Guide de la gestion de parc logiciel

2004 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Microsoft, le logo Microsoft, Office, le logo Office et Windows sont soit des marques déposées soit des marques de fabrique de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Toutes les autres marques déposées appartiennent à leurs propriétaires respectifs. VMS5082 09/02 Ref. PUBLITRANS : Guide SAM Guide de la gestion de parc logiciel

Edito L informatique est utilisée quotidiennement par 75 % de la population active. Simple aide bureautique ou pilier de votre activité, elle nécessite une gestion rigoureuse et sa valeur ajoutée réside en grande partie dans le logiciel. La stratégie d équipement et de maintenance de vos logiciels est donc importante pour optimiser votre informatique. Le logiciel à ce titre mérite une gestion proactive, saine et volontaire. Or on sait que de nombreuses organisations négligent cette gestion faute d outils et de méthodes. Il en résulte un laisser faire propice à la copie illégale et aux nombreux risques qui y sont liés. Ce guide est conçu pour aider les entreprises à comprendre les bases de la gestion de parc logiciel, et pour leur fournir les informations essentielles, les conseils et les outils afin de bénéficier des avantages d une saine gestion des actifs logiciels. Avec ce guide, vous serez à même d effectuer une rapide évaluation de vos besoins dans le domaine de la gestion de parc logiciel et, si nécessaire, de mettre en place un ensemble de pratiques au sein de votre entreprise afin d optimiser le retour sur investissement de vos logiciels. Nous avons développé ce guide en souhaitant toujours rester pratique et concret. Son format vous permet de l utiliser comme un document de travail que vous pouvez facilement emporter avec vous pour vous y référer fréquemment.

Suivez notre approche par étapes Sommaire Utilisez les pages d index et le sommaire pour étudier plus en détail la gestion de parc logiciel. Quels sont les avantages apportés à votre organisation par la gestion de parc logiciel? Quels sont les risques d une gestion approximative de vos logiciels? Prenez-vous des risques actuellement? Évaluez votre position en répondant à dix questions. Prêt à mettre en place un programme de gestion de parc logiciel? Suivez notre plan de mise en œuvre en quatre étapes (Stratégie, Procédures, Inventaires, Mise à jour). Besoin d aide et d informations complémentaires? Reportez-vous à la section Outils et ressources. Vous recherchez la solution de licence adaptée à votre entreprise? Vous souhaitez vous protéger contre le risque de piratage des logiciels? Reportez-vous à la section Licences et anti-piratage. Avantages et risques 4 Comment votre organisation peut-elle bénéficier de la gestion de parc logiciel? 5 Une politique de gestion des logiciels protège votre entreprise 7 Bases juridiques 9 Prenez-vous des risques? 10 Évaluation rapide en dix questions 11 Réalisation d un audit interne 12 Gestion de parc logiciel 14 Les principes de la gestion de parc logiciel 15 Mise en place d'une stratégie d'entreprise 17 Conception et mise en œuvre de procédures 20 Gestion et maintenance des informations 27 Gestion régulière et mise à jour 30 Outils et ressources 32 Microsoft Software Inventory Analyser 33 EasyVista, outil d audit de BSA France 33 MSIA ou EasyVista : Que choisir? 34 Licences et anti-piratage 36 Licences Microsoft comment s y retrouver 37 Anti-piratage 45 Le service d authentification de logiciels Microsoft 47 Annexes 48 10 règles simples pour savoir si un logiciel présente un risque de contrefaçon 73 Adresses utiles 74

Avantages et risques Les logiciels sont au cœur de nombreuses opérations dans l entreprise. Leur importance croissante est source de valeur ajoutée et d avantages compétitifs mais laisse aussi apparaître de nouveaux risques. Une stratégie efficace de gestion de parc logiciel vous aide à vous protéger contre ces risques. Comment votre organisation peut-elle bénéficier d une bonne gestion de son parc logiciel? Amélioration de la planification des achats de logiciels et meilleur suivi des investissements. L acquisition de logiciels peut représenter une part importante du budget informatique. Aussi est-il nécessaire de contrôler ces coûts de façon efficace. La gestion de parc logiciel peut vous aider à déterminer les logiciels dont vous avez besoin et ceux qui ne vous servent pas. Elle vous permet aussi de tirer avantage des remises liées à l'achat en volume offertes par de nombreux éditeurs. Enfin, elle sert à examiner les stratégies efficaces de développement de vos actifs logiciels au sein de votre organisation. Gestion des évolutions techniques. La gestion de parc logiciel identifie les besoins en logiciels dans votre entreprise, évite l obsolescence et rend possible la mise en œuvre des technologies qui permettent à votre entreprise d atteindre ses objectifs et de conserver son avance par rapport à la concurrence. Faciliter les communications et les échanges de données. L informatique s est développée rapidement, de façon hétérogène et parfois anarchique. De nombreuses plates-formes existent, mélangeant différentes versions de logiciels, et posant de sérieux problèmes de compatibilité et de communication. La gestion des logiciels aide à résoudre ces problèmes, tout en améliorant les échanges et l efficacité. Justification des investissements technologiques. La gestion des logiciels permet aux entreprises de mieux évaluer la valeur créée par les investissements réalisés dans ce domaine, et d identifier ainsi les départements qui peuvent avoir besoin de mises à jour ou de nouveaux logiciels. 4 5

Une politique de gestion des logiciels protège votre entreprise Risques de non-conformité L utilisation illicite de logiciels fait encourir 3 types de risques à l entreprise : des risques techniques, des risques juridiques et des risques de réputation, qui peuvent aller jusqu à mettre en cause la pérennité de l entreprise. La mise en place d une gestion des actifs logiciels dans certaines organisations n est pas perçue comme une priorité. Son absence expose votre organisation à de nombreux risques, certains pouvant avoir de graves conséquences. Les risques techniques : L utilisation de logiciels contrefaits expose à l introduction de virus et à des dysfonctionnements (pertes d informations et de fonctionnalité) dus à des copies incomplètes ou incompatibles entre elles. De plus, cette pratique prive l entreprise des mises à jour, Patchs, correctifs automatiques, formations et services prévus par les éditeurs. Ainsi l entreprise, loin d optimiser son outil informatique, fragilise l ensemble de son organisation. Les risques de réputation et d image : Un acte de contrefaçon rendu public, et c est l image de toute l entreprise qui vacille. Ainsi, ne pas respecter le droit en matière de licence peut entacher la réputation de votre entreprise. L utilisation de copies illicites ne contribue pas à donner une image «professionnelle» de l entreprise. Vos collaborateurs, clients et fournisseurs peuvent y voir un manque de sérieux ou une faille de gestion. Plutôt que de mettre en péril votre réputation, mieux vaut gérer votre parc logiciel avec professionnalisme. Les risques juridiques : Les logiciels sont des œuvres de propriété intellectuelle et à ce titre, ils sont protégés par le régime juridique des droits d auteurs. Il est illicite de copier ou d utiliser des logiciels en violation des droits d auteurs. Le non respect du droit en matière de licences logicielles peut donner lieu à des procédures judiciaires pouvant conduire à de fortes amendes, des peines de prison et des dommages et intérêts. BSA France, l association des éditeurs de logiciels professionnels, réalise pour le compte de ses membres de nombreuses procédures de contrôle relatives à l utilisation légale des logiciels partout en France et dans les entreprises de toutes tailles. Pour davantage d informations : visiter www.bsa.org/france 6 7

Microsoft propose de nombreux programmes de licences conçus pour répondre aux besoins spécifiques de tous ses clients. Les termes des licences varient selon le programme choisi. Vous trouverez un résumé des programmes proposés dans la section «Licences et anti-piratage», à la page 36. Visitez le site www.microsoft.com/france/licences pour obtenir des informations complémentaires sur ces programmes de licences et sur les éléments que vous devez conserver afin de prouver la conformité de vos licences. Bases juridiques Qu est-ce qu une licence de logiciel? Tout comme le livre ou le disque, le logiciel relève de la propriété intellectuelle. A ce titre, lorsque vous achetez un logiciel, vous n êtes pas propriétaire de l œuvre, c'està-dire du programme informatique complet. Vous êtes titulaire d un droit d utilisation d une copie, matérialisé par la licence d utilisation. Une licence logicielle est donc ce qui vous donne le droit légal d'exécuter un programme informatique. Elle définit les termes et conditions qui en régissent l'utilisation. Le logiciel est protégé par le droit d'auteur, ce qui indique clairement qu il ne peut être ni copié, ni utilisé en dehors des conditions autorisées par l éditeur. Chaque logiciel installé sur chaque PC doit avoir sa propre licence. Un logiciel sans licence d utilisation est une contrefaçon. Code de la Propriété Intellectuelle Article L.335-3 "Est ( ) un délit de contrefaçon la violation de l'un des droits de l'auteur de logiciel ( )" Article L.122-4 "Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l'auteur ( ) est illicite" Article L.335-2 "La contrefaçon en France ( ) est punie de trois ans d'emprisonnement et de 300 000 d'amende" Voici des exemples habituels de piratage : ª Utiliser un logiciel acquis légalement sur plus d ordinateurs que ne l autorise la licence. ª Fabriquer ou vendre des copies illicites du logiciel. ª Utiliser des copies illégales du logiciel, même inconsciemment. La loi n exige pas que vous sachiez que votre activité est illégale ; le simple fait d utiliser une copie illégale du logiciel vous rend passible de poursuites. ª Autoriser ou demander à une tierce personne d installer un logiciel sur votre système alors que vous n en possédez pas la licence. 8 9

Prenez-vous des risques? Évaluation rapide en dix questions Un parc logiciel mal géré peut conduire à l utilisation de logiciels sans licence, ce qui fait peser sur votre entreprise des risques technologiques et juridiques importants. Vous prenez des risques si l un des scénarios suivants s applique à votre entreprise : Votre entreprise s est rapidement développée ces dernières années. Votre entreprise a vécu une fusion, une scission ou une acquisition. Votre entreprise s étend sur de nombreux sites, dispersés géographiquement. Vous menez une politique d achat décentralisée. Votre entreprise a connu une rapide rotation de son personnel informatique ces dernières années. Le contrôle et le suivi de votre parc logiciel peut devenir très complexe dans ces conditions. C est pourquoi au travers de ce guide, nous proposons de vous aider. Étape 1 Vous aimeriez savoir si votre organisation est exposée à l utilisation de logiciels sans licences ou contrefaits? Répondez aux questions suivantes pour évaluer les risques. Questions 1. Connaissez-vous le nombre de PC, d'ordinateurs portables et de serveurs que votre entreprise possède actuellement? 2. Possédez-vous une licence pour chaque programme installé sur vos PC, ordinateurs de bureau et serveurs? 3. Êtes-vous sûr qu aucun de vos employés n a effectué de copies de logiciels sans autorisation? 4. Avez-vous acheté tous les logiciels installés sur vos PC, ordinateurs de bureau et serveurs auprès de fournisseurs de confiance? 5. Votre entreprise possède-t-elle des règles écrites pour copier des logiciels et/ou acheter des licences de logiciels? 6. Existe-t-il une stratégie de choix et de gestion des logiciels clairement établie, écrite et approuvée par la direction de l entreprise? 7. Votre entreprise gère-t-elle un inventaire précis des logiciels, des matériels et des licences qu elle possède? 8. Les licences que vous possédez correspondent-elles à vos commandes? 9. La personne qui est responsable du suivi des licences est-elle bien informée des problèmes qui peuvent apparaître? 10. Effectuez-vous des audits réguliers des logiciels installés afin de vérifier que vous possédez bien les licences? Si vous répondez non à une de ces questions ou si vous n'êtes pas sûr de la réponse, vous devriez évaluer avec attention la situation des logiciels au sein de votre entreprise. Oui Non Je ne sais pas 10 11

Étape 2 Si vous constatez que votre entreprise présente des risques dans sa gestion des licences, n attendez pas pour engager diverses actions : vous pouvez réaliser au plus vite un audit interne ou demander à une entreprise spécialisée de vous assister dans cet état des lieux. Réalisation d un audit interne Étape 3 Si vous choisissez de réaliser un audit de votre parc logiciel en interne, veillez à respecter les éléments suivants : ª Toute la responsabilité du développement et de la mise en œuvre doit être confiée à une seule personne. ª Cette personne a la possibilité de déléguer certaines tâches spécifiques à d autres personnes appropriées dans votre entreprise. L étape suivante consiste à effectuer le premier inventaire complet des logiciels installés. Étape 4 Effectuez un inventaire complet des logiciels installés de la façon suivante : ª Dressez l inventaire des PC, des ordinateurs portables et des serveurs de votre entreprise, ainsi que l inventaire des logiciels physiquement installés sur chaque disque dur de machine. ª Comparez ces informations au nombre de licences légales que votre entreprise possède effectivement. ª Calculez le nombre de licences manquantes puis choisissez, soit de désinstaller les logiciels sans licence, soit d acquérir les licences manquantes, afin de mettre votre entreprise en conformité. Selon la taille de votre entreprise et de votre organisation, cette tâche peut être simple ou vous demander de nombreux efforts. L établissement de l'inventaire initial est une opération très importante pour mettre en place une gestion de parc logiciel efficace. Microsoft et BSA (L association des éditeurs de logiciels professionnels) vous proposent des outils gratuits d inventaire de parc logiciel pour vous aider dans cette tâche. Pour connaître les différents outils de gestion de parc logiciel disponibles sur le marché, visitez www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/default.mspx Étape 5 Établissement des procédures et des règles en matière de logiciels Le nombre de procédures et de règles dont votre organisation a besoin varie selon sa taille, son métier et sa culture. Pourtant, dans tous les cas, ces règles doivent couvrir : L utilisation des logiciels et les règles de propriété intellectuelle Votre entreprise doit avoir une position claire et bien définie sur la propriété intellectuelle liée aux logiciels en respectant les termes des contrats de licences et en insistant sur la responsabilité de chaque employé à respecter les procédures fixées par la direction, relatives aux logiciels. Pour ce faire, il vous est possible de mettre en place des outils de communication interne tel qu une charte logicielle, diffusée et affichée à l intérieur de l entreprise comme à l extérieur. Cette charte figure parmi les documents à faire signer par les nouveaux entrants dans l entreprise. Elle peut être intégrée aux contrats de travail des collaborateurs, et/ou ajoutée au règlement interne de l entreprise. Politique et procédures d achats Votre entreprise doit posséder des procédures écrites décrivant comment les employés peuvent commander des logiciels et précisant le responsable des achats de logiciels, la liste des revendeurs que vous avez choisis, les logiciels et leurs versions agréées par fonction ou par tâche, par service ou par poste de travail, les procédures d installation des logiciels, la position de l entreprise vis-à-vis des logiciels personnels et la mise en œuvre d une gestion de parc logiciel. Pour obtenir des informations complémentaires, reportez-vous à la section «Gestion de parc logiciel» de ce guide, page 14, qui détaille les principes de la gestion de parc. 12 13

Gestion de parc logiciel Les principes de la gestion de parc logiciel Lorsque vous décidez de mettre en œuvre un programme de gestion de parc logiciel, nous vous recommandons de suivre ces étapes. Comment être en conformité Une bonne gestion de votre parc logiciel peut conduire à l amélioration des performances de votre entreprise. À mesure qu une entreprise investit en informatique, la gestion de parc logiciel joue un rôle de plus en plus important en termes d efficacité, de productivité et de performance globale. Voici quelques principes de base de la gestion de parc logiciel : Établissement des règles au niveau de l entreprise Conception et mise en œuvre de procédures Gestion et maintenance des informations Gestion régulière et mise à jour PROCÉDURES Pour garantir la mise en œuvre de la politique de l entreprise POLITIQUE DE L ENTREPRISE L entreprise s engage fermement dans le respect de la propriété intellectuelle et dans la gestion de parc logiciel MISE À JOUR Les inventaires doivent rester à jour afin que les processus puissent se dérouler correctement 14 INVENTAIRES Inventaire des logiciels Inventaire du matériel Inventaire des licences 15

Il n existe pas de solution universelle pour la gestion de parc logiciel ou pour le respect des licences. Toutefois, en respectant les conseils de cette section, les problèmes les plus courants seront évités et la situation pourra en être largement clarifiée. Votre entreprise pourra alors plus facilement mettre en place une solution adaptée à vos besoins et à votre environnement. De plus, communiquer clairement aux collaborateurs la volonté de l entreprise de respecter la propriété intellectuelle permet au dirigeant, responsable aux yeux de la loi, de partager sa responsabilité. Mise en place d une stratégie d entreprise Mise en œuvre d'une politique Avant toute chose, il est important que tous vos employés saisissent la valeur inhérente aux logiciels, fassent la différence entre usage légal et illégal, et s engagent à utiliser correctement les logiciels. Pour atteindre cet objectif, vous devez mettre en place une politique claire d utilisation légale des logiciels. Cette politique doit être consignée dans un document qui souligne l engagement de l entreprise à gérer au mieux ses logiciels et à n utiliser que des logiciels sous licences. Ce document doit aussi définir la procédure d achat des logiciels. Établissement d une politique Si votre entreprise n a pas encore défini de politique ou de procédures écrites, c est le moment de le faire. Le nombre de procédures et de règles dont votre entreprise a besoin varie selon la taille, le métier et la culture de votre entreprise. Au minimum, ces règles doivent couvrir : L utilisation des logiciels et les règles de propriété intellectuelle ª Possédez-vous une politique claire et applicable relative aux règles de la propriété intellectuelle? Créer et diffuser une politique sur l'utilisation des logiciels et le respect des règles de la propriété intellectuelle constitue une étape importante dans la réduction du risque de piratage au sein de l'entreprise. Logiciels personnels ª Autorisez-vous l installation de logiciels personnels sur les PC? Si oui, sous quelle forme? Si un utilisateur a besoin d'accéder à un logiciel de l'entreprise depuis son domicile, il est souhaitable que l'entreprise achète une licence séparée et l'inscrive dans le registre des immobilisations. 16 17

Diffuser la politique de l entreprise à tous les employés ª Insistez sur le fait que l entreprise ne permettra pas ou ne tolérera pas l'utilisation de logiciels illégaux ou piratés. ª Faites référence à cette politique grâce aux moyens de communication interne (règlement interne, contrat de travail ). ª Rappelez régulièrement cet engagement à vos employés, via une note interne, notamment lorsque vous pensez que cet engagement n'est plus respecté. ª Encouragez vos employés à signaler tout emploi de logiciel douteux ou tout problème relatif à l utilisation des logiciels. Appliquer rigoureusement la politique de l entreprise Assurez-vous qu'après la mise en œuvre de votre politique, tous les employés sont conscients des conséquences relatives au non respect des règles édictées. Plus vous insisterez sur la mise en œuvre de votre politique et sur le fait que l emploi de logiciels illicites est inacceptable dans votre entreprise, moins votre entreprise sera vulnérable. Votre politique de gestion des actifs logiciels doit faire partie de la politique informatique globale de l entreprise afin d'assurer la sécurité de vos systèmes et de vos données, et de vous protéger contre tout risque d illégalité. Cette politique doit : ª définir les utilisations de vos équipements informatiques que vous considérez comme acceptables et inacceptables; ª préciser les personnes responsables de l administration et de la maintenance des systèmes, et celles responsables de l application de la politique de l entreprise ; ª réguler l usage d Internet et de la messagerie électronique ; ª interdire par exemple le téléchargement de logiciels depuis les réseaux «peer to peer». ª protéger la confidentialité de vos informations ; les employés peuvent, intentionnellement ou non, utiliser Internet et la messagerie pour échanger les documents confidentiels de l entreprise. Il est essentiel de mettre en œuvre une politique efficace et un système sérieux de gestion des documents. Vérifiez que votre politique fait bien partie des informations communiquées à tout nouvel employé et affichez la afin que chacun s y conforme. Pour plus d informations, consultez le modèle proposé en annexe Gestion des évolutions techniques Lors d une fusion, d une scission ou de toute autre modification organisationnelle radicale, il est important de gérer avec efficacité cette opération. Cela inclut l inventaire et le transfert des licences. Application des droits : Si votre entreprise fusionne avec une autre, vous devez vérifier que l'autre entreprise possède des licences légales pour tous ses logiciels. Dans le cas contraire, vous devez vous mettre en conformité. 18 19

Conception et mise en œuvre de procédures Désignation d un responsable du parc logiciel Identifiez clairement un gestionnaire du parc logiciel, responsable de la bonne compréhension de la politique de l entreprise en ce qui concerne la gestion des logiciels, de son application et de son respect. Vous pourrez aussi externaliser cette tâche auprés de votre revendeur informatique. Achat de logiciels Soyez prudent lors de l achat et de l installation de logiciels. Vous devez vous assurer que les logiciels que vous achetez sont légaux. Conservation des preuves d achat Conservez toujours en lieu sûr la documentation d origine, notamment le Certificat d authenticité (COA), le Contrat de licence pour l'utilisateur final (CLUF) et les factures d'achat : ces éléments constituent la preuve de vos achats. Notez soigneusement à quels logiciels ces éléments correspondent et sur quels postes les logiciels ont été déployés. Vous trouverez des informations complémentaires sur ce point à la section «Gestion et maintenance des informations», page 27. N achetez qu auprès de revendeurs établis auxquels vous faites confiance. En cas de doute sur le licéité d un produit, n hésitez pas à contacter le Service d'authentification des logiciels Microsoft. Soyez particulièrement vigilant quant aux logiciels vendus aux enchères sur Internet ou aux offres de prix trop belles pour être honnêtes. En effet il s avère que, bien souvent, les offres proposées concernent des produits illégaux. Reportez-vous à la page 47 pour tout savoir sur le Service d'authentification des logiciels Microsoft. CAO Windows XP Centralisation des achats ª Exigez que toutes les demandes d achats de logiciels s effectuent par écrit, avec l approbation du responsable hiérarchique. ª N autorisez pas vos employés à acheter eux-mêmes des logiciels et à faire passer cette dépense en notes de frais. ª Assurez-vous que vos employés ne peuvent pas télécharger des logiciels depuis Internet sans une autorisation spéciale. CAO Office XP 20 21

Politique et procédures d achats Comment les employés doivent-ils demander des copies de logiciels ou des mises à jour de leurs programmes existants? Plus précisément : ª Qui prend les décisions d achat et selon quels critères? ª Quels sont les fournisseurs retenus? ª Comment trouvez-vous les meilleurs prix? Nous vous conseillons d effectuer tous les achats de manière centralisée au niveau du service informatique et de vous assurer que tous les utilisateurs obtiennent l approbation de leur responsable lors d une demande d achat. Par ailleurs, il est préférable de ne pas payer un logiciel en espèces ou par carte de crédit, ou bien de le passer en frais généraux. En achetant tous les logiciels de façon centralisée, il est plus facile de maintenir des informations détaillées sur ces achats. Procédures d installation des logiciels Qui est responsable du logiciel lorsqu il est livré à l entreprise? Qui enregistre les numéros de série, envoie la carte d enregistrement et gère ces informations? Nous vous recommandons de vous assurer que le gestionnaire du parc logiciel (ou quelqu un sous sa responsabilité) soit la seule personne habilitée à installer le logiciel ou à en donner l instruction. Par ailleurs, afin d établir une saine gestion des actifs logiciels de votre entreprise, il est essentiel que les manuels (s ils sont fournis) ainsi que tout document accompagnant le logiciel (Certificat d authenticité, contrat CLUF et CD-ROM du programme) restent en permanence dans le département informatique. Lorsque le logiciel a été installé, les CD-ROM d origine doivent être stockés sous clé dans un endroit sécurisé, avec un numéro d ordre permettant d identifier le fournisseur et la date d achat. Le gestionnaire du parc logiciel est responsable de cette procédure. Contrôles pour vérifier que le logiciel est licite ª La boîte du logiciel contient généralement une licence avec un numéro de série, une carte d enregistrement et un manuel. ª Si vous achetez un logiciel pour de multiples installations (par exemple via un programme de licence en volume comme Open ou Select), vous ne recevrez qu une seule licence regroupant l ensemble des logiciels, ce qui facilitera l administration de votre parc logiciel. ª Les logiciels pré installés et fournis avec les ordinateurs doivent aussi être accompagnés d une licence fournie par le fabricant de l ordinateur. Ils peuvent ne comporter qu un manuel électronique. Vérification de l emballage ª Des étiquettes de faible qualité, des manuels photocopiés constituent souvent des signes de logiciels contrefaits. (Pour des informations complémentaires concernant le Service d'authentification des logiciels Microsoft, veuillez vous reporter à la page 47). ª Pour chaque achat, conservez toujours les licences d origine et les bons de livraison. 22 23

Evolution des postes de travail obsolètes Le processus d inventaire des logiciels vous permet d identifier les postes de travail obsolètes. Vous pouvez ainsi les faire évoluer, ainsi que les logiciels qui les accompagnent. Vous devez noter que les logiciels Microsoft acquis avec un nouvel ordinateur (connus sous le nom de «logiciels OEM») ne sont pas transférables à d autres ordinateurs et doivent être retirés de l exploitation lorsque le PC correspondant est mis au rebut. Toutefois, les logiciels achetés au détail ou via des programmes de licences en volume peuvent être redéployés sur d autres PC, en respectant les termes du Contrat de licence de ces programmes. Transfert de licences Dans les cas d acquisition d une entreprise par une autre, ou de fusion, les licences ne sont pas toujours transférées automatiquement. Dans certains cas, elles doivent l être de façon formelle. Vous devez lire votre propre contrat pour connaître les détails mais voici les principes généraux : ª Licences physiques Les preuves physiques des licences doivent être transférées. Reportez-vous à la section «Licences et anti-piratage» commençant à la page 36 pour obtenir des informations complémentaires. ª Licences électroniques Lorsque les licences n existent que sous forme électronique (comme c est le cas dans certains programmes de licence), une procédure de notification doit être respectée, selon les termes de votre contrat de licence. ª Changement de propriétaire Le changement de propriétaire doit être confirmé par écrit. Si les licences ont été enregistrées sous le nom d une entreprise, nous recommandons que le document attestant du changement de propriétaire soit rangé et conservé avec soin. Standardisation des logiciels Si vous découvrez que les employés utilisent des versions différentes du même logiciel, intéressez-vous à la standardisation et à l homogénéisation des logiciels par le biais des mises à jour. Cela conduit souvent à une meilleure productivité car l'utilisation de la même version d'un logiciel dans toute l'entreprise simplifie les échanges de données, l administration du réseau et améliore ainsi la productivité. 24 25

Procédures de mises à jour Souvent, l acquisition de logiciels n est pas coordonnée entre les départements, filiales ou établissements. Dans ce cas, la centralisation de l acquisition des logiciels présente l avantage de réduire les coûts grâce aux programmes d achat de licences en volume. Ainsi, les entreprises qui centralisent leurs achats de logiciels tendent à : 1. mieux respecter les termes et les conditions des licences ; 2. réaliser des économies en choisissant le type de licence le mieux adapté ; 3. mieux aligner le budget des logiciels avec les dépenses prévues, ce qui conduit à une gestion plus efficace des ressources, notamment dans le cas de licence annualisées. Tous les points ci-dessus doivent être pris en compte dans la procédure de gestion de parc logiciel au sein de votre entreprise afin d en assurer la cohérence, d aider à la gestion des informations et de réduire les coûts. Gestion et maintenance des informations Principales bases de données d inventaires Inventaire des logiciels installés Inventaire du matériel Inventaire des licences 1) Inventaire des logiciels L enregistrement des logiciels constitue la façon la plus simple de contrôler leur achat, les mises à jour, leur utilisation, et d anticiper sur les problèmes potentiels de licences. Création d un inventaire de tous les logiciels utilisés ª Enregistrez le nom du produit, le numéro de version et le numéro de série pour chaque logiciel installé sur chaque ordinateur. ª Enregistrez les mêmes informations pour les logiciels que vous possédez mais que vous n avez pas encore installés. ª Si vos licences vous autorisent à des installations multiples, notez soigneusement combien d exemplaires sont installés et sur quels ordinateurs. ª Notez tous les détails concernant les logiciels pré installés sur les ordinateurs que vous avez achetés. Conservez toutes ces informations de façon sécurisée. 26 27

Vous pouvez utiliser votre propre logiciel de gestion ou acheter un logiciel conçu dans ce but. De nombreuses solutions existent, présentant des fonctionnalités allant du simple inventaire devant être mis à jour manuellement au système plus élaboré qui se met à jour automatiquement en analysant chaque ordinateur. Vous trouverez une liste des outils d inventaires et de gestion de parc les plus utilisés actuellement en visitant la page www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/outils.mspx Remarque : Microsoft ne conseille aucun produit en particulier. Si vous êtes en phase de recherche d un outil, nous vous conseillons d étendre vos recherches au-delà de ce qui est listé sur ce site Web. Conservation des logiciels et de la documentation en lieu sûr ª Cela inclut les CD-ROM et les disquettes des logiciels originaux, les manuels, les certificats d authenticité, les documents de licence et les factures détaillées. (Notez que vous ne devez pas retirer les étiquettes des certificats d authenticité qui sont collées sur votre PC). Si vous ne pouvez pas trouver toutes les informations nécessaires, vous devez contacter l éditeur de logiciel pour vérifier que votre logiciel est légitime. ª Archivez correctement les manuels et tous les documents afin de pouvoir les retrouver facilement. 2) Inventaire du matériel ª Répertoriez les emplacements de tous les ordinateurs déployés dans votre entreprise. ª Notez le modèle, le type et la fonction de chaque matériel. ª Établissez un inventaire du matériel dans lequel chaque station et chaque serveur seront répertoriés. Comme pour l inventaire des logiciels, vous pouvez envisager l achat d un logiciel adapté vous permettant de réaliser plus facilement l inventaire du matériel informatique dont vous disposez. Les solutions les plus avancées assurent à la fois les inventaires matériels et logiciels, avec des possibilités d analyse automatique via le réseau. De tels outils apportent souvent des avantages additionnels à la gestion de parc, comme la possibilité de prendre le contrôle des PC à distance, à des fins de support et d assistance. Outils de gestion de parc et inventaire de logiciels Il existe de nombreux outils de gestion de parc et d'inventaires sur le marché. Les inventaires de logiciels répertorient principalement les logiciels installés sur les PC tandis que les outils de gestion de parc vous aident à gérer votre réseau d'ordinateurs et les logiciels associés. 3) Inventaire des licences Regroupez toutes les licences et autres preuves d achat et synthétisez le nombre total de licences que vous possédez. Les preuves d achat de licences existent sous de nombreuses formes, en fonction du type de licence que vous avez acquis. Consultez la section «Licences et anti-piratage» commençant à la page 36 pour obtenir des informations et des exemples de preuves d achat de licences Microsoft. L optimisation du parc logiciel permet de rationaliser le nombre de licences, tout en assurant une meilleure maîtrise des coûts. Elle procure des avantages qui sont supérieurs aux coûts associés. La gestion de parc logiciel aide aussi au support des postes de travail, au contrôle des versions et à la planification des déploiements, ce qui permet à l entreprise une meilleure réactivité face à des besoins d évolution. 28 29

Avec des programmes de licences en volume, comme Open ou Select, les confirmations de licences émises par Microsoft, sous forme papier ou dans un format électronique, sont les seules preuves de possession de licences. Les attestations ou autres documents similaires émis par certains revendeurs comme «preuve d achat» n'attestent pas de la possession d'une licence. L entreprise acheteuse doit vérifier qu elle a bien reçu les confirmations de licences appropriées de la part de Microsoft. Rapprochement des inventaires logiciels et licences Comparez le nombre de logiciels installés et le nombre de licences effectivement possédées, et vous saurez quelle part de votre parc logiciel est utilisé sans licence. Vous connaîtrez ainsi votre niveau de risque et pourrez prendre les décisions de régularisation de votre parc logiciel qui s imposent. Gestion régulière et mise à jour Gestion régulière La gestion d un parc logiciel est un processus permanent. Vous devez veiller au respect de la politique de l entreprise en ce qui concerne les logiciels et procéder à des vérifications régulières des inventaires des licences, des logiciels et des matériels afin d'être sûr de leur exactitude. Pour faciliter la gestion régulière, nous vous recommandons de désigner une personne responsable de cette tâche dans votre entreprise. Mise à jour des procédures Les procédures que vous avez définies pour la gestion de votre parc logiciel vous protègent contre les risques mentionnés au début de ce guide. Toutefois, il est intéressant de revoir ces procédures de temps à autre afin de vérifier qu elles restent efficaces pour parer tout risque éventuel. Une entreprise peut par exemple souhaiter modifier ses procédures de gestion de parc logiciel si une nouvelle technologie apparaît, lui permettant de réduire ses tâches administratives pour un processus particulier. Il faut aussi s assurer que les processus qui ont été définis sont bien respectés. Mise à jour des inventaires Les inventaires deviennent obsolètes à mesure que le temps passe. Par conséquent, il est important d effectuer des vérifications périodiques sur des postes de travail choisis au hasard pour vérifier qu aucun logiciel non approuvé n a été installé. Comme pour les matériels et les logiciels, les licences doivent être régulièrement contrôlées afin de vérifier que tous les achats ont été correctement enregistrés et que toutes les informations concernant les licences peuvent être retrouvées facilement. Si votre entreprise possède un service d audit, demandez-lui d effectuer la mise à jour des procédures et de vérifier l exactitude des inventaires ; c est le service le plus à même d'effectuer ce travail. Il est important pour votre entreprise d effectuer ce contrôle au minimum une fois par an. 30 31

Outils et ressources Microsoft Software Inventory Analyser (MSIA) MSIA est un outil gratuit destiné à aider les entreprises à réaliser un inventaire de leurs principaux logiciels Microsoft. Vous trouverez dans cette partie les outils visant à gérer les logiciels et à s assurer du respect des licences. Il est facile à utiliser et vous permet d effectuer vous-même votre inventaire, que vous possédiez un seul ordinateur ou tout un réseau. À la fin de son analyse, cet outil édite un rapport des installations des produits Microsoft avec les informations de licences correspondantes pour une analyse complète de conformité. Cela est très rapide et ne prend que quelques minutes. Consulter l adresse Internet : www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/outils.mspx Rapports MSIA produit un rapport comprenant les principaux logiciels Microsoft qu il a répertorié sur vos machines. Il dresse un tableau dans lequel vous pouvez ajouter les informations relatives aux licences. Enfin, vous pouvez facilement et rapidement vérifier la conformité de vos logiciels avec vos licences effectivement possédées. EasyVista, Outil d audit de BSA France Le logiciel EasyVista est un autre outil gratuit d inventaire des logiciels que vous pouvez utiliser. Il possède trois atouts majeurs. Il permet au responsable qui effectue un inventaire du parc des logiciels de vérifier la présence de la quasi totalité des logiciels disponibles sur le marché. Il offre la possibilité de laisser apparaître les éventuels numéros de série présents. Enfin, la simplicité de son fonctionnement permet à n'importe quel employé d'effectuer son inventaire lui-même. Consulter l adresse Internet : www.bsa.org/france/ressources/decouvrez-easyvista.cfm 32 33

MSIA ou EasyVista : Que choisir? MSIA est un logiciel d audit et d inventaire de parc informatique permettant de recenser uniquement les logiciels Microsoft. En revanche, il est possible de lancer l outil pour obtenir une analyse complète sur l ensemble du réseau. EasyVista est un outil développé par BSA, permettant de réaliser très facilement un inventaire exhaustif de votre ordinateur afin de connaître la liste des logiciels installés sur votre ordinateur pour être en conformité avec la loi, de préparer des upgrades logiciels, d identifier les failles de sécurité : PC non sécurisés, absence ou obsolescence d antivirus, de savoir ce qui a changé depuis le dernier inventaire et de repérer les postes à problèmes, pour intervenir préventivement Il permet donc au responsable qui effectue un inventaire du parc des logiciels de vérifier la présence de la quasi-totalité des logiciels du marché, soit près de 150 000 logiciels à ce jour, et de collecter toutes les données techniques sur les postes de travail. Enfin, la simplicité de son fonctionnement permet à n'importe quel employé d'effectuer son inventaire lui-même, sachant que l outil d audit doit être lancé sur chacun des ordinateurs de l entreprise. Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de parc logiciel? Consultez notre site Web www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/default.mspx Des doutes quant à la licéité des logiciels achetés? Le Service d identification des produits Microsoft peut vous indiquer si le logiciel que vous avez acheté est authentique ou non. Ce service est gratuit. Pour obtenir des informations sur ce service, visitez la page www.microsoft.com/france/logicieloriginal/reconnaitre/authentification.mspx Consultez la section Anti-piratage à la fin de ce guide pour obtenir des informations complémentaires sur le service d identification des produits Microsoft. Quel programme de licence faut-il choisir? Étudiez les détails de tous les programmes de licences que Microsoft propose. Ces programmes vous permettent de réaliser des économies substantielles sur l achat de logiciels en volume. Visitez le site Web www.microsoft.com/france/licences ou téléphonez au 0 825 827 829 (0,15 ttc /min). 34 35

Licences et anti-piratage Microsoft propose de nombreux programmes de licences conçus pour répondre aux besoins de tous ses clients. Leurs caractéristiques varient beaucoup d un programme à un autre. Les informations de cette section vous aideront à déterminer le programme adapté à vos besoins. En outre, vous apprendrez à reconnaître les éléments destinés à lutter contre les contrefaçons lors de l achat de produits. Vous connaîtrez aussi la documentation que vous devez conserver pour être en conformité avec la licence. Licences Microsoft comment s y retrouver Les informations présentées ici peuvent évoluer. Consultez le site internet www.microsoft.com/france/licences/default.asp pour obtenir les informations les plus récentes. Logiciels pré installés sur de nouveaux PC (logiciels OEM) Lorsque vous achetez un nouveau PC, vous recevez un système d'exploitation pré installé comme Microsoft Windows. Pour être sûr que vous recevez un logiciel Microsoft authentique, recherchez l'étiquette du Certificat d'authenticité que vous devriez trouver sur le boîtier du PC. Cette étiquette vous permet de déterminer l authenticité du logiciel Microsoft et de ses composants. Le Certificat d authenticité possède une bande holographique qui révèle les mots «Microsoft» et «Genuine». Le nom du produit et une clé de produit unique sont placés au centre de l étiquette et l URL «How to Tell» apparaît en bas de l étiquette. Les étiquettes des certificats d authenticité ne doivent pas être retirées. En plus de cette étiquette, vous pouvez aussi recevoir un CD-ROM du fournisseur du PC. Ce CD (ou DVD) est clairement identifié avec la marque du fabricant ou par un hologramme bord à bord. Reportez-vous à la section Produit au détail à la page 51 de ce guide pour obtenir des informations complémentaires sur le CD avec hologramme bord à bord. 36 37

Consultez le site Web «How to Tell» de Microsoft à l adresse www.microsoft.com/resources/howtotell/fr/default.mspx pour obtenir des informations détaillées sur les fonctions de sécurité des systèmes d exploitation Windows. Afin de pouvoir prouver que vous êtes le propriétaire de la licence, vous devez conserver le Contrat de licence utilisateur final (CLUF) qui est le contrat passé entre le fabricant du PC et l utilisateur final, le Certificat d authenticité, le CD-ROM, les manuels (s ils existent) et la facture d achat avec la preuve du règlement. Ne tentez pas de retirer le Certificat d authenticité du PC. Le PC peut aussi être livré avec des applications comme Microsoft Office préinstallées. Pour être sûr de l authenticité de ce logiciel, recherchez son Certificat d authenticité. Ce certificat n est pas nécessairement collé sur le boîtier. Il peut apparaître sur l emballage du CD du produit, sur le manuel du produit ou sur le boîtier plastique du produit. Certaines applications Microsoft pré installées, comme Microsoft Office, sont fournies avec un CD comportant un hologramme bord à bord. Produits vendus au détail Vendus à l unité dans des magasins et chez des revendeurs Microsoft, les produits version boîte se présentent dans un emballage carton et comprennent le CD-ROM et la documentation. Ce type de commercialisation répond aux besoins des petites entreprises possédant moins de 5 PC. Pour déterminer si vous êtes en possession d un produit authentique, examinez le Certificat d authenticité sur le dessus de la boîte. La couleur verte est sensible à la chaleur et vire au jaune si vous la frottez doucement. Le document qui sert de preuve de licence est le CLUF, inclus dans la boîte en version papier ou en ligne dans le logiciel. Afin de prouver que vous êtes le propriétaire de la licence, vous devez conserver le CLUF au format papier (si inclus), le Certificat d authenticité et une copie de la facture d achat. Les produits Microsoft Windows et Office vendus au détail utilisent la technologie d hologramme bord à bord. Afin de pouvoir prouver que vous êtes le propriétaire de la licence, vous devez conserver le CLUF*, le Certificat d authenticité, la facture d achat et la preuve de son règlement. *Remarque : le CLUF peut être fourni en ligne, dans le logiciel. 38 39

Vous devez posséder ces CD spéciaux pour confirmer que les produits que vous avez achetés sont authentiques. L hologramme couvre toute la surface du CD et lorsque le CD est incliné sous la lumière, le nom du produit et un graphique particulier apparaissent du centre jusqu au bord du CD. L hologramme est gravé à l intérieur du CD. Ce n est pas une étiquette. Licences en volume Spécifiquement destinées aux entreprises, les licences en volumes permettent d acquérir des logiciels à des tarifs dégressifs en fonction des volumes acquis. Entreprises de moins de 250 postes Licences Open Les licences Microsoft Open vous permettent d acquérir simplement et à la carte, des licences d utilisation pour l ensemble des logiciels Microsoft, à l exception des jeux et matériels. Les licences Open proposent des tarifs avantageux, à partir de 5 licences, et un niveau de prix garanti pendant 2 ans. Le principe est simple : plus le nombre de logiciels achetés lors de la première commande est élevé, plus le prix est avantageux. La licence Open vous autorise à installer et à utiliser en toute légalité des logiciels Microsoft sur un nombre de postes donné. Il suffit ensuite de posséder ou d acheter un seul média d installation original et d installer le logiciel sur autant de postes que de licences acquises. Vous pouvez vous réapprovisionner ultérieurement en logiciels aux mêmes conditions tarifaires pendant 2 ans grâce à un numéro d autorisation. A l issue des deux ans, vous conservez bien entendu la propriété des licences acquises. De plus, vous pouvez utilisez votre numéro d autorisation pour toutes vos filiales et passer ainsi des commandes supplémentaires sous un même numéro de contrat Open. Ainsi, les filiales peuvent bénéficier du même tarif Open dès l acquisition d une licence logicielle Microsoft. Votre preuve de licence est enregistrée sur un site sécurisé à l adresse https://eopen.microsoft.com. Ouvrez une session avec votre mot de passe Passport Microsoft et avec votre numéro unique d autorisation de licence Open pour vérifier le nombre de licences achetées. Les termes de votre licence, les droits, les conditions, etc., apparaissent dans le Contrat de licence Open, également disponible sur le site Web eopen. Visitez le site www.microsoft.com/france/licences/default.asp pour obtenir des informations complémentaires sur la licence Open. Contrats annualisés MYO et OSL Plutôt qu un achat de licences au fur et à mesure de vos besoins, vous pouvez également globaliser la gestion de vos licences sur un seul et même contrat annualisé. Vos avantages : simplifiez l achat et la gestion de vos licences avec un parc logiciel harmonisé et un seul paiement annuel, profitez d un paiement étalé et bénéficiez des mises à jour et de services inclus dans votre contrat (support, formation ). Les contrats annualisés sont des abonnements de 3 ans qui permettent d installer et d utiliser les versions les plus récentes des logiciels de la plateforme Microsoft. Le contrat couvre l ensemble des micro-ordinateurs de l entreprise et il est possible d y inclure les sites distants et les affiliés. Le prix forfaitaire est fixe pour les 3 années du contrat. Il est possible de déployer des postes supplémentaires et de vous faire bénéficier des mêmes tarifs en faisant une simple déclaration annuelle. Il existe 2 types de contrat : - Le contrat MYO : achetez vos licences en 3 fois. A la fin du contrat, vous êtes propriétaire des dernières versions des logiciels choisis. - Le contrat OSL : louez vos licences. Vous vous acquittez ainsi d un droit d utilisation, sans être propriétaire des licences. En fin de contrat il est possible d acquérir définitivement les logiciels grâce à l option d achat. Vous pouvez aussi renouveler votre contrat OSL pour 1 ou 3 ans. 40 41

Entreprises de plus de 250 postes Licence Select 6 Elaboré pour les Entreprises et Administrations possédant plus de 250 microordinateurs, Microsoft Select est un programme de licences destiné à faciliter l acquisition et la gestion des logiciels Microsoft. Il est disponible via les Revendeurs Microsoft autorisés Select pour une durée de contrat de 3 ans avec possibilité de prorogation de 1 ou 3 ans. Pour établir son niveau de tarification, au démarrage du contrat, le client choisit le nombre de licences appartenant à un même groupe de produits (Groupe Applications, Groupe Systèmes, Groupe Serveurs) et prévu à l achat au cours des trois prochaines années,. Le niveau d entrée minimum pour l ensemble d une organisation est une prévision d acquisition de logiciels représentant au moins 1500 points (par groupe de produits). Il n y a pas de commande initiale minimum. A chaque date anniversaire, Microsoft effectuera une révision du niveau des prix pour s assurer que l historique de vos achats est en adéquation avec les niveaux de prix déterminés précédemment et si nécessaire ajustera chacun des niveaux en fonction des achats réalisés. Accord Entreprise 6 Conçu pour répondre aux besoins des Entreprises qui peuvent s engager sur les produits Microsoft constituant la plateforme Entreprise à travers leur organisation toute entière ou une division, l Accord Entreprise 6 permet une administration des licences simplifiée, des prix fixes déterminés à l avance et un paiement annuel des droits d utilisation. Différentes études ont démontré que le coût d acquisition et de mise en place des logiciels dans les entreprises représente bien plus que le seul coût du logiciel. Bien que les programmes de licences en volume permettent d obtenir des remises significatives, certains coûts d acquisition du logiciel, tels que la gestion des commandes au fil de l eau, l administration des licences, et le suivi de l acquisition de la licence pour chaque produit installé peuvent exister, notamment dans les organisations décentralisées. Il est également fréquent de constater dans les entreprises que les utilisateurs travaillent sur des versions différentes du même logiciel, limitant leur capacité à collaborer efficacement et compromettant la productivité. Cette situation peut également entraîner des difficultés internes de support et de formation, qui conduisent à leur tour à générer des coûts additionnels pour l organisation. Visitez le site www.microsoft.com/france/licences/default.asp des informations complémentaires sur la licence Select. pour obtenir Simplifiant considérablement le mode d acquisition de vos licences tout en permettant la standardisation au sein de votre organisation sur les principaux logiciels Microsoft, l Accord Entreprise 6 contribue à diminuer de façon significative les coûts directs et indirects inhérents à l administration de votre parc informatique. 42 43

Le contrat Accord Entreprise Souscription est conçu pour répondre aux besoins des Entreprises qui peuvent s engager sur les produits Microsoft constituant la plateforme Entreprise à travers leur organisation toute entière ou une division, mais qui souhaitent louer leurs logiciels. L Accord Entreprise Souscription 6 permet une administration des licences simplifiée, des prix fixes déterminés à l avance et un paiement annuel des droits d utilisation. Visitez le site www.microsoft.com/france/licences/default.asp pour obtenir des informations complémentaires. Remarque : Les versions complètes des systèmes d exploitation Microsoft ne sont pas disponibles via les programmes de licences en volume. Seules sont disponibles les mises à jour. Vous devez acquérir les versions complètes via un fournisseur OEM ou un revendeur au détail. Produits Éducation Des prix spéciaux sont consentis aux établissements scolaires dans le cadre de plusieurs programmes de licences Microsoft. Anti-piratage Qu est-ce que le piratage logiciel? Le piratage d un logiciel est comparable au vol. Il prend différentes formes et se produit pour diverses raisons, intentionnelles ou dues à un simple manque de vigilance. 1. Copie par l utilisateur / par l entreprise Des individus, ou l entreprise elle-même, copient des logiciels. Ces logiciels sont des contrefaçons car ils sont sans licence. Dans le cas de licences en volume, le nombre d installations déclarées est inférieur à la réalité. 2. Chargement du disque dur Pratiquée par des fournisseurs OEM ou des vendeurs de PC sans scrupule, cette technique consiste à pré installer de nombreux logiciels sans licence sur le disque dur de l'ordinateur. Le vendeur utilise la copie d un programme pour installer des copies illégales sur de nombreuses machines. Les disques et la documentation d'origine sont absents ou incomplets. Lorsqu'ils sont fournis, il s'agit la plupart du temps de contrefaçons. 3. Contrefaçon à l identique Les logiciels et parfois leurs emballages sont reproduits illégalement de façon à ressembler à l original. Ces produits sont ensuite revendus à bas prix à des revendeurs ou à des utilisateurs sans méfiance, comme s'il s'agissait de produits authentiques. 44 45

4. Distribution détournée Elle a lieu lorsqu un logiciel sous licence destiné à une clientèle particulière est vendu à d autres clients non qualifiés pour ce type de licences. Par exemple, la vente de licences éducation à une petite entreprise ou la vente de logiciels OEM en dehors des termes de la licence. 5. Piratage sur Internet Ces dernières années, la vente de logiciels contrefaits à des consommateurs sans méfiance via des sites Internet de commerce ou d enchères s est multipliée et devient un problème important pour les consommateurs, les sites Internet honnêtes et le marché du logiciel. Lorsque vous achetez des logiciels en ligne, vous devez : ª Noter l adresse géographique et le numéro de téléphone. ª Connaître précisément la politique de retour. Vous devez aussi : ª Conserver des traces de vos opérations. ª Vous méfier des annonces de soldes, de liquidations ou de marchés spéciaux passés avec le fournisseur du logiciel. ª Vous méfier des prix trop bas. Si le prix semble être trop bas pour être vrai, vous avez probablement affaire à une contrefaçon. En cas de doute, contactez l éditeur du logiciel. En ce qui concerne Microsoft, téléphonez au 0 825 827 829 (0,15 ttc /min) Le Service d authentification de logiciels Microsoft Afin de protéger nos clients et pour réduire l'impact négatif du piratage, Microsoft a mis en place un service gratuit d'authentification de ses logiciels*. Fonctionnement Vous venez d acheter un logiciel* et vous doutez de son authenticité : vous pouvez l envoyer à notre centre d'expertise pour vérification. *Des conditions s'appliquent. Consultez le site Web Microsoft www.microsoft.com/france/logicieloriginal/reconnaitre/authentification.mspx pour obtenir tous les détails sur la procédure à suivre. Ce service ne s'applique pas aux CD-ROM dorés ou gravés ni aux copies grossières (jaquette manifestement scannée ou photocopiée, CD comportant des mentions manuscrites). Pour pouvoir bénéficier de ce service, vous devez nous fournir : 1. Le logiciel en question ainsi que l ensemble de la documentation l accompagnant 2. La fiche de demande d authentification complétée et signée que vous pouvez télécharger à partir de la page www.microsoft.com/france/logicieloriginal/reconnaitre/authentification.mspx 3. La facture d achat donnée par votre fournisseur Expédition de votre produit Contactez le 0 825 827 829 (0,15 ttc /min). Préparez votre envoi avec tous les éléments indiqués ci-dessus. UPS viendra enlever votre pli et l adressera au centre d'expertise Microsoft qui prendra contact avec vous. 46 47

Annexes Dans cette rubrique vous trouverez des documents personnalisables (présentations, tableaux, modèles, ) à utiliser pour organiser la Gestion des Logiciels et répondre au mieux aux besoins de votre entreprise. La Gestion des Logiciels étape par étape Checklist pour la Gestion des Logiciels Ce document récapitule toutes les étapes à suivre et vous oriente vers les liens utiles pour leur réalisation. Etape 1 : Réaliser un Inventaire des Logiciels Outil d inventaire Microsoft Software Inventory Analyser Cet outil d analyse, gratuit et anonyme, reconnaît les logiciels Microsoft uniquement. Outil d inventaire BSA EasyVista Cet outil d analyse, gratuit et anonyme, reconnaît la quasi-intégralité des logiciels du marché. Éditeurs, logiciels, versions majeures, versions mineures, à ce jour 150.000 logiciels sont reconnus. Rapport d inventaire des logiciels pour chaque PC de l entreprise Utilisez ce document lorsque que vous réalisez un inventaire sur des PC. Rapport d inventaire des logiciels Compilez toutes les informations recueillies lors des inventaires précédents dans un document unique. Etape 2 : Comparer vos logiciels installés à vos licences détenues. Récapitulatif des preuves d'achat de licences logicielles Pendant que vous réunissez vos contrats et autres documents liés à vos licences, enregistrez ces informations dans ce rapport d inventaire. Evaluation des différences entre installations logicielles et licences détenues Compilez les informations recueillies dans votre rapport d inventaire des logiciels et dans votre récapitulatif des preuves d achat de licences logicielles dans un rapport unique afin de déterminer si vous êtes sur ou sous licencié. Informations sur les différents modes d'acquisition des licences Présentation sur les différents types de licences. Etape 3 : Adapter la politique interne et les procédures. Modèle de Charte logicielle Elle peut être intégrée aux contrats de travail des collaborateurs ou ajoutée au règlement interne de l entreprise. Modèle de Mémorandum interne Utilisez cet exemple pour informer vos collaborateurs de la politique d usage des logiciels au sein de votre entreprise. Etape 4 : Développer un plan de Gestion des Logiciels Questionnaire de Gestion de logiciels adressé aux employés Interrogez vos employés, en personne ou par le biais d un email, afin de déterminer les logiciels dont ils ont vraiment besoin pour travailler efficacement. Trucs et astuces pour réduire les coûts de support technique Consultez cette liste pour aider votre équipe du support technique à gagner du temps et votre entreprise à économiser de l argent. Récapitulatif des logiciels et du matériel utilisé par employé Gardez une trace pour chaque employé de l équipement et des logiciels utilisés. 48 49

50 Check list pour la Gestion des Logiciels Cette liste vous guide vers les outils et ressources utiles pour mener à bien votre Gestion des Logiciels étape par étape. 1. Faire un inventaire initial des logiciels installés. ª Inventaire des logiciels et outils de gestion des actifs logiciels : http://www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/outils.mspx ª Microsoft Software Inventory Analyzer (MSIA) et BSA EasyVista (Staff & Line) : http://www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/audit/outils.mspx 2. Rechercher les licences existantes. ª Site Licences Microsoft : www.microsoft.com/france/licences ª eopen: https://eopen.microsoft.com ª Suggestions de licences Microsoft : www.microsoft.com/france/partenaires/licences/quellelicence ª How To Tell: www.microsoft.com/resources/howtotell/fr 3. Organiser et analyser les résultats de l inventaire de logiciels et des informations sur les licences. ª Résumé des installations et licences logiciels : http://download.microsoft.com/download/3/5/b/35b409f2-ff35-4a97-9439- fe8230421168/softwareandlicensesummaryreporttemplate.xls 4. Déterminer si des licences supplémentaires sont nécessaires et quelle solution correspond le mieux à vos besoins. ª Site Licences Microsoft : www.microsoft.com/france/licences 5. Définir un endroit unique où réunir les preuves d achats, les contrats de licences et les factures. 6. Mettre en place un plan de Gestion des Logiciels. ª Maintenir sa conformité logiciels : http://www.microsoft.com/france/logicieloriginal/gerer/maintenir.mspx Etape n 1 : Réaliser un inventaire des logiciels Microsoft Software Inventory Analyzer 4.0 Microsoft Software Inventory Analyser (MSIA) vous permet de réaliser facilement et anonymement l'audit de votre parc logiciel. L outil Microsoft Software Inventory Analyzer analyse les ordinateurs et répertorie les logiciels Microsoft qui y sont installés. Les résultats de cet inventaire sont présentés dans un rapport au format HTML, Excel, ou texte. Ceux-ci fournissent des informations détaillées telles que le nom de tous les logiciels Microsoft installés, leur type et le nombre de licences par produit. D autres liens permettent de consulter la liste des ordinateurs analysés et le journal d erreurs. Ces informations vous sont précieuses si vous êtes chargé de l'administration du système, des licences et de l inventaire des produits logiciels Microsoft de votre entreprise. Tous ces résultats permettent d avoir une vision instantanée du parc, et il est ainsi possible : - de préparer les mises à jour logiciels - de connaître les logiciels utilisés pour être en conformité avec la loi - de repérer les postes à problèmes (PC non sécurisés, absence ou obsolescences des anti-virus) pour intervenir préventivement Ce programme peut être exécuté sur un poste de travail autonome ou sur l ensemble du réseau Microsoft Windows. Les systèmes d exploitation pris en charge par cet outil sont les suivants : ª Windows 98 ª Windows ME ª Windows NT 4.0 Workstation ª Windows NT 4.0 Server ª Windows 2000 Server ª Windows 2000 Professionnel ª Windows 2000 Advanced Server ª Windows XP Télécharger gratuitement Microsoft Software Inventory Analyser 4.0 sur www.microsoft.com/france/logicieloriginal 51

Conditions requises Rapport d installation de logiciels - PC individuels MSIA fonctionne sur n importe quel ordinateur présentant ces caractéristiques : ª Processeur Intel 486 ou plus récent, cadencé à 25 MHz au minimum. ª Au moins 2 Mo d espace libre sur le disque dur pour exécuter le programme d installation. ª Système d exploitation Microsoft Windows 95 ou version plus récente. Si vous lancez un inventaire sur un réseau de PC qui utilise Microsoft Windows 95, Windows 98 ou Windows Millenium, quelques procédures particulières seront nécessaires pour que l analyse puisse se dérouler correctement. EasyVista (BSA) EasyVista est l outil d inventaire multi éditeurs de BSA, réalisé par Staff&Line, éditeur français. Il reconnaît la quasi-intégralité des logiciels du marché : éditeurs, logiciels, versions majeures, versions mineures. EasyVista s'appuie sur le standard DMI (Desktop Management Interface) et permet de collecter automatiquement et de manière totalement anonyme pour l'utilisateur, toutes les données techniques des postes de travail. EasyVista s'installe à partir d'une page web en quelques minutes et ne laisse sur le poste de travail que le résultat du dernier inventaire, soit une page html. Ainsi, cet outil qui fonctionne en mode local et autonome garantit une totale confidentialité des données. Toutes ces informations sont ensuite mises en forme et restituées sous la forme de tableaux d'aide à la décision. Rapport d'installation de logiciels - PC individuel Données relatives au PC : Date de l'inventaire : Service : PC utilisé par : Référence de l'employé : Poste de l'employé : Nº de série du PC : Ceci est le type de données à recueillir par PC inventorié. Si vous utilisez un outil d'inventaire, la plupart de ces données sont recueillies automatiquement. Entrez ici les données de fond sur le PC analysé. En fonction de la taille de votre organisation, certaines de ces données peuvent être inutiles. Plus l'organisation est grande, plus les données à recueillir sont nombreuses pour que l'inventaire soit complet. 52 53

Installations logicielles : Entrez ici les données sur les logiciels installés sur le PC. Vous devez consigner à la fois les systèmes d'exploitation, comme Microsoft Windows et les logiciels applicatifs, comme Microsoft Office. Le nombre d'installations est pratiquement toujours "1" puisque vous analysez des PC individuels. Rapport d'inventaire de toutes les installations logicielles Instructions: Après avoir réalisé les inventaires poste par poste, résumez toutes les informations dans un seul tableau (comme ci-dessous) ou dans une base de données. Nom du logiciel et éditeur Nº de version Nbre d'installations Nom du logiciel Numéro de Version Editeur Installations totales 54 55

Etape n 2 : Comparer vos logiciels installés à vos licences détenues Evaluation des différences entre installations logicielles et licences détenues ª Récapitulatif des preuves d'achat de licences logicielles Instructions : Résumez ici les preuves d'achat de licences logicielles de votre entreprise, pour toutes les applications installées. Les licences peuvent être de formes différentes, comme l'indiquent les colonnes ci-dessus. Pour une description complète de la documentation sur les licences Microsoft, veuillez consulter la page www.microsoft.com/france/licences Nom du logiciel Version Editeur Quantité de Licences (1) Quantité de Licences(1) Détail OEM Licence Open Licence Select Enterprise Agreement Autre Total (1) Quantité de Licences Achetées (en fonction des contrats d'acquisition) (1) Quantité de Licences Achetées (en fonction des contrats d'acquisition) 56 57

Evaluation des différences entre installations logicielles et licences détenues Information sur les différents modes d acquisition des licences : présentation des différents types de licences. Résumés des options de licence Date : Outil d'inventaire utilisé (si appliqué) Quantité totale de PC inventoriés : Instructions : Une fois votre inventaire de logiciels effectué, et vos preuves d'achat des licences retrouvées, résumez les résultats dans un document comme celui-ci. Enregistrez la date d'inventaire, les outils d'inventaires utilisés et le nombre de PC inventoriés. Enumérez ensuite chaque logiciel installé (nom, version, nombre d'installations) et comparez cette liste au nombre de licences acquises afin de déterminer si vous êtes sur-licencié ou sous-licencié. Logiciels installés Nom Version Installations Total des licences Manque du produit totales acquises ou excés de licence Durée du contrat Niveau d'entrée Convient à Licence Licence Licence Licence Licence Accord Accord Open MYO MYO OSL Select Entreprise Entreprise Volume Entreprise Souscription Petites entreprises qui veulent une option d'achat à la carte souple et simple. Fournit des tarifs dégres-sifs pour les achats de 5 licences ou plus. La même souplesse et simplicité que le programme Open Licence avec la possibilité supplémen-taire de fractionner les paiements sur 3 ans, une option intéressante pour une gestion facilitée et maitrisée des budgets. avec options de renouvellement Identique à la Licence MYO Volume mais pour les entreprises qui décident de mettre tout leur parc sur le contrat de licences afin de profiter de tarifs plus avantageux. Paiements fractionnés pour une gestion facilitée et maitrisée des budgets. avec options de renouvellement Petites et moyennes entreprises qui veulent un coût d'entrée faible pour un programme de licence locatif. Ce contrat implique de prendre en compte tous les postes de l entreprise mais autorise les fluctuations de parc à la baisse. Entreprises de grande taille et sociétés qui veulent une option d'achat à la carte souple et simple. Avec des tarifs dégressifs. 3 ans avec options de renouvellement Sociétés de grande taille qui veulent standardiser leurs logiciels de bureau et accéder à la technologie la plus récente sur tous les PC de l'entreprise à un tarif fixe. L'achat Desktop Licence (Licences pour ordinateur de bureau) est fractionné annuellement pour faciliter le calcul du budget. avec options de renouvellement Entreprises de grande taille et sociétés qui veulent standardiser leurs logiciels de bureau et accéder à la technologie la plus récente sur tous les PC de l'entreprise à un coût considérablement réduit reflétant le type de licence non permanente. 5 5 PC 5 PC 5 PC Organisations Organisations Organisations licences avec au avec au avec au moins 250 PC moins 250 PC moins 250 PC 3 ans avec options de renouvellement 58 59

Licence Licence Licence Licence Licence Accord Accord Open MYO MYO OSL Select Entreprise Entreprise Volume Entreprise Souscription Licence Open Licence Licence Licence Licence Accord Accord MYO MYO OSL Select Entreprise Entreprise Volume Entreprise Souscription Type de paiement A l'avance, en intégralité. Paiements fractionnés, à signature puis à date anniversaire Paiements fractionnés, à signature puis à date anniversaire Paiements fractionnés, à signature puis à date anniversaire Les paiements des licences achetées avec la Software Assurance (maintenance logicielle) sont fractionnées, à signature puis à date anniversaire. Les achats de licence seule sont payés par avance en intégralité Paiements fractionnés, à signature puis à date anniversaire Paiements fractionnés, à signature puis à date anniversaire Est-ce que je possède les droits d'utilisation du logiciel lorsque le contrat cesse? Oui Oui Oui Non à moins d exercer une option d achat en fin de contrat Oui Oui Non à moins moins d exercer une option d achat en fin de contrat Niveau d'assistance technique du produit Aucun Aucun Nombre d'appels d'assistance gratuits déterminés par le nombre de produits Office et/ou Windows achetés et de PC couverts. Nombre d'appels d'assistance gratuits déterminés par le nombre de produits achetés Office et/ou Windows et de PC couverts. Aucun, sauf si le client choisit de souscrire la Software Assurance (maintenance logicielle). Dans ce cas, un certain nombre d'options de support sont incluses Nombre d'appels d'assistance gratuits déterminés par le nombre de produits achetés et de PC couverts Nombre d'appels d'assistance gratuits déterminés par le nombre de produits achetés et de PC couverts Mises à jour des produits Achat facultatif (Software Assurance) Software Assurance intégrée Software Assurance intégrée Software Assurance intégrée Software Assurance facultative Software Assurance intégrée Software Assurance intégrée 60 61

62 Liste des produits qui s activent avec MPA (Microsoft Product Activation) Office XP professional Office XP suite with FrontPage, professional Office XP standard Word 2002 Excel 2002 Powerpoint 2002 Publisher 2002 FrontPage 2002 Outlook 2002 Access 2002 Project 2002 Proofing Tools Visio 2002 Biztalk server 2002 (this includes Visio 2002 & Visio requires the VLK,howver some customers will ask for Biztalk server VLK) Windows XP Home Windows XP Professional Windows XP Tablet PC Windows server 2003 Standard Windows server 2003 enterprise Windows server 2003 Web edition Visual Studio.NET 2003 Enterprise Architect Visual Studio.NET 2003 Enterprise Developer Visual Basic Enterprise Visual C++ Enterprise Visio VENT (Enterprise Network Tools edition) Office professional Enterprise Edition 2003 Office standard edition 2003 Office Small Business edition 2003 Word 2003 Excel 2003 Powerpoint 2003 Publisher 2003 FrontPage 2003 Outlook 2003 Access 2003 Onenote 2003 Publisher 2003 with digital imaging Project standard 2003 Project professional 2003 Proofing Tools Visio standard 2003 Visio professional 2003 InfoPath 2003 Sharepoint portal server 2003 Etape n 3 : Adapter la politique interne et les procédures. Modèle de charte logicielle Procédure d'utilisation des logiciels [Nom de la société] 1. [Nom de la société] détient des copies sous licence de logiciels informatiques publiés par différents éditeurs. Les copies enregistrées et sous licence de ces logiciels ont été installées sur les ordinateurs de la société et les copies de sauvegarde autorisées ont été effectuées conformément aux accords de licence correspondants. Aucune autre copie des logiciels ou de leur documentation ne peut être effectuée sans l'autorisation écrite préalable expresse de l'éditeur. 2. [Nom de la société] fournira des copies légalement acquises des logiciels pour répondre aux besoins légitimes de ses employés dans les délais et en quantité suffisante pour tous les ordinateurs. L'utilisation de logiciels obtenus de sources différentes peut représenter un danger pour la société, tant au niveau de la sécurité que de la loi, et une telle utilisation est strictement interdite. 3. Dans certains cas, l'accord de licence d'un programme logiciel particulier peut permettre l'installation d'une copie supplémentaire sur un ordinateur portable ou sur un ordinateur personnel à la maison, pour permettre à l'employé d'effectuer son activité professionnelle. Il est interdit aux employés de copier les logiciels et leur documentation sans l'accord préalable du service informatique de [nom de la société]. 63

4. La copie non autorisée des logiciels sous licence ou de leur documentation représente une violation de la loi et du code de conduite des employés de [nom de la société]. Les employés qui effectueront, acquérront ou utiliseront des copies non autorisées des programmes logiciels ou de leur documentation seront passibles d'un avertissement immédiat, voire du renvoi immédiat de la société. 5. [Nom de la société] se réserve le droit de protéger sa réputation et son investissement en programmes logiciels en appliquant un contrôle interne strict, afin de prévenir la copie ou l'utilisation non autorisée de programmes logiciels. Ce contrôle peut impliquer l'évaluation fréquente et périodique de l'utilisation des logiciels, les audits annoncés ou non annoncés des ordinateurs de la société, et peut entraîner la suppression de tout logiciel découvert sur quelque ordinateur que ce soit de [nom de la société], qui ne ferait pas l'objet d'une licence valable ou dont le justificatif de licence ne peut être produit. Ce contrôle peut entraîner des avertissements, des actions disciplinaires voire le renvoi immédiat de l'employé incriminé, s'il est déterminé que la présente procédure n'a pas été respectée. Modèle de Mémorandum interne Exemple A : [destinataires] De : [P.D.G. ou autre responsable de haut niveau] Sujet : Politique de [Nom de l entreprise/organisation] concernant l utilisation des logiciels Date : [préciser] Toute copie d un logiciel sous licence, sauf dans un but de sauvegarde, constitue une violation de la loi sur les droits d auteur et des règles de [Nom de l entreprise/ organisation]. Chaque programme informatique pour lequel [Nom de l entreprise/organisation] dispose d une licence d utilisation, ne doit être utilisé à un moment donné que sur un seul ordinateur. Si le disque dur de l ordinateur comporte un programme, ce programme disposant d un numéro de série spécifique ne doit en aucun cas être installé sur un autre disque dur. Une division disposant par exemple de 10 micro-ordinateurs, tous équipés de [Nom du produit], devra donc posséder également 10 exemplaires de la documentation et des disques programmes. 64 Tous les ordinateurs acquis par l entreprise sont équipés de logiciels sous licence [insérez le(s) nom(s)] régulièrement acquis. [Insérez le nom du responsable ou du service] est chargé de s assurer que chaque programme est bien enregistré auprès de l éditeur du logiciel. Notre entreprise ne tolérera pas qu un de ses employés réalise des copies non autorisées d un logiciel. La copie d un logiciel par un employé dans un but autre que la sauvegarde constitue une faute qui pourra conduire à son licenciement sans préavis. Tout employé fournissant un logiciel à un élément extérieur à l entreprise, y compris à un client ou à un fournisseur, s expose à un licenciement sans préavis. 65

Si vous souhaitez utiliser à votre domicile un logiciel pour lequel [Nom de l entreprise/organisation] détient une licence d utilisation, consultez [Nom du responsable ou du service] avant d emporter les disques programmes en dehors de nos locaux. [Responsable] se rendra dans vos locaux pour dresser un inventaire du contenu de votre disque dur et vérifier que la documentation originale et les disques programmes existent pour chaque copie des programmes installés. Si la documentation et/ou les disques programmes manquent, ils seront commandés et facturés à votre division. Veuillez classer vos documentations et les disques systèmes en prévision du passage de [Responsable]. Je serai heureux de répondre à vos questions. N hésitez pas à me contacter. Etape n 4 : Développer un plan de gestion des logiciels Questionnaire Gestion de logiciels à adresser aux employés Nom de l employé : Service : Nom du responsable : Courriel : Téléphone : Remplissez le tableau suivant en précisant l utilisation que vous avez des logiciels actuellement installés sur votre ordinateur : J utilise ce logiciel Editeur Nom Version Tous les jours 3-4 fois 1-3 fois Jamais du logiciel du logiciel par semaine par semaine 66 67

Merci de répondre aux questions suivantes : Pensez-vous avoir les logiciels nécessaires à l accomplissement des tâches dévolues à votre fonction? Si non, pouvez-vous énumérer les logiciels ou les programmes qui seraient en mesure de vous aider. Y a-t-il des tâches que vous réaliser manuellement alors qu elles pourraient être automatisées? Pensez-vous que vous seriez plus performant dans votre travail avec des logiciels ou du matériel informatique additionnel ou mis à jour? Utilisez-vous facilement le partage de dossiers ou de documents avec vos interlocuteurs en interne ou en externe de l entreprise? Y a-t-il des programmes actuellement installés sur votre PC qui ne vous aident pas ou qui représentent un frein à la réalisation de vos objectifs? Si vous avez des questions sur l utilisation des logiciels ou des demandes à faire quant à vos besoins en logiciels, dites-le nous : 68 69

Trucs et astuces pour réduire vos coûts de support technique 1. Etablir une base de donnée centrale et des inventaires récapitulant vos équipements informatiques, vos logiciels et les utilisateurs pour chacun. Ceci permettra au personnel informatique de gagner du temps lors de la résolution de problèmes car il aura au préalable toutes les informations nécessaires sur le système informatique, l historique des logiciels, et l usage fait par l utilisateur. 2. Faire un suivi par service de chaque logiciel et matériel. Des versions de logiciels et des composants informatiques spécifiques qui sont parfois problématiques peuvent être examinés et, si nécessaire, remplacés par des solutions plus appropriées. 3. Limiter le nombre d applications et de moyens que votre personnel informatique doit gérer en standardisant les applications et les systèmes dès que cela est possible. logiciel en question dans leur travail. Plus votre équipe technique sera performante à utiliser les logiciels de l entreprise, plus elle fournira un support technique de qualité. 8. Mettre en place des groupes de discussion permettant au personnel du staff technique d échanger leurs informations et leur expérience ce qui améliorera considérablement l efficacité du personnel. 9. Encourager votre équipe technique à trouver des moyens pour automatiser toutes les tâches récurrentes qu ils réalisent. Ceci les amènera à réfléchir plus directement sur ces tâches ce qui engendrera par la suite un gain de temps. Assurez-vous seulement de fournir les informations nécessaires à chaque tâche automatisée et mettez en place une procédure pour l évaluer régulièrement. 4. Conserver les contrats de support de tous les logiciels et matériels et encourager votre équipe de support à les utiliser. Chaque fois qu elle sera ainsi aidée par un vendeur, elle sera plus compétente et efficace dans la réalisation de son travail. 5. Eviter si possible les solutions développées en interne car leur besoin en support technique est généralement plus élevé que pour les solutions logicielles prêtes à l emploi. 6. Envisager d investir dans un support technique à l utilisateur et dans un système de suivi des problèmes rencontrés. Ces systèmes sont peut-être plus chers mais ils ont généralement plus de fonctionnalités que des systèmes de bases de données ad-hoc et prennent souvent moins de temps à implémenter et rendent le suivi du support technique plus facile. 7. Dispenser des sessions de formation à vos équipes du support technique sur l utilisation des logiciels et du matériel, même s ils n utilisent pas directement le 70 71

Exemple de récapitulatif des logiciels et du matériel utilisé par employé Instructions : Après avoir réalisé votre inventaire des logiciels, enregistrez et classez dans ce document les informations par utilisateur final. Employés Paul Pierre Jacques Laurent Thomas Durand Martin Henri Maret Etienne Hardware Dell Tablet Dell Gateway Dell Dimension PC Latitude Profile 4 Inspirion CPU Pentium III Pentium III Pentium 4-M Intel Celeron Pentium 4 RAM 256 MB 40 GB 1 GB 256 MB 512 MB OS Windows Windows Windows Windows Windows 2000 XP NT 98 XP Software (version) Office Office 2000 Office XP Office 98 Office XP Word 2002 2002 98 2002 2002 Excel 2000 2000 98 2000 2002 Photoshop Acrobat Reader 6 6 5 6 Internet Explorer 2002 2002 98 2002 2002 Windows Media Player 9 9 9 7,1 10 règles simples pour savoir si un logiciel présente un risque de contrefaçon ª Le prix est très inférieur au prix du marché. ª Le logiciel est vendu sans manuel d utilisation ni documentation. ª La présence de mentions manuscrites. ª Le site d achat en ligne propose des copies de sauvegarde. ª Le logiciel porte les mentions : éducation, OEM, NFR, CDR. ª Plusieurs logiciels d éditeurs différents dont compilés sur un même disque. ª Le logiciel n est pas livré dans son emballage d origine. L impression de la pochette est de mauvaise qualité. Et le disque est doré et non argenté. ª Le logiciel ne comprend pas les dispositifs de sécurité prévus par l éditeur. ª Le logiciel est proposé sur un site de vente aux enchères. ª Le logiciel est vendu par correspondance ou par Internet par des vendeurs ne présentant aucune garantie de fiabilité. Visio 2002 2002 98 2002 PowerPoint 2002 2002 98 2002 2002 72 73

Adresses utiles BSA France : Business Software Alliance BP 405 92103 Boulogne-Billancourt Cedex www.bsa.org/france UDF : Union des Fabricants 16, rue de la Faisanderie 75782 Paris Cedex 16 Tél. : 01 56 26 14 00 www.unifab.com S.E.L.L : Syndicats des Editeurs de Logiciels de Loisirs 5, rue des Orties 92500 Rueil-Malmaison Tél. : 01 55 47 00 00 www.sell.fr MICROSOFT France Service Clients Microsoft France 18 avenue du Québec 91957 Courtaboeuf Cedex Tél. : 0 825 827 829 (0,15 ttc /min) E-mail : MSFrance@Microsoft.com Achetez, utilisez et gérez vos logiciels Microsoft en toute légalité www.microsoft.com/france/logicieloriginal Service d authentification des logiciels www.microsoft.com/france/logicieloriginal/reconnaitre/authentification.mspx Anti-piratage http://www.microsoft.com/france/logicieloriginal/piratage/default.mspx Licences www.microsoft.com/france/licences/default.asp APP : Agence pour la Protection des Programmes 119, rue des Flandres 75019 Paris Tél. : 01 40 35 03 03 CNAC : Comité National Anti-Contrefaçon Ministère de l Economie, des Finances et de l Industrie 139, rue de Bercy 75012 Paris 74 75

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