Version 1.0 Novembre 2011

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1 Un guide qui couvre tous les aspects de ce que vous devez prendre en compte lors de la mise en œuvre d un projet de logiciel hébergé SaaS dans votre organisation. Ce guide vous aide à prendre les bonnes décisions et vous fera économiser du temps et de l argent. Version 1.0 Novembre 2011

2 Definition de la notion SaaS: Le Software as a Service (SaaS) est une technologie consistant à fournir des services ou des logiciels informatiques par le biais du Web et non plus dans le cadre d'une application traditionnelle. Ce concept prend la suite de celui d'application service provider (ASP). SaaS est un modèle de livraison d'application où l'éditeur développe une application de type «client léger» et héberge le service pour ses clients qui l'utiliseront via Internet. Les clients ne payent pas pour posséder le logiciel en lui-même mais plutôt pour l'utiliser. Flexible et simple par nature, l'approche SaaS a su répondre à une équation complexe: Une qualité de service toujours plus importante à un coût accessible. Alors que l' ASP traditionnel se limite à la fourniture d'applications en mode hébergé, le SaaS se propose de donner accès à une plate-forme applicative modulaire, permettant d'y inclure également des développements spécifiques. L'objectif du SaaS est ainsi de proposer un environnement modulaire capable de combiner plusieurs fonctions et processus métier.

3 Le logiciel en tant que service ou en anglais le "Software as a Service" est un concept consistant à fournir des services ou des logiciels informatiques par le biais du Web. SaaS renvoie à un modèle de logiciel commercialisé non pas sous la forme d'un produit (en licence définitive), que le client installerait en interne sur ses serveurs, mais en tant qu'application accessible à distance comme un service, par le biais d'internet. Le SaaS repose sur une infrastructure de type "Cloud Computing", littéralement "L'informatique dans le nuage (Internet)", qui consiste à utiliser des ressources informatiques (serveurs, stockage,...) distantes, hébergées dans des datacenters, managées par un prestataire, sécurisées et accessibles par des interfaces Web. Tout comme l'asp (Application Service Provider) ou les applications à la demande (On Demand), le SaaS s'inscrit dans la famille des logiciels managés ou hébergés. A la différence de l'asp, les applications basées sur le modèle SaaS sont construites d'emblée en mode Web et optimisées pour être délivrées par Internet. Le modèle SaaS permet de se décharger de la maintenance, de l'exploitation et de l'hébergement des applications. Le paiement à la consommation est un moyen d'optimiser les coûts. Le SaaS est un modèle qui propose «un logiciel hébergé qui s'appuie sur une structure de données et un code source communs, partagés entre l'ensemble des clients utilisateurs du service, facturé à l'utilisation ou sur abonnement en fonction de critères liés à l'usage». Une définition qui écarte d'office les nombreux logiciels qui confondent hébergement et services applicatifs. SaaS est donc la livraison packagée de moyens, de services et d'expertise qui permettent aux entreprises d'externaliser intégralement un ou plusieurs aspects de leur système d'information et de l'assimiler à un coût de fonctionnement plutôt qu'à un investissement.

4 SaaS, avantages et bénéfices... Le "SaaS" est aujourd'hui la formule la plus avantageuse pour utiliser des logiciels. MOINS CHER : mutualisation des ressources, installation et maintenance simplifiée. MOINS CONTRAIGNANT: externalisation des contraintes d'exploitation. PLUS ACCESSIBLE : accès sécurisé depuis n'importe quel lieu connecté à Internet. PLUS SEREIN : logiciels et données à l'abri de tout sinistre éventuel. PLUS DISPONIBLE: serveurs redondants en temps réels. PLUS DE SERVICES : exploitation, sauvegarde, support et maintenance inclus. PLUS RAPIDE A IMPLANTER : prise en main rapide et infrastructure légère. PLUS DE REACTIVITE : évolution régulière, constante et rapide.

5 Optimisez les coûts et les charges informatiques... L'utilisation de la solution HORIO SaaS permet un meilleur contrôle des charges techniques. L'ensemble des moyens techniques étant délocalisé le coût devient fixe et est, généralement, fonction du nombre de personnes utilisant la solution. Il est reconnu que le coût d'une solution SaaS est inférieur à celle d'une acquisition des licences associée à un déploiement traditionnel en interne. Le paiement à la consommation permet en outre d'ajuster les dépenses en fonction du niveau d'utilisation et donc de l'activité de l'entreprise, ce qui est un moyen aussi d'optimiser les coûts. Vous payez ce que vous utilisez au moment où vous en avez besoin.... et votre bilan financier Les avantages de HORIO Saas présentent un impact budgétaire et financier. Si les coûts totaux d'acquisition et de maintenance de la solution s'avèrent moindres, la dépense passera dans les charges de fonctionnement, contrairement à une acquisition traditionnelle de licence qui est généralement passée en immobilisation.

6 Economisez, simplifiez vous votre informatique... Pas besoin d'une infrastructure technique et matérielle coûteuse et complexe. Un simple ordinateur (PC ou Mac) même d'entrée de gamme associé à une connexion Internet suffisent.... et ne dépensez plus à perte Le logiciel de gestion HORIO Saas hébergé évolue avec vos besoins et accompagne la croissance de votre entreprise sans la freiner et surtout sans remise en cause d'un quelconque investissement informatique. Gagnez du temps avec l'externalisation des tâches d'exploitation... Parce que l'informatique n'est pas votre métier, le logiciel de gestion HORIO Saas vous permet de vous libérer de la maintenance, de l'exploitation et de l'hébergement des applications. Avec le logiciel de gestion HORIO Saas, l'informatique est externalisée et vous êtes libérés des contraintes d'exploitation associées : Plus de matériels, de logiciels et de serveurs coûteux à maintenir, plus de tâches d'exploitation pesantes et souvent négligées (sauvegarde, mise à jour,...), plus besoin d installer les pré-requis.... et la rapidité de déploiement Avec le logiciel de gestion HORIO Saas, les déploiements sont plus rapides. Les solutions logiciel de gestion HORIO Saas est très flexible et permet de mettre en place rapidement des solutions adaptées aux besoins. Aucune installation n'est nécessaire dans l'entreprise. De plus, l'ergonomie des applications Web permet une prise en main rapide par les utilisateurs qui apprécieront de travailler avec des outils intuitifs.

7 Un service complet où tout est compris Notre application de gestion HORIO en ligne proposée en mode SaaS inclue : Le logiciel, les serveurs, la maintenance, le support, l exploitation, les sauvegardes. Grâce à une maintenance et une exploitation incluses, il ne vous reste qu'à utiliser et à exploiter les outils mis à votre disposition. Avec notre formule par abonnement, vous bénéficiez d'un support et d'une aide en ligne pour tout problème éventuel rencontré lors de l'utilisation de notre logiciel HORIO SaaS. Des services complémentaires pour l'adaptation à votre environnement L'informatique est devenue l'un des tous premiers outils de productivité des entreprises. C'est pourquoi, pour vous garantir la réussite de l'implantation de nos logiciels en ligne dans votre environnement et vous assurer d'une utilisation optimale, nous vous proposons un accompagnement sous forme de prestations réalisées par nos équipes spécialisées dans la mise en œuvre de ce type de solutions. Etude d'implantation Assistance à la mise en œuvre Formation sur site Reprise de données Interface avec vos autres logiciels (paie, RH, )

8 Simplicité Aucune infrastructure technique et matérielle couteuse et complexe. Une prise en main rapide et aussi simple que de surfer sur Internet. Toutes les fonctions accessibles en quelques clics de façon homogène. Une souplesse d'utilisation et une optimisation maximale dans les opérations de traitement. Accessibilité totale Vous accédez à votre logiciel de gestion HORIO Saas en ligne et à vos informations d'entreprise très simplement depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet et ce 24H/24 et 7J/7, sous réserve bien sûr de disposer d'un identifiant et mot de passe autorisé. Un simple ordinateur même d'entrée de gamme associé à une connexion Internet suffisent. Notre logiciel de gestion HORIO Saas est compatible avec tous les systèmes d'exploitation du marché (Windows, MacOs, Unix, Linux,...) Notre logiciel de gestion HORIO Saas est un véritables outil collaboratif qui permet le partage de données et/ou de transactions avec l'ensemble de vos collaborateurs internes, délocalisés ou nomades. Grâce à ses fonctions d'import et d'export de données, notre application de gestion en ligne peut être interfacée aisément avec vos autres logiciels, comme par exemple votre logiciel de paie. Notre logiciel de gestion HORIO Saas est nativement interfacé avec les solutions SAGE.

9 Avec la solution logicielle de gestion HORIO Saas, bénéficiez des meilleures technologies en matière de sécurité informatique. Nos applications sont hébergées dans des centres techniques (data center) du type "Salle Blanche". Ce qui signifie que vous bénéficiez de conditions de sécurité bien supérieures à celles dont vous disposeriez dans votre entreprise : Locaux sécurisés avec contrôle d'accès Climatisation Sécurité incendie Sauvegarde automatique et systématique Redondance de serveurs Disponibilité maximale Vos données sont à l'abri des sinistres. Vos données ne transitent pas en clair sur Internet. Le logiciel de gestion HORIO Saas hébergé sur Internet, ça ne veut pas dire que vos données sont accessibles à tous. L'accès au logiciel de gestion en ligne passe par le même degré de sécurité que le paiement par carte bancaire sur internet, ou encore que votre accès internet à vos comptes bancaires. Pour accéder aux services du logiciel de gestion HORIO Saas, SYNEL préconise les navigateurs suivants: Internet explorer 7/8/9, Firefox dernière version, Safari dernière version, Chrome dernière version, Silverlight Pour vous mettre à l'abri des sinistres et vous fournir une disponibilité proche de 100%, que ce soit en accès Internet ou en accès Intranet, nous installons systématiquement les logiciels sur plusieurs serveurs qui contiendront chacun l'intégralité de vos données enregistrées en temps réel. Ainsi, en cas de panne d'une machine, vous accéderez immédiatement et en toute transparence à vos données sur une autre machine, sans avoir à attendre, pendant que nous réparons ou remplaçons le serveur endommagé. En option des serveurs hébergés dans votre entreprise en mode Intranet Vous ne disposez pas d'un accès Internet suffisamment performant pour garantir de bon temps de réponse à l'ensemble de vos utilisateurs, vous appliquez une politique sécuritaire restrictive en terme d'accès à Internet, vous êtes réticents à l'idée de ne plus voir et avoir de serveurs chez vous. SYNEL vous propose dans ces cas l'installation du logiciel de gestion HORIO Saas sur un ou plusieurs serveurs dans votre entreprise sans remise en cause des avantages du SaaS. Toutes les configurations sont possibles pour l'infrastructure des serveurs.

10 HORIO SaaS est un système full web innovant et entièrement paramétrable, regroupant les activités des salariés d une entreprise. Développé sur une base MICROSOFT SQL et écrit en.net, l utilisation d HORIO SaaS dans votre société vous garantit une efficacité accrue grâce à l utilisation d une base de données unique, mise à disposition online pour tous les responsables de la société. Gestion du temps de travail avec interface Web Le module de gestion du temps d HORIO SaaS est un outil complet pour obtenir précision et efficience dans toutes activités des salariés pour effectuer le traitement des salaires. Le système regroupe toutes les informations concernant la présence des salariés, applique des règles de travail prédéfinies, puis calcule en temps réel le nombre d heures travaillées pour le traitement des salaires. L interface web permet d utiliser l Intranet de l entreprise et offre un accès au système à tous les employés. Multi-utilisateurs et accessible depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet. L accès aux informations est accordé à des niveaux différents, selon la fonction et le niveau d autorisation de chaque salarié. Un salarié peut visualiser et mettre à jour ses rapports, et un manager peut autoriser les données d un employé à des niveaux prédéterminés.

11 Système complet en ligne, permettant de visualiser les présences/absences en temps réel Entièrement paramétrable et s adapte facilement aux contraintes 35h, conforme à la loi TEPA, annualisation et autres types d accords. Modèles Horaires illimités (horaires fixes, variables, libres, 1 ou deux postes ) Cycles de travail (pour les rotations 2x8, 3x8 etc ) Motifs d absences illimités Fiche personnel avec champs paramétrables et compteurs personnalisables. Jours fériés paramétrables Gestion de différents profils de pointage Personnel non soumis au pointage, déclaratif sur feuille d heures, pointage par badgeuse, par ordinateur Outils de planification évolués, graphiques et en rafale. Plannings graphiques avec vues individuelles et par groupes. Décompte visuel des présences/absences par modèles horaires et motifs d absence. Module de gestion des anomalies Suivi des heures excédentaires au jour le jour. Gestion des droits d accès aux managers, y compris autorisation pour lire ou lire/modifier dans les tableaux Rapports et possibilité de créer de nouveaux rapports ou personnaliser des modèles existants Options flexibles pour l import et l export de fichiers Rapports graphiques pour les managers Rapports aux formats Word, Excel ou PDF, et possibilité d envoyer les rapports par Pointage de présence / allocation de temps par projet en temps réel à partir d un PC Production de rapports selon les niveaux d autorisation (manager/employé) Possibilité de correction des données par le manager Autorisations du manager pour les corrections effectuées

12 HORIO SaaS SILVER Pointage par une badgeuse SYNEL SY715 fournie Gestion des badgeages / pointages et des pauses Gestion des heures supplémentaires exonérées ou non Gestion des heures de nuit, week end et jours fériés Gestion des absences Gestion des anomalies Gestion des différents profils de salariés Outils de planning individuel ou groupe Gestion des tickets restaurants et primes de panier Bilan et état de facturation des intérimaires Périodes de paie paramétrables Plafonnement automatisé des heures supplémentaires Correction manuelle des pointages Multiples éditions standards ou paramétrables Pointage par PC (intranet) Gestion des demandes d absences (intranet) HORIO SaaS GOLD Pointage par une badgeuse SYNEL SY715 fournie Gestion des badgeages / pointages et des pauses Gestion des heures supplémentaires exonérées ou non Gestion des heures de nuit, week end et jours fériés Gestion des absences Gestion des anomalies Gestion des différents profils de salariés Outils de planning individuel ou groupe Gestion des tickets restaurants et primes de panier Bilan et état de facturation des intérimaires Périodes de paie paramétrables Plafonnement automatisé des heures supplémentaires Correction manuelle des pointages Multiples éditions standards ou paramétrables Pointage par PC (intranet) Gestion des demandes d absences (intranet) Transfert automatique vers le logiciel de paie SAGE Module HORIO Notifier

13 GOLG Transfert automatique vers le logiciel de paie SAGE Extraction de données, incluses dans la base de données HORIO SaaS, pour exportation vers votre logiciel de paie SAGE. Données extractibles : Heures (normales et majorées) Absences (congés, RTT, maladie, ) Tickets restaurant et primes de panier Formats d import : (TXT, XLS, CSV, ASCII) Module HORIO Notifier HORIO WEB Notifier est un outil de management unique pour le responsable d HORIO SaaS dans l entreprise, permettant selon des règles préalablement paramétrées d envoyer et de recevoir des informations et des alertes de données à partir d HORIO SaaS. Les données contiennent des informations relatives à la présence des salariés, en accord avec les règles de travail de l entreprise. Les alertes proviennent de données dans le système de contrôle d accès, concernant des événements exceptionnels ou inhabituels. L information est envoyée par SMS, , selon des intervalles prédéfinis, incluant un historique des achèvements en cas de réussite ou d échec.

14 Le pointage par QR codes (FlashCode 2D) et une solution simple pour les sites non équipés de badgeuse ou de téléphone afin d enregistrer le temps de présence des salariés. Avec le module QR codes de HORIO SaaS, vous imprimez le QR code correspondant au site et l apposez sur place. Dès lors, l'employé n'a plus qu'à 'Flasher' avec son téléphone mobile pour enregistrer automatiquement son temps de présence sur le site et l envoyer automatiquement sur la base de données de HORIO SaaS. HORIO SaaS QR codes vous permet de consulter et de mettre à jour l'ensemble de vos fiches clients et intervenants depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Grace à son interface simple et conviviale le module QR codes du logiciel HORIO SaaS, vous permet d enregistrer toutes les informations nécessaires (nom, adresse, n tél, contact, , autres informations) et de générer le QR code correspondant à votre client ou au site. HORIO SaaS QR codes permet un enregistrement et une gestion précise des interventions sur site par le simple flashage du QR codes (FlashCode 2D), heures d arrivée et de départ, temps de travail, etc Fonctionnalités du module HORIO SaaS QR codes gestion des missions, affectés à vos agents, génération des QR codes de vos sites ou clients, listing détaillé par agent et par mission avec gestion des anomalies, planning par client et par agent, possibilité aux agents et aux clients de se connecter pour la consultation de leur planning, alertes Mail/SMS envoyées chez vous et/ou chez l'agent en cas de retard de l'agent,(module HORIO Notifier) pointage par QR Code (flashcode / code barre 2D) intégration en temps réel tous les pointages dans votre base de données HORIO SaaS

15 Dans le cadre de la mise en ouvre de la solution de gestion du temps de travail de vos collaborateurs, SYNEL vous met à disposition le matériel nécessaire à l enregistrement des pontages. SYNEL vous fourni, pour tout le temps de votre adhésion au service HORIO SaaS, une badgeuse et les badges en quantité suffisante en fonction du nombre de salariés pointant. Les caractéristiques de la badgeuse sont décrites ci-dessous: Identification par badge Proximité sans contact. Badges disponibles en format carte bancaire ou porte-clés. Capacité 1000 personnes Autonomie de fonctionnement en cas de rupture 220v ou réseau, Fonctionnement hors secteur possible pendant plusieurs jours. Jusqu à pointages mémorisables Communication Ethernet TCP/IP 10mb. Clavier paramétrable Clavier numérique 4 touches de fonctions paramétrables pour consultation d informations personnelles, signalement de pauses ou sortie exceptionnelles Affichage rétro-éclairé Affiche l identité du personnel en accusé réception de pointage. Messagerie à l attention du personnel Montage mural ultra-simple

16 Pour en savoir plus sur notre logiciel HORIO SaaS Vous pouvez nous appeler au: ou par