Powerpoint 2003 Thibault J-Jacques Animateur multimédia au CRDP de l académie de Versailles Page 1 sur 19
Qu est-ce que Powerpoint? 3 Les différents modes 3 Le mode «normal» 3 Les modes plan et diapositives 4 Apporter les modifications. 4 Modifier le texte : 4 Ajouter un élément sur une diapositive 4 Ajout d une diapositive 5 Lancer le diaporama 6 Enchaîner les diapositives 6 Utiliser la grille et les repères 7 Ajouter ou supprimer un repère 7 Appliquer un fonds aux diapositives. 8 Créer un lien hypertexte 8 Définir la position des cadres, les uns par rapport aux autres. 9 Animer les diapositives 9 Animer le texte 11 Grouper/dissocier des éléments 12 Créer une diapositive de résumé 12 Diaporamas manuels et automatiques 12 Masquer une ou plusieurs diapositives. 12 Personnaliser un diaporama 12 Les fichiers son 12 Lire un CD audio pendant une présentation 13 Créer des diagrammes 14 Les masques de diapositives 15 Les graphiques 16 Animer vos graphiques 16 Créer un album photos 17 Emporter une présentation 18 Imprimer une présentation 19 Page 2 sur 19
Qu est-ce que Powerpoint? PowerPoint est un logiciel de présentation. Il va vous permettre de présenter des diaporamas (enchaînement de diapositives). Les diapositives que vous créez avec PowerPoint peuvent contenir du texte, des images, des vidéos, des liens hypertextes etc. Les différents modes Cliquez sur l onglet «Affichage». Deux modes principaux sont disponibles : le mode «normal» et le mode «trieuse de diapos.». En création, vous travaillerez en mode «normal». Le mode «trieuse» vous sera utile lorsque vous aurez créé plusieurs diapos et que vous souhaiterez avoir une vue d ensemble pour, éventuellement, intervertir certaines diapos, par exemple. Le mode «normal» Lorsque vous commencez une nouvelle présentation, votre écran ressemble à ceci : Sur la partie droite de l écran, vous avez la possibilité de choisir une autre structure pour votre diapositive. Bien entendu, vous pourrez modifier par la suite cette structure de base en ajoutant des zones de texte ou d image comme vous le souhaitez. Cette fenêtre de droite représente le «volet office». Si elle n apparaît pas, vous pouvez l afficher en choisissant «Affichage / volet office». Cliquez pourvoir les menus disponibles. Choisissez «Mise en page des diapositives» Vous choisirez ensuite la structure de la diapo qui vous convient : disposition du texte, disposition du texte et des photos etc. Page 3 sur 19
Lorsque vous aurez choisi le style de diapo qui vous convient, cliquez dans les différentes zones de texte de votre diapo pour ajouter du texte : Les modes plan et diapositives Sur la gauche de votre écran, deux onglets vous permettent d avoir constamment une vue d ensemble de votre travail : l onglet «diapositives» et l onglet «plan». Le premier vous présente vos diapositives miniaturisées, le second vous affiche les textes de vos diapos. Il vous permet notamment de bien visualiser la hiérarchie des titres (titre1, titre2, titre3 etc.) Cette barre, active en mode plan vous permet de développer la hiérarchie de vos titres, de changer cette hiérarchie, de développer ou de réduire On voit ici apparaître les styles (Titres 1,2,3 ) Si vous ne souhaitez pas voir cette fenêtre affichée, vous pouvez la fermer en cliquant sur la croix du coin supérieur droit. Pour la restaurer : «Affichage / Normal» Apporter les modifications. Modifier le texte : Pour modifier le texte (couleur, taille, police), sélectionnez le cadre par un clic gauche sur une bordure. Toutes les modifications demandées s appliqueront au contenu du cadre. Vous pouvez également sélectionner le texte et le modifier ensuite. Ajouter un élément sur une diapositive Pour ajouter un élément sur une diapo, le plus simple est d utiliser les zones déjà définies sur la diapo. Cependant, il est très facile d insérer quelque élément que ce soit, texte, iimage, son etc. même si l emplacement n est pas prévu sur la diapo : utilisez le menu «Insertion» ou utiliser les icônes du bas de page. Page 4 sur 19
Pour ajouter du texte, vous devrez au préalable insérer une zone de texte. Votre curseur se transforme en flèche : vous allez pouvoir dessiner la zone de texte. Cette zone peut être redimensionnée, déplacée, et même inclinée grâce à la poignée de couleur verte placée sur cette zone : Ajout d une diapositive Appuyez sur «ctrl» + «M» pour insérer une nouvelle diapo, ou choisissez «Insertion / Nouvelle diapo». Choisissez le style de votre nouvelle diapo dans le cadre de droite. Sur cet exemple, la fenêtre de droite propose l insertion de différents «objets». Déplacez votre souris sur les icônes pour afficher l info bulle. Cliquez sur «insérer une image» et parcourez votre disque dur pour indiquer le chemin. Insérez l image, tapez le texte dans les zones prédéfinies. Page 5 sur 19
Les deux diapos apparaissent en mode «diapos» sur la gauche de l écran. Cliquez sur la diapo n 1 pour l afficher. Vous pouvez ainsi choisir de travailler sur une diapo précise. Un clic sur la vignette affiche la diapo à l écran. Appuyez sur F5 pour visualiser le diaporama. Remarquez qu il commence à la diapo n 1. Si vous souhaitez visionner le diaporama à partir d une diapo précise, sélectionnez cette diapo en mode «vignette» et cliquez sur l icône «diaporama» (en bas à gauche). Un clic de souris appelle la diapo suivante. Lancer le diaporama La touche F5 vous permet de lancer votre diaporama. Vous pouvez également cliquer sur l icône située dans le coin inférieure gauche de la fenêtre «volet gauche». En déplaçant votre curseur de souris sur les icônes, vous verrez les fonctions s afficher. Pour l instant, il ne contient qu une diapo! La touche «escape» met fin au diaporama et rappelle le mode «création». Enchaîner les diapositives Par défaut, vos diapositives s enchaînent les unes derrière les autres sans effet de transition. Il peut être souhaitable parfois d agrémenter ses présentations en ajoutant des effets de transition. Choisissez : «Diaporama / Transition». Le volet de droite vous affiche le menu «transition» Page 6 sur 19
Ce menu va vous permettre de choisir le type de transition que vous souhaitez appliquer, ainsi que la vitesse d exécution de cette transition : Lente, moyenne ou rapide. Eventuellement vous pourrez ajouter un son. D autres options vous proposent de passer à la diapo suivante manuellement ou après un temps donné. Vous inscrirez dans ce cas, le temps d affichage de la diapo. Vous pouvez enfin demander à appliquer vos choix à l ensemble des diapos ou à cette diapo uniquement. L aperçu vous permet de visionner l effet de vos choix. Il ne fonctionnera que si la case est cochée Utiliser la grille et les repères PowerPoint vous permet de placer sur le fonds de vos diapos, une grille (invisible lors des présentations) aimantée qui va vous permettre d aligner parfaitement les éléments sur la page. Vous pouvez également demander l affichage des repères de dessin. Pour afficher ces éléments, cliquez sur «Affichage/Grille et repères» cette fenêtre s ouvre : Si vous cochez cette option, les objets seront «attirés» par les points d intersection de la grille. Vous définirez ici, la finesse de votre grille. Vous choisirez ici de faire apparaître la grille et (ou) les repères de dessin. La grille est donc une aide précieuse pour disposer des éléments sur une diapo. Ajouter ou supprimer un repère Les repères sont des lignes verticales et horizontales que vous pouvez déplacer avec la souris. Si vous appuyez sur la touche ctrl lors du déplacement de l un de ces repères, vous créez un nouveau repère. Pour supprimer l un d eux, il faut le glisser hors de la diapo. Page 7 sur 19
Appliquer un fonds aux diapositives. Si vous souhaitez ne pas laisser le fonds blanc proposé par défaut, faites un clic droit sur l une des diapos vignette et cliquez sur «arrière plan». Ce menu vous permet de choisir une texture, une couleur, un motif pour vos diapos. Si les textures proposées ne vous conviennent pas, vous pouvez parcourir votre disque dur pour aller chercher des motifs personnels. (En cliquant sur «autres textures»). Choisissez éventuellement d appliquer vos choix à toutes vos diapos. (Souvent conseillé) Vous pouvez également appliquer un fonds «personnalisé» en choisissant une de vos images. Dans la fenêtre «motifs et textures» cliquez sur «sélectionner une image» choisissez «personnalisé» et indiquez le chemin pour trouver votre fichier image. Une autre solution consiste à utiliser les modèles de conception des diaporamas proposés dans PowerPoint. Faites un clic droit sur une vignette et choisissez «conception». La fenêtre de droite vous affiche alors les modèles. Cliquez sur celui qui vous convient. Toutes vos diapos prennent l apparence du modèle sélectionné. Insérez une troisième diapo. Vous constatez qu elle a bien l apparence des diapos existantes. La nouvelle diapo s insère sous la diapo sélectionnée. Ajoutez le texte et les photos que vous souhaitez en utilisant les icônes de la barre de dessin. Vous avez la possibilité d ajouter un objet «Word art». Visionnez le diaporama. Vous constatez que si vous avez demandé à appliquer un modèle de transition à toutes vos diapos, les dernières ajoutées respectent cette transition choisie. Créer un lien hypertexte Pour créer un lien hypertexte dans une diapositive, faites un clic droit sur le cadre ou sur le mot auquel vous souhaitez associer un lien hypertexte. Choisissez «paramètre des actions» Page 8 sur 19
Cochez «Créer un lien hypertexte vers / URL. Il vous reste à préciser l adresse du site. Remarquez que vous pouvez faire pointer votre lien vers une autre page, une autre présentation, un programme à exécuter etc. Si vous choisissez l onglet «pointer avec la souris», le simple fait de passer la souris sur le mot ou le cadre déclenchera l action que vous aurez définie. Définir la position des cadres, les uns par rapport aux autres. Lorsque deux cadres se chevauchent, vous définirez leur position respective en faisant un clic droit sur le cadre et en choisissant «ordre». Mettre au premier plan Mettre au dernier plan Reculer Avancer Ces quatre options vont vous permettre de disposer vos cadres comme vous le souhaitez : L exemple ci-dessous vous présente la même diapo sur laquelle deux cadres se chevauchent : Animer les diapositives Page 9 sur 19
Choisissez «Diaporama / personnaliser l animation». (Ou clic droit sur le cadre. / Personnaliser l animation). La fenêtre de droite va vous permettre d animer vos diapos et de choisir éventuellement l ordre d apparition des différents cadres de texte ou de photo. Lorsque vous aurez sélectionné un cadre, le bouton «Ajouter un effet» devient actif. Différentes animations vous sont proposées. Sélectionnez celle qui vous convient. Si le bouton «aperçu» est coché, vous verrez immédiatement l effet se réaliser. Libre à vous de changer s il ne vous convient pas. Vous allez ainsi pouvoir définir pour chaque élément composant votre page, l animation que vous souhaitez lui attribuer. Au fur et à mesure, vous verrez s inscrire dans la fenêtre de droite, les animations que vous aurez choisies, chacune portant un numéro d ordre que vous retrouverez sur les cadres de vos diapos. Dans l exemple ci-dessous, vous voyez apparaître les trois animations attribuées aux 3 cadres de notre première page. Pour supprimer l une d elle, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur «supprimer.». Le menu «réorganiser» vous permet de choisir l ordre d apparition des cadres. Sélectionnez un cadre, et grâce au bouton «réorganiser», placez-le où vous le souhaitez. Si vous voulez modifier une animation, il vous suffit de la sélectionner et de cliquer sur «modifier». Le bouton «lecture» vous donne un aperçu exact de votre diapo telle qu elle apparaîtra dans la présentation. Lorsque vous utilisez cette fonction, une barre de défilement «lit» les animations les unes après les autres. Ces animations sont symbolisées par un rectangle bleu disposé sur un axe du temps. En modifiant ce rectangle, vous intervenez directement sur le moment du démarrage de l animation et sur la vitesse d exécution. Page 10 sur 19
Exemple 1 Ce cadre symbolisant le début et la durée de l animation peut être déplacé et redimensionné. Exemple 2 L animation commencera plus tôt et durera moins longtemps Remarque : Si vous souhaitez harmoniser l ensemble du diaporama et donner les mêmes caractéristiques d animation à toutes vos diapos, vous avez intérêt à modifier le masque des diapos. Animer le texte Vous pouvez également animer vos textes de manière à les faire apparaître lettre par lettre, mot par mot ou texte entier en agrémentant les trajectoires d apparition. Sélectionnez le cadre du texte à animer, faites un clic droit et choisissez «Personnaliser l animation» pour afficher le bon volet office. Cliquez sur»options d effet» Cliquez ensuite l onglet «animer le texte» pour choisir l animation. Page 11 sur 19
Grouper/dissocier des éléments Sélectionnez deux ou plusieurs éléments en maintenant la touche «Maj» enfoncée. Faites un clic droit sur l un des éléments et cochez «groupe / grouper» Les paramètres d animation que vous donnerez ensuite seront appliqués à tous les éléments sélectionnés, simultanément, comme s ils ne formaient plus qu un seul et unique élément. «Groupe/dissocier» vous permettra ensuite de dissocier les éléments groupés si vous le souhaitez. Créer une diapositive de résumé Vous pouvez créer une diapositive de résumé, qui fera apparaître sous forme de liste à puces, les titres des diapos de votre diaporama. Passez en mode «Trieuse de diapos», sélectionnez en maintenant la touche «ctrl» enfoncée, les diapos qui vous intéressent et cliquez sur le bouton «diapositive de résumé» dans la barre des tâches : Une diapo «résumé» s insérera devant la première diapo possédant un titre. Diaporamas manuels et automatiques Le menu «Diaporama / paramètres du diaporama» vous permet de configurer votre diaporama, notamment en ce qui concerne les modes de visualisation : manuel ou automatique. Le mode manuel suppose d utiliser la souris pour enchaîner les diapos. Le mode automatique fait défiler les diapos sans l intervention d un utilisateur. Dans ce cas, vous devez définir à l avance certains paramètres dont le temps de présentation de chaque diapositive. Le menu «Diaporama / Vérification du minutage» vous permet de visionner votre diaporama en mode manuel mais, le minutage est enregistré. Vous voyez s afficher dans le coin supérieur gauche de l écran un double comptage : le temps de présentation total et le temps entre chaque animation. Masquer une ou plusieurs diapositives. Vous pouvez choisir de masquer (ne pas afficher) une ou plusieurs diapos dans un diaporama : sélectionnez la ou les vignettes des diapos que vous souhaitez masquer, faites un clic droit et cochez «masquez la diapo». Personnaliser un diaporama Vous pouvez également personnaliser vos diaporamas en les nommant et en sélectionnant pour chacun d eux les diapositives qui les composeront : La démarche est la suivante : Créez toutes vos diapos. Ensuite, cliquez sur «Diaporama / Diaporama personnalisé». Une fenêtre s ouvre, présentant les diaporamas personnalisés déjà existants. Cliquez sur «nouveau». Il vous reste à choisir les diapos qui composeront votre diaporama personnalisé et à le nommer. Par la suite, lorsque vous voudrez lancer un diaporama personnalisé, vous n aurez qu à sélectionner dans la liste votre diaporama et à cliquer sur «afficher». Les fichiers son Page 12 sur 19
Lire un CD audio pendant une présentation Affichez la diapo qui devra déclencher la lecture du CD. Insérez ensuite votre CD audio dans le lecteur. Cliquez sur «Insertion / Film et son / Lire une piste de CD audio». Cette fenêtre apparaît : Si vous souhaitez ne lire qu une piste en boucle, cochez la case «En boucle jusqu à l arrêt» et indiquez la piste à lire. Cliquez sur «OK» Une fenêtre vous demande si vous souhaitez que la lecture audio commence automatiquement ou si vous préférez devoir cliquer sur l icône pour lancer la lecture. Choisissez ce qui vous convient. Si vous souhaitez lire un CD audio pendant toute une présentation, faites un clic droit sur l icône du CD et cliquez sur «personnaliser l animation». Clic droit sur la ligne présentant l animation «lecture du CD» et choisissez «Otions d effet». La fenêtre qui s ouvre alors vous permet de régler différents paramètres dont le nombre de diapos durant la projection desquelles la lecture audio continuera. Vous pouvez également lire un fichier audio que vous aurez stocké sur votre disque dur. Dans ce cas, choisissez «A partir d un fichier audio» à la place de «Lire une piste de CD audio» Page 13 sur 19
Créer des diagrammes Affichez la barre d outils dessin. (Que vous pouvez éventuellement personnaliser en ajoutant ou en supprimant des icônes. Sélectionnez l outil «carré». Dessinez un carré aux dimensions qui vous conviennent en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Cliquez ensuite sur «Formes automatiques» et sélectionnez une flèche. Sélectionnez l outil «Ellipse». Cet outil vous permet également de dessiner des cercles en maintenant la touche «maj.» enfoncée. Votre diapo ressemble à ceci : Lorsqu un élément est sélectionné, il est entouré de poignées de dimensionnement. Pour sélectionner tous les éléments d une diapo, il suffit d entourer l ensemble en maintenant le bouton de la souris enfoncé ou de sélectionner les éléments un par un en maintenant la touche «ctrl» enfoncée. Pour désélectionner, cliquez n importe où sur la diapo. Page 14 sur 19
Vous pouvez changer les couleurs de vos formes en changeant la «couleur de remplissage» (barre de dessin), ajouter une ombre etc. Ajouter du texte. L outil «zone de texte» vous permet d écrie à l intérieur de vos diagramme : Faites un clic droit sur le rectangle, choisissez «personnaliser l animation» et choisissez une ouverture pour ce premier diagramme. Répétez cette manipulation pour les deux autres diagrammes. Demandez à visionner le diaporama : à chaque clic, un diagramme s ouvrira. Le problème est que le texte apparaît avant que les diagrammes ne s affichent! Vous allez donc devoir sélectionner le texte «Action», demander à «personnaliser l animation», choisir «Ajouter un effet \ ouverture \ Autres effets» et sélectionner «Apparaître». Cette action devra être placée en deuxième position, dessous l ouverture du rectangle. Répétez ces opérations pour le texte «Résultat». Les masques de diapositives Les masques de diapositives vous permettent de modifier facilement toutes les diapositives d un diaporama. Le masque s applique à une présentation et de ce fait, affecte toutes les diapos composant le diaporama si elles sont construites à partir du modèle modifié. Supposons que vous souhaitiez modifier la taille des titres 1 de toutes vos diapos afin de diminuer la taille. Plutôt que de modifier chaque diapo l une après l autre, cliquez sur «Affichage / Masque / Masque des diapositives» L écran suivant apparaît : Page 15 sur 19
Vous allez pouvoir modifier ici le style du titre 1. Les modifications que vous apporterez affecteront toutes les diapos du diaporama. Faites un clic droit sur la zone à modifier, choisissez «format d espace réservé». Apportez vos modifications et cliquez sur le bouton «désactiver le mode masque». Visionnez votre diaporama : toutes les diapos ont bien subi la modification. Très souvent, le mode «masque» vous présente deux masques distincts : le masque des diapos et le masque des titres. Si vous souhaitez insérer un logo, par exemple, sur toutes vos diapos, c est sur le masque des diapos qu il vous faudra l insérer. Le masque des titres ne permet de ne modifier que les titres Les graphiques Vous avez la possibilité d inclure des graphiques dans vos présentations, soit en créant directement le graphique dans PowerPoint, soit en insérant un objet déjà existant. Dans le premier cas, sélectionnez un cadre vide et choisissez «insertion / graphique». PowerPoint vous présente cette fenêtre : Vous n avez plus qu à modifier les éléments de ce graphique «modèle» en changeant les noms de séries, les données etc. Si vous voulez intégrer un graphique existant (graphique Excel par exemple), ouvrez Excel, sélectionnez le graphique que vous voulez insérer, copiez le. Collez-le ensuite sur la diapo PowerPoint (collage normal ou collage spécial avec liaison). Si vous optez pour un collage avec liaison, toute modification dans Excel sera répercutée sur le graphique de votre diapo. Animer vos graphiques Il est souvent intéressant pour clarifier une explication d animer vos graphiques pour éviter de présenter d emblée la totalité des données ou des histogrammes. Faites un clic droit sur le graphique et choisissez «personnaliser l animation». Choisissez tout d abord le modèle d ouverture du graphique Page 16 sur 19
La ligne d animation de l ouverture apparaît alors. Cliquez sur la flèche noire en bout de ligne pour dérouler le menu : choisissez option d effet \ Animation d un graphique Vous pouvez dès lors choisir d animer votre graphique en faisant apparaître les séries les unes après les autres, en réglant le temps et le mode d apparition etc. Remarque : le menu «animer le graphique» ne sera pas toujours disponible. Il vous sera proposé en fonction du mode d apparition que vous aurez choisi. Le mode «apparaître» (qui est le mode le plus «dépouillé» permet toujours l animation. Créer un album photos Pour créer un album photos, commencez par placer toutes vos photos dans un même dossier sur votre disque dur. Cliquez sur «Insertion /image/nouvel album photos» Parcourez votre disque dur pour ouvrir le dossier contenant les images de l album photos. Sélectionnez toutes les images et cliquez sur «ouvrir». Page 17 sur 19
Vous voyez apparaître toutes vos photos. Vous avez la possibilité de supprimer certaines images et d apporter des corrections (luminosité, contraste etc.) avant de créer votre album. La fenêtre «Présentation de l image vous permet de définir le nombre de photos que vous souhaitez présenter sur une diapo. Vous pouvez choisir également sur cet écran de faire apparaître les titres des photos, de transformer vos photos en noir et blanc, de prévoir des zones de texte sur certaines diapos pour y ajouter des titres, des commentaires etc. Cliquez ensuite sur «Créer». Si vous souhaitez modifier votre album photos, cliquez sur «format / album photos. Apportez les modifications et cliquez sur «mettre à jour». Emporter une présentation Il arrive fréquemment de préparer une présentation «PowerPoint» sur un ordinateur et devoir l enregistrer sur disquette ou sur cédérom pour la présenter sur un autre ordinateur. Pour ce faire, vous allez devoir «emporter» votre présentation. Cliquez sur «Fichier / Présentation à emporter» L assistant s ouvre à l écran : Page 18 sur 19
Cliquez sur suivant, cochez «Présentation active». L écran suivant vous propose d enregistrer votre présentation sur une disquette ou sur un autre emplacement que vous allez définir (un dossier du disque dur, un lecteur réseau, un zip ). Cliquez sur «suivant». Bien entendu, si votre présentation fait référence à des fichiers externes liés, il vous faudra les inclure dans la capture, sinon, ils ne s afficheront pas sur une autre machine. Acceptez donc d exporter les fichiers liés. L écran suivant est important. Il vous demande si vous souhaitez inclure la visionneuse dans votre présentation. Si vous êtes sûr que le micro qui présentera votre diaporama dispose de PowerPoint, il n est pas utile d inclure la visionneuse. En revanche, si vous avez un doute, demandez à inclure la visionneuse. Cela permet de disposer du petit morceau de programme nécessaire pour lire une présentation sans posséder le logiciel PowerPoint. L écran suivant vous amène à la dernière étape. Un message vous prévient que si vous apportez une modification à votre diaporama, il vous faudra recommencer ce travail d exportation On ne modifie plus une présentation compressée pour exportation. Imprimer une présentation Vous pouvez imprimer l intégralité de votre présentation en indiquant le nombre de diapos qui devront figurer sur une page. Fichier /imprimer : Choisissez «document» Indiquez le nombre de diapos par page. Page 19 sur 19