ENTENTE DE SERVICES Utilisation de la plateforme de formation en ligne de l Université Laval et de ses services de soutien techniques pour la tenue d activités de développement professionnel continu par l Association (ci-après «l Entente de services») ENTRE LE VICE-DÉCANAT À LA PÉDAGOGIE ET AU DÉVELOPPEMENT PROFES- SIONNEL CONTINU DE LA FACULTÉ DE MÉDECINE DE L UNIVERSITÉ LAVAL, personne morale légalement constituée ayant son siège social au 1050 rue de la Médecine en la ville de Québec, ici représentée par le Dr Michel Rouleau, directeur du centre de développement professionnel continu, se déclarant dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après «Le VDPDPC») et L ASSOCIATION DES, personne morale légalement constituée ayant son siège social au en la ville de Montréal, ici représentée par,, se déclarant dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après «l Association») CONSIDÉRANT l entente de partenariat conclue entre la Fédération des médecins spécialistes du Québec et le VDPDPC ; CONSIDÉRANT que l Association souhaite rendre accessibles à ses membres des activités de formation médicale continue en ligne; CONSIDÉRANT que l Association souhaite que ces formations répondent aux besoins de formation médicale continue de ses membres et que ces formations soient admissibles à la Section 1 du Programme de maintien du certificat du Collège Royal des médecins et chirurgiens du Canada; CONSIDÉRANT que le VDPDPC souhaite faciliter la formation continue en ligne des membres de l Association en permettant à l Association d utiliser sa plateforme de formation en ligne Elluminate (ci-après «la plateforme») et en assurant un service de soutien technique Page 1
pour l organisation des activités de formation médicale continue en ligne à un coût raisonnable ; EN CONSIDÉRATION DE CE QUI PRÉCÈDE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. PRÉAMBULE 1.1 Le préambule fait partie intégrante des présentes. 2. OBJET 2.1 La présente entente a pour objet de déterminer la nature des services qui seront fournis par le VDPDPC à l Association afin de permettre l utilisation de la plateforme dans le cadre de ses activités de formation médicale continue et définir les termes et conditions de cette utilisation, le cas échéant. 3. DÉFINITIONS 3.1 «Période de référence»: La période allant du 1 er janvier au 31 décembre de l année en cours. 3.2 «Activité» : Activité de formation médicale continue. 4. CALCUL DES DÉLAIS 4.1 Dans la computation de tout délai prévu dans la présente entente, le délai doit être calculé en jours francs. Les jours non juridiques sont comptés; mais lorsque le dernier jour est non juridique, le délai est prorogé au premier jour juridique suivant. Sont jours non juridiques les samedis, les dimanches, les 1 er et 2 janvier, le Vendredi saint, le lundi de Pâques, le 24 juin (jour de la fête nationale), le 1 er juillet (anniversaire de la Confédération) ou le 2 juillet si le 1 er tombe un dimanche, le premier lundi de septembre (fête du Travail), le deuxième lundi d'octobre, les 25 et 26 décembre, le jour fixé par proclamation du gouverneurgénéral pour marquer l'anniversaire de naissance du Souverain, tout autre jour fixé par proclamation ou décret du gouvernement comme jour de fête publique ou d'action de grâces, le tout tel que prévu au Code de procédure civile, L.R.Q., chapitre C-25. Page 2
5. CONDITIONS D UTILISATION DES SERVICES Le VDPDPC permet à l Association d utiliser sa plateforme et de bénéficier de ses services aux conditions énoncées dans la présente section. 5.1 Accréditation des activités a) L Association qui souhaite utiliser la plateforme et bénéficier des services du VDPDPC pour une activité doit entreprendre les démarches d accréditation prévues au présent article et obtenir l accréditation de ladite activité par le VDPDPC. b) L Association qui souhaite obtenir l accréditation d une activité doit transmettre une demande d accréditation au VDPDPC dans un délai minimal de quarante-cinq (45) jours préalablement à la tenue de l activité, le tout afin de permettre au VDPDPC d évaluer la conformité de l activité aux normes de formation continue du Collège Royal des médecins et chirurgiens du Canada. c) Le VDPDPC signale, par courriel et dans un délai maximal de sept (7) jours, à l Association ayant transmis une demande d accréditation, la conformité ou nonconformité de l activité aux normes de formation continue du Collège Royal des médecins et chirurgiens du Canada tout en précisant, le cas échéant, le détail des éléments de non-conformité de l activité auxdites normes. d) Dans l éventualité où un élément de non-conformité est signalé, l Association peut remédier à cet élément de non-conformité et soumettre une nouvelle demande d accréditation de l activité tel que prévu au paragraphe b) du présent article. e) Une activité est accréditée par le VDPDPC lorsqu elle rencontre les normes de formation continue du Collège Royal des médecins et chirurgiens du Canada en vigueur à la date de transmission de la demande d accréditation. f) Aux fins de l accréditation des activités, les parties utilisent le formulaire de la Fédération des médecins spécialistes du Québec intitulé «Critères de qualité et d éthique d une activité collective de développement professionnel continu» tel que reproduit à l Annexe A. 6. SERVICES 6.1 Le VDPDPC s engage à fournir à l Association les services suivants : 6.1.1 Services de réservation de la plateforme Les services de réservation de la plateforme sont offerts suivant les modalités de réservation suivantes : a) L Association envoi par courriel, au moins trente (30) jours avant l activité, une demande de réservation de la plateforme au VDPDPC contenant son nom complet ainsi que les informations suivantes : dates et heures de l activité, numéros de téléphone et adresses courriel de la Page 3
personne responsable de la logistique pour la Fédération ou l Association et du personnel enseignant de l activité. b) Le VDPDPC confirme à l Association, par courriel, dans un délai de quarante-huit (48) heures suivant la réception de la demande de réservation de la plateforme, la disponibilité de ladite plateforme aux dates et heures faisant l objet de la demande de réservation. c) La confirmation du VDPDPC est accompagnée des informations et documents suivants : l adresse URL du site de l activité, le mot de passe permettant d accéder à l activité, un document destiné aux participants décrivant les outils nécessaires et les étapes de connexion à la plateforme ainsi que le nom, les numéros de téléphone (bureau et en cas d urgence) et l adresse courriel du technicien en informatique responsable de l activité pour le VDPDPC. 6.1.2 Services d affichage des activités Les services d affichage des activités consistent à afficher sur le site de la plateforme, dans les vingt-quatre (24) heures suivant la confirmation de la réservation de la plateforme, le nom complet de l Association ayant réservé la plateforme, de même que les dates et les heures de l activité à venir, ce site étant accessible en tout temps aux médecins spécialistes du Québec. 6.1.3 Services de formation du personnel enseignant Les services de formation du personnel enseignant des activités consistent à ce que le technicien responsable d une activité pour le VDPDPC contacte par courriel, dans les sept (7) jours suivant la confirmation de la réservation, chacun des membres du personnel enseignant de l activité afin de lui offrir une formation en ligne personnalisée sur l utilisation de la plateforme. Cette formation doit avoir lieu avant la tenue de l activité. 6.1.4 Services techniques Les services techniques consistent à ce que le technicien responsable des activités pour le VDPDPC et ayant une expertise sur le fonctionnement de la plateforme soit présent et disponible en ligne en tout temps dans les trente (30) minutes précédant l activité et pendant la durée complète de ladite activité. La personne responsable des activités pour l Association peut aussi contacter le technicien du VDPDPC par téléphone durant cette période si la situation l exige. 6.1.5 Service de production des attestations de participation Le VDPDPC produit et envoie des attestations de participation à chacun des participants aux activités et ce, pour chacune des activités auxquelles ceux-ci ont participé. Les attestations de participation sont produites et transmises, dans un délai maximal de 30 jours suivant le paiement des frais Page 4
7. ÉVALUATION de production et d envoie des attestations prévus aux sections 8.2 et 8.3 de la présente entente. 7.1 Évaluation des activités par les participants a) L Association s étant prévalu de la présente Entente doit procéder à l évaluation de ses activités de formation. Pour ce faire, elle peut utiliser le formulaire standard de la Fédération des médecins spécialistes du Québec ou tout équivalent jugé conforme aux normes en vigueur du Programme de maintien du certificat du Collège Royal des médecins et chirurgiens du Canada. b) À la fin d une activité, les participants doivent être invités à compléter, en ligne, le formulaire d évaluation. c) Une compilation des évaluations doit être transmise au VDPDPC dans un délai de dix (10) jours suivants la tenue de chaque activité. 8. FRAIS 8.1 Services et utilisation de la plateforme L utilisateur de la plateforme et bénéficiaire des services du VDPDPC, soit l Association, paie au VDPDPC la somme de cent cinquante dollars (150$) par période de soixante (60) minutes d activités accréditées au cours de laquelle est utilisée la plateforme, le tout en contrepartie de l utilisation de la plateforme et de l ensemble des services rendus par le VDPDPC tel que définis à l article 6 de la présente entente. 8.2 Production et transmission des attestations de participation a) Dans les dix (10) jours suivant la tenue d une activité, l Association transmet au VDPDPC la liste des participants (nom et numéro de permis) ayant participé à ladite activité. b) Les frais de production et de transmission des attestations de participation sont calculés sur la base du nombre d activités suivies par participant au cours de la période de référence, jusqu à concurrence d un maximum de quarante dollars (40 $) par année, par participant: i. Première activité : 15$; ii. Deuxième activité : 15$; iii. Troisième activité : 10$; iv. Quatrième et suivantes : 0$; Page 5
8.3 Facturation des services a) Une fois par période de référence, soit au mois de décembre de chaque année, le VDPDPC envoie une facture à l Association couvrant les frais encourus tel que prévu à la présente entente et ce, pour l ensemble des participants et l ensemble des activités ayant eu lieu durant la période de référence. La facture, acheminée par le Service des finances de l Université Laval, doit être acquittée en totalité dans les trente (30) jours qui suivent sa réception. b) L utilisateur de la plateforme et bénéficiaire des services du VDPDPC, soit l Association, est entièrement et exclusivement responsable de l acquittement des frais prévus à la présente entente. 9. TENUE DES ACTIVITÉS Les activités ont lieu du lundi au vendredi inclusivement. 10. PARTICIPANTS Un maximum de deux cent (200) participants, incluant le personnel enseignant, peut participer à une activité. 11. CONFIDENTIALITÉ, DROIT D AUTEUR 11.1 Toute information qualifiée de confidentielle par l Association sera gardée confidentielle par le VDPDPC et sera utilisée uniquement pour la réalisation des activités. L Association conserve tout droit d auteur et droit de reproduction à l égard des documents utilisés dans le cadre de ses activités et le VDPDPC ne distribuera pas, ne présentera pas et n utilisera pas ces documents à l extérieur des activités faisant l objet des présentes. 12 RESPONSABILITÉ 12.1 Le VDPDPC reconnaît que l Association est une organisation indépendante et qu elle exerce un contrôle complet, final et indépendant sur le choix du contenu scientifique de ses activités et des méthodes pédagogiques utilisées de même que sur le choix et la rémunération du personnel enseignant. 12.2 Le VDPDPC reconnaît et admet expressément que la responsabilité de l Association, notamment de ses représentants et préposés ne sera en aucun temps engagée dans le cadre des présentes. 13 ANNULATION ET REPORT DES ACTIVITÉS 13.1 Le VDPDPC s engage à fournir sans frais supplémentaires l ensemble des services tel que décrits à l article 6 de la présente Entente, incluant notamment l accès à la plateforme, afin de permettre le report des activités qui auront été Page 6
annulées ou qui n auront pu être complétées pour toute cause relevant du VDPDPC, toute cause de nature informatique ou en raison d une force majeure. 13.2 En cas d annulation d une activité par l Association dans un délai de moins de sept (7) jours avant sa tenue, le VDPDPC facture l entièreté des frais prévus à la section 8.1 de l Entente pour la tenue de ladite activité. 13.3 En cas d annulation d une activité par l Association dans un délai de sept (7) jours ou plus avant sa tenue, le seul montant facturé à l Association par le VDPDPC est un montant forfaitaire de cinquante dollars (50,00$) en contrepartie des services fournis et de la réservation de la plateforme. 14 COLLABORATION ENTRE LES PARTIES 14.1 Les parties collaborent à l application harmonieuse de la présente entente. À cette fin, les représentants l Association et du VDPDPC se signaleront mutuellement et sans délai toute insatisfaction ou application non conforme relativement aux présentes. 15 ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L ENTENTE 15.1 L entente a une durée de deux (2) ans. Elle prend effet le et s applique jusqu au. 15.2 Sous réserves des dispositions contenues aux présentes, l entente est renouvelée automatiquement pour des périodes successives d un an à moins que l une des parties transmette à l autre au moins soixante (60) jours avant l arrivée du terme de la présente entente un avis l informant de son désir de mettre fin à l entente. 15.3 La présente entente peut être modifiée avec le consentement écrit et signé des parties. 16 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 16.1 Tout avis requis aux termes des présentes doit être transmis par écrit par messager, par courrier recommandé ou par télécopieur aux adresses des parties indiquées aux présentes ou à toute autre adresse transmise à l autre partie par écrit par l un de ces moyens. 16.2 Tout avis doit être expédié aux adresses suivantes : Page 7
À l Association : Représentant Association des Adresse Télécopieur : Au Vice-décanat à la pédagogie et au développement professionnel continu : Dr Michel Rouleau VDPDPC-DPC Faculté de médecine Pavillon Ferdinand-Vandry 1050, avenue de la Médecine, local 2892 Université Laval, Québec (Québec) G1V 0A6 Télécopieur : 418-656-2476 16.3 Les dispositions de la présente entente sont indépendantes les unes des autres. Toute décision d un tribunal à l effet que l une quelconque des dispositions de la présente entente est nulle et non exécutoire n affecte pas la validité ou la force exécutoire des autres dispositions. 16.4 La présente entente reflète entièrement les intentions et l accord des parties. Elle remplace et annule toute entente antérieure entre les parties. 16.5 La présente entente est signée en double exemplaires original, chaque partie en conservant un. En foi de quoi, les parties déclarent avoir signé la présente Convention à Montréal : Le Le Dr (e) M (me) Titre Dr Michel Rouleau Directeur du Centre de développement professionnel continu Page 8