DÉCISION DE LA COMMISSION. du relative à la politique d engagement et d emploi des agents temporaires

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1 COMMISSION EUROPÉENNE Bruxelles, le C(2013) 9049 final DÉCISION DE LA COMMISSION du relative à la politique d engagement et d emploi des agents temporaires FR FR

2 DÉCISION DE LA COMMISSION du relative à la politique d engagement et d emploi des agents temporaires LA COMMISSION EUROPÉENNE, vu le statut des fonctionnaires de l'union européenne ainsi que le régime applicable aux autres agents (RAA) de l'union européenne, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n 259/68 du Conseil 1, considérant ce qui suit: (1) Il convient d'adapter la décision de la Commission du 28 avril 2004 relative à une nouvelle politique en matière d engagement et d emploi des agents temporaires [C(2004) 1597/5] afin de tenir compte des modifications du statut et du régime applicable aux autres agents, qui entrent en vigueur le 1 er janvier 2014, et notamment de la création d un nouveau groupe de fonctions AST/SC correspondant à des tâches de bureau et de secrétariat. (2) Pour des raisons de clarté et de sécurité juridique, il y a lieu de remplacer la décision C(2004) 1597/5, qui a été modifiée à plusieurs reprises 2, par la présente décision, DÉCIDE: Article premier Champ d'application La présente décision s applique: aux directions générales et autres services de la Commission, y compris la DG Recherche et la DG Centre commun de recherche, les délégations et les représentations, en ce qui concerne le personnel de la Commission, aux offices de la Commission rattachés à une direction générale ou à un service, à l Office des publications de l'union européenne (OP) et à l Office européen de sélection du personnel (EPSO). La présente décision ne s applique pas à l engagement des agents temporaires pour l Office européen de lutte antifraude (OLAF), qui est régi par une décision distincte. Article 2 Agents temporaires relevant de l article 2, point a), du RAA Les agents temporaires relevant de l article 2, point a), du RAA sont engagés pour occuper des postes de type spécialisé nécessitant des connaissances et une expérience spécialisées, ou pour répondre à des besoins temporaires. (a) Durée des contrats 1 2 JO L 56 du , p. 1. Modifiée en dernier lieu par la décision de la Commission C(2010) 1005 du 17 février FR 2 FR

3 (b) (c) Sous réserve de l'article 7, le contrat initial est conclu pour une durée maximale de quatre ans et peut être prolongé une fois pour une durée maximale de deux ans. Le cas échéant, le contrat est conclu pour une durée totale correspondant à celle de la tâche pour laquelle l'agent a été engagé, dans le respect des limites énoncées ci-dessus. Classement Le personnel engagé pour exercer des fonctions spécialisées est classé au grade AD 8 ou AST 4 et doit justifier au minimum de neuf années d expérience professionnelle. Le personnel engagé pour répondre à des besoins temporaires est classé au grade AD 5, AST 1, AST 3 ou AST/SC 1. Procédures de sélection La sélection s effectue sur la base d un profil établi par la direction générale ou le service concerné(e) et approuvé par la direction générale responsable des ressources humaines après information/consultation 3 du comité paritaire. Ce profil précise les exigences en termes de qualifications et/ou de formation professionnelle, d expérience professionnelle et de connaissances linguistiques. Il indique aussi la date limite de soumission des candidatures et est transmis pour information au comité paritaire. À l issue de cette procédure, la direction générale ou le service concerné(e) transmet le profil aux représentations permanentes des États membres. Le profil est publié sur le site internet de l EPSO. Il est en outre loisible à la direction générale ou au service concerné(e) de le publier sur son propre site et de lui donner toute publicité supplémentaire qu il/elle juge appropriée. La procédure de sélection est menée par un comité de sélection constitué d un membre de la direction générale ou du service concerné(e) et d une personne désignée par le comité du personnel. Le comité est présidé par un troisième membre, issu d une autre direction générale ou d'un autre service. Ce comité dresse la liste des candidats retenus, dans laquelle seront choisies les personnes à engager. L EPSO sera invité, dans la mesure du possible, à prêter son soutien à l organisation et au déroulement de ces procédures de sélection. Article 3 Agents temporaires relevant de l article 2, point b), du RAA (1) Les postes permanents ayant vocation à être pourvus par des fonctionnaires, le total des agents temporaires relevant de l article 2, point b), du RAA ne doit pas dépasser 3 % du nombre total de postes permanents autorisés à la Commission. (2) Le recours à de tels engagements n'est susceptible d'être approuvé qu'après l échec de la publication du poste en vertu des articles 4 et 29 du statut. L une des conditions suivantes doit en outre être remplie: (a) il n existe pas de listes de réserve de lauréats de concours internes ou externes ou celles-ci sont insuffisantes. 3 Le comité paritaire est consulté si trois postes ou plus de même profil doivent être pourvus simultanément. FR 3 FR

4 L engagement d agents temporaires est alors autorisé par la direction générale responsable des ressources humaines. Le groupe de fonctions et le grade sont ceux fixés pour le nouveau concours publié ou prévu. Dans le cas où ces éléments d un concours à venir ne sont pas connus, les engagements s effectuent aux niveaux AD 5, AST 1, AST 3 ou AST/SC 1. Les niveaux les plus élevés d engagement à des postes autres que d encadrement sont AD 8, AST 4 et AST/SC 2. La durée du contrat initial est calculée en fonction du calendrier prévisionnel de la publication des listes de réserve des concours externes pertinents et ne peut excéder quatre ans. En général, la période initiale maximale de ces recrutements est de trois ans. Lorsque la période initiale est plus longue ou lorsqu'il est proposé de prolonger le contrat au-delà de trois ans, il y a lieu d organiser une procédure de sélection telle que visée au paragraphe 3. Les candidats à l engagement sont extraits de la base de données des candidatures spontanées créée par la Commission en collaboration avec l EPSO. Dans l attente de la création d une base de données globale des candidatures spontanées, la direction générale ou le service concerné(e), dans la mesure du possible, extrait les candidatures des bases de données existantes. Il est loisible à la direction générale ou au service concerné(e) d organiser toute publicité supplémentaire qui lui paraît appropriée. Les candidats engagés doivent systématiquement remplir les conditions du poste à pourvoir; (b) une direction générale ou un service a besoin d un spécialiste, aucun poste temporaire n est disponible et l organisation d un concours externe ne se justifie pas pour un seul poste ou un petit nombre de postes; (c) il existe un besoin de personnel temporaire. (3) Dans les cas visés au paragraphe 2, points b) et c), il appartient à la direction générale ou au service concerné(e) de présenter à cet effet une demande de décision dûment circonstanciée et justifiée par la direction générale responsable des ressources humaines. En ce qui concerne le niveau de l engagement et les procédures de sélection, les règles qui s appliquent sont les mêmes que pour le personnel temporaire visé à l article 2, point a), du RAA. Lorsqu'un avis de vacance est publié conformément aux articles 4 et 29 du statut, le profil du poste est établi sur la base de cet avis. Le contrat initial pour un poste spécialisé est conclu pour une durée maximale de quatre ans et peut être prolongé une fois pour une durée maximale de deux ans. Lorsqu il s agit de couvrir un besoin temporaire, le contrat est conclu pour la durée de la tâche à accomplir, mais dans le respect des mêmes limites. (4) Des informations sont communiquées périodiquement au comité paritaire sur le recours aux agents temporaires relevant de l article 2, point b), du RAA. Article 4 Agents temporaires relevant de l article 2, point c), du RAA 1. Membres des cabinets Le nombre de membres des cabinets et d autres agents susceptibles d être engagés comme agents temporaires est établi par les règles relatives à la constitution des cabinets. II n existe FR 4 FR

5 pas de procédure formelle de sélection pour l engagement des agents temporaires destinés aux cabinets. Ces agents reçoivent les grades suivants: (1) Le chef de cabinet du président et le chef de cabinet du vice-président/haut représentant de l'union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité (ciaprès dénommé «VP/HR») sont recrutés au grade AD 15. Tous les autres chefs de cabinet sont recrutés au grade AD 14. (2) Les chefs de cabinet adjoints sont engagés au grade AD 12. (3) Les experts des cabinets sont engagés au grade AD 13. La personne concernée justifie d'une expérience professionnelle appropriée d'au moins quinze ans. (4) Les autres membres des cabinets, et, le cas échéant, l'assistant personnel du commissaire, sont recrutés au grade AD 5 (moins de trois ans d'expérience professionnelle), AD 6 (trois ans minimum), AD 7 (six ans minimum), AD 8 (huit ans minimum), AD 9 (dix ans minimum) ou AD 10 (douze ans minimum). À titre exceptionnel, des agents temporaires peuvent être engagés dans chaque cabinet au grade AD 11, à la condition qu'ils justifient d'au moins quatorze ans d'expérience professionnelle. (5) Le personnel des cabinets appartenant aux groupes de fonctions AST et AST/SC est recruté aux grades ci-après: (a) (b) Le cas échéant, l'assistant personnel du commissaire est engagé au grade AST 7, pourvu qu'il justifie d'au moins seize ans d'expérience professionnelle, au grade AST 6 (douze ans minimum), au grade AST 5 (six ans minimum) ou au grade AST 4 (moins de six ans). Les autres assistants au sens de l'annexe I, point A, du statut, sont recrutés au grade AST 6, à condition de justifier d'un minimum de douze ans d'expérience professionnelle, au grade AST 5 (six ans minimum) ou au grade AST 4 (moins de six ans). (c) Les assistants de secrétariat sont recrutés au grade AST/SC 4, pourvu qu'ils justifient d'un minimum de neuf ans d'expérience professionnelle, au grade AST/SC 3 (six ans minimum), au grade AST/SC 2 (trois ans minimum) ou au grade AST/SC Personnel du Bureau des conseillers de politique européenne (BEPA) Il n'existe pas de procédure formelle de sélection pour le recrutement des agents temporaires destinés au BEPA. Lorsqu'un emploi est pourvu par l'engagement d'un agent temporaire en vertu de l'article 2, point c), du RAA, le classement de la personne engagée est déterminé comme suit: (1) Le chef du BEPA est engagé au grade AD 15. La personne concernée justifie d'une expérience professionnelle de quinze ans minimum (dont cinq années d'expérience à un poste d'encadrement). (2) Le conseiller scientifique en chef est engagé au grade AD 15. La personne concernée justifie d'une expérience professionnelle appropriée de quinze ans minimum. (3) Les agents recrutés pour occuper un emploi vacant de conseiller principal au sein du BEPA justifient d'une expérience professionnelle appropriée d'au moins quinze ans et sont engagés au grade AD 14. FR 5 FR

6 (4) Les agents recrutés pour occuper un emploi vacant de conseiller au sein du BEPA justifient d'une expérience professionnelle appropriée d'au moins quinze ans et sont engagés au grade AD 13. (5) Le classement des autres membres du BEPA lors de leur recrutement est déterminé en appliquant par analogie les règles applicables aux autres membres des cabinets appartenant au groupe de fonctions des administrateurs, telles que définies au paragraphe 1, point 4). (6) Le classement du personnel du BEPA appartenant aux groupes de fonctions AST et AST/SC est déterminé en appliquant par analogie les règles applicables au personnel des cabinets, telles que définies au paragraphe 1, points 5) b) et c). 3. Porte-parole (1) Il n'existe pas de procédure formelle de sélection pour la nomination ou le recrutement des porte-parole. (2) Les emplois de porte-parole sont pourvus soit par le détachement d'un fonctionnaire [en vertu de l'article 37, premier alinéa, point a), deuxième tiret, et de l'article 38 du statut], soit par l'engagement d'un agent temporaire en vertu de l'article 2, point c), du RAA. (3) L'emploi de chef de service est pourvu au grade AD 15, celui de porte-parole de la Commission est pourvu au grade AD 14 et celui de porte-parole adjoint au grade AD 13. Les emplois de coordonnateurs du service du porte-parole (chefs d'unité) et l'emploi de porte-parole en chef du VP/HR sont pourvus au grade AD 11. (4) Le classement des autres porte-parole, lors de leur recrutement, est déterminé en appliquant par analogie les règles applicables aux autres membres des cabinets appartenant au groupe de fonctions des administrateurs, telles que définies au paragraphe 1, point 4). 4. Autres agents temporaires relevant de l article 2, point c), du RAA Le grade auquel tous les autres agents temporaires sont recrutés en vertu de l'article 2, point c), est déterminé par la décision autorisant les recrutements en question. 5. Dispositions transitoires Nonobstant les modalités de classement exposées ci-dessus, tout agent temporaire qui était en activité dans un cabinet le 30 avril 2004 et a exercé sans interruption depuis cette date des fonctions similaires au sein d'un cabinet, peut demander le maintien des conditions applicables à son contrat en vigueur. 6. Disposition finale À l'expiration de son contrat, un agent temporaire relevant de l'article 2, point c), du RAA ne peut être engagé en vue d'occuper, à titre temporaire, un emploi permanent que s'il a été retenu à l'issue de la procédure de sélection définie à l'article 2. Article 5 Agents temporaires relevant de l article 2, point d), du RAA (postes permanents rémunérés sur le budget de la recherche) Les règles applicables sont les mêmes que pour l engagement des agents temporaires relevant de l article 2, point b), du RAA, en particulier l approbation des profils par la direction générale responsable des ressources humaines, après information du comité paritaire. FR 6 FR

7 La DG Centre commun de recherche peut recruter aux niveaux AD 11 et AST 8 des personnes présentant un niveau de spécialisation exceptionnellement élevé, assorti des qualifications/de la formation et de l expérience scientifiques correspondantes, pourvu que ladite expérience soit au minimum de douze ans. La composition du comité de sélection doit prendre en considération la nature décentralisée du Centre commun de recherche et le président du comité peut être issu des services administratifs du Centre commun de recherche. Article 6 Engagement d agents temporaires à des postes d encadrement ou de conseil Outre les dispositions de l article 4 ci-dessus, qui s appliquent aux agents temporaires relevant de l article 2, point c), du RAA, des agents temporaires relevant de l article 2, points a), b) et d), du RAA peuvent également être engagés, à titre exceptionnel, pour exercer des fonctions d encadrement ou de conseil. (1) Fonctions d encadrement De tels engagements sont exceptionnels et limités aux candidats issus de la fonction publique et des organismes semi-publics. Les engagements s effectuent suivant les règles suivantes: pour exercer des fonctions de chef d'unité (ou équivalent) de grade AD 9-AD 14: le candidat est engagé au grade AD 9 et doit posséder au moins douze ans d'expérience dont au minimum deux ans d'expérience d'encadrement; pour exercer des fonctions de chef d'unité (ou équivalent) de grade AD 13-AD 14: le candidat est engagé au grade AD 13 et doit posséder au moins quinze ans d'expérience, dont au minimum quatre ans d'expérience d'encadrement; pour exercer des fonctions de directeur (ou équivalent) ou de directeur général (ou équivalent): le candidat est engagé, respectivement, au grade AD 14 ou AD 15, et doit posséder au moins quinze ans d expérience professionnelle, dont au minimum cinq ans d expérience d encadrement. Le nombre total de ces agents temporaires n excède à aucun moment 2 % du total des postes d'encadrement. (a) Agents temporaires relevant de l article 2, point a), du RAA Des postes temporaires peuvent être prévus pour les fonctions concernées lorsque la nécessité est démontrée d engager une personne possédant un niveau élevé de connaissances spécialisées ou lorsque ces fonctions ne sont à exercer qu à titre temporaire. La décision de recourir à des postes temporaires pour ce type de fonctions est arrêtée par le directeur général responsable des ressources humaines en ce qui concerne les postes de chef d unité et par la Commission en ce qui concerne les postes de directeur général, de directeur général adjoint et de directeur. Pour ce qui est des fonctions de chef d unité (ou équivalent), l engagement se fait selon les mêmes règles et procédures que pour l'engagement de personnel temporaire de ce type à des fonctions hors encadrement. Pour ce qui est des fonctions de directeur général, de directeur général adjoint et de directeur (ou équivalent), les procédures de sélection sont les mêmes que les procédures au titre de l article 29, paragraphe 2, du statut. FR 7 FR

8 Le contrat d engagement est conclu pour une durée initiale de quatre ans au maximum, qui peut être prolongée une fois pour une durée maximale de deux ans. (b) Agents temporaires relevant de l article 2, points b) et d), du RAA Comme dans le cas des agents temporaires relevant de l article 2, point a), du RAA, l engagement ne peut être autorisé que pour couvrir un besoin hautement spécialisé ou lorsque les tâches à accomplir sont de nature temporaire. Avant de procéder à un engagement, il y a lieu de démontrer que le poste ne peut être pourvu par un fonctionnaire titulaire appartenant aux institutions. À cette fin, l avis de vacance doit avoir été publié sans succès dans l institution et au niveau interinstitutionnel comme prescrit à l article 29 du statut. Pour les fonctions de chef d unité (ou équivalent), la décision d autoriser le recours à l engagement d un agent temporaire est arrêtée par le directeur général responsable des ressources humaines sur la base d une proposition argumentée du service concerné de la Commission et après avoir obtenu l avis du comité consultatif des nominations. Pour les fonctions relevant du Centre commun de recherche rémunérées sur le budget de la recherche, c est le directeur général du Centre qui arrête cette décision selon la même procédure. Les procédures de sélection sont les mêmes que pour le personnel temporaire hors encadrement relevant de l article 2, point a), du RAA. Pour les fonctions de directeur général, de directeur général adjoint et de directeur (ou équivalent), la décision d autoriser le recours à l engagement de personnel temporaire est arrêtée par la Commission sur la base d une proposition du membre de la Commission chargé des ressources humaines, en accord avec le président et le membre de la Commission dont relève le service de la Commission concerné. Ladite proposition est assortie d un avis du comité consultatif des nominations sur l opportunité de procéder à un tel recours. Les règles en vigueur pour la sélection et la nomination des fonctionnaires membres de l encadrement supérieur s appliquent. Le contrat d engagement est conclu pour une durée initiale de quatre ans au maximum, qui peut être prolongée une fois pour une durée maximale de deux ans. (2) Fonctions de conseil (conseiller, conseiller principal et conseiller hors classe et fonctions équivalentes) Agents temporaires relevant de l article 2, points a), b) et d), du RAA Les règles visées au paragraphe 1 concernant la justification du recours aux agents temporaires et les procédures de sélection et d engagement s'appliquent par analogie. Les règles visées au paragraphe 1 concernant le grade d'engagement et l'expérience requise s'appliquent par analogie, à l'exception de l'exigence relative à une expérience d'encadrement minimale, qui n'est pas requise. Le contrat d engagement est conclu pour une durée initiale de quatre ans au maximum, qui peut être prolongée une fois pour une durée maximale de deux ans. FR 8 FR

9 Article 7 Dérogation concernant la durée maximale des contrats Dans la mesure où la présente décision fixe la durée maximale des contrats, ces dispositions sont sous réserve de la possibilité de dérogation prévue à l article 3, paragraphe 1, de la décision de la Commission du 28 avril 2004 relative à la durée maximale du recours au personnel non permanent dans les services de la Commission [C(2004) 1597/6] 4. Cette possibilité de dérogation s applique sans préjudice des limites légales fixées à la durée des contrats. Article 8 Dispositions finales (1) La décision de la Commission du 28 avril 2004 relative à une nouvelle politique en matière d engagement et d emploi des agents temporaires [C(2004) 1597/5] est abrogée. (2) La présente décision prend effet le 1 er janvier Fait à Bruxelles, le Par la Commission Maroš ŠEFČOVIČ Vice-président 4 Telle que modifiée par la décision de la Commission du 5 octobre 2011 [C(2011) 7071]. FR 9 FR