Retour Les principales fonctions du Siège social sont définies suivant un ensemble de processus dont la responsabilité est assurée par le Directeur Général de l Association. La mise en œuvre des activités du Siège, qu il s agisse de la contribution à la vie associative ou à la mission des établissements et services, repose sur les personnels du Siège répartis en services à la fois distincts dans leurs attributions et complémentaires dans leurs objectifs. La fonction secrétariat et administration du Siège social est également dédiée à la vie et au fonctionnement des instances statuaires de l Association. Le seul lien hiérarchique avec les directeurs des établissements et services est au niveau du Directeur Général et relève du processus de management et stratégie. Pour les autres fonctions, le Siège se veut être un Siège expert avec des liens fonctionnels entre les autres processus à l interne du Siège et à l externe vers les directeurs. Le Siège social de l Aidaphi gère un ensemble de processus : 1. Processus management et stratégie Processus management et stratégie pour lequel le Directeur Général tient du Président une très large délégation dont les seules limites sont : la capacité d ester en justice qui reste au seul Président et la capacité de signer les actes notariés ou procès-verbaux, d Assemblée Générale, de Conseil d Administration et de Bureau qui est réservée au Président ou aux Vice-présidents, ou Secrétaire. Le Directeur Général préside le Comité Central d Entreprise (CCE), il est alors accompagné par le Responsable des Ressources Humaines. 1 / 6
2. Processus ressources financières et comptables Processus ressources financières et comptables que la Directrice Administrative et Financière gère et pilote l ensemble des questions financières (paie, trésorerie, paiements, facturations, contrôle de conformité et méthodes) et administratives (travaux, assurances). Elle est chargée de l organisation administrative des budgets prévisionnels, des comptes administratifs et de la consolidation des comptes annuels. Elle pilote également des commissions, groupes de travail et formations internes destinées aux directeurs et aux comptables. Il faut préciser que cette fonction est centralisée, qu'il n'y a pas de qualification comptable dans les établissements et services et que cette centralisation fait partie des recommandations du Commissaire aux Comptes qui voit là la condition nécessaire du respect des procédures comptables dans une association aussi diversifiée que l'aidaphi. Chaque établissement et service fait l objet d une comptabilité séparée. L'organisation comptable part de l'établissement et la consolidation des comptabilités est faite à partir de cette base. 3. Processus gestion des ressources humaines Processus gestion des ressources humaines, au sein duquel le Responsable des Ressources Humaines gère l ensemble des problématiques liées à son champ de compétences, conformité des contrats, bilan social, plan de formation, Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences. Il suit en outre l aspect administratif de la vie associative. Le RRH produit deux types de documents, le bilan social et un «Bulletin d information RH» adressé aux Directeurs, Directeurs adjoints ou Chefs de services administratifs et financier et comptables. 2 / 6
Le processus gestion des ressources humaines comprend l'ensemble des tâches relatives à la gestion du personnel depuis l'établissement des paies jusqu'aux documents annuels y compris la gestion des questions de prévoyance, retraite et charges sociales. La mission de communication du service RH peut également inclure la diffusion d un document d information à l interne, «RH Infos», destiné à tous les salariés. Ce dernier permet, autant de fois par an que nécessaire, d informer tous les salariés sur les grandes questions de la formation professionnelle continue, la retraite, la prévoyance, les évolutions de la convention collective, etc. 4. Processus systèmes d information Le responsable informatique est en charge de ce dossier. Tous les établissements et services sont connectés en temps réel aux serveurs du Siège, qui gère l ensemble des connexions informatiques, la maintenance du réseau et du système. Ce processus comprend également la question des droits d accès, la configuration et la sécurité des ordinateurs, l actualisation des logiciels, les sauvegardes de sécurité, la flotte des téléphones portables, le conseil aux établissements, services et groupes transversaux, et le site WEB. 5. Processus communication Cela comprend trois principaux axes de travail, par nature interdépendants : - La diffusion régulière d un bulletin d information destiné à l ensemble des salariés et communiqué à nos principaux partenaires, ainsi qu aux autorités de contrôle et de tarification des établissements et services. - La création d un site internet et sa mise à jour permanente. - L organisation de manifestations associatives, de journées de conférences et séquences de formation. 3 / 6
De façon transversale, le processus communication implique le suivi du respect de la charte graphique de l Aidaphi. 6. Processus évaluation et amélioration continue de la qualité Ce dossier est porté dans le cadre d une fonction conseil technique. Au regard des obligations légales (la loi 2002-2 rénovant l action sociale, précisée par celle du 21 juillet 2009 et par les décrets d application du 15 mai 2007 et du 3 novembre 2010), l Aidaphi s est saisie de la démarche d évaluation interne pour mettre en œuvre un processus associatif spécifique. Si la loi 2002-2 précise bien que cette démarche doit être menée au sein de chaque établissement et service autorisé, il a semblé opportun de réaffirmer l appartenance associative des différentes structures de l Aidaphi, à l occasion de la démarche d évaluation. Le choix d un processus participatif dépasse l unique prise en compte d une bonne gestion des ressources humaines. Ce choix s inscrit, avant tout, dans une volonté de réaffirmation du fait associatif, caractérisé par la co-construction d acteurs divers. Ainsi, à l occasion du processus d évaluation et d amélioration de la qualité, cette démarche contribue à une dynamique de mise en mouvement de l ensemble de l Association. Au-delà de l identité d outils au service de la gestion et des ressources humaines, les établissements et services de l Aidaphi partagent en effet une culture associative commune, dont le siège social est le garant. Celle-ci est notamment reflétée dans chacun des projets d'établissement ou de service, qui intègrent le projet et les valeurs associatifs. Le renforcement de l appartenance associative nous semble, de surcroît, indissociable du développement pérenne des activités, parce que le poids politique d une association est au service de l accomplissement durable des missions menées par les établissements et services. La démarche d évaluation, conçue suivant une approche qualitative, s inscrit dans cette perspective. Le Siège social est ici dans une fonction technique liée aux missions et au «cœur de métier». Il lui incombe donc de favoriser, autant que faire se peut, la mutualisation des outils et méthodes évaluatifs, suivant un constant souci d acculturation au concept d évaluation. La première phase de cette démarche était donc toute indiquée pour être menée de manière transversale, à visée formative et commune à toutes les structures de l Association. L option itérative de la démarche implique pour le Siège de l Association une fonction d aide technique et 4 / 6
de suivi de sa mise en œuvre. 7. Processus d innovation permanente et de formation A terme, ce dossier sera porté dans le cadre d une fonction conseil technique. Il s agit, dans une double dynamique, de prendre en compte, tirer profit du volume et de la diversité des missions et champs d intervention de l Association. En effet, de par le nombre de personnes potentiellement intéressées et concernées par les mêmes actions de formation, il sera possible d optimiser des formations transversales. Par ailleurs, les membres des différentes équipes représentent un ensemble de personnes ressources, dont l expérience, les formations supérieures et complémentaires acquises, constituent un atout sur le plan de la formation et de la transmission des savoirs. L Aidaphi, qui dispose d un numéro d agrément au titre de la formation continue, entend contribuer, au niveau qui est le sien, à ce processus d innovation et de formation en l ouvrant à un ensemble de partenaires. L exemple des actions de formations actuellement dispensées dans le cadre de l apprentissage de la lange des signes est un exemple de ce type de dynamique de formation. 8. Processus de réponse aux appels à projets Ce dossier est porté dans le cadre d une fonction conseil technique. Cet élément d activité dévolue à un Siège social d association est directement issu des évolutions législatives et spécifiquement de la loi HPST. Il sera désormais indispensable pour les associations, au regard des exigences qui s imposent à elle en termes de réactivité, de rigueur et de finalisation des documents attendus, de dédier une fonction spécifique à la réalisation de cette tâche. 9. Processus garanties et conformités A terme, ce dossier sera porté dans le cadre d une fonction conseil technique. Ce processus vise à garantir que le Siège et les établissements et services soient conformes à la législation et la réglementation en lien avec la sécurité incendie, la sécurité alimentaire, l accessibilité, les normes architecturales du code du travail, etc. Cette mission s appuie notamment sur un travail permanent de veille juridique et réglementaire et comprend également une méthodologie de 5 / 6
liens directs et opérationnels avec chacun des établissements. 10. Des groupes transversaux Le Siège social est également en charge de la mise en œuvre de la dynamique globale et transversale de l Association. Durant l année 2009, l Aidaphi a souhaité, à travers la refonte de ses statuts, clarifier son organisation et redéfinir la place de ses différents acteurs. Ces changements ont, notamment, permis de réaffirmer la place des administrateurs au sein des instances décisionnelles fixant les orientations politiques de l Association. Dans la même logique, les salariés se voient désormais proposer des espaces d échange et de coopération, dans une démarche qui vise aussi à réaffirmer la place de l usager dans cette dynamique participative, en complément des instances prévues en application de la loi 2002-2. Pour ce faire, c est à travers des lieux de régulation et de construction d un bien commun, que salariés, membres de la direction et administrateurs travaillent ensemble au sein d un certain nombre de groupes transversaux animés et portés par le Siège social. 6 / 6