GUIDE D'UTILISATION ET D'INSTALLATION DU CYLINDRE ELECTRONIQUE POUR HOTEL

GUIDE D'UTILISATION ET D'INSTALLATION DU CYLINDRE ELECTRONIQUE POUR HOTEL 1

TABLE DES MATIERES 1 Présentation du système... 5 1.1 Pré-requis... 5 1.2 Caractéristiques du système... 5 2 Installation du logiciel... 5 2.1 Installation du driver... 6 2.2 Installation du logiciel... 10 3 Utilisation du logiciel... 10 3.1 Mise en route du logiciel... 10 3.1.1 Choix du type de base de données... 10 3.1.2 Enregistrement... 11 3.1.3 S identifier... 12 3.2 Configuration du système... 13 3.2.1 Système... 13 3.2.1.1 Paramétrage du code système... 13 3.2.1.2 Paramétrage d enregistrement des données... 15 3.2.2 Paramétrage... 15 3.3 Administration des utilisateurs... 17 3.4 Paramétrage des chambres... 18 3.4.1 5.1Paramétrage de l hôtel... 18 3.4.2 Paramétrage des types de pièces particulières... 18 3.4.3 Paramétrage des numéros de chambre... 19 3.4.4 Paramétrage des numéros des entrées... 21 3.4.5 Paramétrage des numéros de pièces particulières... 22 3.4.6 Paramétrage du lecteur portable... 23 3.4.6.1 Enregistrer les données sur le lecteur portable... 23 3.4.6.2 Lecture des données du lecteur portable... 24 2

3.5 Cartes de gestion et de paramétrage... 25 3.5.1 Cartes complémentaires... 26 3.5.1.1 Carte d urgence... 26 3.5.1.2 Carte maître... 26 3.5.1.3 Carte multi-bâtiment... 28 3.5.1.4 Carte multi-étages... 29 3.5.1.5 Carte femme de chambre... 30 3.5.1.6 Carte du personnel... 31 3.5.1.7 Carte de déverrouillage... 32 3.5.1.8 Carte de remplacement... 33 3.5.2 Cartes de configuration... 34 3.5.2.1 Carte d initialisation... 34 3.5.2.2 Carte du code système... 35 3.5.2.3 Carte de paramétrage de numéro de chambre... 36 3.5.2.4 Carte d heure... 37 3.5.2.5 Carte de paramétrage... 38 3.5.3 Cartes de management... 39 3.5.3.1 Carte efface mémoire... 39 3.5.3.2 Carte d interdiction... 39 3.5.3.3 Carte de déclaration de perte... 41 3.5.3.4 Carte d annulation de carte de déclaration de perte... 41 3.5.3.5 Carte d évènement... 43 3.6 Paramétrage des cylindres... 44 3.6.1 Initialisation des cylindres... 44 3.6.1.1 initialisation du cylinre à partir du terminal portable... 44 3.6.1.2 Initialisation à partir d une carte... 44 3.6.2 Réglage du code système du cylindre... 44 3.6.2.1 A l aide du terminal portable... 44 3

3.6.2.2 A l aide d une carte... 44 3.6.3 Réglage du numéro de porte... 44 3.6.3.1 A l aide du lecteur portable... 45 3.6.3.2 A l aide d une carte... 45 3.6.4 Reglage de l heure... 45 3.6.4.1 A l aide du lecteur portable... 45 3.6.4.2 A l aide d une carte... 45 3.7 Réception de l hôtel et accueil des clients... 45 3.7.1 Enregistrement... 45 3.7.2 Sortie des clients... 47 3.7.3 Vérification du statut d une chambre... 47 3.8 Administration et gestion des données... 47 3.8.1 Consultation de l historique des passages... 48 3.8.1.1 Collecte de l historique à l aide du terminal... 48 3.8.1.2 Collecte de l historique à l aide de carte... 48 3.8.1.3 Consultation dans le logiciel... 48 3.8.2 Historique des entrées... 48 3.8.3 Historique des créations de cartes... 48 3.8.4 Historiques des opérations... 48 4

1 PRESENTATION DU SYSTEME Merci d avoir choisi le logiciel de gestion hôtelière pour cylindre électronique(logic Management Software for Hotel lock), qui permet de répondre aux problématiques de gestion des hôteliers. 1.1 PRE-REQUIS Système d exploitation : Microsoft Windows 2000/XP/Vista/7 Base de données : base Access autonome, ou Microsoft sql serveur en réseau Processeur : Intel Pentium 800 MHz+ ou AMD Athlon 800+ Mémoire: 256MB Driver : 200MB Support CD-ROM Résolution de l écran: 1024*768 Port USB : au minimum 2 quantités Installation du produit et manuel utilisateurs 1.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME Il existe quatre catégories de cartes : carte de configuration carte complémentaire carte de management carte client Et 19 type de carte multifonctions. Capacités du système : Système de grande capacité : il est possible de créer jusqu à 1 milliard de cartes et les numéros de chambre peuvent aller jusqu à 970 000. Une carte client peut ouvrir 2 portes de chambre et 9 pièces particulières. Vous pouvez créer jusqu à 99 bâtiments, chaque bâtiment peut avoir jusqu à 99 étages et chaque étage jusqu à 99 chambres. On peut rattacher 9 dépendances à une chambre. Chaque cylindre peut mémoriser l historique des 1000 derniers passages. Le lecteur encodeur portable permet de configurer les cylindres. 2 INSTALLATION DU LOGICIEL 5

2.1 INSTALLATION DU DRIVER Installer CP210x_VCP_Win_XP_S2K3_Vista_7.exe en suivant les captures d'écrans ci-dessous: Cliquer sur Next Cliquer sur I accept the terms of the license agreement puis Next > Vous pouvez sélectionner le répertoire d'installation, mais nous vous recommandons de conserver le répertoire par défaut. 6

Cliquez sur Next > Cliquez sur Install 7

Patientez tandis que l'installation se poursuit, cela peut prendre plusieurs minutes. 8

A la fin de l'installation, cliquez sur Finish. Cliquez sur Install lorsque cette popup apparait. Lorsque cette popup apparait, l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton. 9

Vérifier l'installation du driver Connectez le terminal portatif au port USB de l'ordinateur. Le message ci-dessous s'affiche: Vous devriez également voir le périphérique en faisant : clic droit sur ordinateur Propriétés GesRonnaire de périphériques Ports COM et LPT : Installation du logiciel de gestion centralisée Le logiciel ne requiert aucune installation. Vous devez simplement cliquer sur : 2.2 INSTALLATION DU LOGICIEL Le logiciel ne requiert aucune installation, il suffit d extraire le fichier ZIP vers un répertoire de destination et de lancer le programme principal : HotelCylinderSystem.exe 3 UTILISATION DU LOGICIEL 3.1 MISE EN ROUTE DU LOGICIEL La première étape après le lancement du logiciel consiste à l enregistrer. Le logiciel ne peut fonctionner s il n a pas été enregistré. Pour procéder à l enregistrement vous devez disposer de votre code d enregistrement que vous pouvez vous procurer auprès de votre revendeur. 3.1.1 CHOIX DU TYPE DE BASE DE DONNEES Lors du premier lancement vous pouvez choisir entre une base Access ou Microsoft SQL serveur. Si vous ne savez pas lequel choisir, choisissez une base Access : 10

3.1.2 ENREGISTREMENT Lors de la première installation du logiciel vous devez utiliser la carte d enregistrement, sans laquelle vous ne pourrez pas accéder aux fonctionnalités du logiciel. Posez la carte d enregistrement sur le lecteur qui doit être branchée via le cable USB et cliquez sur «Lire carte». Le code d enregistrement apparait et vous devez cliquer sur «Enregistrement» 11

Après l enregistrement vous arrivez sur l écran de connexion au logiciel : Tapez «admin» comme utilisateur, et 123 comme mot de passe. Cliquer sur «Identification». Vous êtes connecté au logiciel. 3.1.3 S IDENTIFIER Après avoir réussi l inscription du logiciel, vous devez enregistrer l identifiant et le mot de passe. Par défaut les codes d accès sont les suivant : - Utilisateur : admin - Mot de passe : 123 12

Remarque : attention en cas de modification du mot de passe assurez-vous d en faire une sauvegarde. En cas d oubli tous les enregistrements seront perdus. 3.2 CONFIGURATION DU SYSTEME Les fonctions de configuration du système comprennent les paramètres suivant: - Code système - Fichier de sauvegarde - Heure de Check in et heure de Check out par défaut - Temps moyen d ouverture du cylindre par défaut - Port COM par défaut - Création des utilisateurs du logiciel Tous ces paramètres sont modifiables. 3.2.1 Système Cliquez sur l icône «Outils» dans la barre des tâches puis cliquez sur l onglet «Système» 3.2.1.1 PARAMETRAGE DU CODE SYSTEME Par défaut le code système est «0», le nouveau code système doit être un code numérique. Remarque : après avoir changé le code, veuillez à le garder en mémoire. 13

Attention : ne rechangez pas le code système. Si celui-ci est modifié, toutes les cartes encodées avec l ancien code système seront inactives. Les utilisateurs ayant le statut administrateur devront être particulièrement vigilants. 14

3.2.1.2 PARAMETRAGE D ENREGISTREMENT DES DONNEES Faites des sauvegardes régulières pour vous prémunir en cas de pertes des données. 3.2.2 PARAMETRAGE Cliquez sur l icône «outils» puis cliquez sur l onglet «paramètres». 15

Vous pouvez modifier : - l heure d arrivée - l heure de départ - la durée d ouverture du cylindre Après avoir inscrit la valeur souhaitée, cliquez sur «modifier» Si vous voulez conserver les valeurs pré enregistrées, cliquez sur «valeurs par défaut» (1) Vous pouvez sélectionner le port COM à utiliser en fonction des périphériques connectés. Sélectionnez AUTO pour que le logiciel détecte automatiquement l encodeur. (2) L heure d arrivée des clients par défaut peut être ajustée en fonction du statut d occupation de la chambre. (3) L heure de départ par défaut est fixée à 13 heures. (4) Nous vous suggérons de laisser la valeur par défaut pour la durée d ouverture du cylindre (8 secondes). En choisissant une valeur supérieure vous réduisez le niveau de sécurité et la durée de vie des piles n est pas optimale. 16

3.3 ADMINISTRATION DES UTILISATEURS Cliquez sur l icône «outils» puis cliquez sur l onglet «utilisateur». Cliquez sur «ajouter» et la fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez créer 2 types de profils : - Des profils administrateur (qui n ont pas restriction de droits) - Des profils utilisateurs simples (qui ont des droits restreints). 17

3.4 Paramétrage des chambres 3.4.1 5.1PARAMETRAGE DE L HOTEL Cliquez sur l icône «Chambres» puis sur l onglet «bâtiment». Ensuite cliquez sur «ajouter» et inscrivez le nom de l hôtel, Exemple : complétez numéro : 1, bâtiment : «Hôtel le Bellevue», puis cliquez sur ajouter et votre hôtel est créé. 3.4.2 PARAMETRAGE DES TYPES DE PIECES PARTICULIERES Cliquez sur l icône «Chambres» puis sur l onglet «type de pièces particulières». Il s agit d ajouter des pièces particulières telles que la piscine, la salle de gym, le hammam, jacuzzy. 18

3.4.3 PARAMETRAGE DES NUMEROS DE CHAMBRE Cliquez sur l icône «Chambres» puis sur l onglet «Chambre» pour créer des chambres client. Il s agit d attribuer un numéro à 7 chiffres (XXYYZZU) à chacune des chambres, le numéro se décompose comme suit : XX : Bâtiment YY : Etage ZZ : Chambre U : Dépendance Pour créer une chambre, cliquez sur «ajouter», choisissez le «type de serrure» (chambre, entrée étage, entrée bâtiment, entrée principale, pièce particulière), puis le bâtiment, l étage, le numéro de chambre et un numéro de dépendance (si il y a lieu). Vous pouvez également changer la durée d ouverture du cylindre qui est fixée à 8 secondes par défaut en cliquant sur personnalisation et en choisissant une autre durée d ouverture pour le cylindre. 19

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3.4.4 PARAMETRAGE DES NUMEROS DES ENTREES Cliquez sur l icône «Chambres» puis sur l onglet «Entrée» pour créer des entrées, par exemple pour créer l entrée principale, l entrée d un bâtiment Entrée de l étage (cylindre installé sur une seule entrée d étage) : toutes les cartes encodées pour des chambres de cet étage peuvent ouvrir cette porte. Entrée de bâtiment (cylindre installé sur la porte d entrée principale du bâtiment), toutes les cartes encodées des chambres de ce bâtiment peuvent ouvrir cette porte. Entrée principale (cylindre installé sur la porte d entrée principale de l hôtel), toutes les cartes du système peuvent ouvrir cette porte. 21

3.4.5 PARAMETRAGE DES NUMEROS DE PIECES PARTICULIERES Cliquez sur l icône «Chambres» puis sur l onglet «Pièce particulière» puis cliquez sur «ajouter» pour créer un numéro de pièce particulière, par exemple une salle de gym, une piscine Remarque : Vous devez affecter des numéros à ces pièces distincts des numéros de chambre client. Ces cylindres sont utilisés pour des chambres particulières telles que la piscine, le bar de l hôtel, le Hammam et tous les autres lieux publics. Pensez à ajouter les accès aux pièces particulières lorsque vous créez une carte client car seules les cartes de management ont les autorisations pour ouvrir les pièces particulières. 22

3.4.6 PARAMETRAGE DU LECTEUR PORTABLE 3.4.6.1 ENREGISTRER LES DONNEES SUR LE LECTEUR PORTABLE Cliquez sur l icône «Lecteur portable» puis sur l onglet «actualiser le terminal». Cette fonction permet de transmettre les données au terminal pour initialiser les cylindres et/ou mettre à jour les paramètres du cylindre. Une fois les données chargées sur le terminal vous pouvez aller paramétrer les cylindres à l aide du terminal Le paramétrage des cylindres peut également se faire à l aide d une carte de paramétrage, mais le lecteur portable permet de faciliter cette étape lors de l installation. Cliquez sur «lecteur portable» pour accéder à l interface d initialisation du lecteur portable. Sélectionnez ensuite «Actualiser le terminal» puis «initialisation» et enfin «mise à jour du terminal». Après cette étape vous prêt à configurer les cylindres à l aide tu lecteur portable. Initialisation du terminal = cette fonction permet d initialiser les informations déjà existantes dans le terminal, incluant les données système, l heure, les informations sur les chambres et l enregistrement des données. Mise à jour des paramètres du terminal = permet d enregistrer sur le terminal les données du système, incluant le code d enregistrement, le code système, les informations sur les chambres et la mise à jour de l heure. L opérateur peut mettre à jour une ou plusieurs des données selon ses besoins. Effacer les évènements : cette fonction permet simplement d effacer les données figurant sur dans la fenêtre de droite «Lecture du terminal». 23

3.4.6.2 LECTURE DES DONNEES DU LECTEUR PORTABLE Cliquez sur l icône «Lecteur portable» puis sur l onglet «Lecture du terminal». Lecture : fonction permettant de lire l heure ainsi que de collecter les données enregistrées sur les cylindres. Supprimer l historique : fonction permettant d effacer les données collectées par le lecteur portable Effacer les évènements : cette fonction permet simplement d effacer les données figurant sur dans la fenêtre de droite «Lire l historique». 24

3.5 CARTES DE GESTION ET DE PARAMETRAGE Cliquez sur l icône «Cartes» puis sur l onglet «Cartes de management». Apparaissent alors les 3 groupes de carte : - Carte complémentaires - Carte de configuration - Carte de management Les cartes complémentaires comprennent : - Cartes d urgence - Carte maître - Carte multi-bâtiments - Carte multi-étage - Carte femme de chambre - Carte du personnel - Carte de déverrouillage - Carte de remplacement Les cartes de configuration comprennent : - Carte d initialisation - Carte de code système - Carte de paramétrage des numéros de chambres - Carte d heure - Carte de paramétrage Les cartes de management comprennent : - Carte efface mémoire - Carte interdite - Carte de déclaration de perte - Carte d annulation de déclaration de perte - Carte d évènement Pour encoder l une des cartes citées ci-dessus, mettez une carte blanche (vierge ou non) sur l encodeur puis veuillez connecter l encodeur à l ordinateur ensuite cliquez sur «création de carte». Après avoir encodée la carte nous vous conseillons de les annoter afin de ne pas les mélanger par la suite. Pour connaître les droits qui ont été attribués à une carte vous disposez de la fonction «Lire carte» : posez la carte sur l encodeur puis cliquez sur «commencer la lecture» et les informations concernant la carte (nom, numéro, type de carte.) vont apparaître dans la fenêtre «Information de base». 25

3.5.1 CARTES COMPLEMENTAIRES 3.5.1.1 CARTE D URGENCE Cette carte permet d ouvrir l ensemble des pièces de l hôtel en cas de situation d urgence (exemple : incendie). Utilisateur : nom du porteur de la carte Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte» 3.5.1.2 CARTE MAITRE Cette carte dispose de tous les droits et de tous les accès : elle peut ouvrir l ensemble des pièces de l hôtel, y compris les chambres des clients ainsi que toutes les pièces particulières sans limite dans le temps. 26

Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement le responsable de l hôtel Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte» 27

3.5.1.3 CARTE MULTI-BATIMENT Cette carte donne des droits d accès à l ensemble des chambres d un ou de plusieurs bâtiments (bâtiments avec des numéros successifs uniquement), ainsi qu un accès aux pièces particulières selon le paramétrage de la carte. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement le responsable des bâtiments Bâtiment : vous pouvez sélectionner un ou plusieurs bâtiments avec des numéros successifs Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières de ces bâtiments (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 28

3.5.1.4 CARTE MULTI-ETAGES Cette carte donne des droits d accès à l ensemble des chambres d un ou de plusieurs étages (étages avec des numéros successifs uniquement), ainsi qu un accès aux pièces particulières selon le paramétrage de la carte. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement le responsable d étage Etage : vous pouvez sélectionner un ou plusieurs étages avec des numéros successifs Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières de ces étages (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 29

3.5.1.5 CARTE FEMME DE CHAMBRE Cette carte donne des droits d accès partiels soit à l ensemble des chambres, soit uniquement à certaines chambres d un bâtiment ou d un étage. Cette carte est principalement destinée au personnel de ménage. Exemple : L équipe de ménage A peut avoir accès aux chambres paires de l étage et l équipe B au chambres impaires de l étage. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement le personnel de ménage Bâtiment : limité à un bâtiment Etage : limité à un étage Numéro de chambre : vous pouvez sélectionner un ou plusieurs numéros de chambres, vous avez également la possibilité de choisir uniquement les chambres paires ou uniquement les chambres impaires. Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 30

3.5.1.6 CARTE DU PERSONNEL Cette carte donne l accès aux pièces particulières et aux pièces non autorisées. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement des membres du personnel de l hôtel Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 31

3.5.1.7 CARTE DE DEVERROUILLAGE Cette carte donne l accès aux pièces autorisées lors du paramétrage et permet de déverrouiller le cylindre pour une période de temps. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement des membres du personnel de l hôtel Numéro de la première chambre / Numéro de dépendance Numéro de la deuxième chambre / Numéro de dépendance Vous pouvez sélectionner 2 numéros de chambre et 2 numéros de dépendance que vous pouvez déverrouiller. Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 32

3.5.1.8 CARTE DE REMPLACEMENT Cette carte donne l accès à certaines chambres, il s agit de carte de remplacement pour les clients. Utilisateur : nom du porteur de la carte, généralement des membres du personnel de l hôtel Numéro de la première chambre / Numéro de dépendance Numéro de la deuxième chambre / Numéro de dépendance Vous pouvez sélectionner 2 numéros de chambre et 2 numéros de dépendance pour une même carte de remplacement. Date d expiration : vous pouvez saisir une date d expiration, si vous ne mentionnez pas de date d expiration cela signifie que la carte a une durée de validité illimitée. Si besoin vous pouvez ajouter un accès aux pièces particulières (telles que la piscine, le gymnase ) en cochant la ou les cases concernée(s). Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 33

3.5.2 CARTES DE CONFIGURATION Vous pouvez utiliser au choix pour configurer vos cylindres électroniques soit les cartes de configuration, soit l encodeur portable. L encodeur permet de paramétrer et de récupérer les informations du cylindre plus rapidement. Vous pouvez néanmoins utiliser les cartes de configuration qui ont la même fonction. 3.5.2.1 CARTE D INITIALISATION Cette carte sert à initialiser les données du cylindre, lors de la première utilisation de ce logiciel ou lorsque vous souhaitez réinitialiser le cylindre (faire un «reset»). Le nouveau cylindre est opérationnel dès lors vous avez passé la carte d initialisation ; les paramètres d usine vont être «écrasés» par les nouvelles données lors de l initialisation. Utilisateur : nom du porteur de la carte (le champ peut être vide) Pour créer la carte, posez la carte sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 34

3.5.2.2 CARTE DU CODE SYSTEME La carte sert à paramétrer tous les cylindres avec un même code système. Après avoir passée la carte sur le cylindre, le cylindre n accepte que les cartes encodées à partir d un logiciel doté de ce même code système. Il s agit en quelque sorte d une clé de sécurité propre à votre système. Nous vous recommandons donc de paramétrer un code système difficile à deviner et de le conserver secret. Utilisateur : nom du porteur de la carte (le champ peut être vide) Posez la carte sur l encodeur puis cliquez sur «création de carte» 35

3.5.2.3 CARTE DE PARAMETRAGE DE NUMERO DE CHAMBRE Cette carte sert à paramétrer le numéro de cylindre de la chambre, chaque cylindre devant être rattaché à un numéro de chambre(les utilisateurs de cette carte sont généralement le personnel d installation). Utilisateur : nom du porteur de la carte (le champ peut être vide) Durée d ouverture du cylindre : vous pouvez choisir de laisser la valeur par défaut à savoir 8 secondes ou vous pouvez choisir une autre valeur comprise entre 6 et 255 secondes. Numéro de chambre : cliquez sur l onglet «Chambres» et choisissez dans la liste en double cliquant la chambre que vous allez équiper avec ce cylindre. Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 36

3.5.2.4 CARTE D HEURE Cette carte permet de paramétrer l heure sur les cylindres, par défaut lors de l encodage la carte prend l heure de l ordinateur. Si besoin vous pouvez décaler l heure de quelques minutes (= heure ajustée). Exemple : Il est intéressant de décaler l heure de 2 minutes si vous avez 2 minutes de trajet entre l encodeur de bureau et la porte de la pièce sur laquelle est monté le cylindre. Après avoir passée la carte sur le cylindre, celui-ci se met à l heure. Cette carte est à l usage du personnel d installation ou du personnel de maintenance. Utilisateur : nom du porteur de la carte (le champ peut être vide) Heure actuelle de l ordinateur : heure de l ordinateur par défaut Heure ajustée : heure de l ordinateur à laquelle s ajoute le décalage de temps d écriture Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 37

3.5.2.5 CARTE DE PARAMETRAGE Cette carte reprend les fonctions de 2 cartes précédentes à savoir la carte de numéro de chambre et la carte d heure. Cette carte est à l usage du personnel d installation ou du personnel de maintenance. Utilisateur : nom du porteur de la carte (le champ peut être vide) Vous pouvez choisir de paramétrer le numéro de chambre puis l heure en cliquant sur chacun des onglets. Numéro de chambre : Durée d ouverture du cylindre : vous pouvez choisir de laisser la valeur par défaut à savoir 8 secondes ou vous pouvez choisir une autre valeur comprise entre 6 et 255 secondes. Numéro de chambre : cliquez sur l onglet «Chambres» et choisissez dans la liste en double cliquant la chambre que vous allez équiper avec ce cylindre. Heure : Heure actuelle de l ordinateur : heure de l ordinateur par défaut Heure ajustée : heure de l ordinateur à laquelle s ajoute le décalage de temps d écriture Pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». Puis après avoir complété les 2 volets, pour créer la carte, posez la carte blanche sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 38

3.5.3 CARTES DE MANAGEMENT 3.5.3.1 CARTE EFFACE MEMOIRE Cette carte permet d effacer certaines données du cylindre. : L historique, les données de la carte client, les données de la liste noire, les alertes de faible durée de vie des piles. Date d expiration : sélectionner une date d expiration Pour créer la carte, posez la carte sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 3.5.3.2 CARTE D INTERDICTION Cette carte permet d interdire l accès client à une pièce (après avoir passé la carte sur le cylindre) alors que le client avait normalement l autorisation pour accéder à cette pièce. 39

Pour créer la carte, posez la carte sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 40

3.5.3.3 CARTE DE DECLARATION DE PERTE Cette carte permet d interdire l accès à une pièce à une carte perdue après avoir passé la carte de déclaration de perte sur le cylindre. Les autorisations de la carte initiale seront invalides sur le cylindre. Utilisateur : nom du détenteur de la carte Numéro de carte : cliquez sur «sélectionner» et une fenêtre listant toutes les cartes créées dans le système vont apparaître. Choisissez la carte qui a été perdue et vous obtiendrez le numéro de série, le type de carte et le nom de l utilisateur de la carte perdue. Type de carte : inscrivez le type de carte qui a été perdu incluant les cartes clients, la carte du patron Nom d utilisateur : nom du détenteur original de la carte perdue Date d expiration : saisir une date d expiration de la carte de déclaration de perte Pour créer la carte, posez la carte sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 3.5.3.4 CARTE D ANNULATION DE CARTE DE DECLARATION DE PERTE Cette carte permet d annuler la carte de déclaration de perte. Cette carte est créée dans le cas où la carte perdue est retrouvée. Les autorisations de la carte perdue sont à nouveau valides sur le cylindre lorsque la carte d annulation de perte est passée sur le cylindre. 41

Utilisateur : nom du détenteur de la carte Numéro de carte : cliquez sur «sélectionner» et choisissez la carte qui a été perdue Type de carte : inscrivez le type de carte qui a été perdu incluant les cartes clients, la carte du patron Nom d utilisateur : nom du détenteur original de la carte perdue Date d expiration : saisir une date d expiration de la carte d annulation de déclaration de perte Pour créer la carte, posez la carte sur l encodeur et cliquez sur «création de carte». 42

3.5.3.5 CARTE D EVENEMENT Pour une collecte rapide de l historique du cylindre vous pouvez utiliser le lecteur portable. Néanmoins la carte d évènement remplit aussi cette fonction. Une carte d historique peut collecter les 42 derniers passages sur le cylindre. Si vous voulez en collecter 84 il faudra 2 cartes, 126 il faudra 3 cartes et ainsi de suite. Cette carte ne permet pas de déverrouiller les cylindres. 43

3.6 PARAMETRAGE DES CYLINDRES Le paramétrage des cylindres comprend, dans l ordre : l initialisation des cylindres le paramétrage du code system le paramétrage du numéro de chambre le réglage de l heure Ce paramétrage peut se faire à partir du terminal portable ou à l aide de cartes encodées à l aide du logiciels. Le terminal portable est beaucoup plus pratique à utiliser et facilite grandement l opération de paramétrage. 3.6.1 INITIALISATION DES CYLINDRES 3.6.1.1 INITIALISATION DU CYLINRE A PARTIR DU TERMINAL PORTABLE Appuyez sur «0» pendant quelques secondes pour activer le terminal Appuyez sur «1» pour accéder au menu «System settings» Appuyez sur «1» de nouveau pour «Initialisation» L écran affiche : Lock Initialisation Connecting 3.6.1.2 INITIALISATION A PARTIR D UNE CARTE Encodez la carte d initialisation à partir du logiciel (voir 3.5.2). Présentez simplement la carte devant le cylindre en appuyant légèrement sur le capteur RFID. Un bip bref du cylindre confirme le succès de l opération. 3.6.2 REGLAGE DU CODE SYSTEME DU CYLINDRE 3.6.2.1 A L AIDE DU TERMINAL PORTABLE Appuyez sur «0» pendant quelques secondes pour activer le terminal Appuyez sur «1» pour accéder au menu «système» Appuyez du «2» pour accéder au menu «Réglage du code système» L écran affiche : Set system code Connecting Approchez le terminal du capteur RFID du cylindre en appuyant légèrement sur le capteur. Le cylindre émet 2 bip brefs en guise de confirmation tandis que le terminal affiche : Set system code... OK 3.6.2.2 A L AIDE D UNE CARTE Encodez la carte de code système à partir du logiciel (voir 3.5.2). Présentez simplement la carte devant le cylindre en appuyant légèrement sur le capteur RFID. Un bip bref du cylindre confirme le succès de l opération. 3.6.3 REGLAGE DU NUMERO DE PORTE 44

3.6.3.1 A L AIDE DU LECTEUR PORTABLE Appuyez sur «0» pendant quelques secondes pour activer le terminal Appuyez sur «2» pour accéder au menu «Numéro de chambre» Saisissez le numéro de chambre à l aide du terminal : «*» pour se déplacer sur la gauche «#» pour se déplacer sur la droite «0» pour confirmer ou valider la saisie Après validation, l écran affiche : Set room number Connecting Approchez le terminal du capteur RFID du cylindre en appuyant légèrement sur le capteur. Le cylindre émet 2 bip brefs en guise de confirmation tandis que le terminal affiche : Set room number... OK 3.6.3.2 A L AIDE D UNE CARTE Encodez la carte de paramétrage du numéro de porte à partir du logiciel (voir 3.5.2). Présentez simplement la carte devant le cylindre en appuyant légèrement sur le capteur RFID. Un bip bref du cylindre confirme le succès de l opération. 3.6.4 REGLAGE DE L HEURE 3.6.4.1 A L AIDE DU LECTEUR PORTABLE Appuyez sur «0» pendant quelques secondes pour activer le terminal Appuyez sur «3» pour accéder au menu «Réglage de l heure» Appuyez sur «1» pour accéder au «Réglage de l heure» Après validation, l écran affiche: Set lock time Connecting Approchez le terminal du capteur RFID du cylindre en appuyant légèrement sur le capteur. Le cylindre émet 2 bip brefs en guise de confirmation tandis que le terminal affiche : Set lock time... OK 3.6.4.2 A L AIDE D UNE CARTE Encodez la carte de réglage de l heure à partir du logiciel (voir 3.5.2). Présentez simplement la carte devant le cylindre en appuyant légèrement sur le capteur RFID. Un bip bref du cylindre confirme le succès de l opération. 3.7 RECEPTION DE L HOTEL ET ACCUEIL DES CLIENTS The chapitre décrit l enregistrement des clients, la sortie des client et la gestion des chambres. 3.7.1 ENREGISTREMENT Cliquez sur «Check In / Out» pour faire apparaitre la liste des chambres. Le statut des chambres indiqué par un code couleur : 45

Bleu : occupée Vert : disponible Cliquez la chambre que vous voulez affecter ce qui fait apparaitre l écran ci-dessous : 46

Le numéro de chambre est pré rempli mais vous pouvez encore le modifier. Vous pouvez également affecter un 2 nd numéro de chambre. Vous pouvez modifier l heure limite d entrée dans la chambre et restitution de celle-ci mais par défaut les valeurs définies dans l écran «outil -> paramètres» est utilisé. Vous pouvez saisir le nom et adresse du client. Vous pouvez enfin donner accès à certains types de pièces spéciales Posez la carte sur l encodeur, puis cliquez sur «création de carte». 3.7.2 SORTIE DES CLIENTS Choisissez la chambre concernée et double cliquez dessus. L écran ci-dessous s affiche : Posez la carte sur le lecteur et sélectionnez le ou les clients concernés puis cliquez sur «Départ». 3.7.3 VERIFICATION DU STATUT D UNE CHAMBRE Le statut des chambres indiqué par un code couleur : Bleu : occupée Vert : disponible En outre le nombre d occupant est également affiché. 3.8 ADMINISTRATION ET GESTION DES DONNEES 47

Ce chapitre couvre la consultation des historiques de passages, la consultation des historiques des actions dans le logiciel et la consultation des historiques des créations de cartes 3.8.1 CONSULTATION DE L HISTORIQUE DES PASSAGES Cliquez sur «Rapport» puis «Historique» pour consulter l historique des passages sur les cylindres. Pour cela vous devez au préalable avoir collecté l information auprès des cylindres à l aide du terminal portatifs ou d une carte d historique. 3.8.1.1 COLLECTE DE L HISTORIQUE A L AIDE DU TERMINAL Appuyez sur «0» pendant quelques secondes pour activer le terminal Appuyez sur «4» pour accéder au menu «Récup historique» Après validation, l écran affiche: Collect events Connecting Approchez le terminal du capteur RFID du cylindre en appuyant légèrement sur le capteur. Le cylindre émet 2 bip brefs en guise de confirmation tandis que le terminal affiche : Collect... OK Branchez ensuite le terminal au PC grace à un cable USB standard. Référez-vous au chapitre 3.4.6.2 pour récupérer les données. 3.8.1.2 COLLECTE DE L HISTORIQUE A L AIDE DE CARTE Référez-vous au paragraphe 3.5.3.5. 3.8.1.3 CONSULTATION DANS LE LOGICIEL Dans le menu Rapport -> Historique vous pouvez consulter l historique des passages incluant : Le nom de chambre Le type de chambre Le numéro de carte Le créateur de la carte Le porteur de la carte L heure Le type d évènement 3.8.2 HISTORIQUE DES ENTREES Cet écran vous permet de consulter l historique des enregistrements de clients à l accueil. 3.8.3 HISTORIQUE DES CREATIONS DE CARTES Cet écran vous permet de consulter l historique des créations de cartes. 3.8.4 HISTORIQUES DES OPERATIONS 48

Cet écran vous permet de consulter l historique des opérations effectuées dans le logiciel, telle que : Création de cartes Identification Enregistrement / sortie de client Modification de certains paramétrages Etc 49