installation Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Nettoyage des locaux 2. Entraînement du personnel 3. Installation de l exposition 4. Essais de montage, d éclairage 5. Livraison de l équipement sonore / de scène Remarques Seulement pour les photographes professionels 17

18 1 jour Veille de l exposition Ce qui a déjà été fait : Accords passés Installation et mise en place Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Livraison : meubles, vaisselle 2. Installation finale 3. Dernier briefing avec l équipe Remarques Seulement pour les photographes professionels 18

19 Jour de l exposition Jour de l exposition Ce qui a déjà été fait : Tout, sauf l exposition Ce qu il reste à faire : Tâches Remarques 1. Récupérer les fleurs 2. Livraison du traiteur 3. Ouverture de l exposition Remarques Seulement pour les photographes professionels 19

20 66 astuces 66 astuces pour une exposition réussie (Pièce jointe au planning) 6 mois avant votre exposition 1. Demande de subventions De nombreuses institutions privées et publiques proposent chaque année des budgets de subventions pour des expositions. Faites votre demande, pour commencer, auprès de votre mairie. Vous trouverez d autres possibilités de subventions dans votre département, votre région, ou sur le plan national. 2. Recherche de sponsors Les sponsors vous soutiennent pour votre exposition et bénéficient par la même occasion de reconnaissance de votre part. Ces entreprises, pour la plupart, sont des institutions telles que les banques ou les assurances, qui sont ravies de financer le domaine artisitique. 3. Création d un exposé pour les sponsors Avant de contacter les sponsors potentiels, vous devez tout d abord préparer un dossier. Celui-ci composé d un titre, d une brève description, le lieu, la date, la présence d un orateur, plannification des relations presse, de reproductions grand format des images pré-sélectionnées, mentions des sponsors confirmés et potentiels. Communiquez bien vos attentes auprès du sponsor. Elles sont en général d ordre financières. 4. Liste de sponsors potentiels Contactez les entreprises locales. Banques, assurances, les producteurs et fournisseurs de produits premium se réjouissent d être représentés dans le monde artistique. 5. Créez un contrat pour les sponsors Prenez bien note des accords passés avec les sponsors, ce que vous leur garantissez ainsi que leurs promesses. Ce document n a pas besoin de faire 20 pages. 6. Prenez rendez-vous avec les sponsors Le rendez-vous doit être pris avec la personne responsable. Laissez votre dossier et permettez à l entreprise de déterminer dans quelle mesure elle pourra vous soutenir. 7. Recherche d emplacement Gardez bien en tête quels critères doivent être remplis par le lieu où vous exposerez : prestige, équipements à disposition, visibilité, facilité d accès, tarif. 8. Recherche de partenaires pour votre exposition Il peut être judicieux pour vous de collaborer avec un autre artiste pour votre exposition. Cela vous permettera de partager les coûts et les tâches, ce qui nécessitera d avantage de coordination et de compromis. 3 mois avant votre exposition 9. Organiser la présence d un orateur demandez à un VIP local de faire un discours d introduction. Il peut s agir d une figure politique locale ou bien quelqu un de localement connu. Sa présence devrait attirer l attention de sponsors, d acheteurs et de visiteurs. Seulement pour les photographes professionels 20

21 66 astuces 10. Organiser le choix musical En fonction du choix effectué, cela vous demandera plus ou moins de temps. Un quatuor à cordes, un pianiste ou un DJ vous demanderons plus de temps que de passer un CD. Une performance musicale est certes plus impressionnante, mais aussi bien plus coûteuse. 11. Conception de votre publicité Votre communication doit être visuellement cohérente et professionnelle. Pour cela, demandez à un graphiste de créer vos supports, ceux-ci devant traduire la haute qualité de votre exposition, ne lui laissez pas avoir un aspect amateur. 12. Flyers Peuvent être commandés sur de nombreux sites en ligne à un prix raisonnable, et peuvent facilement être affichés dans différents points de distribution. Donnez-en à vos proches pour qu ils puissent eux-mêmes les distribuer dans différents cafés, bars et magasins. 13. Posters Peuvent également être imprimés en ligne. Pensez bien aux types d endroits où vous pourriez croiser vos visiteurs potentiels. Faites en sorte que vos supporters n affichent pas vos posters n importe où ou n importe comment et ainsi ajouter des amendes à votre budget. 14. Bannières Chaque exposition nécessite une bannière sur place. Laissez votre graphiste s en occuper en plus des supports publicitaires. La bannière pourra être imprimée chez un imprimeur spécialisé en publicité grand format. 15. Conception du catalogue de votre exposition - il s agit une fois de plus d une tâche conceptuelle et créative. Il doit au moins contenir une préface de votre orateur, d un paragraphe évoquant votre art, une biographie et quelques photos de vos oeuvres. En plus de cela, votre catalogue doit contenir de la publicité et les logos de vos sponsors. 16. Mise en place de mailing-list pour la presse chose primordiale pour déterminer quels médias pourront être intéressés par votre exposition : presse quotidienne, agences de publicité, agences évènementielles, radios et TV locales, plateformes sur le web, magazines locaux, etc 17. Mise en place du dossier de presse Celui-ci doit contenir une description brève mais détaillée du projet, des faits (qui, quand, où, pourquoi), les informations concernant l artiste, les sponsors, l invité spécial, CV de l artiste, références, disponibilités pour des interviews, et bien sûr des invitations pour l ouverture. 18. Conception du site web La création d un site internet est de nos jours essentielle quant à l organisation d une exposition. Web magazines et calendriers en ligne peuvent poster des liens vers votre site. De plus, les questions de base ainsi que les mentions légales y figureront. Seulement pour les photographes professionels 21

22 66 astuces 1 mois avant votre expoition 19. Lancez votre site en ligne Vous êtes maintenant sur la toile! Saisissez l opportunité pour communiquer sur votre exposition partout où vous pouvez. Si vous avez facebook, créez un évènement et postez-y régulièrement des mises à jour. 20. Souscrire une assurance Évaluez les risques, et renseignez-vous sur les spécificités d assurance. Les travaux d une exposition photo sont reproduisibles. L assurance du propriétaire doit normalement couvrir tous les risques liés à un évènement. Posez-lui la question. 21. Commandez les tirages de vos oeuvres Choisissez votre technique de reproduction favorite. Si vous n êtes pas sûr, contactez votre conseiller. Faites en sorte que vos fichiers soient de la meilleure qualité possible ce que vous enverrez à la production sera ensuite imprimé. 22. Organisation du traiteur Selon les besoins en restauration propice à votre évènement, vous pouvez gérer cet aspect là par vous-même. Surtout si vous comptez rester simple. Pour des besoins plus particuliers, contactez directement un traiteur. Note : quelles sont les choses prises en charge par le traiteur? De quoi devez-vous vous occuper? Les locaux où vous exposerez pourrons sûrement prendre en charge certains de ces aspects. 23. Organisation du personnel Le soir de l ouverture vous n aurez pas le temps de tout prendre en charge, vous serez suffisamment occupé(e). Organisez une équipe fiable et efficace. 24. Service Ils distribueront les boissons et la restauration prévues. Les personnes engagées auront déjà de l expérience dans le secteur de l évènementiel. 25. Réception / Vestiaire La première impression en entrant dans votre exposition. Amabilité et compétences sont de rigueur. 26. Vendeurs Le but étant de vendre vos travaux, vendeurs ou commerciaux seront sur place pour assurer les règlements, signatures de contrats de vente, de marquer les oeuvres vendues. Ces personnes seront en charge de vos finances, soyez-sûrs que ces personnes soient de confiance. 27. Photographe d évènement - Organisez la présence d un photographe le soir de l ouverture afin de capturer les meilleurs moments de la soirée. Les clichés vous serviront également pour vos relations presse ou comme référence pour vos futurs projets. 28. Impression des supports promotionnels Le moment est venu. Les supports ont été créés et peuvent partir en production. Vérifiez bien vos supports à plusieurs reprises, et demandez à votre entourage si ceux-ci sont bel et bien compréhensibles. Il n y a rien de pire que de distribuer 10,000 flyers avec une faute d orthographe, ou 500 posters avec la mauvaise date. Seulement pour les photographes professionels 22

23 66 astuces 29. Établir des contacts directs avec les membres de la presse Réfléchissez aux contacts médias qui sont les plus importants, et augmentez vos chances d attirer l attention sur votre projet en ayant des contacts directs. Envoyez des invitations personnelles et proposez un créneau pour une interview. 30. Conception et impression des cartons d invitations Les invitations sont également un outil de communication important. Trop importantes pour être imprimées de façon bon marché, en quadrichromie sur du papier brillant. L idéal serait de les rédiger à la main, mais ce qui pourrait prendre un temps conséquent. Étant donné que personne ne connaît votre écriture, vous pouvez toujours demander à quelqu un de vous donner un coup de main. 31. Location d équipement Vous aurez sans doute besoin de louer du materiel. Faites une liste des fournisseurs éventuels. 32. Éclairage Si vous n utilisez pas une galerie professionnelle ou un lieu propice à ce type d évènement, ce sera votre rôle de faire en sorte que l éclairage soit ideal pour votre exposition. Cela sous-entend également que vous devrez prévoir des rideaux pour bloquer la lumière du jour. 33. Vaisselle Mettez au clair avec votre traîteur ce qu il vous fournira pour votre évènement. Gardez bien en tête les différents verres dont vous aurez besoin pour les différents types de boisson. Pensez aussi aux cendriers. 34. Partitions additionnelles Vous savez d ores et déjà combiner les photos que vous comptez exposer. Si vous n avez pas assez de place, prévoyez des murs d appoint. 35. Équipement sonore Votre choix est fait et vous accompagnerez votre expo avec de la musique. Faites le point avec vos musiciens et organisez-vous. Quoi qu il en soit, la musique n est pas la priorité de la soirée, c est bien votre soirée! 36. Plan d exposition Vous connaissez bien les locaux, et avez organisé l espace. Faites un plan détaillé de l emplacement des oeuvres. 37. Organisation des systèmes de montage L accrochage de 25 grands formats est bien plus complexe que ce qu on peut imaginer. Vous aurez besoin de professionnels et d outils. Faites en sorte d avoir de l aide à votre portée à ce moment, pour ne pas vous retrouver démuni le jour J. 38. Établir la liste des prix Vous savez quelles photos exposer. Créez une liste tarifaire contenant le nom de l oeuvre, le numéro, l année, les mesures, la méthode de reproduction et le prix. 2 semaines avant votre exposition 39. Bannière Demandez à un professionnel de s occuper de votre bannière. Discutez-en avec le propriétaire des lieux, et mettez-vous d accord sur la méthode d accrochage possible pour la fixer. Seulement pour les photographes professionels 23

24 66 astuces 40. Choix de vos vêtements Pensez à votre tenue pour la soirée d ouverture et essayez-la. Les mensurations on tendance à changer au fil des années. Ce costume ou cette robe de soirée pourraient bien ne plus vous aller. Mieux vaut vous en assurer avant la veille de votre soirée. 41. Distribution des supports promotionnels il est l heure de distribuer les flyers et affiches pour votre exposition. Demandez un coup de main à vos proches. Pensez aux endroits où vous toucherez votre cible théâtres, opéras, cafés culturels Distribution des cartons d invitation à ne pas faire trop tôt, ni trop tard. 10 jours avant l ouverture devrait suffire. 43. Envoi des dossiers de presse Si vous avez bien fait votre travail et que vous avez été convaincant(e) auprès de vos contacts presse, cela paiera. Restez disponible pour d éventuelles questions. 44. Création d étiquettes Une étiquette devra figurer à côté ou sous votre oeuvre. Cette étiquette renverra à votre liste tarifaire. MAIS, le tarif ne doit pas figurer sur l étiquette. 1 semaine avant votre exposition 45. Installation de la bannière Un ouvrier ou spécialiste pourra peut-être vous aider. 46. Relance des invitations personnelles des VIP Cette étape est décisive. Appelez vos invités d honneur et vérifiez si vous pouvez compter sur leur présence. Vous pouvez également leur envoyer un dans lequel vous insistez bien sur votre anticipation quant à leur présence. Vous pouvez également prévoir un invité surprise. 47. Contrats d achat vierges Les personnes prêtes à l achat avec l argent liquide nécessaire seront en minorité ce soir là. C est pourquoi vos vendeurs devront avoir à disposition des contrats d achats vierges. Celui-ci ne doit faire qu une page (acheteur, vendeur, oeuvre, caution, date). Si possible, demandez une caution afin d augmenter les chances d achat. 48. Caisse et fond de caisse - si vous recevez des paiements en liquide, vous aurez besoin d une caisse et de monnaie. Soyez sûrs que quelqu un garde un oeil dessus pendant la soirée. Dans l idéal, seuls les vendeurs y ont accès. 49. Bloc de reçus Instrument fiable pour les transferts d argent et correspond aux points 47 & Stylos Parfois on oublie mêmes les choses les plus banales. 51. Livre d or Un must pour toute expo. Il sert de documentation pour votre évènement, faites en sorte qu il soit bien utilisé, surtout pour les compliments. Seulement pour les photographes professionels 24

25 66 astuces 52. Serviettes Cette catégorie s applique à toutes les petites choses que vous avez pu oublier bloc-note, tire-bouchon, serviettes, mouchoirs, calculatrice, scotch, piles, etc 53. Gommettes pour articles vendus Lors d une expo où les travaux sont en vente, il est normal d indiquer quelles oeuvres sont vendues. On utilise la plupart du temps des petites gommettes rondes collées directement sur l étiquette de l oeuvre. Certains guides recommandent de marquer comme déjà vendues certaines des oeuvres avant que ce ne soit le cas, afin de réduire le flux d acheteurs potentiels celui-ci non. 54. Cendriers Détail facilement oublié face à la chute de nombre de fumeurs. 55. Commande de fleurs Se servir de fleurs comme élément décoratif s est toujours avéré comme élégant. Si vous cherchez à avoir quelque chose d extraordinaire, commandez-les le jour J. 3 jours avant votre exposition 56. Nettoyage des locaux ça y est, vous pouvez commencer à tout installer. Il est possible qu une fois votre expo passée, il vous sera demandé de rendre les locaux propres. 57. Entraînement du personnel C est un point facile à omettre. Mais afin d éviter le chaos, vous devez clairement expliquer à votre équipe quelles sont vos attentes. Vous pouvez également leur envoyer un résumé par Installation de l exposition Vos impressions sont arrivées et les locaux sont prêts. L installation peut commencer. Vous aurez besoin d au moins 2 assistants. Dans l idéal, ceuxci ont déjà de l expérience technique et créative. 59. Essais de montage Accrochez vos photos comme vous l aviez prévu pour votre ouverture, et simulez un tour de l exposition. Suite à cela, il y aura peut-être des changements radicaux. Ne paniquez pas, c est totalement normal, une fois accrochées les oeuvres ont un tout autre aspect. 1 jour avant votre exposition 60. Livraison de l équipement sonore Si vous vous êtes bien tenu au planning, votre équipement sera complet. Organisez des dates de livraisons fixes et faites en sorte de les respecter. 61. Livraison meubles / vaisselle Si vous avez commandé des éléments supplémentaires, ils vous seront maintenant livrés. Vérifiez bien que tout est là (sans casse). 62. Installation finale Vous avez maintenant tout ce qu il vous faut pour votre exposition à part la nourriture et les fleurs. Les détails finaux peuvent être ajustés par la suite. Vérifiez tout, des changements peuvent encore être faits. Seulement pour les photographes professionels 25

26 66 astuces 63. Dernier briefing avec l équipe Motivez votre équipe et répondez aux dernières questions concernant l évènement. Jour de l exposition 64. Récupérer les fleurs Chose à faire le matin de l ouverture. Avant d énerver votre entourage à cause de votre stress, vous pouvez aller chercher les fleurs tôt le matin et les arranger. Si vous êtes trop sur les nerfs, vous pouvez confier cette tâche à quelqu un d autre. 65. Livraison du traiteur L ouverture n a jamais été aussi proche. L humeur nerveuse devrait avoir laissé place à une vague d enthousiasme et d excitation. 66. Ouverture de l expositon Amusez-vous! C est votre soirée, profitez-en! Vos experts pour les expositions photo: Timothèe Demoury Téléphone: Fax: [email protected] Chloé Sugarman Téléphone: Fax: [email protected] Seulement pour les photographes professionels 26 Alexanderstraße 7 - XXLPIX GmbH Berlin

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