UNITÉ DE PROMOTION RÉSEAU OTIV MADAGASCAR MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

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1 UNITÉ DE PROMOTION RÉSEAU OTIV MADAGASCAR MANUEL DES POLITIQUES ET PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

2 TABLE DES MATIÈRES SECTION 0000

3 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 1000 STATUTS ET RÈGLEMENTS 2000 SYSTÈME COMPTABLE 3000 Généralités 3010 Description du système comptable actuel 3020 États financiers 3030 PLAN COMPTABLE 4000 Généralités 4010 Établissement du plan comptable 4020 Cadre comptable 4030 Charte des comptes du Grand-Livre 4040 Description des comptes 4050 ORGANISATION 5000 Organisation et fonctionnement 5010 Organigramme 5020 CAISSE 6000 Type de caisse 6010 Politique 6020 Fonctionnement 6030 Comptabilisation 6040 Points de contrôle 6050

4 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 2 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) BANQUE 7000 Description des comptes de banque existants 7010 Politique 7020 Fonctionnement 7030 Comptabilisation 7040 Points de contrôle 7050 SYSTÈME DES ACHATS 8000 Description 8010 Politique 8020 Fonctionnement 8030 Comptabilisation 8040 Points de contrôle 8050 STOCKS 9000 Description 9010 Politique 9020 Fonctionnement 9030 Comptabilisation 9040 Points de contrôle 9050 IMMOBILISATIONS Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle 10050

5 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 3 Chapitre : Rédaction : Janvier Révision : 2001 Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) FACTURATION DE BIENS OU SERVICES RENDUS Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À L UNITÉ DE PROMOTION Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle CRÉDIT Politique de crédit Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle BONS DU TRÉSOR Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle 14050

6 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 4 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) MATÉRIEL ROULANT Description Politique Fonctionnement Points de contrôle DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle GESTION DU PERSONNEL Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle SALAIRES Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle 18050

7 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 5 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) REMISE DES DÉDUCTIONS À LA SOURCE Description Politique Fonctionnement Points de contrôle SERVICES ADMINISTRATIFS Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle SUBVENTIONS Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle CAPITAL SOCIAL Description Politique Fonctionnement Comptabilisation Points de contrôle 22050

8 Section : TABLE DES MATIÈRES Code de manuel : 0000 Page : 6 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TABLE DES MATIÈRES (Suite) PROCÉDURE DE FIN DE MOIS Description Politique Fonctionnement Comptabilisation PROCÉDURES DE FIN D EXERCICE Description Politique Fonctionnement Comptabilisation CODE DE DÉONTOLOGIE 25000

9 INTRODUCTION SECTION 1000

10 Section : INTRODUCTION Code de manuel : 1000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : INTRODUCTION L unité de promotion est une institution à but non lucratif et qui pour objectifs de regrouper les caisses de base (OTIV), de consolider les liens qui les unissent, de favoriser leur croissance et leur développement, de promouvoir la philosophie coopérative et mutualiste en général, d appuyer les activités des OTIV dans leur milieu et enfin de favoriser la rentabilité et l autonomie financière du réseau. Le présent manuel se veut un guide pratique et complet qui couvre l ensemble des opérations administratives de l unité de promotion. Vous remarquerez que pour chaque section, il y a un chapitre «Points de contrôle» qui décrit pour chaque section le système de contrôle interne mis en place. Afin de faciliter l accès rapide à la section souhaitée le bloc d en-tête de chaque page identifie la section, le chapitre et le sujet traité. La date de rédaction est indiquée ainsi que la date de révision, le cas échéant. Afin d alléger le texte, les annexes sont placées à la fin du manuel et portent les codifications du texte auquel elles se rapportent, avec en plus un numéro d annexe. Vous devez garder à l esprit que le manuel doit évoluer de concert avec l unité de promotion et des mises à jour régulières devront être apportées de façon à s assurer que ce manuel soit constamment à jour.

11 STATUTS ET RÈGLEMENTS SECTION 2000

12 Section : STATUTS ET RÈGLEMENTS Code de manuel : 2000 Page : 1 Chapitre : Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : STATUTS ET RÈGLEMENTS Projet des statuts de l Unité de promotion : Les statuts contenus dans cette section ne sont qu un projet et ils devront être modifiés sous peu avant d être adoptés définitivement. Les statuts apparaissent donc ici temporairement et seront remplacés par les statuts définitifs.

13 PROJET DES STATUTS DE L ORGANE CENTRAL des OTIV Supprimé : E D ANTANANARIVO

14 Table des matières CHAPITRE I. FORMATION DE L ORGANE CENTRAL...17 ARTICLE 1 : CONSTITUTION...17 ARTICLE 2 : DENOMINATION...17 ARTICLE 3 : SIEGE SOCIAL...17 ARTICLE 4 : LIEN COMMUN...17 ARTICLE 5 : ZONE D INTERVENTION...17 CHAPITRE II. MISSION, OBJECTIFS...17 ARTICLE 6 : ARTICLE 7 : ARTICLE 8 : MISSION...18 OBJECTIFS...18 ATTRIBUTIONS...18 CHAPITRE III. CAPITAL SOCIAL...19 ARTICLE 9 : PARTS SOCIALES...19 ARTICLE 10 : CARACTERISTIQUES...19 ARTICLE 11 : REGLES D ACTION...19 ARTICLE 12 : DUREE DE VIE...19 CHAPITRE IV. MEMBRES...19 ARTICLE 13 : ADHESION...20 ARTICLE 14 : AFFILIATION...20 ARTICLE 15 : DROITS DES MEMBRES...20 ARTICLE 16 : DEVOIRS DES MEMBRES...20 ARTICLE 17 : PERTE DE QUALITE...21 ARTICLE 18 : MOTIFS D EXCLUSION...21 ARTICLE 19 : REQUETE...22 ARTICLE 20 : DEMISSION...22 ARTICLE 21 : APUREMENT DU SOLDE...22 ARTICLE 22 : RESPONSABILITES DES MEMBRES...22 CHAPITRE V. ASSEMBLEE GENERALE...22 ARTICLE 23 : COMPOSITION...22 ARTICLE 25 : LIEU DE L ASSEMBLEE...23 ARTICLE 26 : CONVOCATION...23 ARTICLE 27 : COMPETENCES...23 ARTICLE 28 : ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE...24 ARTICLE 29 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE...24 ARTICLE 30 : DECISIONS ET RESOLUTIONS...24 ARTICLE 31 : VOTE...24 CHAPITRE VI DISPOSITIONS COMMUNES AUX ORGANES DE L'ORGANE CENTRAL 26 ARTICLE 32 : ORGANES...26 ARTICLE 33 : CONDITIONS D ELIGIBILITE...26 ARTICLE 34 : REELIGIBILITE...26 ARTICLE 35 : EXPIRATION DU MANDAT...27 ARTICLE 36 : DEMISSION...27 ARTICLE 37 : SUSPENSION...27

15 ARTICLE 38 : DESTITUTION...28 ARTICLE 39 : PERTE DU DROIT D EXERCER...28 ARTICLE 40 : VACANCE AU SEIN D UN ORGANE...28 ARTICLE 41 : REMPLACEMENT...28 ARTICLE 42 : GRATUITE DE LA FONCTION...29 ARTICLE 43 : QUORUM AUX REUNIONS DES ORGANES...29 ARTICLE 44 : DECISIONS ET RESOLUTIONS...29 ARTICLE 45 : NOMINATION DU BUREAU DU CONSEIL...29 ARTICLE 46 : MANDAT DU BUREAU DU CONSEIL...29 CHAPITRE VII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU CONSEIL D ADMINISTRATION...30 ARTICLE 47 : COMPOSITION...30 ARTICLE 48 : ROLE...30 ARTICLE 49 : RESPONSABILITE...30 ARTICLE 50 : REUNIONS...31 ARTICLE 51 : INCOMPATIBILITE...31 CHAPITRE VIII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITÉ EXÉCUTIF...32 ARTICLE 52 : COMPOSITION...32 ARTICLE 53 : ROLE...32 ARTICLE 54 : RESPONSABILITE...32 ARTICLE 55 : REUNIONS...32 ARTICLE 56 : QUORUM AUX REUNIONS ET DECISIONS...32 CHAPITRE IX. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITE DE CONTROLE...33 ARTICLE 58 : COMPOSITION...33 ARTICLE 59 : ROLE...33 ARTICLE 60 : RESPONSABILITES...33 ARTICLE 61 : RAPPORT D ACTIVITE...34 ARTICLE 62 : INCOMPATIBILITE:...34 CHAPITRE X : GÉRANCE...34 ARTICLE 63 : NOMINATION...34 CHAPITRE XII. LES DIRIGEANTS...35 ARTICLE 64 : LES DIRIGEANTS...35 ARTICLE 65 : SECRET PROFESSIONNEL...35 CHAPITRE XIII : DISPOSITIONS FINANCIÈRES...35 ARTICLE 66 : EXERCICE SOCIAL ET FINANCIER...35 ARTICLE 67 : RAPPORT ANNUEL...35 ARTICLE 69 : FONDS STATUTAIRES...36 ARTICLE 71 : AVANTAGE ET PRIVILEGE...36 ARTICLE 72 : RESORPTION DU DEFICIT...36 CHAPITRE XIV. VÉRIFICATION DES LIVRES...37 ARTICLE 73 : VERIFICATION...37 ARTICLE 74 : INSPECTION...37 CHAPITRE XV. DISPOSITIONS DIVERSES...38 ARTICLE 75 : CONFLITS D INTERET...38 ARTICLE 76 : DISSOLUTION...38 ARTICLE 77 : COMMUNICATION...38 ARTICLE 78 : DEPOT ET MODIFICATIONS...38

16 ARTICLE 79 : AMENDEMENT DES STATUTS PAR UNE CAISSE...39 ARTICLE 80 : ENTREE EN VIGUEUR...39 Supprimé :

17 Chapitre I. FORMATION DE L ORGANE CENTRAL Article 1 : Constitution L Organe Central des mutuelles d'épargne et de crédit portant le nom «Ombona Tahiry Ifampisamborana Vola (OTIV)» qui ont signé une déclaration d adhésion, et conformément aux termes de la convention d affiliation en vigueur, s engagent à respecter les textes constitutifs régissant les OTIV et qui ont admis subséquemment comme membre par le Conseil d Administration de l Organe Central. L Organe Central est à capital variable et a pour but non lucratif régi par la loi n du 04 septembre 1996, portant réglementation des Institutions Financières Mutualistes et par le décret d application n du 05 février 1998, de la dite loi. Article 2 : Dénomination L Organe Central prend le nom de : «Organe Central du Réseau OTIV d ANTANANARIVO» Supprimé : e la» Article 3 : Siège social Son siège social est situé à 22 Rue Docteur Villette ISORAKA 101 ANTANANRIVO et peut être transféré en tout autre lieu de la zone d intervention du réseau OTIV, par décision de l Assemblée Générale. Supprimé : La Supprimé : _ Article 4 : Lien commun Le lien commun regroupant les membres de l Organe Central s entend de l identité de l association. Conformément aux termes de la convention d affiliation en vigueur, les OTIV adhèrent à l Organe Central et s engagent à respecter les textes constitutifs. Article 5 : Zone d intervention Le territoire de l Organe Central s étend sur tout le territoire de la Chapitre II. MISSION, OBJECTIFS

18 Article 6 : Mission La mission de l Organe Central est de favoriser l accessibilité des populations malgaches aux services d épargne et de crédit au travers des OTIV qui lui sont affiliées. Article 7 : Objectifs L Organe Central est une institution à caractère social et économique à but non lucratif, et a pour objectifs de : Regrouper les OTIV ; Consolider les liens qui les unissent ; Favoriser leur croissance et leur développement ; Promouvoir la philosophie coopérative et mutualiste en général ; Appuyer les activités des OTIV dans leur milieu. Favoriser la rentabilité et l autonomie financière du réseau. Article 8 : Attributions Pour atteindre les objectifs sus cités, l Organe Central agit en qualité de structure d appui technique et financier, de contrôle, de promotion et de représentation des OTIV qui lui sont affiliées. À cet effet elle a pour attributions de : Fournir une assistance technique aux OTIV affiliées notamment en matière d organisation de fonctionnement, de normes, de procédures, de politiques, de comptabilité, d inspection, de vérification, d éducation et de formation ; Assurer la protection des membres et des épargnes des OTIV affiliées; Recevoir et gérer les excédents de liquidités des OTIV affiliées dans le but de les faire fructifier ; Effectuer des prêts à ses membres selon les modalités prévues dans la politique de crédit ; Exercer un contrôle administratif, technique et financier sur les OTIV affiliées ; Coordonner leurs activités et leurs rapports avec d'autres organisations ; Susciter la création de nouvelles OTIV ; Effectuer l inspection de ses OTIV ; Effectuer la vérification de ses OTIV ; Appuyer la production des états financiers de ses OTIV ; Appuyer les OTIV dans la préparation et la tenue de leur assemblée générale ; Promouvoir et renforcer les opérations des OTIV existantes et à créer ; Représenter les OTIV auprès des partenaires ; Agir comme interlocuteur direct avec les autorités administratives, de tutelle et tout organisme national ou international œuvrant dans des domaines similaires. Assurer la communication des informations auprès des OTIV affiliées.

19 Chapitre III. CAPITAL SOCIAL Article 9 : Parts sociales Le capital social de l Organe Central est variable et est composé de parts sociales souscrites et libérées par les OTIV. Le montant de la part sociale que doit souscrire un membre revêt deux formes : Deux parts fixes de fmg.versées au moment de l'adhésion. Partie variable fixée à 25% du capital social de l OTIV à l adhésion et à 25% de la variation du capital social annuellement, sur la base des états financiers au 31/12; Article 10 : Caractéristiques Les parts sociales sont nominatives, individuelles non négociables et non saisissables par les tiers. Elles ne sont remboursables aux membres démissionnaires ou exclus qu après épuisement du solde des créances et des dettes à l égard de l Organe Central. Les parts sociales ne sont cessibles qu après approbation du Conseil d Administration de l Organe Central. Article 11 : Règles d action L Organe Central est régi par les principes mutualistes et ceux de la coopération. Il est tenu de respecter les règles d action mutualistes ou coopératives mentionnées par la loi du 04 septembre 1996, portant réglementation des institutions mutualistes. Article 12 : Durée de vie La durée de vie de l Organe Central est fixée à quatre vingt dix neuf (99) ans à compter de sa date de création sauf prorogation ou dissolution anticipée. La démission, l exclusion, la faillite, l interdiction, la fusion ou la dissolution d un membre ne peuvent être cause de dissolution de l Organe Central. Chapitre IV. MEMBRES

20 Article 13 : Adhésion Peut être membre de l Organe Central, toute OTIV qui signe une convention d affiliation approuvée par le Conseil d Administration de l Organe Central. Pour devenir membre, il faut souscrire et verser deux parts sociales fixe de Fmg chacune et une part variable telle qu indiqué à l article 9 sus mentionné et s engage à respecter les statuts, les règlements, les politiques, normes et procédures du réseau et la loi qui régi les mutuelles d'épargne et de crédit ainsi que son décret d application. La qualité de membre est constatée par l inscription au registre des membres tenu au siège social de l Organe Central Article 14 : Affiliation Peut être affiliée à l Organe Central, toutes les OTIV remplissant les conditions d'adhésion telles que stipulées à l'artic13 ci dessus. Article 15 : Droits des membres Chaque membre de L Organe Central a le droit de : Participer aux Assemblées Générales de l Organe Central avec droit de vote ; Proposer un candidat aux divers postes des organes de l Organe Central ; Être informé par la direction sur l évolution du réseau ; Demander la convocation d une Assemblée Extraordinaire dans les conditions fixées par l article 29 des Statuts de l Organe Central ; Inscrire une plainte contre un dirigeant pour être traité par le comité de discipline ; Accéder aux produits et services fournis par l Organe Central à ses membres. Mise en forme : Puces et numéros Article 16 : Devoirs des membres En devenant membre de L Organe Central, la caisse s'engage à : Adopter et respecter les statuts et règlements intérieurs types recommandés par l Organe Central Adopter toutes modifications aux statuts et règlements intérieurs types recommandés par l Organe Central Se conformer aux Statuts et règlements intérieurs de l Organe Central ; Respecter les politiques, normes et procédures de gestion, et le code de déontologie sur les dirigeants de OTIV affiliées ; Utiliser et observer les normes comptables fixées par l Organe Central en conformité avec la loi et la réglementation bancaire à Madagascar ; Payer toutes les charges administratives ou cotisations décrétées par le Conseil d'administration de l Organe Central ; Transférer la gestion de son personnel à l Organe Central????? Signer une convention de transfert de gestion du crédit à l Organe Central lorsque le taux de délinquance du portefeuille de crédit de 90 jours et plus dépasse 10% ; Supprimé : Mise en forme : Puces et numéros Supprimé : <#>Obtenir l'autorisation préalable et par écrit de l Organe Central lors d un engagement de dépenses nécessaires pour l'acquisition d'un terrain ou d'un immeuble ou lors de la construction et/ou de l'aménagement d'un local dans le but d'y exercer la totalité ou une partie de ses activités ; Supprimé :

21 Accepter la mise sous tutelle de la caisse dans les situations suivantes : Lorsque la rentabilité de la caisse de plus de deux années d existence est négative et lorsque la solvabilité est inférieure à 5% ; En cas de fraude, de détournement ou d'abus de confiance de la part des dirigeants ou des employés de la caisse ; Lorsque l'organe Central juge que les épargnes de ses membres ne sont pas en sécurité; En cas d inefficacité d agir ou de réagir de la part des dirigeants et/ou des employés face à une situation potentiellement préjudiciable pour la caisse ; Pour toute autre situation jugée critique ou préjudiciable à l'image ou la réputation de la caisse voire même de l Organe Central. Supprimé : Se soumettre aux décisions de l Assemblée Générale, du Conseil d Administration ou des autres organes de l Organe Central. Verser le surplus de ses liquidités selon les normes prescrites par l Organe Central. Rembourser les prêts contractés à l Organe Central selon les calendriers convenus Payer sa participation au fonctionnement du réseau conformément à la politique de désengagement et de prise en charge en vigueur. Article 17 : Perte de qualité La qualité de membre se perd soit par démission, exclusion, fusion ou de liquidation. Le Conseil d Administration de l Organe Central (sur recommandation de son comité de discipline) peut exclure tout membre pour manquement grave aux règlements de l Organe Central, pour manquement aux devoirs des membres tel que stipulé à l article 16 ou si la conduite de la caisse est telle que la réputation des autres OTIV est en danger. Mais avant que la décision d exclusion ne soit prononcée, le Conseil d Administration de l Organe Central devra tout mettre en œuvre pour la résolution du ou des différends. La décision d exclusion doit être motivée et notifiée par écrit à la caisse défaillante. L exclusion prend effet à compter de la date de la décision du Conseil d Administration de l Organe Central. Tout membre exclu ou démissionnaire ne porte plus le nom de l OTIV. Article 18 : Motifs d exclusion Le Conseil d Administration peut exclure un membre pour les cas suivants : S il ne respecte pas les statuts et les règlements intérieurs ; S il ne respecte pas les politiques, normes, et procédures de gestion en vigueur au sein du réseau ;

22 S il n honore pas ses engagements envers l Organe Central ou s il ne se conforme pas aux devoirs des membres tel que stipulé à l article 16 ; S il est déclaré en liquidation ; S il ne partage plus le lien commun prévu à l article 4 ; S il pose des actes ou adopte des comportements qui portent préjudices à l Organe Central et autres OTIV affiliées. Article 19 : Requête Le membre exclu pourra, dans un délai de six (6) mois retrouver sa qualité de membre suite à une demande formulée à cette fin au Conseil d Administration qui jugera de la requête sur conseil de la direction de l Organe Central. Le Conseil d Administration a six (6) mois, à compter de la date de réception de la demande, pour se prononcer. Article 20 : Démission Pour démissionner un membre doit être en règle avec l Organe Central. Il doit en outre donner par écrit à l Organe Central un avis au moins un mois avant la date de l'assemblée Générale de la caisse qui doit statuer sur une telle démission. L Organe Central peut vérifier le bien fondé des motifs évoqués et se faire représenter à cette assemblée pour y faire valoir son point de vue. La démission entre en vigueur lors de la réception à l Organe Central d'une copie certifiée de la résolution adoptée par l'assemblée Générale ayant statué sur le sujet. Article 21 : Apurement du solde Toute démission ou exclusion d un membre donne lieu à l apurement du solde de ses créances et dettes à l égard de l Organe Central. Après cet apurement, le membre démissionnaire ou exclu ne dispose d aucun droit sur les biens de l Organe Central et n a pas droit au partage des excédents financiers. Article 22 : Responsabilités des membres Le membre qui démissionne ou est exclu, demeure responsable pendant trois (3) ans, envers les membres et envers les tiers, des engagements existants au jour où la démission ou l exclusion devient effective. Chaque membre de l Organe Central est responsable des obligations de l Organe Central jusqu à concurrence d une (1) fois sa part sociale. Chapitre V. Assemblée générale Article 23 : Composition

23 L Assemblée Générale est l organe suprême de l Organe Central. Elle est constituée de l ensemble des membres convoqués et réunis à cette fin. L'Assemblée Générale se compose d un dirigeant délégué par l OTIV. Un dirigeant élu et siégeant sur un organe de l Organe Central peut être, sans que cela ne soit obligatoire, nommé délégué par OTIV affiliée en autant qu il y soit un dirigeant élu ne souffrant pas d une mesure de suspension ou incapacité quelconque. Article 24 : Quorum et représentation Le quorum est atteint lorsque 50% des membres sont présents. L Assemblée Générale délibère valablement lorsque le quorum est atteint. A défaut de quorum, une deuxième réunion est convoquée sur le même ordre de jour et se tient, quel que soit le nombre de membres présents. Afin de permettre une représentativité juste des zones d intervention, une caisse ne peut présenter plus qu un candidat au sein d un organe dirigeant de l Organe Central. Article 25 : Lieu de l assemblée L'assemblée se tient au siège de l Organe Central ou à tout endroit du territoire que peut fixer le Conseil d'administration. Elle doit se tenir dans un délai de six (6) mois qui suit la fin de l'exercice financier. Article 26 : Convocation Le Conseil d'administration convoque l'assemblée Générale. L'avis de convocation doit être adressé aux membres par écrit au moins quinze (15) jours et au plus tard trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée Générale. L avis de convocation doit comporter le projet d'ordre du jour. Cet avis doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. Article 27 : Compétences L Assemblée Générale : Adopte le procès verbal de l'assemblée Générale annuelle précédente et de toute autre Assemblée Extraordinaire éventuelle ; Prend connaissance et approuve les rapports de tout autre comité qu'elle pourrait avoir créée ; Prend connaissance et approuve le rapport du Conseil d'administration sur la gestion de l'année financière écoulée ; Approuve les comptes ; Approuve la politique de gestion des liquidités du réseau, la politique de refinancement aux membres et la politique de gestion administrative en général; Approuve la politique de crédit dans les OTIV au sein du réseau.

24 Adopte les modifications des statuts et règlements intérieurs que lui propose le Conseil d Administration ; Examine toute motion de crédit portée devant elle et prend une décision à son égard ; Prend connaissance au besoin et approuve le projet de budget au nouvel exercice ; Se prononce sur la rémunération des parts sociales ; Procède à l'élection des membres du Conseil d'administration, du Comité de Contrôle et de tout autre comité qu'elle pourrait avoir créé ; Dans le cas d'exclusion d'un membre, confirme ou infirme la décision du Conseil d'administration (et/ou du comité de discipline) Met fin au mandat de tout organe ou de tout dirigeant (destitution). L'énumération de ces prérogatives ci-dessus n'est pas limitative. Article 28 : Assemblée Générale annuelle L'Assemblée Générale annuelle se réunit au moins une fois par an dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l'exercice financier de l Organe Central. Elle se réunit en vue notamment : D'adopter le rapport d'activités de l'exercice ; D'approuver les comptes de l'exercice et décider de l affectation des résultats ; De procéder au renouvellement du mandat des membres des organes ; De donner quitus aux membres des organes de gestion. Article 29 : Assemblée Générale extraordinaire Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par décision du Conseil d Administration ou à la requête de 50% des OTIV affiliées qui doivent formuler une demande écrite accompagnée d'une résolution de leur Conseil d'administration respectif. Le Comité de Contrôle peut aussi convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire. Une Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée sur des questions spéciales comme : La dissolution anticipée de l Organe Central ; La modification des statuts et règlements intérieurs de l Organe Central ; Toute question entravant la bonne marche de l'administration ou de la gestion de l Organe Central. Approbation d une modification des politiques, des procédures ou des normes. Article 30 : Décisions et résolutions Toutes les décisions et résolutions prises au cours des différentes assemblées doivent être consignées dans un registre et conservé au siège de l Organe Central Article 31 : Vote

25 Aux Assemblées Générales, chaque dirigeant délégué présent a droit à une voix. Le vote se déroule en exprimant soit sa voix, soit à main levée ou par bulletin secret. En cas de partage des voix, le président d élection autorise un deuxième tour. Si l égalité est toujours maintenue, le choix s effectue par tirage au sort.

26 Chapitre VI Dispositions communes aux organes de l'organe CENTRAL Article 32 : Organes Outre l'assemblée Générale, les organes de l Organe Central sont : Le Conseil d'administration ; Le Comité de Contrôle ; La durée maximum du mandat des membres de ces organes est de quatre ans (disposition légale : article 12 du décret n portant application de la loi ). Le règlement définit les mécanismes de leur élection et de leur renouvellement. La réduction de la durée du mandat des dirigeants peut être décidée en Assemblée Générale. Article 33 : Conditions d éligibilité Ne peut être élu membre de l'un des organes de l Organe Central, qu'un dirigeant d'une caisse affiliée à l Organe Central. Il doit remplir les conditions suivantes : Avoir la nationalité malgache. Être domicilié dans le ressort territorial de l Organe Central. Jouir d'une bonne moralité et n est pas être frappé par l une des interdictions prévues à l article 14 de la loi n N'exercer aucune activité rémunérée au sein d'une caisse du réseau ou de l Organe Central ; Être dirigeant d'une caisse affiliée à l Organe Central et ne souffrir d aucune suspension ou incapacité quelconque ; N avoir jamais été destitué d une fonction de dirigeant d une caisse affiliée à l Organe Central. Ne doit pas être dirigeant ou candidat à un poste électif d'une organisation ou d un parti politique ; Ne pas être redevable d arriérés vis-à-vis d une caisse membre de l Organe Central au moment de la candidature ; Ne pas participé directement ou indirectement à une activité concurrente ou connexe à celle de l Organe Central. Article 34 : Rééligibilité Les membres élus ayant terminé un premier mandat sont rééligibles pour d autres mandats, mais à condition de remplir les critères d éligibilité énumérés à l article 33 cités précédemment.

27 Article 35 : Expiration du mandat Même après l'expiration de son mandat, un membre d'organe demeure en fonction jusqu'à ce qu'il soit réélu ou remplacé. La réduction du nombre de membre d'un organe ne met pas fin au mandat de ceux qui demeurent en fonction. Article 36 : Démission Tout membre d'organe peut démissionner de ses fonctions. Conformément à l art 13 du décret portant application de la loi , la démission doit être notifiée par écrit à l'organe dont il est membre. Le président de l organe en informe par écrit le président de l Organe Central. Avant que le Conseil d Administration ne se prononce, le dirigeant démissionnaire demeure responsable de ses actes et engagements jusqu au jour où la démission devient effective. La démission prend effet à compter de sa date d approbation par les autres membres de son organe. Article 37 : Suspension Un membre d'un organe peut être suspendu pour faute grave par le Conseil d Administration, notamment pour violation des prescriptions légales, réglementaires ou statutaires. La suspension intervient dans les cas suivants : S il est responsable de malversation ou de malhonnêteté ; S il est complice ou responsable de l octroi complaisant de crédit dans une caisse affiliée ou au niveau de l Organe Central ; S il n obéit pas aux décisions de son organe, du Conseil d Administration ou de l Assemblée Générale ; Si son comportement est préjudiciable aux intérêts et à l image de l Organe Central ; S il ne respecte pas le code de déontologie applicable aux dirigeants ; S il fait ou produit de fausses déclarations ou documents à l Organe Central ou au nom de l Organe Central ; S il s absente plus de trois (3) fois aux réunions statutaires ou extraordinaires de son organe ; S il s absente plus de trois (3) fois aux sessions de formation ; S il est en situation de conflit d intérêt avec le réseau. La perte de la qualité de membre d une caisse de base notamment à la suite d une démission ou d une décision d exclusion emporte cessation d office du mandat en tant que membre d un organe. (Art 12 du décret d application)

28 Article 38 : Destitution Tout membre d un organe peut être destitué de ses fonctions par l Assemblée Générale : S il ne remplit plus les conditions d éligibilité ; S il a été suspendu en vertu des dispositions de l article 37. Tout membre destitué peut en appeler d une décision de destitution en soumettant une déclaration écrite au président du conseil d administration de l Organe Central. Le membre peut se présenter à l'assemblée générale pour expliquer les motifs pour lesquels il s'oppose à la décision de destitution. Il peut également prendre la parole en respectant le bon ordre et le bon déroulement de la réunion. Un membre ne peut être destitué lors d'une assemblée extraordinaire que s'il a été informé par écrit, dans le délai prévu pour la convocation de celle-ci, des motifs invoqués pour sa destitution ainsi que du lieu, de la date et de l'heure de l'assemblée. Le procès verbal de l'assemblée au cours de laquelle un membre d'un organe est destitué, doit mentionner les faits qui ont motivé cette destitution. Dans les quinze 15 jours qui suivent la décision. l Organe Central notifie par tout moyen d'information jugé approprié, les motifs qui ont prévalu à la destitution du membre. Elle transmet également dans le même délai, une copie de cette décision aux OTIV affiliées. Article 39 : Perte du droit d exercer La destitution d'un membre entraîne la perte du droit d'exercer toute fonction au sein de l Organe Central et au sein des OTIV affiliées pendant une période de cinq (5) ans. Cette période commence à courir à compter de la date de la destitution. Article 40 : Vacance au sein d un organe En cas de vacance d'un poste au sein d'un organe, sauf pour une vacance survenant suite à une destitution, les membres de l'organe concerné peuvent nommer un remplaçant pour la durée non écoulée du mandat. Cette nomination doit être entérinée par l'assemblée Générale. Toutefois si aucune action n'est entreprise avant l'assemblée générale suivante, celle-ci peut décider de pourvoir le poste vacant. Article 41 : Remplacement Lorsque la vacance d'un poste survient à la suite d'une destitution, d'un membre d'un organe, il peut être prévu le remplacement de ce membre lors de l'assemblée où la destitution a eu lieu si l'avis de convocation à cette assemblée mentionne la possibilité de l'organisation d'une telle élection. Et éventuellement, démission et décès entraînent un remplacement.

29 Article 42 : Gratuité de la fonction Les fonctions exercées par les membres au sein des organes ne sont pas rémunérées. Toutefois, les frais engagés par les membres du Conseil d'administration, du Comité de Contrôle ou d autres organes dans l'exercice de leur fonction, peuvent leur être remboursés dans les limites des conditions fixées par décision de l'assemblée Générale. Article 43 : Quorum aux réunions des organes Le quorum requis pour les réunions d un des organes, est la majorité simple de leurs membres. Article 44 : Décisions et résolutions Les décisions du Conseil d'administration et du Comité de Contrôle sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents. En cas de partage de voix, le président de la réunion a voix prépondérante. Les résolutions écrites et signées par les 2/3 des membres d'un organe habilité à voter ces résolutions ont la même valeur que si celles-ci avaient été adoptées au cours d'une réunion. Ces résolutions sont conservées avec les procès verbaux des délibérations. Article 45 : Nomination du bureau du conseil Supprimé : des officiers À sa première réunion après l Assemblée Générale constitutive, et par la suite, après l Assemblée Générale annuelle ou au besoin, le Conseil d Administration et le Comité de Contrôle, choisissent parmi leurs membres, un président, un vice-président et un secrétaire. Le président, le vice-président et le secrétaire du Conseil d Administration sont respectivement président, vice-président, et secrétaire de l Organe Central. Article 46 : Mandat du bureau du conseil Supprimé : des officiers Le mandat de titre d officier est fixé pour une durée maximale d un an. La durée du mandat est déterminée au moment de la nomination de l officier (article 45) et peut être révoquée et/ou diminuée au besoin lors d une réunion de l organe.

30 Chapitre VII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU Conseil D administration Article 47 : Composition Le Conseil d'administration se compose de (7) sept à (11) onze membres élus par l Assemblée Générale. Le Conseil d'administration est sous l'autorité de l'assemblée Générale. Article 48 : Rôle Le Conseil d'administration a pour rôle de veiller à ce que le réseau serve au mieux les intérêts des OTIV et leurs membres. Il doit veiller à ce que l Organe Central offre à ses membres des services adaptés, sécuritaires et rentables. Article 49 : Responsabilité Tous les pouvoirs du Conseil d Administration lui sont conférés par l'assemblée Générale. Le Conseil d Administration reçoit son mandat de l Assemblée Générale et lui en est redevable. Le Conseil d Administration doit rendre compte à l Assemblée Générale, périodiquement ou au besoin, de sa gestion et son administration. Les administrateurs n'ont pas le droit d'intervenir individuellement dans la gestion de l Organe Central à moins d'avoir été mandatés spécifiquement par résolution du Conseil d'administration. Le Conseil d'administration est chargé : De veiller au respect des prescriptions légales, réglementaires et statutaires ; De veiller à ce que les taux d intérêt applicables se situent dans la limite des plafonds fixés par la loi sur l usure ; D approuver les politiques administratives, normes et procédures de l Organe Central ; De rendre compte de son mandat à l Assemblée Générale ; De proposer à l'assemblée Générale les modifications aux statuts et règlements qu'il juge utile ; De respecter les principes coopératifs ou mutualistes ; D approuver le budget de l Organe Central et du comité de direction ; De définir et fixer les objectifs de performance et de qualité à atteindre par l Organe Central ; De proposer à l Assemblée Générale, le projet d utilisation des excédents financiers ou de résorption du déficit de l exercice ; De mettre en application les décisions de l Assemblée Générale ; Supprimé : ;

31 De déléguer, si possible, un représentant à chacune des Assemblées Générales ordinaires ou extraordinaires des OTIV affiliées ; De mandater l agence d exécution à assurer le bon fonctionnement du réseau tel que prévu dans le protocole liant l agence avec le Réseau OTIV. De nommer un Comité Exécutif chargé de réaliser des taches favorisant le bon fonctionnement de l Organe Central et du réseau; De présenter un rapport annuel d activités lors de l Assemblée Générale annuelle. Ce rapport doit regrouper la synthèse des activités annuelles des autres organes ; D initier d une manière générale toute action visant le développement coopératif au sein du réseau.; De protéger et promouvoir les OTIV affiliées, les membres et leurs épargnes; De préserver, protéger et promouvoir les intérêts et l image de l Organe Central. Ainsi toutes les décisions prises par le Conseil d Administration devront l être dans les meilleurs intérêts de l Organe Central afin d atteindre et préserver la meilleure santé morale et financière possible. Article 50 : Réunions Le Conseil d Administration se réunit une (1) fois par semestre en session ordinaire, et au besoin en session extraordinaire. Les réunions sont convoquées par le président ou à la majorité simple de ses membres. Les convocations sont adressées par écrit au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion. La convocation doit indiquer le lieu, la date et l heure, ainsi que les points inscrits à l ordre du jour Article 51 : Incompatibilité L exercice de cette fonction est incompatible avec celles des fonctions du Comité de Contrôle.

32 CHAPITRE VIII. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU COMITÉ EXÉCUTIF Article 52 : Composition Le Conseil d'administration de l Organe Central nomme un Comité Exécutif composé de cinq (5) personnes. Les membres du Comité Exécutif sont : Le président de l Organe Central; Deux (2) administrateurs; Le Directeur des Opérations Article 53 : Rôle Le Comité Exécutif représente et agit sur mandat au nom du Conseil d'administration de l Organe Central. Le Comité Exécutif a pour principale tâche : - Gérer le refinancement de crédit conformément aux politiques, normes et procédures en la matière. - Autoriser le refinancement auprès des Unités de promotion. - Effectuer la gestion des liquidités et tout autre tâche confiée par le Conseil d Administration. Supprimé : Le Coordonnateur National ou le Chef d Antenne ; Supprimé : Le représentant de l agence d exécution. Mise en forme : Puces et numéros Article 54 : Responsabilité Le Comité Exécutif tient son mandat du Conseil d Administration. Il exécute toutes tâches et responsabilités qui lui auront été spécifiquement confiées par résolution du Conseil d Administration. Le Comité Exécutif rend compte de l exécution des mandats reçu au Conseil d Administration. Article 55 : Réunions Le Comité Exécutif se réunit tous les trois (3) mois ou au besoin, sur convocation du président de l Organe Central. Article 56 : Quorum aux réunions et décisions Le quorum requis pour les réunions du Comité Exécutif est la majorité simple des membres. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. Article 57 : Rapport d activité A la fin de l exercice, le Comité Exécutif transmet son rapport annuel d activités au Conseil d Administration et le présente lors de l Assemblée Générale annuelle.

33 Chapitre IX. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AU comite de contrôle Article 58 : Composition Le Comité de Contrôle se compose de trois (3) membres élus par l'assemblée Générale parmi les délégués des OTIV. Article 59 : Rôle Le Comité de Contrôle est chargé de la surveillance de la régularité et de la légalité des opérations de l Organe Central et du contrôle de la gestion. Article 60 : Responsabilités Le Comité de Contrôle doit s'assurer : Qu'il soit procédé à la vérification de l'encaisse et des autres éléments de l'actif ; Que les opérations de l Organe Central sont effectuées conformément aux dispositions réglementaires; Que l'administration et la gestion de l Organe Central et des OTIV affiliées fassent régulièrement l'objet d'une inspection ; Que l Organe Central se soumette aux instructions prises en vertu de la loi et de son décret d'application désigné à l'article 1; Que les règles de déontologie et déclarations d intérêt et personnes liées soient respectées; Qu un suivi est effectué aux rapports d inspection et que les lacunes décelées soient corrigées rapidement; Le conseil a en outre pour fonctions de recevoir les plaintes des membres, de les soumettre le cas échéant, aux autres organes de l Organe Central et de répondre au plaignant. Le Comité de Contrôle est habilité à entreprendre toute vérification ou inspection des comptes, des livres et opérations de l Organe Central. Il peut demander la constitution de toutes provisions nécessaire sur les créances. Pour l'exercice de cette mission, il peut faire appel au Service Inspection et Vérification de l Organe Central et a accès à toutes pièces ou renseignements qu'il juge utile. Le Comité de Contrôle convoque une Assemblée Générale extraordinaire s il juge nécessaire. L Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée sur des questions spéciales comme : - La dissolution de l Organe Central - La fusion de l organe avec un autre - La scission de l organe

34 - L exclusion d un ou de plusieurs membres pour faute grave. Article 61 : Rapport d activité A la fin de l'exercice sociale de l Organe Central, le Comité de Contrôle transmet son rapport d'activités au Conseil d'administration et le présente lors de l'assemblée Générale annuelle. Article 62 : Incompatibilité: L exercice de cette fonction est incompatible avec celles des fonctions du Conseil d Administration ou de Comité Exécutif. Chapitre X : GÉRANCE Article 63 : NOMINATION Le Conseil d'administration confie la gestion quotidienne de l Organe Central et du réseau à un Comité de Direction. Ce dernier est formé par le Directeur du projet et le Directeur des opérations. Le Comité de Direction a notamment pour rôles et fonctions de : Détenir la signature sociale de l Organe Central ; Coordonner, gérer et contrôler l'ensemble des activités de l Organe Central et du réseau Veiller à la réalisation des objectifs de l Organe Central et de l'exécution des décisions du Conseil d'administration ; Analyser les états financiers de l Organe Central et les communiquer trimestriellement au Conseil d Administration ; Effectuer la gestion financière de l Organe Central dans les limites établies par le budget et les différentes politiques, normes et procédures ; Gérer, engager, suspendre et congédier le personnel salarié de l Organe Central ; Collaborer avec le président de l Organe Central dans la représentation du réseau ; Participer à toutes les réunions et assemblées ; Peut se voir confiée toute autre responsabilité par le Conseil d'administration si ce dernier le juge nécessaire ; Supprimé : par le chef de mission DID en place à Madagascar et le Coordonnateur National du réseau ou Supprimé : Chef d Antenne La liste qui précède ne se veut pas exhaustive et n est donc pas limitative.

35 Article 64 : Chapitre XII. Les dirigeants Les organes dirigeants de l Organe Central sont : Le Conseil d Administration ; Le Comité de Contrôle; Le Comité Exécutif Les dirigeants Le Comité Exécutif peut agir au nom du Conseil d Administration en fonction des mandats qui lui auront été confiés. Le Comité de Direction gère les activités quotidiennes du réseau et rendent compte au Conseil d'administration de l'organe Central, qui à son tour rend compte à l'assemblée Générale. Article 65 : Secret professionnel Les dirigeants sont astreints au secret professionnel. Ils ne peuvent communiquer des renseignements sur l Organe Central ou ses membres que dans les limites fixées par les règles de déontologie, la loi et son décret d application. Ils doivent agir avec soin, prudence et honnêteté. À cette fin, ils doivent éviter de se placer dans une situation de conflit réel ou apparent, entre leur intérêt personnel et celui de l Organe Central. Chapitre XIII : DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 66 : Exercice social et financier L'exercice social et financier de L Organe Central court du 1er janvier au 31 décembre de la même année. Supprimé : Chapitre XI : PARTENAIRE AU DÉVELOPPEMENT Article 64 : Représentation Le partenaire au développement de l Organe Central est Développement International Desjardins (DID). Le partenaire au développement est représenté par un directeur de projet ou chef de mission. Le partenaire au développement conseille les membres du Conseil d Administration de l Organe Central et de la direction. Il est membre du Comité Exécutif et participe aux différentes réunions des organes. Le partenaire au développement a droit de veto sur les fonds mis à la disposition à l Organe Central, sur toute acquisition ou achat de biens par l Organe Central ainsi que sur l approbation des budgets et plan de travail annuel de l Organe Central et de ses membres. Article 65 : Rôles et responsabilités de DID. DID est chargé de <#>Transférer graduellement sur une période convenue avec les bailleurs de fonds et les autorités malgaches, la gestion du réseau aux cadres et aux élus; <#>Former et encadrer les cadres et les organes de l'organe central ainsi que ses membres affiliés. Supprimé : 6 Supprimé : 7 Supprimé : 8 Article 67 : Rapport annuel Supprimé : 9 L Organe Central au terme de son exercice social, présente un rapport annuel de ses activités. Le rapport comprend en sus des informations sur les activités de l Organe Central, les états financiers établis selon les normes de l Organe Central. Les états financiers doivent être approuvés par l'assemblée Générale. Article 68 : Réserves Légales Supprimé : 70

36 Conformément aux dispositions réglementaires, une réserve légale sera constituée annuellement par l Organe Central et tout le membre de l Organe Central Cette réserve permet de garantir les dépôts des membres. Article 69 : Fonds statutaires Supprimé : 71 Les membres de l Organe Central doivent contribuer annuellement : 1% de crédit moyen annuel encours à titre de fonds de sécurité. Ce fond de contingent est constitué pour venir en aide aux OTIV dont les réserves ne permettent pas de faire face aux évènements décrits dans la procédure de décaissement des fonds de sécurité. Article 70 : Norme de capitalisation Supprimé : 72 L Organe Central et tout membre de l Organe Central doivent maintenir, sauf dérogation spécifique écrite et dûment approuvée par le Conseil d Administration de l Organe Central par résolution, des fonds propres en date de fin d exercice financier représentant un minimum de 10 % de l actif. Les fonds propres comprennent les éléments suivants. - Le capital social libéré - La réserve légale ou générale - Les réserves facultatives - Les autres réserves - Le report à nouveau - Les fonds de dotation - Les subventions nettes - Les excédents ou déficit - Les fonds de garantie s il y a lieu Déduction faite des éléments d actif sans valeur : Immobilisation incorporelle (frais d établissement ), les charges à répartir. L Organe Central et tout membre de l Organe Central dispose d un délai de 5 ans pour se conformer à la norme de capitalisation. Article 71 : Avantage et privilège Supprimé : 3 Il est formellement interdit à tous les dirigeants et employés de l Organe Central ainsi qu à tous les dirigeants ou employés de membre de l Organe Central de bénéficier d avantages ou de privilèges financiers par rapport à ceux pouvant être offerts à l ensemble des membres de l Organe Central ou membre des OTIV affiliées. Article 72 : Résorption du déficit Supprimé : 4 La résorption du déficit se fait d abord par contribution spéciale des membres avant recours à la réserve et à l appui extérieur.

37 Chapitre XIV. VÉRIFICATION DES LIVRES Article 73 : Vérification Supprimé : 5 En plus des vérifications prévues par la loi, les opérations de l Organe Central doivent être vérifiées au moins une fois par an conformément à la loi. Article 74 : Inspection Supprimé : 6 Le Service de Surveillance et de Sécurité Financières a accès aux pièces justificatives de l Organe Central et tout membre de l Organe Central en tout temps. Il a le droit d'exiger du Conseil d'administration et des employés de l Organe Central et tout membre de l Organe Central tout document ou renseignement qu'il juge utile pour l'exercice de ses fonctions. L inspection permet de procéder à l évaluation : Des politiques, normes et procédures financières ; De la fiabilité de la comptabilité ; De l efficacité du contrôle interne ; Du respect des diverses politiques, normes et procédures en vigueur à l Organe Central ; Du respect des principes et pratiques mutualistes. Le Service de Surveillance et de Sécurité Financières peut convoquer toute réunion d un organe de l Organe Central ou de membre de l Organe Central, séparément ou conjointement, pour expliquer ou présenter son rapport.

38 Chapitre XV. DISPOSITIONS DIVERSES Article 75 : Conflits d intérêt Supprimé : 7 A l'exclusion des différends pouvant résulter du rejet d'une demande de prêt tout différend entre un membre et l Organe Central est soumis au conseil de surveillance avant son examen par le Conseil d'administration. Ce dernier doit chercher une solution à l'amiable préalablement à l'engagement de toute procédure contentieuse. Le membre non satisfait de la décision du Conseil d'administration peut soumettre le différend à l'arbitrage de l'assemblée Générale. Article 76 : Dissolution Supprimé : 8 La dissolution de l Organe Central est décidée à la majorité qualifiée des trois quarts (3/4) des membres réunis en Assemblée Générale Extraordinaire. Elle peut intervenir dans les cas suivants : Si le nombre de membres devient inférieur à trois ; Si l Organe Central n'a exercé aucune activité régulière pendant un exercice financier ; Si l Organe Central a omis, pendant deux (2) années consécutives, de tenir l'assemblée annuelle de ses membres et de produire son rapport annuel ; La dissolution peut également intervenir : Lorsqu'en vertu de ses pouvoirs, le ministre de tutelle retire l'agrément. Article 77 : Communication Supprimé : 9 Dans tous les cas de dissolution, celle-ci doit être assortie de la nomination d'un ou plusieurs liquidateurs par l'assemblée Générale en accord avec l'autorité de tutelle. Article 78 : Dépôt et modifications Supprimé : 80 Les présents statuts sont établis en six (6) exemplaires dont deux (2) déposés au greffe de la juridiction compétente. Ils sont accompagnés de la liste des administrateurs et des membres du Comité Exécutif avec indication de leurs professions et domicile. Toute modification aux statuts doit être adoptée par l'assemblée Générale annuelle ou extraordinaire, par décision prise à la majorité des voix exprimées par les membres présents.

39 Toute modification ultérieure des statuts et de la liste visée doit être déposée au greffe et faire l'objet d'une déclaration écrite au Ministre de tutelle dans un délai d'un (1) mois à compter de la date de l'assemblée Générale ayant statué sur ces modifications. Article 79 : Amendement des statuts par une caisse Supprimé : 81 Une caisse affiliée désirant faire amender les statuts de l Organe Central, doit transmettre au Conseil d'administration, une résolution de son Conseil d'administration à cet effet. Cette résolution doit être reçue par le conseil au moins trois (3) mois avant la tenue d'une Assemblée Générale de l Organe Central. Article 80 : Entrée en vigueur Supprimé : 2 Les présents statuts ont été adoptés et/ou modifiés par l Assemblée Générale de l Organe Central et, entrent en vigueur à la date de son adoption par l'assemblée Générale. à Toamasina le Signature: Pour le Conseil d Administration. Le Président Le Secrétaire

40 SYSTÈME COMPTABLE SECTION 3000

41 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3010 Page : 1 Chapitre : Généralités Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : GÉNÉRALITÉS Objectif : L objectif d un système comptable est de recueillir et de classifier l information financière selon une structure et une méthode qui respectent les principes comptables généralement reconnus. Le regroupement des informations comptables permet de fournir aux gestionnaires des informations précises sur la situation financière de l unité de promotion sous forme d états financiers. Méthode : Comptabilité d exercice : Le système comptable de l unité de promotion suit la méthode de comptabilité d exercice, selon laquelle la tenue de livres s effectue en partie double. Le principe de base de ce type de comptabilité est la synchronisation des produits et des charges à l intérieur d une période déterminée afin d évaluer le plus exactement possible l actif, le passif et les résultats à la fin de cette période. Structure : Plan comptable : Le plan comptable est la structure de comptes selon laquelle l information financière est regroupée et classée de façon à permettre aux gestionnaires de dresser des états financiers sous la forme prescrite. Pour ce qui est de l unité de promotion, elle devra suivre le plan malgache des établissements d épargne et de crédit illustré à la section Cycle comptable : Le cycle comptable consiste en une série d étapes réalisées selon un ordre régulier et systématique au cours d un exercice financier afin de : - Permettre la présentation des états financiers se rapportant à cet exercice; - Remettre les livres en état de commencer la nouvelle année financière.

42 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3010 Page : 2 Chapitre : Généralités Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : GÉNÉRALITÉS (Suite) Période couverte : L exercice financier couvre une période de douze mois. Étapes du cycle : On distingue trois étapes dans le cycle comptable : Quotidiennement : - Rédaction d une pièce justificative spécifique pour chacune des opérations. - Enregistrement des données aux comptes. - Récapitulation des opérations. - Vérification des opérations. Mensuellement : - Évaluation des produits et charges courus et enregistrement des écritures de régularisation. - Production des rapports financiers mensuels. Annuellement - Établissement de la balance de vérification avant fermeture. - Évaluation des courus et enregistrement des écritures de régularisation. - Fermeture des comptes de produits et charges. - Production des rapports financiers annuels. Certains principes de base sont généralement reconnus par les différents ordres ou organisations en pratique comptable. Les principaux principes de base sont les suivants : Entité juridique : Une unité de promotion a une personnalité distincte de ses administrateurs; elle doit donc avoir une entité juridique distincte. Permanence : Selon le projet de statut (Section 2000) la durée de vie est fixée à 99 ans.

43 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3010 Page : 3 Chapitre : Généralités Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : GÉNÉRALITÉS (Suite) Unité monétaire : L unité monétaire utilisée est considérée stable, c est-à-dire que les fluctuations dans le pouvoir d achat ne sont pas prises en compte. L unité monétaire utilisée est le franc malgache. Prudence : Face à plusieurs possibilités d évaluation d un revenu, le principe du prudence veut que l on choisisse l évaluation qui aura pour effet de donner le résultat le plus prudent dans le calcul du revenu, sans pour autant sous-évaluer les actifs ni surévaluer les dettes. Uniformité et continuité : Les méthodes comptables et leur application pour une entreprise donnée doivent être uniformes et continues d un exercice à l autre afin que les résultats demeurent comparables. Coût réel : Le coût réel est la base appropriée pour déterminer le montant d une transaction qui doit être enregistrée aux livres de l unité de promotion. Enregistrement : Les produits et les charges sont généralement enregistrés au moment de leur réalisation, et au moment où il y a un degré de certitude assez élevé que ces produits seront réalisés ou que ces charges seront engagées. Produits et charges courus : En comptabilité d exercice, à la fin d une période financière, l unité de promotion doit évaluer la partie des produits non réalisés ainsi que la partie des charges non engagées et affecter l actif et le passif de ces montants. Résultat net : Le résultat net est le résultat des produits réalisés moins les charges engagées. Les produits réalisés au cours d une période doivent être synchronisés avec les coûts engagés pour gagner ces produits. Le résultat net de l unité de promotion correspond à l excédent de l exercice.

44 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3010 Page : 4 Chapitre : Généralités Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : GÉNÉRALITÉS (Suite) Divulgation : Les états financiers doivent être présentés de façon à assurer une divulgation juste de toutes les données financières.

45 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3020 Page : 1 Chapitre : Description du système comptable Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DU SYSTÈME COMPTABLE ACTUEL L environnement informatique dans lequel évolue le système comptable de l unité de promotion est le suivant : La comptabilité du projet est tenu sur le logiciel Akumba. Ce logiciel a été développé spécialement pour effectuer le suivi des projets de Développement international Desjardins (DID). La codification comptable de ce logiciel a été faite pour répondre aux besoins spécifiques de DID et ne convient donc pas pour la comptabilité de l unité de promotion. Un autre logiciel spécifique intitulé «Système d information de Gestion» (SIG) a été développé pour suivre certaines statistiques des caisses de base ainsi que de l unité de promotion. Ce logiciel vise à tenir les tableaux de bord et n a pas été développé pour tenir la comptabilité générale de l unité de promotion. L unité de promotion en est donc venu à conclusion qu elle devrait choisir, pour sa comptabilité générale, un logiciel standard adapté au plan comptable malgache et capable de répondre aux exigences légales, tel que la production des relevés de retenues à la source sur les paies des employés. Parmi les logiciels les plus utilisés à Madagascar, l unité de promotion avait le choix entre le logiciel Ciel Compta et le logiciel SAARI. Ces deux logiciels sont bien documentés et supportés par le fournisseurs et sont largement utilisés à Madagascar. L unité de promotion a arrêté son choix sur Ciel Compta et fonctionne avec ce logiciel depuis le début. Ciel Compte possède les modules suivants et produit les rapports suivants : - Le Grand-Livre - Journaux auxiliaires : - Le journal des «à nouveaux» - Le journal de Banque - Le journal des achats - Le journal des ventes - Le journal des opérations diverses - Le journal des salaires

46 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3020 Page 2 Chapitre : Description du système comptable Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DU SYSTÈME COMPTABLE ACTUEL (Suite) Ciel Compte possède les modules suivants et produit les rapports suivants (Suite) : - Auxiliaires : - Comptes débiteurs - Comptes créditeurs - Rapports : - Balance de vérification générale - Liste des débiteurs présentée en fonction de l âge des comptes - Liste des créditeurs présentée en fonction de l âge des comptes - Rapprochement bancaire - États financiers produits : - Bilan - États des résultats Nous n allons pas décrire plus en détail les caractéristiques inhérentes du logiciel Ciel Compta ni illustrer les différents journaux produits étant donné que tous ces éléments sont très bien décrits et illustrés dans le manuel d utilisation préparé par le fournisseur. Ce manuel est exhaustif et d utilisation facile et est classé dans la bibliothèque de l unité de promotion. Nous tenons également à souligner que de la formation pratique sur l utilisation de ce logiciel est dispensée à Atananarivo.

47 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3030 Page 1 Chapitre : États financiers Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Principes Approuvé par : ÉTATS FINANCIERS PRINCIPES Intégralité : Les états financiers mensuels ou annuels doivent refléter l intégralité des transactions de la période. Périodicité : Les états financiers doivent être préparés sur une base mensuelle. Disponibilité : Pour qu ils soient pertinents, les états financiers doivent être disponibles rapidement. Comparatifs : Pour qu ils soient utiles, les états financiers doivent être présentés de façon comparative. Il est à noter que le comparatif doit toujours couvrir la même période un an plus tôt, sans quoi ça ne serait d aucune utilité. Jeux d états financiers : Les états financiers doivent comprendre au minimum un bilan ainsi qu un état des résultats. Pour une plus grande compréhension, les états financiers doivent être complétés par des notes complémentaires qui font partie intégrante des états financiers. Signature des états financiers : Pour être officiels, les états financiers doivent être signés par le chef comptable et par le directeur général. Conservation : Les états financiers mensuels et annuels doivent être conservés par ordre chronologique dans un endroit sécuritaire et à l épreuve du feu.

48 Section : SYSTÈME COMPTABLE Code de manuel : 3030 Page 2 Chapitre : États financiers Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Modèle Approuvé par : ÉTATS FINANCIERS (Suite) Modèle : Un modèle de jeu d états financiers est présenté en annexe (3030 annexe 1). Ce modèle devra être adapté au fur et à mesure selon les besoins et les opérations de l unité de promotion. Veuillez noter que ce modèle convient tant pour les états financiers mensuels qu intérimaires ou de fin d exercice.

49 PLAN COMPTABLE SECTION 4000

50 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4010 Page 1 Chapitre : Généralités Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : GÉNÉRALITÉS Il existe à Madagascar, deux (2) plans comptables distincts : Le plan comptable général : Le plan comptable général 1987, qui a fait l objet du décret n o 87/332 du 17 septembre 1987 et qui se substitue au plan comptable général 1969, s applique à toutes les entreprises installées à Madagascar à compter du premier exercice ouvert après le 31 décembre Le plan comptable des établissements de crédit : Le plan comptable des établissements de crédit (PCEC) procède à des adaptations en reprenant les principes généraux et la structure du plan de comptes défini en 1993 et les modifiant en vertu du point n o 3 de l article 41 de la loi n o du 22 février 1996 relative à l activité et au contrôle des Établissements de crédit. Ainsi, l unité de promotion, en tant qu institution d épargne et de crédit tel qu établi dans l article un des statuts, est donc soumis au plan comptable des établissements de crédit (PCEC).

51 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4020 Page 1 Chapitre : Établissement du plan comptable Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : ÉTABLISSEMENT DU PLAN COMPTABLE Le plan comptable des établissements de crédit est expliqué en détail dans des ouvrages spécialisés. Nous vous invitons donc à vous y référer à chaque fois que ça sera nécessaire. Le présent manuel n a pas pour objet d explorer en détail le plan comptable des établissements de crédit. Nous vous proposons seulement un plan comptable adapté aux unités de promotion en accord avec le plan comptable des établissements de crédit. Nous avons voulu harmoniser en tout point ce plan comptable avec celui des OTIV pour plusieurs raisons. - Simplification des procédures; - Standardisation de tout le réseau; - Simplification pour la consolidation des états financiers de l unité de promotion avec ceux des OTIV. Il reprend en gros les comptes du plan comptable des OTIV, en plus d avoir des comptes pour les bons du trésor.

52 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4030 Page 1 Chapitre : Cadre comptable Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Comptes du bilan, de gestion et spéciaux Approuvé par : CADRE COMPTABLE COMPTES DU BILAN CLASSE 1 CLASSE 2 CLASSE 3 CLASSE 4 CLASSE 5 Trésorerie et Opérations avec les établissements de Opérations avec la clientèle Opérations diverses Valeurs immobilisées Capitaux permanents crédits 10. Valeurs en caisse 20. Crédits à la 30. Comptes de 40. Titres de participation 50. Subventions clientèle liaison 11. Caisse d épargne 21. Comptes à la 31. Débiteurs et 42. Immobilisations 55. Provisions 12. Établissements de crédit : compte ordinaire 13. Prêts et Placements emprunts au jour le jour 14. Placements et emprunts à terme clientèle 27. Crédits en souffrance 29. Provision pour créances douteuses créditeurs divers 32. Comptes de régularisation 43. Immobilisations en cours 48. Amortissement des valeurs immobilisées 16. Réseau 49. Provision pour dépréciation des valeurs immobilisées 56. Réserves 57. Capital et dotations 58. Report à nouveau 59. Résultat

53 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4030 Page 2 Chapitre : Cadre comptable Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Comptes du bilan, de gestion et spéciaux Approuvé par : CADRE COMPTABLE COMPTES DE GESTION COMPTES SPÉCIAUX CLASSE 6 CLASSE 7 CLASSE 9 Charges Produits Comptes hors bilan 60. Charges sur opérations de trésorerie 70. Produits sur les opérations de trésorerie 91. Engagements donnés ou en faveur ou pour le compte d établissement de crédit 61. Charges aux opérations 71. Produits des opérations 92. Engagements reçus d établissements de crédit avec la clientèle avec la clientèle 64. Impôts et taxes 65. Charges de personnel 73. Autres produits 93. Engagements en faveur ou pour le compte de la clientèle d exploitation bancaires 66. Charges externes 74. Produits accessoires 96. Garanties reçues de l État et d organismes publics 67. Charges exceptionnelles 76. Subventions d exploitation 68. Dotations au comptes amortissements et provisions 77. Produits exceptionnels 78. Reprises de provision

54 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 1 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE CLASSE 1 : TRESORERIE ET OPERATIONS AVEC LES ETABLISSEMENTS DE CREDIT 10 VALEURS EN CAISSE à 09 Encaisse (caissettes) Réserve de billets Réserve de monnaies Effets à l encaissement 11 CAISSE D EPARGNE Bons du trésor Caisse d Épargne Produits à recevoir 12 ETABLISSEMENT DE CREDIT : COMPTES ORDINAIRES à 09 Banques à 09 Produits à recevoir 13 PRETS ET PLACEMENTS EMPRUNTS AU JOUR LE JOUR Prêts et emprunts 14 PLACEMENTS ET EMPRUNTS A TERME à 09 Placements et emprunts aux banques à 09 Fonds externes et ressources affectées à 09 Charges à payer à 09 Produits à recevoir

55 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 2 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 16 RESEAU Fonds de liquidité Dépôt à terme Dépôt Fonds de garanti mutualiste (FGM) Emprunts à moins d un an Emprunts à plus d un an à 09 Charges à payer à 09 Produits à recevoir CLASSE 2 OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE 20 CREDITS À LA CLIENTELE 20 xx xx Crédits sains à 19 Crédits à court terme à 19 Crédits à moyen terme à 19 Crédits à long terme à 19 Produits à recevoir 27 xx xx Crédits en souffrance à 19 Crédits en souffrance à court terme à 19 Crédits en souffrance à moyen terme à 19 Crédits en souffrance à long terme 29 xx xx Provisions pour créances douteuses à 19 Provisions pour créances douteuses (court terme) à 19 Provisions pour créances douteuses (moyen terme) à 19 Provisions pour créances douteuses (long terme)

56 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 3 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 21 COMPTES DE LA CLIENTELE à 19 Dépôts à vue Dépôts des membres - inactifs Dépôts à terme à 19 Dépôts spécialisés Dépôts bloqués Dépôts de garantie Charges à payer sur dépôts à vue Charges à payer sur dépôts à terme Charges à payer sur dépôts spécialisés CLASSE 3 OPERATIONS DIVERSES 30 COMPTES DE LIAISON Compte de liaison 31 DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS à 19 Débiteurs divers Capital social souscrit à recevoir à 19 Créditeurs divers 32 COMPTES DE REGULARISATION Charges payées ou constatées d avance Charges à payer à 19 Comptes d attente à régulariser ACTF Produits reçus ou constatés d avance à 19 Comptes d attente à régulariser PASSIF

57 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 4 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) CLASSE 4 VALEURS IMMOBILISEES 40 TITRES DE PARTICIPATION Capital social fixe Capital social variable 42 IMMOBILISATIONS xx Immobilisations d exploitation à 04 Terrains - Fonds propres à 09 Terrains - Subventionnés à 13 Constructions Fonds propres à 17 Constructions Subventionnés Améliorations locatives Fonds propres Améliorations locatives - Subventionnées à 24 Matériel et mobilier de bureau Fonds propres à 29 Matériel et mobilier de bureau - Subventionnés à 39 Matériel informatique à 61 Voitures Fonds propres à 64 Voitures Subventionnées à 67 Motos Fonds propres à 69 Motos Subventionnées à 74 Agencements, aménagements, installations Fonds propres à 79 Agencements, aménagements, installations - Subventionnés 43 IMMOBILISATIONS EN COURS xx Immobilisations corporelles d exploitation - en cours Terrains Constructions Améliorations locatives Matériel et mobilier de bureau Matériel informatique Agencements, aménagements, installations

58 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 5 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 48 AMORTISSEMENT DES VALEURS IMMOBILISEES à 14 Amortissement constructions Fonds propres à 19 Amortissement constructions Subventionnés Amortissement améliorations locatives Fonds propres Amortissement améliorations locatives - Subventionnées à 24 Amortissement matériel et mobilier de bureau Fonds propres à 29 Amortissement matériel et mobilier de bureau - Subventionnés à 34 Amortissement matériel informatique Fonds propres à 39 Amortissement matériel informatique Subventionnés à 61 Amortissement voitures Fonds propres à 64 Amortissement voitures Subventionnées à 67 Amortissement motos Fonds propres à 69 Amortissement motos Subventionnées à 74 Amortissement agencements, aménagements Fonds propres à 79 Amortissement agencements, aménagements Subventionnés 49 PROVISIONS POUR DEPRICIATION DES VALEURS IMMOBILISEES Provision pour dépréciation des immobilisations CLASSE 5 CAPITAUX PERMANENTS 50 SUBVENTIONS x Subventions d immobilisations Subvention Terrains Subvention Constructions Subvention Améliorations locatives Subvention Matériel et mobilier de bureau Subvention - Matériel informatique Subvention Voitures Subvention Motos Subvention Agencements, aménagements, installations

59 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 6 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 50 SUBVENTIONS (Suite) x Subventions d immobilisations inscrites au résultat Subvention Terrains Subvention Constructions Subvention Améliorations locatives Subvention Matériel et mobilier de bureau Subvention - Matériel informatique Subvention Voitures Subvention Motos Subvention Agencements, aménagements, installations 55 PROVISIONS 55 xx xx Provisions réglementées Provisions pour risques généraux Provisions pour risques et charges 56 RESERVES Réserves légales à 19 Autres réserves 57 CAPITAL ET DOTATIONS Capital souscrit et versé Capital souscrit et non versé Dotations, droits d adhésion 58 REPORT A NOUVEAU Résultat non affecté du dernier exercice clos Résultats antérieurs non encore affectés

60 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 7 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 59 RESULTAT NET Résultat net de l exercice Résultat intermédiaire CLASSE 6 CHARGES 60 CHARGES SUR OPERATIONS DE TRESORIE à 19 Intérêts sur emprunts Intérêts sur refinancement de crédit Commissions et agios bancaires Commissions au réseau 61 CHARGES AUX OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE Intérêts sur dépôts à vue Intérêts sur dépôts à terme à 19 Intérêts sur dépôts spécialisés 64 IMPÔTS ET TAXES Impôts et taxes 65 CHARGES DE PERSONNEL 65 1x xx Rémunération du personnel Salaire du personnel Administration Salaire du personnel Épargne Salaire du personnel Crédit Congés payés Administration Congés payés Épargne

61 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 8 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 65 CHARGES DE PERSONNEL (Suite) Congés payés Crédit Primes et gratifications Administration Primes et gratifications Épargne Primes et gratifications Crédit Indemnités et avantages en espèces divers - Administration Indemnités et avantages en espèces divers - Épargne Indemnités et avantages en espèces divers Crédit 65 5x xx Charges sociales patronales Cotisations à la CNAPS Administration Cotisations à la CNAPS Épargne Cotisations à la CNAPS Crédit Frais médicaux Administration Frais médicaux Épargne Frais médicaux Crédit 65 7x xx Autres charges sociales Formation professionnelle Administration Formation professionnelle Épargne Formation professionnelle Crédit Habillement Administration Habillement Épargne Habillement Crédit 66 CHARGES EXTERNES 66 1x xx Services extérieurs Charges locatives Entretien et réparations Primes d assurance

62 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 9 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 66 CHARGES EXTERNES (Suite) 66 2x xx Autres services extérieures Formation - Dirigeants Frais d actes et de contentieux Publicité, publications, relations publiques Transports et déplacements Dirigeants Transport et déplacements - Employés Frais de réunion Assemblée générale Frais de réunion Dirigeants Frais de mission Postes et télécommunications Eau et électricité Carburant et lubrifiant - Motos Entretien et réparations - Motos Fournitures administratives Fournitures de bureau Autres charges externes Cotisation à l Unité de Promotion Contribution au Fonds de sécurité 67 CHARGES EXCEPTIONNELLES Créances irrécupérables couvertes par des provisions Créances irrécupérables non couvertes par des provisions Charges sur exercices antérieurs Moins-values sur réalisation d immobilisations Autres charges exceptionnelles 68 DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS xx Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles Amortissements constructions Amortissement matériel et mobilier de bureau Amortissement matériel informatique Amortissement voitures et motos

63 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 10 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 68 DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS (Suite) 68 1x xx Dotations aux provisions d exploitation Provisions pour créances douteuses et litigieuses Provisions pour risques généraux Provisions pour risques et charges d exploitation CLASSE 7 PRODUITS 70 PRODUITS SUR OPERATIONS DE TRESORIE Intérêts sur dépôts Caisse d Épargne Intérêts sur fonds de liquidité Unité de Promotion Intérêts sur dépôts - Banques Intérêts sur placements Banques Intérêts sur refinancement de crédit Intérêts sur bons du trésor Commissions reçues 71 PRODUITS DES OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE 71 xx xx Produits sur les crédits avec la clientèle à 19 Intérêts sur crédits à court terme à 19 Intérêts sur crédits à moyen terme à 19 Intérêts sur crédits à long terme Intérêts recouvrés sur créances douteuses et litigieuses Commissions d instruction de dossier Frais de dossier

64 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4040 Page 11 Chapitre : Chartes des comptes G.L. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Liste des comptes G.L. Approuvé par : LISTE DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 73 AUTRES PRODUITS D EXPLOITATION BANCAIRE Intérêts sur le capital social souscrit à l Unité de promotion 74 PRODUITS ACCESSOIRES Autres produits accessoires 76 SUBVENTIONS D EXPLOITATION Subventions affectées Subventions d équilibre 77 PRODUITS EXCEPTIONNELS Récupération des créances apurées Plus-value sur réalisations d immobilisations Quote-part de subventions d immobilisations virés aux résultats Autres produits exceptionnels 78 REPRISES DE PROVISIONS Reprises de provisions pour risques généraux Reprises de provisions utilisées sur créances 90 COMPTES HORS BILAN 91 xx xx Engagements donnés en faveur ou pour le compte d établissement de crédit 92 xx xx Engagements reçus d établissements de crédit 93 xx xx Engagements en faveur ou pour le compte de la clientèle 96 xx xx Garanties reçues de l État et d organismes publics

65 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 1 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES 10 VALEURS EN CAISSE à 09 Encaisse : Ce compte enregistre les mouvements réels d espèces. Un numéro distinct est attribué pour chaque caisse Réserve de billets : Ce compte enregistre les mouvements réels d encaisse effectués à la réserve de billets Réserve de monnaies : Ce compte enregistre les mouvements réels d encaisse effectués à la réserve de monnaies Effets à l encaissement : Ce compte enregistre les divers effets reçus des membres et qui n ont pas encore été transmis à la banque. 11 CAISSE D EPARGNE Bons du trésor : Ce compte enregistre les investissements en bons du trésor Caisse d Épargne : Ce compte enregistre les avoirs ou dettes auprès de la Caisse d Épargne Produits à recevoir : Ce compte enregistre les intérêts, commissions et autres produits à recevoir. 12 ETABLISSEMENT DE CREDIT : COMPTES ORDINAIRES à 09 Banques : Ce compte enregistre les avoirs sous forme de dépôts à vue ou en compte courant dans les banques à 09 Produits à recevoir : Ce compte enregistre les intérêts à recevoir s il y a rémunération du dépôt à vue par les banques.

66 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 2 Chapitre : Description des comptes. Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet :. Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES GRAND-LIVRE (Suite) 13 PRETS ET PLACEMENTS EMPRUNTS AU JOUR LE JOUR Prêts et emprunts : Ce compte enregistre les prêts et emprunts auprès des établissements financiers. 14 PLACEMENTS ET EMPRUNTS A TERME à 09 Placements et emprunts aux banques : Ce compte enregistre les placements et les emprunts effectués dans les banques à 09 Fonds externes et ressources affectées : Ce comptes enregistre les sommes reçues sur des lignes de refinancement obtenues avec d autres établissements à 09 Charges à payer : Ce compte enregistre les intérêts à recevoir sur les placements à terme dans les banques à 09 Produits à recevoir : Ce compte enregistre les intérêts à recevoir sur les placements à terme dans les banques. 16 RESEAU Fonds de liquidité : Ce comptes enregistre les mouvements des fonds Dépôt à terme : Ce compte enregistre les dépôts à terme Dépôt Fonds de garanti mutualiste (FGM) : Ce compte enregistre les dépôts de fonds de garanti Emprunts à moins d un an : Ce compte enregistre les emprunts à moins d un an.

67 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 3 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Emprunts à plus d un an : Ce compte enregistre les emprunts à plus d un an à 09 Charges à payer : Ce compte enregistre les intérêts à payer sur emprunts de moins ou de plus d un an, lesquels seront versés que subséquemment à la période en cours à 09 Produits à recevoir : Ce compte enregistre les intérêts à recevoir sur les différents dépôts Réseau. 20 CREDITS À LA CLIENTELE 20 xx xx Crédits sains : Sont compris dans cette catégorie les crédits à jour et ceux don le retard dans les remboursement est inférieur à 3 mois à 19 Crédits sur refinancement OTIV : Ce compte enregistre les crédits octroyés aux OTIV dont la durée initiale de remboursement est inférieure à 2 ans. Ces crédits sont octroyés à partir des fonds propres de l unité de promotion à 19 Crédits encourus sur fonds externes : Ce compte enregistre les crédits octroyés aux OTIV dont la durée initiale de remboursement est comprise à 2 ans et 5 ans.. Ces crédits sont octroyés à partir des fonds externes à 19 Crédits à long terme : Ce compte enregistre les crédits octroyés aux OTIV dont la durée initiale de remboursement est supérieure à 5 ans.. Ces crédits sont octroyés à partir des fonds propres, d emprunts à l unité de promotion, des fonds externes et ressources affectées à 19 Produits à recevoir : Ce compte enregistre les intérêts gagnés sur les crédits sains, lesquels ne seront encaissés que subséquemment à la période en cours.

68 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 4 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 27 xx xx Crédits en souffrance : Ces comptes enregistrent les crédits octroyés aux OTIV dont une échéance au moins est impayé depuis plus de 3 mois. Dès lors, la totalité de l encours du crédit échu ou non, est enregistré dans ce compte à 19 Crédits en souffrance à court terme à 19 Crédits en souffrance à moyen terme à 19 Crédits en souffrance à long terme 29 xx xx Provisions pour créances douteuses : Ces comptes enregistrent les montants provisionnés pour des pertes éventuelles de créances à 19 Provisions pour créances douteuses (court terme) à 19 Provisions pour créances douteuses (moyen terme) à 19 Provisions pour créances douteuses (long terme) 21 COMPTES DE LA CLIENTELE à 19 Dépôts à vue : Ce compte enregistre les montants déposés par les OTIV sous forme de dépôts à vue ou comptes courants dont le solde peut être retiré en tout temps Dépôts des membres inactifs : Ce compte enregistre les dépôts à vue qui n ont pas été mouvementés depuis plus de 2 ans Dépôts à terme : Ce compte enregistre les montants déposés par les OTIV sous forme d épargne à terme avec un certificat de dépôt à terme.

69 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 5 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) à 19 Dépôts spécialisés : Ce compte enregistre les montants déposés par les OTIV sous diverses formes (exemples : épargne scolaire, épargne retraite, épargne habitat, épargne boni) Dépôts bloqués : Ce compte enregistre les épargnes obligatoires des OTIV emprunteurs correspondant à 25% du crédit octroyé. L épargne demeure bloqué jusqu au remboursement final du prêt Dépôts de garantie : Ce compte enregistre les montants déposés par les membres sous forme de garantie solidaire pour de crédits Charges à payer sur dépôts à vue Charges à payer sur dépôts à terme Charges à payer sur dépôts spécialisés 30 COMPTES DE LIAISON Compte de liaison : Ce compte enregistre les opérations de dépôts effectués par une unité de promotion dans une autre unité de promotion. 31 DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS à 19 Débiteurs divers : Ce compte enregistre des sommes avancées à des tiers ou au personnel (exemple : avance au personnel) Capital social souscrit à recevoir : Ce compte enregistre le montant du capital social souscrit par les OTIV non encore payé à 19 Créditeurs divers : Ce compte enregistre les montants retenus sur le salaire des employés pour payer diverses contributions (CnaPS, IGR, etc.)

70 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 6 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 32 COMPTES DE REGULARISATION Charges payées ou constatées d avance : Ce compte enregistre les charges de toute nature payée ou constatée avant l arrêté des comptes mais se rapportant à la période subséquente Charges à payer : Ce compte enregistre les montants des fournitures ou des services bénéficiés mais qui ne seront payés que subséquemment à la période à 19 Comptes d attente à régulariser ACTF : Ce compte enregistre des écritures de débit en suspens par suite d erreurs ou faute des éléments nécessaires à leur imputation (exemples : déficit de caisse, écart entre les fiches GL et membres) à 19 Comptes d attente à régulariser PASSIF : Ce compte enregistre des écritures créditrices en suspens par suite d erreurs ou faute des éléments nécessaires à leur imputation (exemples : surplus de caisse, écart entre les fiches GL et membres). 40 TITRES DE PARTICIPATION Capital social fixe : Ce compte enregistre le montant de la part social fixe de FMG souscrite et payé Capital social variable : Ce compte enregistre les parts sociales souscrites et payées à l unité de promotion au prorata du capital social souscrit et versé par les membres de l OTIV.

71 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 7 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 42 IMMOBILISATIONS xx Immobilisations d exploitation : Ce compte enregistre tous les biens meubles et immeubles énumérés ci-dessous acquis sur fonds propres ou subventionnés affectés à l exploitation de l unité de promotion à 04 Terrains - Fonds propres à 09 Terrains Subventionnés à 13 Constructions Fonds propres à 17 Constructions Subventionnés Améliorations locatives Fonds propres Améliorations locatives Subventionnées à 24 Matériel et mobilier de bureau Fonds propres à 29 Matériel et mobilier de bureau Subventionnés à 39 Matériel informatique à 61 Voitures Fonds propres à 64 Voitures Subventionnées à 67 Motos Fonds propres à 69 Motos Subventionnées à 74 Agencements, aménagements, installations Fonds propres à 79 Agencements, aménagements, installations Subventionnés Autres immobilisations

72 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 8 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 43 IMMOBILISATIONS EN COURS xx Immobilisations corporelles d exploitation - en cours : Ce compte enregistre les immobilisations en cours ci-dessous Terrains Constructions Améliorations locatives Matériel et mobilier de bureau Matériel informatique Agencements, aménagements, installations 48 AMORTISSEMENT DES VALEURS IMMOBILISEES xx Amortissement des immobilisations d exploitation : Ce compte enregistre les montants accumulés de l amortissement imputé chaque année aux charges correspondantes des comptes ci-dessous à 14 Amortissement constructions Fonds propres à 19 Amortissement constructions Subventionnés Amortissement améliorations locatives Fonds propres Amortissement améliorations locatives Subventionnées à 24 Amortissement matériel et mobilier de bureau Fonds propres à 29 Amortissement matériel et mobilier de bureau Subventionnés à 34 Amortissement matériel informatique Fonds propres

73 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 9 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) à 39 Amortissement matériel informatique Subventionnés à 61 Amortissement voitures Fonds propres à 64 Amortissement voitures Subventionnées à 67 Amortissement motos Fonds propres à 69 Amortissement motos Subventionnées à 74 Amortissement agencements, aménagements Fonds propres à 79 Amortissement agencements, aménagements Subventionnés Autres immobilisations 49 PROVISIONS POUR DEPRICIATION DES VALEURS IMMOBILISEES Provision pour dépréciation des immobilisations : Ce compte enregistre les moins-value latentes sur immobilisations non amortissables. 50 SUBVENTIONS x Subventions d immobilisations : Ce compte enregistre les subventions reçues sous fourme de dotation de biens ou en espèce pour l acquisition de biens meubles et immeubles Subvention Terrains Subvention Constructions Subvention Améliorations locatives

74 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 10 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Subvention Matériel et mobilier de bureau Subvention - Matériel informatique Subvention Voitures Subvention Motos Subvention Agencements, aménagements, installations x Subventions d immobilisations inscrites au résultat : Ce compte enregistre l amortissement des subventions imputés au prorata des coûts d acquisition des biens pour lesquels ces subventions ont été utilisées Subvention Terrains Subvention Constructions Subvention Améliorations locatives Subvention Matériel et mobilier de bureau Subvention - Matériel informatique Subvention Voitures Subvention Motos Subvention Agencements, aménagements, installations

75 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 11 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 55 PROVISIONS 55 xx xx Provisions réglementées Provisions pour risques généraux : Ce compte enregistre les provisions à caractère de réserves constituées à titre de précaution sur les crédits sains par un débit au compte «Provisions pour risques généraux» Provisions pour risques et charges : Ce compte enregistre les provisions pour risques d exécution d engagement par signature (cautions, avals), pour litiges, amendes et pénalités. 56 RESERVES Réserves légales : Ce compte enregistre les montants attribués à ces réserves, selon les modalités stipulées dans la loi no portant réglementation des activités et organisation des institutions financières mutuellistes à 19 Autres réserves : Ce compte enregistre tous les montants attribués à des réserves autres que réserves légales. 57 CAPITAL ET DOTATIONS Capital souscrit et versé : Ce compte enregistre le montant des parts sociales souscrites et versées par les membres Capital souscrit et non versé : Ce compte enregistre le montant des parts sociales souscrites et non versées par les membres Dotations, droits d adhésion : Ce compte enregistre le montant des dotations reçues et destinées à rester de manière durable à la disposition de l unité de promotion. Y sont également enregistrées les droits d adhésions reçus des OTIV.

76 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 12 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 58 REPORT A NOUVEAU Résultat non affecté du dernier exercice clos : Ce compte enregistre les excédents ou les déficits du dernier exercice clos qui n ont pas encore été répartis ou affectés par le conseil d administration Résultats antérieurs non encore affectés : Ce compte enregistre les excédents ou les déficits des années antérieures qui n ont pas encore été répartis ou affectés par le conseil d administration. 59 RESULTAT NET Résultat net de l exercice : Ce compte enregistre le résultat du dernier exercice clos après les travaux d inventaire et certification par les commissaires aux comptes Résultat intermédiaire : Ce compte enregistre l excédent ou le déficit des produits sur les charges dans les situations comptables périodiques. 60 CHARGES SUR OPERATIONS DE TRESORIE à 19 Intérêts sur emprunts : Ce compte enregistre les intérêts sur les emprunts (court, moyen et long terme) effectués par l unité de promotion Intérêts sur refinancement de crédit : Ce compte enregistre les intérêts sur les fonds externes et ressources affectées Commissions et agios bancaires : Ce compte enregistre les charges relatives aux services bancaires Commissions au réseau : Ce compte enregistre les charges relatives aux services reçus.

77 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 13 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 61 CHARGES AUX OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE Intérêts sur dépôts à vue : Ce comptes enregistre le coût des intérêts afférents à l épargne à vue des OTIV (lorsque rémunéré) Intérêts sur dépôts à terme : Ce compte enregistre le coût des intérêts sur les dépôts à terme des OTIV à 19 Intérêts sur dépôts spécialisés : Ce compte enregistre le coût des intérêts afférents à l épargne des OTIV sous autres formes de dépôts. 64 IMPÔTS ET TAXES Impôts et taxes : Ce compte enregistre les impôts et taxes payés par l unité de promotion. 65 CHARGES DE PERSONNEL 65 1x xx Rémunération du personnel : Ce compte enregistre tous les salaires de base et autres rémunérations afférents au personnel Salaire du personnel Administration Salaire du personnel Épargne Salaire du personnel Crédit Congés payés Administration Congés payés Épargne

78 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 14 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Congés payés Crédit Primes et gratifications Administration Primes et gratifications Épargne Primes et gratifications Crédit Indemnités et avantages en espèces divers Administration Indemnités et avantages en espèces divers Épargne Indemnités et avantages en espèces divers Crédit 65 5x xx Charges sociales patronales : Ce compte enregistre les contributions légales de l employeur en faveur des employés Cotisations à la CNAPS Administration Cotisations à la CNAPS Épargne Cotisations à la CNAPS Crédit Frais médicaux Administration Frais médicaux Épargne Frais médicaux Crédit 65 7x xx Autres charges sociales : Ce compte enregistre les frais encourus pour le bien-être des employés Formation professionnelle Administration Formation professionnelle Épargne Formation professionnelle Crédit

79 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 15 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Habillement Administration Habillement Épargne Habillement Crédit 66 CHARGES EXTERNES 66 1x xx Services extérieurs Charges locatives : Ce compte enregistre le montant du loyer payé Entretien et réparations : Ce compte enregistre les frais occasionnées par l entretien du local, du matériel et mobilier de bureau ainsi que le matériel informatique Primes d assurance : Ce montant enregistre les primes d assurance diverses souscrites au cours de l exercice. 66 2x xx Autres services extérieures Formation Dirigeants : Ce compte enregistre les frais encourus pour la tenue de cours de formation destinés aux dirigeants Frais d actes et de contentieux : Ce compte enregistre les honoraires et autres frais encourus pour représenter l unité de promotion lors de procédures légales autres que la perception des prêts Publicité, publications, relations publiques : Ce compte enregistre les coûts encourus pour faire paraître des annonces publicitaires dans les médias ainsi que les frais occasionnés lors de campagnes promotionnelles.

80 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 16 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Transports et déplacements Dirigeants : Ce compte enregistre les coûts encourus par les dirigeants lors des déplacements exigés dans le cadre de leurs fonctions (transport, perdiem, logement, etc.) Transport et déplacements Employés : Ce compte enregistre les coûts encourus par les employés lors des déplacements exigés dans le cadre de leurs fonctions (transport, perdiem, logement, etc.) Frais de réunion Assemblée générale : Ce compte enregistre tous les coûts occasionnés par la tenue d assemblée générale ordinaire ou d assemblée extraordinaire Frais de réunion Dirigeants : Ce compte enregistre tous les coûts occasionnés par la tenue de réunion des différents comités(déplacement, perdiem, logement, matériel, repas) Frais de mission : Ce compte enregistre les frais de mission Postes et télécommunications : Ce compte enregistre tous les frais postaux, les services téléphoniques et les autres services de télécommunication utilisés Eau et électricité : Ce compte enregistre le coût du service d eau utilisé et le coût d utilisation de l électricité Carburant et lubrifiant Motos : Ce compte enregistre les coûts encourus pour le carburant et le lubrifiant Entretien et réparations Motos : Ce compte enregistre tous les frais occasionnés pour l entretien de la moto Fournitures administratives : Ce compte enregistre les achats de fournitures administratives.

81 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 17 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Fournitures de bureau : Ce comptes enregistre les achats de matériel et articles de bureau Autres charges externes 67 CHARGES EXCEPTIONNELLES Créances irrécupérables couvertes par des provisions : Ce compte enregistre le montant des créances douteuses couvertes par des provisions que l unité de promotion décide de passer en pertes (radiation) après épuisement de tous les moyens de recouvrement Créances irrécupérables non couvertes par des provisions : Ce compte enregistre le montant des créances douteuses non couvertes par des provisions que l unité de promotion décide de passer en pertes (radiation) après épuisement de tous les moyens de recouvrement Charges sur exercices antérieurs : Ce compte enregistre les charges qui se rapportent à l exploitation des exercices précédents (rappel d impôts et pénalités) Moins-values sur réalisation d immobilisations : Ce compte enregistre les moins-values enregistrées à l occasion de la cession des immobilisations Autres charges exceptionnelles : Ce compte enregistre les autres charges qui ne relèvent pas de l exploitation normale de l unité de promotion.

82 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 18 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 68 DOTATIONS AUX COMPTES AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS xx Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles : Ce compte enregistre les montants des amortissements annuels des immobilisations Amortissements constructions Amortissement matériel et mobilier de bureau Amortissement matériel informatique Amortissement voitures et motos 68 1x xx Dotations aux provisions d exploitation : Ce compte enregistre le montant annuel des provisions constituées pour risques de pertes sur les crédits sains et sur autres risques tel que litiges, amendes pénalités Provisions pour créances douteuses et litigieuses Provisions pour risques généraux Provisions pour risques et charges d exploitation 70 PRODUITS SUR OPERATIONS DE TRESORIE Intérêts sur dépôts Caisse d Épargne : Ce compte enregistre les intérêts gagnés sur les dépôts à la Caisse d Épargne Intérêts sur fonds de liquidité : Ce compte enregistre les intérêts gagnés sur les dépôts des fonds de liquidité Intérêts sur dépôts - Banques : Ce compte enregistre les intérêts gagnés sur les dépôts de banque.

83 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 19 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Intérêts sur placements Banques : Ce compte enregistre les intérêts gagnés sur les placements à la banque Intérêts sur refinancement de crédit : Ce compte enregistre les intérêts perçus sur refinancement de crédit Intérêts sur bons du trésor : Ce compte enregistre les revenus d intérêts sur les bons du trésor Commissions reçues : Ce compte enregistre les commissions reçues. 71 PRODUITS DES OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE 71 xx xx Produits sur les crédits avec la clientèle : Ces comptes enregistrent les intérêts gagnés sur les crédits aux OTIV, sur les intérêts recouvrés sur créances douteuses et les commissions perçues à l instruction des dossier de crédit à 19 Intérêts sur crédits à court terme à 19 Intérêts sur crédits à moyen terme à 19 Intérêts sur crédits à long terme Intérêts recouvrés sur créances douteuses et litigieuses Commissions d instruction de dossier Frais de dossier 72 REVENUS DE COTISATIONS DES CAISSE DE BASE Revenus de cotisation des caisses de base

84 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 20 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) 73 AUTRES PRODUITS D EXPLOITATION BANCAIRE Autres intérêts : Ce compte enregistre les intérêts gagnés autres. 74 PRODUITS ACCESSOIRES Autres produits accessoires : Ce compte enregistre les autres produits ne se rapportant pas à l activité principale de l unité de promotion. 76 SUBVENTIONS D EXPLOITATION Subventions affectées : Ce compte enregistre les subventions reçues couvrant certaines catégories de charges engagées par l unité de promotion dans le cadre de son exploitation Subventions d équilibre : Ce compte enregistre les subventions reçues destinées à couvrir les pertes enregistrées par l unité de promotion. 77 PRODUITS EXCEPTIONNELS Récupération des créances apurées : Ce compte enregistre les montants recouvrés sur des créances radiées Plus-value sur réalisations d immobilisations : Ce compte enregistre les plus-values constatées à l occasion de la cession d immobilisations Quote-part de subventions d immobilisations virés aux résultats : Ce compte enregistre la quote-part de subventions virées au compte des résultats.

85 Section : PLAN COMPTABLE Code de manuel : 4050 Page 21 Chapitre : Description des comptes Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DU GRAND-LIVRE (Suite) Autres produits exceptionnels : Ce compte enregistre les autres produits qui ne relèvent pas de l exploitation normale de l unité de promotion. 78 REPRISES DE PROVISIONS Reprises de provisions pour risques généraux : Ce compte enregistre la réintégration en comptes de produits des provisions à caractère de réserves précédemment constituées sur les crédits sains Reprises de provisions utilisées sur créances : Ce compte enregistre la réintégration en comptes de produits des provisions se rapportant à des créances douteuses que l unité de promotion a décidé de passer en pertes (radiation) après épuisement de tous les moyens de recouvrement. 90 COMPTES HORS BILAN Les comptes de la classe 9 retracent les engagements qui n ont pas donné lieu à mouvements de fonds mais qui comportent des risques pour l établissement, ou réduisent les risques afférents aux opérations inscrites au bilan. L établissement peut être soit le souscripteur (engagements donnés) soit le bénéficiaire (engagements reçus) de ces engagements.

86 ORGANISATION SECTION 5000

87 Section : ORGANISATION Code de manuel : 5010 Page 1 Chapitre : Organisation et fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT La mission de l unité de promotion est de favoriser l accessibilité des populations malgaches aux services d épargne et de crédit au travers des OTIV qui lui sont affiliées. L unité de promotion est une institution à caractère social et économique à but non lucratif et ayant pour objectifs de : - Regrouper les OTIV - Consolider les liens qui les unissent - Favoriser leur croissance et leur développement - Promouvoir la philosophie coopérative et mutualisme en général - Appuyer les activités des OTIV dans leur milieu - Favoriser la rentabilité et l autonomie du Réseau Le siège social de l unité d appui est situé à Atananarivo et sa zone d intervention s étend sur la région de Antananarivo.

88 Section : ORGANISATION Code de manuel : 5020 Page 1 Chapitre : Organigramme Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : ORGANIGRAMME L organigramme ci-joint est celui en vigueur en janvier Il sera appelé à changer au fur et à mesure de l évolution de l unité de promotion.

89 CAISSE SECTION 6000

90 Section : CAISSE Code de manuel : 6010 Page 1 Chapitre : Type de Caisse Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : TYPE DE CAISSE L unité de promotion doit régulièrement effectuer de petites dépenses de nature courante qui ne peuvent, pour des raisons pratiques, être payées par chèque. C est la raison pour laquelle elle a décidé de se doter d une petite caisse à fond fixe. Cependant, il est à noter que la règle générale demande à ce que tous les déboursés ou avances soient réglés par chèque. On utilisera la petite caisse que dans les rares cas où le règlement par chèque ne puisse être effectué. Pour un meilleur contrôle, il a été décidé que la caisse serait à fond fixe, ce qui signifie qu en tout temps le total des pièces et de l argent contenu dans la Caisse soit toujours le même. Ce faisant, il devient aussi beaucoup plus facile de faire des contrôles surprises.

91 Section : CAISSE Code de manuel : 6020 Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Sécurité : La caisse doit être gardée en tout temps dans un endroit sécuritaire et à l épreuve du feu. Lorsque le responsable de la caisse doit s absenter, même pour une courte période, il doit prendre la peine de verrouiller le coffre afin d éviter que des sommes ne puissent être dérobées en son absence. Accès : Seul le responsable de la caisse doit avoir accès à la caisse, sans quoi, advenant un manquant, on ne pourra pas le tenir responsable. Manquant : Le responsable de la caisse doit être responsable des manquants. Lors d un manquant, le caissier dispose d une journée pour résoudre le manquant sans quoi le montant du manquant sera déduit de son allocation de caisse. Si le manquant excède l allocation de caisse disponible, le responsable de la caisse devra rembourser personnellement la différence. Allocation de caisse : Une allocation de caisse annuelle fixée au montant de 350,000 francs malgaches est alloué au responsable de la caisse. Advenant un manquant, ce dernier sera déduit de son allocation de caisse. Cette allocation de caisse est cumulative et le solde non utilisé est reporté l année suivante. Séparation des tâches : Le responsable de la caisse ne peut avoir accès aux livres comptables. Pour les mêmes raisons de sécurité, il ne peut pas autoriser une dépense. Ainsi, pour des raisons pratiques, il a été décidé de confier la caisse à la secrétaire. Fond fixe : Pour des raisons de contrôle, il a été décidé d opter pour une caisse à fond fixe. Elle est fixée au début à 3 millions de francs malgaches.

92 Section : CAISSE Code de manuel : 6020 Page 2 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Autorisation : Le responsable de la caisse ne peut pas autoriser une dépense. Il ne rembourse que les dépenses dûment autorisées. Bon de sortie de caisse : Toute sortie de caisse doit être autorisée par un bon de sortie de caisse dûment autorisé. ( annexe 1) Originaux : Tout déboursé doit être supporté par un bon de sortie de caisse dûment autorisé accompagné par des pièces justificatives originales. Les photocopies ne peuvent être acceptées et le blanc correcteur doit être banni. Décompte journalier : À chaque fin de journée, le responsable de la caisse doit procéder à un décompte journalier à l aide d un document standard ( annexe 2). Ce document doit être signé par le responsable de la caisse puis revu et approuvé par le responsable du service finance, puis classé par ordre chronologique pour référence ultérieure. Approbation : Toute dépense doit être autorisée. Pour une dépense de moins de 250,000 francs malgaches, le responsable du service finance peut autoriser, seul, la dépense. Pour une dépense de plus de 250,000 francs malgaches, elle doit être autorisée par le directeur des opérations. Décompte surprise : Le responsable du service finance ainsi que le contrôleur interne et le directeur des opérations doivent procéder régulièrement à des décomptes de caisse surprise. Ces décomptes doivent être faits en présence du responsable de la caisse, à l aide du formulaire de décompte de caisse standard ( annexe 2). Annulation : Toute pièce justificative payée par la caisse, ainsi que le bon de caisse correspondant, doivent être estampillés «payé» pour éviter qu ils ne soient présentés pour paiement plus d une fois.

93 Section : CAISSE Code de manuel : 6020 Page 3 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Bons de sortie de caisse prénumérotés : Les bons de sortie de caisse/banque sont prénumérotés. Ainsi, comme le même bon est utilisé pour la caisse ainsi que pour la banque, il n y a donc qu une seule suite numérique. Cette suite numérique est utilisée comme référence dans le système comptable informatisé.

94 Section : CAISSE Code de manuel : 6030 Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement d une facture à partir de la Caisse Approuvé par : FONCTIONNEMENT Paiement d une facture à partir de la Caisse : Lors d un déboursé, le processus est le même, qu il soit réglé en espèces ou par chèque. Lorsque le responsable du service finance décide de payer une facture au comptant, il procède de la façon suivante : Il examine les pièces justificatives supportant le déboursé et s assure que les pièces sont conformes et que le processus d achat décrit à la section 8000 a été respecté, s il y a lieu. Il vérifie les additions et extensions des pièces justificatives. Il s assure que le bien ou service a bel et bien été reçu à la satisfaction de l unité de promotion. Si tout est conforme, il prépare, un bon de sortie de caisse / banque prénuméroté (6020 annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer «banque» sur l en-tête du bon. Il signe ensuite le bon à l endroit prévu à cette fin comme preuve que le contrôle a bien été effectué. Il annexe les pièces justificatives à l original du bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout à la secrétaire pour paiement, dans le cas où la dépense est inférieure à 250,000 francs malgaches. Dans le cas où la dépense est supérieure à 250,000 francs malgaches, l autorisation du directeur des opérations est nécessaire. Le responsable du service des financier transmet donc le bon de sortie de caisse / banque, accompagné des pièces justificatives, au directeur des opérations qui examine les pièces justificatives et contrôle la signature du responsable du service finance sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à s assurer que ce dernier a bien exercé son contrôle, après quoi, il signe le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin puis retourne le tout au responsable du service finance.

95 Section : CAISSE Code de manuel : 6030 Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement d une facture à partir de la Caisse Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Paiement d une facture à partir de la Caisse (Suite) : Le responsable du service finance classe alors la copie n o 1 du bon de sortie de caisse / banque à son niveau par ordre numérique des bons de façon à respecter la suite numérique. Il transmet ensuite l original du bon de sortie de caisse / banque, accompagné des pièces jointes, à la secrétaire pour paiement. Sur réception la secrétaire examine le pièces justificatives et contrôle la signature du responsable du service finance sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à s assurer que ce dernier a bien exercé son contrôle, après quoi, elle signe le bon à son tour puis remet l argent au bénéficiaire. Sur réception de l argent, le bénéficiaire signe le bon à l endroit prévu à cet effet comme preuve qu il a bien reçu l argent. La secrétaire estampille alors «Payé» sur toutes les pièces justificatives ainsi que sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à s assurer que la même dépense ne soit remboursée plus d une fois. La secrétaire dépose ensuite le bon dans sa caisse avec les pièces justificatives s y rapportant de façon à justifier la sortie d argent. De cette façon, la caisse balance toujours à 3 millions de francs malgaches, en tenant compte de l argent et des bons de sortie de caisse.

96 Section : CAISSE Code de manuel : 6030 Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Renflouement de la petite caisse Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Renflouement de la petite caisse : La caisse étant fixe, le total du numérique et des bons de sortie de caisse gardés dans la caisse est toujours égal à 3 millions FMG. Lorsque le caissier constate que le montant de numéraire contenu dans la caisse est trop bas, il doit procéder au renflouement de la petite caisse. Pour ce faire, il prépare un bon de renflouement de caisse (6030 annexe 1) en 2 copies, en listant sur ce bon, les bons de sortie de caisse qu il désire se faire rembourser. Une fois le bon de renflouement dûment complété et signé, il annexe les bons de sortie de caisse, avec les pièces justificatives s y rapportant, à l original du bon de renflouement de caisse et transmet le tout au responsable du service finance. Sur réception, ce dernier contrôle le tout puis prépare un bon de sortie de caisse / banque et un chèque au même montant, selon la procédure décrite à la section Le chèque est alors remis au responsable de la caisse qui procède au renflouement de la caisse. Le responsable du service finance inscrit la codification comptable sur chaque bon de sortie de caisse puis annexe l ensemble des bons de sortie de caisse et des pièces justificatives s y rapportant à l original du bon de sortie de banque et classe ensuite le tout selon l ordre numérique des bons de banque. Pour sa part, la copie n o 1 du bn de sortie de banque est classée par ordre numérique.

97 Section : CAISSE Code de manuel : 6040 Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Au jour le jour : Les bons de sortie de caisse sont comptabilisés dans le système comptable lorsqu ils sont transmis au responsable du service finance lors du renflouement de la caisse. À ce moment, le responsable du service finance inscrit la codification comptable sur chacun des bons de sortie de caisse puis les saisis un à un dans son système comptable informatisé. La contrepartie de la dépense est toujours affectée au compte de banque étant donné que le renflouement de la caisse est effectuée à l aide d un chèque. La référence comptable dans le système comptable est le numéro du bon de sortie de banque qui supporte la sortie de banque. À la fin de chaque mois et en fin d exercice : Étant donnée que les bons de sortie de caisse ne sont comptabilisés que lorsque la caisse est renflouée, le caissier doit procéder au renflouement de sa caisse à chaque fin de mois. De son côté, le responsable du service finance doit faire un décompte de caisse à la fin de chaque mois, de façon à s assurer que tous les bons de sortie de caisse du mois ont été comptabilisés et qu il n en reste aucun dans la caisse en date de fin de mois.

98 Section : CAISSE Code de manuel : 6050 Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Caisse à fond fixe de 3 millions FMG. - Décompte journalier de l encaisse par le caissier à l aide d un document standard (6020 annexe 2). - Décompte de l encaisse à la fin de chaque mois et en fin d exercice par le responsable du service finance. - Vérification des suites numériques des bons de sortie de caisse. - Vérification par le caissier de l application des niveaux d autorisation. - Le contrôleur interne s assure que les procédures sont respectées et que le contrôle interne fonctionne bien.

99 BANQUE SECTION 7000

100 Section : BANQUE Code de manuel : 7010 Page 1 Chapitre : Description des comptes de Banque Rédaction : Janvier 2001 Révision : existants Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION DES COMPTES DE BANQUE EXISTANTS Présentement, l unité de promotion possède deux (2) comptes bancaires distincts, dont un (1) à la BTU-BOA et un (1) à BNI-CL.

101 Section : BANQUE Code de manuel : 7020 Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Responsabilité : Les comptes de banque sont sous la responsabilité d une seule personne, soit le responsable du service finance et administration. Contrôle : Le responsable du service finance et administration est à l origine de tous les déboursés. Séparation des tâches : En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne doit pas préparer le rapprochements bancaires. Signature des chèques : Toute sortie de banque nécessite toujours deux signatures. Aucun chèque ne doit être signé en blanc. Les pièces justificatives supportant une sortie de banque doivent toujours être présentées aux deux signataires en même temps que le chèque, afin qu ils puissent vérifier que les pièces et le chèque correspondent. Signataires autorisés : Les signataires autorisés sont le directeur du projet accompagné soit du directeur des opérations ou du président du conseil d administration de l unité de promotion. Rapprochement bancaire : Un rapprochement bancaire doit être préparé à la fin de chaque mois, pour chaque compte bancaire, selon le formulaire standard (7020 annexe 1) Ces rapprochements doivent être préparés par l agent chargé du rapprochement bancaire, puis revus et autorisés par le directeur des opérations. Les pièces de banque et autres relevés bancaires doivent être reçus directement par l agent chargé du rapprochement bancaire et ne doivent être remis au responsable du service finance et administration qu une fois les rapprochements bancaires effectués.

102 Section : BANQUE Code de manuel : 7020 Page 2 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Rapprochement bancaire (Suite): Les états de banque doivent être annexés au rapprochements bancaires. Une fois complétés et dûment révisés et approuvés par le directeur de opérations, les rapprochements bancaires doivent être classés par ordre chronologique, pour référence ultérieure. Agent responsable chargé du rapprochement : Selon l organigramme de l unité de promotion, afin de respecter la séparation des tâches au maximum, le caissier sera l agent responsable chargé du rapprochement bancaire. Oblitération des pièces comptables : Le deuxième signataire doit lui-même oblitérer toutes les pièces justificatives, une par une, ainsi que les deux (2) copies du bon de sortie de banque (6020 annexe 1), en estampillant «Payé» sur chaque document afin de s assurer que les pièces ne puissent être présentées plus d une fois pour paiement. Chèques annulés : Les chèques doivent être prénumérotés. Les chèques annulés ou mutilés doivent être conservés à l intérieur du carnet. Il est important qu ils soient effectivement bien annulés. Sécurité : Les carnets de chèques doivent être sous le contrôle exclusif du responsable du service finance et administration et gardés à l intérieur du coffre. Originaux : On ne doit payer que sur présentation de pièces justificatives originales. Les photocopies ne peuvent être remboursées.

103 Section : BANQUE Code de manuel : 7020 Page 3 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Bon de sortie de Banque prénuméroté : Toute sortie de banque doit être supporté par un bon de sortie de banque dûment autorisé (6020 annexe 1). Ces bons sont prénumérotés. Ainsi, comme le même bon est utilisé pour la caisse ainsi que la banque, il n y a donc qu une seule suite numérique. Cette suite numérique est utilisée comme référence dans le système comptable informatisé.

104 Section : BANQUE Code de manuel : 7030 Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement d une facture à partir de la banque Approuvé par : FONCTIONNEMENT Paiement d une facture à partir de la banque : Lors d un déboursé, le processus est le même, qu il soit réglé en espèces ou par chèque. Les pièces justificatives sont reçues au jour le jour par le responsable du service finance. Lorsque ce dernier décide de régler une facture, il procède de la façon suivante : Il examine les pièces justificatives supportant le déboursé et s assure que les pièces sont conformes et que le processus d achat décrit à la section 8000 a été respecté, s il y a lieu. Il vérifie les additions et extensions des pièces justificatives. Il s assure que le bien ou service a bel et bien été reçu à la satisfaction de l unité de promotion. Si tout est conforme, il prépare un bon de sortie de caisse / banque prénuméroté (6020 annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer «caisse» sur l en-tête du bon. Il signe ensuite le bon à l endroit prévu à cette fin comme preuve que le contrôle a bien été effectué. Il prépare ensuite un chèque libellé au nom du bénéficiaire, en prenant soin d indiquer sur la souche du chèque le numéro de série du bon de sortie de banque prénuméroté comme référence. Il inscrit également le numéro du chèque sur le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin. De cette façon, nous avons un double référencement entre les chèques et les bons. Il annexe les pièces justificatives au bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au premier signataire, avec le chèque correspondant.

105 Section : BANQUE Code de manuel : 7030 Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement d une facture à partir de la banque Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Paiement d une facture à partir de la banque (Suite) : Sur réception, le premier signataire examine les pièces justificatives et contrôle la signature du responsable du service finance sur le bon de sortie caisse / banque de façon à s assurer que ce dernier a bien exercé son contrôle, après quoi il signe le chèque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au deuxième signataire. Le deuxième signataire refait les mêmes contrôle que le premier signataire puis signe à son tour le chèque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque. Il doit ensuite lui-même estampiller «Payé» sur toutes les pièces justificatives ainsi que sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à empêcher que cette dépense ne soit remboursée plus d une fois. Une fois terminé, il achemine le tout à la secrétaire. Cette dernière remet alors le chèque au bénéficiaire en échange de sa signature sur le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin. Si le bénéficiaire n est pas présent, elle devra lui faire parvenir le chèque. Dans ce cas, la signature du bénéficiaire sur le bon de sortie de caisse / banque n est pas requise, étant donné que l encaissement du chèque sert de preuve. Une fois le chèque transmis au bénéficiaire, la secrétaire signe le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin et transmet le tout au responsable du service finance. Le responsable du service finance annexe les pièces justificatives à l original du bon de sortie de caisse / banque et classe le tout en fonction de l ordre numérique des bons. Pour sa part, la copie no 1 du bon est classée par ordre numérique pour référence ultérieure.

106 Section : BANQUE Code de manuel : 7030 Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Rapprochement bancaire Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Rapprochement bancaire : À la fin de chaque mois, la secrétaire doit préparer un rapprochement pour tous les comptes bancaires sans exception, même ceux pour lesquels il n y a pas eu de transaction. La façon de procéder est la suivante : à la fin du mois, la secrétaire doit obtenir directement de la banque tous les relevés bancaires ainsi que les pièces s y rapportant. À l aide de ces relevés ainsi que du journal synoptique de banque et des comptes du grand-livre, la secrétaire doit préparer un rapprochement bancaire pour chaque compte de banque à l aide du formulaire standard (7020 annexe 1) Nous tenons à souligner que le rapprochement bancaire peut être effectué directement à partir du logiciel comptable de l unité de promotion. Dans ce cas, au lieu d utiliser le formulaire illustré à 7020 annexe 1, la secrétaire imprimera le rapprochement bancaire préparé par le logiciel comptable. Une fois complétés, ces formulaires devront être revus et autorisés par le directeur des opérations, puis classés par ordre chronologique pour référence ultérieure, après quoi les pièces de banque pourront être retournées au responsable du service finance pour qu il puisse enregistrer les différents frais bancaires ou intérêts, s il y a lieu. Il est à noter que les relevés bancaires devront être annexés aux formulaires de rapprochement bancaire et être classés avec eux.

107 Section : BANQUE Code de manuel : 7040 Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Les achats sont comptabilisés au fur et à mesure dans le journal des achats. Les déboursés sont comptabilisés au fur et à mesure dans le journal de banque, en utilisant comme référence les numéros de bons de sortie de caisse / banque correspondants.

108 Section : BANQUE Code de manuel : 7050 Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Rapprochement bancaire préparé par la secrétaire sur une base mensuelle pour tous les comptes bancaires. - Révision et approbation par le directeur des opérations des rapprochements bancaires mensuels préparés par la secrétaire. - Révision et approbation par les deux signataires autorisés, de tous les bons de sortie de caisse / banque ainsi que des pièces justificatives s y rapportant. - Approbation, par le directeur des opérations, de tout achat. - Codification de la dépense par le responsable du service finance et révision de la codification par le directeur des opérations. - Vérification périodique des suites numériques de bons de sortie de caisse / banque par le responsable du service finance afin de s assurer qu ils ont tous été comptabilisés. - Vérification périodique des suites numériques des bons de commande par le responsable du service finance pour s assurer qu ils ont tous été comptabilisés et qu ils ont tous été réglés. S enquérir des raisons expliquant les retards de règlement. - Le contrôleur interne s assure que les procédures sont respectées et que le contrôle interne fonctionne bien.

109 SYSTÈME DES ACHATS SECTION 8000

110 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8010 Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Pour un meilleur contrôle, tous les achats sont effectués par le responsable du service finance et administration et ils sont approuvés par le directeur des opérations.

111 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8020 Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Service des achats : Les achats sont tous centralisés au service finance et administration. C est lui qui effectue tous les achats de l unité de promotion. Bon de commande : Aucun achat ne peut être fait sans bon de commande (8020 annexe 2). Ce bon est prénuméroté et est préparé en trois (3) exemplaires. Il est émis par le service finance et administration. Budget : Le budget est préparé au début de chaque exercice et est enregistré dans le système comptable par le service finance et administration. Aucun engagement ni achat ne peut être effectué si cela entraîne un dépassement budgétaire. Factures pro-format : Tout achat ou contrat de plus de 2,5 millions FMG nécessite au moins trois soumissions auprès de trois fournisseurs différents. Grille d analyse de prix : Dans le cas d un contrat ou service de plus de 2,5 millions FGA, le service finance et administration doit compléter une grille d analyse de prix (8020 annexe 3) sur laquelle il doit justifier son choix. Cette grille d analyse doit être approuvé par le responsable du service finance et par le directeur des opérations. Réception des articles ou services : La réception des articles ou services est contrôlée par la secrétaire qui tient le rôle de magasiner. C est elle qui doit s assurer que le bien ou service reçu correspond à ce qui était commandé. Pour ce faire, elle doit compléter un bon de réception en trois exemplaires (8020 annexe 4) indiquant le détail des articles ou services reçus. Séparation des tâches : Les opérations des réceptions des articles ou services et de contrôle des différentes pièces justificatives sont effectuées par des personnes différentes.

112 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8020 Page 2 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Liste des fournisseurs à jour : Le service finance et administration garde des listes de fournisseurs indiquant les principaux produits disponibles avec des listes de prix à jour. Ces renseignements sont utilisés pour la préparation des bons de commande. Niveaux d approbation : Si la commande est de 250,000 FMG et moins, le responsable du service finance peut autoriser seul le bon de commande. Si la commande est de plus de 250,000 FMG, le bon de commande doit être autorisé par le directeur des opérations.

113 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Réquisition Approuvé par : FONCTIONNEMENT La fonction achat est décrite en cinq activités, comme suit : Réquisition : Les réquisitions (8020 annexe 1) d achat sont complétées en deux copies. L original est transmis au service finance et administration alors que la copie n o 1 est gardée par le service demandeur. Pour les achats relatifs à des articles habituellement gardés en inventaire, la réquisition est préparée par le magasinier afin qu il s assure que le bien demandé n est pas disponible en inventaire. Lorsque le besoin exprimé concerne un bien qui n est pas en inventaire, le service demandeur prépare lui-même la réquisition qui doit être approuvée par le chef de service concerné.

114 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Commande Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Commande : Sur réception du formulaire de réquisition dûment complété et approuvé, le responsable du service finance doit vérifier s il reste encore des disponibilités budgétaires pour ce genre de dépense. Dans l affirmative, il devra compléter un bon de commande en trois exemplaires (8020 annexe 2), en y inscrivant la description du bien ou service demandé, le nom du fournisseur, ainsi que le prix. Ce bon devra être transmis, pour approbation, à la personne appropriée, selon le niveau d autorisation. Dans le cas d un achat de plus de 2,5 millions FGA, une grille d analyse et des factures proformat doivent accompagner le bon de commande pour approbation.

115 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Niveau d approbation Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Niveau d approbation : Si la commande est de 250,000 FMG et moins, le directeur financier et comptable peut autoriser seul le bon de commande. Si la commande est de plus de 250,000 FMG et moins de 2,5 millions FMG, le bon de commande doit être autorisé par directeur des opérations. Dans le cas d un achat supérieur à 2.5 millions FMG, le service finance et administration devra procéder à des demandes de soumission et compléter une grille d analyse de prix (8020 annexe 3) avant qu il ne complète le bon de commande de façon à ce que les spécifications de la commande soient exactes avant que cette dernière ne soit transmise au directeur des opérations pour approbation. Une fois le bon de commande et la grille d analyse des prix approuvés par la direction (le responsable du service finance et administration, le directeur des opérations ou le président de l unité de promotion, les documents sont distribués comme suit : - L original du bon de commande est transmis au fournisseur. - La copie n o 1 du bon de commande, l original de la demande ainsi que la grille d analyse et les factures pro-format, s il y lieu, sont gardés par le responsable du service finance et administration. - La copie no 2 du bon de commande (copie souche) est classée par ordre numérique, au service finance et administration.

116 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Achat Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Achat : Les achats sont centralisés au service du matériel, pour un meilleur contrôle. La politique d achat est la suivante : - Tout achat de 250,000 FMG ou moins se fait sans soumission préalable. Le service finance et administration possède la liste des principaux fournisseurs avec des listes de prix à jour. Il est donc habilité à sélectionner parmi cette liste, les prix les plus bas pour la préparation du bon de commande. - Pour tout achat de plus de 2,5 FMG, le responsable service finance et administration doit demander des factures pro-format auprès d au moins trois (3) fournisseurs différents. Sur réception du bon de commande dûment approuvé, le responsable service finance et administration doit transmettre l original du bon au fournisseur. Il doit également faire un suivi et en s assurant que le bien ou service sera rendu par le fournisseur. La copie n o 1 du bon de commande, accompagné de l original de la réquisition, de la grille d analyse de prix et des factures pro-format, s il y a lieu, sont gardés par le responsable service finance et administration, en attente de règlement.

117 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 5 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Réception Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Réception : Pour un meilleur contrôle, la réception d articles ou services soit être sous le contrôle exclusif de la caissière, qui agit à titre de magasinier. Lorsque le bien ou le service est reçu, la secrétaire doit compléter et signer un bon de réception prénuméroté en deux (2) exemplaires (8020 annexe 4) sur lequel elle doit décrire le bien ou le service reçu, la quantité ainsi que l état du produit reçu. Les exemplaires du bon de réception sont distribués comme suit : - L original est transmis au chef du service finance et administration - La copie n o 1 (copie souche) est gardée par la secrétaire qui la classe par ordre numérique. Dans le cas d articles gardés en inventaire, la secrétaire doit enregistrer l entrée de la marchandise sur son inventaire permanent en inscrivant en référence le numéro du bon de réception correspondant.

118 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8030 Page 6 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Paiement : Lorsqu il reçoit la facture du fournisseur, le chef du service finance administration doit reprendre toutes les pièces justificatives en attente et vérifier leur concordance. Les documents suivants doivent être analysés : - L original de la réquisition ( annexe 1); - La copie n o 1 du bon de commande ( annexe 2); - La grille d analyse de prix (8020 annexe 3) accompagné des factures pro-format s il y a lieu; - L original du bon de réception (8020 annexe 4); - La facture du fournisseur. Il doit vérifier les éléments suivants : - La description du bien ou service reçu correspond au bien ou service demandé; - La quantité facturée correspond à la quantité reçue et la quantité commandée; - Le prix facturé correspond au prix commandé; - Les différents niveaux d autorisation; - Les additions et extensions de la facture du fournisseur. Si tout concorde, le responsable du service finance et administration procède au paiement à l aide d un bon de sortie de caisse / banque tel que décrit à la section 7000.

119 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8040 Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Les achats sont comptabilisés dans le journal des achats au jour le jour, au fur et à mesure que les biens ou services sont reçus par l unité de promotion. Comme la comptabilité de l unité de promotion fonctionne sur une base d exercice, on doit reconnaître un compte à payer dès que la commande a été reçue. Ainsi, lorsque la facture d une commande reçue arrive au département de la comptabilité, elle doit être comptabilisée dans le journal des achats comme étant à payer. En date de fin de mois, le responsable du service finance doit faire une démarcation et comptabiliser dans le journal des achats toute commande reçue par l unité d appui et non encore facturée par le fournisseur. Pour ce, il doit faire une démarcation à partir des bons de réception prénumérotés.

120 Section : SYSTÈME DES ACHATS Code de manuel : 8050 Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Tout achat est autorisé. - Le service finance et administration exerce un contrôle à priori sur chaque déboursé. - La secrétaire qui agit comme magasinier, contrôle toutes les réceptions d articles ou services. - Le chef du service finance et administration vérifie toutes les pièces justificatives avant qu elles ne soient présentées pour signature. - Les pièces justificatives sont toujours présentées aux deux signataires autorisés avec les chèques. - Les demandes d achat doivent être signées par le responsable du service concerné. Dans le cas d une réquisition de stock, elle doit être adressée d abord au magasinier. Dans le cas où le stock n est pas disponible, le magasinier doit faire la réquisition auprès du service finance et administration. - Le contrôleur interne s assure que les procédures sont respectées et que le contrôle interne fonctionne bien.

121 STOCKS SECTION 9000

122 Section : STOCKS Code de manuel : 9010 Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Les stocks sont constitués de trois groupes distincts : Les fournitures de bureau : Ces fournitures comptabilisées directement à la dépense lorsqu elles sont reçues à l unité de promotion. Cependant, pour fins de contrôle, elles sont inventoriées sur une base permanente sur des fiches de stock tenues manuellement (9010 annexe 1) Articles publicitaires : Ces articles, tel que calendriers, agendas, casquettes, t-shirts, etc., sont comptabilisés directement à la dépense lorsqu ils sont reçus à l unité de promotion. Cependant, pour fins de contrôle, ils sont inventoriées sur une base permanente sur des fiches de stock tenues manuellement (9010 annexe 1). Fournitures administratives des caisses de base : Ces fournitures, lorsqu elles sont reçus par l unité de promotion, sont comptabilisées dans en compte d actif à court terme, comme frais payés d avance. De plus, ces fournitures sont inventoriées sur une base permanente sur des fiches de stock tenues manuellement (9010 annexe 1).

123 Section : STOCKS Code de manuel : 9020 Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Magasinier : Les stocks sont sous le contrôle exclusif de la secrétaire qui agit comme magasinier. En cas de rupture de stock, il doit préparer une réquisition d achat qu il transmet au service finance et administration. Réquisition : Toute réquisition de stock doit être adressée au magasinier d abord. Dans le cas où le stock n est pas disponible en inventaire, le magasinier doit en faire la réquisition auprès du service finance et administration. Inventaire permanent : Le magasinier garde les stocks sur un système d inventaire permanent manuel à l aide de fiches de stock. Pour ce qui est des fournitures administratives des caisses de base, le responsable finance administration compare sur une base mensuelle, le solde du compte au grand-livre avec la liste préparée par le magasinier (9010 annexe 2). Advenant un écart, des recherches seront effectuées. Décompte mensuel : Le stock est décompté sur une base mensuelle, par le magasinier, sous la supervision du responsable du service finance et administration. Advenant un écart entre les fiches de stock et le stock réel, ou encore entre la balance des fiches de stock des fournitures administratives des caisses de base (9010 annexe 2) et le solde apparaissant au grand-livre, des recherches seront effectuées et des ajustements seront apportés, le cas échéant. Décompte surprise : Le responsable du service finance et administration, ainsi que le contrôleur interne et à l occasion le directeur de opérations, procèdent de temps à autre à des décomptes d inventaire sur une base surprise. Balance mensuelle des fiches de fournitures administratives des caisse de base (9010 annexe 2) : À la fin de chaque mois, le magasinier produit cette liste qui est révisée par le responsable du service finance et administration.

124 Section : STOCKS Code de manuel : 9030 Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Entrée de stock Approuvé par : FONCTIONNEMENT Entrée de stock : Lorsque les stocks baissent, le magasinier doit faire une réquisition auprès du responsable du service finance. Pour ce faire, il complète un bon de réquisition en deux (2) exemplaire (8020 annexe 1), tel que décrit à la section Sur réception de ce bon, le responsable du service finance complète un bon de commande prénuméroté en trois (3) exemplaires (8020 annexe 2) qu il fait autoriser, selon la politique établie à la section 8030 et distribue comme suit : - L original est transmis au fournisseur - La copie n o 1 est classée par le magasinier par ordre numérique avec les pièces justificatives s y rapportant. - La copie no 2 (copie souche) est classée par ordre numérique. Pour le cas d un achat supérieur à 2,5 millions FMG, suivre la procédure de soumission élaborée à la section achats (8030). Lorsque le stock est reçu, il est réceptionné par le magasinier qui complète alors un bon de réception prénuméroté en deux (2) exemplaires (8010 annexe 4), distribué comme suit : - L original est transmis au responsable du service finance - La copie no 1 (copie souche) est classée par le magasinier par ordre numérique. Le magasinier enregistre ensuite la transaction sur la fiche de stock en inscrivant en référence le numéro du bon de réception prénuméroté.

125 Section : STOCKS Code de manuel : 9030 Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Sortie de stock Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Sortie de stock : Lorsqu un service a besoin d un article en inventaire, il doit compléter une réquisition en deux exemplaires (9010 annexe 3). Cette réquisition doit être signée par le responsable du service concerné et distribuée comme suit : - L original est transmis au magasinier. - La copie n o 1 est conservée par le service demandeur. Lorsque l employé du service requérant se présente chez lui, le magasinier lui remet le stock, complète un bon de sortie de stock prénuméroté en deux exemplaires (9010 annexe 4) qu il signe et lui fait signer, et qu il distribue comme suit : - L original est transmis au responsable du service finance. - La copie n o 1 est classée chez le magasinier par ordre numérique. Une fois la transaction complétée, le magasinier enregistre la sortie sur la fiche de stock correspondante en inscrivant en référence le numéro du bon de sortie de stock. À la fin du mois, le responsable du service finance récupère tous les bons de sortie de stock à son niveau et prépare des factures aux OTIV lorsque la sortie de stock concerne des fournitures administratives pour les caisses de base (voir section 11000)

126 Section : STOCKS Code de manuel : 9030 Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Inventaire Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Inventaire : À la fin de chaque mois : Le magasinier, sous la supervision du responsable du service finance, procède au décompte physique du stock et le compare avec les fiches de stock. Il complète ensuite la balance des fiches de stock des fournitures administratives des caisses de base (9010 annexe 2) qu il compare avec le solde comptabilisé au grand-livre et justifie tout écart. Le responsable du service finance revoit et approuve ce formulaire. Dans le cas d écart entre les fiches de stock et le décompte physique, on doit chercher l erreur. Seul le responsable du service finance peut corriger les fiches de stock. Pour ce faire, il doit faire la correction sur la fiche en rouge puis apposer ses initiales dans la colonne «libellé». Si cet écart concerne des fournitures administratives des caisses de base, le responsable du service finance devra également passer une écriture d ajustement au grand-livre pour ajuster le solde. À la fin de chaque année : À la fin de chaque exercice, on doit procéder à un décompte d inventaire physique de tous les articles détenus en inventaire. Ce décompte doit être effectué comme suit : - Date du décompte : Le décompte doit avoir lieu le 31 décembre de chaque année. - Démarcation : Avant de commencer le décompte, tant le magasinier que le service finance et administration doivent s assurer que tous les bons de réception ou de sortie de stock ont été comptabilisés. Pour ce faire, ils doivent vérifier la suite numérique de ces documents et s assurer qu il n en manque aucun.

127 Section : STOCKS Code de manuel : 9030 Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Inventaire Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Inventaire (suite) : - Mouvement de stock : Pendant le décompte, aucun mouvement de stock n est permis. Pour ce faire, il est préférable de fermer la section du magasin tant que le décompte n est pas terminé. - Responsable du décompte : Le décompte doit être effectué sous le contrôle du responsable du service finance. - Agencement du stock : Le stock doit être placé de façon systématique, afin de faciliter le décompte et de s assurer que tous les éléments ont été décomptés. - Décompte : Le décompte est fait par le magasinier en présence du responsable du service finance et les écarts sont notés. - Écarts : Les écarts sont ensuite ajustés directement sur les fiches de stock par le responsable du service finance. Ces ajustements sont faits en rouge et sont initialés par le chef du service finance. Lorsque ces écarts concernent des fournitures administratives des caisses de base, le responsable du service finance devra également passer une écriture d ajustement au grand-livre pour ajuster le solde.

128 Section : STOCKS Code de manuel : 9040 Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Sur l inventaire permanent : Les transactions d entrée ou de sortie de stock sont enregistrées au fur et à mesure sur les fiches de stock par le magasinier. Le numéro de bon de réception ou de sortie de stock est inscrit en référence sur les fiches de stock. Au grand-livre : Fourniture de bureau et articles publicitaires : Ces achats sont comptabilisés directement à la dépense lors de la réception du stock à l unité de promotion, dans le journal des achats. Lorsque le stock est consommé, aucun ajustement comptable n est nécessaire. Fournitures administratives des caisses de base : Ces achats sont comptabilisés dans un compte d actif au grand-livre dès qu ils sont reçus à l unité d appui. Le responsable du service finance accumule les bons de sortie de stock durant le mois. À la fin du mois, il prépare des factures pour les OTIV correspondantes, à partir du journal des ventes du logiciel informatique, tel que décrit à la section

129 Section : STOCKS Code de manuel : 9050 Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE À partir des listes : - Décompte mensuel, sous la supervision du responsable du service finance. - Décompte surprise effectués par le responsable du service finance, le contrôleur interne et à l occasion par le directeur des opérations. - Tout ajustement sur une fiche de stock est faite par le responsable du service finance. - Rapprochement de la valeur total du stock des fournitures administratives des caisses de base avec le compte contrôle du grand-livre.

130 IMMOBILISATIONS SECTION 10000

131 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Les immobilisations sont gardées dans un registre d inventaire permanent par l agent comptable, sous la supervision du responsable du service finance et administration.

132 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Capitalisation : L unité de promotion s est doté d une politique de capitalisation. Tout actif immobilisé acheté à un coût supérieur à 100,000 FMG doit être comptabilisé dans un poste d actif immobilisé au grand-livre et reporté sur l auxiliaire des immobilisations. Suivant le même raisonnement tout actif immobilisé acquis à un prix inférieur à 100,000 FMG doit être comptabilisé directement à la dépense. Fiche d immobilisation : Tout actif immobilisé de plus de 100,000 FMG doit être enregistré sur une fiche d immobilisation (10020 annexe 1). Ces fiches sont tenues manuellement. Registre des immobilisations : L ensemble des fiches d immobilisations représente le registre des immobilisations et le total du registre doit correspondre en tout temps avec les comptes contrôle d immobilisations au grand-livre. Responsable des immobilisations : Le registre des immobilisations n est pas intégré au système comptable informatisé. Il est mis à jour par le responsable des immobilisations, soit l agent comptable. Ce dernier doit s assurer que le registre des immobilisations est constamment à jour. Ce dernier relève du responsable du service finance et travaille au service à la comptabilité. Biens désuets : Le responsable des immobilisations doit identifier les actifs désuets ou hors d usage et recommander de les radier, au besoin. Existence physique : Le responsable des immobilisations doit vérifier l existence physique des actifs immobilisés comptabilisés au registre permanent des immobilisations, en faisant une rotation des actifs vérifiés, et s enquérir de toute disparition.

133 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 2 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Amortissement : Les actifs immobilisés doivent être amortis selon les méthodes et les taux prescrits dans le plan comptable malgache. On vous invite donc à vous référer au plan comptable malgache pour ce qui est des méthodes et des taux d amortissements prescrits. Autorisation et politique d achat : Se référer à la politique d achat ainsi qu aux niveaux d autorisation décrits à la - section 8000.

134 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Acquisition d immobilisation (Actif immobilisé de plus de 100,000 FMG Approuvé par : FONCTIONNEMENT Acquisition d immobilisation (Actif immobilisé de plus de 100,000 FMG) : Pour ce qui est de la politique d achat en ce qui concerne le bon de commande, les niveaux d autorisation, les soumissions exigées, se référer à la section des achats Lorsque l actif immobilisé est reçu, la secrétaire complète un bon de réception en deux (2) exemplaires, tel que décrit à la section Le responsable du service finance et administration comptabilise alors l actif dans un compte d actif immobilisé au grand-livre puis transmet les pièces justificatives à l agent comptable pour qu il puisse enregistrer l acquisition sur la fiche d immobilisations (10030 annexe 1).

135 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Disposition d immobilisations Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Disposition d immobilisations : La décision de vendre ou disposer d un actif immobilisé relève du conseil d administration. Lors de la disposition, le responsable du service finance radie le coût ainsi que l amortissement accumulé du bien disposé et reconnaît un gain ou perte sur cession d immobilisation. Il transmet ensuite l information au responsable des immobilisations qui doit également radier le bien sur ses fiches de stock.

136 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Actifs désuets Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Actifs désuets : Les actifs désuets ou sans valeur doivent être radiés des livres de l unité de promotion avec l approbation du conseil d administration.

137 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Procédure de fin de mois Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Procédure de fin de mois : Le responsable du service finance doit s assurer que l auxiliaire des immobilisations concilie avec les comptes contrôles au grand-livre.

138 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 5 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Procédure de fin d exercice Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Procédure de fin d exercice : Le responsable des immobilisations calcule sur chacune des fiches d immobilisations l amortissement pour l année. Il transmet les fiches au responsable du service finance qui revoit les calculs d amortissement puis enregistre l amortissement du mois par écriture d ajustement au grand-livre. Le responsable du service finance doit revoir l ensemble des fiches d immobilisations et radier les immobilisations qui sont désuètes ou sans valeur, après en avoir reçu l autorisation du conseil d administration. Le responsable du service finance doit ensuite procéder à l inventaire physique avec les fiches d immobilisations et s assurer que tous les comptes d actifs immobilisés comptabilisés au grand-livre de l unité de promotion, sont tous là et qu ils sont en bon usage. Par la suite, la procédure est la même que celle décrite avant pour la procédure de fin de mois.

139 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Achat : Les actifs immobilisés sont comptabilisés lorsqu ils sont reçus. Si leur coût est supérieur à 100,000 FMG, ils sont comptabilisés comme un actif et reportés sur une fiche d immobilisation. S il est inférieur à 100,000 FMG, il est comptabilisé à la dépense et n est pas reporté sur une fiche d immobilisation. Vente : La vente d un actif est comptabilisée au moment où la vente a eu lieu. Le coût et l amortissement accumulé s y rapportant sont radiés des livres. Le gain ou la perte résultant de la vente est comptabilisé dans un compte de résultats. Amortissement : L amortissement est calculé et comptabilisé sur une base mensuelle.

140 Section : IMMOBILISATIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Le montant brut, l amortissement et la valeur nette des actifs immobilisés inscrits dans le registre doit correspondre aux valeurs des comptes contrôles correspondants du grand-livre. - Le responsable du service finance ainsi que le contrôleur interne vérifient l existence physique des biens apparaissant au registre des immobilisations sur une base régulière. - Toute radiation doit être approuvée par le conseil d administration.

141 FACTURATION DE BIEN OU SERVICES RENDUS SECTION 11000

142 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 1 SERVICES RENDUS Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIIPTION L unité de promotion facture les OTIV soit pour des biens qui leur ont été cédés, tels les fournitures administratives des caisses de base (voir section 9000) ou encore pour des services qui leur ont été rendus. Il pourrait également arriver que l unité de promotion refacture certains de ses coûts aux unités d appui selon les ententes survenues entre eux. De toute façon, peu importe la raison de la facturation, la procédure demeure toujours la même.

143 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 1 SERVICES RENDUS Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Comptes débiteurs : Chaque OTIV possède un compte débiteur distinct dans le plan comptable de l unité de promotion. Ces comptes débiteurs sont regroupés dans l auxiliaire des débiteurs. Facturation : La facturation est préparée à partir du journal des ventes du logiciel comptable de l unité d appui. Les reports se font automatiquement dans l auxiliaire des débiteurs. Encaissement : Selon les ententes survenues entre les OTIV et l unité de promotion, l unité de promotion se rembourse directement dans les fonds de liquidité des OTIV déposés auprès de l unité de promotion.

144 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 1 SERVICES RENDUS Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Fournitures administratives pour les caisses de base Approuvé par : FONCTIONNEMENT Fournitures administratives pour les caisses de base : Tel que décrit à la section 9030, lorsqu une OTIV retire des fournitures administratives auprès de l unité de promotion, le magasinier complète un bon de sortie de stock prénuméroté en deux (2) exemplaires (9010 annexe 1) qu il distribue comme suit : - L original du bon de sortie est transmis au responsable du service finance. - La copie n o 1 est classée chez le magasinier. À la fin du mois, le responsable du service finance récupère tous les bons de sortie de stock à son niveau et, à l aide de la suite numérique des bons, s assure qu il n en manque aucun. Pour tous les bons relatifs à des fournitures administratives pour les caisses de base, il répartit les bons entre les OTIV puis prépare la facturation. Des factures prénumérotées (11030 annexe 1) sont préparées en deux (2) exemplaires. L original est transmis à l OTIV et la copie n o 1 est classée par ordre numérique auxquelles on a attaché les originaux des bons de sortie de stock correspondants. Il est important d indiquer en référence sur la facture les numéros de bons de sortie de stock correspondants de façon à ce que les OTIV puissent contrôler leurs factures. Les factures sont comptabilisées directement dans le journal des ventes du logiciel comptable de l unité de promotion et les reports à l auxiliaire des comptes débiteurs se fait automatiquement.

145 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 2 SERVICES RENDUS Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Autres services rendus aux OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Autres services rendus aux OTIV : Toute facturation faite aux OTIV procède de la même façon que celle décrite au point précédent. Il n y a qu une seule procédure de facturation, peu importe ce que l on veut facturer.

146 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 3 SERVICES RENDUS Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Paiement : Selon les accords de l unité de promotion avec les OTIV, il est convenu que l unité de promotion se paye directement à partir des fonds de liquidité des OTIV déposés auprès de l unité de promotion. Ainsi, à la fin de chaque mois le responsable du service administratif complète un avis de débit prénuméroté en deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) sur lequel il indique en référence les numéros de facture couverts par l avis de débit. Par la suite, le responsable du service finance transmets l original de l avis de débit à l OTIV concerné puis classe la copie n o 1 de l avis de débit, à son niveau, par ordre numérique. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche d épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit. Le responsable du service finance enregistre également la transaction dans son système comptable informatisé en indiquant également le numéro de l avis de débit en référence.

147 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 1 SERVICES RENDUS Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Acquisition de fournitures administratives pour les caisses de base : Tel que décrit à la section 9040, les fournitures acquises par l unité d appui sont comptabilisées dans un compte de frais payés d avance qui apparaît à l actif de l unité de promotion. Voici l écriture comptable : Frais payés d avance Banque xxxx xxxx Facturation d une vente de fournitures administratives à une caisse de base : (Faites à partir du journal des ventes) Voici l écriture comptable : Compte à recevoir Caisse de base Revenus Vente de fournitures xxxx xxxx Encaissement du compte à recevoir effectué directement par l unité de promotion dans le fonds de liquidité de l OTIV : Voici l écriture comptable : Épargne Caisse de base Compte à recevoir Caisse de base xxxx xxxx Écritures à passer à la fin du mois pour régulariser le compte de frais payé d avance : Voici l écriture comptable : Coût des marchandises vendues Frais payés d avance xxxx xxxx

148 Section : FACTURATION DES BIENS OU Code de manuel : Page 1 SERVICES RENDUS Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Auxiliaire des débiteurs : La facturation est faite directement à partir du journal des ventes et les reports sont faits automatiquement à l auxiliaire des débiteurs. Comme il n y a qu un compte débiteur séparé pour chaque OTIV, il devient par conséquent très facile de suivre les comptes débiteurs des différentes OTIV. Paiement direct : Le fait que l unité de promotion se rembourse elle-même directement à partir des fonds de liquidités des différentes OTIV, facilite l encaissement et empêche les mauvaises créances.

149 ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À L UNITÉ D APPUI SECTION 12000

150 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 1 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Les OTIV sont soumis à une politique de liquidité qui est bien expliquée dans leur manuel des politiques et procédures. Suivant cette politique, les OTIV placent leur excédent de liquidité auprès de l unité de promotion. Le rôle de l unité de promotion n est pas de contrôler les OTIV pour s assurer qu ils suivent bien la politique de liquidité mais de bien gérer les liquidités. Deux types de produits d épargne sont offerts aux OTIV. Ils peuvent placer leurs liquidités dans un fonds de liquidité, lequel ne rapporte pas d intérêt. Lorsqu ils ont suffisamment de liquidités dans ce compte, ils peuvent en placer l excédent dans un compte d épargne qui rapporte des intérêts.

151 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 1 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Fiches d épargne : Les fiches d épargne sont tenues en parallèle à l unité de promotion : - Sur le logiciel comptable de l unité de promotion (12030 annexe 5). Chaque compte d épargne est comptabilisé dans un compte grand-livre séparé. - Sur des fiches tenues manuellement par l agent comptable (12030 annexe 6). Ce système en parallèle sera éventuellement abandonnée lorsque l unité de promotion décidera que son système informatique est suffisamment sécuritaire. Conciliation des fiches d épargne : À la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les fiches d épargne manuellement avec les comptes grand-livre. Rémunération de l épargne : L épargne est rémunéré selon les conditions initiales prévues. Transmission des pièces comptables à l unité de promotion : Pour tout versement en chèque (12030 annexe 1) ou en espèces (12030 annexe 2), les pièces justificatives doivent être acheminées sans délai à l unité de promotion, afin que la comptabilité des fiches d épargne soit constamment à jour. Demande de transfert de fonds d un compte de banque à un autre compte de banque : Lorsqu une OTIV demande un virement de fonds à partir du compte de banque de l unité de promotion dans un autre compte bancaire, l unité de promotion ne peut effectuer ce virement dans un compte bancaire autre que celui de l OTIV. Ça veut donc dire que pour demander un tel virement, l OTIV doit posséder un compte bancaire. Pièces justificatives remisés aux OTIV : Lorsqu un employé d OTIV fait un versement sur le compte bancaire de l unité d appui, on lui demande de se rendre à l unité de promotion afin de remettre les pièces justificatives et signer la fiche d épargne ( annexe 6).

152 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 2 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Compte bancaire des OTIV : Chaque OTIV doit posséder un compte bancaire de façon à éviter de manipuler trop de numéraire. Versements en espèces : Compte tenu du danger inhérent au transport d argent, les OTIV doivent déposer le numéraire dans leur propre compte bancaire et faire les transferts de fonds à l unité d appui par chèque ou virement bancaire seulement. Pour les OTIV, le versement en espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion doit être une mesure d exception seulement. Déplacement à Antananarivo : Il arrive que les employés d une OTIV profitent d un déplacement sur Antananarivo pour faire un dépôt sur le compte bancaire de l unité d appui. Pour des raisons de sécurité, les employés doivent toujours être au nombre de deux.

153 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 1 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Une OTIV verse un chèque ou des espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion : Approuvé par : FONCTIONNEMENT Une OTIV verse un chèque ou des espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion : Il arrive à l occasion que le personnel de l OTIV doive se rendre à Antananarivo et en profite pour verser des chèques ou espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion. Nous tenons à préciser ici que cette façon de procèder afin de déposer l argent déposé auprès de l unité de promotion ne doit pas être habituelle et le montant d espèces versés ne doit pas être élevé. Nous privilégions plutôt les virements bancaires. Les deux employés de l OTIV se présentent donc au comptoir de la banque, muni d un bordereau de transfert (12030 annexe 8) dûment signé par le président du conseil d administration de l OTIV. Ce document est important car il indique dans quel compte (liquidité ou placement) l OTIV désire que son dépôt soit inscrit. Les chèques à déposer sont inscrits sur le formulaire prescrit par la banque (12030 annexe 1) alors que les espèces à déposer sont inscrits sur le formulaire des espèces ( annexe 2). La banque remet alors un reçu ( annexe 3). Ils doivent se rendre ensuite à l unité d appui pour remettre le reçu de dépôt officiel de la banque (12030 annexe 1 et 2) comme preuve que le dépôt a été effectué. Ils doivent également remettre le bordereau de transfert dûment approuvé (12030 annexe 8) afin d indiquer dans quel compte ils désirent investir. L agent comptable prépare ensuite un bon d entrée de banque prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) qu il signe et fait signer le déposant. Il annexe les originaux des reçus officiels bancaires à l original du bon d entrée de banque, remet une photocopie des reçus officiels au déposant et classe la copie n o 1 du bon, par ordre numérique du bon.

154 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 2 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Une OTIV verse un chèque ou des espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Une OTIV verse un chèque ou des espèces sur le compte bancaire de l unité de promotion : (Suite) L agent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche d épargne correspondante ( annexe 6) puis initiale la fiche et la fait initialer par le déposant. Le numéro du bon d entrée de Banque doit être enregistré en référence sur la fiche d épargne. Une fois l opération complétée, l original du bon d entrée de banque, accompagnée des reçus officiels de Banque, sont transmis au responsable du service finance, qui enregistre la transaction à son tour, dans le système comptable informatisé de l unité de promotion. Le numéro du bon d entrée de banque sera inscrit en références de la transactions. Une fois la transaction comptabilisée, le responsable du service finance signe le bon comme preuve qu il a été contrôlé et saisi, puis classe le bon et les pièces justificatives qui s y rattachent, par ordre numérique du bon.

155 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 3 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Une OTIV transfert des fonds à l unité de promotion par virement à partir de son propre compte bancaire Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Une OTIV transfert des fonds à l unité de promotion par virement à partir de son propre compte bancaire : Le gérant complète d abord un bordereau de transfert interne (12030 annexe 8) en indiquant dans quel compte il désire que le virement soit comptabilisé par l unité d appui (fonds de liquidités ou fonds de placement) Il signe ce formulaire puis le fait signer par le président du conseil d administration de l OTIV. Le gérant se rend ensuite à sa banque puis complète sur place le formulaire d ordre de virement (12030 annexe 4). Une fois le virement effectué par la banque, cette dernière remet un reçu officiel de virement au gérant de l OTIV (12030 annexe 12). Le gérant de l OTIV fait alors parvenir à l unité de promotion l original du reçu officiel de virement ainsi que l original du bordereau de transfert dûment autorisé (12030 annexe 8). Sur réception à l unité de promotion, l agent comptable complète un bon d entrée de banque prénumérotée en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) puis le signe. Il annexe ensuite les pièces justificatives à l original du bon d entrée de banque puis classe la copie n o 1 par ordre numérique. L agent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche d épargne correspondante (12030 annexe 6) puis initiale la fiche. Le numéro du bon d entrée de banque doit être enregistré en référence sur la fiche d épargne. Une fois l opération complétée, l original du bon d entrée de banque, accompagné des pièces justificatives, sont transmis au responsable du service finance, qui enregistre la transaction à son tour, dans le système comptable informatisé de l unité de promotion. Le numéro du bon d entrée de banque sera inscrit en référence de la transaction. Une fois la transaction comptabilisée, le responsable du service finance signe le bon comme preuve qu il a été contrôlé et saisi, puis classe le bon et les pièces justificatives qui s y rattachent, par ordre numérique du bon.

156 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 4 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Une OTIV qui désire virer sur son compte bancaire à partir des liquidités qu elle garde à l unité de promotion Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Une OTIV qui désire virer sur son compte bancaire à partir des liquidités qu elle garde à l unité de promotion : Le gérant de l OTIV concerné doit transmettre à l unité de promotion une demande de réapprovisionnement de fonds de transfert (12030 annexe 9) dûment complété et autorisé par lui ainsi que par le président du conseil d administration de l OTIV.

157 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 5 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Transfert effectué par chèque émis au nom de l OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Transfert effectué par chèque émis au nom de l OTIV : La procédure d émission d un chèque est décrite à la section Le responsable examine la demande de transfert et vérifie les autorisations. Si tout est conforme, il prépare un bon de sortie de caisse / banque prénuméroté (6020 annexe 1) en deux (2) exemplaires, en prenant soin de rayer «Caisse» sur l entête du bon. Il signe ensuite le bon à l endroit prévu à cette fin comme preuve que le contrôle a bien été effectué. Il prépare ensuite un chèque libellé au nom de l OTIV, en prenant soin d indiquer sur la souche du chèque le numéro de série du bon de sortie de banque prénuméroté comme référence. Il inscrit également le numéro du chèque sur le bon de sorite de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin. De cette façon, nous avons un double référencement entre les chèques et les bons. Il annexe la demande transfert au bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au premier signataire, avec le chèque correspondant. Sur réception, le premier signataire examine la demande de transfert et contrôle la signature du responsable du service finance sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à s assurer que le dernier a bien exercé son contrôle, après quoi il signe le chèque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque et transmet le tout au deuxième signataire. Le deuxième signataire refait les mêmes contrôles que le premier signataire puis signe le chèque à son tour le chèque ainsi que le bon de sortie de caisse / banque. Il doit ensuite lui-même estampiller «Payé» sur toutes les pièces justificatives ainsi que sur le bon de sortie de caisse / banque de façon à empêcher que le transfert ne soit effectué plus d une fois. Une fois terminé, il achemine le tout à la secrétaire.

158 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 6 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Transfert effectué par chèque émis au nom de l OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Transfert effectué par chèque émis au nom de l OTIV (Suite) : Cette dernière transmet alors le chèque à l OTIV en échange d une signature sur le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin. Si le bénéficiaire n est pas présent, elle devra lui faire parvenir le chèque. Dans ce cas, le signataire du bénéficiaire sur le bon de sortie de caisse / banque n est pas requise, étant donné que l encaissement du chèque sert de preuve. Une fois le chèque transmis au bénéficiaire, la secrétaire signe le bon de sortie de caisse / banque à l endroit prévu à cette fin et transmet le tout au responsable du service finance. Le responsable du service finance annexe le bon de transfert à l original du bon de sortie de caisse / banque et classe le tout en fonction de l ordre numérique des bons. Pour sa part, la copie n o 1 du bon est classé par ordre numérique pour référence ultérieure. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche d épargne de l OTIV en inscrivant comme référence le numéro du bon de sortie de banque correspondant. Le responsable du service finance enregistre également la transaction dans le système comptable informatisé de l unité de promotion en inscrivant en référence le numéro du bon de sortie de banque correspondant.

159 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 7 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Transfert effectué par virement bancaire directement dans le compte de Banque de l OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Transfert effectué par virement bancaire directement dans le compte de banque de l OTIV : La procédure est exactement la même que celle décrite précédemment pour le transfert effectué par chèque, à la différence que le formulaire de virement bancaire (12030 annexe 4) remplace le chèque. Le bon de sortie de banque doit être signé par le responsable du service finance ainsi que par les deux signataires autorisés. Par la suite, le reçu officiel de transfert bancaire est annexé à l original du bon de sortie de banque puis classé par ordre numérique du bon. La copie n o 1 du bon (copie souche) est classée par ordre numérique.

160 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 8 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Calcul et versement des intérêts sur les fonds de placement des OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Calcul et versement des intérêts sur les fonds de placement des OTIV : Sur une base régulière, le responsable du service finance de l unité de promotion calcul les intérêts à être versés sur les fonds de placement des OTIV. Pour ce faire, il complète un formulaire standard (12030 annexe 11) qu il signe puis le fait autoriser par le directeur des opérations. Une fois le formulaire revu et autorisé, le responsable du service finance de l unité de promotion complète un avis de crédit prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 7) pour chaque OTIV. Les originaux des avis de dédit sont transmis aux OTIV alors que les copies no 1 des avis de crédit sont classés par ordre numérique à l unité de promotion. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche d épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme référence le numéro de l avis de crédit. Pour sa part, le responsable du service finance enregistre la transaction dans son système comptable informatisé en indiquant également le numéro de l avis de crédit en référence. En fin d exercice, le responsable du service finance doit calculer les intérêts courus à payer sur les fonds de placement des OTIV et les comptabiliser aux états financiers de l unité de promotion.

161 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 1 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Les transactions affectant les épargnes des OTIV sont comptabilisées au jour le jour. En date de fin d exercice, les intérêts courus à payer sur les épargnes des OTIV doivent être calculés et comptabilisés le cas échéant.

162 Section : ÉPARGNE DES OTIV DÉPOSÉ À Code de manuel : Page 1 L UNITÉ D APPUI Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Relevé mensuel de épargnes : À la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les comptes épargne des OTIV à partir de son grand-livre informatisé (12030 annexe 5). Ceci peut se faire par extraction de compte. Ces relevés sont ensuite transmis aux différents OTIV pour information et contrôle. Système de fiches d épargne en parallèle : Les fiches d épargne sont tenues manuellement par l agent comptable (12030 annexe 6). Elles sont également comptabilisées individuellement dans le grandlivre informatisé de l unité de promotion (12030 annexe 5). À la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2) systèmes.

163 CRÉDIT SECTION 13000

164 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE La politique de crédit ci-annexée n a pas encore été approuvée. Elle le sera sous peu et si des modifications sont apportées, le texte sera modifié en conséquence.

165 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Comptabilisation d un prêt accordé Approuvé par : FONCTIONNEMENT Comptabilisation d un prêt accordé : Lorsque toutes les procédures décrites dans la politique de crédit ont été appliquées et que le prêt a été approuvé, voici la procédure à appliquer : - Le responsable du service finance complète un avis de crédit prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 7) du montant du prêt original accordé. Il transmet l original de l avis de crédit à l OTIV concerné puis classe la copie n o 1 par ordre numérique. - L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche de prêt de l OTIV (13020 annexe 1) ainsi que sur la fiche d épargne en y inscrivant comme référence le numéro de l avis de crédit correspondant. - Le responsable du service finance comptabilise également la transaction dans son système comptable informatisé en inscrivant comme référence le numéro de l avis de crédit correspondant.

166 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Décaissement d un prêt Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Décaissement d un prêt : Les prêts doivent être déboursés par chèque. Nous vous référons à la section 7030 pour ce qui est de la procédure à suivre pour l émission d un chèque. - L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en y inscrivant comme référence le numéro du bon de sortie de banque correspondant. - Le responsable du service finance comptabilise également la transaction dans son système comptable informatisé en inscrivant comme référence le numéro du bon de sortie de banque correspondant.

167 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Comptabilisation des intérêts sur prêt Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Comptabilisation des intérêts sur prêt : Le calcul et la comptabilisation des intérêts sur prêt se fait sur une base mensuelle. Pour ce faire, le responsable du service finance prépare un tableau mensuel de calcul des intérêts sur les prêts (13020 annexe 2). Puis, il complète pour chaque prêt un avis de débit prénuméroté en deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) pour comptabiliser les frais d intérêt et les prélever directement sur l épargne. L original de l avis est transmis à l OTIV alors que la copie no 1 est classée par ordre numérique. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche d épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en y inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit correspondant. Le responsable du service finance comptabilise également la transaction dans son système comptable informatisé en inscrivant en référence le numéro de l avis de débit correspondant.

168 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Remboursement d un prêt Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Remboursement d un prêt : La cédule de remboursement des prêts aux OTIV est gardé au niveau du responsable du service finance. Lorsqu une échéance de prêt doit être remboursée, le responsable du service finance prépare un avis de débit prénuméroté en deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) du montant du remboursement. Il transmet l original de l avis de débit à l OTIV concerné puis classe la copie n o 1 par ordre numérique. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche de prêt de l OTIV (13020 annexe 1) ainsi que sur la fiche d épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en y inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit correspondant. Le responsable du service finance comptabilise également la transaction dans son système comptable informatisé en inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit correspondant.

169 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Comptabilisation d un prêt accordé : Voici l écriture comptable à faire Crédit sur refinancement OTIV Fonds de liquidité OTIV Pour comptabiliser le prêt accordé Décaissement d un prêt : Voici l écriture comptable à faire Fonds de liquidité OTIV Banque Pour comptabiliser le décaissement du prêt. Comptabilisation des intérêts mensuels sur le prêt : Voici l écriture comptable à faire Fonds de liquidité OTIV Intérêts sur refinancement de crédit xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Pour comptabiliser les intérêts mensuels et leurs retraits sur le fonds de liquidité. Remboursement d un prêt : Voici l écriture comptable à faire Fonds de liquidité OTIV Crédit sur refinancement OTIV Pour comptabiliser le remboursement d un prêt. xxxx xxxx

170 Section : CRÉDIT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Relevé mensuel des épargnes et des prêts : À la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les comptes épargne et de prêt des OTIV à partir de son grand-livre informatisé (12030 annexe 5). Ceci peut se faire par extraction de compte. Ces relevés sont ensuite transmis aux différentes OTIV pour information et contrôle. Système de fiches d épargne et de crédit en parallèle : Les fiches d épargne et de crédit sont tenues manuellement par l agent comptable. Elles sont également comptabilisées individuellement dans le grand-livre informatisé de l unité de promotion. À la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2) systèmes entre eux.

171 BONS DU TRÉSOR SECTION 14000

172 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Le trésor public par l entremise de la banque centrale de Madagascar offre sur le marché des bons du trésor par adjudication. Pour chaque émission, la banque centrale publie l offre dans le journal (14030 annexe 1). Le montant minimal de souscription est de 500 millions FMG. Pour ce qui est des taux d intérêts et des échéances, cela varie à chaque émission.

173 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Autorisation : Les placements en bon du trésor sont approuvés par le directeur des opérations. Rapprochement : Les placements en bon du trésor ainsi que le compte bancaire auprès de la banque centrale sont conciliés sur une base mensuelle en utilisant le formulaire standard (14030 annexe 5). Revenus d intérêts : Le responsable du service administratif fait un suivi régulier sur les bons du trésor et s assure que les bons venus à échéance ont été versés au compte courant par la banque centrale et les intérêts versés ont été bien calculés. Intérêts courus à recevoir : La comptabilité de l unité de promotion étant tenue sur une base d exercice, le responsable du service administratif doit calculer et comptabiliser les intérêts courus à recevoir sur placement en date de fin d exercice.

174 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Investissement dans des bons du trésor Approuvé par : FONCTIONNEMENT Investissement dans des bons du trésor : Le responsable du service finance fait le suivi sur les liquidités disponibles et détermine combien pourrait être investi en bon du trésor. Il surveille alors dans le journal, la publication d émission prochaine de bons du trésor par adjudication (14030 annexe 1) Il détermine le montant qui pourrait être investi puis complète un formulaire de soumission (14030 annexe 2). Ce formulaire est revu et autorisé par le directeur des opérations puis transmis à la banque centrale. Un fois l exercice complété, la banque centrale de Madagascar adjuge les bons du trésor aux soumissionnaires puis avise l unité de promotion par fax (14030 annexe 3) des bons du trésor qui lui ont été adjugés. Le responsable du service finance complète un bon de sortie de caisse / banque prénuméroté (6020 annexe 1) ainsi qu un ordre de virement de banque (12030 annexe 4) du compte courant au compte à la banque centrale. Il signe le bon de sortie de caisse / banque et le fait signer par le directeur des opérations puis se rend à la banque de l unité de promotion pour leur donner instruction de faire le virement. Le reçu officiel du transfert sera annexé à l original du bon de sortie de caisse / banque puis classé par ordre numérique du bon. Le numéro du bon de sortie de banque servira de référence comptable pour la transaction. La banque centrale de Madagascar va alors transmettre un avis indiquant à l unité de promotion que les bons ont été achetés. Le responsable enregistre alors l achat du bon du trésor sur un formulaire de rapprochement des bons du trésor (14030 annexe 5) qui est en quelque sorte un auxiliaire extra comptable des placements. Nous désirons préciser que les bons du trésor sont toujours émis à escompte. Le responsable du service finance doit revoir les calculs de la banque centrale, afin de valider le taux effectif d intérêt.

175 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Échéance d un bon du trésor Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Échéance d un bon du trésor : Lorsque le bon du trésor arrive à échéance, la banque centrale de Madagascar verse la valeur à l échéance du bon du trésor dans le compte courant de l unité de promotion auprès de la banque centrale. La banque centrale avise l unité de promotion par avis (14030 annexe 4). Le responsable du service finance doit assurer un suivi régulier sur les bons du trésor et veiller à ce qu ils soient remboursé à temps par la banque centrale. Le responsable du service finance prépare un bon d entrée de banque prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10) puis annexe l avis à l original du bon d entrée de banque. Le numéro du bon d entrée de banque servira de référence pour cette transaction.

176 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Suivi mensuel Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Suivi mensuel : À chaque fin de mois, le responsable du service finance fait un rapprochement des bons du trésor et du compte bancaire détenu auprès de la banque centrale. Pour ce faire, il utilise un formulaire standard (14030 annexe 5). Ce formulaire est signé par le responsable finance, puis revu et approuvé par le directeur des opérations et classé avec le relevé bancaire de la banque centrale. Comme l unité de promotion gère les bons du trésor pour les autres antennes, un extrait de ce formulaire de rapprochement est transmis aux antennes concernées.

177 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Fin d exercice Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Fin d exercice : En plus du formulaire de rapprochement à compléter (14030 annexe 5), le responsable du service finance doit également calculer et comptabiliser les intérêts courus à recevoir en date de fin d exercice. De plus, il doit faire un rapprochement global des intérêts gagnés durant l exercice, sur les bons du trésor.

178 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Comptabilisation d un placement en bons du trésor par voie d adjudication : Voici l écriture comptable à faire Placement à terme Banque xxxx xxxx Pour comptabiliser le placement en bons du trésor inscrit à la valeur escomptée. Comptabilisation d un placement échu : Voici l écriture comptable à faire Banque Placement à terme Intérêts sur placement xxxx xxxx xxxx Pour comptabiliser l échéance d un placement sous fourme de bon du trésor et inscrire les revenus d intérêts.

179 Section : BONS DU TRÉSOR Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points du contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POIINTS DU CONTRÔLE - Rapprochement mensuel des bons du trésor et du compte de banque courant auprès de la banque centrale, à l aide d un formulaire standard (14030 annexe 5). - Rapprochement annuel des intérêts gagnés sur les bons du trésor. - Approbation des placements par le directeur des opérations.

180 MATERIEL ROULANT SECTION 15000

181 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION L unité de promotion possède deux (2) types de véhicules : - Les motos - Les véhicules moteur Ces véhicules ne sont disponibles que pour les activités de l unité de promotion.

182 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Utilisation : À moins d autorisation explicite du directeur des opérations, l utilisation des véhicules est réservée exclusivement pour les activités du projet. Entretien : Le chauffeur est responsable du bon ordre et de l entretien de véhicules. Il doit avertir immédiatement le responsable administratif et financier de tout problème détecté. Celui-ci en informera le directeur des suites à donner. Sécurité : Le chauffeur est responsable de la sécurité du véhicule en tout temps. Le chauffeur doit adopter une conduite préventive dans ses déplacements. Gestion : Le responsable du service finance est responsable de la gestion journalière des véhicules et des chauffeurs et des rapports de suivi (fiche de suivi) (15030 annexe 2).

183 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Consommation d essence Approuvé par : FONCTIONNEMENT Consommation d essence : L agent comptable assure le suivi de tous les véhicules, motos ou véhicules moteur. Pour ce faire, il tien une fiche pour chaque véhicule. Au début de chaque mois, il enregistre le kilométrage de chaque véhicule sur leur fiche de suivi respective (15030 annexe 2). Durant le mois, à partir des bons de sortie de caisse ou banque, il note la consommation de carburant de chaque véhicule (en litres). À la fin de chaque mois, il enregistre le kilométrage de chaque véhicule sur leur fiche de suivi respective (14030 annexe 2). Il reporte également sur le même formulaire la consommation du mois en litres. De façon à s assurer que la consommation de carburant acheté durant le mois représente la consommation du mois, on demande à chaque chauffeur de faire le plein la dernière journée du mois. Ainsi, l agent comptable détermine pour chaque véhicule la consommation moyenne du mois exprimée en nombre de kilomètres parcourus par litre d essence consommé. Cette statistique devra être constante pour un même véhicule. Tout écart significatif de consommation sera investigué. Le responsable du service finance revoit les fiches de tous les véhicules sur une base mensuelle et s assure que le contrôle fonctionne bien.

184 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Entretien et réparation Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Entretien et réparation : Pour toute dépense d entretien et réparation survenue durant le mois pour un véhicule donné, l agent comptable reporte la réparation sur la fiche de suivie du véhicule concerné. (15030 annexe 2). Ainsi, il est à même de vérifier la raisonnabilité du déboursé. D ailleurs, tel que décrit à la section 8030, toute réparation doit être autorisée préalablement par un bon de commande (8020 annexe 2). Ainsi, avant d autoriser le bon de commande pour effectuer la réparation, le responsable du service finance vérifie la raisonnabilité de la réparation à partir de la fiche de suivi du véhicule concerné (15030 annexe 2).

185 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Contrôle du kilométrage : (Pour les véhicules à moteur seulement Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Contrôle du kilométrage : (Pour les véhicules à moteur seulement) Chaque véhicule est muni d un cahier de bord (15030 annexe 1). Pour chaque course, le chauffeur doit indiquer le kilométrage du départ et de l arrivée du véhicule et inscrire le but de la course, puis doit apposer ses initiales. Lorsqu il transporte un passager utilisateur, c est ce dernier qui doit apposer ses initiales au bout de la course. L agent comptable s assure, sur une base régulière, que les cahiers de bord sont bien tenus.

186 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Facturation Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Facturation : À la fin de chaque mois, pour chaque véhicule moteur, l agent comptable récupère les cahiers de bord et photocopie les pages concernant le mois. Il vérifie ensuite les déplacements effectués durant le mois et prépare, s il y a lieu, les factures d utilisation de véhicules. Il s assure de refacturer toutes les courses qui doivent l être. Se référer à la section pour ce qui est à la procédure de facturation. Le responsable du service finance revoit ensuite le tout et s assure que le contrôle est bien en place.

187 Section : MATÉRIEL ROULANT Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Cahier de bord (15030 annexe 1) tenu à jour pour chaque véhicule. - Fiches de suivi (15030 annexe 2) pour chaque véhicule.

188 DÉPLACEMENTS ET MISSIONS CHAPITRE 16000

189 Section : DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Ordre de mission : Toute mission doit avoir été au préalable approuvée par un ordre de mission (16020 annexe 1). Allocation de séjour : Les perdiem suivants ont été fixés pour les missions effectuées à Madagascar. Il n est pas nécessaire de conserver les factures de repas. Employés de l unité de Dirigeants promotion Petit déjeuner 5668 FMG 3000 FMG Déjeuner FMG 7000 FMG Dîner FMG FMG Forfait fin de semaine : Les employés qui doivent travailler les samedi et dimanche ont droit à un forfait de 5,000 FMG par jour. Ce forfait compense le temps supplémentaire. Frais de déplacement : (aérien ou terrestre) Ces frais doivent être supportés par des pièces justificatives à l unité de promotion. Frais de logement : Ces frais doivent être supportés par des pièces justificatives.

190 Section : DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Avant la mission Approuvé par : FONCTIONNEMENT Avant la mission : Toute mission doit être préalablement autorisée. Pour ce faire un ordre de mission doit être préparé en deux copies puis autorisé par le superviseur de l employé et par le directeur des opérations. Chaque membre qui participe à une mission doit avoir son propre ordre de mission. Lorsque l ordre de mission a été approuvé, l original est remis à celui qui doit faire une mission et la copie no 1 est gardée par le responsable du service finance et est classée selon l ordre numérique. L ordre de mission est ensuite enregistrée dans le registre des ordres de mission (16030 annexe 3). Une avance peut être demandée par écrit. Se référer à la section 6000 pour ce qui de la procédure de sortie de caisse.

191 Section : DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Après la mission Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Après la mission : Au retour de mission, l employé doit faire un rapport de dépense en utilisant le formulaire standard prévu à cet effet (16020 annexe 2). Il y annexe ensuite les pièces justificatives requises et l ordre de la mission puis transmet le tout au responsable du service finance, pour vérification. Le responsable du service finance revoit et approuve le rapport de dépense puis vérifie l avance que l employé a reçu pour cette mission. Dépendamment du solde à rembourser ou à recevoir, le responsable prépare un bon d entrée ou de sortie de caisse / banque. Se référer à la section 6030 ou Si le montant du rapport de dépense est supérieur à 250,000 FMG, le rapport de dépense doit également être revu et autorisé par le directeur des opérations.

192 Section : DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Avance de mission : Les avances de mission doivent être comptabilisées comme un poste d actif à court terme dans les débiteurs divers. Débiteur divers Encaisse xxxx xxxx Justification de l avance reçue : Lorsque l employé présente son compte de dépense, l avance qu il a reçue est passée à la dépense, comme suit : Frais de mission Débiteur divers xxxx xxxx

193 Section : DÉPLACEMENTS ET MISSIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Toute mission est autorisée par un ordre de mission (16020 annexe 1) dûment autorisé. - Les avances de mission sont comptabilisées dans un compte d actif, de façon à assurer un suivi sur ces avances. - Le registre des ordres de mission liste tous les ordres de mission, par suite numérique des ordres de mission. - Les rapports de dépense sont faits à l aide d un document standard revu et approuvé.

194 GESTION DU PERSONNEL SECTION 17000

195 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION La gestion du personnel est soumise au code du travail malgache. Dans l organigramme (section 5020) de l unité de promotion, il n y a pas de responsable du personnel comme tel. Cette fonction a été confiée au directeur de opérations.

196 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Contrat de travail : Chaque employé signe un contrat de travail (17030 annexe 1). Ce contrat de travail est pour une durée de 1 an et est signé par les deux parties. Description de tâches : Une description de tâches est annexée à chaque contrat de travail. Feuille de temps : Chaque employé doit compléter une feuille de temps (17030 annexe 2). Ces feuilles de temps sont signées par l employé concerné puis revues et autorisées par le directeur des opérations puis transmis au responsable du service finance pour calculer la paye. Fiche de suivi hebdomadaire : Les employés qui se rendent dans les OTIV, doivent compléter cette fiche de suivi (17030 annexe 3) puis la faire signer par un des dirigeants de l OTIV visitée ainsi que par le caissier gérant, comme preuve qu ils se sont bien rendus dans cette OTIV. La fiche est ensuite remise au directeur des opérations. Rapport d activité hebdomadaire : Chaque employé doit compléter un rapport d activité hebdomadaire (17030 annexe 4) puis le faire approuver par son supérieur et le remettre au directeur des opérations pour approbation et contrôle. Demande de congé : Lorsqu un employé doit s absenter (congé, absence, etc.) il doit demander la permission au directeur des opérations qui agit comme chef du personnel. Pour ce faire, il complète une fiche de demande (17030 annexe 5) puis la fait autoriser par le chef des opération et fiche de suivi de congé de personnel. Le responsable du service finance garde à son niveau des fiches de suivi du personnel (17030 annexe 6) et s assure que le nombre de jours permis n est pas dépassé.

197 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 2 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE (Suite) Évaluation du personnel : Le personnel est évalué sur une base annuelle à l aide d un formulaire standard (17030 annexe 7). Cette évaluation doit être faite avant la signature d un nouveau contrat. Plan de développement individuel : Formulaire (17030 annexe 8) complété sur une base annuelle en même temps que le formulaire d évaluation.

198 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Embauche, suivi et évaluation Approuvé par : FONCTIONNEMENT Embauche, suivi et évaluation : Lors de l embauche d un employé, un contrat de travail (17030 annexe 1) est établi entre l unité de promotion et cet employé. Il est prévu pour une durée d un (1) an et est signé par les deux (2) parties. À ce contrat est annexé la description de tâche de l employé. À la mi parcours de l année, l employé est rencontré et évalué par son supérieur à l aide du formulaire standard d évaluation (17030 annexe 7). À la même occasion, le plan de développement individuel est également évalué (17030 annexe 8). Ces deux formulaires sont signés par l employé, son supérieur ainsi que par le directeur des opérations qui les classe à son niveau. À la fin de son contrat de travail, l employé est à nouveau évalué avec les mêmes formulaires après quoi, dépendamment des résultats atteints, son contrat de travail sera renouvelé.

199 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Gestion quotidienne Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Gestion quotidienne : Chaque employé doit compléter une feuille de temps hebdomadaire (17030 annexe 2). Ces feuilles doivent être signées par l employé, puis revues et autorisées par le responsable immédiat puis transmises au directeur des opérations pour Visa. Une fois visées par le directeur des opérations, elles sont transmises au responsable du service finance pour la préparation de la paye (voir la section 18030). De plus, tous les employés doivent compléter le rapport d activité hebdomadaire (17030 annexe 4). Ce rapport permet de faire le suivi sur le travail des employés et est très utile pour la gestion des ressources humaines de l unité de promotion. De plus, lorsque les employés doivent se rendre dans les caisses de base, ils doivent compléter également une fiche de suivi hebdomadaire (17030 annexe 3 A et B) et la faire signer par un dirigeant de la caisse et par le caissier gérant, comme preuve qu ils se sont bien rendus dans cette caisse. Ces deux documents (17030 annexe 3 et 4) sont complétés sur une base hebdomadaire, puis sont signés par l employé concerné, puis revu et approuvé par leur responsable immédiat puis autorisé par le directeur des opérations.

200 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Gestion des absences Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Gestion des absences : Comme règle générale, en accord avec le code du travail malgache, les employés ont droit annuellement à : - Vingt-deux (22) jours ouvrables de congés en plus des congés fériés. - Dix (10) jours supplémentaires d absence motivé. Cependant, pour être rémunérées, ces journées d absences doivent avoir été préalablement autorisées. Pour ce faire, tout employé qui prévoit s absenter doit en faire la demande par écrit en complétant et signant la fiche la fiche de demande prévue à cet effet (17030 annexe 5) puis en la remettant au directeur des opérations qui agit comme directeur du personnel. Ce dernier, avant d autoriser une absence, vérifiera avant avec le département concerné. Une fois la fiche revue et approuvée par le directeur des opérations, elle est remise au responsable du service finance. Ce dernier enregistre alors l absence sur la fiche de suivi de congé du personnel (17030 annexe 6) de l employé concerné. Cette fiche servira lors du calcul de la paye (voir la section 18030).

201 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Se référer à la section 18040

202 Section : GESTION DU PERSONNEL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Fiche de suivi hebdomadaire signée par le caissier gérant comme preuve que la caisse de base a été visitée. - Suivi des congés et des absences au moyen d une fiche de suivi. - Feuilles de temps.

203 SALAIRES SECTION 18000

204 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Les payes sont préparées sur une base mensuelle à partir du journal des salaires qui est un module du logiciel comptable «Ciel».

205 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Fréquence : Les payes sont préparées sur une base mensuelle à partir des feuilles de temps (17030 annexe 2). Avances sur salaire : La politique générale est qu aucune avance sur salaire n est accordée durant le mois. Feuilles de temps : Les feuilles de temps sont nécessaires pour la préparation des payes des employés, ce qui signifie que tous les employés doivent remettre leurs feuilles de temps à la date prévue. Paiement des salaires : Les salaires sont toujours payés à l aide d un chèque ou d un virement. Pour des raisons de sécurité, aucun salaire n est versé en espèces.

206 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Préparation de la paye mensuelle Approuvé par : FONCTIONNEMENT Préparation de la paye mensuelle : À la fin de chaque mois, le responsable du service finance prépare la paye. Pour ce faire, il reprend à son niveau : - Les feuilles de temps dûment signées et approuvées (17030 annexe 2) pour le mois. - Les fiches de suivi de congé du personnel. - Les fiches de demande d absence du mois (17030 annexe 5). - À partir de ces documents, il prépare les payes. La façon de procéder est la suivante : - Pour chaque employé, il compare les feuilles de temps avec sa fiche de suivi de congé de personnel et s assure que tout absence a été autorisé et reporté sur la fiche de suivi de congé. - Pour toute absence non autorisée ou encore pour toute absence qui excède le nombre de jours prévu sur sa fiche de suivi de congé, le responsable du service administration amputera alors la paye mensuelle de l employé concerné du montant correspondant. Une fois ce travail complété, le responsable du service administration prépare alors les payes à partir du journal des salaires du logiciel comptable de l unité de promotion. Le journal de paye est ensuite imprimé puis transmis au directeur des opérations avec les feuilles de temps et les fiches de suivi de congé. Ce dernier revoit le tout puis signe le journal de paye pour approbation. Il retourne ensuite le tout au responsable du service finance.

207 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Paiement de la paye Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Paiement de la paye : Sur réception du journal des salaires revu et approuvé, le responsable du service administration prépare alors les chèques de paye et les bons de sortie de banque selon la procédure habituelle de déboursé par chèque décrite à la section Une fois signés par les deux (2) signataires autorisés, les chèques sont ensuite remis aux employés concernés, en échange de leur signature sur le bon de sortie de caisse / banque comme preuve qu ils ont reçu le chèque. Les originaux des bons de sortie de caisse / banque sont attachés au journal des salaires autorisé et le tout est classé selon l ordre numérique des bons de sortie caisse / banque.

208 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Le journal des salaires se reporte automatiquement au grand-livre de l unité de promotion. Il n y a aucune écriture à reporter au grand-livre.

209 Section : SALAIRES Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE - Payes préparées à partir des feuilles de temps (17030 annexe 2) et des fiches de suivi de congé. - Paye faite à partir du journal des salaires du logiciel comptable de l unité de promotion, évitant le risque d erreur lors des reports. - Journal des salaires revu et approuvé par le directeur des opérations.

210 REMISE DES DÉDUCTIONS À LA SOURCE SECTION 19000

211 Section : REMISE DES DÉDUCTIONS À LA Code de manuel : Page 1 SOURCE Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Il y a deux types de déductions à la source sur les payes des employés : - L impôt général sur les revenus salariaux (IGB). - La contribution à la caisse nationale de prévoyance sociale (CNAPS). - La cotisation à l organisme sanitaire inter entreprise.

212 Section : REMISE DES DÉDUCTIONS À LA Code de manuel : Page 1 SOURCE Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Remises : Les remises doivent être faites à temps pour éviter des amendes ou pénalités. L impôt sur les revenus salariaux est versé sur une base mensuelle. La date limite du versement est le 10 du mois suivant. Les contributions à la caisse nationale de prévoyance sociale sont versées sur une base trimestrielle. La date limite du versement est le 30 du mois suivant. La cotisation à l organisme sanitaire inter-entreprise doit être versée sur une base trimestrielle. Les déclarations sont faites en utilisant les formulaires prescrits à cet effet.

213 Section : REMISE DES DÉDUCTIONS À LA Code de manuel : Page 1 SOURCE Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Production de déclaration mensuelle d impôt sur les revenus salariaux (IGR) Approuvé par : FONCTIONNEMENT Production de déclaration mensuelle d impôt sur les revenus salariaux (IGR) : À partir du journal mensuel des salaires (voir section 18030), le responsable du service finance complète le bordereau mensuel de versement de l IGR (19030 annexe 1) ainsi que l état nominatif mensuel des traitements salaires et assimilé payés. Il transmet ensuite ces deux (2) documents accompagnés du journal des salaires, au directeur des opérations pour contrôle et approbation. Une fois approuvés, les documents sont retournés au directeur du service finance qui complète alors un bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) et un chèque, selon la méthode décrite à la section Une fois le paiement effectué, une copie du bordereau de versement (19030 annexe 1) et de l état nominatif des traitements, salaires et assimilés payés (19030 annexe 2) sont annexés à l original de bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) puis classés par ordre numérique du bon. Présentement, l unité de promotion agit temporairement comme agent payeur pour les OTIV qui ne possèdent pas de compte bancaire. La procédure à suivre est la suivante : - - Les OTIV complètent et signent les formulaires prescrits (19030 annexe 1 et 2) puis les transmettent à l unité de promotion pour paiement. - Le responsable du service finance de l unité de promotion complète un bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) ainsi qu un chèque de la façon décrite à la section Ensuite, il refacture le service rendu à l OTIV et se rembourse à même le compte de liquidité de l OTIV, tel que décrit à la section

214 Section : REMISE DES DÉDUCTIONS À LA Code de manuel : Page 2 SOURCE Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Production de la déclaration trimestrielle des cotisation de la caisse nationale de prévoyance sociale (CNAPS) Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Production de la déclaration trimestrielle des cotisation de la caisse nationale de prévoyance sociale (CNAPS) : À partir du journal des salaires (voir section 18030), le responsable du service finance complète le bordereau de versement (19030 annexe 3) ainsi que la déclaration nominative des salaires versés au titre du trimestre (19030 annexe 4). Il transmet ensuite ces deux (2) documents accompagnés du journal des salaires, au directeur des opérations pour contrôle et approbation. Une fois le paiement effectué, une copie du bordereau de versement ( annexe 3) et de la déclaration nominative des salaires versés au titre du trimestre (19030 annexe 4) sont annexés à l original de bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) puis classés par ordre numérique du bon. Présentement, l unité de promotion agit temporairement comme agent payer pour les OTIV qui ne possèdent pas de compte bancaire. La procédure à suivre est la suivante : - Les OTIV complètent et signent les formulaires prescrits (19030 annexes 3 et 4) puis les transmettent à l unité de promotion pour paiement. - Le responsable du service finance de l unité de promotion complète un bon de sortie de caisse / banque (6020 annexe 1) ainsi qu un chèque de la façon décrite à la section Ensuite, il refacture le service rendu à l OTIV et se rembourse à même le compte de liquidité de l OTIV, tel que décrit à la section

215 Section : REMISE DES DÉDUCTIONS À LA Code de manuel : Page 1 SOURCE Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Les déclarations statutaires sont faites à partir du journal des salaires du logiciel comptable de l unité de promotion, évitant ainsi le risque d erreur lors des reports. Le journal des salaires est revu et autorisé par le directeur des opérations. Les déclarations statutaires sont également revues et autorisés par le directeur des opérations.

216 SERVICES ADMINISTRATIFS SECTION 20000

217

218 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Nous avons regroupé dans cette section les opérations suivantes qui n ont pas été couvertes dans les autres sections : - Photocopie - Téléphone - Télécopies Ces opérations peuvent engendrer des dépenses importantes et c est la raison pour laquelle on a prévu certains contrôles.

219 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Les photocopies sont sous le contrôle exclusif de la secrétaire. Les photocopies sont refacturées aux utilisateurs externes au tarif de 150 FM par copie. Le téléphone est sous le contrôle exclusif de la secrétaire. Elle est la seule à placer les appels. Toutes les appels sont enregistrés dans le registre téléphoniques. Les appels sont refacturés aux utilisateurs externes au prix coûtant plus une majoration de 20% de frais d administration. L appareil de télécopie est sous le contrôle exclusif de la secrétaire. Elle est la seule à pouvoir envoyer une télécopie. Toutes les télécopies transmises sont enregistrées dans le registre des télécopies (20030 annexe 4). Les télécopies sont refacturées aux utilisateurs externes, au prix coûtant plus une majoration de 20% de frais d administration. Pour ce qui est des téléphones cellulaires de service aux mains des employés, ces téléphones sont limités à un montant fixe par mois. Une fois la limite atteinte, aucun appel ne peut être effectué à partir de ce téléphone.

220 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Photocopies Approuvé par : FONCTIONNEMENT Photocopies : Le photocopieur est sous le contrôle exclusif de la secrétaire. C est la seule personne qui est autorisée à faire des photocopies. Pour chaque photocopie, la secrétaire doit l inscrire dans le registre des photocopies (20030 annexe 1). Lorsque c est pour un utilisateur extérieur (OTIV ou autre), la secrétaire demande à l utilisateur d inscrire ses initiales dans la dernière colonne. Ces initiales indiquent que l utilisateur reconnaît avoir reçu le service et est d accord pour être facturé pour ce service. À la fin du mois, l agent comptable, sous la supervision du responsable du service finance, récupère le registre des photocopies et facture tous les utilisateurs qui doivent être facturés selon la procédure décrite à la section

221 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Téléphone Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Téléphone : La centrale téléphonique est sous le contrôle de la secrétaire. Elle seule peut placer un appel. Elle doit enregistrer tous les appels dans le registre téléphonique (20030 annexe 2). Lorsque l appel a été fait par un utilisateur extérieur qui doit être facturé, la secrétaire lui demande d apposer ses initiales dans la dernière colonne. Ces initiales indiquent que l utilisateur reconnaît avoir reçu le service et est d accort pour être facturé pour ce service. À la fin du mois, l agent comptable, sous la supervision du responsable du service finance, pointe le registre téléphonique avec la facture détaillée du téléphone et s assure que tous les appels apparaissant sur la facture de téléphone, ont été listés dans le registre téléphonique. Par la suite, il facture tous les utilisateurs qui doivent être facturés, selon la procédure décrite à la section

222 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Télécopie Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Télécopie : L appareil de télécopie est sous le contrôle exclusif de la secrétaire. Elle seule peut transmettre une télécopie. Pour chaque télécopie a être envoyé, la secrétaire complète le formulaire prévu à cet effet (20030 annexe 3). Elle doit enregistrer toutes les télécopies transmises dans le registre des télécopies (20030 annexe 3). Lorsque la télécopie a été faite par un utilisateur extérieur qui doit être facturé, la secrétaire lui demande d apposer ses initiales dans la dernière colonne. Ces initiales indiquent que l utilisateur reconnaît avoir reçu le service et est d accort pour être facturé pour ce service. À la fin du mois, l agent comptable, sous la supervision du responsable du service finance, pointe le registre des télécopies avec la facture détaillée du téléphone et s assure que tous les appels apparaissent sur la facture de téléphone, ont été listés dans le registre des télécopies. Par la suit, il facture tous les utilisateurs qui doivent être facturés, selon la procédure décrite à la section La secrétaire classe ensuite toutes les télécopies transmises dans le classeur «Télécopie sortie» et toutes les télécopies entrées dans le classeur «Télécopies entrées».

223 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Se référer à la section pour ce qui est de la comptabilisation de la facturation.

224 Section : SERVICES ADMINISTRATIFS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Accès au téléphone, à l appareil de télécopie ainsi qu au photocopieur restreinte à la seule secrétaire. Rapprochement mensuel des factures de téléphone avec le registre téléphonique et le registre des télécopies. Facturation mensuelle préparée par une autre personne que la secrétaire (séparation des tâches)

225 SUBVENTIONS SECTION 21000

226 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Ce chapitre a été développé afin de prévoir des contrôles sur des subventions éventuelles qui seraient offertes par le projet aux OTIV. L argent serait alors versé initialement par le projet sur le compte bancaire de l unité de promotion. Par la suite, ces subventions seraient réparties entre ces OTIV suivant les décisions qui auront été prises.

227 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE La politique, en ce qui concerne les subventions qui seront offertes par le projet, reste à déterminer. Cette section sera mise à jour subséquemment.

228 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Le projet verse la subvention à l unité de promotion Approuvé par : FONCTIONNEMENT Le projet verse la subvention à l unité de promotion : Lorsque le projet décide de verser une subvention, il émet un chèque en faveur de l unité de promotion. Sur réception, l agent comptable complète un bordereau de versement de chèque (12030 annexe 1) puis se rend à la banque pour déposer le chèque sur le compte bancaire de l unité de promotion. La banque effectue alors le dépôt puis lui remet la copie blanche estampillée, comme preuve que le dépôt a été effectué. Au retour à l unité de promotion, l agent complète alors un bon d entrée banque prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10), de la façon décrite à la section Il annexe ensuite le bordereau de versement de chèque estampillé par la banque (12030 annexe 1) à l original du bon d entrée de banque (12030 annexe 10), qu il transmet au responsable du service finance puis classe la copie n o 1 du bon d entrée de banque à son niveau, selon l ordre numérique des bons. Sur réception, le responsable du service finance revoit et autorise le bon d entrée de banque puis le comptabilise dans le journal de banque.

229 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : L unité de promotion verse la subvention à une OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) L unité de promotion verse la subvention à une OTIV : Lorsqu il a été décidé que l unité de promotion verse une subvention à une OTIV, la résolution officielle est transmise au responsable du service finance. Sur réception, ce dernier complète alors un avis de crédit prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 7). Il transmet alors l original de l avis de crédit à l OTIV concerné puis annexe la résolution officielle à la copie no 1 de l avis de crédit prénumérotée qu il classe selon ordre numérique de l avis de crédit. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche de liquidité de l OTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme références le numéro de l avis de crédit correspondant. Pour sa part, le responsable du service finance enregistre la transaction dans son système comptable informatisé, en indiquant comme référence le numéro de l avis de crédit correspondant.

230 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 3 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : L unité de promotion paye directement une facture d une OTIV à partir de la subvention qu elle lui a versée au point précédent Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) L unité de promotion paye directement une facture d une OTIV à partir de la subvention qu elle lui a versée au point précédent : Sur réception de la facture originale dûment autorisée par l OTIV concernée, le responsable du service finance prépare un bon de sortie de caisse / banque prénuméroté en deux (2) exemplaires (6020 annexe 1) puis un chèque, selon la procédure décrite à la section Le responsable du service finance refacture ensuite l OTIV. Pour ce faire, il prépare une facture prénuméroté en deux (2) exemplaires (11030 annexe 1) selon la procédure décrite à la section Il prend soin d écrire en référence sur la facture, le nom du fournisseur, la description du bien ou service rendu ainsi que les numéros du chèque et du bon de sortie de banque. L original de la facture est transmis à l OTIV concernée alors que la copie n o 1 est classée par ordre numérique au niveau de l unité de promotion.

231 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 4 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : L unité de promotion se rembourse Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) L unité de promotion se rembourse : Selon les accords de l unité de promotion avec les OTIV, il est convenu que l unité de promotion se paye directement à partir des fonds de liquidité des OTIV déposés auprès de l unité de promotion. Ainsi, à la fin de chaque mois, le responsable du service administration complète un avis de débit prénuméroté en deux exemplaires (11030 annexe 2) sur lequel, il indique en référence les numéros de facture couverts par l avis de débit. Par la suite, le responsable du service finance transmet l original de l avis de débit à l OTIV concerné puis classe la copie n o 1 de l avis de débit, à son niveau, par ordre numérique. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche d épargne de l OTIV (12030 annexe 6) en inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit. Le responsable du service finance enregistre également la transactions dans son système comptable informatisé en indiquant également le numéro de l avis de débit en référence.

232 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Le projet verse la subvention à l unité de promotion : Lorsque la subvention est reçue par l unité de promotion, voir l écriture comptable que le responsable du service finance, doit passer. Banque Subvention xxxx xxxx Le compte subvention est un compte de passif à court terme qui apparaît au bilan de l unité de promotion. L unité de promotion verse la subvention à une OTIV : Voici l écriture comptable que le responsable du service finance doit passer. Subvention Liquidité OTIV xxxx xxxx Cette écriture est entrée dans la comptabilité générale de l unité de promotion et le report est également fait manuellement sur les fiches de liquidités tenues manuellement en parallèle. L unité de promotion paye directement une facture pour une OTIV, à partir de la subvention : Voici l écriture produite automatiquement par le journal de banque : Dépense Banque xxxx xxxx L unité de promotion facture l OTIV concernée : Le journal des ventes du système comptable crée automatiquement cette écriture comptable : Compte à recevoir OTIV xxxx Revenu xxxx L unité de promotion se paye à partir des liquidités de l OTIV conservé à son niveau : Liquidité OTIV xxxx Compte à recevoir- OTIV xxxx

233 Section : SUBVENTIONS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Le compte subvention : Ce compte contrôle assure le suivi des subventions versées par le projet mais non encore dépensé par les caisses. Le responsable du service finance s assure qu il est toujours positif, sans quoi il demande une nouvelle avance du projet.

234 CAPITAL SOCIAL SECTION 22000

235 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Il y a deux types de capital social : - Le capital fixe - Le capital variable Lorsqu une caisse de base désire s affilier au réseau, elle doit souscrire et payer deux parts de 100,000 FMG du capital social de l unité de promotion. C est ce que l on appelle le capital social fixe. Par la suite, la caisse de base doit déposer auprès de l unité de promotion, 25% du capital social souscrit et versé par des membres. C est ce que l on appelle le capital social variable.

236 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Capital social fixe : L article 9 du projet de statuts de l unité de promotion (section 2000) précise que pour être membre, une OTIV doit souscrire deux parts fixe de 100,000 FMG versées au moment de l adhésion. Capital social variable : L article 9 du projet de statuts de l unité de promotion (section 2000) précise également que pour être membre, une OTIV doit souscrire du capital variable fixé à 25% du capital social de l OTIV à l adhésion, plus 25% de la variation annuelle du capital social, sur la base des état financiers se terminant le 31 décembre. États financiers des OTIV : Les états financiers des OTIV doivent être déposés à l unité de promotion sur une base mensuelle, au plus tard le 10 du mois suivant. Le responsable du service finance de l unité de promotion doit ajuster le capital variable des OTIV deux fois par année soit le 30 juin et le 31 décembre, et ce à partir des états financiers des OTIV.

237 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Versement de capital social par une OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT Versement de capital social par une OTIV : La procédure est exactement la même, peu importe si l OTIV investit dans du capital fixe ou variable. Sur réception du chèque, l agent comptable de l unité de promotion complète un bordereau de versement de chèque (12030 annexe 1) puis se rend à la banque pour déposer le chèque sur le compte bancaire de l unité de promotion. La banque effectue alors le dépôt puis lui remet la copie blanche estampillée, comme preuve que le dépôt a été effectué. Au retour à l unité de promotion, l agent comptable complète alors un bon d entrée de banque prénuméroté en deux (2) exemplaires (12030 annexe 10), prénuméroté de la façon décrite à la section il annexe ensuite le bordereau de versement de chèque estampillé par la banque (1230 annexe 1) à l original du bon d entrée de banque (12030 annexe 10), qu il transfert au responsable du service finance puis classe la copie no 1 du bon d entrée de banque à son niveau, selon l ordre numérique des bons. L agent comptable enregistre alors la transaction sur la fiche de capital social correspondante (22030 annexe 1) puis initiale la fiche et la fait initialer par le déposant. Le numéro du bon d entrée de banque doit être enregistré en référence sur la fiche de capital social. Lorsque le responsable du service finance reçoit le bon d entrée de banque et enregistre la transaction à son tour, dans le système comptable informatisé de l unité de promotion. Le numéro du bon d entrée de banque sera inscrit en référence de la transaction. Une fois la transaction comptabilisée, le responsable du service finance signe le bon comme preuve qu il a été contrôlé et saisi, puis classe le bon et les pièces justificatives qui s y rattachent, par ordre numérique du bon.

238 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 2 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Ajustement du capital social variable des OTIV Approuvé par : FONCTIONNEMENT (Suite) Ajustement du capital social variable des OTIV : Deux fois par année, soit le 30 juin et le 31 décembre, le responsable du service finance analyse les états financiers des OTIV et ajuste leur capital social variable en conséquence. Pour une OTIV donnée, le responsable du service finance calcule le différentiel que l OTIV doit investir en capital social, puis prépare un avis de débit de façon à débiter le compte de liquidité pour créditer le compte de capital social variable. Le responsable du service finance prépare alors un avis de débit prénuméroté en deux (2) exemplaires (11030 annexe 2) au montant que l OTIV doit investir en capital social. Il transmet alors l original de l avis de débit à l OTIV concerné puis classe la copie no 1 par ordre numérique. L agent comptable enregistre la transaction sur la fiche de liquidité de l OTIV (12030 annexe 6) ainsi que sur la fiche de capital social (22030 annexe 1), en inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit correspondant. Le responsable du service finance comptabilise également la transaction dans son système comptable informatisé, en inscrivant comme référence le numéro de l avis de débit correspondant.

239 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION Versement du capital social par une OTIV : Voici l écriture comptable : Banque Capital social OTIV Ajustement du capital social des OTIV : Voici l écriture comptable : Fonds de liquidité OTIV Capital social variable OTIV xxxx xxxx xxxx xxxx

240 Section : CAPITAL SOCIAL Code de manuel : Page 1 Chapitre : Points de contrôle Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POINTS DE CONTRÔLE Relevé mensuel du capital social (fixe et variable) : À la fin de chaque mois, le responsable du service finance fait imprimer les comptes de capital social (fixe et variable) des OTIV à partir de son grand-livre informatisé. Ceci peut se faire par extraction de compte. Ces relevés sont ensuite transmis aux différentes OTIV pour information et contrôle. Système de fiches de capital social (fixe et variable) en parallèle : Les fiches de capital social (fixe et variable) sont tenues manuellement par l agent comptable. Elles sont également comptabilisées individuellement dans le grandlivre informatisé de l unité de promotion. À la fin de chaque mois, le responsable du service finance concilie les deux (2) systèmes entre eux.

241 PROCÉDURES DE FIN DE MOIS SECTION 23000

242 Section : PROCÉDURES DE FIN DE MOIS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION À chaque fin de mois, le responsable du service finance prépare les états finances selon le modèle standard illustré à l arrière (3030 annexe 1). Le logiciel comptable utilisé permet d imprimer une balance de vérification ainsi que des états financiers mensuels informatisés. À partir de ces documents, le responsable du service finance prépare les états financiers officiels.

243 Section : PROCÉDURES DE FIN DE MOIS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE États financiers mensuels : Les états financiers doivent être préparés sur une base mensuelle, selon le modèle standard (3010 annexe 1). Approbation : Les états financiers mensuels doivent être signés par le responsable du service finance et administration puis revus et approuvés par le directeur des opérations. Ils doivent ensuite être approuvés par le conseil d administration. Une résolution à cet effet doit apparaître dans les minutes du conseil d administration. Disponibilité : Les états financiers mensuels doivent être complétés et disponibles au plus tard le 15 du mois suivant, de façon à ce que l information contenue dans ces états financiers soit pertinente.

244 Section : PROCÉDURES DE FIN DE MOIS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : FONCTIONNEMENT Afin de s assurer que toutes les étapes nécessaires pour la production des états financiers mensuels ont été respectées, un programme à été élaboré (23030 annexe 1). Le responsable du service finance doit effectuer toutes les étapes décrites dans le programme et initialer chaque étape, comme preuve que le travail a été fait et que rien n a été oublié. Une fois le programme complété, il est revu et approuvé par le directeur des opérations, puis classé par ordre chronologique avec une copie officielle des états financiers.

245 Section : PROCÉDURES DE FIN DE MOIS Code de manuel : Page 1 Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION À la fin de chaque mois, le responsable du service finance doit comptabiliser plusieurs écritures de régularisations avant de pouvoir compléter les états financiers. Voici les écritures qui devraient être passées : - Comptabilisation des agios sur le compte bancaire - Comptabilisation des intérêts sur les épargnes - Comptabilisation des intérêts sur les prêts - Comptabilisation des intérêts su les bons du trésor - Comptabilisation de la facturation des services utilisés par les OTIV

246 PROCÉDURES DE FIN D EXERCICE SECTION 24000

247 Section : PROCÉDURES DE FIN Code de manuel : Page 1 D EXERCICE Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION Les procédures pour la préparation des états financiers de fin d exercice sont les mêmes que pour les états financiers mensuels, à la différence qu il y a plus de procédures en fin d exercice. Comme ces états doivent être vérifiés, une attention plus grande sera apportée quant aux démarcations.

248 Section : PROCÉDURES DE FIN Code de manuel : Page 1 D EXERCICE Chapitre : Politique Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : POLITIQUE Démarcation : Les états financiers annuels doivent être préparés sur une base d exercice, en accord avec les principes comptables généralement reconnu. Ainsi, une plus grande attention sera apportée aux démarcations.

249 Section : PROCÉDURES DE FIN Code de manuel : Page 1 D EXERCICE Chapitre : Fonctionnement Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : FONCTIONNEMENT Afin de s assurer que toutes les étapes nécessaires pour la production des états financiers annuels, ont été respectées, un programme à été élaboré (24030 annexe 1). Le responsable du service finance doit effectuer toutes les étapes décrites dans le programme et initialer chaque étape, comme preuve, que le travail a été fait et que rien n a été oublié. Une fois le programme complété, il est revu et approuvé par le directeur des opérations, puis classé par ordre chronologique avec une copie officielle des états financiers.

250 Section : PROCÉDURES DE FIN Code de manuel : Page 1 D EXERCICE Chapitre : Comptabilisation Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : COMPTABILISATION À la fin de chaque exercice, le responsable du service finance doit comptabiliser plusieurs écritures de régularisations avant de pouvoir compléter les états financiers. Voici les écritures qui devraient être passées : - Comptabilisation des agis sur le compte bancaire - Comptabilisation des intérêts sur les épargnes - Comptabilisation des intérêts sur les prêts - Comptabilisation des intérêts su les bons du trésor - Comptabilisation de la facturation des services utilisé par les OTIV - Comptabilisation de l amortissement des immobilisations - Comptabilisation des frais courus en fin d exercice - Comptabilisation de la provision pour mauvaises créances

251 CODE DE DÉONTOLOGIE SECTION 25000

252 Section : CODE DE DÉONTOLOGIE Code de manuel : Page 1 Chapitre : Description Rédaction : Janvier 2001 Révision : Sujet : Approuvé par : DESCRIPTION L unité de promotion ne possède pas, pour l instant un code de déontologie qui lui soit propre. En attendant, elle a décidé d adopter intégralement le code de déontologie de la DID pour tous ses employés et dirigeants.