FOIRE AUX QUESTIONS Q1 : Qu est-ce qui est inclus lors de la Conférence des Étoiles de TD Assurance? R1 : Votre voyage comprend le transport aérien aller-retour, trois nuits d hébergement à l hôtel Paradisus Palma Real, l hébergement à Toronto ou à Montréal la veille du départ si vous arrivez de l Alberta, de Saint Jean ou d Halifax, le transport entre l aéroport et l hôtel à Punta Cana (aux dates du voyage en groupe seulement), les activités planifiées, les réceptions, les repas et les boissons, les activités de groupes organisées (que vous aurez choisies au moment de l inscription), la manutention des bagages ainsi que les taxes et le service pour les activités planifiées. Vous aurez également droit à une indemnité pour les repas que vous prendrez pendant vos déplacements à l aller et au retour. Le montant de cette indemnité vous sera communiqué avant le départ dans votre brochure d information. Q2 : Qu est-ce qui n est pas inclus lors de la Conférence des Étoiles de TD Assurance? R2 : Vos dépenses personnelles. L hôtel tiendra un compte de ces dépenses, comme les appels téléphoniques, la location de films dans la chambre, les dépenses de blanchisserie, les achats dans les boutiques de souvenirs, les soins au spa, etc. Vous aurez besoin d une carte de crédit reconnue pour vous prévaloir de ces services. Pour établir ce compte, présentez-vous à la réception de l hôtel pour y laisser une empreinte de votre carte de crédit à votre arrivée. N oubliez pas de régler vos dépenses personnelles avant votre départ. Q3 : Les employés devront-ils partager une chambre pendant la conférence? R3 : Non. Chaque employé aura sa propre chambre. Q4 : Si je ne compte faire aucune dépense personnelle, est-ce que je dois tout de même présenter ma carte de crédit? R4 : Non. Comme il s agit d un hôtel tout compris, la présentation d une carte de crédit à l arrivée n est pas obligatoire. Sachez cependant que vous ne pourrez pas utiliser le téléphone dans votre chambre pour faire des appels à l extérieur de l hôtel et que vous ne pourrez rien acheter dans le complexe sans présenter une carte de crédit. Si vous devez passer une nuit à Toronto ou à Montréal à l aller ou au retour, vous devrez présenter une carte de crédit à votre arrivée à l hôtel pour couvrir d éventuelles dépenses personnelles. Q5 : Est-ce moi qui paie le transport entre mon domicile et l aéroport de ma ville de départ et les frais d enregistrement des bagages, le cas échéant? R5 : Oui, mais vous pourrez demander le remboursement de ces frais à votre retour en remplissant le formulaire de Voyages et dépenses.
Q6 : Est-ce que les taxes et le service sont compris dans le forfait? R6 : Oui, les taxes et le service sont inclus pour toutes les activités prévues au programme pendant la journée et en soirée. Vous devrez cependant assumer les taxes et le pourboire si vous vous prévalez de services non compris (par exemple, soins au spa ou autres activités) pendant vos temps libres. Q7 : La valeur de la conférence sera-t-elle considérée comme un revenu imposable? R7 : Non. Selon la législation fiscale actuelle, la participation à la conférence ne sera pas considérée comme un avantage imposable. Notre conférence inclut une séance de travail, des activités de réseautage et des activités de consolidation d équipe. Toutes ces activités contribuent à faire en sorte que votre participation à la conférence ne soit pas imposable. Les lignes directrices de l Agence du revenu du Canada exigent qu un minimum de quatre heures par jour soit consacré à des activités d affaires pendant la conférence des Étoiles. Q8 : Quels sont les avantages imposables liés à la conférence? R8 : Les cadeaux que vous recevrez, le cas échéant, seront considérés comme un avantage imposable. Les participants canadiens à la conférence peuvent s attendre à ce que les cadeaux qu ils reçoivent soient imposés à un taux maximum de 50 %. Q9 : Les prolongations de séjour sont-elles autorisées? R9 : Si vous voulez prolonger votre séjour à l hôtel Paradisus Palma Real, soit avant, soit après la conférence, vous devrez assumer les frais supplémentaires de transport aérien et d hébergement (basés sur le prix par personne par jour). Q10 : Est-ce que quelqu un peut m accompagner à la conférence? R10 : Non. La conférence est réservée aux employés. Les conjoints ou invités ne peuvent y assister. Q11 : Est-ce que quelqu un peut se joindre à moi à l hôtel avant ou après la conférence? R11 : Oui. Un conjoint ou un invité peut se joindre à vous avant ou après la conférence. Vous devrez cependant vous occuper vous-même de réserver le billet d avion de votre compagnon ou de votre compagne de voyage et réserver directement une chambre à l hôtel pour les jours où vous y séjournerez avant ou après la conférence. Vous pouvez le faire sur le site Web de l hôtel en cliquant ici ou par téléphone auprès du service des réservations au 1-855-269-5374. Si vous et la personne qui vous accompagne séjournez à l hôtel avant la conférence, vous devrez régler la note, puis vous réinscrire au comptoir d accueil du programme Étoiles, où vous recevrez un bracelet spécial servant à identifier les participants à la conférence des Étoiles. Si la personne qui vous accompagne se joint à vous après la conférence, vous devrez accomplir les formalités de départ à l hôtel le 7 février 2014 et vous inscrire tous deux à nouveau.
Nous ne pouvons toutefois pas garantir que vous aurez une chambre de même catégorie que pendant la conférence. Q12 : Quel est le coût d une nuitée supplémentaire à l hôtel Paradisus Palma Real? R12 : Nous vous invitons à vous rendre sur le site de l hôtel Paradisus Palma Real pour savoir si des chambres sont libres et à quel prix. Q13 : Ai-je besoin d un passeport pour me rendre à Punta Cana? R13 : Oui, vous devez avoir un passeport valide pour une période d au moins six mois après votre date de retour prévue au Canada. Vérifiez la date d expiration de votre passeport. Si vous devez le renouveler, prévoyez suffisamment de temps pour le faire. Si vous n avez pas de passeport canadien, veillez à en obtenir un avant de partir. Pour de plus amples renseignements sur l émission des passeports canadiens, rendez-vous au www.passeportcanada.gc.ca. Les résidents permanents du Canada devront avoir en leur possession leur carte de résident permanent et un passeport valide délivré par leur pays d origine. Q14 : Est-ce que TD Assurance assumera le coût de mon passeport? R14 : Il incombe à chaque participant de régler les frais de passeport et de toutes les formalités administratives y compris les visas si nécessaire. Q15 : Ai-je besoin d un visa pour me rendre en République dominicaine? R15 : Les personnes qui n ont pas la citoyenneté canadienne et qui ont le statut de résident permanent ou d immigrant ayant reçu le droit d établissement doivent vérifier auprès du consulat de la République dominicaine si un visa est nécessaire pour entrer à Punta Cana. Veuillez noter que certaines personnes devront peut-être changer d avion aux États-Unis. Le cas échéant, veillez à avoir en votre possession les documents et les visas nécessaires. Q16 : Les frais de vaccination, s il y a lieu, seront-ils payés par TD Assurance? R16 : Il incombe à chaque participant d obtenir tous les vaccins nécessaires pour se rendre là où aura lieu la conférence des Étoiles. TD Assurance n assumera aucuns frais de vaccination. Q17 : De quelle façon les employés qui participent à des activités de récompense et de reconnaissance sont-ils rémunérés, particulièrement dans le cas des événements qui s étalent sur plus d une journée de travail de huit heures (comme la conférence des Étoiles)? R17 : Les activités auxquelles les employés sont conviés en guise de récompense et de reconnaissance, comme la conférence des Étoiles, sont facultatives. Nous voulons toutefois éviter que les personnes qui
participent à ces événements soient pénalisées financièrement. Elles seront donc rémunérées pour les heures de travail normalement prévues à leur horaire si elles n avaient pas pris part à un tel événement, y compris pour les quarts de travail normaux manqués pour se rendre à l événement et pour en revenir. Par exemple, si un événement dure trois jours (mercredi, jeudi et vendredi) et que les participants s y rendent le mardi et en reviennent le samedi, tant les employés à temps plein que ceux à temps partiel seront rémunérés pour leurs heures de travail normales pendant l événement, y compris les jours consacrés aux déplacements, et ce, peu importe le quart de travail auquel ils étaient normalement affectés du mardi au samedi inclusivement. Cette année, la conférence des Étoiles a lieu du mardi au vendredi. Les déplacements des participants se feront entre le lundi et le vendredi. Vous ne toucherez aucune rémunération pour les jours où vous n auriez normalement pas travaillé pendant la conférence et pendant vos déplacements. Q18 : Y a-t-il un décalage horaire? R18 : Punta Cana qui est en République dominicaine est située dans le même fuseau horaire que l Atlantique du Canada. Par conséquent, l heure y est la même qu à Halifax. Les résidents de Montréal et Toronto doivent compter une heure en moins, ceux de Calgary, trois heures en moins et ceux de Vancouver, quatre heures en moins. Q19 : À quoi ressemble la météo en février en République dominicaine? R19 : C est l été 12 mois par année en République dominicaine! En février, la température est très confortable à Punta Cana, le thermomètre oscillant entre 27 C (81 F) le jour et 21 C (70 F) la nuit. Les journées sont chaudes et ensoleillées, et un écran solaire est recommandé lorsque vous faites des activités de plein air. Q20 : Quel type de vêtements dois-je apporter? R20 : Voici quelques lignes directrices qui vous aideront à choisir les vêtements à apporter. Une tenue décontractée est acceptée pour les activités qui se déroulent pendant la journée. Il peut s agir d un pantalon tout-aller ou d un short assorti d un t-shirt ou d un polo pour les hommes, et d un pantalon tout-aller, d un capri, d un short ou d une jupe assorti d un t-shirt ou d un autre haut pour les dames. Des chaussures confortables sont de mise. Une tenue sport-chic est recommandée pour les séances de travail et les activités en soirée. Cette tenue consiste en un pantalon chic et une chemise ou un polo pour les hommes, et en un t-shirt ou un autre haut avec un pantalon ou une jupe ou une robe soleil pour les dames. Il est également recommandé de mettre une veste légère, un chandail ou une écharpe dans votre valise pour le soir.
Une tenue chic et élégante est de mise pour la soirée de gala. Les hommes devront porter un pantalon et une chemise habillés (le veston et la cravate sont facultatifs), et les dames une jupe, un pantalon et un haut de soirée ou une robe cocktail. Q21 : Puis-je boire l eau du robinet à Punta Cana? R21 : Les fruits non pelés, les salades et les produits laitiers (sauf ceux qui sont servis dans les restaurants de fine cuisine de l hôtel) peuvent déranger le système digestif des Canadiens. Ne buvez pas l eau du robinet et ne vous en servez pas POUR VOUS BROSSER LES DENTS. Utilisez seulement de l eau en bouteille portant la mention «purifiée» («agua purificada» ou «purified»). L hôtel veillera à déposer quotidiennement de nouvelles bouteilles d eau dans les chambres. Q22 : Quelle est la franchise douanière (achats hors taxes) lorsque je voyage à l étranger? R22 : Depuis le 1er juin 2012, la franchise douanière est de 800 $ CA par personne qui s absente du pays pendant plus de 48 heures, mais moins de sept jours. Prenez soin de conserver le reçu de tous les achats que vous effectuerez à l extérieur du pays au cas où les douaniers canadiens vous demanderaient de les présenter au retour. Q23 : Si j ai une incapacité physique, un problème de santé ou des restrictions alimentaires, dois-je le mentionner lorsque je m inscrirai? R23 : Oui. Précisez toute incapacité physique ou tout problème de santé dont vous souffrez afin que l hôtel et l équipe sur place puissent prendre les dispositions nécessaires pour répondre à vos besoins particuliers. Si vous êtes enceinte, veuillez également le préciser, car certaines activités ne conviennent peut-être pas aux femmes enceintes. Enfin, si vous avez des restrictions alimentaires, indiquez-les pour que nous puissions planifier vos repas en conséquence. Si, à l occasion d un repas de groupe, vous ne trouvez rien qui vous convient à manger, veuillez en aviser les représentants de Wynford qui seront sur place. Ils seront heureux de vous aider. Q24 : Comment puis-je savoir si j ai une assurance médicale de voyage à l étranger? R24 : Si vous faites partie du secteur Assurances générales de TD Assurance, vous devez communiquer avec un représentant de Manuvie, qui vérifiera votre assurance actuelle et vous confirmera si elle vous couvre ou non à l étranger. Si vous n êtes pas couvert pour de l assurance médicale de voyage et que vous devez souscrire une assurance, rendez-vous dans espace > Ressources humaines > Vie au travail > Rémunération et avantages > Avantages sociaux, puis cliquez sur le lien Produits d assurance dans le menu Ressources, à droite de l écran, pour savoir comment obtenir la protection nécessaire. Si vous faites partie du secteur Vie et Santé, rendez-vous au https://hraccess.td.com et vérifiez votre profil personnel et les protections que vous confèrent vos avantages sociaux sous l onglet Avantages sociaux et régime de retraite.
Q25 : Quand vais-je recevoir mes documents de voyage? R25 : Nous distribuerons les documents de voyage environ deux à trois semaines avant la date du départ. Vous y trouverez vos billets d avion, des étiquettes à bagages et un programme contenant des renseignements importants, y compris le déroulement quotidien des activités. Prenez connaissance de cette information avant de partir. Ces documents incluront également une confirmation précisant vos dates de séjour à l hôtel, l activité de groupe organisée que vous aurez choisie et vos restrictions alimentaires, le cas échéant. Q26 : Est-ce que je pourrai modifier mon choix d activité de groupe organisée une fois sur place? R26 : Malheureusement, vous ne pourrez pas changer d activité une fois sur place. TD Assurance doit en effet confirmer le nombre final de personnes qui participeront à chaque activité auprès des fournisseurs locaux et nous sommes tenus de respecter ces réservations. Nous vous invitons donc à bien vous documenter avant de faire votre choix. Q27 : Avec qui dois-je communiquer si j ai d autres questions? R27 : Veuillez vous adresser à votre chef d équipe ou à votre gestionnaire de personnel si vous avez d autres questions ou encore si vous avez des questions générales sur l hôtel vous pouvez communiquez avec Lisa Hepburn, de Wynford, au 416-443-9606, poste 308 ou à l adresse lhepburn@wynfordtwg.com.