TECHNIQUES ET RESSOURCES EN RECHERCHE Approche au téléphone DE TRAVAIL Comprendre la dynamique des appels téléphoniques et apprendre des trucs. Préparer un script de conversation téléphonique.
Table des matières TECHNIQUES ET RESSOURCES EN RECHERCHE DE TRAVAIL Page Approche au téléphone... 2 Introduction... 3 Pourquoi appeler les employeurs... 3 Méthodes pour rejoindre les employeurs... 5 Script de conversation téléphonique pour demander la permission de remettre en main propre ton curriculum vitae à l employeur... 7 Préparation d un script de présentation téléphonique... 10 Exemple d un script de présentation téléphonique... 11 Rédige ton script de présentation téléphonique... 12 Faire face au refus... 13 Conseils pratiques lors des suivis... 13 INTRODUCTION 2
Il existe plusieurs façons d'entrer en contact avec un employeur. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients. De tous les moyens pour rejoindre un employeur, le téléphone s'avère généralement le plus rapide, le plus efficace, le plus économique et le plus avantageux lorsqu'il s'agit de trouver un emploi. Utilisé depuis nombre d'années, cet instrument a fait ses preuves. Mieux vaut t'habituer dès maintenant à te servir de cet appareil qui, avec l'ordinateur, constitue l'outil le plus utile en milieu de travail. La maîtrise de cet instrument en dit long aux employeurs sur un postulant. Peut-on concevoir un aspirant charpentier mal à l'aise avec un marteau? Cet ouvrier aurait tout intérêt à s'y habituer et à apprendre à s'en servir comme il faut. Le téléphone est devenu un outil indispensable dans le monde actuel du travail. Voyons comment les Techniques au téléphone peuvent t'aider à surmonter ta crainte d'appeler des employeurs. Tu apprendras à utiliser efficacement cet appareil dans le cadre d'une recherche professionnelle de travail. POURQUOI APPELER LES EMPLOYEURS? Les principaux objectifs : 1. Obtenir la permission de remettre ton curriculum vitae en main propre à la personne qui détient le pouvoir de t'embaucher; ou mieux 2. Prendre rendez-vous avec la personne qui a le pouvoir de t'embaucher. Pour atteindre ces objectifs, tu dois : 1. Obtenir le nom de la personne qui a le pouvoir de t'embaucher. 2. Demander à parler à cette personne. 3. Faire ta présentation à la personne qui embauche. 4. Prendre rendez-vous avec elle. 5. Obtenir des pistes d'emploi. L'importance de la réceptionniste Source privilégiée de renseignements. A son mot à dire dans la sélection de ses confrères de travail. Responsable de filtrer les appels dont ceux des chercheurs d'emploi. La plupart sont gentilles et obligeantes. Les employeurs ont quelquefois des secrétaires particulières. 3
Si c'est un de tes contacts qui t'envoie, fais-en mention. Ton appel devrait être acheminé. Avec tact, rends-toi jusqu'à la personne qui a le plus de poids sur la décision de t'engager. Découvre son titre : directeur administratif, directeur de la production, directeur aux ressources humaines, directeur du personnel, directeur, propriétaire, etc. Demande à la réceptionniste : 4 le nom de la personne responsable de l'embauche, 4 l'épellation de son nom, 4 comment elle préfère se faire appeler. Assure-toi de parler à la bonne personne. Ne la nomme jamais par son prénom. Souviens-toi : Le principal objectif poursuivi dans le cadre de ces appels est d'obtenir un rendez-vous afin de remettre ton curriculum vitae en main propre à la personne qui embauche. Conseils pratiques Aie à portée de la main crayon, papier et agenda. Assois-toi droit et souris au téléphone. Choisis un endroit tranquille. Entre chaque appel, prends une pause, détends-toi et respire profondément. Commence par les entreprises qui t'intéressent le moins, pour te pratiquer. Prends note des noms de tous ceux à qui tu parles. Présente-toi immédiatement et indique le but de ton appel. Sois bref et précis. Exprime-toi avec sérieux, respect et entregent. Tu éviteras ainsi les réponses évasives. Ne laisse pas de messages. Évite de téléphoner les lundis matin et les vendredis après-midi. Téléphone à la secrétaire, obtiens les noms, les titres, l'adresse de l'entreprise, le nom de la personne responsable de l'embauche. Raccroche. Rappelle plus tard et demande à parler directement à cette personne. 4
Lorsqu'il s'agit d'une grande société, adresse-toi d'abord au service des ressources humaines. Reprends le même procédé avec le chef du service auquel tu t'intéresses (ton supérieur potentiel). Informe cette personne que le service des ressources humaines a déjà ton curriculum vitae et demande une rencontre d'information. Ton appel aura ainsi plus d'effet. Le première impression au téléphone, ça compte! MÉTHODES POUR REJOINDRE LES EMPLOYEURS REJOINDRE LES EMPLOYEURS LES AVANTAGES LES DÉSAVANTAGES 5
En personne Services aux étudiantes et étudiants S'applique davantage aux emplois reliés à la vente ou requérant relativement peu de compétences. Impressionne les employeurs à la recherche de gens plein d'assurance. Ton apparence et tes manières peuvent créer une première impression favorable sans égard à tes compétences. Les chances de succès augmentent si l'employeur pratique une politique «portes ouvertes» (rencontres sans rendez-vous). Certains employeurs n'apprécient guère cet empiètement sur leur temps. Nécessite une grande confiance en soi. Prend du temps. Peut occasionner des frais de déplacement. Généralement, les employeurs préfèrent les rendez-vous (qui s'obtiennent au téléphone). Au téléphone Collecte de renseignements plus facile et plus rapide. Permet de communiquer avec plusieurs employeurs en peu de temps et de réduire les frais. Plus difficile à ignorer qu'une lettre. Donne de bons résultats dans la plupart des secteurs professionnels. Communication directe avec la personne qui embauche. Nécessite une bonne maîtrise du téléphone, qui s'acquiert à l'usage. On ne dispose que d'un bref instant pour convaincre l'employeur d'écouter. Par courrier Permet de mettre l'accent sur les qualités. Peut s'avérer plus pratique pour les gens qui ont encore un emploi. Permet de sauver temps et argent lorsque l'employeur est Le taux de réponses des employeurs oscille entre 5 et 10 %. Ne donne pas de bons résultats là où la concurrence est vive. Prend du temps. Exercice en pure perte si la 6
Par courrier électronique localisé à l'extérieur. Efficace pour les emplois à caractère technologique. Utile si tu as déjà un emploi. rédaction n'est pas soignée. Coût de la papeterie et frais postaux. Il est essentiel d'avoir sa propre adresse électronique pour les réponses. Tous les employeurs n'ont pas une adresse électronique. Nouvelle méthode de communication, donc peu de données sur les résultats. SCRIPT DE CONVERSATION TÉLÉPHONIQUE POUR DEMANDER LA PERMISSION DE REMETTRE EN MAIN PROPRE TON CURRICULUM VITAE À L'EMPLOYEUR PREMIÈRE PARTIE (Conversation avec la réceptionniste) Comment obtenir l aide de la réceptionniste pour qu'elle achemine ton appel à la personne responsable de l'embauche? (Si elle te dit par exemple : «Société ABC, Johanne à l'appareil», répète son nom dans la formulation de ta demande). A. Lorsque tu ignores le nom de la personne responsable de l embauche : «Bonjour, (nom de la secrétaire), mon nom est (ton nom). Pourriez-vous me donner le nom de la personne responsable de l embauche, s il-vous-plaît?» (Nom de l'employeur). (Écris ce nom). «Merci. Puis-je lui parler? Merci.» OU B. Lorsque tu connais le nom de la personne qui est responsable de l embauche : «Bonjour (nom de la secrétaire), c'est (ton nom). Puis-je parler à (nom de l'employeur)? Merci.» 7
Les questions sur l objet de ton appel 1. Lorsque tu effectues un premier appel pour connaître le nom ou le titre d'une personne ressource, la réceptionniste peut demander : «C'est à quel sujet?» Si ton but est d'acheminer ou de remettre en main propre un curriculum vitae et une lettre d'accompagnement, tu peux répondre : «Je fais parvenir de la correspondance à (titre de la personne ressource). Il est donc important que j'écrive correctement son nom, son titre et son adresse.» 2. Autres réponses possibles. «Je téléphone dans le but de faire part de mes qualités en rapport avec des débouchés présents ou à venir.» «Je m'intéresse au secteur (de la construction, de la comptabilité, du secrétariat).» «Votre promotion a capté mon attention et je voudrais par conséquent en connaître davantage sur votre entreprise.» 3. Réponse à la question : «Est-ce pour un emploi?» «En effet, je suis (donne le titre de ta fonction) et je suis intéressé à travailler pour votre entreprise. Puis-je parler à la personne responsable du recrutement?» 4. Évite de dire à la réceptionniste que c'est personnel. Tu arriveras peut-être à tes fins, mais l'employeur remettra en question ton honnêteté. Si l'employeur est absent ou occupé, demande : «Pourriez-vous s'il-vous-plaît m'indiquer le meilleur moment pour rappeler?» (Prends note du moment et effectue l'appel.) «Pourriez-vous s'il-vous-plaît m'indiquer qui le remplace?» (Obtiens le nom.) «Puis-je parler à?» 8
Il peut être avantageux de faire ta présentation à la réceptionniste. Certaines d'entre elles ont l'autorité de fixer des rendez-vous. Ne laisse pas de message demandant à l'employeur de rappeler. Tu risques d'attendre à côté du téléphone pour un appel qui ne viendra probablement pas. Prends l'initiative et demande à la secrétaire : «Quand sera-t-il/sera-t-elle de retour?» Après avoir essayé à quelques reprises, alors seulement, tu peux laisser un message en donnant ton nom et l'objet de ton appel, ou encore, faire parvenir une lettre. Voir document Lettres reliées à la recherche de travail pour : «lettre à un employeur qu'on ne peut rejoindre au téléphone». Deuxieme partie Rejoindre au téléphone la personne responsable de l'embauche et obtenir la permission de lui remettre ton curriculum vitae en main propre. Ex. 1 «Bonjour (nom de l'employeur), mon nom est. J'ai acquis une expérience dans les chaînes de montage et j'aimerais vous rencontrer quelques instants pour vous remettre mon curriculum vitae en main propre.» Ex. 2 «Bonjour (Nom de l'employeur), mon nom est. J'ai acquis une certaine formation en électronique au collège et j'ai accumulé plusieurs années d'expérience dans la réparation d'appareils électroménagers. Je peux travailler sans surveillance et avec minutie. Je souhaiterais donc vous rencontrer et vous remettre mon curriculum vitae en main propre, au moment qui vous conviendra.» Ex. 3 «Bonjour (nom de l'employeur), mon nom est. Étant donné ma vaste expérience administrative dans le secteur du, je me demandais à quel moment vous seriez disposé à me recevoir afin que je puisse vous remettre mon curriculum vitae en personne.» Ex. 4 «Bonjour (nom de l'employeur), mon nom est. Comme je possède une expérience pratique en, ainsi qu'un diplôme collégial, je pourrais être utile à votre entreprise. Quel serait le moment le plus approprié pour vous rencontrer et vous remettre mon curriculum vitae?» 9
Ex. 5 «Bonjour (nom de l'employeur), mon nom est. J'ai récemment acquis une formation en et je souhaiterais passer chez vous afin de m'entretenir avec vous sur les perspectives dans ce domaine.» Exemple d'un appel lorsque tu as été référé par une tierce personne. «Bonjour (nom de l'employeur), mon nom est. (Nom d'une tierce personne) de la faculté des Beaux-Arts, à l'université de m'a laissé entendre qu'avec ma formation en techniques d'illustration, votre entreprise pourrait tirer profit de mes compétences. J'aimerais vous rencontrer et vous remettre mon curriculum vitae. Vous pourriez ainsi l'examiner et l'ajouter à votre banque de ressources.» Sois prêt à fournir davantage de renseignements une fois que tu auras suscité l'intérêt de l'employeur. PRÉPARATION D UN SCRIPT DE PRÉSENTATION TÉLÉPHONIQUE Objectifs du script de présentation téléphonique 1. Saluer la secrétaire, demander le nom de la personne responsable de l'embauche. Obtenir la permission de lui parler. 2. Saluer l'employeur en le nommant et en te présentant. 3. Faire ta présentation à partir de ta carte d'affaires et des points saillants de ton curriculum vitae. 4. Demander une rencontre et te présenter brièvement à l'employeur pour lui remettre ton curriculum vitae. Conseils pour la rédaction de ton script de présentation téléphonique Doit se rattacher à ton objectif de travail. Doit retenir l'attention de la personne qui embauche. Peut paraître arrogant au départ, mais donne en réalité l'impression que tu es sûr de toi, organisé et qualifié pour l'emploi. 10
Ne jamais utiliser le mot «emploi». L'employeur risquerait de se mettre sur la défensive. Utiliser des termes comme «postes», «débouchés», «perspectives», «possibilités futures». Tu devrais te présenter en 30 secondes ou moins. Garde un rythme modéré et sois naturel. Lorsque tu demandes un rendez-vous pour remettre ton curriculum vitae, utilise des questions ouvertes (des questions auxquelles on ne peut répondre par oui ou par non). EXEMPLE D UN SCRIPT DE PRÉSENTATION TÉLÉPHONIQUE «Bonjour, mon nom est. Pourriez-vous me donner le nom de la personne responsable de l embauche? (Prends note de son nom). Merci. Puis-je lui parler? Merci.» «Bonjour, M. Smith, mon nom est. Je suis diplômé du programme de marketing du Collège communautaire du Nouveau-Brunswick. Je compte 5 années d expérience dans la vente et je suis très créatif. J aimerais passer vous voir pour quelques minutes afin de vous remettre mon CV. SI OUI Conviens de la date et de l'heure et confirme l'adresse. (Prends-en note). Merci monsieur Smith. AU REVOIR. (Questions ouvertes :) Quel moment convient le mieux, cette semaine ou la semaine prochaine? Quel moment vous convient le mieux? Quel serait pour vous le meilleur moment? (etc.) SI NON Je comprends qu'il n'y a pas de travail disponible pour l'instant, mais j'aimerais quand même passer vous remettre personnellement mon CV afin que vous en teniez compte si la situation venait à changer. SI OUI Conviens de la date et de l'heure et confirme l'adresse. (Prends-en note). Merci monsieur Smith. AU REVOIR. SI NON Je vois. Puis-je vous rappeler dans deux ou quatre semaines pour savoir s'il y a des changements? SI OUI SI NON 11
Conviens de la date et de l'heure. Merci monsieur Smith. AU REVOIR. SI OUI Confirme le nom de l'entreprise et de la personne ressource. Merci. Est-ce que je peux utiliser votre nom lorsque je téléphonerai? SI OUI Une dernière chose, monsieur Smith... Connaissez-vous d'autres entreprises qui pourraient bénéficier de mes compétences? (Prends-en note). (Ne poser cette question que si l'employeur n'est absolument pas intéressé à tes services ou à ton CV.) Merci. Au revoir. SI NON Merci, M. Smith. AU REVOIR. RÉDIGE TON SCRIPT DE PRÉSENTATION TÉLÉPHONIQUE ICI Première partie : (Conversation avec la réceptionniste) Deuxième partie : (Conversation avec l employeur) 12
FAIRE FACE AU REFUS Désolé, il n'y a pas de poste d'ouvert. Nous avons suffisamment de curriculum vitae. Nous n'embauchons pas, etc. Tout bon employeur prendra le temps de rencontrer quelqu'un de sérieux et de confiant, même s'il n'y a pas de débouché pour le moment. Ces gens gardent toujours en mémoire les bons candidats. Si tu fais face à trop de refus, tu devrais remettre en question ton approche. Un bon script peut t'aider à changer ces refus potentiels en rencontres. Apprends à le maîtriser! Si au départ tu ne te sens pas à l'aise, avec de la pratique tu viendras à bout des difficultés. Fais tout de même attention aux attitudes négatives que nous entretenons trop souvent. CONSEILS PRATIQUES LORS DES SUIVIS Lorsque la personne responsable de l'embauche répond au téléphone Dites:"Bonjour, mon nom est. Je vous ai remis (posté, télécopié) mon curriculum vitae il y a deux semaines. Je fais un suivi afin de vérifier si vous avez des possibilités de travail dans le domaine de en ce moment ou si vous en prévoyez dans un avenir rapproché." Si la personne responsable de l'embauche ne se souvient pas d'avoir reçu votre curriculum vitae Offrez de lui faire parvenir le curriculum vitae par télécopieur ou en personne dans les prochaines 48 heures et assurez le suivi. Si la personne responsable de l'embauche vous dit qu'il n'y a pas de possibilité de travail dans le moment "Merci du temps que vous m'avez accordé et j'apprécierais que vous pensiez à moi si des occasions de travail se présentent dans le domaine de. Puisje vous rappeler dans quelques temps pour vérifier si la situation a changé?" 13
Qualifications et faire bonne impression Il n'est pas nécessaire d'énumérer toutes vos qualifications à chaque fois que vous faites un suivi téléphonique avec un employeur. Par contre, assurez-vous d'aviser la personne responsable de l'embauche de toutes qualifications acquises (cours, certificats, etc) depuis votre dernier suivi et faites lui parvenir une mise à jour de votre curriculum vitae. Source: Boyd, S. (1998) The Hidden Job Market 14