Exercice clos au 31/03/2004 Rapport du Président du Conseil d Administration sur le Contrôle Interne

Transcription

1 Exercice clos au 31/03/2004 Rapport du Président du Conseil d Administration sur le Contrôle Interne En application des dispositions de l'article L du Code de commerce, je vous rends compte dans le présent rapport, des conditions de préparation et d'organisation des travaux du Conseil d'administration, des procédures de contrôle interne mises en place par votre société, et des éventuelles limitations que le Conseil d'administration apporte aux pouvoirs du directeur général. A) Fonctionnement du Conseil d administration A1- Composition du capital Les titres de la société sont inscrits sur le marché libre de EURONEXT PARIS depuis Le capital social s élève à divisé en actions représentant voix. Le capital de la société à la date de l établissement du présent rapport, est détenu à hauteur de 67,20 % par Monsieur Olivier POTIER, Président du Conseil d Administration et Directeur Général et à hauteur de 13,80 % par Monsieur Christian POTIER, Administrateur, tous deux associés fondateurs de la société. Le reste du capital est détenu par divers actionnaires minoritaires. Le conseil d administration est, à ce jour, composé de trois membres, Monsieur Olivier POTIER, Président Directeur Général, Monsieur Christian POTIER et Madame Patricia POTIER ; La durée du mandat d administrateur est fixée à 6 années. Les administrateurs en fonction sont tous associés fondateurs de la société. A2 Conditions de préparation des travaux du conseil Les travaux du conseil sont préparés par Monsieur le Président Directeur Général, Monsieur Olivier POTIER, qui : Arrête les documents préparés, tant par les services internes de l entreprise, qu éventuellement par ses conseils extérieurs. Organise et dirige les travaux du conseil d administration.

2 S assure que les administrateurs sont en mesure de remplir leur mission et veille notamment à ce qu ils disposent des informations et documents nécessaires à l accomplissement de celle-ci. S assure, plus généralement, de la régularité des convocations et de la transmission des informations et documents nécessaires à l accomplissement de la mission des administrateurs. Le conseil d administration n est pas assisté de comité. A3 Conditions d organisation des travaux du conseil Le Président organise les travaux du conseil, dont le fonctionnement n est pas régi par un règlement intérieur. Aux rendez-vous obligatoires du conseil s ajoutent, le cas échéant, les séances dont la tenue est justifiée par la marche des affaires. A4 Réunion du conseil et participation aux séances Durant le dernier exercice écoulé, le conseil d administration s est réuni une fois sur convocation du Président. Le Commissaire aux Comptes est convoqué à toutes les séances du Conseil d Administration. Le taux de participation au cours du dernier exercice clôturé est de 100 %. Les séances du conseil ont été présidées par le Président. Le seuil de dotation d un comité d entreprise n étant pas atteint, il n y a pas de représentant du personnel au Conseil d Administration. A5 Comptes rendus des séances Le procès-verbal de réunion est soumis par le Président à l approbation du conseil suivant. Il peut-être préparé par les conseils extérieurs de l entreprise. Le procès-verbal de chaque réunion est retranscrit dans le registre des procès-verbaux, après signature du Président et d un administrateur.

3 A6 L information du conseil A l occasion des séances du conseil, les administrateurs reçoivent tous les documents et informations nécessaires à l accomplissement de leur mission. Hors séance du conseil, les administrateurs reçoivent régulièrement toutes les informations importantes concernant la société. A.7- Autres mandats des membres du Conseil : Les administrateurs n ont pas d autre mandat que ceux exercés dans la société. B) Procédure de contrôle interne mises en place par la société B1. Objectifs du contrôle interne : Le contrôle interne est défini comme l ensemble des politiques et procédures de contrôles mises en œuvre par la direction en vue d assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. Les procédures de contrôle interne mises en place par la société doivent permettre de prévenir et maîtriser les risques résultant de l activité et les risques de fraude ou d erreurs, en particulier dans les domaines comptables et financiers. Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une garantie absolue que ces risques sont totalement éliminés. Ces procédures impliquent : - le respect des valeurs, orientations et objectifs définis par la direction, - l optimisation des ressources et la réalisation et l optimisation des opérations, - la qualité et la fiabilité des informations comptables et financières, - la protection des actifs, - la conformité aux lois et règlements en vigueur. B2. Organisation générale des procédures de contrôle interne : Le Président Directeur Général contrôle et autorise la majeure partie des opérations et transactions, et en tout cas celles qui sont significatives. Le principe de séparation des tâches est toujours respecté dans la limite de l'effectif de la société. Le Président organise des contrôles complémentaires chaque fois que cela s'avère nécessaire. L établissement de la paye est traité en externe chez un expert-comptable dont la mission consiste également à superviser et contrôler les enregistrements comptables effectués en interne. Il établi en outre les états financiers de fin d'année.

4 Votre société est organisée en départements, au nombre de 6 : - le laboratoire ; - la cuisine ; - l emboîtage - étiquetage ; - administratifs. - maintenance Chaque département est dirigé par un chef de service, placé directement sous l autorité du Président, et dispose de ses propres procédures. La société dispose d'une documentation régulièrement mise à jour sur les différents points de réglementation touchant à son secteur d'activité, a souscrit un certain nombre d'abonnements dans des revues spécialisées et, d une manière générale, s assure de la mise à jour régulière des connaissances de son personnel au moyen d actions de formation. B3. Procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière. Un logiciel de gestion intégré, paramétré suivant les spécificités de notre activité par un prestataire informatique externe, est à la base de notre système d information. Une révision des procédures existantes en matière de collecte et de traitement des informations comptables et financières a débuté en Pour ce faire, cinq cycles ont été retenus: Production-Stocks, Clients-Ventes, Fournisseurs- Achats, Trésorerie, Etats financiers et contrôle budgétaire. Un à deux cycles sont traités par exercice : évaluation de l existant, améliorations et corrections des faiblesses détectées, et formalisation écrite afin de tendre à l horizon 2005/2006 vers un manuel des procédures exhaustif, garant de la bonne application des principes retenus et donc de la qualité des informations fournies. S agissant de la première année d existence de ce rapport et, compte tenu de l avancement de nos travaux, je vous propose ci-après une description générale de 4 cycles, le cinquième, la Trésorerie, fera l objet d un développement plus complet. Schéma général : Le cycle Production / Stocks : Le comité de production gère la production sous l autorité du Président Directeur Général. Les stocks font l objet d un inventaire permanent géré par le logiciel de gestion intégré. Des inventaires tournants sont régulièrement organisés et au moins un inventaire physique exhaustif est effectué chaque année sous le contrôle du Commissaire aux Comptes.

5 Le cycle Clients / Ventes : Le logiciel intégré de gestion commerciale permet la saisie des commandes et gère l'élaboration des bons de livraisons et des factures. La saisie est effectuée en interne par une assistante commerciale et le responsable des stocks. Le report des ventes dans le logiciel comptable est directement généré par une interface informatique mensuelle. Le cycle Fournisseurs / Achats : Les factures d'achat sont saisies en comptabilité en interne dès leur réception. Elles sont rapprochées avec les bons de commande et de réception s'il y a lieu, et font l'objet d'un bon à payer da la part du responsable des achats. Le cycle Etats financiers / Contrôle Budgétaire : L'expert comptable établi une situation semestrielle et les comptes annuels sur la base du référentiel normatif de l'ordre des experts comptables (mission de présentation des comptes). Dans un souci d amélioration de nos outils de gestion, une réflexion sur la mise en place de tableaux de bord, avec l intervention d un contrôleur de gestion externe, a commencé récemment. Ces tableaux devraient permettre un meilleur suivi budgétaire. Description du cycle «Trésorerie» Les intervenants sont limités : il s agit de la comptable, de l expert-comptable et du Président. Les opérations financières sont saisies par la comptable au jour le jour. Des abonnements internet lui permettent de consulter quotidiennement les différents comptes bancaires et de s assurer ainsi que tous les mouvements de fonds sont bien passés en comptabilité. Des rapprochements bancaires sont également établis à réception de chaque relevé (mensuels ou bi-mensuels suivant les établissements) et contrôlés par l expertcomptable à chaque situation et arrêté de comptes. Des procédures précises ont été rédigées en ce qui concerne le règlement des factures dans le respect du principe de la séparation des tâches (rapprochement de la facture avec son bon de livraison, matérialisation d un bon à payer sur chaque facture, préparation des règlements par la comptable, signature des moyens de paiements par le Président) ainsi que pour le classement des justificatifs d opérations (relevés bancaires ; avis d opéré ; copies des traites, chèques, ).

6 Les effets clients et fournisseurs sont gérés en comptabilité, les différents bordereaux de remises en banque sont générés à partir du logiciel. La société ne dispose pas de caisse puisqu elle n a aucune recette en espèces. Les petites dépenses engagées ponctuellement transitent par des notes de frais qui suivent le même processus d autorisation de paiement que les factures fournisseurs. Ainsi, à ce jour, les informations relatives aux flux financiers peuvent être considérées comme fiables même s il reste évidemment des points à parfaire (utilisation des échéanciers fournis par le logiciel par exemple). du C) Eventuelles limitations que le Conseil d'administration apporte aux pouvoirs Directeur général Il n'existe pas dans notre société de poste de directeur général puisque ces fonctions sont exercées par le Président du Conseil. Fait à Carpentras le 09 septembre 2004 Le Président du Conseil d'administration