SERVICE DES PASSAGES : MANUEL DE PROCEDURES

SERVICE DES PASSAGES : MANUEL DE PROCEDURES 1

LA DIRECTION GENERALE DU BUDGET (Présentation) La Direction Générale du Budget (D.G.B.) est placée depuis le 19 octobre 2009 sous la tutelle du Ministère du Budget, des Comptes Publics et de la Fonction Publique, chargé de la Réforme de l Etat. La D.G.B., qui assure l exécution de la politique du Gouvernement de la République en matière du budget compte aujourd hui, conformément au Décret n 01229/PR/MBCPFPRE du 13 octobre 2011, six (6) directions : - la Direction de la Préparation et de la Programmation Budgétaires ; - la Direction de l Exécution du Budget et de l Evaluation des Politiques Budgétaires ; - la Direction de la Solde ; - la Direction du Patrimoine Administratif ; - la Direction de la Performance de la Dépense Publique ; - la Direction des Normes, de l Informatique et des Statistiques. Notre réflexion va essentiellement porter sur l ancien Service des Passages avant sa fusion avec le Service de la Comptabilité Centrale pour donner naissance à la Direction de l Exécution du Budget et de l Evaluation des Politiques Budgétaires (D.E.B.E.P.B). Il s agit pour nous dans un premier temps de mettre en évidence la procédure relative à l exécution des dépenses des titres de transport, des décomptes des frais de mission jusque là pratiquée, avant d explorer dans un second temps les pistes visant à l amélioration de ladite procédure. Plusieurs bureaux ou unités sont en charge d assurer les diverses missions assignées au Service des Passages : - Unité B.S.T.* et M.C.O.* Intérieurs ; - Unité B.S.T. et M.C.O. extérieurs ; - Unité Décomptes des Frais de Mission ; 2

- Unité Gestion des Stagiaires, née récemment de la mutation de l ancienne Direction Générale des Bourses et Stages (D.G.B.S.) en Agence Nationale des Bourses du Gabon (A.N.B.G.). B.S.T. : Bon spécial de Transport M.C.O.: Missellanwes Charge Order I. UNITE B.S.T. / M.C.O. INTERIEUR Cette unité traite essentiellement de l établissement des titres de transport des agents de l Etat à l intérieur du territoire national, ainsi que leurs bagages. Il s agit des cas ci-après : - Mission ; - Affectation ou Mutation ; - Départ à la retraite ; - Transfert dépouille. - Transfert des détenus I.I. PROCEDURE D OBTENTION DU B.S.T 1. PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER : 1.1. MISSION : - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage locale ; - Original de l Ordre de Mission plus Copie ; - Original de la Note de Présentation de la mission plus Copie; - Copie du bulletin de Solde ; - Engagement manuel (à récupérer auprès des Services Compétents de l administration utilisatrice de l agent). 3

1.2. AFFECTATION ou MUTATION: - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage locale agréé; - Arrêté ou Décision d affectation ou de mutation ; - Attestation de Cessation de Service ; - Copie de la pièce d identité de l intéressé ; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée pour prise en charge de la conjointe; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées; - Copies des bulletins de notes ou des certificats de scolarité des enfants à charge régulièrement scolarisés (au plus 06 enfants) ; - Documents des prestations familiales (à retirer à la Solde ou à la CNAMGS). 1.3. DEPART A LA RETRAITE: - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage locale ; - Arrêté ou Décision de mise à la retraite ; - Attestation de Cessation de Service ; - Copie du bulletin de solde le plus récent de l intéressé ; - Copie de la pièce d identité de l intéressé ; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée pour prise en charge de la conjointe; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées. 1.4. TRANSFERT DE DEPOUILLE : - Demande de transfert adressée au D.G.B.par l administration d origine, si le défunt est l agent lui même; - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage locale ; - Pièces d identités de deux (2) personnes qui accompagnent la dépouille ; - Certificat de décès plus Copie ; - Pièce d identité du défunt ; - Bulletin de Solde le plus récent, si le défunt est l agent de l Etat lui même; 4

- Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée, si c est l époux ou l épouse ; - Copie d acte de naissance dûment légalisée, si c est l enfant. 2. TRAITEMENT DU DOSSIER (les différentes étapes) : - Réception du dossier au Secrétariat du Chef de Service des Passages ; - Enregistrement du dossier dans le registre «courrier-arrivée» ; - Visa du Chef de Service des Passages; - Saisie du titre d engagement et de l ordonnance de paiement ; - Enregistrement du titre d engagement et de l ordonnance de paiement (Porte 10 Bis) ; - Signatures du Chef de Service des Passages, puis du D.G.B. ou l un de ses Adjoints ; - Transmission du dossier par le Service des Passages à la Direction Générale du Contrôle Financier (D.G.C.F.), pour visa (Contrôleur Financier) et signature (D.G.C.F.) ; - Retour du dossier au Service des Passages pour enregistrement et édition du B.S.T ( ou Bon Vert) ; - Signatures du B.S.T. par le Chef de Service des Passages et par le D.G.B. ou l un de ses Adjoints ; - Transmission du dossier aux Services du Trésor Public pour règlement : Edition du titre de paiement (Direction de la Dépense), Visa (Directeur de la Programmation, des Ressources et des Règlements) et Signature (Trésorier Payeur Général) ; - Enregistrement du B.S.T. et du Bon de Virement (B.V.) au Service des passages et dépôt à l agence de voyage concernée. I.II. PROCEDURE D OBTENTION DU M.C.O. : 1. PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER : - Demande d établissement du M.C.O. adressée au D.G.B. ; - Décision portant nomination ou départ à la retraite ; - Attestation de Cessation de Service ; 5

- Copie du bulletin de solde le plus récent; - Copie de la pièce d identité; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées ; - Copies des bulletins de notes ou des certificats de scolarité des enfants à charge régulièrement scolarisés (au plus 06 enfants) ; - Documents des prestations familiales (à retirer à la Solde ou à la CNAMGS). 2. TRAITEMENT DU DOSSIER (les différentes étapes) : - Réception et enregistrement de la demande au Secrétariat du Chef de Service des Passages, accompagnée de la facture pro forma établie par le prestataire ; - Enregistrement et saisie de la réquisition ; - Visa du Chef de Service des Passages ; - Transmission du dossier chez le prestataire pour établissement de la facture définitive ; - Retour du dossier au Service des Passages pour examen de conformité des pièces; - Signatures du Chef de Service des Passages, puis du D.G.B. ou l un de ses Adjoints du titre d engagement et de l ordonnance de paiement ; - Transmission à la Direction Générale du Contrôle Financier (D.G.C.F.), pour visa et signature ; - Retour du dossier au Service des Passages, puis transmission aux Services du Trésor Public pour règlement ; - Retour au Service des Passages pour remise de l avis d ordonnancement et les coordonnées du prestataire à l ayant droit. II. UNITE B.S.T./ M.C.O. EXTERIEUR : Cette unité est chargée essentiellement de traiter les déplacements des agents de l Etat en mission à l étranger, en service dans des missions 6

diplomatiques ou organismes spécialisés, admis ou de retour de stages à l étranger, ainsi que de la prise en compte de leurs bagages. II.I. PROCEDURE DOBTENTION DU B.S.T: 1. PIECES CONSTITITIVES DU DOSSIER: 1.1. MISSION : - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé ; - Original de l Ordre de Mission plus Copie; - Original de la Note de Présentation de la mission plus Copie; - Engagement manuel (à récupérer auprès des Services Compétents de l administration d origine de l agent). 1.2. AFFECTATION ou MUTATION: - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé ; - Arrêté ou Décision d affectation ou de mutation ; - Copie de l attestation de prise de service ou de cessation de service ; - Bulletin de solde de l intéressé(e); - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée ; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées ; - Copies des bulletins de notes ou des certificats de scolarité des enfants à charge (au plus 06 enfants) ; - Prestations familiales Solde/C.N.A.M.G.S. 1.3. RAPPROCHEMENT D EPOUX : - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé ; - Arrêté ou Décision d affectation ou de mutation du Conjoint ; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée ; - Attestation de cessation de Service. 1.4. CONGES ADMINISTRATIFS (Contractuels Expatriés et Diplomates): - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé; - Arrêté ou Décision de Congés ; 7

- Copie de l attestation de cessation de service ; - Copie du bulletin de solde le plus récent de l intéressé(e); - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée ; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées. 1.5. TRANSFERT DE DEPOUILLE : - Demande manuscrite adressée au D.G.B. ; - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé; - Pièces d identités de deux (2) personnes qui accompagnent la dépouille ; - Certificat de décès plus Copie ; - Pièce d identité du défunt ; - Bulletin de Solde le plus récent, si le défunt est l agent de l Etat lui même; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée, si c est le conjoint ; - Copie d acte de naissance dûment légalisée, si c est l enfant. 1.6. TRANSPORT DES DETENUS: - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé; - Arrêté ou Décision portant transport des détenus ; - Liste des détenus. 1.7. RECRUTEMENT DES CONTRACTUELS EXPATRIES: - Facture pro forma délivrée par une agence de voyage agréé; - Décret/Arrêté ou Décision de recrutement ; - Décision d engagement ; - Copie d acte de mariage manuscrit dûment légalisée ; - Copies d actes de naissance des enfants à charge dûment légalisées. 2. TRAITEMENT DU DOSSIER (les différentes étapes) : - Réception du dossier au Secrétariat du Chef de Service des Passages ; - Enregistrement du dossier dans le registre «courrier-arrivée»; 8

- Visa du Chef de Service des Passages; - Saisie du titre d engagement et de l ordonnance de paiement; - Enregistrement du titre d engagement et de l ordonnance de paiement; - Signatures du Chef de Service des Passages, puis du D.G.B. ou l un de ses Adjoints; - Transmission du dossier par le Service des Passages à la Direction Générale du Contrôle Financier (D.G.C.F.), pour visa (Contrôleur Financier) et signature (D.G.C.F.) ; - Retour du dossier au Service des Passages pour enregistrement et édition du B.S.T (ou Bon Vert) ; - Signatures du B.S.T. par le Chef de Service des Passages et par le D.G.B. ou l un de ses Adjoints ; - Transmission du dossier aux Services du Trésor Public pour règlement : Edition du titre de paiement (Direction de la Dépense), Visa (Directeur de la Programmation, des Ressources et des Règlements) et Signature (Trésorier Payeur Général) ; - Enregistrement du B.S.T. et du Bon de Virement (B.V.) au Service des passages (Porte 13) et dépôt à l agence de voyage concernée. II.II. PROCEDURE DOBTENTION DU M.C.O. La procédure ici est la même que pour l obtention du M.C.O-Intérieur, tant au niveau des pièces constitutives du dossier que des différentes étapes dans le traitement dudit dossier. N.B. Toutefois, il peut arriver pour des raisons notamment liées au retard pris dans le traitement d une demande de M.C.O., que l usager luimême décide de préfinancer ses frais de bagages pour se faire rembourser ensuite. Dans ce cas, il devra présenter les pièces suivantes : - Demande manuscrite de remboursement des frais de bagages adressée au D.G.B ; - Facture des frais de bagages, revêtue de la mention payée ; 9

III. UNITE DECOMTES DES FRAIS DE MISSION : Il s agit ici du traitement des décomptes des frais de déplacement des agents se rendant en mission (à l intérieur ou à l extérieur du pays), pris en charge par le budget de l Etat. III.I DECOMPTES DE FRAIS DE MISSION (INTERIEUR) 1. PIECES CONSTITITIVES DU DOSSIER: 1.1. Avance sur frais de mission: - Original plus copie de l ordre de mission ; - Original plus copie de la note de présentation ; - Bulletin de Salaire pour l obtention de l avance de 80% des frais de mission ; 1.2. Reliquat sur frais de mission: - Présentation de l ordre de mission revêtu des cachets et signatures des autorités compétentes de la province (Gouvernorat ou Préfecture) dans laquelle la mission a été effectuée pour bénéficier des 20% de reliquat des frais de mission ; - Bulletin de solde le plus récent. 2. TRAITEMENT DU DOSSIER (les différentes étapes) : - Dépôt et enregistrement du dossier au Service des Passages; - Examen du dossier et attribution d un numéro d identification à l usager; - Edition de la fiche de décomptes des droits sur laquelle est mentionnée le montant total à percevoir, et dépôt de celle-ci au Secrétariat du Chef de Service des Passages pour visa et signature ; 10

- Retrait de la fiche de décomptes par le bénéficiaire ou le mandataire pour prise en charge par la Direction Centrale des Affaires Financières (D.C.A.F.) du Ministère de tutelle ; - Après accord de la D.C.A.F., le dossier est transmis au Service de la Comptabilité Centrale de la D.G.B. pour traitement et transmission à la D.G.C.F. pour visa et signature; - Retour du dossier au Service de la Comptabilité Centrale de la D.G.B. et transmission à la D.G.S.T. (Direction de la Dépense) pour règlement ; - Paiement des frais de mission au guichet des Services du Trésor. III.II DECOMPTES DE FRAIS DE MISSION (EXTERIEUR) 1. PIECES CONSTITITIVES DU DOSSIER: 1.1. Avance sur frais de mission : - Original plus copie de l ordre de mission ; - Original plus copie de la note de présentation ; - Bulletin de Salaire pour l obtention de l avance de 80% des frais de mission ; 1.2. Reliquat sur frais de mission: - Présentation de l ordre de mission revêtu des cachets et signatures des services compétents du ou des pays dans lesquels la mission a été effectuée pour bénéficier des 20% de reliquat des frais de mission ; - Bulletin de solde le plus récent. 2. TRAITEMENT DU DOSSIER (les différentes étapes) : N.B Celui-ci est le même que dans le cas des décomptes de frais pour les missions effectuées sur le territoire national, tel que décrit plus haut. 11

TRAITEMENT DES REMBOURSEMENTS (les différentes étapes) : - Réception du dossier au Secrétariat du Chef de Service des Passages, puis enregistrement dans le registre «courrier-arrivée» ; - Transmission du dossier au Secrétariat du D.G.B. pour avis; - Retour du dossier au Service des Passages pour traitement, en cas d avis favorable du D.G.B., ou pour réponse à l intéressé en cas de rejet ; - Introduction du dossier dans le circuit des visas et signatures (D.G.C.F., Cabinet Ministre Budget) ; - Engagement de l ordonnance de paiement et transmission aux Services du Trésor pour règlement de la dépense; - Communication à l usager du numéro de l Ordre de Paiement (O.P.), et du montant à percevoir au Trésor Public, Service de la Dépense (Porte 16). IV. UNITE GESTION DES STAGIAIRES Cette unité qui se met progressivement en place a pour compétence, la prise en charge des agents de l Etat autorisés à se perfectionner au moyen d une formation horizontale ou verticale, au Gabon ou à l étranger. Il s agit essentiellement d apurer les dépenses liées au paiement des frais de formation, et de procéder à la délivrance des titres de transport (départ en stage, stages-recherches, ou retour définitif) et des bons de transport des effets personnels des agents enfin de stage à l étranger. N.B. Les différentes étapes relatives à la délivrance du titre de transport ou B.S.T.sont quasiment les mêmes que pour les autres catégories de bénéficiaires, telles que nous les avons vu plus haut (Pages 04 et 08). C est pourquoi, nous n aborderons pas ce volet. 1.1. AGENT DE L ETAT ADMIS EN STAGE: PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER B.S.T. - Copie de l attestation de mise en stage ; 12

- Copie de l attestation de cessation de service ; - Copie(s) légalisée(s) d acte de naissance de l enfant ou des enfants âgés de moins de trois (3) ans pour un stage dont la durée est supérieure à deux (2) ans ; - Arrêté ou Décision portant rapprochement d époux pour un stage dont la durée est supérieure à deux (2) ans. N.B. En plus des pièces sus indiquées, l établissement du titre de transport ou B.S.T.est subordonné à la confirmation du nom du stagiaire dans le Procès Verbal sanctionnant les travaux du Comité Technique pour les Inscriptions en Stages Professionnels (C.T.I.S.P.). ATTESTATION DE PRISE EN CHARGE : (Pièces à fournir) : - Copie de l Attestation de mise en stage ; - Copie de l inscription ou de la préinscription ; - Facture pro format indiquant les frais annuels de scolarité ; - Copie de la quittance de paiement au Trésor Public du surplus des frais de scolarité, pour les cas de dépassement du montant plafond pris en charge par le budget de l Etat dans le pays d études. 1.2. AGENT DE L ETAT DEJA EN STAGE: PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER B.S.T-RECHERCHES - Demande manuscrite de B.S.T-Recherches adressée au D.G.B ; - Lettre de recommandation du Directeur de Mémoire ou de Thèse dûment cachetée et signée, précisant le lieu de la recherche et la durée de celle-ci ; - Lettre d acceptation de stage ou de recherches de l administration ou d organisme d accueil. 13

1.3. AGENT DE L ETAT EN FIN DE STAGE: PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER B.S.T-RAPATRIEMENT : - Demande de B.S.T-Rapatriement adressée au D.G.B, dans un intervalle de deux (2) à trois (3) mois avant la fin de stage ; - Copie de l attestation de mise en stage ; - Documents relatifs au rapprochement familial si ledit rapprochement a été effectué au moment du départ en stage. N.B. Les enfants nés à l étranger pendant la période de stage doivent être déclarés auprès du Service des Passages de la D.G.B.pour être pris en compte lors du rapatriement. Le Stagiaire doit à cet effet nous faire parvenir les copies dûment légalisées d acte de naissance des enfants. ATTESTATION DE FIN DE STAGE : (Pièce à fournir) : N.B. La délivrance par la D.G.B. d une attestation de fin de stage est subordonnée uniquement à la présentation par le Stagiaire de l original plus copie de l attestation de fin de formation. V. PROPOSITIONS D AMELIORATION 1. SUR LA QUESTION DE LA DELIVRANCE DES B.S.T. ET DES M.C.O. Les différentes étapes dans le traitement d une demande de titre de transport telles que déclinées plus haut nous indiquent que la procédure est particulièrement longue du fait de plusieurs acteurs qui rentrent en ligne de compte. L aboutissement d un dossier peut durer des semaines voire un mois. Il serait nécessaire de simplifier la procédure, en limitant le nombre des acteurs qui interviennent dans le traitement des dossiers. Cela passe de notre point de vue par une réorganisation interne du travail au niveau du Service des Passages ce qui permettra à terme de repréciser les taches de chaque agent. Plusieurs agences de voyages ou prestataires sont impliqués dans le dossier B.S.T et M.C.O. Il importe de revoir le mode de collaboration avec ces différentes entités. Revisiter les conventions signées avec certaines d entre 14

elles qui ne cadrent plus avec la nouvelle vision de la D.G.B., ou de signer des nouvelles, gages d un partenariat «gagnant-gagnant». Le volet des transferts de dépouilles mérite également d être réexaminé en vue de mieux définir les limites de la responsabilité de l Etat vis-à-vis de ses agents : (transfert des dépouilles des retraités). 2. SUR LA QUESTION DE LA GESTION DES STAGIAIRES Il serait souhaitable de collecter les besoins de formation à court, moyen et long termes de chaque Département Ministériel et initier des missions de prospection dans certains pays aux fins de cibler des formations qui cadrent avec les attentes du pays. 15