Observance de l hygiène des mains dans les établissements de santé. Guide Informatique

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1 AUDIT DES PRATIQUES 2006 Observance de l hygiène des mains dans les établissements de santé Guide Informatique A. Avant-propos B. Installations C. Lancement de l application D. Saisie des données E. Contrôle des données F. Analyse des données G. Sauvegarde et envoi des données C.CLIN SUD-EST Hôpital Henry Gabrielle Villa Alice 20 route de Vourles BP Saint Genis-Laval cedex Tél Fax cclinse@chu-lyon.fr Site Internet Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 1

2 A. Avant-propos L audit des pratiques sur l observance de l hygiène des mains dans les établissements de santé implique une saisie informatique des données recueillies. Pour ce faire, nous avons réalisé une application AuditMains à partir du logiciel Epi Info version qui doit être préalablement installé sur votre ordinateur afin que l application AuditMains fonctionne correctement Cette application vous permet dans un premier temps de saisir la fiche Etablissement et les fiches Observations, puis dans un deuxième temps de contrôler vos données, de les analyser et de les copier sur disquette ou sur votre disque dur pour leur sauvegarde et pour leur envoi au C.CLIN Sud Est. En cas de problème, n hésitez pas à nous contacter. B. Installations Avant toute installation, il est important de noter que le logiciel Epi Info version ne permet pas, pour l instant, une saisie en réseau. De plus, pour que l application fonctionne correctement, il est impératif : - que le logiciel Epi Info version soit installé sur votre disque dur (C:\Epi_Info) - que l application soit installée sur votre disque dur (C:\AuditMains) - qu une imprimante soit reliée à votre ordinateur. 1/ Installation d Epi Info version Connectez-vous en tant qu administrateur (faire appel à votre informaticien si vous n avez pas les droits d accès) double-cliquer sur le fichier Epi_Info_V3.3.2.exe Vous venez de lancer le programme d installation du logiciel Epi Info version Vous n avez plus qu à suivre les instructions qui s affichent à l écran. 2/ Installation de l application AuditMains Connectez-vous sous votre session de travail. double-cliquer sur le fichier Install_AuditMains.exe Vous venez de lancer le programme d installation de l application AuditMains. Vous n avez plus qu à suivre les instructions qui s affichent à l écran. Attention : - le logiciel Epi_Info version ainsi que l application AuditMains doivent impérativement être installés sur la racine du disque dur (C:\) - ne pas réinstaller l application AuditMains sous peine de perdre toutes les données saisies - ne pas déplacer ou renommer les dossiers et les fichiers sous peine de rendre l application inactive. Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 2

3 C. Lancement de l application Double-cliquer sur l icône «AuditMains» présent sur votre bureau ou dans le menu Démarrer, Programmes, AuditMains. La fenêtre de l application apparaît alors avec différentes possibilités : Saisie : permet la saisie de l établissement puis des observations Contrôle : programme de contrôle des données de l audit Analyse : programme d analyse des données de l audit Visualisation des rapports : affiche les listings d erreurs et les rapports d analyse Extraction : enregistrement des données pour l envoi au C.CLIN Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 3

4 D. Saisie des données 1/ Présentation du module de saisie Attention, ne sont présentées ici que les fonctionnalités dont vous aurez l utilité au cours de vos saisies. «Delete» pour supprimer un enregistrement «Save» pour sauver vos données. «Home» pour retourner à l écran Etablissement «Find» pour rechercher un enregistrement «New» pour créer un nouvel enregistrement «Back» pour retourner à l écran précédent Numéro de l enregistrement en cours Premier enregistrement Dernier enregistrement Enregistrement précédant Enregistrement suivant Précisions sur certaines commandes : - Find : cette commande permet la recherche d un enregistrement particulier. Sélectionnez la variable NUM. Puis saisir le numéro de la fiche recherchée (Numéro Epi Info). Enfin, cliquer sur OK. Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 4

5 L enregistrement correspondant au numéro choisi apparaît. Un double clic en début de ligne (sur la flèche) vous permet de vous rendre automatiquement sur l enregistrement voulu. - Delete : pour supprimer un enregistrement, cliquer sur la commande delete. Le mot «Deleted» apparaît à côté du numéro d enregistrement. Les données saisies pour l enregistrement supprimé sont toujours visibles mais elles ne sont plus prises en compte dans les programmes de contrôle et d analyse. Pour réintroduire un enregistrement supprimé il suffit de cliquer sur la commande «undelete». Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 5

6 2/ Saisie de l établissement Pour entrer dans le module de saisie cliquer sur le bouton A noter que l application AuditMains permet de saisir les observations de plusieurs établissements. Après la saisie de votre centre, cliquer sur concernant l établissement. pour saisir les observations Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 6

7 3/ Saisie des observations Après avoir cliqué sur le bouton «Observations» vous n avez plus qu à saisir vos observations. Après la saisie du dernier item (Hygiène des mains après l acte) un nouvel enregistrement apparaît automatiquement. A noter que la dernière spécialité saisie apparaît automatiquement dans un nouvel enregistrement. Elle peut être changée si elle ne correspond pas à l observation à saisir. Pour quitter le module de saisie et revenir au menu principal, cliquer sur la croix en haut à gauche de l écran, ou aller dans «file» puis «exit» dans la barre de menu. Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 7

8 E. Contrôle des données : Pour lancer le programme de contrôle des données il suffit de cliquer sur le bouton En cas d erreur un message vous prévient, vous pouvez alors consulter ou imprimer le listing d erreurs en cliquant dans la barre de menu sur «Visualisation des rapports», «Rapport Controle». Le rapport apparaît alors à l écran. Attention : pour cette fonctionnalité, il est impératif de posséder Internet Explorer Présentation du listing des erreurs : Il comporte plusieurs colonnes : - Le code de l établissement - Le numéro Epi Info - La vue dans laquelle se situe l erreur (Etablissement ou Observations) - Le numéro de l erreur - Le libellé de l erreur Après chaque correction d erreur, il est indispensable de relancer le programme de contrôle. En effet, certaines erreurs étant bloquantes pour le programme de contrôle, il est impératif de les corriger avant de pouvoir corriger les autres. Une fois que vous n avez plus d erreurs vous pouvez analyser vos données. Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 8

9 F. Analyse des données : Pour lancer le programme d analyse des données il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant l établissement que vous voulez analyser. Saisir le code de l établissement à analyser puis cliquer sur OK. Une fois le programme d analyse terminé, vous pouvez visualiser le rapport d analyse en cliquant dans la barre de menu sur «Visualisation des rapports», «Rapport Analyse». G. Sauvegarde et envoi des données : 1/ Sauvegarde des données Il est impératif de sauvegarder régulièrement vos données afin de ne pas perdre tout le travail accompli. Pour ce faire, il vous suffit de faire une copie du fichier AuditMains.MDB situé à l endroit suivant : C:\AuditMains\AuditMains.mdb, sur un disque amovible (disque dur externe ou clé USB) ou sur un CD. Fichier à sauvegarder Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 9

10 2/ Envoi des données Une fois l ensemble de vos observations saisies et validées, procéder à l envoi de vos données au C.CLIN Sud Est en les copiant sur une disquette ou sur votre disque dur pour un envoi par mail. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton En fin de programme, une boite de dialogue apparaît vous demandant si vous voulez enregistrer vos données sur disquette. Si c est le cas, veuillez insérer une disquette vierge dans le lecteur puis cliquer sur OK. Vous venez de copier vos données sur une disquette qu il ne vous reste plus qu à nous envoyer. Dans le cas ou vous répondez «No», vos données sont alors automatiquement copiées sur votre disque dur dans le fichier C:\AuditMains\extraction\extraction.mdb. Pour un envoi par mail, il vous suffit de nous envoyer le fichier extraction.mdb en pièce jointe à l adresse suivante : benoit.tressieres@chu-lyon.fr. En cas de problème, n hésitez pas à nous contacter : Audit Mains Tél C.CLIN Sud-Est Fax Guide informatique Audit des pratiques 2006 : Observance de l hygiène des mains / C.CLIN Sud-Est 10